Kannst du das Bewerbermanagement-System (ATS) schlagen? Was Recruiter möchten, dass du weißt
Wenn Sie jemals nach „wie man das ATS überlistet“ gesucht haben, sind Ihnen wahrscheinlich immer wieder die gleichen, recycelten Tipps begegnet (Schlüsselwörter hinzufügen, Formatierung anpassen, das Beste hoffen). Aber wir wissen, dass es viel mehr braucht, um ein Vorstellungsgespräch zu bekommen, als einfach das System auszutricksen. Unser Team hat jahrelang eng mit Bewerbermanagement-Systemen und Personalverantwortlichen zusammengearbeitet, deshalb geben wir Ihnen ehrliche, praxisnahe Ratschläge, die wirklich funktionieren. In diesem Artikel erklären wir, worauf es für das ATS und die Menschen dahinter wirklich ankommt, sodass Sie aufhören können, sich um Tricks zu sorgen und sich stattdessen auf Strategien konzentrieren, die tatsächlich Ergebnisse bringen.
Woher kommt die „ATS überlisten“-Erzählung?
Warum hat die Erzählung vom „Bot austricksen“ dann so viel Anklang gefunden? Ganz einfach: Das ATS gilt als das erste Hindernis, das Arbeitssuchende überwinden müssen.
Mit seinem systematischen Ansatz zur Analyse von Lebensläufen, auch bekannt als Lebenslauf-Parsing, zerlegt das ATS den Lebenslauf in verschiedene Abschnitte (Kontaktinformationen, Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten usw.). Dies kann auch mit einer Lebenslauf-Screening-Plattform erfolgen.
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Wie bei jedem System besteht auch hier die Versuchung zu glauben, dass man es aushebeln kann.
„Mit den neuesten Entwicklungen im Bereich KI gibt es kein Allheilmittel und Lebenslauf-Parsing wird im Laufe der Zeit besser, aber es schadet nie, es einfach zu halten, damit die Software zu Ihren Gunsten arbeitet,“ sagt Lisa Barrow, CEO von Kada Recruiting.
Tipps, um das ATS zu überlisten
Die Idee, das ATS austricksen zu können, geht auch auf zwei konsequente Ratschläge von Karrierecoaches und Recruiting-Experten zurück.
- Halten Sie das Format Ihres Lebenslaufs einfach und übersichtlich. Verzichten Sie auf aufwendige Grafiken und lassen Sie ein Foto auf dem Lebenslauf weg.
- Passen Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben individuell für die Stelle an, auf die Sie sich bewerben. Dazu gehört die Verwendung – und nicht der Missbrauch – von Schlüsselbegriffen, die die gewünschten Fähigkeiten und Eigenschaften widerspiegeln, die der Arbeitgeber sucht.
Tawny Lott Rodriguez hat gesehen, wie diese Ratschläge in den letzten 12 Jahren in der Talentakquise oft missverstanden wurden. In ihrer aktuellen Rolle als HR-Direktorin einer Schule in Salt Lake City sieht sie regelmäßig Bewerber, die nicht wissen, was das ATS eigentlich macht.
„Menschen verstehen wie das ATS funktioniert, völlig falsch,“ sagt sie. „Ein bisschen Keyword-Optimierung kann helfen, aber sich ausschließlich darauf zu konzentrieren, das ATS auszutricksen, führt oft zu generischen Lebensläufen ohne Aussagekraft. Ein überzeugender Lebenslauf sollte auf die konkrete Stellenbeschreibung zugeschnitten sein und den einzigartigen Mehrwert des Bewerbers hervorheben.“
Der Versuch, das System auszutricksen, schafft sowohl für Bewerber als auch für Recruiter Probleme.
Letztendlich deutet das Bemühen, das ATS zu überlisten, auch auf ein größeres Problem hin: Menschen schwindeln schlichtweg in ihren Lebensläufen. Trotzdem gibt es bislang kaum Alternativen, die den Lebenslauf als das zentrale Dokument der bisherigen Berufserfahrung ersetzen könnten.
„Aus Kandidatensicht gibt es viele Herausforderungen, egal wie einfach wir es zu gestalten versuchen“, sagt Elena Agaragimova, Talent Acquisition and Development Managerin bei Horizon Industries. „Kandidaten versuchen, das System auszutricksen, und deshalb haben wir schon viele Menschen interviewt, die auf dem Papier hervorragend aussehen, aber bei einem technischen Interview keine einzige Frage beantworten können. Ich bin generell genervt von Lebensläufen, aber gesellschaftlich haben wir noch keinen besseren Weg gefunden, Fähigkeiten und Erfahrungen darzustellen.“
ATS-optimierte Lebensläufe
Die Frage, ob man das ATS überlisten kann, ist eigentlich nicht zielführend. Viel wichtiger ist: Wie können Bewerber einen Lebenslauf erstellen, der sowohl den Anforderungen des ATS als auch den Bedürfnissen der Menschen dahinter gerecht wird?
„Recruiter erkennen schnell Lebensläufe, die übermäßig für das ATS optimiert sind und wenig relevante Substanz bieten,“ sagt Alari Aho, Gründer des Produktivitäts- und Zeiterfassungstools Toggl. „Ein ausgewogener Ansatz, bei dem Sie Ihre Qualifikationen und Erfahrungen klar und in natürlicher Sprache an die Anforderungen der Stelle anpassen, ist der richtige Weg.“
Hier einige Tipps für Jobsuchende in jeder Branche und ein standardisierter Überblick, worauf Personalverantwortliche achten können.
Der gezielte Lebenslauf
Bewerbende sollten die Stellenanzeige genau analysieren und ihren Lebenslauf gezielt darauf zuschneiden, indem sie die spezifischen Fähigkeiten und relevanten Erfahrungen aus der Vergangenheit hervorheben.
Leistungen quantifizieren
Erfolge im Lebenslauf zu quantifizieren ist entscheidend, da dies Ihren Werdegang mit mehr Kontext versieht und einen Nachweis für Ihre Fähigkeiten und Leistungen liefert.
Indem Sie konkrete Zahlen, Prozentangaben oder andere messbare Daten einfügen, präsentieren Sie überzeugende Argumente für Ihre Wirksamkeit und Ihren Einfluss in vorherigen Positionen.
Dieser Ansatz verleiht Ihrem Lebenslauf nicht nur Glaubwürdigkeit, sondern hilft auch Personalverantwortlichen, Umfang und Ausmaß Ihrer Beiträge besser zu erfassen.
Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Sie „die Betriebskosten durch Prozessoptimierung um 15 % gesenkt haben“, gibt das einer Führungskraft einen konkreten Anhaltspunkt, um Nachfragen zu stellen und den Zusammenhang der Leistung besser zu erfassen.
Sorgfältig Korrekturlesen
Ein Lebenslauf voller Tippfehler kann vom ATS erkannt werden und Ihre Bewerbung vorzeitig beenden. Es gibt dafür auch keine Entschuldigung.
In einer Zeit, in der es zahlreiche Tools gibt, die Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden, erwarten Arbeitgeber zumindest einen klar und verständlich formulierten Lebenslauf. Schon kleinere Fehler in Rechtschreibung, Grammatik oder Zeichensetzung können den Eindruck von Kompetenz und Sorgfalt, den Sie potenziellen Arbeitgebern vermitteln wollen, beeinträchtigen.
Es einfach halten
Wir haben es schon oft gesagt – und sagen es noch einmal: Verkomplizieren Sie Ihr Dokument nicht übermäßig.
Letztlich ist es nicht der Lebenslauf allein, der Sie am Ende einstellt. Entscheidend sind Ihre Fähigkeiten im Vorstellungsgespräch, Ihre zwischenmenschlichen Kompetenzen und wie gut Sie Ihre Erfahrungen präsentieren.
Für den Lebenslauf selbst empfiehlt Barrow einige Richtlinien.
- Erstellen Sie Ihren Lebenslauf im Dokumentformat.
- Verwenden Sie eine Standard-Schriftart.
- Vermeiden Sie einen übermäßig komplexen oder zu langen Lebenslauf.
- Vermeiden Sie Spalten, Tabellen oder andere komplexe Gestaltungselemente.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Berufserfahrung in chronologischer Reihenfolge aufgeführt ist.
- Nennen Sie Werkzeuge, Software oder Sprachen, die Sie beherrschen, explizit.
- Beschriften Sie jeden Abschnitt (Berufserfahrung, Ziele, Ausbildung, Zertifikate, etc.).
Zeitaufwendige Arbeit für Bewerber?
Wie viel Zeit sollte das alles also in Anspruch nehmen?
„Bewerber sollten so viel Zeit investieren, dass ihr Lebenslauf ihre Erfahrungen und Fähigkeiten im Bezug auf die Stellenanzeige korrekt widerspiegelt, was in der Regel eine gewisse Anpassung für jede Bewerbung bedeutet“, sagt Aho. „Das kann einige Stunden pro Bewerbung bedeuten, insbesondere wenn Sie den Lebenslauf überarbeiten und spezifische Schlüsselbegriffe aus der Stellenbeschreibung einbauen. Wichtig ist jedoch die Qualität, nicht einfach die Masse an Schlüsselwörtern.“
Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Stelle sind, können Sie garantieren, dass Sie Ihren Lebenslauf für jede Position individuell anpassen, indem Sie das Layout konstant und so einfach halten, dass ein ATS den Lebenslauf problemlos einlesen kann.
Laut Rowena Winkler, ATS-Expertin bei Wanderlust Careers, dauert es zwischen 1 und 3 Stunden, Ihren Lebenslauf für das ATS zu optimieren. Sie empfiehlt nicht nur, die Stellenanzeige gründlich zu analysieren, sondern sich auch vergleichbare Positionen anzusehen, um ein Gefühl für die gesamte Branche zu bekommen, in die Sie sich bewerben.
„Sobald Sie ein Gefühl für die Stellenanzeige haben, sollten Sie relevante Schlüsselbegriffe identifizieren, die zu den technischen und sozialen Fähigkeiten der Position passen“, so Winkler. „Anschließend überarbeiten Sie Ihren Lebenslauf, integrieren die identifizierten Schlüsselbegriffe, achten aber darauf, dass er weiter gut lesbar bleibt und Ihre Erfahrungen hervorhebt. Am Schluss führen Sie eine finale Korrektur und Überarbeitung durch und prüfen, ob das Layout im gesamten Dokument konsistent ist.“
Um den Zeitaufwand zu reduzieren, empfiehlt sie außerdem, einen Master-Lebenslauf zu erstellen, in dem alle Ihre Erfahrungen mit Schlüsselbegriffen aus verschiedenen Stellenbeschreibungen gelistet sind.
Sie können dann die relevantesten Erfahrungen für eine bestimmte Position in ein neues Dokument kopieren und kleine Anpassungen vornehmen, damit Ihr Lebenslauf noch besser zur Stelle passt. Sie könnten auch mehrere Lebensläufe haben, die auf verschiedene Branchen zugeschnitten sind – jeweils mit passenden Schlüsselbegriffen aus unterschiedlichen Stellenprofilen.
Personalvermittler und das ATS
Das ATS ist für viele Bewerber:innen zu einer Art Schreckgespenst geworden. Sie glauben, dass ihre Lebensläufe aussortiert und abgelehnt werden, ohne dass je menschliche Augen darauf schauen. In Wahrheit gibt es jedoch kaum Belege dafür, dass das tatsächlich geschieht.
Auch auf der Recruiting-Seite wissen Führungskräfte im Einstellungsprozess nicht immer, wie das ATS funktioniert oder wie sie es optimal nutzen können. Das ist insbesondere dann ungünstig, wenn viele Organisationen aktuell mit den Herausforderungen der Kandidatensuche kämpfen.
„Wir müssen mittlerweile Führungskräfte im Einstellungsprozess darin schulen, über den Lebenslauf hinauszuschauen und nach Verhaltensmustern zu suchen, die eine gute Kandidatin oder ein guter Kandidat aufweisen sollte“, sagte Agaragimova. „Unser Ansatz ist es, Beziehungen aufzubauen und Führungskräfte zu trainieren, aber ich bin sicher, dass uns trotzdem immer wieder gute Kandidat:innen entgehen.“
Gerade in hochqualifizierten Positionen, etwa in der Tech-Branche, ist das oft der Fall. Was die suchenden Führungskräfte wollen, und was tatsächlich im Bewerberpool zu finden ist, passt häufig nicht zusammen – und kein noch so perfektes Wording wird das KI-ATS dazu bewegen, den ersehnten „Unicorn“-Kandidaten hervorzubringen.
„Ich rekrutiere für sehr spezielle technologische Anforderungen“, sagte Agaragimova. „Also teilt mir ein:e Hiring Manager:in mit, was gebraucht wird – und gesucht wird dann das absolute Einhorn. Wir müssen dann nachweisen, dass so jemand nicht existiert, indem wir vier Wochen lang Kandidat:innen präsentieren, die nicht ins Profil passen. Am Ende wird dann doch nur ein ‚Pferd‘ eingestellt – und genau danach hätten wir von Anfang an suchen sollen.“
Ein Teil des Problems mit dem ATS hängt mit den Kosten und den vorhandenen Ressourcen der Unternehmen zusammen, die diese Systeme nutzen. Es gibt ausgefeiltere, KI-gesteuerte Tools, mit denen die Personalsuche noch gezielter erfolgen kann, aber es gibt ein großes Problem.
„Die besseren, KI-gestützten ATS-Systeme sind sehr teuer,“ sagte Agaragimova. „Kleine Unternehmen können sich diese kaum leisten. Die ATS, die viele kleinere Unternehmen einsetzen, lassen in Sachen Reporting stark zu wünschen übrig. Das wird künftig das große Unterscheidungsmerkmal für kleine Organisationen sein.“
Zurück zu TikTok und zu den Methoden
Was lässt sich daraus ableiten? Wie so oft liegt die Wahrheit irgendwo in der Mitte. Es ist durchaus möglich, einen Lebenslauf ATS-freundlicher zu gestalten – aber letztlich sollte er vor allem für Menschen und nicht für Maschinen optimiert werden.
Stichwörter, Formate und Layouts spielen eine Rolle, aber Einfachheit – wie Ehrlichkeit – ist meist die beste Strategie. Wer sich bewirbt, sollte beides in den Vordergrund rücken. Das hilft, Chancen zu generieren, bei denen man nicht völlig deplatziert im Bewerbungsgespräch sitzt.
Und für Führungskräfte im Recruitment: Das Vertrauen in die eigenen Recruiting-Teams und ein souveräner Umgang mit der Technik helfen, die besten verfügbaren Kandidat:innen zu finden – wenn vielleicht auch nicht den oder die absolute Wunschkandidat:in.
