22 wichtige und fortgeschrittene Recruiting-Kennzahlen
Recruiting-Metriken sind messbare Datenpunkte, die zeigen, wie effektiv und effizient Ihr Einstellungsprozess tatsächlich ist. In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten „Schlüssel“-Metriken vor, auf die Sie Ihren Fokus legen sollten, sowie die „fortgeschrittenen“ Kennzahlen, die Sie ergänzen können, wenn Ihr Team wächst. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal nachzuverfolgen, starten Sie mit den Grundlagen – also den Metriken, die am meisten zählen – und erweitern Ihre Datensammlung, während Sie Ihre Einstellungskompetenz ausbauen.
Was sind Recruiting-Metriken?
Recruiting-Metriken werden verwendet, um die Effektivität und Effizienz des Einstellungsprozesses einer Organisation zu bewerten. Sie erzählen eine andere Geschichte als Recruiting-KPIs, da sie nicht immer direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft sind, wie es bei KPIs der Fall ist.
Diese Kennzahlen helfen Unternehmen, die Leistung ihrer Rekrutierungsaktivitäten zu bewerten, Abläufe zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um die Einstellungsergebnisse zu verbessern.
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Warum sind Recruiting-Metriken wichtig?
Recruiting-Metriken sind entscheidend, um die Effizienz Ihres Einstellungsprozesses zu verbessern, ein hervorragendes Kandidatenerlebnis zu schaffen und letztendlich Talente zu rekrutieren, die dem Unternehmen dabei helfen, seine Ziele zu erreichen.
Unter anderem nutze ich Metriken zusammen mit anderen Datenquellen, um Kosten zu senken, das Kandidatensourcing zu optimieren und die Schulung und Entwicklung meiner Teammitglieder zu steuern.
10 wichtige Recruiting-Metriken
Schauen wir uns die wichtigsten Recruiting-Metriken an, die Sie beim Aufbau Ihrer Metrik-Verfolgung im Blick behalten werden.
1. Time to Fill & Time to Hire
Time to Fill (TTF) und Time to Hire (TTH) werden oft synonym verwendet, bedeuten aber nicht dasselbe.
Genau genommen ist Time to Fill der Zeitraum zwischen der Öffnung einer Stelle und der tatsächlichen Besetzung dieser Position.
Time to Hire ist die Zeitspanne, die der letztendlich eingestellte Kandidat vom Eingang der Bewerbung bis zur tatsächlichen Einstellung benötigt hat.
In der Regel werden beide in Tagen gemessen.
Anfangs ist die Time to Fill eine wichtigere Kennzahl, da sie auf einer höheren Ebene zeigt, wie lange Ihr Unternehmen benötigt, um eine Vakanz zu besetzen.
Benchmarks
Als Benchmark: Ich habe es noch nie geschafft, den Durchschnitt unter 30 Tage zu drücken, und würde dies auch nicht empfehlen, da Sie sonst Gefahr laufen, Entscheidungen zu überstürzen.
Liegt Ihre Einstellungsdauer jedoch konstant über 90 Tagen, sollten Sie den Ursachen auf den Grund gehen. Liegt es am Gehalt? Am zu kleinen Bewerberpool? Es ist kein Weltuntergang, aber definitiv etwas, das Sie näher untersuchen sollten.
Verschiedene Organisationen haben auch unterschiedliche Definitionen von „eingestellt“. Für manche gilt ein Kandidat als eingestellt, sobald er den Vertrag/das Angebot unterzeichnet hat. Andere sehen eine Person erst als „eingestellt“ an, sobald sie tatsächlich beginnt.
Wenn Sie international einstellen, würde ich den Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung verwenden, nicht das Startdatum.
Der Grund: Der Eintrittstermin kann sich in verschiedenen Ländern aufgrund der Kündigungsfristen enorm vom Vertragsdatum unterscheiden.
Beispielsweise gibt es in den USA fast keinen Unterschied, während es in einem Land wie Deutschland 3-6 Monate sein können. Das bedeutet, dass der Starttermin keine vergleichbaren Ergebnisse liefert, da Deutschland scheinbar langsamer beim Einstellen ist.
Die meisten modernen Applicant Tracking Systeme (ATS) ermöglichen es problemlos, den Startpunkt für jede Position individuell festzulegen, sodass Sie dies nicht manuell verfolgen müssen.
2. Anzahl der Einstellungen (vs. Anzahl offener Positionen)
Sie sollten immer im Blick haben, wie viele Einstellungen Sie pro Monat/Quartal/Jahr haben und wie sich das im Vergleich zu Ihrem Headcount-Plan verhält.
Beides geht Hand in Hand: Sie könnten zum Beispiel nominell nur 15 Einstellungen im Jahr erzielt haben, aber wenn das alle offenen Stellen für dieses Jahr waren, haben Sie eine Besetzungsquote von 100%!
Was ein „guter“ Durchschnitt pro Monat ist, hängt vom Markt, Ihren Positionen, Ihrer Arbeitgebermarke und Ihrem Team ab.
Wenn Sie beispielsweise ein Start-up sind, das kaum über eine Arbeitgebermarke verfügt, rechnen Sie mit einer geringeren Zahl an Einstellungen, es sei denn, Sie investieren mehr Geld in ein größeres Recruiting-Team oder beauftragen externe Recruiter.
Benchmarks
Je nach Positionen können bereits 2-3 erfolgreiche Vermittlungen pro Recruiter ein toller Erfolg sein!
Andererseits sollten größere Unternehmen mit stärkerer Kandidaten-Zugkraft mit durchschnittlich 4-5 Einstellungen im Monat rechnen – natürlich abhängig von der Position.
Bei reinen Customer Experience-Positionen wäre das mehr. Geht es hingegen um Principal Software Engineers – dann wären 4 Einstellungen im Monat schon ein herausragendes Ergebnis!
3. Einstellungsquelle
Heutzutage gibt es immer mehr Möglichkeiten, Kandidaten zu finden, und es ist wichtig, diejenigen auszuwählen, die gut zu Ihrer Branche, Region und Ihrem Standort passen. Die Hauptkategorien der Quellen sind Jobbörsen, soziale Medien, Direktansprache und Empfehlungen.
Nehmen wir als Beispiel das Recruiting im Tech-Bereich. Spontan fallen mir so viele Plattformen ein – Hired, Cord, Talent.io, Remoteok, Haystack, Honeypot.io.
Vielleicht nutzen Sie einige oder sogar alle davon, aber im Blick zu behalten, welche zu erfolgreichen Einstellungen führen, verhindert steigende Kosten.
Wer weiß – vielleicht ist Ihre beste Quelle tatsächlich Social Media oder Community-Outreach (was meistens ohnehin kostenlos ist)!
Es ist erwähnenswert, dass die meisten modernen ATSs eine Möglichkeit bieten, die Quelle jedes Kandidaten zu verfolgen – entweder, indem Links für jede Jobbörse oder jedes soziale Netzwerk generiert werden, die entsprechend getaggt sind, oder über Integrationen, die dies direkt anzeigen.
Benchmarks
Es kann schwierig sein, eine genaue Benchmark festzulegen, aber wenn Sie zwei Quartale lang keine Einstellungen über eine teure Quelle erzielen – insbesondere bei spezialisierten Ressourcen – ist es Zeit für eine Überprüfung.
4. Anzahl der Bewerber
Dies ist eine ziemlich unkomplizierte Kennzahl. Für sich genommen sagt sie vielleicht nicht viel aus, aber es ist wichtig, im Blick zu behalten, wie viele Personen zur Auswahl stehen.
Für Positionen auf Einstiegsniveau sollten Sie mit mehr Kandidaten rechnen, da die Anforderungen niedriger und der Kandidatenpool größer ist.
Ist dies nicht der Fall (z. B. erhält eine Stelle im Kundenservice innerhalb einer Woche nur zwei Bewerbungen), sollten Sie prüfen, woran das liegt. Funktionieren die Links richtig? Ist die Stellenbeschreibung passend formuliert?
Andererseits, wenn Sie konstant über 200 Bewerbungen pro Tag erhalten, sollten Sie vielleicht eine Bewerbungsfrist setzen, damit Sie oder Ihr Team nicht von Bewerbungen überflutet werden.
Alternativ können Sie im ATS automatische Absagen einrichten, falls Bewerber bestimmte Anforderungen wie Standort oder Visastatus nicht erfüllen.
Benchmark
Dies hängt stark von der Position und der Stärke Ihrer Arbeitgebermarke ab. In diesem Fall setze ich den Benchmark meist zu Beginn und versuche, diesen zu verbessern, statt mich an bestimmten Branchenbenchmarks zu orientieren.
5. Konversionsrate
Die Konversionsrate gibt an, wie viele Kandidaten jede Stufe durchlaufen im Vergleich zu der Anzahl Kandidaten, die in diese Stufe gelangt sind.
Das ist wahrscheinlich meine Lieblingskennzahl, weil sie – je nachdem, wo im Prozess man hinschaut – sehr viel aussagt.
Zum Beispiel: Wenn Sie als Recruiter 10 Kandidaten gescreent haben und 8 davon an den Hiring Manager weiterleiten, beträgt die Konversionsrate vom Screening zur Vorstellung 80%.
Angenommen, der Hiring Manager führt mit allen ein Vorstellungsgespräch, aber nur eine Person kommt in die nächste Runde, dann beträgt die Konversionsrate zwischen Vorstellung und 2. Interviewrunde nur 12,5%. Das ist deutlich niedriger!
Hier lohnt es sich, etwas tiefer zu schauen. Es gibt einige Gründe, die ich aus Erfahrung kenne, warum ein solches Szenario eintreten kann:
- Der Recruiter leitet zu viele Kandidaten an den Hiring Manager weiter und hat die Kandidaten nicht ausreichend gescreent.
- Recruiter und Hiring Manager haben keine einheitliche Vorstellung von den Anforderungen der Stelle.
- Im Laufe des Bewerbungsprozesses taucht eine unerwartete Anforderung auf, die im Pool der Kandidaten nicht enthalten war (z. B. wird aus einer "Nice-to-have"-Fähigkeit plötzlich ein Muss und niemand besteht).
- Der Interviewprozess ist nicht zielführend, sodass kein Kandidat bestehen kann.
Es gibt noch mehr Gründe, aber der Punkt ist: Es lohnt sich, Abweichungen in den Konversionsraten im gesamten Recruiting-Prozess zu analysieren.
Ich nutze diese Kennzahl, um die Teamleistung zu bewerten und Hiring Manager zu beraten – z. B. falls niemand die Testphase besteht, sollte man den Test hinterfragen.
Benchmark
Wichtig zu beachten ist, dass eine gute Konversionsrate kein Ersatz dafür ist, weiter aktiv auf Kandidaten zuzugehen.
Eine 100%ige Konversionsrate klingt zwar super, aber wenn Sie nur einen Kandidaten vorgestellt, gescreent und interviewt haben, ist das keine fundierte Suche nach qualifizierten Talenten auf dem Markt.
6. Geschwindigkeit des Recruiting-Funnels
Geschwindigkeit ist beim Recruiting entscheidend. Deshalb ist es wichtig, die Dauer Ihres Einstellungsprozesses im Blick zu behalten. Eine Möglichkeit dafür ist, zu analysieren, wie lange Kandidat:innen in jeder Phase des Recruiting-Funnels verbringen.
Es ist nicht nötig, durch den Prozess zu hetzen, aber es ist sinnvoll, jede Phase regelmäßig zu überprüfen und zu schauen, ob etwas angeschoben oder verändert werden sollte.
Wenn zum Beispiel Bewerbende zu lange in der „Test“-Phase verweilen, woran liegt das? Sind Kandidat:innen nicht bereit, die Testaufgabe zu erledigen? Oder haben sie die Aufgabe erledigt und warten zu lange auf Ihr Feedback?
Mir ist es schon passiert, dass ein Test gar nicht gepasst hat oder der Link defekt war und niemand es gemeldet hat, bis ich sie danach gefragt habe.
Benchmark
Das hängt von der jeweiligen Phase ab. Die allgemeine Faustregel lautet: Je früher die Phase im Prozess, desto schneller sollte sie abgeschlossen werden.
Idealerweise sollte die Zeit vom Eingang der Bewerbung bis zur Vorauswahl weniger als eine Woche betragen. Phasen, in denen Vorstellungsgespräche (insbesondere persönliche) vereinbart werden müssen, können eine bis zwei Wochen in Anspruch nehmen.
Letztlich geht es darum, Muster im Recruiting-Prozess zu erkennen, bei denen es zu Verzögerungen kommt.
Bedenken Sie: Alles summiert sich zur gesamten Time-to-Hire, und ein schneller, effizienterer Prozess verbessert die Candidate Experience und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die gewünschten Talente einstellen.
7. Annahmequote von Jobangeboten
Dies ist eine sehr einfache Kennzahl, nämlich das Verhältnis von gemachten zu angenommenen Angeboten. In meinem früheren Artikel über die Erstellung eines Jobangebots teile ich ein paar Tricks, wie sich die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Kandidat:innen das Angebot annehmen – aber ein gewisses Risiko bleibt immer.
Deshalb ist es nie mein Ziel, eine 100%ige Annahmequote zu erzielen. Das ist auf lange Sicht einfach unmöglich und Sie würden sich selbst unter Druck setzen, zu scheitern.
Wenn Sie sich dieses Ziel setzen, gehen Sie vielleicht auf unvernünftige Forderungen ein und stellen jemanden ein, die oder der sich im Nachhinein als Fehler herausstellt.
Mir ist es passiert, dass ich als Talent Lead vom Hiring einer Person abgeraten habe, deren Arbeitsanforderungen wir nicht erfüllen konnten.
Der Hiring Manager bestand darauf, seine eigene „Erfolgsbilanz“ – kein abgelehntes Angebot – aufrechtzuerhalten. Zwei Monate später war die Person wieder weg, da es einfach nicht geklappt hat.
Benchmark
Eine gute Annahmequote hängt vom Markt, der Position, den Beschäftigungsbedingungen (Gehalt, Benefits) und der Größe des Recruiting-Volumens ab.
Wenn Sie nur wenige Einstellungen haben und als guter Arbeitgeber gelten, sollten Sie eine Annahmequote von über 90% anstreben. Sind andere Rahmenbedingungen weniger optimal, passen Sie diesen Wert entsprechend an.
Ich habe meine Erwartungen an meine Teams nie unter 75% gesenkt, unabhängig von der Position.
8. Kandidaten-Net Promoter Score (CNPS)
Der Candidate Net Promoter Score (CNPS) ist ähnlich aufgebaut wie die Net Promoter Scores im Customer Experience Management.
Es ist ein numerischer Wert – meist aus maximal 10 Punkten, und alle, die weniger als 7 Punkte vergeben, werden als „Detractor“ angesehen, d. h. ihre Erfahrung mit Ihrem Unternehmen ist negativ.
Am einfachsten lässt sich der CNPS verwalten, wenn das Bewerbermanagementsystem (ATS) die Arbeit übernimmt. Manche Systeme bieten die Möglichkeit, den Bewerbenden während des Einstellungsprozesses Umfragen zu ihrer Erfahrung zu senden – mit fertigen Vorlagen oder individuellen Fragen.
So erhalten Sie eine Mischung aus numerischen (quantitativen) und qualitativen Antworten, sodass die Kandidat:innen Ihren Prozess bewerten und Feedback zu Problemen abgeben können.
Das ist eine gute Möglichkeit, Feedback zur Candidate Experience zu erhalten – was läuft gut und wo können Sie sich verbessern.
Ich persönlich bevorzuge es, eine Kandidat:innen-Umfrage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses zu versenden – das kann jederzeit nach dem Erstkontakt oder dem ersten Interview sein. Während des Prozesses frage ich in der Regel nicht um Feedback per Umfrage, da das schnell Spam-Charakter haben kann.
Wenn Kandidat:innen bereits in der Bewerbungsphase abgelehnt werden, haben sie oft nicht genug Informationen zu Ihrem Einstellungsprozess, um hilfreiches Feedback zu geben.
In letzter Zeit habe ich bei einigen ATS gesehen, dass es möglich ist, am Ende einer Bewerbung gezielt ein Feedback-Formular zu erstellen, das z. B. auf Barrierefreiheit abzielt.
Benchmark
Mindestens 7, idealerweise aber noch höher!
9. Diversität in der Recruiting-Pipeline
Ich halte nichts davon, bloß auf Quoten zu achten oder eine Mindestanzahl an Bewerber:innen aus einer bestimmten Gruppe zu fordern. Es ist jedoch wichtig, den Anteil von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund in Ihrer Branche oder Region, die sich bewerben, zu erfassen.
Wenn Sie niemanden mit diversem Hintergrund in der Pipeline haben: Wie könnten Sie eine größere Repräsentanz fördern? Haben Sie bereits eine angemessene Repräsentation, überlegen Sie, was Sie zum Erfolg beigetragen hat, damit Sie das beibehalten und weiterentwickeln können.
In manchen Rechtsordnungen kann es problematisch sein, Daten wie ethnische Herkunft, Geschlecht usw. zu speichern. Bitte machen Sie sich daher mit den gesetzlichen Vorgaben in Ihrer Rechtsordnung vertraut und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Einstellungsvorschriften einhalten.
Zusätzlich können Sie den Diversity-Fragebogen in jede Bewerbung integrieren. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass einige davon sehr lang sein können, was den Bewerbungsprozess verlängert und dazu führen kann, dass Bewerber abspringen.
Benchmark
Vielfalt der Bewerber, die repräsentativ für Ihre Gemeinschaft ist.
10. Recruiter-Effektivität: Vorauswahl und Ansprache
Diese Kennzahlen sind wichtig zu verfolgen, wenn Sie ein Team von Recruitern leiten und die Leistung jedes Einzelnen besser verstehen möchten, um sie gezielt weiterzuentwickeln.
Sie können zum Beispiel sehen, ob Sie mehr oder weniger Direktansprache benötigen, Nachrichten optimieren, das Screening-Gespräch verbessern oder das Anrufvolumen anpassen müssen.
Benchmarks
Es ist schwierig zu sagen, wie viele Recruiter-Anrufe oder Kontaktaufnahmen angemessen sind, da jede Situation anders ist. Es ist jedoch sinnvoll, gewisse Erwartungen festzulegen.
Zum Beispiel würde ich beim Masseneinstellungsverfahren erwarten, dass sie mindestens 4–5 Anrufe pro Tag mit Bewerbern führen. Bei Führungspositionen liegt die Erwartung eher bei 2–3 Anrufen, da hier mehr Zeit in die Recherche und persönliche Ansprache investiert werden muss.
Sie müssen zudem berücksichtigen, wie viele offene Stellen ein Recruiter betreut. Bei nur 2 Positionen ist es nicht realistisch, das ganze Monat 4–5 Anrufe pro Tag zu erreichen. Wenn das Arbeitspensum voll ausgelastet ist (z. B. etwa 15–20 Positionen), sollten die Ziele für Ansprache oder Screening jedoch erreichbar sein.
12 Fortgeschrittene Recruiting-Kennzahlen
Diese fortgeschrittenen Kennzahlen eignen sich, wenn Sie Ihre Fähigkeiten ausgebaut haben und bereit sind, weitere Werte zu verfolgen.
Sie sind weiterhin nützlich und wichtig, aber es kann überwältigend sein, alle gleichzeitig kontrollieren zu wollen.
1. Bestehen der Probezeit
Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Führungskräften, um herauszufinden, ob neue Mitarbeitende letztendlich geeignet sind und die Probezeit bestehen.
Es ist keine vollkommen zuverlässige Kennzahl zur Sicherung der Einstellungsqualität, da es Einzelfälle geben kann, die nicht repräsentativ für die Bewerberqualität sind.
Dennoch hilft sie Ihnen, ein Gesamtbild über die Einstellungspraktiken des Unternehmens zu gewinnen. Wenn viele Mitarbeitende in einem bestimmten Team oder unternehmensweit die Probezeit nicht bestehen, könnte das verschiedene Ursachen haben, zum Beispiel:
- Nicht repräsentative Stellenbeschreibungen
- Ein schlechtes Auswahlverfahren
- Ein schlechtes Onboarding
- Schlechtes Management.
Benchmark
Dies hängt von der Anzahl der Einstellungen ab. Liegt die Quote bei >30 % bei niedrigen und >20 % bei hohen Einstellungsmengen, sollten Sie umgehend untersuchen, warum die Probezeiten öfter nicht bestanden werden.
2. Mitarbeiterzufriedenheit zu Beginn und nach der Probezeit
(oder nach 3–6 Monaten, falls es keine Probezeit gibt).
Das ist eine weniger bekannte Kennzahl, die aber sehr aufschlussreich sein kann. Häufig sind die Zufriedenheitswerte neuer Mitarbeitender aufgrund der Begeisterung zum Start leicht erhöht.
Ich hatte einmal den Fall, dass die Mitarbeiterbindung nach drei Monaten signifikant abnahm.
Dies habe ich untersucht, indem ich mit neuen Teammitgliedern und denen nach drei Monaten Bleibegespräche geführt habe. Dabei stellte ich fest, dass die Art und Weise, wie im Recruiting über das Unternehmen gesprochen wurde, nicht zur Realität passte.
Das hat dazu geführt, dass wir sowohl das Recruiting neu geschult als auch mit der Führungsebene eine Überprüfung des Employer Value Propositions eingeleitet haben.
Es ist wichtig, jede Veränderung zu verfolgen, da die ersten Monate entscheidend dafür sind, wie engagiert oder enttäuscht jemand in seinem Job sein wird.
Viele Mitarbeiterbindungs-Tools (wie Peakon, Hibob und CultureAmp) ermöglichen das Filtern der Ergebnisse nach Betriebszugehörigkeit, um Einbrüche zu erkennen.
3. Fluktuation im ersten Jahr
Wie viele Ihrer Einstellungen länger als ein Jahr bleiben, ist ein potenzieller Indikator für die Qualität der Einstellung. Sie könnten es auch als Retentionsrate bezeichnet sehen, aber ich konzentriere mich lieber auf das erste Jahr, da dies als Zeitraum für das Recruiting passender ist.
Es ist ein ziemlich standardisierter Indikator, den Unternehmen verfolgen, um sowohl die Einstellungsqualität als auch das Engagement zu messen.
Meiner Meinung nach ist das etwas, worauf man immer warten muss, um daraus Maßnahmen abzuleiten. Für kleinere Unternehmen bevorzuge ich daher die beiden oben genannten Methoden, da diese es ihnen ermöglichen, agiler und reaktionsfähiger zu bleiben.
4. Durchschnittliche Kosten pro Einstellung
Die Kosten pro Einstellung ergeben sich aus allen Ausgaben rund um das Recruiting, geteilt durch die Anzahl der Einstellungen. Zu den Ausgaben zählen Dinge wie:
| Interne Kosten | Externe Kosten |
| Gehälter des Recruiting-Teams + Steuern | Agenturgebühren |
| Benefits und sonstige Kosten (IT oder Software) | Anzeigenkosten/Kosten für Sourcing-Kanäle |
| Talent-Sourcing-Software | |
| Testplattformen/-services | |
| Events | |
| Hintergrundüberprüfungsdienste |
Dies ist leichter zu berechnen, wenn Sie einen Budget-Tracker für Ihr Recruiting-Team haben. Beginnen Sie daher am besten damit.
5. ROI der Sourcing-Kanäle
Wie zuvor angedeutet, können diese Kosten schnell steigen. Ich habe einmal einen Fall erlebt, in dem die Führungskraft zuvor 80.000 £ für Werbung und Plattformkosten für nur 8 Einstellungen ausgegeben hatte!
Um einen tieferen Einblick in einen der oben genannten Kostenpunkte zu gewinnen, teile ich alle Plattformen, die mein Team nutzt, auf und beobachte monatlich/jährlich die Kosten im Verhältnis zu den generierten Einstellungen.
Wenn eine Plattform zum Beispiel ziemlich teuer ist, aber seit einem Monat oder länger keinen Kandidaten geliefert hat, der es mindestens bis zum Vorstellungsgespräch geschafft hat, ist es wahrscheinlich Zeit zu überprüfen, woran das liegt.
Der erste Schritt ist, mit dem Account-Manager der Plattform (sofern vorhanden) zu sprechen, ob er helfen kann. Ansonsten ist es möglicherweise an der Zeit, Alternativen in Betracht zu ziehen, da die Investition keinen Ertrag bringt.
Bei so vielen Sourcing-Plattformen auf dem Markt ist es leicht, den Überblick über die Kosten zu verlieren.
6. Effektivität der Sourcing-Kanäle
Dies ist eine eingehendere Betrachtung der Sourcing-Kanäle. Sollten sie keine Einstellungen hervorbringen, überprüfen Sie, an welcher Stelle im Rekrutierungsprozess die Kandidaten aussteigen.
Das lässt sich vielleicht ein wenig schwieriger messen, aber ein modernes ATS sollte in der Lage sein zu berichten, wie viele Menschen aus welchem Kanal in den einzelnen Stufen durchlaufen – einschließlich derjenigen, die sich gar nicht bewerben.
Das ist wichtig, weil Sie so erkennen können, welche Sourcing-Kanäle am effektivsten sind, und ihre Bemühungen entsprechend darauf konzentrieren.
| Sourcing-Kanal | CV-Sichtung | Recruiter-Sichtung | 1. Interview | Test | Abschließendes Interview | Angebot |
|---|---|---|---|---|---|---|
| LinkedIn-Ansprache | 80% | 75% | 60% | 40% | 25% | 10% |
| Plattform 1 | 20% | 10% | 5% | 0% | 0% | 0% |
| Soziale Medien | 40% | 10% | 8% | 2% | 0% | 0% |
| Plattform 2 | 20% | 15% | 12% | 5% | 0% | 0% |
| Empfehlungen | 60% | 50% | 50% | 40% | 25% | 25% |
| Bewerber von Jobbörsen | 8% | 5% | 5% | 4% | 3% | 1% |
Das obige Beispiel zeigt, dass LinkedIn-Ansprache und Empfehlungen die effektivsten Quellen sind.
7. Feedback der Führungskraft
Viele der von mir behandelten Kennzahlen sind quantitativ, aber ebenso wichtig ist der qualitative Austausch mit den Führungskräften. Wir arbeiten schließlich in einem Beruf mit Menschen!
Ich führe gerne regelmäßige Retrospektiven mit Führungskräften durch, z. B. nachdem wir einen großen Personaleinstellungsprozess mit einem bestimmten Team abgeschlossen haben oder nach sechs Monaten kontinuierlicher Recruiting-Aktivitäten.
Das ist ein hervorragender Raum für beide Seiten, um auszusprechen, was gut lief und was nicht. Nachfolgend eine einfache Retro-Vorlage, die ich nutze:
| Ärgerlich | Traurig | Erfreut | |
| Einstellungsteam | |||
| Talent-Team |
8. Abschlussrate bei Bewerbungen
Moderne Recruiting-Software kann Ihnen die Daten darüber liefern, wie viele Personen auf die Stelle geklickt und wie viele ihre Bewerbung abgeschlossen haben.
Eine hohe Abbruchrate könnte auf ein geringes Engagement für Ihre Marke, Verbesserungsbedarf in Ihrer Stellenbeschreibung oder einen zu komplexen Bewerbungsprozess hinweisen.
Benchmark
Wenn mehr als 40 % der Bewerbenden den Bewerbungsprozess abbrechen, ist es definitiv Zeit, etwas zu ändern (Hinweis: hierbei handelt es sich nicht um Personen, die nur auf die Stelle geklickt haben, sondern um jene, die mit einer Bewerbung begonnen, diese aber abgebrochen haben).
Idealerweise sollte dies mit dem Candidate NPS oben kombiniert werden.
9. Abschlussrate von Tests
Ähnlich wie bei der Bewerbungsrate oben kann die Testabschlussrate Aufschluss darüber geben, ob der Test für die Kandidat:innen irrelevant oder zu aufwendig ist.
In Technologie-Kreisen steht das Testen derzeit in der Kritik, weil es manchmal als zu künstlich oder als nicht zur Rolle passend angesehen wird.
Ist Ihre Testabschlussrate niedrig, prüfen Sie den Inhalt des Tests, den Sie versenden, denn Top-Talente erkennen irrelevante Tests sofort.
Benchmark
Wenn mehr als 40 % der Kandidat:innen den Test nicht beenden, ist das ein Grund für weitere Untersuchungen. Ein noch höherer Wert ist besorgniserregend.
10. Mitarbeitenden-Empfehlungen
Eine gute Anzahl an hochwertigen Empfehlungen ist ein großartiger Indikator dafür, dass die Mitarbeitenden engagiert sind und möchten, dass großartige Menschen ins Unternehmen kommen.
Allerdings können sowohl zu wenige als auch zu viele Empfehlungen auf Probleme hinweisen.
Benchmark
Gar keine Empfehlungen zu erhalten, ist ein Grund zur Besorgnis – warum sind aktuelle Mitarbeitende nicht begeistert davon, bekannte Personen einzubringen?
Erhalten Sie jedoch etwa 75 % oder mehr Ihrer Neueinstellungen über Empfehlungen, kann das zu Vetternwirtschaft, Gruppendenken im Einstellungsprozess und einer sehr homogenen Organisation führen.
Eine zu niedrige Zahl sollte teamübergreifend untersucht werden. Zum Beispiel: Wenn aktuelle Ingenieur:innen niemanden empfehlen, warum ist das so?
Gibt es hingegen zu viele Empfehlungen, die mehrheitlich nicht passen, sind vielleicht Ihre Empfehlungsprämien zu hoch?
Eine Sache, die ich gerne mit Empfehlungen mache: Ich frage „Wessen Stimme hören wir im Team nicht – und wie könnt ihr uns dabei helfen?“.
Das regt Menschen dazu an, einen vielfältigen Pool an Empfehlungen zusammenzustellen, damit ihr Team ausgewogener wird.
11. Tage bis zum Jobangebot
Auch das ist eine Kennzahl, die Ihnen helfen kann, Kandidat:innen schneller einzustellen und Engpässe im Recruiting-Prozess zu erkennen.
Tage bis zum Jobangebot = wie lange es dauert, bis Sie der Kandidatin bzw. dem Kandidaten ab dem Zeitpunkt, an dem Sie sich entschieden haben, sie/ihn einzustellen, das Angebot machen.
Benchmark
Idealerweise sollte dieser Zeitraum am heutigen Arbeitsmarkt weniger als 72 Stunden betragen. Wenn es häufig länger dauert, sollten Sie sich ansehen, was den Prozess verzögert – Liegt es an der Genehmigung, der Administration, oder an einem anderen Aspekt?
12. Rückzugs- und Ablehnungsgründe bei Kandidat:innen
Es ist wichtig zu erkennen, ob sich Muster abzeichnen, in denen Kandidat:innen aus Ihrem Prozess ausschieden oder Ihre Rolle bzw. Ihr Angebot abgelehnt haben.
Ich habe dabei schon Probleme wie nicht wettbewerbsfähige Gehälter oder ein Eingreifen der einstellenden Führungskräfte in den Einstellungsprozess festgestellt.
Jedes Mal, wenn Sie eine:n Kandidat:in ablehnen oder aus dem Kandidatenpool nehmen, sollten Sie den Grund dafür im ATS oder einem vergleichbaren Tool erfassen. Wenn Sie genug Daten gesammelt haben, können Sie filtern und Berichte erstellen.
In meinem aktuellen Unternehmen „verloren“ wir Kandidat:innen im ersten Halbjahr dieses Jahres aus etwa acht verschiedenen Gründen (haben eine andere Stelle angenommen, Stelle passte nicht, Gehalt passte nicht usw.).
Das Recruiting-Dashboard zeigte jedoch, dass wir 55 % der Kandidat:innen wegen unserer Anwesenheitspflicht im Büro verloren haben.
Ich habe das an die Führungsebene berichtet, um zu fragen, ob wir diese Regelung ändern oder weiter versuchen, Kandidat:innen zu finden, die mit Büro-Präsenz einverstanden sind.
Kennzahlen erzählen eine Geschichte
Moderne Recruiting-Software hilft Ihnen, Daten zu sammeln und diese in individuell anpassbaren Dashboards darzustellen.
Wichtig ist aber, die Geschichte, die die Daten erzählen, identifizieren zu können und die Recruiting-Strategie entsprechend anzupassen.
Um Ihnen ein Beispiel zu geben: Ich hatte einmal die Situation, dass ich der Head of Sourcing bei Twitch dabei half, die Leistung ihres Teams zu bewerten. Diese lag bei nur 80 % Erreichung des Recruiter-Screen-KPI.
Als wir jedoch genauer hinsahen, stellten wir fest, dass die Einstellungsquote tatsächlich leicht gestiegen war und wir bei den Vermittlungen auf Kurs lagen.
Das bedeutet, wir haben mit weniger Anrufen weiterhin die passenden Kandidat:innen gefunden und waren dadurch ein effizienteres Team.
Durch die Betrachtung der umfassenderen Daten erhielten wir einen besseren Gesamteindruck, anstatt das Team härter arbeiten zu lassen, nur um eine willkürliche Zahl zu erreichen.
Die Wahl der richtigen Kennzahlen ermöglicht es Ihnen, datenbasierte Einstellungsentscheidungen zu treffen, die zu Ihrer Organisation passen. Nicht alle Kennzahlen sind für jedes Unternehmen immer relevant – und Sie möchten nicht in eine Datenstarre geraten!
Am wichtigsten ist: Sobald Sie entschieden haben, was für Sie richtig ist, betrachten Sie mehrere Kennzahlen, um sich ein möglichst umfassendes Bild zu machen, damit Sie nicht ständig Ausreißern hinterherlaufen. Wenn Sie sich auf Ihre Schlüsselkriterien festgelegt haben, nutzen Sie Ihre Recruiting-Analytics-Software, um diese Kennzahlen für Sie zu verfolgen, während Sie sich darauf konzentrieren, die besten Personen für jede Position zu finden.
