Lohnabrechnung per Direktüberweisung in 7 Schritten einrichten
Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung per Direktüberweisung bedeutet weniger Papierchecks, weniger Zahlungsverwaltung und einen bequemeren Zahltag für die Beschäftigten. Bevor Sie jedoch mit der elektronischen Überweisung von Löhnen beginnen können, müssen Sie Ihr Geschäftskonto verifizieren, die Bankdaten der Beschäftigten erfassen und die Bearbeitungsfristen Ihres Anbieters verstehen.
So richten Sie Direktüberweisungen in sieben Schritten ein – einschließlich der Kosten, häufiger Fehler und hilfreicher Tipps zur Fehlerbehebung.
Was ist eine Direktüberweisung?
Eine Direktüberweisung ist eine Zahlungsmethode, bei der Arbeitgeber die Einkünfte der Beschäftigten elektronisch direkt auf deren Bankkonten überweisen, anstatt Papierchecks oder Bargeld auszugeben. Dieser Prozess wird durch das Bankensystem ermöglicht und bietet eine schnellere, sicherere und effizientere Möglichkeit, Gehälter und Löhne auszuzahlen.
Technologien wie Lohnabrechnungssoftware haben die Lohnabrechnung revolutioniert, sodass sie heute so einfach, effizient und flexibel ist wie nie zuvor.
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In den USA wird die Direktüberweisung von Banken als ACH-Zahlung klassifiziert. ACH steht für die automatisierte Clearingstelle, das Netzwerk, das die Abwicklung dieser Arten von Transaktionen überwacht.
Wie funktioniert eine Direktüberweisung?
Bei einer Direktüberweisung werden die Löhne der Beschäftigten elektronisch von Ihrem Geschäftskonto auf deren persönliche Konten überwiesen, ohne dass Papierchecks erforderlich sind. Der Prozess funktioniert wie folgt:
- Direktüberweisung einrichten: Verwenden Sie Software zur Lohnabrechnung und aktivieren Sie die Direktüberweisung über Ihren Lohnabrechnungsanbieter oder Ihre Bank.
- Bankdaten der Beschäftigten erfassen: Für die Lohnabrechnung in den USA benötigen Sie von jeder beschäftigten Person die Routingnummer, Kontonummer und Kontoart. Für die kanadische Lohnabrechnung benötigen Sie die Institutsnummer, Transitnummer und Kontonummer. Die Beschäftigten müssen die Direktüberweisung außerdem autorisieren.
- Lohnabrechnung zur Verarbeitung einreichen: Sobald Sie die Lohnabrechnung freigegeben haben, übermittelt Ihr Anbieter oder Ihre Bank die Zahlungsanweisungen über das entsprechende Bankennetzwerk, beispielsweise ACH in den USA. Dies geschieht in der Regel vor dem Zahltag, damit genügend Zeit für die Verarbeitung bleibt.
- Beschäftigte erhalten ihre Vergütung: Die empfangenden Banken schreiben den Beschäftigten den Betrag am geplanten Zahlungstermin gut, während die entsprechenden Mittel gemäß dem Finanzierungsplan Ihres Anbieters von Ihrem Geschäftskonto abgebucht werden.
Lohnabrechnung per Direktüberweisung in 7 Schritten einrichten
Die Einrichtung einer Direktüberweisung ist relativ unkompliziert. Entscheidend ist jedoch, dass Bankdaten, Autorisierung und Zahlungsplan korrekt eingerichtet sind. So beginnen Sie.
1. Anbieter für Direktüberweisungen auswählen
Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Direktüberweisungen über Ihre Bank oder einen Anbieter für Lohnabrechnungsdienste abwickeln möchten.
Wenn Sie die Lohnabrechnung intern verwalten, prüfen Sie, ob Ihre Geschäftsbank ACH-Einrichtungsdienste anbietet. Alternativ können die meisten Lohnabrechnungssoftware-Anbieter Direktüberweisungen zusammen mit der Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuereinbehalten abwickeln.
Vergleichen Sie vor der Auswahl die Bearbeitungszeiten, Transaktionsgebühren, Anforderungen an die Bankverifizierung und die Unterstützung Ihres Zahlungsplans.
2. Direktüberweisung bei Ihrem Anbieter einrichten
Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, aktivieren Sie die Direktüberweisung und verknüpfen Sie Ihr Geschäftskonto.
Wenn Sie direkt mit einer Bank zusammenarbeiten, müssen Sie in der Regel deren Vereinbarung zur ACH-Einrichtung ausfüllen. Anbieter von Lohnabrechnungssoftware führen Sie durch ihre eigene Einrichtung und ihren Autorisierungsprozess.
Möglicherweise müssen Sie Ihr Geschäftskonto auch verifizieren, bevor Sie Zahlungen senden können. Je nach Anbieter kann dies eine sofortige Verifizierung, Kleinstüberweisungen oder zusätzliche Geschäftsdokumente erfordern.
3. Bankdaten und Autorisierung der Beschäftigten erfassen
Sie benötigen die Bankdaten jeder beschäftigten Person sowie deren Erlaubnis, die Löhne elektronisch zu überweisen.
Für Mitarbeiter in den USA erfassen Sie deren Routingnummer, Kontonummer und Kontotyp (Girokonto oder Sparkonto). Für die kanadische Lohnabrechnung benötigen Sie die Institutsnummer, Transitnummer und Kontonummer.
Mitarbeiter können diese Informationen in der Regel über ein sicheres Lohnabrechnungsportal oder ein Formular zur Autorisierung der Direkteinzahlung bereitstellen. Auch ein ungültig gemachter Scheck oder ein von der Bank ausgestelltes Formular für die Direkteinzahlung kann akzeptiert werden.
Tipp: Vermeiden Sie es, Bankdaten über ungesicherte E-Mails oder Tabellen zu erfassen. Verwenden Sie nach Möglichkeit das Mitarbeiter-Selbstbedienungsportal Ihres Anbieters.
4. Mitarbeiterdaten eingeben und überprüfen
Geben Sie als Nächstes die Bankdaten der Mitarbeiter in Ihr Lohnabrechnungssystem ein, sofern die Mitarbeiter dies nicht selbst über ein Selbstbedienungsportal erledigen können.
Überprüfen Sie Kontonummern und Routingnummern, Zahlungsaufteilungen und Kontotypen sorgfältig. Einige Anbieter überprüfen Mitarbeiterkonten automatisch, während andere Mikrogutschriften oder zusätzliche Prüfungen verwenden.
Wenn Sie ACH-Zahlungen direkt über Ihre Bank abwickeln, müssen Sie möglicherweise aus Ihrem Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystem eine Zahlungsdatei im NACHA-Format erstellen und hochladen.
Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Konto bereits überprüft wurde, nur weil Sie eine Kontonummer eingegeben haben. Bestätigen Sie den Prüfstatus, bevor Sie die erste Direkteinzahlung des Mitarbeiters planen.
5. Einrichtung der Direkteinzahlung testen
Bevor Sie die Direkteinzahlung für Ihre gesamte Belegschaft verwenden, stellen Sie sicher, dass die Zahlungseinrichtung wie erwartet funktioniert.
Ihr Anbieter bietet möglicherweise eine Kontoverifizierung, ein Verfahren zur Vorabbenachrichtigung oder eine Testzahlung an. Die verfügbare Methode hängt von der Bank oder der Lohnabrechnungsplattform ab.
Überprüfen Sie Folgendes:
- Die Bankdaten der Mitarbeiter wurden, sofern erforderlich, überprüft.
- Zahlungsbeträge und Kontoaufteilungen sind korrekt.
- Ihr Geschäftskonto ist freigegeben und ausreichend gedeckt.
- Alle Testtransaktionen oder Verifizierungsanfragen wurden abgeschlossen.
Eine erfolgreiche Kontoverifizierung garantiert nicht, dass jede künftige Zahlung ordnungsgemäß verarbeitet wird. Überprüfen Sie die Lohnabrechnung daher auch weiterhin vor der Übermittlung.
6. Direkteinzahlungen auf Ihren Lohnabrechnungsplan abstimmen
Direkteinzahlungen müssen früh genug übermittelt werden, damit Mitarbeiter ihre Löhne am Zahltag erhalten.
Je nach Anbieter kann die Verarbeitung von ACH-Lohnzahlungen eine Übermittlung ein bis vier Geschäftstage im Voraus erfordern. Einige Anbieter bieten eine schnellere Verarbeitung an, doch Voraussetzungen und Fristen unterscheiden sich.
Prüfen Sie den Verarbeitungskalender Ihres Anbieters, insbesondere im Hinblick auf Wochenenden und bundesweite Bankfeiertage. Fällt der Zahltag auf einen Feiertag, müssen Sie die Lohnabrechnung möglicherweise früher übermitteln, damit der geplante Zahlungstermin eingehalten wird.
7. Lohnabrechnung durchführen und Zahlungen bestätigen
Sobald alles überprüft wurde, können Sie Ihre erste Lohnabrechnung mit Direkteinzahlungen verarbeiten.
Überprüfen Sie das Lohnabrechnungsregister, bestätigen Sie die Zahlungsbeträge der Mitarbeiter und übermitteln Sie die Lohnabrechnung vor dem Annahmeschluss Ihres Anbieters.
Prüfen Sie nach der Übermittlung den Zahlungsstatus und achten Sie auf abgelehnte oder zurückgegebene Einzahlungen. Die meisten Lohnabrechnungsplattformen stellen Transaktionsberichte bereit, mit deren Hilfe Sie Zahlungen identifizieren können, bei denen Handlungsbedarf besteht.
Gleichen Sie bei den ersten Lohnabrechnungen die von Ihrem Geschäftskonto abgebuchten Beträge mit Ihren Lohnabrechnungsunterlagen ab und untersuchen Sie Abweichungen umgehend.
Sobald der Prozess zuverlässig funktioniert, können Sie wiederkehrende Zahlungspläne oder automatisierte Lohnabrechnungssoftware verwenden, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig Ihre regelmäßigen Prüfungen und Genehmigungskontrollen der Lohnabrechnung beizubehalten.
Kosten der Direkteinzahlung
Wie viel Ihr Unternehmen für die Nutzung der Direkteinzahlung bezahlen muss, hängt von einigen verschiedenen Faktoren ab:
- Ihre Bank: Wenn Sie eine Bank nutzen, fällt wahrscheinlich eine Einrichtungsgebühr und möglicherweise eine laufende monatliche Gebühr an.
- Kosten der Lohnabrechnungsplattform: Die meisten Anbieter bieten Direkteinzahlungen als Teil des Pakets an, einige verlangen jedoch möglicherweise einen Aufpreis.
Durch die Nutzung von kostengünstigen Gehaltsabrechnungslösungen für kleine Unternehmen lassen sich diese Einsparungen weiter steigern.
Häufige Probleme bei der Direktüberweisung und wie sie sich beheben lassen
Auch nachdem die Direktüberweisung eingerichtet wurde, können falsche Bankdaten, verpasste Bearbeitungsfristen oder Probleme bei der Kontoverifizierung zu Verzögerungen bei den Gehaltszahlungen führen. Das sollten Sie überprüfen, wenn etwas schiefläuft.
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Der Mitarbeiter hat sein Gehalt nicht erhalten | Die Gehaltsabrechnung wurde verspätet eingereicht, die Zahlung wird noch verarbeitet oder die Empfängerbank hat den Betrag noch nicht gutgeschrieben. | Überprüfen Sie den Status der Einreichung der Gehaltsabrechnung und das geplante Zahlungsdatum. Wenn die Zahlung überfällig ist, wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um sie nachzuverfolgen. |
| Die Direktüberweisung wurde abgelehnt | Falsche Kontodaten, ein geschlossenes Konto oder eine Einschränkung durch die Bank. | Prüfen Sie den Rückgabegrund der Bank, bestätigen Sie die Daten des Mitarbeiters auf sichere Weise und veranlassen Sie eine Ersatzüberweisung. |
| Das neue Bankkonto des Mitarbeiters funktioniert nicht | Das Konto wurde noch nicht verifiziert oder die Änderungen wurden nach dem Annahmeschluss für die Gehaltsabrechnung vorgenommen. | Überprüfen Sie den Verifizierungsstatus und stellen Sie fest, ob die Zahlung an das vorherige Konto gesendet wurde. |
| Der Mitarbeiter hat den falschen Betrag erhalten | Fehlerhafte Berechnungen der Gehaltsabrechnung, doppelte Einreichungen oder veraltete Mitarbeiterdaten. | Prüfen Sie das Gehaltsabrechnungsregister und wenden Sie sich umgehend an Ihren Anbieter, um festzustellen, ob eine Korrektur oder Rückbuchung per ACH zulässig ist. |
| Die Einrichtung der Direktüberweisung steht noch aus | Die Verifizierung des Bankkontos des Unternehmens oder des Mitarbeiters ist noch nicht abgeschlossen. | Prüfen Sie, ob noch Verifizierungsanfragen, Autorisierungsformulare oder Testtransaktionen ausstehen. |
Welche Vorteile bietet die Direktüberweisung?
Die Direktüberweisung ist ein weiteres Beispiel dafür, wie Automatisierung einen Prozess effizienter macht.
Vorteile der Direktüberweisung für Arbeitgeber
- Höhere Effizienz: Die elektronische Verarbeitung der Gehaltsabrechnung per Direktüberweisung optimiert den Zahlungsprozess, indem sie den Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung, den Druck und die Verteilung von Papierschecks oder Bargeld reduziert.
- Beständigkeit: Die Finanzierungstermine variieren je nach Anbieter der Gehaltsabrechnung und Bearbeitungsplan. Dies ist insbesondere für kleine Unternehmen wichtig. Daher lohnt es sich zu prüfen, wie verschiedene Gehaltsabrechnungsoptionen für kleine Unternehmen mit Direktüberweisungen umgehen.
- Vereinfachte Aufzeichnungen und Berichterstattung: Elektronische Transaktionen erleichtern die Pflege genauer und zugänglicher Finanzunterlagen. Arbeitgeber können Gehaltsabrechnungskosten problemlos nachverfolgen und darüber berichten, was für die Buchhaltung und Steuerzwecke von Vorteil ist.
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eDie Gehaltsabrechnung hat sich erheblich weiterentwickelt, wobei Online-Plattformen die Prozesse vereinfachen. Anbieter wie Gusto sind benutzerfreundlich und bearbeiten Steuerangelegenheiten effizient, auch wenn kein Gehaltsabrechnungsunternehmen Probleme sofort löst.\u003c/span\u003e
- Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen wächst, erleichtert die Direktüberweisung die Skalierung der Gehaltsabrechnungsprozesse.
- Verbesserte Sicherheit: Die Direktüberweisung minimiert die Risiken von Scheckbetrug, verlorenen oder gestohlenen Schecks, Diebstahl und Fälschung.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter bevorzugen die Direktüberweisung im Allgemeinen aufgrund ihrer Bequemlichkeit und Zuverlässigkeit, was zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit und Loyalität beitragen kann.
- Nachhaltigkeit: Die elektronische Gehaltsüberweisung ist umweltfreundlicher, da sie den Papierverbrauch, die Kohlenstoffemissionen und den Energieverbrauch reduziert.
Vorteile der Direktüberweisung für Mitarbeiter
- Bequemlichkeit: Eine Direktüberweisung macht es überflüssig, für die Einzahlung eines Gehaltschecks persönlich zur Bank zu gehen. Mitarbeitende müssen sich keine Gedanken über die Öffnungszeiten der Bank machen oder Zeit aus ihrem Tag nehmen, um ihre Gehaltschecks zu bearbeiten.
- Sicherheit und Schutz: Im Vergleich zu physischen Schecks besteht ein geringeres Risiko von Diebstahl oder Verlust.
- Zuverlässigkeit: Mitarbeitende können darauf zählen, dass ihr Gehalt am Zahltag eingezahlt wird, unabhängig davon, ob sie an diesem Tag arbeiten.
- Elektronische Aufzeichnungen: Eine Direktüberweisung stellt Mitarbeitenden eine übersichtliche elektronische Aufzeichnung ihrer Einkünfte zur Verfügung, die für die Budgetplanung und Steuerzwecke hilfreich sein kann.
Anforderungen und Einschränkungen bei Direktüberweisungen
Obwohl die Direktüberweisung heute für viele Organisationen und Beschäftigte die bevorzugte Methode ist, gibt es einige Dinge zu beachten, wenn man sich für diese Methode entscheidet.
- Es gibt kein Zurück. Während ein physischer Scheck gestoppt oder storniert werden kann, ist dies bei Direktüberweisungen größtenteils nicht möglich. Berechtigte fehlerhafte ACH-Zahlungen können unter strengen Regeln und innerhalb bestimmter Fristen zurückgebucht werden.
- Kosten und Gebühren. Obwohl die Direktüberweisung insgesamt effizienter ist, können damit Kosten und Gebühren verbunden sein, über die Sie Bescheid wissen sollten.
- Sicherheit. So wie Bargeld aus einer Bank oder einem Geschäft gestohlen werden kann, sind Diebe äußerst geschickt darin geworden, Wege zu finden, online Geld von Menschen zu stehlen. Um Cyberkriminalität zu bekämpfen, sollten Sie strenge Richtlinien zum Datenschutz umsetzen, einschließlich Verschlüsselung, sicherer Speicherung und beschränktem Zugriff auf vertrauliche Informationen.
Auf dem Weg zu einer reibungslosen, effizienten Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung wurde durch Technologien wie Online-Lohnabrechnungssoftware, Online-Banking und Software für Lohnabrechnungen mit Direktüberweisung erheblich erleichtert. Diese Entwicklungen machen es realistischer, die Lohnabrechnung selbst durchzuführen, anstatt sie auszulagern.
Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie man eine Lohnabrechnung durchführt, um Hinweise für eine reibungslose, effiziente Lohnabrechnung zu erhalten.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Verpflichtungen im Zusammenhang mit Lohnabrechnungen per Direktüberweisung nachzukommen, könnte eine Finanzierung der Lohnabrechnung eine gute Option für Sie sein.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Direkteinzahlung sicher?
Ja, eine Direkteinzahlung ist im Allgemeinen sicher. Sie verringert das Risiko verlorener oder gestohlener Schecks und stellt sicher, dass das Geld direkt auf Ihr Konto eingezahlt wird. Es ist jedoch wichtig, Ihre Bankdaten zu schützen, um Betrug zu verhindern.
Ist eine Direkteinzahlung verpflichtend?
Eine Direkteinzahlung ist nicht verpflichtend, sofern dies nicht von Ihrem Arbeitgeber oder durch staatliche Vorschriften vorgegeben ist. Aufgrund ihrer Bequemlichkeit und Zuverlässigkeit wird sie jedoch häufig empfohlen.
Welche Informationen benötigen wir, um eine Direkteinzahlung für unsere Mitarbeitenden einzurichten?
Sie benötigen den Namen der Bank, die Routingnummer, die Kontonummer und möglicherweise einen ungültig gemachten Scheck der betreffenden Person. Außerdem kann ein von der betreffenden Person unterzeichnetes Formular zur Autorisierung der Direkteinzahlung erforderlich sein.
Wie lange dauert die Einrichtung einer Direkteinzahlung?
Die Einrichtung einer Direkteinzahlung dauert in der Regel einige Werktage, abhängig von Ihrem Lohnabrechnungsanbieter und den Anforderungen zur Bankverifizierung. Neue Arbeitgeber müssen möglicherweise ihr Geschäftskonto verifizieren, während Mitarbeitende ihre Kontodaten eventuell durch eine sofortige Verifizierung oder durch Kleinstüberweisungen bestätigen müssen, was 1–3 Werktage dauern kann.
Sobald alles genehmigt wurde, müssen Sie die Frist Ihres Anbieters für die Verarbeitung der Lohnabrechnung einhalten, die oft 1–4 Werktage vor dem Zahltag liegt. Planen Sie für Ihre erste Lohnabrechnung zusätzliche Zeit ein, um Verzögerungen zu vermeiden.
Können Mitarbeitende ihre Direkteinzahlung auf mehrere Konten aufteilen?
Ja, viele Lohnabrechnungssysteme ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Direkteinzahlung auf mehrere Konten aufzuteilen, beispielsweise auf Giro- und Sparkonten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lohnabrechnungssystem diese Funktion unterstützt, und geben Sie den Mitarbeitenden Anweisungen zur Einrichtung.
Was passiert, wenn eine Person ihr Bankkonto ändert?
Die Organisation muss die neuen Daten einholen und das System aktualisieren. Dies sollte ein einfacher Vorgang sein.
Was passiert, wenn der Termin für die Direkteinzahlung auf einen Bankfeiertag fällt?
Wenn der Zahltag auf einen bundesweiten Bankfeiertag fällt, werden ACH-Zahlungen an diesem Tag im Allgemeinen nicht verarbeitet. In der Regel müssen Sie die Lohnabrechnung früher einreichen, damit die Mitarbeitenden ihre Löhne am vorhergehenden Werktag erhalten.
Prüfen Sie den Feiertagskalender und die Einreichungsfristen Ihres Lohnabrechnungsanbieters, da die Bearbeitungszeiten variieren. Einige Anbieter passen die Fristen für die Lohnabrechnung automatisch an, aber gehen Sie nicht davon aus, dass dies bei Ihrem Anbieter der Fall ist. Planen Sie im Voraus, um verspätete Zahlungen und mögliche Probleme bei der Einhaltung lohnbezogener Vorschriften zu vermeiden.
