6 Strategien für Mitarbeiter-Feedback, die Ergebnisse erzielen
Wissen Sie, wodurch sich Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen? Indem man ihnen zuhört. Mitarbeiter-Feedback ist äußerst bereichernd und es gibt viele Möglichkeiten, eine effektive Strategie für Mitarbeiter-Feedback zu entwickeln und umzusetzen.
Hier erkläre ich Ihnen, was Mitarbeiter-Feedback ist, warum es wichtig ist sowie Strategien, Methoden und bewährte Vorgehensweisen.
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Was ist Mitarbeiter-Feedback?
Mitarbeiter-Feedback bedeutet mehr, als nur einmal jährlich eine Umfrage zu verschicken. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz eines Unternehmens, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu verstehen, wertzuschätzen und zu verbessern – auf Basis der kontinuierlichen Sammlung von Rückmeldungen durch verschiedene Methoden.
Ohne eine wirksame kontinuierliche Mitarbeiter-Feedback-Strategie ist es äußerst schwierig zu verstehen, was Dinge wie Fluktuation oder Engagement antreibt.
Warum Mitarbeiter-Feedback wichtig ist
Alle guten Beziehungen basieren auf effektiver Kommunikation, Vertrauen und Respekt. Mitarbeiter-Feedback ist wichtig, denn Sie:
- Zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass Sie sich kümmern und besser in der Lage sind, ihr Wohlbefinden zu schützen
- Erhalten Rückmeldungen, um Initiativen zu steuern, die Mitarbeiterbindung und Engagement verbessern
- Schaffen Vertrauen in die Führung, indem Sie Führungskräfte befähigen, ihre Teams einzubinden
- Spiegeln Unternehmensstrategie, Prioritäten und Ziele mit laufenden Mitarbeitereinblicken wider
- Bauen eine starke Arbeitgebermarke auf, um Top-Talente anzuziehen und zu halten
- Erschaffen eine ansprechende und erfolgreiche Unternehmenskultur
- Entwickeln nachhaltige Konzepte für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion.
Ich habe die Auswirkungen erfolgreicher Programme für Mitarbeiter-Feedback gesehen. Einige Ergebnisse meines Teams sind:
- Reduzierung der freiwilligen Fluktuation um 8% zwischen 2021-2022
- 100% Teilnahme an unserer jährlichen Mitarbeiterbefragung 2022
- Eine insgesamt 87% positive Bewertung der Mitarbeitenden im letzten Jahr erreicht
- 95% Bindungsquote bei neuen Mitarbeitenden nach dem ersten Jahr.
Die Vorteile sind klar erkennbar – jetzt schauen wir uns das Wie an.
6 Strategien, Methoden und bewährte Vorgehensweisen für Mitarbeiter-Feedback
In der Vergangenheit haben Unternehmen sich darauf konzentriert, wie sie an die Belegschaft kommunizieren – meist ein einseitiger Prozess.
Jetzt ist es Zeit, zweiseitige Kommunikation zu meistern, indem Sie Mitarbeitenden zuhören und zeigen, dass die Organisation sie hört – aktives Zuhören für Unternehmen.
Hier sind meine Strategien und bewährte Vorgehensweisen für wirkungsvolle Programme rund um Mitarbeiter-Feedback.
Mehrere Feedback-Kanäle für kontinuierliches Zuhören nutzen
Wer wirklich gut zuhören möchte, braucht verschiedene „Feedback-Stationen“. Unternehmen, die beim Mitarbeiter-Feedback führend sind, nutzen eine Mischung aus jährlichen Umfragen, kurzen Pulse-Umfragen, Fokusgruppen, Einzelgesprächen, Mitarbeiterversammlungen, Führungskraft-übergeordnete Meetings, Bleibegesprächen, Austrittsinterviews und internen sozialen Plattformen, um kontinuierlich Rückmeldungen einzuholen.
Zu den wirkungsvollsten Feedback-Kanälen, die ich nutze, gehören:
- Eine jährliche Mitarbeiterbefragung, getragen und umgesetzt durch ein bereichsübergreifendes Team aus Interessengruppen.
- Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Mitarbeitenden und ihren Führungskräften.
- Befragungen bei Meilensteinen – zum Onboarding, zum Arbeitsjubiläum (Bleibe- und 360-Grad-Feedback-Umfragen) und beim Austritt aus dem Unternehmen
- Regelmäßige Pulse-Umfragen, um die Wahrnehmung der Mitarbeitenden zu größeren Veränderungsprozessen zu messen
- Mentor*innen (Buddys) für neue Mitarbeitende, um in den ersten drei Monaten Feedback einzuholen.
So hilfreich sie sind – eine einzige, große Umfrage pro Jahr liefert nicht genug aktuelle Daten, um im Jahresverlauf zu sehen, wie Initiativen wirken.
Kontinuierliches Zuhören mit verschiedenen Methoden schafft die Grundlage für mehr aktuelle Informationen und bessere Maßnahmen.
Geteilte Verantwortung für das Erfassen von Feedback
Damit Mitarbeiter-Feedback effektiv ist, sollte es nicht nur in der Verantwortung von HR oder der Führung liegen.
Stattdessen übernimmt das gesamte Unternehmen Verantwortung: Führungskräfte geben die „Zuhör“-Kultur vor, die Personalabteilung (HR) treibt Strategien voran und coacht, Führungskräfte fördern Vertrauen und Engagement, und Mitarbeitende fühlen sich ermächtigt, sich aktiv am Prozess zu beteiligen.
Ihre Unternehmenskultur sollte sich auf Menschen konzentrieren und darauf, wie Sie deren Erfolg ermöglichen können. Dieser Fokus beginnt an der Spitze mit dem CEO und wird in der gesamten Organisation verankert.
Investieren Sie in die Entwicklung hervorragender Führungspersönlichkeiten, damit sie einen offenen Dialog mit Mitarbeitenden schaffen und gezielt deren Feedback anhören.
Initiativen zur Führungskräfteentwicklung könnten beinhalten, einen Trainingsmanager damit zu beauftragen, neuen Leitenden die Kompetenzen einer guten „Führung von Menschen“ zu vermitteln, monatliche Meetings, um Best Practices auszutauschen, oder ein Mentorenprogramm für Führungskräfte.
Reaktionen auf Mitarbeiterfeedback sichtbar machen
Alexander Bell sagte: „Der einzige Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ist die Fähigkeit, zu handeln.“
Diese Worte treffen bei der Mitarbeiterbefragung voll zu! Wenn Ihre Teammitglieder nicht erkennen, wie ihre Rückmeldungen die Handlungen des Unternehmens beeinflussen, werden sie weiterhin wenig teilen.
Sie können mit ein paar einfachen Schritten sicherstellen, dass aus den Zuhörinitiativen für Mitarbeitende auch wirklich Folgemaßnahmen entstehen:
- Nutzen Sie Zustimmungsmetriken, um Bereiche mit großem Verbesserungspotenzial zu erkennen, und konzentrieren Sie Ihre Nachverfolgung auf Bereiche mit niedriger Zustimmung. Wir verwenden die 6-Punkte-Zustimmungsskala und empfehlen dies auch unseren Kunden.
- Fassen Sie sämtliche Daten an einem Ort mit Analysen zusammen. Das hilft, Trends schneller zu erkennen und macht Daten für Maßnahmen nutzbar. Wir arbeiten mit unserer eigenen Software, die alle Daten und Analysen bündelt, aber Sie können hierfür auch eine oder mehrere Engagement-Tracking-Software, Feedbacktools für Mitarbeiterumfragen und HR-Analyse-Software einsetzen.
- Wählen Sie die wichtigsten Verbesserungsbereiche aus. Ich empfehle das 3-2-1-Modell.
- Identifizieren Sie drei Schlüsselergebnisse innerhalb Ihrer Daten. Diese können Höhenpunkte, Tiefpunkte oder zentrale Kommentare sein.
- Diskutieren Sie als Team die beiden wichtigsten Entwicklungsfelder.
- Entscheiden Sie sich für eine Maßnahme, die Sie zum Nutzen Ihrer Organisation umsetzen wollen.
- Berichten Sie über Ihre Fortschritte. Schließen Sie den Feedbackkreislauf mit regelmäßigen Updates zu Folgemaßnahmen. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationswege, um die Nachricht zu verbreiten: E-Mail, Videos, Slack (oder ein anderes internes Kommunikationstool), All-Hands-Meetings und aktualisieren Sie künftige Feedback-Umfragen mit neuen Fragen, um die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität Ihrer Organisation zu demonstrieren.
Feedbackschleifen als DNA des Unternehmens
Ich habe mit zahlreichen Unternehmen zusammengearbeitet, um Mitarbeiterbefragungs-Strategien umzusetzen, und die größte Herausforderung — und Belohnung — ist überall gleich: das tatsächliche Zuhören! Wie Amelia Earhart sagte: „Die beste Möglichkeit, es zu tun, ist: es zu tun!“
Ein kurzes Praxisbeispiel.
Im Jahr 2021 fiel mir auf, dass die freiwillige Fluktuation etwas hoch war. Aufgrund von Feedback-Quellen wie Manager-1:1s hatte ich die Vermutung, dass es mit dem Geschlecht zusammenhängen könnte.
Als ich genauer hinsah, stellte ich fest, dass Frauen das Unternehmen doppelt so häufig verließen wie Männer.
Ich habe dann weitere Feedback-Methoden genutzt und mir eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Daten aus unserer Engagement-Umfrage, Exit-Feedback, Führungsgesprächen und Kommentaren aus der Umfrage angeschaut.
Ich habe das, was uns die Menschen sagten, genutzt, um herauszufinden, weshalb die Fluktuation bei Frauen höher war.
Daraufhin habe ich einen Maßnahmenplan entwickelt und das Gespräch mit der Führung gesucht, um weitere Erkenntnisse und Ideen einzusammeln.
Wir haben uns darauf konzentriert, Programme, Schulungen, Weiterbildung und Chancen zur Unterstützung von Frauen umzusetzen. Beispielsweise prüften wir Arbeitszeitflexibilität, um arbeitende Mütter besser zu unterstützen, verbesserten unsere Regelungen zur Elternzeit und analysierten Vorteile, die Frauen zugutekommen.
Außerdem luden wir eine Rednerin zum Thema „Frauen eine Stimme geben“ ein und feierten den Internationalen Frauentag sowie den Women's History Month.
Nachdem wir auf das Mitarbeiterfeedback reagiert hatten, überprüften wir erneut die Rückmeldungen über unsere Feedbackkanäle. Die Fluktuationsrate bei Frauen war um etwa 50 % gesunken!
Auch andere Zahlen belegen, dass unsere kontinuierliche Feedbackstrategie Wirkung zeigt. Die 4,8-Glasdoor-Bewertung von Quantum Workplace liegt deutlich über dem durchschnittlichen Firmenwert von 3,3.
Auch die Teilnahme- und Zustimmungsraten bei Mitarbeiterbefragungen sind erheblich höher als die 85,2 % Antwortquote und 73,5 % Zustimmungsrate im Software- und IT-Bereich.
Strategien, um Mitarbeitende zur Feedbackabgabe zu ermutigen
Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, dass Mitarbeitende ihre wahren Meinungen äußern.
Die Kommunikation des „Warum“ hinter Mitarbeiterbefragungen ist ein sehr guter Ausgangspunkt, denn Menschen machen etwas viel eher, wenn sie verstehen, wie sie davon profitieren können.
Deshalb ist die Kommunikation rund um Anfragen wie Mitarbeiterbefragungen so wichtig – behandeln Sie sie wie Werbetexte und bitten Sie vielleicht Ihr Marketing-Team um Unterstützung!
Ein weiterer Aspekt ist psychologische Sicherheit, also dass Menschen sich sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern und Ideen einzubringen, ohne bloßgestellt zu werden. Wenn Menschen sich „psychologisch sicher“ fühlen, sind sie engagierter und eher bereit, Ideen und Vorschläge beizutragen.
Psychologische Sicherheit beginnt mit den Führungskräften – zum Beispiel, wie sie Feedback geben und annehmen sowie Erfolge und Misserfolge teilen.
Weitere Informationen zur psychologischen Sicherheit finden Sie unter Wie man psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz schafft
Zudem – und das betrifft sowohl die Kommunikation als auch das Handeln – sollten Sie sicherstellen, dass Sie Feedback anerkennen und die Gründe für jede Entscheidung transparent machen.
„Wir wissen, dass viele von Ihnen Bedenken hinsichtlich X haben, daher möchten wir dies ansprechen und XYZ unternehmen.“
Unterstützen Sie die Bildung von Mitarbeitenden-Netzwerken
Mitarbeitenden-Netzwerke (Employee Resource Groups, ERGs) sind Gruppen von Personen aus derselben Organisation, die sich aufgrund einer gemeinsamen Identität, Erfahrung, eines gemeinsamen Ziels oder intersektionalen Hintergründen und Ambitionen zusammenschließen.
Traditionell gehören ERG-Mitglieder zu unterrepräsentierten Gruppen wie Frauen, Menschen mit ethnischem Minderheitenhintergrund, Menschen mit Behinderung oder der LGBTQ+ Community. Aber sie können sich auch um andere Gemeinsamkeiten oder Interessen bilden, wie z. B. berufstätige Eltern oder Themen rund um Nachhaltigkeit.
Das wichtigste Ziel von ERGs für Führungskräfte und Manager ist es letztlich, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu verstehen.
Sie können helfen, Veränderungen im System voranzutreiben und auf Probleme wie Entgeltungleichheit, gerechte Rekrutierung und faire Leistungsbewertung hinzuweisen.
Weitere Informationen finden Sie in Katie Zinks tollem Artikel über das Fördern von Mitarbeitenden-Netzwerken.
Werden Sie zum Zuhörer
„Mit der gleichen Hingabe, mit der Unternehmensleiter auf Nutzer fokussiert sind, sollte HR sich für die Mitarbeitenden interessieren. Verstehen Sie deren Bedürfnisse, deren Probleme, welche Herausforderungen sie haben und welche Fähigkeiten sie suchen.“ - Donna Scarola, Chief People, Purpose & Culture Officer, Parcl
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass Investitionen in Programme zum Zuhören der Mitarbeitenden die Bindung und das Engagement deutlich steigern und HR stärker mit den Unternehmenszielen verbinden können.
Seit COVID-19 haben wir alle große Umbrüche erlebt. Mitarbeitende kontinuierlich auf sinnvolle Weise zu beteiligen – unter anderem durch Programme zum Zuhören – hilft uns, die kommenden Veränderungen gemeinsam erfolgreich zu bewältigen.
Ein weiteres tolles Beispiel für aktives Zuhören ist American Express, das Umfragen nutzte, um sein flexibles Arbeitsmodell zu verfeinern.
