Was ist Recruiting? 8 Expertentipps & Werkzeuge für 2026
Personalbeschaffung kann sich wie Speed-Dating anfühlen – man versucht, in einem Meer von Möglichkeiten oft in Rekordzeit die richtige Übereinstimmung zu finden.
Hattest du schon einmal das Gefühl, endlos nach links über Lebensläufe zu wischen oder Interviewtermine wie eine Zirkusnummer zu jonglieren? Du bist nicht allein! Einstellungsverfahren können chaotisch sein, aber mit ein wenig Anleitung muss das nicht so sein. Ich habe Unternehmen dabei unterstützt, ihr Chaos bei der Personalbeschaffung in einen reibungslosen, erfolgreichen Prozess zu verwandeln.
Ich helfe dir dabei, die Personalbeschaffung von Grund auf zu verstehen, damit du ohne den üblichen Aufwand ganz einfach deine ideale Besetzung findest.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung ist der Prozess, potenzielle Kandidaten zu gewinnen, zu identifizieren und anzusprechen, um eine Gruppe qualifizierter Bewerber für eine offene Stelle aufzubauen.
Ob über traditionelle Stellenbörsen oder fortschrittliche CRM-Software für die Personalbeschaffung – die Personalbeschaffung optimiert die Identifizierung und Einladung potenzieller Kandidaten. Bei der Auswahl von Bewerbern geht es hingegen darum, den besten Bewerber aus der Bewerbergruppe auszuwählen, die während des Personalbeschaffungsprozesses gebildet wurde.
Die Auswahl wird häufig außerhalb der HR-Funktion vom Einstellungsleiter des Unternehmens oder der Abteilung übernommen, auch wenn dein HR-Team bei der Vorauswahl, bei Verträgen und bei Überlegungen zur Einarbeitung helfen kann.
Wenn du lernst, wie Lösungen zur Talentgewinnung funktionieren, kannst du dir als neuer Personalbeschaffer einen Vorteil bei der Bewältigung der Komplexität des Einstellungsprozesses verschaffen.
So findest du Personen für die Personalbeschaffung
Die Grundlagen der Personalbeschaffung sind eigentlich ziemlich einfach: potenzielle Bewerber über die offene Stelle informieren und sie dazu ermutigen, sich auf die ausgeschriebene Position zu bewerben. Wie wird das also gemacht?
Zunächst musst du herausfinden, wo sich deine potenziellen Bewerber aufhalten. Gibt es einen Verband, eine Website oder einen Ort, den potenzielle Bewerber regelmäßig besuchen? Hier sind meine wichtigsten Vorschläge:
Lokale Berufsverbände
Wenn du eine Fachkraft für HR suchst, könntest du dich an die örtlichen Berufsverbände wenden und dich erkundigen, ob du dort eine Anzeige schalten kannst.
Je nach geografischem Standort könnten dazu beispielsweise gehören: AHRI (Australisches Institut für Personalwesen), Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM), Institut für Personalwesen von Neuseeland (HRINZ), Kanadischer Rat der Personalverbände (CCHRA) usw.
Am einfachsten findest du diese Verbände, indem du einfach das Land, den Beruf und „Verband“ googelst. Wenn du beispielsweise „US-amerikanischer Steuerberaterverband“ googelst, erhältst du als Ergebnis den Amerikanischen Verband für Rechnungswesen (aaahq.org).
Lokale Bildungseinrichtungen
Je nachdem, welche Erfahrungsstufe oder Qualifikationen du suchst, solltest du auch deine örtliche Universität oder Bildungseinrichtung in Betracht ziehen. Diese Einrichtungen geben Stellenanzeigen, die sich auf das Studium ihrer Studierenden beziehen, häufig sehr gerne weiter.
Dieser Prozess besteht einfach darin, auf ihrer Website zu suchen, den richtigen Bereich zu finden und ihnen eine E-Mail zu schicken, in der du fragst, ob sie die beigefügte Anzeige an ihre Studierenden weiterleiten könnten. Mit diesem Ansatz hatte ich in der Vergangenheit Erfolg, als ich für Traineeprogramme im HR-Bereich geworben habe. Ich habe einfach einem Professor für Management sowie einem Professor für Psychologie an drei Universitäten eine E-Mail geschickt, und sie waren mehr als bereit, die Möglichkeit an ihre Studierenden weiterzugeben.
Berufliche Weiterbildungsprogramme wie MBA-Abschlüsse bieten wirklich großartige Möglichkeiten, direkt bei potenziellen Bewerbern zu werben.
Deine derzeitigen Mitarbeiter einbeziehen
Allzu oft erfahren Mitarbeiter aus der lokalen Zeitung von einer offenen Stelle. Wenn das passiert, verpassen Arbeitgeber eine wichtige Gelegenheit.
Schicke am Tag, an dem die Ausschreibung der offenen Stelle beginnt, eine unternehmensweite E-Mail oder nutze deine interne Stellenbörse, falls du eine hast, und stelle sicher, dass deine Mitarbeiter wissen, dass eine Stelle ausgeschrieben wird. Noch besser: Bitte sie, die Stelle in ihrem Netzwerk zu teilen (die meisten Mitarbeiter nutzen Facebook, Twitter, LinkedIn oder eines der verschiedenen anderen sozialen Netzwerke – und erzählen ihren Freunden einfach von der offenen Stelle).
Das ist aus zwei Gründen wichtig: Deine derzeitigen Mitarbeiter können potenziellen Bewerbern relevante Details über den gesamten Arbeitsplatz mitteilen (z. B. dass es ein guter Arbeitsplatz ist, gute Zusatzleistungen bietet usw.), und die Kosten sind im Verhältnis zur potenziellen Zahl der Personen, die über die offene Stelle informiert werden, sehr gering.
Du kannst deine Mitarbeiter sogar Kandidatenvorschläge in eine kostenlose Software für die Personalbeschaffung eingeben lassen.
Stellenbörsen und Zeitungen
Ich habe diese Möglichkeit fast zuletzt erwähnt, da sie am naheliegendsten ist und in vielen Fällen wirklich erst als letzter Ausweg genutzt werden sollte, nachdem die oben genannten Methoden ausgeschöpft wurden.
Jobbörsen und Zeitungen sind sehr allgemein gehalten. Obwohl Jobbörsen insbesondere Kategorien wie juristische Stellen oder Stellen im Rechnungswesen usw. haben können, bleiben sie dennoch allgemein. Je allgemeiner der Ansatz ist, den Sie bei Ihrer Werbung verfolgen, desto größer wird der Bewerberpool – und oft handelt es sich dabei nicht um eine Steigerung der Qualität, sondern der Quantität.
Wenn ich beispielsweise einen erfahrenen Steueranwalt suche, ist genau das erforderlich – keinen Buchhalter oder Anwalt, der vor fünf Jahren an der Universität eine einzige Steuerrechtsarbeit verfasst hat. Daher ist es am sinnvollsten, in spezifischen Märkten zu werben. Hier wird Software für die Suche nach Führungskräften für eine präzise Zielgruppenansprache unverzichtbar.
Jobbörsen haben selbstverständlich durchaus ihre Berechtigung. Je allgemeiner die Stellen sind oder je mehr Stellen auf Einstiegsniveau Sie besetzen, desto eher sind Jobbörsen und Zeitungen dafür geeignet. Wenn Sie beispielsweise eine Büroassistenz im Juniorbereich, einen Vertriebsmitarbeiter auf Einstiegsniveau usw. suchen, sind sie Ihre beste Option.
Es gibt jedoch Ausnahmen, wenn Sie für eine Stelle mit sehr spezifischen Anforderungen werben, etwa erforderlichen Qualifikationen oder einer Mitgliedschaft in Berufsverbänden (wie bei einem registrierten Psychologen). Nutzen Sie Zeitungen und Jobbörsenwerbung als umfassende Ergänzung oder Absicherung für das spezifische Marketing, das Sie betreiben.
LinkedIn bildet bei den Jobbörsen eine Ausnahme. Die Mitgliederzahl (mehr als 200 Millionen) in Verbindung mit der Art und Weise, wie die Website die Bildung von Berufsgruppen fördert, bedeutet, dass LinkedIn als gezielte Werbequelle für offene Stellen – von sehr allgemeinen bis hin zu sehr spezifischen – äußerst effektiv ist.
Unternehmen jeder Größe stehen die Werkzeuge zur Verfügung, um ihre eigene Personalbeschaffung kostengünstig durchzuführen. Und den wichtigsten Aspekt der Personalbeschaffung habe ich bis zum Schluss aufgehoben: Für viele Menschen wird Ihre Personalbeschaffungsaktivität der erste Kontakt mit Ihrer Organisation sein. Sorgen Sie dafür, dass sie eine hervorragende Erfahrung machen – und das können sie unabhängig davon, ob sie die Stelle bekommen oder nicht. Eine hervorragende Erfahrung zu schaffen, dreht sich vor allem um Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass die Bewerber wissen, was geschieht.
Der vielleicht beste Weg, die Personalbeschaffung zu verstehen, besteht jedoch darin, direkt die Gedanken und Erfahrungen von Menschen zu hören, die sich jeden Tag diesen Herausforderungen stellen, indem Sie an einer Konferenz zur Personalbeschaffung teilnehmen. Sie können führenden Denkern auf diesem Gebiet zuhören und sich mit innovativen Fachleuten vernetzen.
Weiterführende Lektüre: Die 10 besten Softwarelösungen für Tests vor der Einstellung zur Bewertung potenzieller Mitarbeiter
Personalbeschaffung an einen Personalvermittler auslagern
Einige Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, die Personalbeschaffung nicht mehr selbst durchzuführen, da sie viel Zeit und Aufwand erfordern kann. Sie könnten es einfacher finden, die Einstellung an spezialisierte Unternehmen für die Rekrutierung von Fachkräften im Technologiebereich auszulagern, die schnell die richtigen Kandidaten finden können.
Viele Organisationen wenden sich an Unternehmen für das Outsourcing von Personalbeschaffungsprozessen, um die Komplexität ihrer Einstellungsabläufe besser zu bewältigen. Auf diese Weise können sie sich auf die Führung des Unternehmens konzentrieren, während Experten den Personalbeschaffungsprozess übernehmen. Außerdem verfügen Agenturen oft über größere Netzwerke und Zugang zu besseren Talenten, wodurch sie eine schnellere und effizientere Option zur Besetzung offener Stellen darstellen.
Darüber hinaus bringen sie ihre eigenen digitalen Systeme und Werkzeuge für die Personalbesetzung mit, auf die Sie zurückgreifen können.
8 bewährte Verfahren für die Personalbeschaffung von einem Experten
Bei der Personalbeschaffung geht es nicht nur darum, Stellen zu besetzen – es geht darum, die perfekte Ergänzung für Ihr Team zu finden. Die Einhaltung der Vorschriften im Einstellungsprozess stellt sicher, dass Ihre Personalbeschaffungsstrategie sowohl an den Branchenstandards als auch an den gesetzlichen Anforderungen ausgerichtet ist.
Hier sind 8 von Experten unterstützte bewährte Verfahren, mit denen Sie Ihre Personalbeschaffung verbessern können:
- Werden Sie sich über Ihren idealen Kandidaten klar: Listen Sie nicht einfach allgemeine Fähigkeiten auf. Beschreiben Sie konkret, woran sich Erfolg in dieser Position messen lässt. Denken Sie über Qualifikationen hinaus – welche Eigenschaften helfen jemandem dabei, in Ihrem einzigartigen Arbeitsumfeld erfolgreich zu sein?
- Verfassen Sie Stellenbeschreibungen, die anziehen statt abzuschrecken: Stellenbeschreibungen sollten nicht wie eine Einkaufsliste voller Anforderungen wirken. Heben Sie hervor, was an der Position und Ihrem Unternehmen besonders spannend ist. Stellen Sie sicher, dass Bewerber erkennen, welchen Nutzen die Stelle für sie bietet.
- Nutzen Sie die Netzwerke Ihrer Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter kennen Ihr Unternehmen am besten. Ermutigen Sie sie, offene Stellen in ihren Netzwerken bekannt zu machen. Empfehlungen führen oft zu qualitativ hochwertigeren Kandidaten, die gut zur Unternehmenskultur passen.
- Nutzen Sie strukturierte Vorstellungsgespräche: Verzichten Sie auf Vorstellungsgespräche ohne festen Rahmen, bei denen man einfach improvisiert. Strukturierte Gespräche mit standardisierten Fragen sorgen für Konsistenz, reduzieren Verzerrungen und helfen Ihnen, Kandidaten objektiver zu vergleichen.
- Investieren Sie in Technologie für die Personalgewinnung: Bewerbermanagementsysteme (ATS) und Lösungen für Datenbanken zur Personalgewinnung können Ihren Einstellungsprozess effizienter gestalten, Zeit sparen und eine reibungslose Kommunikation mit Kandidaten gewährleisten. Automatisierung hilft außerdem dabei, zu verhindern, dass geeignete Kandidaten übersehen werden.
- Kommunizieren Sie transparent: Kandidaten zu ignorieren oder sie im Ungewissen zu lassen, wirft ein schlechtes Licht auf Ihre Marke. Informieren Sie Kandidaten während des gesamten Prozesses, selbst wenn es nur eine kurze E-Mail-Aktualisierung ist.
- Erweitern Sie Ihre Talentpools: Wenn Sie sich für jede Position auf dieselben Quellen verlassen, schränken Sie Ihre Möglichkeiten ein. Ziehen Sie nicht traditionelle Quellen wie Gemeinschaftsgruppen, Berufsverbände und soziale Plattformen wie LinkedIn in Betracht, um ein breiteres Spektrum an Kandidaten anzusprechen.
- Schaffen Sie eine hervorragende Bewerbererfahrung: Denken Sie daran: Ihr Prozess der Personalgewinnung ist oft der erste Eindruck, den ein Kandidat von Ihrem Unternehmen gewinnt. Sorgen Sie dafür, dass dieser positiv ausfällt, indem Sie sicherstellen, dass jede Interaktion – unabhängig davon, ob der Kandidat die Stelle erhält oder nicht – eine positive Erfahrung hinterlässt.
Wenn Sie diese bewährten Verfahren befolgen, besetzen Sie nicht nur Stellen schneller, sondern bauen auch ein stärkeres, besser aufeinander abgestimmtes Team auf, das zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen passt. Viel Erfolg bei der Personalsuche!
Ihre besten Werkzeuge für die Personalgewinnung
Damit die Personalgewinnung für alle Beteiligten organisiert, einfach und angenehm abläuft, benötigen Sie wahrscheinlich einige Softwarelösungen, die Sie dabei unterstützen. Für Positionen auf Führungsebene sollten Sie in Software für die Führungskräfte-Suche investieren, um Ihren Prozess effizienter zu gestalten. Hier sind meine Empfehlungen.
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Wie geht es weiter?
Ich empfehle Ihnen, unseren People Managing People-Newsletter zu abonnieren, um über die neuesten Trends in den Bereichen HR, Führung und Organisationsentwicklung auf dem Laufenden zu bleiben.
