Was ist Hot Desking? Vorteile, Nachteile und Umsetzung
Hot Desking ist ein flexibles Bürokonzept, bei dem Mitarbeitende keine festen Arbeitsplätze haben – stattdessen wählen sie bei Ankunft einen verfügbaren Platz aus. Dieses Modell unterstützt hybride und mobile Arbeitsformen, indem Unternehmen die Raumauslastung maximieren und Immobilienkosten senken können.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen genau, wie Hot Desking funktioniert, woher die Idee stammt, die Vor- und Nachteile, wie es sich im Vergleich zu ähnlichen Modellen wie Hoteling und Freie Platzwahl verhält und wie Sie Hot Desking erfolgreich in Ihrer Organisation einführen.
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, hybrides Arbeiten nachhaltig und kosteneffizient zu gestalten, hilft Ihnen dieser Leitfaden dabei, zu beurteilen, ob Hot Desking das passende Modell für Ihr Team ist.
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Was ist Hot Desking?
Hot Desking ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende verfügbare Tische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ nutzen, statt fest zugewiesene Plätze zu haben. Auch bekannt als Desk Sharing oder flexibles Arbeiten, unterstützt dieser Ansatz das hybride Büro, indem ungenutzter Büroraum reduziert und die Zusammenarbeit im Team gefördert wird.
Moderne Hot-Desking-Konzepte basieren häufig auf Buchungstools für Arbeitsplätze oder Software zur Verwaltung von Büroflächen, um die Verfügbarkeit zu verfolgen, die Nutzung der Arbeitsplätze zu analysieren und Mitarbeitenden ein reibungsloses Nutzererlebnis zu bieten. Durch die Optimierung der Nutzung von Büroflächen hilft Hot Desking Unternehmen, Mietkosten zu senken und sich an flexiblere Arbeitszeiten anzupassen.
Da immer mehr Unternehmen hybride Arbeitszeiten einführen, verkleinern viele ihre Büros und verabschieden sich von festen Schreibtischen hin zu Hot Desking. Hot Desking und andere moderne Plattformen für Flächenmanagement können diesen Prozess deutlich vereinfachen.
Gibt es verschiedene Hot-Desking-Modelle?
Ja! Hot Desking kann in mehreren Varianten umgesetzt werden, je nachdem, wie viel Struktur oder Flexibilität Ihr Unternehmen wünscht. Manche Modelle ermöglichen komplett freie Platzwahl, während andere Buchungssysteme oder bestimmte Zonen für bestimmte Teams oder Arbeitsstile vorsehen.
Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, habe ich die verschiedenen Hot-Desking-Varianten unten näher erläutert.
Jetzt wird es gleich ein wenig verwirrend, denn die Begriffe werden oft unterschiedlich verwendet...
Hot Desking vs. Freie Platzwahl
Obwohl Hot Desking und Freie Platzwahl manchmal synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied.
Hot Desking bezieht sich typischerweise auf ein „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“-System, bei dem sich Mitarbeitende bei ihrer Ankunft einen freien Arbeitsplatz aussuchen. Viele Unternehmen nutzen heute jedoch Hot-Desking-Buchungssoftware, um den Prozess strukturierter zu gestalten und es Nutzer:innen zu ermöglichen, Tische in Echtzeit anzusehen und zu reservieren.
Freie Platzwahl verzichtet ebenfalls auf feste Arbeitsplätze, integriert jedoch meist eine Echtzeit-Erfassung der Belegung durch IoT-fähige Sensorsysteme und Plattformen für Arbeitsplatzmanagement. Dieser technikgestützte Ansatz gibt Mitarbeitenden mehr Transparenz und Kontrolle bei der Platzwahl und hilft Facility-Teams, Nutzungstrends zu überwachen.
Beide Modelle zielen darauf ab, Hierarchien abzubauen, spontane Zusammenarbeit zu fördern und die hybride Arbeitskultur durch funktionsübergreifende Kommunikation und gemeinschaftliche Nutzung des Büroraums zu stärken.
Hot Desking vs. Hoteling
Der wesentliche Unterschied zwischen Hot Desking und Office Hoteling liegt in der Vergabe der Arbeitsplätze.
- Beim Hot Desking werden Arbeitsplätze nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben.
- Beim Office Hoteling reservieren Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz im Voraus – ähnlich wie ein Hotelzimmer.
Beide Modelle verzichten auf fest zugewiesene Arbeitsplätze und basieren auf Echtzeit-Verfügbarkeit, aber Hoteling bietet mehr Planbarkeit – besonders für Teams, die ihren Zeitplan abstimmen oder bestimmte Ressourcen zuverlässig nutzen müssen.
Da hybride Arbeitszeiten immer komplexer werden, kombinieren viele Organisationen Elemente aus beiden Modellen, indem sie Buchungssoftware für Arbeitsplätze verwenden, um Mitarbeitenden Eigenverantwortung zu ermöglichen und dennoch Struktur und Verbindlichkeit aufrechtzuerhalten.
Die Philosophie hinter Hot Desking
Hot Desking ist nicht nur eine Frage der Sitzordnung – sondern auch eine Haltung.
Durch den Wegfall fester Arbeitsplätze fördert Hot Desking Eigenverantwortung, Sauberkeit und gemeinschaftliches Verantwortungsbewusstsein. Mitarbeitende räumen ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages eher auf, weil sie wissen, dass morgen jemand anderes dort sitzen wird.
In der Arbeitswelt nach der Pandemie ist diese Kultur gemeinschaftlicher Verantwortung unerlässlich, um Hygiene und Vertrauen zu gewährleisten. Büros, die Hot Desking unterstützen, stellen häufig Desinfektionsstationen, Clean-Desk-Richtlinien und berührungslose Buchungstools bereit, damit Mitarbeitende sich sicher und gestärkt fühlen.
Stellen Sie sich das wie ein System zur Buchung von Besprechungsräumen vor, allerdings für das gesamte Büro – gemeinsam genutzte Ressourcen, effizient verwaltet und von allen genutzt.
Die Vorteile und Nachteile von Hot Desking
Vorteile von Hot Desking
Organisationen entscheiden sich aus verschiedenen Gründen für die Einführung von Hot Desking:
Optimierte Raumnutzung
Hot Desking ermöglicht eine effizientere Nutzung der Büroräume, indem Schreibtische von mehreren Mitarbeitenden geteilt werden. Dies gilt insbesondere für hybride Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeitende nur gelegentlich im Büro sind.
Kosteneinsparungen
Durch die Reduzierung des Bedarfs an festen Arbeitsplätzen kann Hot Desking zu niedrigeren Immobilienkosten für Unternehmen führen.
Ein interessantes Datenmodell, wie viel Sie durch verschiedene Bürodesigns einsparen könnten, findet sich im CBRE-Bericht „The Math Behind the Hybrid Workplace“. Dieser schätzt, dass Unternehmen, die auf hybride Modelle umstellen und ihre Flächen neu denken, zwischen 10 % und 50 % an Raumkosten einsparen können.
Flexibilität und Selbstbestimmung
Mitarbeitende haben die Freiheit, ihren Arbeitsplatz entsprechend ihren Bedürfnissen und Vorlieben auszuwählen, was Flexibilität und Selbstbestimmung fördert. Es ist keine Vorabbuchung nötig – das bedeutet, sie können auch bei der Planung spontan bleiben.
Verbesserte Zusammenarbeit
Im Gegensatz zu einer Gruppierung nach Bereichen, bei der zwar keine festen Plätze vergeben werden, aber bestimmte Teams zusammen sitzen, fördert Hot Desking den Austausch zwischen Mitarbeitenden unterschiedlicher Teams und Abteilungen, was die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer anregt.
Gesteigerte Kreativität und Produktivität
Verschiedene Arbeitsumgebungen können die Kreativität und Produktivität von Mitarbeitenden anregen. Hot Desking platziert die Mitarbeitenden zwar immer noch in bestimmten Bereichen, aber Modelle wie Activity Based Working erlauben es, je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz zu finden.
„Das Besondere an Activity-Based Design ist, dass es ganz auf Wahlmöglichkeiten und Freiheit ausgerichtet ist“, sagte Rebecca Swanner, Workplace Design Leader bei HED, in einer aktuellen Folge des People Managing People-Podcasts. „Menschen Freiheit zu geben – sei es, an welchen Tagen sie ins Büro kommen, wie oft sie kommen oder welche Räume sie dort nutzen – das ist ein echter Benefit, den die Leute zu schätzen wissen.“
„Es steckt viel Kraft darin, wenn Sie Menschen die Möglichkeit geben oder die Freiheit, selbst zu bestimmen, wie sie ihre beste Arbeit leisten können. Activity-Based Design stellt sicher, dass Ihr Raum nicht nur für einen Arbeitstyp gestaltet ist.“
Hören Sie die komplette Folge, während Sie weiterlesen:
Förderung der Nachhaltigkeit
Das Teilen von Schreibtischen fördert einen nachhaltigeren Umgang mit Büroflächen und Ressourcen, reduziert so den ökologischen Fußabdruck der Organisation und unterstützt zumindest das Erreichen einiger ESG-Ziele, die oft versprochen, aber selten eingehalten werden.
Möglichkeit zur Kombination unterschiedlicher Arbeitsplatzkonzepte
Da Hot Desking nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ funktioniert, kann es mit anderen Konzepten des Arbeitsplatzmanagements kombiniert werden, wie etwa agilen Arbeitsbereichen, die eine Vielzahl von multifunktionalen, gemeinsam genutzten Flächen bieten und es Mitarbeitenden ermöglichen, sich frei im Büro zu bewegen.
Mögliche Nachteile von Hot Desking
Obwohl Hot Desking zahlreiche Vorteile hat, ist es stets ratsam, auch potenzielle Nachteile einer solchen Herangehensweise zu bedenken. Hier sind einige wichtige Punkte:
- Schwierigkeiten, einen verfügbaren Arbeitsplatz zu finden: Während Stoßzeiten kann es für Mitarbeitende schwierig sein, freie Schreibtische zu finden, was zu Frustration und geringer Produktivität führen kann.
- Verlust an Teamzusammenhalt: Durch häufig wechselnde Arbeitsplätze kann der Teamzusammenhalt und die Kommunikation beeinträchtigt werden, da Mitarbeitende nicht immer in der Nähe ihrer Teammitglieder sitzen.
- Hygieneprobleme: Geteilte Arbeitsplätze können das Risiko der Verbreitung von Keimen und Krankheiten erhöhen, wenn keine konsequenten Reinigungsprotokolle eingehalten werden.
- Sicherheitsrisiken: Hot Desking kann Sicherheitsrisiken mit sich bringen, wenn vertrauliche Informationen offen am Gemeinschaftsarbeitsplatz liegen oder unbefugte Personen Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten.
- Verwaltung persönlicher Gegenstände: Früher konnte man zur Arbeit kommen, persönliche Dinge im Schreibtisch einschließen und den Tag beginnen. Beim Hot Desking ist das in der Regel nicht mehr möglich, weshalb ein System für Schließfächer oder Aufbewahrung nötig ist.
- Potenzial für Ablenkungen: Das Arbeiten in einer offenen und gemeinsamen Umgebung kann zu mehr Ablenkungen führen und die Konzentration beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass buchbare Ruhezonen zur Verfügung stehen, um diese Probleme zu entschärfen.
Wie Sie Hot Desking in Ihrem Unternehmen implementieren
Der Wechsel zu einem Hot-Desking-Modell erfordert eine sorgfältige Planung der Büroflächen und offene Kommunikation. Hier sind einige Schritte, die Sie beachten sollten:
- Bewerten und analysieren Sie die aktuelle Nutzung Ihrer Büroflächen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Hot Desking eingeführt werden kann.
- Bieten Sie Schulungen und Unterstützung für Mitarbeitende an, damit sie sich mit dem neuen Arbeitsplatzkonzept und den verfügbaren Bürotechnologien vertraut machen können.
- Kommunizieren Sie die Gründe für die Veränderung und die Vorteile, die die Mitarbeitenden durch Hot Desking erwarten können.
- Denken Sie über die Einführung neuer Büro-Technologien wie ein Hot-Desk-Buchungssystem oder Office-Management-Software nach, mit denen Mitarbeitende die Verfügbarkeit prüfen und Arbeitsplätze im Voraus reservieren können. Diese Systeme bieten oft eine mobile App mit einer Echtzeit-Sitzplatzkarte, sodass Mitarbeitende schnell einen Platz finden und die Auslastung hoch bleibt.
- Holen Sie regelmäßig Feedback der Mitarbeitenden ein und nehmen Sie Anpassungen vor, um auf Bedenken oder Herausforderungen zu reagieren.
Herausforderungen bei der Umsetzung von Hot Desking meistern
Die Einführung von Hot Desking kann bestimmte Herausforderungen mit sich bringen, die sich jedoch durch sorgfältige Planung und gezielte Lösungen effektiv bewältigen lassen. Hier einige Beispiele:
Widerstand gegen Veränderungen
Mitarbeitende können der Veränderung zunächst skeptisch gegenüberstehen, weil sie den Verlust ihres persönlichen Arbeitsplatzes fürchten. Regelmäßige Kommunikation, Schulungen und das offene Ansprechen ihrer Anliegen können helfen, diesen Widerstand abzubauen. Die Erklärung der Vorteile, wie mehr Flexibilität und verbesserte Zusammenarbeit, kann den Übergang erleichtern.
Zusätzlich können Sie Optionen zur Personalisierung anbieten, wie etwa Schließfächer für persönliche Gegenstände, damit sich die Mitarbeitenden im neuen Setup wohler fühlen.
Fairness und Verfügbarkeit sicherstellen
Klare Richtlinien und Regeln sorgen dafür, dass Arbeitsplätze gerecht vergeben werden und verhindern, dass einzelne Mitarbeitende bevorzugte Bereiche dauerhaft besetzen.
Die Einführung eines Arbeitsplatz-Buchungssystems hilft, die Verfügbarkeit zu regeln, ermöglicht das Reservieren im Voraus und mindert den Frust, der durch Konkurrenz um Plätze entsteht.
Solche Systeme sind häufig mit Echtzeit-Updates zur Schreibtischverfügbarkeit ausgestattet. Das macht den Ablauf transparenter und effizienter und reduziert viele Beschwerden beim HR oder Serviceanfragen.
Lärmpegel überwachen und steuern
Offene Büroräume können zu erhöhtem Lärmpegel führen, was Mitarbeitende ablenkt und die Produktivität beeinträchtigen kann.
Die Bereitstellung von Ruhezonen, schallisolierten Kabinen oder Geräuschunterdrückungs-Kopfhörern kann Mitarbeitenden helfen, sich besser zu konzentrieren.
Zusätzlich helfen klare Etikette-Regeln zur Lärmbelastung in Gemeinschaftsbereichen, ein Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und ruhigen Arbeitsplätzen zu schaffen.
Erfolg messen
Eines der wichtigsten Werkzeuge zur Überwindung von Herausforderungen beim Hot Desking ist die Datenanalyse, die dazu beitragen kann, das Büro optimal zu gestalten und eine effiziente Nutzung der Arbeitsplätze sicherzustellen. Kennzahlen wie Anwesenheitsdaten, Raumauslastung und Belegungsquoten liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wie oft Schreibtische genutzt werden, welche Bereiche besonders gefragt sind und wie gut die Fläche den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird.
- Anwesenheitsdaten: Diese erfassen, wann sich Mitarbeitende physisch im Büro aufhalten, sodass Unternehmen Stoßzeiten erkennen und datenbasierte Entscheidungen über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Kapazitätsbedarfe treffen können.
- Raumauslastung: Indem erfasst wird, wie häufig Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche genutzt werden, können Firmen ihre Raumaufteilung optimieren, ungenutzte Flächen reduzieren und Ressourcen in stärker frequentierte Bereiche verlagern.
- Belegungsquote: Die Überwachung der Belegungsgrade hilft, ein Gleichgewicht in gemeinsam genutzten Flächen zu halten, sodass kein Bereich überfüllt ist, während andere unterbeansprucht bleiben. Diese Erkenntnisse können Entscheidungen darüber unterstützen, wo beispielsweise Ruhezonen oder kollaborative Bereiche entsprechend dem tatsächlichen Bewegungs- und Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden eingerichtet werden sollten.
Richtlinien für gutes Hot Desking-Verhalten
Um eine harmonische und produktive Hot Desking-Umgebung zu schaffen, liegt es an Ihnen als HR-Verantwortlicher, klare Verhaltensregeln zu etablieren.
Solche Richtlinien fördern Respekt und ermöglichen ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld für alle. Wichtige Verhaltensgrundsätze sind:
- Respektierung von persönlichem Raum und Eigentum: Auch wenn Arbeitsplätze geteilt werden, ist es wichtig, den persönlichen Bereich der Kolleginnen und Kollegen zu respektieren. Vermeiden Sie es, fremde Arbeitsplätze zu beanspruchen oder persönliche Gegenstände ohne Erlaubnis zu benutzen.
- Sauberkeit nach der Nutzung: Hinterlassen Sie den Arbeitsplatz stets sauber und bereit für die nächste Person. Wischen Sie Flächen ab, bringen Sie gemeinschaftlich genutzte Geräte an ihren Platz zurück und entfernen Sie persönlichen sowie arbeitsbezogenen „Kram“. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für eine angenehme Nutzung durch die nächste Person und verbessert die allgemeine Arbeitsplatzhygiene.
- Angemessenes Geräuschniveau einhalten: Achten Sie besonders in Großraumbüros auf die Lautstärke. Führen Sie Gespräche in angemessener Lautstärke, nutzen Sie Kopfhörer für Audioinhalte und gehen Sie für Telefonate oder Gruppendiskussionen in dafür vorgesehene Bereiche. So bleibt die Arbeitsatmosphäre für alle konzentriert und ruhig.
- Rücksichtnahme auf Präferenzen und Bedürfnisse anderer: Hot Desking verlangt Rücksichtnahme gegenüber Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen Arbeitsstilen. Respektieren Sie den Wunsch nach Ruhe und unterstützen Sie Teammitglieder, die spezielle Arbeitsmittel oder besondere Arbeitsumgebungen benötigen.
- Tipps zur Arbeitsplatz-Personalisierung: Auch wenn Hot Desking eine dauerhafte Personalisierung des Arbeitsplatzes einschränkt, können Mitarbeitende dennoch für den Arbeitstag eine persönliche Note einbringen. Ermutigen Sie die Beschäftigten, Kleinigkeiten wie eine Lieblings-Tasse, ein Notizbuch oder auch eine kleine Pflanze mitzubringen, um Vertrautheit im Arbeitsalltag zu schaffen.
- Gemeinschaftsbereiche sinnvoll nutzen: Gemeinsame Pinnwände können ein schöner Ort sein, inspirierende Zitate, Updates oder lustige Fotos der Teammitglieder zu posten und so das Büro persönlicher und ansprechender zu gestalten.
Gestaltung der Büros der Zukunft
Der Wechsel zu Remote- und Hybridarbeit hat viele Organisationen dazu veranlasst, ihre Büroflächen zu verringern und ihre intelligenten Arbeitsumgebungen so zu gestalten, dass sie den Platz besser nutzen und gleichzeitig Zusammenarbeit für spezifische Aktivitäten fördern.
Hot Desking wird weiterhin eine wichtige Rolle dabei spielen, Büroflächen optimal auszulasten und eine Kultur der Flexibilität und Teamarbeit zu fördern.
Falls Sie noch nicht auf der Suche nach einer Lösung zum Flächenmanagement sind, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, damit zu beginnen. Solche Tools helfen Ihrer Belegschaft, das Hybrid-Arbeitsmodell zu etablieren, das sich 71 % der US-Arbeitgeber ursprünglich von der Einführung erhofft hatten.
Szenarioplanungsfunktionen ermöglichen es Unternehmen außerdem, mit verschiedenen Arbeitsplatzlayouts zu experimentieren, damit sich Bürodesigns flexibel an wechselnde Arbeitsweisen anpassen können.
Das Büro der Zukunft ist auf solche Technologien angewiesen, um effizient zu bleiben und die Bedürfnisse einer dynamischen Belegschaft zu erfüllen.
Mehr zum Thema finden Sie in unserem Podcast zu Dynamische Büroflächen für die moderne Arbeitswelt.
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