Datenbasiertes Recruiting: Der komplette Leitfaden für Personalverantwortliche
Jemand Kluges sagte einmal: „Wir vertrauen auf Gott, alle anderen bringen Daten.“ In der heutigen Welt, mit all den verfügbaren Tools, gibt es keine Ausrede mehr, Daten nicht zu nutzen, um den Rekrutierungsprozess zu verbessern.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihren Weg zu einer datengesteuerten Rekrutierung zu beginnen.
Was ist datengesteuerte Rekrutierung?
Datengesteuerte Rekrutierung ist ein Ansatz für Personalbeschaffung, der Metriken und Recruiting-Analysen nutzt, um den Einstellungsprozess zu steuern und zu verbessern.
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Durch die Verwendung von Daten können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen, um alle Aspekte des Bewerbungsprozesses zu verbessern – von der Kandidatensuche bis zur Steuerung der Schulung und Entwicklung der Teammitglieder.
Das Erlangen einer erstklassigen HRIS-Zertifizierung hilft Ihnen, den datenzentrierten Ansatz für Recruiting und Einstellung zu meistern.
5 Vorteile der datengesteuerten Rekrutierung
Abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen, dass jede Auditierung des Recruiting-Prozesses leichter wird, gibt es weitere Wege, wie datengesteuerte Rekrutierung Ihrem Unternehmen helfen kann.
1. Effizienterer Einstellungsprozess
Metriken wie die Geschwindigkeit des Recruiting-Funnels helfen Ihnen, Engpässe in Ihrem Rekrutierungsprozess zu identifizieren und die Effizienz zu steigern.
Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass die Einstellungs-Teams zu lange brauchen, um Interview-Feedback zu geben, und dies dazu führt, dass Kandidaten das Interesse verlieren.
Mit Ihrer Recruiting-Software können Sie zudem Daten wie die Effektivität der Sourcing- und Marketing-Kanäle (Anzahl und Qualität der Kandidaten) im Blick behalten, um Ihre Ressourcen auf die ertragreichsten Maßnahmen zu konzentrieren und Kosten zu senken.
In meinem vorherigen Unternehmen gab es zum Beispiel viele Plattformen und Jobbörsen zur Auswahl, aber mein Budget war nicht unbegrenzt und auch die Kapazität des Recruiting-Teams, alle Kandidaten zu interviewen, war limitiert.
Deshalb habe ich mir angeschaut, welche Kandidaten wir eingestellt haben und welche bis in das finale Interview (das Kultur-Interview) kamen, um herauszufinden, welche Plattformen am besten technisch qualifizierte Kandidaten geliefert haben.
Das war die Grundlage, für die sich das Recruiting-Team und ich entschieden haben, da Dinge wie kulturelle und verhaltensbezogene Passung ohnehin nur durch unseren Interviewprozess bewertet werden können.
2. Bessere Candidate Experience
Ein effizienterer Einstellungsprozess führt zu einer besseren Kandidatenerfahrung. Auch qualitative Daten können eine Rolle spielen, daher ist das Einholen von Kandidatenfeedback ein hilfreiches Instrument, um den Prozess zu verbessern und Kandidaten zu beeindrucken.
Als ich z. B. bei Twitch rekrutiert habe, haben wir die Effizienz unseres Recruiting-Prozesses sehr ernst genommen – insbesondere, da wir US-zentrierte Recruiting-Praktiken in EMEA- und APAC-Regionen übertragen haben.
Ich habe mir die Daten genau angeschaut. Sie zeigten, dass Kandidaten in EMEA weniger offen für das extrem schnelle Tempo wie in den USA sind, da sie längere Kündigungsfristen haben.
Für sie war unser auf 1–2 Wochen ausgelegter Prozess viel zu hektisch und wurde ihren zeitlichen und persönlichen Umständen nicht gerecht.
Hätte ich keine NPS-Befragungen für quantitative Daten und Interviews für vertiefte qualitative Erkenntnisse durchgeführt, hätte ich nie erfahren, warum einige Top-Kandidaten ausgestiegen sind (wir konnten einige davon erneut gewinnen und schließlich zwei einstellen!).
3. Begrenzung von Voreingenommenheit und objektivere Einstellungsentscheidungen
Wir alle haben Vorurteile, auch unsere neuen KI-Kollegen. Beispielsweise können Fähigkeitsprüfungen, Arbeitsproben und strukturierte Interviews bei allen Kandidaten standardisiert werden und damit den Einfluss subjektiver Meinung verringern.
Daten können zudem helfen, die effektivsten Kanäle zur Gewinnung vielfältiger Bewerber zu identifizieren.
Ich erinnere mich zum Beispiel an eine Situation, in der 80 % der Kandidaten zwischen der ersten und zweiten Runde ausgeschieden sind.
Nachdem wir das Interview-Feedback mit den Stellenanforderungen verglichen hatten, entdeckten wir, dass das erste Interview von einem der Finance Manager geführt wurde und das zweite von der eigentlichen Führungskraft, dem VP of Finance.
Die Finance Manager ließen fast ausschließlich Personen weiterkommen, die denselben Hintergrund hatten (gleiche Schule, Qualifikation, ähnliche Firmen) wie sie selbst, obwohl für die Stelle eigentlich andere Fähigkeiten gefragt waren, die gar nicht überprüft wurden.
So wurde ein Vertrautheits-Bias des Interviewers aufgedeckt, der selbst für ihn neu war!
Achten Sie auf solche Muster, denn sie können dafür sorgen, dass ihr anfangs vielfältiger Bewerberpool am Ende völlig homogen ist.
4. Bessere Planung
Das Betrachten von Benchmark-Kennzahlen wie der durchschnittlichen Fluktuationsrate und der durchschnittlichen Anzahl von Bewerbern, die benötigt werden, um eine bestimmte Position zu besetzen, hilft bei der Personalbedarfsplanung und der Zuteilung von Ressourcen.
Die alte Weisheit, dass man zehn Kandidaten sichten muss, um eine Einstellung zu erzielen, ist ein guter Ausgangspunkt. Doch bei spezifischeren oder höher eingestuften Positionen kann es näher an 20 gesichteten Kandidaten pro Einstellung liegen oder sogar noch mehr.
In meinem aktuellen Unternehmen habe ich 25 Kandidaten gesichtet, um eine sehr spezialisierte Staff-Engineer-Stelle zu besetzen. Jetzt weiß ich, dass dies unser neuer Benchmark ist, falls wir jemanden mit dieser Seniorität ersetzen oder erneut einstellen müssen.
5. Mitarbeitererfahrung verbessern
Daten, die Sie von Bewerbern sammeln, können die Mitarbeitererfahrung für bestehende Talente verbessern. Zum Beispiel: Werden Bewerber durch das Fehlen flexibler Arbeitsoptionen abgeschreckt, und könnte dies auch die Fluktuation beeinflussen?
So integrieren Sie Daten in Ihre Personalbeschaffung in 3 Schritten
1. Wählen Sie die richtigen Daten und Kennzahlen
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Kennzahlen und Leistungsindikatoren (KPIs) zu bestimmen, die für Ihre Einstellungsziele relevant sind.
Sie können hier so detailliert vorgehen, wie Sie möchten, aber wie ich in meinem Artikel über Recruiting-Kennzahlen hervorhebe, ist es am besten, mit einigen wenigen wichtigen Kennzahlen zu starten und sich dann, je nach Entwicklung Ihrer Möglichkeiten, auf weiterführende zu konzentrieren.
Wichtige Kennzahlen sind:
- Time-to-Hire: Die durchschnittliche Zeit, die zum Besetzen einer Stelle benötigt wird.
- Anzahl der Einstellungen (vs. Anzahl offener Stellen): Wie viele Einstellungen Sie pro Monat/Quartal/Jahr im Vergleich zu Ihrem Personalplan vornehmen.
- Konversionsrate: Wie viele Kandidaten jede Stufe bestehen, im Verhältnis zu denen, die zur Stufe fortgeschritten sind.
- Geschwindigkeit im Recruiting-Funnel: Wie lange Kandidaten sich in jeder Stufe des Funnels aufhalten.
- Kosten pro Einstellung: Die Gesamtkosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind.
- Quelle der Einstellung: Die Effektivität unterschiedlicher Recruiting-Kanäle (Jobbörsen, Social Media, Empfehlungen usw.).
Alle diese Kennzahlen stehen in Beziehung zueinander. Ich beginne gerne mit der Konversionsrate, weil sie mir zeigt, welche anderen Kennzahlen ich genauer im Auge behalten sollte, um das Gesamtbild zu verstehen.
Beispielsweise, wenn die Konversionsrate gut ist, aber es dauert trotzdem lange, eine Stelle zu besetzen, schauen Sie sich die Anzahl der Kandidaten an. Ist der obere Teil des Funnels stark genug? Ist die Geschwindigkeit im Recruiting-Funnel schnell genug?
Wenn der obere Teil des Funnels nicht stark genug ist (wie in vielen Seed-Stage-Startups, einschließlich meinem), sollte dies die Hauptpriorität sein, da die Geschwindigkeit im Funnel irrelevant ist, wenn es nicht genügend Kandidaten gibt, die durchlaufen können.
2. Entscheiden Sie, wie Sie Daten erfassen
Als nächstes müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Daten erfassen und auswerten. In der Realität werden Sie hierfür irgendeine Form von Recruiting-Analytics-Software benötigen.
Wahrscheinlich ist Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) der Ort, an dem die meisten Recruiting-Daten gesammelt werden. Viele dieser Lösungen bieten vorgefertigte, oft anpassbare Recruiting-Dashboards, um Daten darzustellen.
Ein weiteres nützliches ATS-Feature sind Opt-ins wie beispielsweise Kandidatenumfragen für den NPS oder das Erfassen von Kandidatenfeedback.
Sie können die in Ihrem ATS gesammelten Daten mit Informationen aus Ihrem HRIS/HRMS kombinieren, um ein vollständigeres Bild zu erhalten, z.B.: Wie viele Kandidaten von einem bestimmten Recruiter bestehen die Probezeit nicht oder entwickeln sich zu Leistungsträgern?
Weitere nützliche Datenquellen könnten Ihre Software für das Kandidatenbeziehungsmanagement oder Ihre Recruitment-Marketing-Plattform sein.
3. Überwachen und optimieren
Behalten Sie Ihre Recruiting-Kennzahlen und KPIs im Blick, um die Effektivität Ihres Einstellungsprozesses zu bewerten.
Nutzen Sie die Tools, um Trends und Muster in den Daten hervorzuheben und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Beispielsweise, wenn Ihre Time-to-Hire länger als gewünscht ist, gehen Sie der Sache auf den Grund und finden heraus, wie Sie bestimmte Phasen optimieren können.
4 Best Practices für datengetriebenes Recruiting
1. Entwickeln Sie klare Kennzahlen
Viele Menschen verwechseln die Kennzahlen Time to Fill und Time to Hire. Technisch gesehen ist die Time to Fill der Zeitraum zwischen dem Ausschreiben einer Stelle und der Einstellung einer Person.
Time to Hire ist die Zeitspanne, die der bestimmte Kandidat, den Sie eingestellt haben, vom Eingang der Bewerbung bis zur Einstellung benötigt hat.
Dies zeigt, wie wichtig es ist, Kennzahlen immer klar zu definieren—sowohl in Bezug auf die Berechnung als auch auf die verwendeten Datenquellen.
2. Nutzen Sie verschiedene Datenarten
Ich habe das bereits weiter oben angesprochen, möchte es aber noch einmal betonen. Die meisten Daten, die Sie verwenden werden, sind quantitativer Natur und können also zahlenmäßig abgebildet werden.
Vernachlässigen Sie jedoch nicht qualitative Daten wie Feedback von Kandidaten oder vom Recruiting-Team. Diese sind genauso wertvoll und können zu Verbesserungen führen, die z.B. die Mitarbeiterbindung stärken – etwa durch ein verbessertes Gesamtvergütungspaket.
Wie Sarah Lovelace, VP People bei Airbase, betont: „Indem wir Talentmanagement mit einer Mischung aus Daten und Analysen angehen, können wir fundierte Entscheidungen treffen und diese effektiv an die gesamte Organisation kommunizieren.“
3. Präsentieren Sie Daten auf eine nachvollziehbare Weise
Datenvisualisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des datengetriebenen Recruitings. Um mit Daten Maßnahmen anzustoßen, ist es wichtig, sich einerseits die Daten, andererseits aber auch das gewünschte Gespräch mit Ihrer Zielgruppe vor Augen zu führen. Hier kommen interne Personas ins Spiel.
Personas werden im Marketing eingesetzt, um ein Bild der Zielkunden für Werbekampagnen zu schaffen – sie sind aber auch ein hilfreiches Instrument für die Visualisierung von Daten.
Nicht jeder muss alles wissen und jede Anspruchsgruppe benötigt unterschiedliche Informations- und Analysehilfen je nachdem, was ihr präsentiert wird.
Ein Beispiel dafür ist der Unterschied zwischen den Daten, die Sie einer Führungskraft präsentieren, um einen bestimmten Aspekt des Prozesses zu verbessern, und den Informationen für ein Mitglied der Geschäftsleitung, um das Go für ein neues Recruiting-Software-Tool zu bekommen.
Für vertiefende Tipps empfehle ich den ausgezeichneten Artikel von Liam Reese zum Thema HR-Datenanalyse.
4. Achten Sie auf eine saubere Datenbasis
Sie benötigen hochwertige Daten, die die Realität widerspiegeln. Ich hatte einmal einen Interim-Berater, der alle offenen Stellen, die nicht als besetzt markiert waren, einfach „geschlossen“ hat und damit beanspruchte, er habe innerhalb von 4 Monaten 80 Leute vermittelt ... in einem Unternehmen mit 90 Mitarbeitern.
Wenn die Teams die Stellen schon früher entsprechend abgeschlossen hätten, hätte dies die Realität besser abgebildet.
Aus Gründen wie diesen empfehle ich, einige bewährte Datenpraktiken zu etablieren, um hohe Datenqualität sicherzustellen.
Der beste Weg dafür ist es, regelmäßig nachzuverfolgen und mit Ihrem Team oder den Führungskräften im Recruiting zu sprechen, um ihnen zu helfen, eine Routine im Pflegen und Aktualisieren der Daten aufzubauen.
Wenn Sie beispielsweise sicherstellen wollen, dass Screening-Gespräche im System erfasst werden, setzen Sie ein KPI dafür und prüfen Sie regelmäßig nach.
Wenn Sie möchten, dass Führungskräfte ihr Feedback einreichen, sprechen Sie nach jedem Interview nach und stellen Sie sicher, dass das Feedback aussagekräftig ist.
