Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Mit dem Anstieg der Fernarbeit ist auch die Verbreitung von Mitarbeiterüberwachungstools gestiegen.
Mitarbeiterüberwachung zielt darauf ab, durch das Sammeln von Daten ein Gefühl der Kontrolle über Mitglieder einer Unternehmensorganisation zu schaffen. Unternehmen können eine Lösung zur Mitarbeiterüberwachung nutzen, um Produktivität, Effizienz oder Mitarbeiterengagement zu steigern. Dabei sollten sie jedoch die Bedeutung von Vertrauen nicht unterschätzen.
Ich arbeite seit mehr als 20 Jahren in der IT-Branche und habe sowohl sehr überwachende als auch sehr vertrauensvolle Unternehmenskulturen erlebt. Dieser Artikel beschreibt die am häufigsten eingesetzten Methoden der Mitarbeiterüberwachung und zeigt Ihnen eine unternehmerische Denkweise auf, um diese effektiv zur Steigerung der Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterbindung einzusetzen.
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Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Mitarbeiterüberwachung kann jeder Prozess sein, der sich mit dem Sammeln von Informationen über die Aktivitäten von Mitarbeitern befasst.
Unter Aktivitäten versteht man alles, was ein Mitarbeiter tut. Zum Beispiel:
- Internetverkehr (besuchte Webseiten, Aktivitäten in sozialen Netzwerken)
- Geolokalisierung (GPS-Positionsdaten)
- Gesundheitsdaten (medizinische Untersuchungen, Fitness-Tracker-Geräte)
- App-Nutzung (welche Apps der Mitarbeiter verwendet und wie lange)
Welche Arten von Mitarbeiterüberwachung gibt es?
Obwohl die Technologie zahlreiche Optionen und Preiskategorien eröffnet hat, verfügen alle Methoden über drei grundlegende Elemente:
1 - Überwachen (meist mit Echtzeitüberwachung und Integrationen in Software von Drittanbietern)
2 - Berichten (einschließlich Push- und E-Mail-Benachrichtigungen oder individuell anpassbarer Berichte)
3 - Keine Unterbrechung der vorherigen beiden Schritte zulassen.
Internetüberwachung (Webseiten, E-Mail-Überwachung und soziale Medien)
Das Internet steht derzeit im Mittelpunkt der Mitarbeiterüberwachung. Berichte können alles vom Browserverlauf bis zu Arbeitszeittabellen enthalten, die zeigen, wie viel Zeit in sozialen Medien verbracht wird.
E-Mails werden langsam zu einem altmodischen Kommunikationsmittel, da sie im Vergleich zu moderneren Kommunikationstools als unproduktiv und ineffizient gelten.
Trotzdem werden sie weiterhin genutzt, und viele Organisationen verlassen sich auf E-Mail-Überwachungssoftware, um diese zu kontrollieren. Die über E-Mails der Mitarbeitenden gesammelten Daten umfassen in der Regel Nachrichteninhalt, Betreff und Empfänger.
Überwachung des Betriebssystems
Die meisten Mitarbeiterüberwachungssoftwares erfassen Computeraktivitäten des Mitarbeitenden, einschließlich welcher Programme ausgeführt werden und wie lange. Auch die Leerlaufzeit des Computers wird häufig aufgezeichnet.
Einige Tracking-Programme können auch Zeitraffervideos mit Webcam-Aufnahmen erstellen oder automatisch Screenshots machen.
Computerüberwachung mittels Keyloggern
Keylogging oder Tastenprotokollierung ist eine Methode, bei der alles, was ein Nutzer eingibt, protokolliert wird; zudem können auch Bildschirmaufnahmen angefertigt werden.
Mit dieser Methode gehen erhebliche Risiken hinsichtlich des Datenschutzes und möglicher Datenpannen einher. Da heutzutage fast alle Überwachungssoftwares online gehostet werden, können von Kreditkartennummern bis zu Geschäftsgeheimnissen alle eingegebenen Daten über Netzwerke übertragen und aufgezeichnet werden.
Überwachung von Telefonaten und Chats
Bestimmte Überwachungsprogramme ermöglichen es, Telefongespräche aufzuzeichnen und Chat-Nachrichten während der Arbeitszeit zu überwachen, um diese Daten später analysieren zu können.
Standortverfolgung
Unternehmen können GPS-Tracking einsetzen, um Fahrzeuge zu orten sowie Laptops und mobile Geräte während der Arbeitszeit nachzuverfolgen.
Videoüberwachung
Zahlreiche Unternehmen binden Videokamerabilder ein, um die Anwesenheit und das Verhalten der Mitarbeitenden während ihrer Arbeitszeit zu überwachen.
Vorteile der Mitarbeiterüberwachung in einem vertrauensvollen Arbeitsumfeld
Es gibt mehrere entscheidende Vorteile von Mitarbeiterüberwachungssoftware:
- Sie können die gesammelten Daten nutzen, um Mitarbeitende zu unterstützen, die Schwierigkeiten bei der Arbeit haben, und um herauszufinden, welche Art von Schulung in den einzelnen Teams gefragt ist.
- Es ist auch eine hervorragende Gelegenheit, Feedback zu geben und darüber zu sprechen, wie jede Person ihre Kompetenzen stärken und ihre Karriere so planen kann, dass sie das Beste daraus macht.
- Sie können die Berichte zudem verwenden, um realistischere Ziele und Erwartungen für Teams zu setzen und ihnen so helfen, sich durch das Erreichen einzelner Meilensteine schrittweise zu verbessern.
- Offene Diskussionen über die Daten zu führen zeigt, dass Ihnen das Team wichtig ist, und steigert das Engagement sowie die Zufriedenheit des Teams.
Überlegungen bei der Einführung von Mitarbeitendenüberwachung
Die unten aufgeführten Risiken im Zusammenhang mit der Überwachung von Mitarbeitenden müssen durch eine klug formulierte Überwachungsrichtlinie verringert werden.
Datenschutz
Das Einführen eines Systems zur Mitarbeitendenüberwachung birgt diverse datenschutzrechtliche Bedenken.
Es besteht ein hohes Risiko, dass Firmen- oder persönliche Daten durch Vorfälle im Bereich der Cybersicherheit oder durch Schadsoftware wie Trojaner oder Computerviren offengelegt werden.
Leider kann keine Lösung garantieren, dass die gesammelten Daten zu 100 % sicher sind.
Mitarbeitendenengagement
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden nicht vertrauen, warum sollten sie Ihnen dann vertrauen?
Und warum sollten sie sich für ihre Arbeit interessieren, wenn sie dem Unternehmen, für das sie arbeiten, nicht vertrauen?
Daher ist es entscheidend, wie Sie das Thema gegenüber Ihren Mitarbeitenden ansprechen, um die Mitarbeitendenmoral nicht negativ zu beeinflussen.
Anstieg des Stresses
Manche Menschen neigen, wenn sie Autorität erhalten, dazu, ihren Einfluss und ihre Kontrolle über andere auf natürliche Weise auszuspielen.
Wenn sie Werkzeuge zur Mitarbeitendenüberwachung und andere HR-Apps zur Verfügung haben, wird es für sie viel einfacher, sich missbräuchlich gegenüber Mitarbeitenden zu verhalten.
Außerdem steigt das Stresslevel, wenn die Mitarbeitenden wissen, dass das Unternehmen sie überwacht, und das Risiko eines Burnouts nimmt zu.
Rechtliche Aspekte
Laut der Society for Human Resource Management (SHRM), die sich für bessere Arbeitsplätze einsetzt, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen, bevor Sie ein Überwachungsprogramm am Arbeitsplatz einführen.
In den USA müssen Sie beispielsweise sowohl Bundes- als auch einzelstaatliche Gesetze einhalten, wobei jeder Fall unterschiedlich ist.
Sie müssen zudem das Electronic Communications Privacy Act (ECPA) beachten, wenn Sie Telefonate überwachen möchten.
In der EU gibt es das Recht auf Datenschutz am Arbeitsplatz. Arbeitgebende müssen die Mitarbeitenden um Zustimmung zur Erhebung persönlicher Daten bitten und offenlegen, wie und warum diese erhoben werden.
Auch müssen spezifische Datenschutzgesetze eingehalten werden. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt strenge Vorgaben für die Speicherung und Übermittlung sensibler Daten auf.
Hier einige Punkte, über die Sie nachdenken sollten:
- Welche Methoden darf ich zur Überwachung der Aktivitäten verwenden?
- Wann darf ich überwachen und an welchem Standort?
- Muss ich die Mitarbeitenden um Zustimmung bitten oder reicht eine Information?
Wie Sie als Führungskraft das Thema Mitarbeitendenüberwachung im Team ansprechen
Es ist wichtig, sich zunächst persönlich mit den tatsächlichen Gründen auseinanderzusetzen, die zu dieser Haltung führen. Dazu können Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Ausreden erfinde ich, um das Micromanagement eines Mitarbeitenden zu rechtfertigen? Denke ich zum Beispiel, dass nur ich diese Aufgabe erledigen kann?
- Warum fällt es mir schwer, das große Ganze zu sehen? Für eine Führungskraft ist es entscheidend, die Details dem Team zu überlassen und sich auf das große Ganze zu konzentrieren.
- Wie kann ich diesen Mitarbeitenden in seiner Weiterentwicklung unterstützen? Wann hat er oder sie zuletzt darüber berichtet? Gibt es vergangene Ereignisse, die mich an seinen oder ihren Fähigkeiten zweifeln lassen oder zu Vertrauensproblemen führen?
- Wie kann ich Software zur Aktivitätenverfolgung positiv nutzen? Denke ich, dass Anwesenheit wichtiger ist als Leistung? Wie würde ich mich als Mitarbeitende(r) fühlen, wenn mein Unternehmen beschließt, mein Verhalten zu überwachen? Welche Methoden würde ich in Erwägung ziehen und welche würde ich ausschließen?
Effektive HR-Fallmanagement-Plattformen sorgen dafür, dass Anliegen der Mitarbeitenden bezüglich Überwachungspraktiken fair und transparent behandelt werden.
Die perfekte Unternehmenseinstellung für Mitarbeiterüberwachung
Wenn Sie beim Einsatz von Mitarbeiterüberwachung herausragende Ergebnisse sehen möchten, investieren Sie Ihre Ressourcen in den Aufbau einer Unternehmenskultur mit hohem Vertrauen, in der Mitarbeitende sich:
- Als Fachkräfte respektiert fühlen
- Führungspersönlichkeiten statt Chefs haben
- Die Unternehmenskultur grundsätzlich gerecht ist
- Es durchdachte, klar formulierte Überwachungsrichtlinien gibt.
Wie man eine Vertrauenskultur aufbaut
Seit mehr als 30 Jahren untersucht Great Place to Work den Zusammenhang zwischen einer vertrauensvollen Unternehmenskultur und dem Gesamterfolg eines Unternehmens.
2016 veröffentlichten sie "The Business Case for a High-Trust Culture", in dem ein entscheidender Befund enthalten ist:
Unternehmen mit einer vertrauensbasierten Kultur schneiden an der Börse besser ab, weisen eine viel geringere Fluktuation auf, sind kreativer, und die Mitarbeitenden sind engagierter und produktiver. Außerdem zeigen sie höhere Kundenzufriedenheit.
Laut GPW hat es zudem noch kein Unternehmen ohne starke Vertrauenskultur auf die Liste der „Fortune 100 Best Companies to Work For“ geschafft.
Im Jahr 2020 ergab eine Studie der London School of Economics (LSE), dass „Führungskräfte und Manager zunehmend verstehen müssen, dass Vertrauen zentral ist für die Leistung, das Engagement und das Bleiben produktiver Mitarbeitender“.
Doist, ein Unternehmen für Produktivitätssoftware, das die Zukunft der Arbeit neu definiert, hat einen interessanten Ansatz, mit dieser Herausforderung umzugehen.
Sie beginnen damit, die richtigen Mitarbeitenden einzustellen, indem sie nach leicht erkennbaren Eigenschaften suchen, die auf Vertrauenswürdigkeit hindeuten.
Sie werden keine Stellenausschreibungen mit unrealistischen Anforderungen wie Multitasking oder 24/7-Erreichbarkeit finden.
Der Auswahlprozess ist so transparent wie möglich gestaltet und beinhaltet häufiges Feedback sowohl seitens der Bewerber als auch des Unternehmens.
Nachdem die Entscheidung für eine Einstellung gefallen ist, wird ab dem ersten Tag Vertrauen aufgebaut – durch einen gezielten Onboarding-Prozess, der Folgendes beinhaltet:
- Ein Mitglied des Teams wird als Mentor für die neue Person eingeladen. Es wird sichergestellt, dass diese Person im ersten Monat Zeit in ihrem Kalender blockt, um für Fragen zur Verfügung zu stehen.
- Regelmäßige, ehrliche Kommunikation, insbesondere beim Geben von Feedback.
- Neuen Mitarbeitenden werden vom ersten Tag an echte Möglichkeiten gegeben, zum Unternehmen beizutragen.
- Klare Erwartungen an die Arbeitsergebnisse und die verwendeten Leistungskennzahlen werden kommuniziert.
- Es werden Gelegenheiten für informelle Gespräche geschaffen, damit sich neue Kolleginnen und Kollegen besser kennenlernen können.
Nach einigen Wochen wird das Vertrauen gestärkt, indem neuen Teammitgliedern Autonomie bei der Arbeit gewährt wird.
Eine Lektion daraus: Führungskräfte müssen lernen, Aufgaben richtig zu delegieren, um Vertrauen aufzubauen, und ihren Drang zum Mikromanagement durch Führungskompetenz ersetzen.
Keine einfache Aufgabe, aber die Mühe zahlt sich aus:
Mitarbeitende reagieren auf diese Einstellung automatisch mit höherer Produktivität, mehr Eigenverantwortung und Motivation.
Fazit
Sie sollten Mitarbeiterüberwachung in einem von Vertrauen geprägten Umfeld nutzen, um einen positiven Einfluss auf Leistung, Effizienz und Engagement zu erzielen.
Denken Sie daran: Das Wichtigste ist der Aufbau einer Unternehmenskultur mit Vertrauen.
Stellen Sie die passenden Mitarbeitenden ein, setzen Sie auf einen durchdachten Onboarding-Prozess und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die nötige Autonomie für ihre Arbeit.
Es ist entscheidend, dass Führung dafür sorgt, Hürden im Arbeitsablauf zu beseitigen und so Mitarbeitende zu mehr Engagement und Motivation führt. Mitarbeiterüberwachung kann dabei ein hervorragendes Werkzeug sein.
Wenn Sie eine Vertrauenskultur zusammen mit den richtigen Werkzeugen fest etabliert haben, wird sich auch der Unternehmenserfolg einstellen.
Zur Unterstützung finden Sie hier unsere Auswahl der besten Mitarbeiterüberwachungssoftware auf dem heutigen Markt.
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