So automatisieren Sie das Performance-Management in 5 Schritten
Um Aufgaben des Leistungsmanagements zu automatisieren, sollten Sie sich darauf konzentrieren, sich wiederholende Schritte – etwa die Verfolgung von Zielen, das Einholen von Feedback und die Planung von Gesprächen – mithilfe von Technologie zu optimieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Bereiche des Leistungsmanagements sich am einfachsten automatisieren lassen, warum Automatisierung wichtig ist und erhalten eine praktische Checkliste, mit der Sie Ihre HR-Arbeitsbelastung selbstbewusst verringern und Burnout reduzieren können.
Vorteile automatisierter Leistungsmanagementsysteme
Automatisierung, einschließlich des zunehmenden Einsatzes von KI im Leistungsmanagement, bietet HR-Fachkräften zahlreiche Vorteile, etwa die Verbesserung von Arbeitsabläufen, die Verringerung des Zeitaufwands für die Verwaltung und die Vereinfachung von Prozessen.
Hier sind 4 wesentliche Vorteile der Automatisierung von Aufgaben innerhalb Ihres Leistungsmanagementprogramms.
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Höhere Effizienz und Genauigkeit
Aufgaben wie die Dateneingabe oder die Erstellung von Berichten können zeitaufwendig sein und zu Fehlern durch Mitarbeitende führen. Durch ihre Automatisierung können HR-Fachkräfte den Verwaltungsaufwand solcher Aufgaben beseitigen, Fehler reduzieren und mehr Zeit für strategischere Arbeit gewinnen.
Konsistenz und Standardisierung
Um herkömmliche Aufgaben des Leistungsmanagements zu automatisieren, setzt Automatisierungstechnologie voraus, dass Prozesse einheitlichen Regeln und Kriterien folgen.
Die Verankerung dieses Prinzips im Leistungsmanagementprozess kann das Risiko von Voreingenommenheit oder Diskriminierung verringern und sicherstellen, dass bei der Leistungsbeurteilung von Mitarbeitenden ein fairerer und gerechterer Ansatz verfolgt wird.
Lösungen zur Mitarbeitendenbeurteilung unterstützen kontinuierliches Feedback und machen das Leistungsmanagement zu einem fortlaufenden Prozess.
Feedback in Echtzeit
Automatisierung kann sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte nahezu sofortiges Feedback in Echtzeit auslösen, sodass sie ihre Fortschritte bei den Zielen kontinuierlich verfolgen können.
Dies hilft Mitarbeitenden zu erkennen, wenn sie ihre Ziele oder Prioritäten aus den Augen verloren haben, und unterstützt Führungskräfte dabei, rechtzeitig zu kommunizieren, was zur Korrektur unternommen werden muss.
Für eine reibungslose Umsetzung erfordert die Automatisierung von Aufgaben des Leistungsmanagements HRMS-Tools mit umfangreichen Kernfunktionen. Zu den wichtigsten Funktionen für die Automatisierung von Feedback gehören die Echtzeitverfolgung von Zielen, Feedback-Erinnerungen und Dashboards zur Leistungsanalyse.
Verbessertes Engagement der Mitarbeitenden
Automatisierte Aufgaben des Leistungsmanagements ermöglichen die Verknüpfung von Funktionen wie Zielverfolgung und Lern- und Entwicklungsplänen für Mitarbeitende. Dadurch können Mitarbeitende ihre eigene Entwicklungsstrategie erstellen, was Motivation und Engagement auf ein neues Niveau hebt.
„Jährliche Ziele funktionieren in unserer heutigen Zeit nicht“, sagte Liz Lockhart Lance, Chief of Staff bei Performica. „Vierteljährliche Ziele passen besser, aber sie müssen ergebnisorientiert sein und mit dem verbunden werden, was auf höchster Ebene am wichtigsten ist. Wenn Menschen ihre Arbeit mit den übergeordneten gewünschten Ergebnissen der Organisation verknüpfen können, erkennen sie, wie ihre Anstrengungen dazu beitragen, und finden einen Sinn in ihrer Arbeit.“
Was automatisiert werden sollte
Nachdem Sie klar herausgearbeitet haben, warum Sie automatisieren möchten, können Sie nun mit der Zielsetzung beginnen, festlegen, welche Prozesse und Aufgaben darin Sie automatisieren werden, und überlegen, welche Tools für das Leistungsmanagement Sie auswählen.
Hier sind vier Aspekte des Leistungsmanagements, die sich besonders für die Automatisierung eignen.
Leistungsbeurteilungen
Die Automatisierung der Planung sowie der Verteilung und Sammlung von Materialien, die in den Leistungsbeurteilungsprozess eingebunden sind, kann Zeit sparen und die Organisation dieser Materialien erheblich vereinfachen.
Sie kann Ihnen außerdem dabei helfen, Ihren Beurteilungszyklus zu optimieren, um die Ziele des Talentmanagements aufrechtzuerhalten.
Ressource: So führen Sie eine bessere Leistungsbeurteilung durch
Zielsetzung und -verfolgung
Ein automatisiertes System zur Erstellung und Nachverfolgung von SMART (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert)-Zielen hilft Führungskräften und Mitarbeitenden, bei den Zielen des Unternehmens aufeinander abgestimmt zu bleiben. SMART ist jedoch nur ein Modell zur Zielsetzung.
Weitere Modelle sind das OKR-Modell (Ziele und Schlüsselergebnisse) oder das Modell kaskadierender Ziele. Sie sollten herausfinden, welches Modell für Ihre Organisation am besten geeignet ist und wie Sie die entsprechenden Prozesse automatisieren können.
Coaching und Feedback
Der Aufbau einer Kultur kontinuierlichen Feedbacks kann durch automatisierte Mechanismen unterstützt werden, die Mitarbeitenden regelmäßig Rückmeldungen geben, damit sie auf Kurs bleiben, ihre Leistung verbessern, Meilensteine erkennen und sich beruflich weiterentwickeln können.
Feedback funktioniert jedoch in beide Richtungen. Sie sollten außerdem einen Mechanismus schaffen, der Mitarbeitende dazu auffordert, Ihnen Feedback zu geben, wenn etwas nicht funktioniert.
„Ein praktischer Ansatz für Veränderungen bedeutet, gleichzeitig an zwei Hebeln anzusetzen“, sagte Lauren Scholtz, Managerin für Lernen und Entwicklung bei intelliHR. „Wenn wir über ein Boot sprechen würden, ginge es darum, die Anker einzuholen und die Segel zu setzen; wir brauchen beides, um schnell voranzukommen. Der Aufbau einer Kultur kontinuierlichen Feedbacks ist ein großartiges Beispiel dafür in der Praxis. Die Anker sind die Dinge, die den Eindruck erwecken, dass alles nur schleppend vorangeht. Es könnte große Probleme geben, etwa wenn ein Mitarbeitender das Gefühl hat, nicht alles zu haben, was er oder sie für die eigene Rolle benötigt, oder wenn der jährliche Prozess zur Leistungsbeurteilung zeitaufwendig und wenig hilfreich ist. Einen Kanal zu eröffnen, über den Menschen dies mit Ihnen teilen können, kann Ihnen helfen, die Segel zu setzen.“
Nützliche Ressource: Wichtige Formulierungen für Leistungsbeurteilungen
Datenanalyse
Die Automatisierung der Datenanalyse mit KI-Werkzeugen für das Leistungsmanagement hilft dabei, Leistungstrends sowie Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie kann dazu beitragen, falsche Narrative zu verhindern, mehr Kontext zum Einfluss der Mitarbeitenden auf übergeordnete Unternehmensziele bereitzustellen und den Entscheidungsprozess für künftige Zielsetzungsübungen und Beförderungen zu unterstützen.
Schritte zur Implementierung der Automatisierung des Leistungsmanagements
Die Automatisierung des Leistungsmanagements unter Berücksichtigung der Mitarbeitendenerfahrung erfordert ein Verständnis aller Berührungspunkte und Variablen, die dabei eine Rolle spielen.
Dafür ist ein schrittweiser Prozess erforderlich, um sicherzustellen, dass die Automatisierung die gewünschte Mitarbeitendenerfahrung unterstützt und Ihre Bemühungen zur Bindung und Einbindung von Mitarbeitenden fördert.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Um zu verstehen, wie sich die Maßnahmen des Leistungsmanagements verbessern lassen, müssen Sie zunächst ein klares Bild des aktuellen Prozesses haben.
Alle beteiligten Schritte müssen dokumentiert werden, um Schwachstellen und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu identifizieren und das Ziel der Automatisierung festzulegen.
Im Rahmen dessen sollten Sie außerdem eine Liste effektiver Aufgaben des Leistungsmanagements erstellen, prüfen, welche davon automatisiert werden könnten, und eine Kosten-Nutzen-Analyse für die Automatisierung durchführen.
Schritt 2: Analyse und Auswahl der Werkzeuge
Das Verständnis der Werkzeuge, die Sie bei der Automatisierung des Leistungsmanagements unterstützen können, sowie eine Prüfung Ihrer aktuellen Infrastruktur helfen Ihnen festzustellen, welche Funktionen derzeit fehlen und ob Ihre HR-Technologieumgebung die Automatisierung der von Ihnen identifizierten Aufgaben unterstützt.
Dazu gehört auch, zu verstehen, wofür Sie keine neuen Werkzeuge benötigen und womit Ihre Mitarbeitenden bereits arbeiten. Sunder Nookala, Mitgründer und CEO von Huminos, spricht darüber, wenn er reibungslose Erfahrungen für Mitarbeitende thematisiert.
„Das Eine, was wir praktisch tun können, um eine bessere Arbeitswelt zu schaffen, ist, die Prozesse vom Einstellungs- bis zum Ruhestandsbeginn neu zu denken und zu vereinfachen, sodass die Arbeit den Mitarbeitenden an ihrem bevorzugten Ort erreicht, anstatt sie dazu zu zwingen, mehrere Systeme zu durchlaufen, um ihre Arbeit zu erledigen“, sagte Nookala.
„Nehmen wir zum Beispiel die Prozesse der Zielsetzung und Leistungsbewertung: Moderne intelligente Systeme wie Huminos ermöglichen es, alltägliche Aufgaben wie Fortschrittsbesprechungen, die Planung von 1:1-Gesprächen sowie das Geben oder Empfangen von anerkennendem und entwicklungsorientiertem Feedback innerhalb von Slack oder Microsoft Teams zu erledigen, ohne zu einer anderen Softwareanwendung wechseln zu müssen.“
Als Ausgangspunkt können Sie sich unsere Auswahl der besten Software für das Leistungsmanagement ansehen.
Schritt 3: Datenüberlegungen
Die Einhaltung von Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz ist nur die Spitze des Eisbergs, wenn es um die Datenüberlegungen geht, die mit der Automatisierung einhergehen.
Zu verstehen, welche Datentypen erhoben werden können, welche Leistungskennzahlen (KPIs) sie unterstützen können und wie und von wem sie verwendet werden können, sind alles Faktoren, die bestimmen, wie Datenerhebung und -analyse den Prozess des Leistungsmanagements von Mitarbeitenden verbessern werden.
Sie sollten außerdem gemeinsam mit Ihrem IT-Team abbilden, wie die Datenmigration aus bestehenden Systemen in neue Technologielösungen einen nahtlosen Übergang zwischen den derzeitigen Prozessen und den neuen Prozessen schaffen wird, die Sie entwickeln werden.
Schritt 4: Anpassung
Die Arbeitsabläufe, Hierarchien und Berichtsstrukturen jeder Organisation sind unterschiedlich. Welche Bewertungswerkzeuge und Prozesse Sie auch wählen, sie müssen an die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation angepasst werden und gleichzeitig an Ihr HRIS angebunden sein, um die Datenerhebung und -analyse zu optimieren.
Pilotprogramme, mit denen die Machbarkeit und Wirksamkeit der Automatisierung in kleinerem Maßstab getestet werden, können Ihnen helfen, Werkzeuge und Prozesse noch weiter zu optimieren und einen Veränderungsmanagementplan zu erstellen, der die Bedenken der Mitarbeitenden darüber berücksichtigt, was die Automatisierung für ihre Arbeit bedeuten könnte.
Schritt 5: Schulung
Umfassende Schulungen für HR-Teams und Führungskräfte werden eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Einführung der Automatisierung spielen.
Die Einbeziehung des Feedbacks von Beteiligten, die an einem Schulungsprogramm teilnehmen, kann Ihnen helfen, Prozesse und die Benutzererfahrung Ihrer Technologielösungen vor der vollständigen Implementierung zu verfeinern.
Die Auswirkungen der Automatisierung des Leistungsmanagements messen
Die Auswirkungen Ihrer Bemühungen zur Automatisierung können sich an verschiedenen Stellen zeigen – vom Feedback der Mitarbeitenden über Erfahrungsumfragen bis hin zu einer Vielzahl von Kennzahlen, die HR-Führungskräften helfen, ein klareres Bild zu erhalten.
Zu den wichtigen Kennzahlen zur Leistungsüberwachung gehören:
- Zeitersparnis
- Fehlerreduzierung
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Genauigkeit und Abschlussquoten jedes Schritts im Leistungsmanagementprozess
- Gesamtergebnisse der Leistung.
Diese sind wichtig, wenn Sie Ihre Rendite (ROI) für die Automatisierung berechnen und Ihre Kosten-Nutzen-Analyse im Laufe der Zeit weiterentwickeln.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihren Ansatz für das Leistungsmanagement verbessern können? Lesen Sie unseren Artikel über Arten von Leistungsmanagementsystemen und bewährte Verfahren zu ihrer Implementierung.
