Was ist Personalbeschaffung? 8 Experten-Tipps & Tools für 2026
Personalbeschaffung kann sich anfühlen wie Speed-Dating – man versucht, in kürzester Zeit den richtigen Match in einem Meer von Möglichkeiten zu finden.
Hatten Sie schon einmal das Gefühl, endlos durch Lebensläufe zu blättern oder Interviewtermine wie ein Zirkusartist zu jonglieren? Damit sind Sie nicht allein! Einstellungsprozesse können chaotisch sein, aber mit ein wenig Anleitung muss das nicht so bleiben. Ich habe Unternehmen dabei geholfen, ihr Recruiting-Chaos in einen reibungslosen und erfolgreichen Prozess zu verwandeln.
Ich helfe Ihnen dabei, die Personalgewinnung von Grund auf zu verstehen, sodass Sie Ihre Wunschbesetzung mühelos finden – ganz ohne Aufwand.
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Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung ist der Prozess, potenzielle Kandidat:innen anzusprechen, zu identifizieren und einzubinden, um einen Pool qualifizierter Bewerber:innen für eine offene Stelle aufzubauen.
Ob über klassische Jobbörsen oder fortschrittliche Recruiting-CRM-Software, die Personalbeschaffung erleichtert die Identifizierung und Einladung potenzieller Kandidaten. Die Kandidatenauswahl hingegen beschäftigt sich damit, die beste Person aus dem während des Recruiting-Prozesses entstandenen Bewerberpool auszuwählen.
Die Auswahl wird häufig außerhalb der Personalabteilung durch die jeweilige Führungskraft des Unternehmens oder der Abteilung getroffen, wobei das HR-Team eventuell bei der Vorauswahl, der Vertragserstellung und dem Onboarding unterstützt.
Wenn Sie wissen, wie Lösungen für strategische Personalgewinnung funktionieren, verschafft Ihnen das als Recruiter:in einen Vorteil, um die Komplexität des Einstellungsprozesses zu meistern.
Wie findet man passende Bewerber:innen?
Die Grundlagen des Recruitings sind eigentlich recht einfach: Sie machen potenzielle Bewerber:innen auf die freie Stelle aufmerksam und animieren sie, sich auf die ausgeschriebene Position zu bewerben. Aber wie gelingt das?
Zunächst sollten Sie herausfinden, wo sich potenzielle Bewerber:innen aufhalten – gibt es einen Verband, eine Website oder einen Ort, an dem sich mögliche Kandidat:innen aufhalten? Hier sind meine wichtigsten Empfehlungen:
Lokale Berufsverbände
Wenn Sie beispielsweise eine HR-Fachkraft suchen, schauen Sie nach lokalen Berufsverbänden und fragen Sie an, ob Sie dort eine Anzeige schalten können.
Je nach geografischer Lage könnten das zum Beispiel folgende Institutionen sein: AHRI (Australian Human Resources Institute), Society for Human Resource Management (SHRM), Human Resources Institute of New Zealand (HRINZ), Canadian Council of Human Resources Associations (CCHRA), usw.
Am einfachsten finden Sie solche Verbände, indem Sie einfach Land, Berufsgruppe und „Verband“ googeln. Bei der Suche nach „US Tax Accountants Association“ stößt man beispielsweise auf die American Accounting Association (aaahq.org).
Lokale Bildungseinrichtungen
Je nachdem, welches Erfahrungslevel oder welche Qualifikation Sie suchen, beziehen Sie auch lokale Universitäten oder Weiterbildungseinrichtungen mit ein. Häufig geben diese gezielt auf die Studienrichtung zugeschnittene Jobangebote gerne an ihre Studierenden weiter.
Der Ablauf ist ganz einfach: Suchen Sie auf der Website der Institution nach dem passenden Bereich und schicken Sie eine E-Mail mit der Bitte, das Inserat an die Studierenden weiterzuleiten. Mit dieser Methode hatte ich bereits Erfolg bei der Suche für Graduate-Programme im HR-Bereich: Ich schrieb neben einem Management-Professor auch einen Psychologie-Professor an drei Universitäten an und sie haben die Stellenanzeige gerne an ihre Studierenden weitergeleitet.
Berufsbegleitende Programme wie MBAs bieten ausgezeichnete Möglichkeiten, direkt potenzielle Bewerber:innen anzusprechen.
Nutzung Ihrer bestehenden Mitarbeitenden
Allzu oft erfahren Angestellte erst aus der lokalen Zeitung von einer freien Stelle – dabei vergeben Unternehmen hier eine wichtige Chance.
Sobald die Stellenausschreibung live ist, sollten Sie eine unternehmensweite E-Mail versenden oder – falls vorhanden – das interne Jobportal nutzen, damit Ihre Mitarbeitenden von der Vakanz erfahren. Noch besser: Bitten Sie sie, die Stellenausschreibung auch im eigenen Netzwerk zu teilen (die meisten Mitarbeitenden nutzen Facebook, Twitter, LinkedIn oder andere soziale Netzwerke – oder sprechen einfach mit Freund:innen über die neue Stelle).
Das hat zwei Vorteile: Zum einen können Ihre Mitarbeitenden potenziellen Bewerber:innen authentische Informationen über das Arbeitsumfeld geben (z. B. tolles Team, gute Sozialleistungen usw.), zum anderen entstehen dabei nur sehr geringe Kosten für eine große Reichweite der Stellenanzeige.
Sie können Ihre Mitarbeitenden sogar dazu auffordern, Kandidatenvorschläge direkt in eine kostenlose Recruiting-Software einzutragen.
Jobbörsen und Zeitungen
Diese erwähne ich bewusst zuletzt, da sie zwar die offensichtlichste, aber meist erst die letzte Option nach Ausschöpfung der obigen Methoden sein sollten.
Jobbörsen und Zeitungen sind sehr allgemein gehalten, auch wenn besonders Jobbörsen Kategorien wie Rechtsberufe oder Buchhaltung anbieten, bleiben sie dennoch allgemein. Je allgemeiner Sie Ihren Ansatz bei der Stellenanzeige wählen, desto größer wird der Bewerberpool – und oft handelt es sich dabei nicht um eine Steigerung der Qualität, sondern lediglich der Quantität.
Ein Beispiel: Wenn ich eine/n erfahrene/n Steuerrechtsanwalt/Steuerrechtsanwältin suche, ist das genau das, was ich brauche – nicht eine/n Buchhalter/in oder einen Juristen, der vor fünf Jahren eine Steuerklausur an der Universität geschrieben hat. Deshalb ist es am besten, gezielt in spezifischen Märkten zu werben. Hier wird Executive Search Software unverzichtbar, um präzise Zielgruppen anzusprechen.
Jobbörsen haben durchaus ihre Daseinsberechtigung. Für allgemeinere oder Einstiegspositionen, für die Sie einstellen, sind Jobbörsen und Zeitungen vorgesehen. Wenn Sie eine Bürokraft, einen Berufseinsteiger im Vertrieb etc. benötigen, sind diese Kanäle eine gute Wahl.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn Sie eine Stelle mit sehr spezifischen Anforderungen ausschreiben (wie z. B. Qualifikationen oder Mitgliedschaften in Berufsverbänden, z. B. eine/n eingetragene/n Psychologen/in), dann nutzen Sie Zeitungs- und Jobbörsenanzeigen als ergänzende Maßnahme zu Ihrer gezielten Vermarktung.
LinkedIn ist die Ausnahme unter den Jobbörsen. Die Mitgliederzahl (irgendwo jenseits von 200 Millionen) in Kombination mit dem Aufbau professioneller Fachgruppen auf der Plattform macht LinkedIn zu einer sehr effektiven Quelle für gezieltes Anzeigen von Stellenangeboten – von sehr allgemeinen bis hin zu sehr spezifischen.
Die Werkzeuge stehen Unternehmen jeder Größe zur Verfügung, um auf kosteneffiziente Weise selbst zu rekrutieren. Und den wichtigsten Aspekt der Rekrutierung habe ich mir bis zum Schluss aufgehoben: Für viele Menschen ist Ihr Recruiting-Prozess der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen. Sorgen Sie dafür, dass dieser Eindruck großartig ist – unabhängig davon, ob sie die Stelle bekommen oder nicht. Eine herausragende Erfahrung zu schaffen, dreht sich vor allem um Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass die Bewerber wissen, was passiert.
Vielleicht ist es am besten, Rekrutierung aus erster Hand direkt von denjenigen zu verstehen, die diesen Herausforderungen täglich begegnen, z. B. durch den Besuch einer Recruiting-Konferenz. Hier hören Sie führende Köpfe auf diesem Gebiet und können mit innovativen Fachleuten netzwerken.
Zum Weiterlesen: 10 beste Pre-Employment-Testing-Programme zur Bewertung potenzieller Mitarbeitenden
An einen Recruiter auslagern
Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, das eigene Recruiting abzugeben, weil der Prozess viel Zeit und Energie kostet. Sie finden es eventuell einfacher, das Einstellen an spezialisierte Tech-Recruiting-Firmen auszulagern, die schnell die passenden Kandidaten finden.
Viele Organisationen wenden sich an Unternehmen für ausgelagerte Recruiting-Prozesse (Recruitment Process Outsourcing), um die Komplexitäten in ihren Einstellungsabläufen besser zu managen. So können sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, während Experten den Rekrutierungsprozess übernehmen. Zudem verfügen Agenturen oft über größere Netzwerke und besseren Zugang zu Talenten, was das Ausfüllen offener Stellen schneller und effizienter macht.
Diese Firmen bringen zudem ihre eigenen digitalen Personalmanagementsysteme und Werkzeuge mit, die Sie nutzen können.
8 bewährte Best Practices für Recruiting von einer Expertin/einem Experten
Rekrutierung bedeutet nicht bloß das Besetzen von Stellen – es geht darum, den perfekten Match für Ihr Team zu finden. Einhaltung von Vorschriften im Einstellungsprozess stellt sicher, dass Ihre Rekrutierungsstrategie mit Branchenstandards und rechtlichen Anforderungen übereinstimmt.
Hier sind 8 bewährte Recruiting-Praktiken von Experten, um Ihr Einstellungsverfahren auf das nächste Level zu bringen:
- Definieren Sie Ihren idealen Kandidaten genau: Listen Sie nicht nur allgemeine Fähigkeiten auf. Seien Sie spezifisch, wie Erfolg in dieser Rolle aussieht. Denken Sie über Qualifikationen hinaus—welche Eigenschaften helfen jemandem, in Ihrer besonderen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein?
- Formulieren Sie ansprechende Stellenbeschreibungen: Stellenbeschreibungen sollten sich nicht wie Einkaufslisten anhören. Heben Sie hervor, was an der Rolle und Ihrem Unternehmen spannend ist. Zeigen Sie Kandidat:innen klar, was sie erwartet und wie sie profitieren.
- Nutzen Sie die Netzwerke der Mitarbeitenden: Ihre Mitarbeiter:innen kennen Ihr Unternehmen am besten. Ermutigen Sie sie, offene Stellen in ihrem Netzwerk zu teilen. Empfehlungen führen oft zu qualitativ hochwertigen Bewerber:innen, die kulturell gut passen.
- Führen Sie strukturierte Interviews: Verzichten Sie auf freie, improvisierte Gespräche. Strukturierte Interviews mit standardisierten Fragen sorgen für Konsistenz, reduzieren Vorurteile und helfen, Kandidat:innen objektiver zu vergleichen.
- Investieren Sie in Recruiting-Technologie: Bewerbermanagementsysteme (ATS) und Recruiting-Datenbanklösungen können Ihren Einstellungsprozess optimieren, Zeit sparen und die Kommunikation mit Kandidat:innen vereinfachen. Automatisierung hilft außerdem, gute Talente nicht versehentlich zu übersehen.
- Seien Sie transparent in der Kommunikation: Kandidat:innen zu ignorieren oder im Unklaren zu lassen, schadet Ihrer Arbeitgebermarke. Halten Sie Bewerber:innen während des gesamten Prozesses informiert—selbst wenn es nur ein kurzes E-Mail-Update ist.
- Diversifizieren Sie Ihre Talentpools: Verlassen Sie sich nicht immer auf die gleichen Quellen bei jeder Stellenausschreibung. Ziehen Sie auch unkonventionelle Kanäle wie Community-Gruppen, Berufsverbände oder Social-Media-Plattformen wie LinkedIn in Betracht, um eine größere Bandbreite an Talenten zu erreichen.
- Schaffen Sie ein positives Bewerbungserlebnis: Denken Sie daran, dass Ihr Recruiting-Prozess häufig der erste Eindruck Ihres Unternehmens bei Kandidat:innen ist. Sorgen Sie dafür, dass jede Interaktion—ob mit oder ohne Jobzusage—nachhaltig positiv wahrgenommen wird.
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, besetzen Sie nicht nur schneller offene Stellen, sondern bauen auch ein stärkeres, harmonischeres Team auf, das zur Kultur und zu den Zielen Ihres Unternehmens passt. Viel Erfolg beim Rekrutieren!
Ihre besten Recruiting-Tools
Um das Recruiting für alle Beteiligten organisiert, einfach und angenehm zu gestalten, werden Sie vermutlich einige Softwarelösungen benötigen. Für Führungspositionen lohnt sich die Investition in Executive-Search-Software, um Ihren Prozess zu optimieren. Hier sind meine Empfehlungen.
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