Können Sie das ATS überlisten? Was Recruiter wissen möchten
Geben Sie drei Buchstaben bei TikTok ein und beobachten Sie, wie Influencer aus aller Welt erklären, wie man das ATS oder das Applicant Tracking System austricksen kann.
Naja... irgendwie.
Das Problem dabei ist, dass fast alle versprechen, das Geheimnis zu kennen, wie man das ATS bezwingt, und dann ihrem Rat voranstellen, dass man das ATS eigentlich gar nicht wirklich "schlagen" kann.
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Das liegt nicht daran, dass das System so unfassbar ausgeklügelt wäre, dass es erkennt, was ein Bewerber versucht, und dies kennzeichnet. Vielmehr ist es einfach so, dass der Bewerber früher oder später einen Menschen davon überzeugen muss, dass er für den Job geeignet ist.
Wenn das nicht gelingt, hilft auch das beste Lebenslauf-Layout oder beliebig viele Schlüsselwörter nicht weiter – spätestens dann, wenn ein Mensch die Qualifikationen prüft oder mit dem Bewerber spricht.
Bevor wir nun noch tiefer ins Thema einsteigen: Falls Sie dies lesen und auf der Suche nach einem neuen ATS sind, sollten Sie unsere Liste der Besten Bewerbermanagementsysteme ansehen.
Woher kommt die Geschichte vom ATS-Trick?
Warum also hat sich das Narrativ, das "Bot zu bezwingen", so stark verbreitet? Ganz einfach: Das ATS gilt als die erste Hürde, die Jobsuchende überwinden müssen.
Mit seinem systematischen Ansatz zur Verarbeitung der Informationen eines Lebenslaufs – oft auch Lebenslauf-Parsing genannt – unterteilt das ATS die Bewerbung in verschiedene Abschnitte (Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten etc.). Möglich ist dies auch mit einer Lebenslauf-Screening-Plattform.
Wie bei jedem System besteht die Versuchung zu glauben, dass man es irgendwie austricksen kann.
„Mit den neuesten Entwicklungen in der KI gibt es keine Wunderwaffe und Lebenslauf-Parsing wird sich mit der Zeit verbessern. Es schadet aber nie, alles möglichst einfach zu halten, damit die Software für einen arbeitet“, sagt Lisa Barrow, CEO von Kada Recruiting.
Ratschläge, wie man das ATS austricksen kann
Die Idee, dass man das ATS umgehen könne, stammt auch aus zwei wiederkehrenden Ratschlägen, die sowohl von Karrierecoaches als auch von Recruiting-Experten gegeben werden.
- Gestalten Sie Ihren Lebenslauf einfach und übersichtlich. Verzichten Sie auf ausgefallene Grafiken und lassen Sie das Bewerbungsfoto weg.
- Passen Sie Lebenslauf und Anschreiben immer individuell auf die Stelle an, für die Sie sich bewerben. Dazu gehört, gezielt Schlüsselbegriffe zu verwenden, die mit den gewünschten Fähigkeiten und Eigenschaften des Arbeitgebers übereinstimmen – aber nicht zu übertreiben.
Tawny Lott Rodriguez hat diese Empfehlungen in 12 Jahren Talentakquise häufig fehlinterpretiert erlebt. In ihrer aktuellen Position als HR-Direktorin einer Schule in Salt Lake City sieht sie regelmäßig Bewerber, die nicht wissen, was das ATS eigentlich macht.
„Viele Menschen verstehen nicht wirklich, wie das ATS funktioniert", sagt sie. „Ein gewisses Maß an Keyword-Optimierung kann helfen, aber wer nur versucht, das ATS zu überlisten, erschafft meist einen generischen Lebenslauf ohne echte Wirkung. Ein guter Lebenslauf sollte immer auf die konkrete Stellenausschreibung zugeschnitten sein und das besondere Profil des Bewerbers hervorheben.“
Wer versucht, das System auszutricksen, handelt sich sowohl als Bewerber als auch als Recruiter Probleme ein.
Am Ende deutet der Versuch, das ATS auszutricksen, auch auf ein größeres Problem hin: Menschen lügen schlicht in ihren Lebensläufen. Doch gibt es bislang kaum Alternativen, um die im Lebenslauf gebündelte Berufserfahrung als entscheidendes Dokument zu ersetzen.
„Aus Kandidatensicht gibt es viele Herausforderungen, egal wie einfach wir den Prozess gestalten wollen“, sagt Elena Agaragimova, Recruiting- und Entwicklungsmanagerin bei Horizon Industries. „Bewerber versuchen, das System zu täuschen, und deshalb haben wir Leute interviewt, die auf dem Papier hervorragend wirken, bei technischen Fragen im Interview aber keine Antwort wissen. Mich frustrieren Lebensläufe generell, doch als Gesellschaft haben wir noch keinen besseren Weg gefunden, um Fähigkeiten und Erfahrung darzustellen.“
ATS-optimierte Lebensläufe
Die Frage, ob man das ATS "schlagen" könne, ist eigentlich nicht wirklich zielführend. Die sinnvollere Überlegung ist: Wie erstellt man einen Lebenslauf, der sowohl für das ATS als auch für Menschen überzeugend ist?
„Recruiter erkennen sofort, wenn ein Lebenslauf zu stark auf das ATS optimiert ist, aber an Substanz und Relevanz fehlt“, sagt Alari Aho, Gründer des Tools Toggl für Produktivitäts- und Zeiterfassung. „Besser ist ein ausgewogener Ansatz, bei dem Sie Ihre Qualifikationen und Erfahrungen in natürlicher Sprache klar auf die Anforderungen der Stelle beziehen.“
Hier einige Tipps für Jobsuchende aller Branchen sowie ein Standardüberblick für alle, die auf der anderen Seite des Einstellungsprozesses stehen.
Der zielgerichtete Lebenslauf
Arbeitssuchende sollten die Stellenanzeige sorgfältig analysieren und ihren Lebenslauf anpassen, um die spezifischen Fähigkeiten und relevanten Erfahrungen hervorzuheben, die sie in der Vergangenheit gesammelt haben.
Leistungen quantifizieren
Es ist entscheidend, Leistungen im Lebenslauf zu quantifizieren, da dies Ihrer Geschichte mehr Kontext und Nachweise für Ihre Fähigkeiten und Erfolge liefert.
Indem Sie konkrete Zahlen, Prozentsätze oder andere messbare Daten angeben, belegen Sie überzeugend Ihre Wirksamkeit und Ihren Einfluss in früheren Positionen.
Dieser Ansatz verleiht Ihrem Lebenslauf nicht nur Glaubwürdigkeit, sondern hilft Personalverantwortlichen auch dabei, das Ausmaß und die Bandbreite Ihrer Beiträge einzuschätzen.
Ein Beispiel: Wenn Sie angeben, dass Sie „die Betriebskosten durch Prozessoptimierung um 15 % gesenkt“ haben, gibt das der Personalabteilung einen konkreten Anhaltspunkt, um Fragen zu stellen und die Leistung weiter einzuordnen.
Gründlich Korrektur lesen
Ein von Fehlern übersäter Lebenslauf kann vom ATS aussortiert werden und Ihre Bewerbung vorzeitig beenden. Es gibt auch keine Entschuldigung dafür.
In einer Zeit, in der es viele Hilfsmittel gibt, um Fehler zu vermeiden, erwarten Arbeitgeber zumindest einen klar formulierten Lebenslauf. Schon kleinere Fehler bei Rechtschreibung, Grammatik oder Zeichensetzung können das Bild von Kompetenz und Aufmerksamkeit schmälern, das Sie potenziellen Arbeitgebern vermitteln möchten.
Halten Sie es einfach
Wir haben es schon oft gesagt und sagen es erneut: Machen Sie Ihren Lebenslauf nicht unnötig kompliziert als Dokument.
Letztlich ist es nicht das Dokument selbst, das Ihnen den Job verschafft. Es kommt vielmehr darauf an, wie Sie im Vorstellungsgespräch auftreten, auf Ihre sozialen Fähigkeiten und darauf, wie gut Sie Ihre Erfahrung präsentieren.
Für den Lebenslauf selbst empfiehlt Barrow daher ein paar Grundregeln.
- Erstellen Sie Ihren Lebenslauf in einem Standard-Dokumentformat.
- Verwenden Sie eine gängige Schriftart.
- Vermeiden Sie einen zu komplexen oder zu langen Lebenslauf.
- Verzichten Sie auf Spalten, Tabellen oder andere fortgeschrittene Layouts.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre berufliche Stationen in chronologischer Reihenfolge aufgeführt sind.
- Nennen Sie explizit die Werkzeuge, Software oder Sprachen, die Sie beherrschen.
- Geben Sie jeder Rubrik eine Überschrift (Berufserfahrung, Ziele, Ausbildung, Zertifikate, etc.).
Zeitaufwändige Arbeit für Bewerbende?
Wie viel Zeit sollte das Ganze beanspruchen?
„Bewerber sollten genügend Zeit investieren, damit ihr Lebenslauf die eigene Erfahrung und die Fähigkeiten im Verhältnis zur Stellenausschreibung korrekt widerspiegelt. Das erfordert meist eine gewisse Anpassung für jede Bewerbung“, sagt Aho. „Das kann bedeuten, dass pro Bewerbung ein paar Stunden anfallen, insbesondere wenn Sie Ihren Lebenslauf gezielt anpassen und passende Schlüsselwörter aus der Stellenbeschreibung übernehmen. Im Fokus sollte dabei aber immer die Qualität stehen, nicht die bloße Anzahl an Schlagworten.“
Wenn Sie einen neuen Job suchen, hilft es, das Format Ihres Lebenslaufs möglichst konsistent und einfach zu halten, sodass ein ATS diesen leicht auslesen kann.
Laut Rowena Winkler, ATS-Expertin bei Wanderlust Careers, kann es 1 bis 3 Stunden dauern, um den Lebenslauf für das ATS zu optimieren. Sie empfiehlt, nicht nur die Stellenausschreibung genau zu lesen, sondern auch vergleichbare Ausschreibungen zu prüfen, um ein Gefühl für die gesamte Branche zu bekommen.
„Sobald Sie ein Verständnis für die Stellenausschreibung haben, gilt es, die relevanten Schlüsselbegriffe herauszufiltern, die zu den geforderten technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten passen“, so Winkler. „Anschließend überarbeiten Sie Ihren Lebenslauf und integrieren die ermittelten Schlüsselbegriffe, wobei das Dokument weiterhin gut lesbar sein und Ihre Erfahrungen hervorheben sollte. Zuletzt erfolgt ein abschließendes Korrekturlesen, wobei geprüft wird, ob das gesamte Format noch konsistent ist.“
Um die Zeit für diesen Prozess zu verkürzen, empfiehlt sie zudem, einen Master-Lebenslauf zu haben, in dem alle Erfahrungen aufgeführt sind, und dabei Schlüsselwörter aus verschiedenen geprüften Stellenbeschreibungen einzubauen.
Sie können dann die relevanteste Erfahrung für eine bestimmte Position kopieren und in ein neues Dokument einfügen und ein paar kleinere Anpassungen vornehmen, damit sie besser zur ausgeschriebenen Rolle passt. Sie könnten auch mehrere Lebensläufe haben, die auf verschiedene Branchen zugeschnitten sind, indem Sie wiederum Schlüsselwörter aus unterschiedlichen Stellenbeschreibungen verwenden.
Recruiter und das ATS
Das ATS ist zu einer Art Schreckgespenst geworden, da Bewerber glauben, ihre Lebensläufe würden aussortiert und eliminiert, ohne jemals von menschlichen Augen gesehen zu werden. Tatsächlich gibt es jedoch kaum Belege dafür, dass dies der Fall ist.
Auf der Recruiting-Seite verstehen Personalverantwortliche nicht immer, wie das ATS funktioniert oder wie sie mehr aus ihm herausholen können. Dies ist besonders ungünstig in Zeiten, in denen viele Organisationen mit den Herausforderungen bei der Kandidatensuche zu kämpfen haben.
„Wir müssen jetzt Personalverantwortliche darin schulen, über den Lebenslauf hinauszublicken und nach Verhaltensmustern zu suchen, die ein guter Kandidat haben sollte“, sagte Agaragimova. „Unsere Herangehensweise ist es, Beziehungen aufzubauen und Personalverantwortliche zu schulen, aber ich bin sicher, dass uns trotzdem immer wieder gute Kandidaten entgehen.“
Dies gilt insbesondere bei hochqualifizierten Positionen in Branchen wie der Technik. Was Personalverantwortliche suchen und was tatsächlich im Pool potenzieller Bewerber angeboten wird, passt oft nicht zusammen – und kein noch so ausgefeiltes Wording hilft dem KI-ATS dabei, die gesuchten "Einhörner" hervorzubringen.
„Ich rekrutiere für sehr spezifische technologische Anforderungen“, sagte Agaragimova. „Das heißt, ein Personalverantwortlicher schickt uns, was er sucht, und am Ende sucht er nach einem Einhorn. Wir müssen ihm dann beweisen, dass es diesen Kandidaten nicht gibt, indem wir vier Wochen lang Kandidaten liefern, die nicht dem gewünschten Profil entsprechen. Wenn wir damit fertig sind, stellen sie einfach ein Pferd ein – und genau das hätten wir von Anfang an suchen sollen.“
Ein Teil der Herausforderung mit dem ATS liegt beim Preis und den Ressourcen der Unternehmen, die es nutzen. Es gibt ausgefeiltere, KI-gestützte Tools, die Teams bei der Personalsuche helfen können, das passende Profil zu finden. Es gibt jedoch ein Problem dabei.
„Die besseren ATS-Systeme, die KI-gestützt sind, sind sehr teuer“, sagte Agaragimova. „Kleine Unternehmen können sie sich oft nicht leisten. Die ATS, die viele kleine Firmen verwenden, lassen hinsichtlich Auswertungsmöglichkeiten zu wünschen übrig. Das wird der große Unterschiedmacher für kleine Organisationen sein.“
Zurück zu TikTok und Methoden
Wie fällt also unser Fazit aus? Die Wahrheit liegt – wie so oft – irgendwo in der Mitte. Es ist möglich, einen Lebenslauf besser auf das ATS auszurichten, aber am Ende ist es immer noch am besten, ihn in erster Linie für Menschen zu optimieren.
Schlüsselwörter, Formate und Layouts spielen eine Rolle, aber Einfachheit ist, genauso wie Ehrlichkeit, meist die beste Strategie. Wenn Sie auf Jobsuche sind, werden Sie mit beiden Aspekten im Fokus Chancen nutzen können, für die Sie sich beim Vorstellungsgespräch nicht völlig fehl am Platz fühlen.
Und für Personalverantwortliche gilt: Wer seinem Recruiting-Team vertraut und die vorhandene Technologie gut nutzt, findet die bestmöglichen Kandidaten – auch wenn es vielleicht nicht der absolute Traumkandidat wird.
