Wie man ein Exit-Interview durchführt: Der Expertenleitfaden
Um ein Austrittsgespräch zu führen, stellen Sie durchdachte Fragen und schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre für ehrliches Feedback, damit Sie erfahren, warum jemand das Unternehmen verlässt, und Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes erkennen können. Ich habe unzählige Austrittsgespräche geführt und aus erster Hand erlebt, wie offene Gespräche zu wirklichen Veränderungen führen können. In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Ablauf eines Austrittsgesprächs und zeige Ihnen, wie Sie Feedback erfassen und nutzen, das Ihrem Team und Ihrer Organisation wirklich zugutekommt.
Was ist ein Austrittsgespräch?
Ein Austrittsgespräch ist ein Treffen zwischen einem ausscheidenden Teammitglied und jemandem aus der Personalabteilung (oder manchmal einer Führungskraft), um die Gründe für das Verlassen des Mitarbeiters zu verstehen.
Sie sind ein entscheidender Bestandteil Ihres gesamten Offboarding-Prozesses, denn die Aussagen liefern Ihnen wertvolle Einblicke in bestehende Probleme und helfen dabei, das Mitarbeitererlebnis für die verbleibenden Teammitglieder zu verbessern.
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Wenn zum Beispiel jemand geht, weil die Rolle nicht mit der Stellenbeschreibung übereinstimmt, gibt es offensichtlich eine Diskrepanz!
Gleichzeitig helfen Austrittsgespräche auch dem scheidenden Mitarbeiter, einen Abschluss für seinen Übergang zu finden. Es ist eine Gelegenheit für ihn, seine oft unausgesprochenen Gefühle und Bedenken ohne Angst vor Konsequenzen zu äußern.
Indem Sie ihn von dieser emotionalen Last befreien, verlässt er Ihr Unternehmen mit einem positiveren Eindruck, als wenn Sie ihn gar nicht um Feedback gebeten hätten.
Wer sollte ein Austrittsgespräch führen?
Wie Sie sich vorstellen können, ist die Durchführung eines Austrittsgesprächs eine sensible Angelegenheit. Es erfordert Feingefühl und emotionale Intelligenz, um eine bedeutungsvolle Verbindung zum scheidenden Mitarbeiter herzustellen.
Eine echte Verbindung wird Ihnen helfen, den größten Nutzen aus dem Austrittsgespräch zu ziehen.
Aus diesem Grund besteht die beste Praxis darin, dass ein festgelegter HR-Leiter oder ein anderes Mitglied der Personalabteilung das Gespräch führt. Im Idealfall jemand, zu dem der Mitarbeiter bereits eine neutrale Beziehung hat.
Um den Prozess der Datenerhebung der Austrittsgespräche zu standardisieren, sollte, wenn möglich, immer dieselbe HR-Fachkraft die Gespräche führen.
Falls Ihr Unternehmen keine Personalabteilung hat, kann ein Betriebsleiter oder eine andere unterstützende Person das Gespräch führen. Alternativ können Sie den Mitarbeiter bitten, den Fragebogen zum Austrittsgespräch eigenständig auszufüllen.
Der direkte Vorgesetzte des scheidenden Mitarbeiters sollte niemals an einem Austrittsgespräch teilnehmen oder darum gebeten werden.
Das würde die Situation für beide Beteiligten unangenehm machen und die Wirksamkeit des Gesprächs verringern.
Wer sollte an einem Austrittsgespräch teilnehmen?
Den meisten ausscheidenden Mitarbeitern sollte ein Austrittsgespräch angeboten werden, aber nicht jedem. Als Best Practice empfehle ich nicht, ein Gespräch mit einem gekündigten Mitarbeiter zu führen.
Auch wenn sie das Gefühl haben, wertvolles Feedback geben zu können, wird ihr Erlebnis unweigerlich durch die Tatsache beeinflusst, dass sie vom Unternehmen entlassen wurden. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit, konstruktives Feedback zu erhalten, deutlich geringer.
Ich empfehle jedoch, mit allen anderen ausscheidenden Mitarbeitern ein Austrittsgespräch zu führen. Selbst wenn Sie glauben, den Grund für den Austritt bereits zu kennen, erfahren Sie nur durch gezieltes Nachfragen, welche weiteren wertvollen Einblicke die Personen bieten können.
Einige HR-Manager sind der Meinung, dass mit Mitarbeitern im Ruhestand keine Austrittsgespräche geführt werden müssen – das sehe ich anders.
Nur weil jemand in den Ruhestand geht, ist seine Erfahrung mit Ihrem Unternehmen nicht weniger relevant.
Wie führt man ein effektives Austrittsgespräch?
Wie bereits angedeutet, besteht das Ziel darin, möglichst ehrliches Feedback zu erhalten, um das Mitarbeitererlebnis für die verbleibenden Teammitglieder zu verbessern.
Vor diesem Hintergrund stelle ich Ihnen im Folgenden meinen Schritt-für-Schritt-Prozess mit Empfehlungen vor, wie Sie das Gespräch so ergiebig wie möglich gestalten.
1. Bereiten Sie das Gespräch vor
Sobald ein Teammitglied offiziell gekündigt hat, sollte Ihre zuständige HR-Person oder Führungskraft Kontakt aufnehmen, um ein Austrittsgespräch zu vereinbaren.
Erklären Sie dem Mitarbeiter, was ihn während des Austrittsgesprächs erwartet. Informieren Sie ihn über Folgendes:
- Der Zweck des Gesprächs (d. h., herauszufinden, wie wir vermeiden können, weitere wertvolle Mitarbeitende wie sie zu verlieren)
- Wie lange das Gespräch dauern wird (1 bis 2 Stunden sind üblich)
- Wer Zugang zu ihrem Feedback hat (in der Regel nur Kernmitglieder Ihres HR-Teams und niemals der direkte Vorgesetzte der Mitarbeitenden)
- Wann das Feedback weitergegeben wird (es ist gute Praxis, das Feedback erst nach dem letzten Arbeitstag der Mitarbeitenden zu teilen, um ihnen ein gutes Gefühl zu geben)
- Senden Sie ihnen Ihre Liste der Exit-Interview-Fragen im Voraus (das hilft, sich mental auf das Gespräch vorzubereiten)
- Versichern Sie ihnen, dass alle Rückmeldungen streng vertraulich behandelt werden.
Sobald Sie sich auf ein Datum und eine Uhrzeit für das Gespräch geeinigt haben, reservieren Sie einen privaten Raum für das Gespräch.
Wenn möglich, buchen Sie einen Besprechungsraum in einem Bereich Ihres Büros mit wenig Publikumsverkehr, idealerweise ohne Fenster, die nach innen zeigen. Exit-Interviews können emotional werden, und Sie möchten keine Zuschauer, die durch die Glasscheibe hereinschauen.
Exit-Interview-Fragen: Ihre Vorlage entwickeln
Bevor Sie Ihr erstes Exit-Interview durchführen, empfehle ich, eine Liste der Fragen zu erstellen, die Sie stellen möchten.
Stellen Sie sicher, offene Fragen zu verwenden, da diese auf natürliche Weise die aufschlussreichsten Antworten liefern.
Zum Beispiel:
- Hatten Sie Mitarbeitergespräche? (eine geschlossene Frage – Sie erwarten ein Ja oder Nein)
- Wie haben Sie den Prozess der Mitarbeitergespräche erlebt? (offene Frage – auf diese Weise erhalten Sie deutlich mehr Feedback)
Wenn Ihre Fragen feststehen, machen Sie aus diesem Dokument eine Vorlage, die Sie dann Ihren Mitarbeitenden im Voraus schicken können, damit sie sich auf das Gespräch vorbereiten können.
Oder, falls ein persönliches Gespräch nicht möglich ist, kann die Vorlage auch eigenständig ausgefüllt werden.
Falls Sie noch neu im Exit-Interview-Prozess sind, brauchen Sie vielleicht etwas Unterstützung dabei, was Sie fragen sollten.
Hier finden Sie eine Liste mit aussagekräftigen Exit-Interview-Fragen (und eine Vorlage), die Ihnen dabei hilft, diesen Prozess in Ihren Mitarbeiteraustrittsprozess zu integrieren.
2. Führen Sie das Gespräch durch
Damit Sie ein wirkungsvolles Exit-Interview führen können, ist es wichtig, vor dem Einstieg in die Fragen einen passenden Gesprächsrahmen zu schaffen. Ich empfehle, die folgenden Punkte anzusprechen:
- Danken Sie ihnen, dass sie sich Zeit für das Gespräch nehmen.
- Erinnern Sie sie daran, dass Ihr Unternehmen Feedback schätzt
- Betonen Sie erneut, dass das Ziel des Gesprächs darin besteht, ihre persönlichen Erfahrungen im Unternehmen und die Gründe für ihren Austritt zu verstehen.
- Versichern Sie ihnen erneut, dass sämtliches Feedback vertraulich behandelt und nicht mit ihrem Vorgesetzten geteilt wird (nach meiner Erfahrung ist das das größte Anliegen).
Tiefer bohren mit der 5-Whys-Methode
Sobald das Exit-Interview begonnen hat, bleiben Sie bei den in Ihrer Vorlage festgelegten Fragen. So standardisieren Sie den Prozess und machen die Ergebnisse besser vergleichbar, als wenn Sie spontane Fragen stellen würden.
Haben Sie jedoch keine Scheu, nachzufragen, wenn eine überraschende Information geäußert wird.
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Ihnen mitteilt, dass sie oder er das Unternehmen verlässt, weil Diskriminierung empfunden wurde, schreiben Sie es nicht einfach auf und gehen zur nächsten Frage.
Bitten Sie darum, zu erläutern, warum sich die Person so gefühlt hat. Dies ist Ihre letzte Chance, ehrliches Feedback zu erhalten, scheuen Sie sich also nicht, tiefer nachzuhaken.
Manchmal halten scheidende Mitarbeitende sich beim Feedback zurück und Ihnen erscheint es, als kratzen Sie nur an der Oberfläche ihrer Probleme. In solchen Fällen kann eine hilfreiche Strategie die 5-Whys-Methode sein.
Stellen Sie eine initiale offene Frage und hören Sie zu, was gesagt wird. Paraphrasieren Sie daraufhin die Antwort und stellen Sie eine weitere Warum-Frage. So regen Sie automatisch dazu an, noch weiter zu reflektieren.
Sobald darauf eine Antwort kommt, wiederholen Sie den Prozess und fragen erneut „Warum?“, bis Sie den Zyklus fünfmal durchlaufen haben.
Beispiel:
F1: Warum haben Sie sich entschieden, das Unternehmen zu verlassen?
A1: Weil ich hier keine Entwicklungsmöglichkeiten habe.
F2: Warum haben Sie das Gefühl, dass Sie hier keine Entwicklungsmöglichkeiten haben?
A2: Weil ich seit 3 Jahren auf derselben Position bin.
F3: Warum denken Sie, dass Sie so lange auf derselben Position geblieben sind?
A3: Weil mein Vorgesetzter nicht denkt, dass ich mehr Verantwortung übernehmen kann.
F4: Warum glauben Sie, dass Ihr Vorgesetzter das denkt?
A4: Weil wir nie über meine beruflichen Ziele oder Ambitionen sprechen.
F5: Warum sprechen Sie nicht mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Ziele und Ambitionen?
A5: Weil sie sich nie Zeit für mich nehmen und es ihnen egal zu sein scheint. Ich hatte außerdem seit zwei Jahren kein Entwicklungsgespräch mehr.
Indem wir diese zusätzlichen Warum-Fragen gestellt haben, haben wir viel mehr Informationen herausgefunden. In diesem Fall sehen wir, dass der Grund für den Austritt des Mitarbeiters dreifach ist:
- Es gab einen generellen Mangel an Unterstützung und Feedback durch die Führungskraft.
- Ihre Ziele zur beruflichen Weiterentwicklung wurden nicht unterstützt oder anerkannt.
- Sie hatten seit zwei Jahren kein Entwicklungsgespräch mehr.
Wenn Sie einmal einem scheidenden Mitarbeitenden gegenübersitzen, der Ihnen nur sehr wenig Informationen gibt,
können Sie diese Technik verwenden, um ein wenig tiefer in die Antworten einzutauchen.
Übertreiben Sie es jedoch nicht bei jeder Frage. Ihre Rolle besteht darin, hilfreiche Informationen zu gewinnen, nicht darin, den scheidenden Mitarbeitenden über jede noch so kleine Aussage zu verhören.
3. Nachbesprechung nach dem Interview
Wenn Sie Ihre Sitzung abgeschlossen haben, bedanken Sie sich erneut bei dem Mitarbeitenden für dessen Feedback. Geben Sie ihm die Möglichkeit, das Feedback schriftlich zu überprüfen, bevor es Teil der Personalakte wird.
Dies ist eine wertvolle Gelegenheit für Mitarbeitende, über ihre Aussagen nachzudenken – insbesondere dann, wenn im Gespräch viele negative Punkte zur Sprache kamen. Schließlich befinden Sie sich in einem professionellen Umfeld, daher ist es wichtig, dass das Feedback ebenfalls professionell formuliert ist.
Das Austrittsgespräch ist eine Gelegenheit, mögliche Probleme im Arbeitsumfeld aus der Sicht der Beschäftigten aufzudecken. Als Gesprächsleiter ist es jedoch ebenso wichtig, dafür zu sorgen, dass das Feedback auch auf der anderen Seite positiv angenommen wird.
Nur weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bedeutet das nicht, dass er die Beziehung zum Unternehmen dauerhaft abbrechen möchte.
Weitere Punkte, die Sie beachten sollten
Auch wenn es meist am besten ist, ein Austrittsgespräch persönlich (oder per Video- beziehungsweise Telefonanruf) durchzuführen, gibt es Situationen, in denen das nicht möglich oder sinnvoll ist.
In diesen Fällen können Sie den scheidenden Mitarbeitenden bitten, die Fragen selbst zu beantworten und Ihnen zur Durchsicht zuzusenden.
Das Feedback, das Sie dabei erhalten, wird zwar vermutlich nicht so tiefgründig auf die Gründe eingehen, aber es ist immer noch besser, nach der Meinung zu fragen als gar keine Rückmeldung zu erhalten.
Wenn genug Zeit bleibt, können Sie auch die oben beschriebene 5-Whys-Technik verwenden, um in einigen Antworten gezielt nach mehr Details zu fragen.
Gehen Sie das Feedback durch, und wenn Ihnen etwas auffällt, das nach einer genaueren Erklärung verlangt, markieren Sie es in einem Kommentar und sagen Sie zum Beispiel „Können Sie das noch etwas genauer erklären?“ oder fragen Sie einfach „Warum?“
Best Practices für Austrittsgespräche
Zur besseren Übersicht habe ich hier die wichtigsten Best Practices aus dem obigen Text zusammengefasst:
- Ein Austrittsgespräch darf niemals von der direkten Führungskraft oder dem Vorgesetzten des scheidenden Mitarbeiters geführt werden.
- Stellen Sie offene Fragen und gehen Sie mit der 5-Whys-Technik gezielt in die Tiefe
- Erstellen Sie im Voraus eine Liste mit Fragen, die Sie dem Interviewten vor dem Gespräch zukommen lassen
- Geben Sie dem scheidenden Mitarbeitenden die Möglichkeit, das eigene Feedback nachträglich schriftlich zu überprüfen
- Führen Sie keine Austrittsgespräche mit gekündigten Mitarbeitenden.
- Führen Sie das Gespräch – wenn möglich – immer persönlich, ansonsten per Videokonferenz.
Austrittsgespräche als Teil einer umfassenden Feedback-Strategie
Wenn Sie diesen Ablauf befolgen, können Sie wertvolles Feedback sammeln, das Ihre Strategien für Recruiting, Bindung, Entwicklung und Mitarbeiterengagement verbessert.
Werfen Sie einen Blick auf unsere Fragen für Austrittsgespräche, um das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Sie können außerdem unsere anpassbare Muster-Vorlage für Austrittsgespräche herunterladen:
Holen Sie sich unsere Vorlage für Austrittsgespräche!
Doch auch wenn dieses Feedback von scheidenden Mitarbeitenden wichtig ist, sollten Sie auch mit den aktuell Beschäftigten im Unternehmen weiterhin im Austausch bleiben.
Stay-Interviews, Mitarbeiterbefragungen, regelmäßige Einzelgespräche und Mitarbeitergruppen sind ebenso hilfreiche Methoden, um Feedback im Unternehmen einzuholen.
Hier ein paar hilfreiche Ressourcen:
- 8 effektive Wege, um Mitarbeiterfeedback zu erhalten (+ Vor- und Nachteile)
- 5 Strategien, Methoden und Best Practices für das Zuhören bei Mitarbeitern
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