Wie man Personalbeschaffung & Rekrutierung angeht, wenn man keine Personalabteilung hat (mit Joel Peterson von Arbutus Search Group)

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Tim Reitsma

Als Geschäftsinhaber oder Führungskraft in einer Organisation sind Sie wahrscheinlich für – nun ja – eine ganze Menge verantwortlich. Sie müssen neue Talente einstellen, sei es durch Wachstum oder weil Mitarbeiter gehen, aber Sie haben kein eigenes Recruiting-Team oder gar eine Personalabteilung zu Ihrer Unterstützung. Was tun Sie dann? Outsourcen? Alles selbst machen? Und wenn Sie es selbst in die Hand nehmen, wissen Sie, wie das geht? Posten Sie einfach überall eine Stellenanzeige und hoffen auf gute Kandidaten und das Beste? In beiden Fällen entstehen Kosten: zum einen finanzielle, zum anderen aber auch Zeitaufwand und die Angst, die falsche Wahl zu treffen. Joel Peterson ist Unternehmer, Headhunter und Personalberater und hat 2017 seine eigene Firma, die Arbutus Search Group, gegründet. Er bringt eine Menge Erfahrung mit – aber raten Sie mal: Auch er steht beim Ausbau seines Unternehmens vor den gleichen Herausforderungen.

Danke, dass Sie reinhören. Ich bin Tim Reitsma, Ihr Gastgeber von People Managing People. Willkommen zum Podcast, in dem Menschen Menschen führen. Und wir wollen besser führen und managen. Wir sind Eigentümer, Gründer, Unternehmer, mittlere Führungskräfte. Wir sind Teamleiter. Wir führen Menschen. Und ja, wir machen Personal, aber wir sind kein Häkchen auf der Liste, zumindest nicht im klassischen Sinne. Unsere Mission ist es, Menschen dabei zu unterstützen, ihre Teams und Organisationen effektiver zu führen und zu leiten. Wenn Sie also besser führen und managen wollen, wenn Sie ein besserer Organisationsleiter und ein effektiverer Menschenmanager werden möchten, dann machen Sie mit. Hören Sie weiter in unseren Podcast rein, um Tipps, Tricks und Tools für das Recruiting, Halten, Führen und Management Ihrer Mitarbeitenden in der Organisation zu finden. Und während Sie zuhören, abonnieren Sie bitte unseren Newsletter auf PeopleManagingPeople.com, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Willkommen, Joel. Ich schätze es sehr, dass Sie sich die Zeit nehmen, heute im People Managing People Podcast dabei zu sein. Zuerst würde ich gern wissen, was Sie aktuell begeistert – was beschäftigt Sie am meisten? Sagen wir, ich habe ein Unternehmen und stehe in einer Wachstumsphase, muss zehn neue Leute einstellen. Soll ich nach reiner Fachposition oder nach Passung zu Unternehmen, Werten und Kultur einstellen? Oder beides kombinieren? Soll ich die ersten zehn Bewerber auf gut Glück nehmen, aus Angst, sie sonst an die Konkurrenz zu verlieren? Das ist eine große, komplexe Frage, aber ich glaube, das beschäftigt viele.

Joel Peterson

Ja, danke für die Einladung. Ich freue mich, hier zu sein. Es klingt so, als wollten Sie wissen, wo Sie anfangen sollen. Und ich glaube, das Wichtigste ist, dass ein Unternehmen – bevor es an den Markt geht, ob es nun ein oder zwei oder mehrere Stellen sind – die eigenen Werte und die eigene Unternehmenskultur wirklich versteht. Es ist heutzutage für Menschen so wichtig zu wissen, wie es ist, für dieses Unternehmen zu arbeiten. Wie Eric Tremuende einmal sagte: Möglicherweise suchen in derselben Stadt zehn Firmen zehn Buchhalter – und all diese Stellenausschreibungen sehen nahezu identisch aus. Die Fähigkeiten, die täglichen Aufgaben, der Job an sich, wirken gleich. Die tatsächliche Erfahrung jedoch, die jemand am Schreibtisch in einem beliebigen dieser Unternehmen macht, kann völlig unterschiedlich sein. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sich über Ihre Werte, Ihre Kulturelemente, für was Ihr Unternehmen steht und was ein neues Teammitglied bei Ihnen erwartet, klar werden. Erarbeiten Sie das am besten mit Ihrem Führungsteam, gemeinsam mit den Mitarbeitenden. Das kann auch eine Mitarbeiterbefragung sein. Oder ein einfaches Meet-and-Greet. Wenn Sie eine Personalabteilung oder einige Führungskräfte haben, können diese kurze Gespräche führen, um ein Stimmungsbild einzufangen: Wie ist es, bei uns zu arbeiten? Wofür stehen wir? Wie ist die Erfahrung? Wenn Sie all das herausgearbeitet haben, kann dies in die Stellenausschreibung einfließen – zusammen mit den üblichen Anforderungen, Qualifikationen und Bedingungen. So entsteht ein Bild nicht nur von der täglichen Arbeit, sondern auch vom Erleben in Ihrem Unternehmen. Das ist, finde ich, die beste Grundlage.

Tim Reitsma

Genau das höre ich auch am Markt: Es geht längst nicht mehr nur um die Erfüllung von Qualifikationen. Es ist viel mehr. Ich wechsele mal die Perspektive: Sagen wir, jemand, der hier zuhört, ist selbst auf Jobsuche oder möchte die Karriere starten. Auf verschiedenen Unternehmenswebseiten wird dann beschrieben: "So sieht unsere Teamkultur aus, so ist es bei uns zu arbeiten." Woher weiß ich, dass das nicht nur heiße Luft ist?

Joel Peterson

Sehr gute Frage. Es gibt da einen Wandel: Unternehmen werden heute schlauer und vermarkten ihre Arbeitgebermarke gezielt an Bewerber. Aber es liegt an Ihnen als Bewerber, herauszufinden, wie glaubhaft das ist. Und das gelingt am besten durch Gespräche mit Leuten im Unternehmen. Ich rate immer dazu, sich mit jemandem zu vernetzen, den Sie kennen oder per Empfehlung eine Verbindung knüpfen, um herauszufinden, wie wirklich das Arbeitsumfeld dort aussieht. Fragen Sie auch während des Bewerbungsprozesses: Was gefällt Ihnen an der Arbeit hier? – Das ist eine meiner Lieblingsfragen auch gegenüber meinen Kunden, wenn wir gemeinsam Kandidat:innen auswählen: Warum arbeiten Sie gerne genau hier? Was hat Sie ins Unternehmen gebracht? Das frage ich meine Kunden schon, wenn wir Stellen besetzen, also noch bevor wir ins Interview gehen, damit wir wissen, warum sie bleiben, was sie motiviert. Es gibt zahlreiche Chancen auf dem Markt, die Arbeitslosenquote ist in manchen Bereichen auf einem Allzeittief, es gibt Konkurrenz. Was bindet Menschen an Ihr Unternehmen? Was motiviert und erfüllt sie hier?

Tim Reitsma

Das ist wirklich eine gute Frage. Ich habe sie selbst gestellt und wurde auch schon gefragt, wenn ich Leute eingestellt habe. Es ist wichtig, darauf eine gute Antwort zu haben. Bewerber achten nicht nur auf Ihre Antwort, sondern auch auf Körpersprache und Wortwahl. Sie können zwischen den Zeilen lesen, ob Sie einfach das Skript von der Webseite abspulen oder wirklich Freude an der Arbeit haben. Das ist also ein Tipp nicht nur für Bewerber, sondern auch für alle, die einstellen – seien Sie darauf vorbereitet.

Joel Peterson

Absolut. Ich glaube, den meisten ist inzwischen bewusst, dass Bewerbungsgespräche keine Einbahnstraße mehr sind: Man sucht sich das Unternehmen genauso aus wie das Unternehmen einen selbst. Darum sollte jede Seite sich von ihrer besten Seite zeigen – egal ob Arbeitgeber oder Kandidat. Aber achten Sie auch auf Warnsignale im Gespräch – Körpersprache, Verhalten und ob das Gesagte glaubwürdig ist. Das gilt in beide Richtungen.

Tim Reitsma

Ich ändere das Thema mal etwas, weil mich das brennend interessiert: Sie haben Ihr Unternehmen nun seit einiger Zeit aufgebaut, sind Unternehmer – und tragen viele Hüte. Sie organisieren, stellen ein, zahlen Rechnungen, machen Gehaltsabrechnungen... Sie stemmen sehr viel. Wie gehen Sie vor, wenn Sie selbst jemanden einstellen müssen? Wenden Sie sich an ein anderes Recruiting-Unternehmen zur Unterstützung oder posten Sie Ausschreibungen überall? Oder wählen Sie gezielt Plattformen? Ich frage für Ihr Unternehmen, aber auch allgemein.

Joel Peterson

Ja – gute Frage. Ehrlich gesagt, habe ich keinen einheitlichen Ansatz. Ich mache das, was ich auch meinen Kunden empfehle: So viele Optionen wie möglich öffnen.

Ich mache vieles: Ich schaue mich nach Empfehlungen um, nutze mein Netzwerk. Wahrscheinlich kennt jemand jemanden, der jemanden kennt. Das Netzwerk ist sehr wertvoll. Ich streue es über Social Media, schalte Anzeigen, um darauf aufmerksam zu machen, dass wir stets gute Leute suchen. Es ist also auch immer ein kleiner Branding-Effekt dabei. Die Stellenausschreibung landet auf Kanälen, ich frage aktiv nach Empfehlungen in meinem Umfeld und bei den eigenen Mitarbeitenden. Gute Leute bringen immer Empfehlungen ein und empfehlen Freunde aus ihrem Umfeld. Das ist inzwischen ein wichtiger Bestandteil geworden.

Tim Reitsma

Guter Punkt: Also nicht nur die Stellenanzeige ins Internet stellen und auf Bewerber hoffen, sondern auch erst einmal intern nachfragen. Viele Unternehmen belohnen dies mit einer kleinen Prämie oder einem freien Tag. Denn wenn etwas daran hängt, überlegen sich die Mitarbeitenden sehr genau, wen sie weiterempfehlen. Das ist wirklich clever. Und das Netzwerk ist wichtig – LinkedIn ist da, ob man es mag oder nicht. Wer dort schreibt, dass das eigene Unternehmen wächst und für X,Y oder Z Talente sucht, bekommt auch schnell Empfehlungen über getaggte Personen in den Kommentaren. Das sieht man täglich.

Joel Peterson

Genau, LinkedIn wächst schnell – täglich treten unzählige neue Fachkräfte bei. Wie viele Leute sich jeden Tag dort anmelden, weiß ich jetzt nicht, aber es ist enorm. Die Möglichkeiten, die man auf der Plattform oder auch im echten Leben knüpfen kann, sind riesig: Es gibt Lerngelegenheiten, Kontakte, Recruiting-Chancen – und eine Möglichkeit, Ihre Arbeitgebermarke sichtbar zu machen.

Tim Reitsma

Mmhmm. Angenommen, ich bin ein kleines oder mittelständisches Unternehmen ohne Personal-Support. Wann sollte ich Sie – oder ein Recruiting-Unternehmen wie Ihres – hinzuziehen?

Joel Peterson

Grundsätzlich können Sie uns oder ein Recruiting-Unternehmen jederzeit engagieren. Es gibt da keine festen Grenzen. Unser Ziel bei Arbutus Search Group war von Anfang an, eine Art unternehmensinternes Recruiting als Service zu bieten – ohne dass Firmen eigenes Personal dafür einstellen müssen. Viele kleine Organisationen sind zwischen 12 und 250 Mitarbeitende – das ist unser Sweet Spot – und wir helfen Unternehmen, von 12 auf 35 oder von 35 auf 87 zu wachsen.

In dieser Zeit verändern sich die Anforderungen, aber wir können immer schnell unterstützen: Die passende Stellenbeschreibung, das richtige Inserat, der passende Jobtitel, damit potenzielle Bewerber sofort erkennen, worum es geht und ob sie sich damit identifizieren können. Danach helfen wir, gezielt die passenden Personen und Skills für die jeweilige Rolle zu finden. Es spielt keine Rolle, ob Sie schon eine fertige Ausschreibung haben oder ob Sie nach langer Suche nicht fündig wurden – wir helfen in allen Phasen. Manche kämpfen mit Gehaltsvorstellungen, andere verlieren Talente an Wettbewerber, bevor sie selbst ein Angebot unterbreiten können. Wir kennen die Herausforderungen und navigieren gemeinsam durch den Markt, sorgen für zügige Prozesse mit dem richtigen Wertversprechen für Kandidaten – ohne übereilt zu handeln, sondern mit Struktur und Zielstrebigkeit. So gewinnen Sie die besten Bewerber für Ihr Unternehmen.

Tim Reitsma

Was mich an Ihnen und Ihrer Firma besonders beeindruckt: Es geht nicht nur darum, irgendeinen Job zu besetzen. Viele Recruiting-Agenturen machen genau das, und das ist an sich nicht schlecht. Aber Sie achten sehr darauf, dass es um Zweck, Werte und eine demütige Haltung geht – und das ist ein spannender Sweet Spot für Unternehmen, die wachsen wollen. Es ist wichtig, dass auch das Recruiting-Unternehmen zu den eigenen Überzeugungen passt und den passenden Kultur-Fit herstellt. Ihre Firma zieht sicher andere Kandidaten an als reine „Besetzer“. Das ist ein cooler Ansatz.

Joel Peterson

Danke! Schön, dass das bei Ihnen angekommen ist. Ich mache das Recruiting jetzt seit 13, fast 14 Jahren, in British Columbia, Australien, Japan und den USA. Am Ende kommt es darauf an, Kandidaten zu begeistern, die wirklich zu Mission, Vision, Werten und Kultur Ihres Unternehmens passen. Dafür ist ein echter, offener Dialog nötig – persönlich oder über Recruiter. Ich erinnere mich an ein Interview in Australien mit einem Verkaufsleiter, der seine eigene Machtposition verdeutlichen wollte, indem er seinen Sessel anhob und den des Kandidaten herunterschraubte – um Druck auszuüben. Diese Interviews waren katastrophal.

Die Kandidaten hatten dann meist kein Interesse an einer Zusammenarbeit – zu Recht! Sein Argument war, Kunden seien manchmal schwierig, also müsse man sehen, wie Bewerber damit umgehen. Aber das war nicht hilfreich, denn man erkennt Menschen besser, wenn sie entspannt über ihre Leidenschaften sprechen. Statt philosophischer Fragen würde ich situationsbezogen fragen: "Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie X gemacht haben. Wie haben Sie sich verhalten? Was war das Ergebnis?" – So gewinnt man echte Eindrücke.

Am wichtigsten ist, Kandidaten einen realistischen Einblick in die Unternehmenskultur und das Arbeitsklima zu geben – lassen Sie sie das Umfeld wahrnehmen, den Vibe erleben. Wenn alle Seiten sich kennenlernen und der Austausch ehrlich ist, erkennt man schnell, ob es passt. Ich habe auch schon erlebt, dass Einstellungen nicht funktioniert haben – das ist unangenehm für beide Seiten. Deshalb achten wir nicht nur auf Skills, sondern insbesondere auf die Passung.

Tim Reitsma

Sehr wertvoll – egal ob Sie mit einem Recruiter arbeiten oder zum ersten Mal alleine rekrutieren. Es geht um mehr als bloßes Abhaken von Skills oder Methoden der Einschüchterung. Lassen Sie das besser. Finden Sie den echten Fit.

Joel Peterson

Keine einschüchternden Methoden!

Tim Reitsma

Keine Sessel nach oben fahren. Setzen Sie sich lieber dazu... Just kidding. Kein Psychospielchen.

Joel Peterson

Man kann schon mal das Good-Cop-Bad-Cop-Spiel ausprobieren, aber wir glauben, dass man damit nicht das beste und ehrlichste Bild von einer Person bekommt – und schon gar nicht das beste Ergebnis. Angstmache funktioniert im Interview einfach nicht, warum sollte es dann später im Arbeitsalltag funktionieren? Sehen wir nicht so. Gute Einstellung.

Tim Reitsma

Noch eine Frage: Referenzen. Wenn man jemanden einstellt, bittet man um Referenzen – Standardverfahren. Aber als Bewerber wähle ich doch immer Leute aus, die mich mögen. Ein Erlebnis aus der Vergangenheit: Wir standen kurz vor der Einstellung für eine technische Stelle. HR-Team, Interview, dann kam ich zum Zug, alles schien gut. Dann kamen die Referenzen: Drei aus drei sagten, man solle diese Person nicht einstellen. Das war ehrlich und hat mich schockiert. Was ist Ihr Ansatz bei Referenzen?

Joel Peterson

Mich würde interessieren, ob Sie die Person dann trotzdem eingestellt haben…

Tim Reitsma

Haben wir nicht. Wir haben noch mal nachgefragt, aber es machte alles einen unklaren Eindruck. Wir haben dann eine andere passende Person eingestellt – flagge war gesetzt.

Joel Peterson

Das sollte es auch. Referenzen sind ein spannendes Thema, denn sie sind nun mal voreingenommen. Bewerber wählen sie selbst aus, davon kann man die Objektivität nicht erwarten. Ich finde, Referenzen sollten maximal etwa 10-12 % des Entscheidungsgewichts ausmachen – nie alleine entscheiden. Außerdem: Ich – bzw. meine Kunden – bestimmen, welche Referenzen eingeholt werden: Die beiden letzten direkten Vorgesetzten, egal ob Sie noch Kontakt haben. Wenn nicht, finde ich sie meist via LinkedIn. Aber keine Cousins, Freunde, Professoren aus Studienzeiten! Entscheidend ist, wie die Person kürzlich performt hat – nicht vor 15 Jahren am College.

Wir sind also keine Hexenjäger und wollen niemanden bloßstellen – aber herausfinden, wie jemand unter bestimmten Bedingungen arbeitet, um seine Stärken gezielt zu nutzen. Wenn die Referenz Schwächen im Kundenkontakt nennt, der Job dies aber gar nicht verlangt, ist das kein Problem. Dann kann man gezielt nachfragen, wie es zu Schwierigkeiten kam. Vielleicht lag es an schwierigen Rahmenbedingungen, die im neuen Job nie auftreten – das muss man einordnen. Es geht also darum, die Referenz nicht isoliert, sondern im Gesamtkontext zu sehen.

Tim Reitsma

Gute Antwort. Wir können uns im Interview selbst gut verkauft – aber im Kontext und in der Gesamtschau liegt der Wert. Wie bleibt man organisiert, wenn 20, 30 oder 50 Bewerbungen eingehen? Excel-Tabelle? Software? Alles ausdrucken und markieren? Was empfehlen Sie?

Joel Peterson

Nach dieser Antwort bekomme ich vermutlich keine Aufträge mehr von lokalen Tech-Firmen, denn ehrlich gesagt: Die Tools funktionieren oft nur bedingt. Ich habe so ziemlich jede teure Plattform ausprobiert, die mit Algorithmen und KI verspricht, Bewerbungen und Lebensläufe zu bewerten – aber zuverlässig ist das alles nicht. Ja, Bewerber werden sortiert, aber mitunter gehen gute Talente verloren, wenn man darauf vertraut. Meine Empfehlung: Bei Hunderten Bewerbungen bleibt oft kein Weg ums Lesen herum – schlechte Nachricht. Gute Nachricht: Es gibt etliche Hilfsmittel, um das Grundmanagement zu erleichtern. Eine zentrale Datei, ein geteiltes Laufwerk mit allen Bewerbungsunterlagen plus Excel-Tabelle zur Nachverfolgung von Notizen, Feedback, Prozessschritten, Herkunft der Bewerbung – das hilft ungemein, um Anzeigen gezielter zu schalten. Zweitens: Ein LinkedIn-Firmenprofil. Stellenanzeigen, Inhalte, Aktivitäten, Empfehlungen – so wird das eigenes Employer Branding gestärkt. Drittens: E-Mail-basierte Bewerbungslösungen funktionieren oft schon für viele Unternehmen, aber ein Bewerbermanagementsystem kann für ca. 50 $ im Monat alle Notizen und Unterlagen zentral erfassen, das ist recht erschwinglich.

Tim Reitsma

Zusammengefasst: Organisation ist alles. Ob Excel oder Systemlösung. Während Ihr Unternehmen wächst, können neue Tools hinzukommen – aber man liest viel über KI, die auf Stichworte scannt. Und als Bewerber kann es helfen, auf Keywords zu achten, die im Branchentrend liegen. Danke für die Insights! Zum Abschluss: Ich weiß, Sie haben schon hunderte Personen eingestellt und jahrelang ein Team geleitet, das jährlich rund 250 Stellen zu besetzen hatte. Erzählen Sie eine kurze Geschichte zu einer Fehleinstellung – was haben Sie daraus mitgenommen?

Joel Peterson

Nach 13 Jahren Recruiting gibt es davon natürlich ein paar. Und wie Sie es formulieren: „Mismatch“ statt „schlechte Einstellung“ – finde ich treffend. Denn meist geht es nicht darum, dass jemand schlecht ist, sondern einfach nicht zur Aufgabe oder Kultur passt.

Das spürt man sofort, denn ein Mismatch bremst das ganze Team, erfordert mehr Steuerung und Umorganisieren. Das kostet viel Zeit, und Zeit ist für einen Unternehmer Geld. Ich erinnere mich 2015, als ich ein Recruiting-Team leitete. Wir hatten eine:n Bewerber:in, der Lebenslauf war voller großer Namen, das hat alle begeistert. Aber wir haben in den Gesprächen zu wenig auf die eigenen Erfolge der Person geachtet, sondern mehr auf Teamleistungen. Im Job fehlte dann die Eigenständigkeit. Wir waren ein kleines Team, da fiel es extrem auf. Am Ende musste das Team sie/ihn stützen – und der erhoffte Beitrag blieb leider aus.

Tim Reitsma

Danke, dass Sie das so offen teilen. Große Namen im Lebenslauf sind kein Garant – auf die Details kommt es an. Vielen Dank, Joel, für Ihre Offenheit, all diese praktischen Tipps und Einblicke. Wir verlinken Ihre Firma und Ihr LinkedIn-Profil in den Shownotes. Danke für die Zeit und hoffentlich bis bald.

Joel Peterson

Vielen Dank, Tim. Es hat Spaß gemacht, ich könnte tagelang darüber reden. Schön, dass wir ins Gespräch kamen – und hoffentlich nehmen Ihre Zuhörer:innen etwas Wertvolles mit. Viel Erfolg beim Recruiting – der Markt ist umkämpft, aber es macht viel Spaß aktuell.

Tim Reitsma

Alles Gute.

Joel Peterson Danke.