Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Mit dem Anstieg der Remote-Arbeit ist auch die Nutzung von Mitarbeiterüberwachungstools gestiegen.
Mitarbeiterüberwachung soll ein Gefühl der Kontrolle über Mitglieder einer Unternehmensorganisation vermitteln, indem Daten gesammelt werden.
Unternehmen können eine Lösung zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen, um Produktivität, Effizienz oder Mitarbeiterengagement zu verbessern. Dennoch sollte dabei die Bedeutung von Vertrauen nicht außer Acht gelassen werden.
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Fortschrittliche Organisationen verstehen, dass Vertrauen in jedem Aspekt der Unternehmenskultur verankert sein muss.
Sie nutzen Mitarbeiterüberwachung sorgfältig in Kombination mit einer transparenten Unternehmenspolitik und ehrlichen Erwartungen im Austausch mit den Beschäftigten.
Ich arbeite seit über 20 Jahren im IT-Bereich und habe sowohl Überwachung als auch Unternehmenskulturen mit hohem Vertrauen erlebt.
Dieser Artikel beschreibt die am häufigsten verwendeten Methoden der Mitarbeiterüberwachung und zeigt Ihnen eine unternehmerische Denkweise, wie sie effektiv eingesetzt werden kann, um Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterbindung zu steigern.
Er basiert auf meinen Erfahrungen sowohl als Mitarbeiter als auch als Teamleiter in beiden Szenarien.
Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Mitarbeiterüberwachung kann jeglicher Prozess sein, der sich auf die Erhebung von Informationen über die Aktivitäten von Mitarbeitern bezieht.
Aktivitäten können alles umfassen, was der oder die Mitarbeitende tut. Zum Beispiel:
- Internetverkehr (besuchte Webseiten, Aktivitäten in sozialen Netzwerken)
- Geolokalisierung (GPS-Positionsdaten)
- Gesundheitsdaten (medizinische Untersuchungen, Fitness-Tracker)
- App-Nutzung (welche Anwendungen genutzt werden und wie lange)
Welche Arten der Mitarbeiterüberwachung gibt es?
Auch wenn die Technik eine Büchse der Pandora voller Möglichkeiten und Preiskategorien eröffnet hat, beruhen alle Methoden auf drei Grundelementen:
1 - Überwachen (meist mit Echtzeitüberwachung und Integrationen in Drittanbieter-Software)
2 - Berichten (inklusive Push- und E-Mail-Benachrichtigungen oder angepasster Berichte)
3 - Eine Unterbrechung der beiden vorangehenden Schritte ist nicht zulässig.
Internetüberwachung (Webseiten, E-Mail-Überwachung und soziale Medien)
Das Internet ist derzeit der Hauptfokus der Mitarbeiterüberwachung. Berichte können alles umfassen, von Browserverlauf bis zu Zeiterfassungstabellen, die zeigen, wie viel Zeit in sozialen Netzwerken verbracht wurde.
E-Mails werden langsam zum altmodischen Kommunikationsmittel, da sie im Vergleich zu neuen Tools wenig produktiv und effizient sind.
Sie werden jedoch immer noch verwendet und daher in vielen Unternehmen kontrolliert. Die aus Mitarbeiter-E-Mails erhobenen Daten umfassen in der Regel den Nachrichtentext, Betreff und Empfänger der Mails.
Überwachung des Betriebssystems
Die meisten Mitarbeiterüberwachungsprogramme erfassen Computeraktivitäten der Beschäftigten, einschließlich der verwendeten Programme und der Nutzungsdauer. Auch Zeiten, in denen der Rechner nicht benutzt wird, werden häufig aufgezeichnet.
Einige Überwachungsprogramme können zudem Zeitraffer erstellen, indem sie Bilder über die Webcam aufnehmen oder automatisch Screenshots machen.
Computerüberwachung durch Keylogger
Keylogging oder Tastenprotokollierung ist eine Methode, bei der alles, was ein Nutzer tippt, registriert und teilweise auch Screenshots vom Bildschirm gemacht werden können.
Diese Methode birgt erhebliche Risiken für die Privatsphäre der Mitarbeitenden und Datenlecks. Da heutzutage fast alle Monitoring-Lösungen online betrieben werden, geraten mit dieser Methode oft alles von Kreditkartennummern bis zu Geschäftsgeheimnissen in Netzwerke, wo sie aufgezeichnet und übermittelt werden.
Überwachung von Telefon- und Chat-Kommunikation
Manche Überwachungssoftware ermöglicht die Aufzeichnung von Telefonaten und die Überwachung von Sofortnachrichten während der Arbeitszeit zur späteren Auswertung.
Standortverfolgung
Mit GPS-Tracking können Unternehmen Fahrzeuge, Laptops und mobile Geräte während des Arbeitstags der Mitarbeitenden verfolgen.
Videoüberwachung
Viele Unternehmen setzen Videoaufnahmen zur Überwachung der Anwesenheit und des Verhaltens der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit ein.
Vorteile der Mitarbeiterüberwachung in einer vertrauensbasierten Umgebung
Es gibt mehrere zentrale Vorteile von Mitarbeiterüberwachungssoftware:
- Sie können die gesammelten Daten nutzen, um Mitarbeitenden zu helfen, die Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit zu erledigen, und um zu entscheiden, welche Art von Schulung in den einzelnen Teams gefragt ist.
- Es ist zudem eine ausgezeichnete Gelegenheit, Feedback zu geben und darüber zu sprechen, wie die einzelnen Mitarbeitenden ihre Kompetenzen stärken und ihre Karriere planen können, um diese bestmöglich einzusetzen.
- Sie können die Berichte auch nutzen, um realistischere Ziele und Erwartungen für Teams zu setzen und sie dabei zu unterstützen, sich Schritt für Schritt zu verbessern.
- Offene Diskussionen über die Daten zeigen, dass Ihnen das Team am Herzen liegt und steigern das Engagement sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Zu berücksichtigende Aspekte bei der Einführung von Mitarbeiterüberwachung
Die unten aufgeführten Risiken im Zusammenhang mit der Mitarbeiterüberwachung müssen durch eine klug formulierte Überwachungsrichtlinie gemindert werden.
Datenschutz
Ein System zur Überwachung von Mitarbeitenden bringt mehrere Datenschutzbedenken mit sich.
Es besteht ein hohes Risiko, dass Unternehmens- oder Personaldaten durch einen Cybersecurity-Vorfall oder Schadsoftware wie einen Trojaner oder Computervirus offengelegt werden.
Leider kann keine Lösung garantieren, dass die gesammelten Daten zu 100 % sicher sind.
Mitarbeitendenbeteiligung
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden nicht vertrauen, warum sollten sie Ihnen vertrauen?
Und warum sollten sie sich für ihre Arbeit einsetzen, wenn sie dem Unternehmen, für das sie arbeiten, nicht vertrauen?
Daher ist es entscheidend, das Thema mit den Mitarbeitenden sensibel zu behandeln, um die Mitarbeitendenmoral nicht negativ zu beeinflussen.
Steigerung des Stresses
Manche Menschen neigen dazu, ihre Einfluss- und Kontrollmöglichkeiten über andere auszuüben, wenn sie dazu autorisiert werden.
Wenn ihnen Mitarbeiterüberwachungswerkzeuge und andere HR-Apps zur Verfügung stehen, können sie viel leichter missbräuchlich gegenüber Mitarbeitenden werden.
Außerdem, wenn Menschen wissen, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, sie überwacht, steigt ihr Stresslevel und das Risiko eines Burnouts nimmt zu.
Rechtliche Fragen
Laut der Society for Human Resource Management (SHRM), die sich für bessere Arbeitsplätze einsetzt, sollten Sie rechtlichen Rat einholen, bevor Sie ein Überwachungsprogramm am Arbeitsplatz einrichten.
In den USA zum Beispiel müssen Sie sowohl bundes- als auch einzelstaatliche Gesetze einhalten, wobei jeder Fall unterschiedlich ist.
Sie müssen zur Überwachung von Telefongesprächen auch das Electronic Communications Privacy Act (ECPA) beachten.
In der EU gibt es das Recht auf Privatsphäre am Arbeitsplatz. Arbeitgeber müssen die Einwilligung der Mitarbeitenden einholen, wenn sie personenbezogene Daten erfassen, und sie müssen offenlegen, wie und warum sie diese erfassen.
Sie müssen auch spezifische Datenschutzgesetze einhalten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt strenge Anforderungen an die Speicherung und Übermittlung sensibler Informationen.
Hier einige Überlegungen:
- Welche Methoden darf ich zur Überwachung von Aktivitäten einsetzen?
- Wann darf ich überwachen und an welchem Ort?
- Muss ich die Zustimmung der Mitarbeitenden einholen oder reicht es, sie zu informieren?
Wie Führungskräfte Mitarbeitendenüberwachung im Team kommunizieren sollten
Es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen und mithilfe folgender Fragen über die wahren Beweggründe nachzudenken, die zu diesem Gedankengang führen.
- Welche Ausreden finde ich, um diese Person zu mikromanagen? Denke ich etwa, dass ich die einzige Person bin, die diese Aufgabe erledigen kann?
- Warum kann ich das große Ganze nicht sehen? Als Führungskraft ist es wichtig, Details dem Team zu überlassen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- Wie kann ich diese Person beim Fortschritt unterstützen? Wann haben sie zuletzt darüber berichtet? Gab es in der Vergangenheit Ereignisse, die Zweifel an ihren Fähigkeiten oder am Vertrauensverhältnis aufkommen lassen?
- Wie kann ich Aktivitätstracking-Software positiv einsetzen? Halte ich Anwesenheit für wichtiger als Leistung? Wie würde ich mich als Angestellter fühlen, wenn mein Unternehmen sich entschließen würde, meine Aktivitäten zu überwachen? Welche Methoden würde ich einsetzen und welche ablehnen?
Effiziente HR-Fallmanagementplattformen stellen sicher, dass die Anliegen der Mitarbeitenden bezüglich Überwachungspraktiken fair und transparent behandelt werden.
Die perfekte unternehmerische Denkweise für den Einsatz von Mitarbeiterüberwachung
Wenn Sie herausragende Ergebnisse durch den Einsatz von Mitarbeiterüberwachung sehen möchten, investieren Sie Ihre Ressourcen in den Aufbau einer Unternehmenskultur mit hohem Vertrauen, in der sich die Mitarbeitenden:
- Als Fachkräfte respektiert fühlen
- Führungspersönlichkeiten und keine Chefs haben
- Die Unternehmenskultur als grundsätzlich fair empfinden
- Clever ausgearbeitete Überwachungsrichtlinien vorhanden sind.
Wie man ein Umfeld mit hohem Vertrauen schafft
Seit mehr als 30 Jahren untersucht Great Place to Work den Zusammenhang zwischen einer Vertrauenskultur und dem Gesamterfolg eines Unternehmens.
Im Jahr 2016 veröffentlichten sie die Studie „The Business Case for a High-Trust Culture“ und kamen dabei zu einer wichtigen Erkenntnis:
Unternehmen mit vertrauensbasierten Kulturen sind an den Aktienmärkten erfolgreicher, haben eine wesentlich niedrigere Fluktuation, sind kreativer und die Mitarbeitenden engagierter und produktiver. Zudem zeigen sie höhere Kundenzufriedenheit.
Außerdem hat laut GPW kein einziges Unternehmen ohne eine Vertrauenskultur je die Liste „The Fortune 100 Best Companies to Work For“ erreicht.
Im Jahr 2020 fand eine Studie der London School of Economics (LSE) heraus, dass „Führungskräfte und Manager zunehmend lernen müssen, dass Vertrauen zentral für die Leistung, Bindung, das Engagement und die Bindung produktiver Mitarbeitender ist.“
Doist, ein Unternehmen für Produktivitätssoftware, das die Zukunft der Arbeit neu definiert, hat einen interessanten Ansatz zur Bewältigung dieser Herausforderung.
Sie beginnen damit, die richtigen Menschen einzustellen, indem sie nach leicht erkennbaren Eigenschaften suchen, die eine hohe Vertrauenswürdigkeit vermuten lassen.
Sie werden keine Stellenausschreibungen mit unrealistischen Anforderungen sehen, wie z. B. Multitasking und Verfügbarkeit rund um die Uhr.
Der Auswahlprozess ist so transparent wie möglich gestaltet, mit häufigem Feedback sowohl vonseiten der Bewerber als auch des Unternehmens.
Nachdem die Entscheidung zur Einstellung gefallen ist, wird vom ersten Tag an Vertrauen aufgebaut, durch einen strukturierten Onboarding-Prozess, der Folgendes beinhaltet:
- Es wird ein Teammitglied eingeladen, Mentor für den neuen Mitarbeitenden zu werden. Außerdem stellt man sicher, dass dieses in den ersten Wochen regelmäßig Zeit einplant, um Fragen zu beantworten.
- Häufige und stets ehrliche Kommunikation beim Geben von Feedback.
- Neuen Mitarbeitenden von Anfang an echte Möglichkeiten geben, zum Unternehmen beizutragen.
- Klare Erwartungen an die Arbeitsergebnisse und die Leistungskriterien kommunizieren, nach denen ihre Arbeit beurteilt wird.
- Gelegenheiten für informelle Gespräche schaffen, damit neue Mitarbeitende sich mit Kolleginnen und Kollegen austauschen und kennenlernen können.
Nach einigen Wochen wird das Vertrauen weiter gestärkt, indem die neuen Teammitglieder eigenständig arbeiten dürfen.
Eine wichtige Erkenntnis daraus ist, dass Führungskräfte lernen müssen, Aufgaben abzugeben, um Vertrauen aufzubauen, und ihr Bedürfnis nach Mikromanagement gegen Führungsqualitäten einzutauschen.
Das ist keine leichte Aufgabe, aber sie zahlt sich durch ein überraschendes Ergebnis aus:
Mitarbeitende reagieren auf diese Denkweise automatisch mit höherer Produktivität, Verantwortungsgefühl und Motivation.
Abschließende Gedanken
Sie sollten Mitarbeiterüberwachung in einem Umfeld mit hohem Vertrauen einsetzen, um die positive Wirkung auf Mitarbeiterleistung, Effizienz und Engagement zu verstärken.
Denken Sie daran: Der Kernpunkt ist, eine vertrauensvolle Unternehmenskultur aufzubauen.
Stellen Sie die richtigen Menschen ein, etablieren Sie einen durchdachten Onboarding-Prozess und geben Sie den Mitarbeitenden die Autonomie, die zum erfolgreichen Arbeiten notwendig ist.
Entscheidend ist, dass Führungskräfte darauf achten, Hindernisse im Arbeitsablauf zu beseitigen und gleichzeitig die Mitarbeitenden stärker einzubinden und zu motivieren. Mitarbeiterüberwachung kann ein hervorragendes Mittel sein, um dieses Ziel zu unterstützen.
Sobald Sie eine Vertrauenskultur aufgebaut und die richtigen Tools im Einsatz haben, wird sich auch der Unternehmenserfolg einstellen.
Wenn Sie Unterstützung brauchen, lesen Sie unsere Auswahl der besten Mitarbeiterüberwachungssoftwares auf dem aktuellen Markt.
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