Was ist Desksharing? Vorteile, Nachteile und wie man es umsetzt

Finn Bartram

on May 8, 2026

Hot Desking ist ein flexibles Bürokonzept, bei dem Mitarbeitende keine festen Schreibtische haben – stattdessen wählen sie bei ihrer Ankunft aus den verfügbaren Arbeitsplätzen. Dieses Modell unterstützt hybrides und ortsunabhängiges Arbeiten, indem Unternehmen die Flächennutzung maximieren und Immobilienkosten senken.

In diesem Artikel erklären wir genau, wie Hot Desking funktioniert, woher die Idee stammt, welche Vor- und Nachteile es gibt, wie es sich mit ähnlichen Modellen wie Hoteling und Free Addressing vergleichen lässt und wie Sie es erfolgreich in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, hybrides Arbeiten nachhaltig und kosteneffizient zu gestalten, hilft Ihnen dieser Leitfaden dabei einzuschätzen, ob Hot Desking das Richtige für Ihr Team ist.

Was ist Hot Desking?

Hot Desking ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende verfügbare Schreibtische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ nutzen, anstatt feste Plätze zu haben. Auch bekannt als Desk Sharing oder flexibles Arbeiten, unterstützt dieser Ansatz das hybride Büro, indem ungenutzte Flächen reduziert und die Teamzusammenarbeit gefördert werden.

Modernes Hot Desking nutzt häufig Schreibtisch-Buchungstools oder Software für das Flächenmanagement, um die Verfügbarkeit zu verfolgen, die Nutzung zu analysieren und Mitarbeitenden eine reibungslose Erfahrung zu bieten. Durch die Optimierung der Büronutzung hilft Hot Desking Unternehmen, die Immobilienkosten zu senken und flexibel auf veränderte Arbeitszeiten zu reagieren.

Da immer mehr Unternehmen hybride Arbeitszeiten einführen, reduzieren viele ihre Büroflächen und verabschieden sich von festen Schreibtischen zugunsten von Hot Desking. Hot Desking und andere fortschrittliche Plattformen für das Flächenmanagement können diesen Prozess deutlich erleichtern.

Gibt es verschiedene Arten von Hot Desking-Modellen?

Ja! Hot Desking kann verschiedene Formen annehmen, je nachdem, wie viel Struktur oder Flexibilität Ihr Unternehmen möchte. Manche Modelle erlauben komplett freie Sitzwahl, andere nutzen Buchungssysteme oder gezielte Bereiche für bestimmte Teams oder Arbeitsweisen.

Damit Sie die passende Variante für Ihre Anforderungen finden, habe ich die einzelnen Hot Desking-Stile unten genauer erklärt.

Bleiben Sie dran, denn die Begriffe werden gleich ein wenig verwirrend ...

Hot Desking vs. Free Addressing

Auch wenn Hot Desking und Free Addressing manchmal synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied.

Hot Desking bezeichnet in der Regel ein First-Come, First-Served-System, bei dem Mitarbeitende jeden beliebigen freien Schreibtisch bei Ankunft besetzen. Heute setzen jedoch viele Unternehmen Hot Desk Buchungssoftware ein, die das Ganze strukturierter macht, sodass Nutzer Schreibtische in Echtzeit einsehen und reservieren können.

Free Addressing verzichtet ebenfalls auf feste Sitzplätze, greift aber meist auf Echtzeit-Belegungsdaten zurück, die durch IoT-fähige Schreibtischsensoren und Arbeitsplatzmanagement-Plattformen ermittelt werden. Dieser technologiegestützte Ansatz gibt Mitarbeitenden mehr Kontrolle und Transparenz bei der Platzwahl und unterstützt das Facility Management bei der Auswertung von Nutzungstrends.

Beide Modelle zielen darauf ab, Hierarchien aufzubrechen, spontane Zusammenarbeit zu fördern und die hybride Arbeitskultur zu stärken, indem bereichsübergreifende Kommunikation und gemeinsame Verantwortung für den Büroraum angeregt werden.

Hot Desking vs. Hoteling

Der wichtigste Unterschied zwischen Hot Desking und Office Hoteling liegt in der Schreibtischvergabe.

Beim Hot Desking werden Schreibtische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ belegt.
Beim Office Hoteling reservieren Mitarbeitende ihren Schreibtisch im Voraus – ähnlich wie ein Hotelzimmer.

Beide Modelle verzichten auf dauerhaft zugewiesene Plätze und setzen auf Echtzeit-Verfügbarkeit, allerdings bietet Hoteling mehr Planbarkeit – insbesondere für Teams, die sich abstimmen oder auf spezielle Ressourcen zugreifen müssen.

Da hybride Arbeitszeiten immer komplexer werden, kombinieren viele Unternehmen Elemente beider Modelle mithilfe von Schreibtisch-Buchungssoftware, um den Mitarbeitenden Autonomie zu ermöglichen und gleichzeitig Struktur und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Die Philosophie hinter Hot Desking

Hot Desking ist nicht nur eine Sitzordnung – sondern auch eine Einstellung.

Indem feste Schreibtische abgeschafft werden, fördert Hot Desking Eigenverantwortung, Sauberkeit und geteilte Verantwortung. Mitarbeitende räumen ihren Arbeitsplatz wahrscheinlicher am Ende des Tages auf, im Wissen, dass er am nächsten Tag jemand anderem zur Verfügung steht.

Gerade im Büro nach der Pandemie ist diese Kultur des gemeinsamen Verantwortungsbewusstseins essenziell für Hygiene und Vertrauen. Büros mit Hot Desking bieten oft Desinfektionsstationen, Clean Desk Policies und berührungslose Buchungstools, damit Mitarbeitende sich sicher und selbstbestimmt fühlen.

Stellen Sie sich das vor wie ein Buchungssystem für Besprechungsräume, aber für das gesamte Büro – gemeinsam genutzte Ressourcen, effizient verwaltet und von allen genutzt.

Die Geschichte hinter dem Begriff

Der Ursprung des Begriffs geht auf eine Redewendung der Marine zurück. Zu jeder Zeit auf einem Schiff muss jemand arbeiten. Um den Platz effizienter zu nutzen, werden Schlafplätze geteilt: Matrosen wechseln sich mit der Nutzung der Koje ab, wenn einer Dienst hat und der andere seine Schicht beendet. Dies wurde “hot racking” genannt, weil die eingebauten Kojen immer noch warm vom letzten Nutzer waren.

Die Vorteile und Nachteile von Hot Desking

Vorteile von Hot Desking

Organisationen entscheiden sich aus mehreren Gründen für die Einführung von Hot Desking:

Optimierte Platzausnutzung

Hot Desking ermöglicht eine effizientere Nutzung der Büroflächen, indem sich Mitarbeitende die Schreibtische teilen. Dies gilt besonders für hybride Belegschaften, bei denen sich die Mitarbeitenden nur sporadisch im Büro aufhalten.

Kosteneinsparungen

Durch die Verringerung des Bedarfs an einzelnen Arbeitsplätzen kann Hot Desking die Immobilienkosten für Unternehmen senken.

Ein interessantes Datenmodell, wie viel tatsächlich durch unterschiedliche Bürokonzepte eingespart werden kann, liefert der CBRE-Bericht „The Math Behind the Hybrid Workplace“. Dieser schätzt, dass Unternehmen, die auf hybride Arbeitsmodelle umstellen und ihre Räume neu denken, zwischen 10 % und 50 % an Flächen einsparen können.

Flexibilität und Eigenverantwortung

Mitarbeitende haben die Freiheit, ihren Arbeitsplatz nach Bedarf und Vorliebe zu wählen – das fördert Flexibilität und Eigenverantwortung. Eine vorherige Buchung ist nicht erforderlich – so können sie sogar spontan planen.

Verbesserte Zusammenarbeit

Im Gegensatz zu einer „Neighborhood“-Schreibtischordnung, bei der zwar die festen Sitzplätze abgeschafft, aber bestimmte Teams dennoch zusammen platziert werden, fördert Hot Desking den Austausch zwischen Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Teams und Abteilungen. Dadurch werden Zusammenarbeit und Wissensaustausch gestärkt.

Mehr Kreativität und Produktivität

Unterschiedliche Arbeitsumgebungen regen Kreativität und Produktivität der Mitarbeitenden an. Zwar platziert Hot Desking diese immer noch in bestimmten Bereichen, aber durch Methoden wie „Activity-Based Working“ suchen Mitarbeitende den für die jeweilige Aufgabe optimalen Arbeitsplatz selbstständig aus.

„Das Entscheidende am Activity-Based Design ist, dass es um Auswahl und Freiheit geht“, sagt Rebecca Swanner, Workplace Design Leader bei HED, in einer aktuellen Folge des „People Managing People“-Podcasts. „Den Menschen Freiheit zu geben – sei es in Bezug darauf, an welchen Tagen oder wie oft man ins Büro kommt oder welche Räume man wann nutzt –, das ist ein wirklicher Benefit, den die Mitarbeitenden sehr zu schätzen wissen.“

„Es entsteht enorme Power, wenn jemand die Option oder Kontrolle bekommt, wie er oder sie am besten arbeitet. Activity-Based Design stellt sicher, dass der Raum nicht nur für einen einzigen Arbeitstyp gestaltet ist.“

Hören Sie die komplette Folge parallel zum Lesen:

Förderung von Nachhaltigkeit

Das Teilen von Arbeitsplätzen fördert einen nachhaltigeren Ansatz beim Bürokonzept und bei der Ressourcennutzung. So wird der CO₂-Fußabdruck des Unternehmens reduziert und zumindest die Erreichung der oft versprochenen und selten gehaltenen ESG-Ziele rückt näher.

Möglichkeit, verschiedene Arbeitsplatzkonzepte zu kombinieren

Da es nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" funktioniert, lässt sich Hot Desking mit anderen Bürokonzepten kombinieren, wie zum Beispiel agilen Arbeitsbereichen, die eine Vielzahl von multifunktionalen, gemeinsam genutzten Flächen bereitstellen und es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich frei im Büro zu bewegen.

Potenzielle Nachteile von Hot Desking

Auch wenn Hot Desking zahlreiche Vorteile bietet, sollte man potenzielle Nachteile eines solchen Ansatzes berücksichtigen. Hier einige Aspekte, die Sie bedenken sollten.

Schwierigkeiten bei der Suche nach verfügbaren Plätzen: Zu Stoßzeiten kann es für Mitarbeitende schwierig sein, freie Arbeitsplätze zu finden, was zu Frustration und geringerer Produktivität führen kann.
Verlust des Teamzusammenhalts: Der ständige Arbeitsplatzwechsel kann den Teamzusammenhalt und die Kommunikation behindern, da Mitarbeitende nicht immer in der Nähe ihrer Teammitglieder arbeiten.
Hygiene-Bedenken: Geteilte Schreibtische erhöhen das Risiko, Keime und Krankheiten zu verbreiten, wenn keine angemessenen Reinigungsprotokolle eingehalten werden.
Sicherheitsrisiken: Hot Desking kann Sicherheitsrisiken bergen, wenn vertrauliche Informationen auf gemeinsam genutzten Schreibtischen offen liegen oder unbefugte Personen Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten.
Umgang mit persönlichen Gegenständen: Früher kam man zur Arbeit, schloss seine persönlichen Sachen im eigenen Schreibtisch ein und ging seinem Tagwerk nach. Mit Hot Desking ist das meist nicht möglich, sodass Sie eventuell Schließfächer oder ein anderes Aufbewahrungssystem anbieten sollten.
Potenzial für Ablenkungen: Arbeiten in offenen und geteilten Bereichen kann zu mehr Ablenkungen führen und Konzentration sowie Fokus beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass es buchbare Ruhezonen gibt, um diese Sorgen zu mindern.

Wie Sie Hot Desking in Ihrem Unternehmen einführen

Die Umstellung auf ein Hot-Desking-Modell erfordert sorgfältige Büroflächenplanung und Kommunikation. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten:

Bewerten und analysieren Sie die aktuelle Nutzung Ihrer Büroräume, um Bereiche zu identifizieren, in denen Hot Desking umgesetzt werden kann.
Schulen und unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden darin, wie sie sich in der neuen Arbeitsplatzstruktur zurechtfinden und die vorhandenen Bürotechnologien nutzen können.
Kommunizieren Sie die Gründe für die Veränderung und die Vorteile, die Mitarbeitende durch Hot Desking erwarten können.
Erwägen Sie den Einsatz neuer Büro-Technologien, wie ein Buchungssystem für Hot Desks oder Büroverwaltungssoftware, damit Mitarbeitende Verfügbarkeiten überprüfen und Arbeitsplätze im Voraus reservieren können. Diese Systeme bieten oft eine mobile App mit Sitzplänen in Echtzeit, sodass Mitarbeitende Plätze finden können und die Auslastung der Arbeitsplätze hoch bleibt.
Holen Sie regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden ein und nehmen Sie Anpassungen vor, um aufkommende Probleme oder Herausforderungen zu lösen.

Herausforderungen bei der Einführung von Hot Desking meistern

Die Einführung von Hot Desking kann gewisse Herausforderungen mit sich bringen, aber mit sorgfältiger Planung und gezielten Lösungen lassen sie sich effektiv bewältigen. Einige Beispiele sind:

Widerstand gegen Veränderungen

Mitarbeitende könnten der Umstellung anfangs skeptisch gegenüberstehen, weil sie befürchten, ihren persönlichen Arbeitsplatz zu verlieren. Regelmäßige Kommunikation, Schulungen und ein offener Umgang mit ihren Bedenken können helfen, diesen Widerstand abzubauen. Ein Erklären der Vorteile, wie mehr Flexibilität und Zusammenarbeit, erleichtert zudem den Übergang.

Darüber hinaus sorgt die Möglichkeit zur Personalisierung, etwa durch Schließfächer für persönliche Gegenstände, dafür, dass sich Mitarbeitende im neuen Umfeld wohler fühlen.

Fairness und Verfügbarkeit sicherstellen

Klare Richtlinien und Regeln sorgen für eine faire Vergabe der Arbeitsplätze und verhindern, dass Mitarbeitende bevorzugte Bereiche dauerhaft belegen.

Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze kann die Verfügbarkeit verwalten, indem Mitarbeitende Tische im Voraus reservieren können und unnötiger Ärger beim Kampf um Plätze vermieden wird.

Solche Systeme bieten häufig Echtzeit-Updates zu verfügbaren Arbeitsplätzen und machen den Prozess transparenter und effizienter, wodurch viele Beschwerden bei HR oder Service-Tickets wegfallen.

Lärmniveau überwachen und steuern

Offene Büroumgebungen können zu erhöhtem Lärmpegel führen, was Mitarbeitende ablenkt und sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Speziell ausgewiesene Ruhezonen, schallisolierte Kabinen oder noise-cancelling Kopfhörer können helfen, die Konzentration der Mitarbeitenden zu fördern.

Auch klare Benimmregeln für das Lärmniveau in Gemeinschaftsbereichen tragen dazu bei, ein Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und ruhigem Arbeiten aufrechtzuerhalten.

Erfolgsmessung

Eines der wichtigsten Werkzeuge zur Überwindung der Herausforderungen beim Hot Desking ist die Datenanalyse, die dazu beitragen kann, die Bürolayouts zu optimieren und sicherzustellen, dass Schreibtische effizient genutzt werden. Kennzahlen wie Anwesendheitsdaten, Flächennutzung und Belegungsraten liefern wertvolle Einblicke darüber, wie häufig Schreibtische genutzt werden, welche Bereiche am beliebtesten sind und wie gut der Raum den Bedürfnissen der Belegschaft dient.

Anwesendheitsdaten: Diese Daten erfassen, wann Mitarbeiter physisch im Büro sind. So können Unternehmen Stoßzeiten identifizieren und datenbasierte Entscheidungen über die Verfügbarkeit von Schreibtischen und den Bedarf an Kapazitäten treffen.
Flächennutzung: Durch die Messung, wie oft Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche genutzt werden, können Unternehmen ihr Layout optimieren. Unbenutzte Flächen lassen sich reduzieren, und Ressourcen können dorthin umgelenkt werden, wo die Nachfrage höher ist.
Belegung: Die Überwachung der Belegungslevels trägt dazu bei, das Gleichgewicht in geteilten Räumen aufrechtzuerhalten, sodass kein Bereich überfüllt ist, während andere ungenutzt bleiben. Diese Erkenntnisse können z. B. Entscheidungen darüber beeinflussen, wo Ruhezonen oder kollaborative Arbeitsbereiche eingerichtet werden sollten, basierend auf tatsächlichen Bewegungsmustern und der Nutzung der Schreibtische durch die Mitarbeiter.

Richtlinien für eine gute Hot-Desking-Etikette

Um eine harmonische und produktive Hot-Desking-Umgebung zu gewährleisten, liegt es an Ihnen als Personalverantwortlicher, klare Etikette-Richtlinien aufzustellen.

Diese Richtlinien helfen dabei, Respekt zu fördern und einen effizienten, angenehmen Arbeitsplatz für alle zu schaffen. Zentrale Etikette-Grundsätze beinhalten:

Respektieren von persönlichem Raum und Eigentum: Auch wenn die Schreibtische geteilt werden, ist es wichtig, den persönlichen Raum der Kollegen zu respektieren. Vermeiden Sie es, andere Arbeitsplätze zu beanspruchen oder persönliche Gegenstände ohne Erlaubnis zu benutzen.
Nach Gebrauch aufräumen: Hinterlassen Sie den Arbeitsplatz immer ordentlich und bereit für den nächsten Nutzer. Wischen Sie Oberflächen ab, stellen Sie gemeinschaftlich genutzte Geräte an ihren Platz zurück und entfernen Sie jeglichen persönlichen oder arbeitsbezogenen Krimskrams. Ein sauberer Schreibtisch sorgt für ein angenehmeres Erlebnis für den nächsten Nutzer und fördert die allgemeine Hygiene am Arbeitsplatz.
Angemessenes Geräuschniveau bewahren: Seien Sie achtsam beim Lärmpegel, insbesondere in offenen Büros. Halten Sie Gespräche leise, verwenden Sie Kopfhörer für Audioinhalte und gehen Sie für Telefonate oder Gruppenbesprechungen in ausgewiesene Bereiche. Das hilft, eine konzentrierte und ruhige Umgebung für alle zu erhalten.
Rücksicht auf die Vorlieben und Bedürfnisse anderer nehmen: Hot Desking erfordert Rücksichtnahme auf Kollegen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen. Respektieren Sie den Wunsch nach Ruhe und berücksichtigen Sie Teammitglieder, die spezielle Werkzeuge oder Setups für ihre Aufgaben benötigen.
Tipps zur Personalisierung des Arbeitsplatzes: Zwar schränkt Hot Desking die langfristige Personalisierung ein, aber Mitarbeiter können dennoch für den Tag eine persönliche Note an ihren Arbeitsbereich bringen. Ermutigen Sie Mitarbeitende, kleine Gegenstände wie eine Lieblingstasse, ein Notizbuch oder sogar eine kleine Pflanze mitzubringen, um ein Gefühl von Vertrautheit zu schaffen.
Gemeinschaftsflächen optimal nutzen: Geteilte Pinnwände eignen sich hervorragend, damit Teammitglieder inspirierende Zitate, Neuigkeiten oder lustige Fotos posten können – so wird das Büro persönlicher und einladender gestaltet.

Büros der Zukunft gestalten

Der Wechsel zu Remote- und Hybrid-Arbeit hat viele Organisationen dazu bewogen, Büroflächen zu verkleinern und ihre smarten Arbeitsumgebungen neu zu gestalten. Ziel ist es, die Raumressourcen besser zu nutzen und mehr Zusammenarbeit zu fördern, indem verschiedene Tätigkeiten gezielter ermöglicht werden.

Hot Desking wird weiterhin eine wichtige Rolle dabei spielen, die Nutzung von Büroräumen zu optimieren und eine Kultur von Flexibilität und Teamarbeit zu fördern.

Wenn Sie noch nicht auf der Suche nach einer Lösung für Flächenmanagement sind, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, damit zu beginnen. Diese Tools ermöglichen es Ihrer Belegschaft, das hybride Arbeitsmodell umzusetzen, das sich 71 % der US-Arbeitgeber bei der Einführung erhofft haben.

Szenarioplanungsfunktionen erlauben es Organisationen außerdem, mit unterschiedlichen Arbeitsplatzlayouts zu experimentieren, sodass Bürodesigns anpassungsfähig bleiben und sich an die sich wandelnden Arbeitsmuster anpassen können.

Das Büro der Zukunft ist auf solche Technologien angewiesen, um Effizienz aufrechtzuerhalten und die Anforderungen einer dynamischen Belegschaft zu erfüllen.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Podcast zu Dynamische Büroflächen für die moderne Belegschaft.

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