Lohnabrechnungsintegration: Ein vollständiger Leitfaden
In diesem Leitfaden erkläre ich, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration funktioniert und wie sie Abläufe optimieren kann, indem sie Ihre Abrechnungsdaten miteinander verknüpft, korrekt hält und leichter verwaltbar macht.
Was ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration?
Bei der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden Ihr Abrechnungssystem und andere Geschäftstools miteinander verbunden, sodass Abrechnungsdaten automatisch zwischen ihnen übertragen werden, anstatt sie manuell einzugeben.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme decken verschiedene Aspekte der Vergütungsverwaltung ab, darunter Zeiterfassung, Personalverwaltung, Buchhaltung und Spesenabrechnung. Ziel ist es, einen zuverlässigen Datenfluss zu schaffen, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern.
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Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird üblicherweise auf zwei Arten eingesetzt:
- Interne Abläufe: Ihr Unternehmen verbindet sein Abrechnungssystem mit Tools wie einem HRIS, einer Buchhaltungsplattform oder einem Zeiterfassungssystem, damit Arbeitsstunden, Steuerdaten, Leistungen, Abzüge und Erstattungen der Mitarbeitenden plattformübergreifend konsistent bleiben.
- Kundenorientierte SaaS-Produkte: Ihr Softwareprodukt ermöglicht es Kunden, ihren eigenen Abrechnungsanbieter zu verbinden, sodass Abrechnungsdaten ohne manuelle Uploads oder doppelte Eingaben in Ihre Plattform fließen können.
Beispiele für Integrationen der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Sowohl bei internen Abläufen als auch bei kundenorientierten SaaS-Produkten ist die Grundidee dieselbe: Abrechnungsdaten aus einem System müssen korrekt in einem anderen System erscheinen.
Eine integrierte Abrechnungslösung kann beispielsweise:
- genehmigte Arbeitsstunden aus einem Zeiterfassungstool abrufen
- Abzüge aus einer Leistungsplattform synchronisieren
- Lohndaten an eine Buchhaltungssoftware senden
- genehmigte Ausgaben zur Erstattung hinzufügen
- Mitarbeiterdaten in Personal- und Abrechnungssystemen aktuell halten
Psst. Dieser Artikel ist nur sinnvoll, wenn Sie die Grundlagen bereits behandelt haben. Beginnen Sie damit, zu verstehen, wie Abrechnungssoftware funktioniert.
Wie die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert
Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbindet Ihre Systeme, sodass Mitarbeiterinformationen, Lohndaten und Finanzunterlagen zwischen ihnen übertragen werden können, ohne ständig manuell aktualisiert werden zu müssen.
Die meisten Integrationen folgen demselben grundlegenden Prozess: Ein System sendet Informationen, eine Integrationsschicht übersetzt sie in das richtige Format und ein anderes System empfängt sie. Wie dies geschieht, hängt von Ihrer Software, den übertragenen Daten und der erforderlichen Aktualisierungshäufigkeit ab.
Hier erfahren Sie, was im Hintergrund geschieht und wie Sie bestimmen, welche Einrichtung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
1. Verstehen, wie Abrechnungsdaten fließen
Jede Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst fünf grundlegende Phasen:
Quellsystem → Integrationsschicht → Zielsystem
- Auslöser: Ein Ereignis startet die Übertragung, beispielsweise ein genehmigter Stundenzettel, eine Neueinstellung oder eine geplante Aktualisierung.
- Datenextraktion: Informationen werden über eine API, einen Dateiexport oder eine andere unterstützte Verbindung aus dem Quellsystem abgerufen.
- Datenzuordnung: Felder werden in das Format übersetzt, das das empfangende System erwartet. Beispielsweise muss ein in Ihrem HRIS erfasstes Jahresgehalt möglicherweise in einen Betrag pro Abrechnungszeitraum umgerechnet werden.
- Datenübertragung: Die Informationen werden an das Zielsystem gesendet, wo sie verarbeitet oder gespeichert werden können.
- Validierung und Fehlerbehandlung: Das empfangende System bestätigt die Übertragung, während fehlgeschlagene oder unvollständige Datensätze zur Überprüfung markiert werden.
Der letzte Schritt verdient besondere Aufmerksamkeit. Eine Integration, die fehlerhafte Daten überträgt, ohne das Problem zu kennzeichnen, kann schlechter sein als ein manueller Prozess, insbesondere wenn der Fehler einen gesamten Abrechnungslauf betrifft.
2. Datenverantwortung und Synchronisierungsrichtung festlegen
Legen Sie vor der Verbindung Ihrer Systeme fest, welche Plattform für die Pflege der jeweiligen Informationsart verantwortlich ist.
Beispielsweise könnte Ihr HRIS die maßgebliche Quelle für Mitarbeiterdaten sein, Ihre Zeiterfassungsplattform für genehmigte Arbeitsstunden und die Abrechnung für endgültig festgelegte Löhne und Abzüge.
Außerdem müssen Sie entscheiden, ob Informationen in eine Richtung oder in beide Richtungen übertragen werden sollen.
- Einseitige Integration (manchmal auch als 180-Grad-Synchronisierung bezeichnet): Daten werden von einem System in ein anderes übertragen, ohne zurückgeschrieben zu werden. Beispielsweise übermittelt die Lohnbuchhaltung Arbeitskosten an Ihre Buchhaltungsplattform für die Finanzberichterstattung, aber die Buchhaltung ändert nicht die Mitarbeitervergütung.
- Zweiseitige Integration (manchmal auch als 360-Grad-Synchronisierung bezeichnet): Beide Systeme können Aktualisierungen austauschen. Beispielsweise können genehmigte Vergütungsänderungen, die in einer HR-Plattform vorgenommen wurden, die Lohnbuchhaltung aktualisieren, während die Lohnbuchhaltung abschließend verarbeitete Zahlungsinformationen an die HR-Plattform zurücksendet.
Eine zweiseitige Synchronisierung ist nicht automatisch besser. Sie schafft mehr Möglichkeiten für widersprüchliche Aktualisierungen, wenn der Datenbesitz nicht eindeutig festgelegt ist.
Mein Rat: Legen Sie fest, welches System das letzte Wort hat, bevor Sie zweiseitige Aktualisierungen aktivieren. Sie möchten nicht, dass ein veralteter Mitarbeiterdatensatz eine kürzlich genehmigte Gehaltsänderung überschreibt.
3. Wählen Sie Ihre Methode für die Integration der Lohnbuchhaltung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Lohnbuchhaltung mit anderer Unternehmenssoftware zu verbinden. Der richtige Ansatz hängt von Ihren bestehenden Systemen, IT-Ressourcen, Ihrem Budget und Ihrem Automatisierungsbedarf ab.
| Integrationsmethode | Funktionsweise | Am besten geeignet für |
|---|---|---|
| Native Integrationen | Vorgefertigte Verbindungen, die von Ihren Softwareanbietern unterstützt werden | Gängige HR- und Lohnbuchhaltungsplattformen mit kompatiblen Konnektoren |
| Dateibasierte Integration | Überträgt CSV-, XML- oder andere strukturierte Dateien manuell oder nach einem Zeitplan | Altsysteme, unkomplizierte Datenübertragungen oder regelmäßige Aktualisierungen |
| API-Integration | Anwendungen tauschen Informationen über definierte Schnittstellen aus | Unternehmen, die häufigere Aktualisierungen, individuelle Workflows oder mehr Kontrolle benötigen |
| iPaaS (Integration Platform as a Service) | Middleware verbindet mehrere Anwendungen, ordnet Daten zu und verwaltet Workflows | Organisationen, die mehrere verbundene Systeme verwalten |
| RPA (Robotic Process Automation) | Software-Bots führen sich wiederholende Aufgaben über die Benutzeroberfläche einer Anwendung aus | Ältere Systeme ohne geeignete APIs oder Konnektoren |
Für die meisten HR-Teams sind native Integrationen der beste Ausgangspunkt, da sie in der Regel weniger Entwicklungs- und Wartungsaufwand erfordern.
Wenn Ihre Software keine geeignete Verbindung anbietet, können APIs oder iPaaS-Plattformen wie Boomi und MuleSoft mehr Flexibilität bieten. RPA kann dabei helfen, ältere Systeme zu verbinden, allerdings können Automatisierungen, die von Bildschirmlayouts und Steuerelementen der Benutzeroberfläche abhängen, störungsanfälliger sein.
Auch die dateibasierte Integration bleibt eine sinnvolle Option. Geplante, automatisierte Dateiübertragungen können für etablierte Lohnabrechnungszyklen gut funktionieren und erfordern nicht unbedingt, dass jemand Tabellen manuell hochlädt.
Der entscheidende Unterschied besteht darin, ob Ihre gewählte Methode die erforderlichen Daten korrekt, sicher und zum richtigen Zeitpunkt übertragen kann.
4. Entscheiden Sie zwischen Batch- und Echtzeit-Synchronisierung
Nicht jede Integration der Lohnbuchhaltung muss in Echtzeit arbeiten.
Batch-Synchronisierung überträgt Informationen in geplanten Intervallen, beispielsweise täglich, wöchentlich oder vor einem Lohnabrechnungslauf. Sie eignet sich gut für genehmigte Arbeitszeitnachweise, Hauptbucheinträge und andere Informationen, die nicht sofort aktualisiert werden müssen.
Echtzeit- oder ereignisgesteuerte Synchronisierung überträgt Änderungen, sobald sie auftreten, häufig über APIs und Webhooks. Dies kann für Aktualisierungen von Mitarbeiterdatensätzen, Onboarding-Workflows oder Änderungen nützlich sein, die mehrere Systeme zeitnah erreichen müssen.
Schneller ist jedoch nicht unbedingt besser.
Die automatische Übertragung jeder Änderung an einem Arbeitszeitnachweis in die Lohnbuchhaltung könnte beispielsweise Fehler verursachen, wenn Führungskräfte diese Änderungen noch nicht genehmigt haben. In dieser Situation kann eine geplante Synchronisierung der genehmigten Stunden sicherer sein.
Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen vor den Verarbeitungsfristen die Lohnbuchhaltung erreichen, und nicht darin, jedes Feld alle paar Sekunden zu synchronisieren.
5. Sichern und testen Sie Ihre Integration
Integrationen der Lohnbuchhaltung verarbeiten vertrauliche Mitarbeiter- und Finanzinformationen. Daher muss Sicherheit Teil der Einrichtung sein und darf nicht nachträglich berücksichtigt werden.
Unabhängig davon, ob Sie zwei Plattformen verbinden oder einen Drittanbieter für Integrationen verwenden, sollten Sie auf die folgenden Schutzmaßnahmen achten:
- Verschlüsselung: Schützen Sie Mitarbeiterinformationen während der Übertragung mit TLS und stellen Sie sicher, dass gespeicherte Daten angemessen verschlüsselt sind.
- Authentifizierung und Zugriffskontrollen: Verwenden Sie sichere Authentifizierungsmethoden wie OAuth, sofern unterstützt, und beschränken Sie den Zugriff auf die Informationen, die die jeweilige Integration tatsächlich benötigt.
- Datenvalidierung: Prüfen Sie, ob übertragene Datensätze vollständig und korrekt formatiert sind und nicht unerwartet dupliziert oder verändert wurden.
- Fehlerüberwachung: Stellen Sie sicher, dass fehlgeschlagene Übertragungen protokolliert, gekennzeichnet und untersucht werden, bevor sie sich auf die Lohnbuchhaltung auswirken.
- Anbietersicherheit: Prüfen Sie, wie Anbieter von Integrationen mit Mitarbeiterdaten umgehen, einschließlich Aufbewahrungsrichtlinien, Zugriffsberechtigungen und geltender Datenschutzanforderungen.
Testen Sie die Integration vor der Inbetriebnahme anhand realer Szenarien der Lohnabrechnung, einschließlich Neueinstellungen, Gehaltsänderungen, Überstunden, Beendigungen von Arbeitsverhältnissen und rückwirkenden Anpassungen.
Diese Prüfungen sollten Teil Ihres umfassenderen Prozesses zur Implementierung einer Lohnabrechnungssoftware sein.
Mein Rat: Fragen Sie die Anbieter, was passiert, wenn eine Übertragung auf halbem Weg fehlschlägt. Kann die Integration sicher erneut ausgeführt werden, ohne Zahlungen oder Mitarbeiterdatensätze zu duplizieren? Ein zuverlässiger Wiederherstellungsprozess ist genauso wichtig wie eine erfolgreiche Verbindung.
Wenn Sie noch Anbieter vergleichen, sollten Sie den Funktionen der Lohnabrechnungssoftware Priorität einräumen, die Ihre bestehenden Arbeitsabläufe unterstützen, anstatt eine Plattform allein danach auszuwählen, wie viele Integrationen sie bewirbt.
Vorteile einer integrierten Lohnabrechnung
Die Integration von Lohnabrechnungssystemen bringt einer Organisation zahlreiche Vorteile. Auf dem Markt gibt es keinen Mangel an Lohnabrechnungslösungen, aber im Allgemeinen helfen Ihnen die besten Lösungen dabei, die Leistung in einigen wichtigen Bereichen zu verbessern oder aufrechtzuerhalten.
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Integration von Lohnabrechnungssystemen in zentrale HR-Systeme:
- Personalkosten: Eine bessere Nachverfolgung der Personalkosten durch detaillierte Gehaltsberichte und Analysen hilft dabei, HR-Strategien an den Geschäftszielen auszurichten. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und optimiert die Budgetverteilung, wodurch unnötige Ausgaben minimiert werden.
- Flexibilität: Ermöglicht es Ihnen, für verschiedene Funktionen die besten Tools auszuwählen, anstatt an die Suite eines einzigen Anbieters gebunden zu sein.
- Effizienz: Automatisiert den Datenfluss zwischen Systemen, reduziert die manuelle Dateneingabe und gewährleistet Genauigkeit und Transparenz.
- Compliance: Verbessert die Datengenauigkeit, hilft Ihnen bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und bei der effektiven Verwaltung von Lohnsteuern. Für Organisationen, die Mitarbeiter grenzüberschreitend bezahlen, wird diese Genauigkeit insbesondere für die globale Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften wichtig, da Steuer- und Berichtspflichten je nach Rechtsordnung unterschiedlich sind.
- Mitarbeitererfahrung: Stellt sicher, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden, und verbessert dadurch die allgemeine Zufriedenheit und Motivation.
- Nutzen: Sie investieren in teure Technologielösungen für operative Probleme, weil Sie die Arbeit einfacher machen möchten. Stellen Sie lediglich sicher, dass die Kosten der Lohnabrechnungssoftware durch eingesparte Zeit und reduzierte Fehler ausgeglichen werden.
Für HR-Fachkräfte geht es darum, den manuellen Aufwand bei der Lohnabrechnung zu reduzieren, da dieser schnell unübersichtlich wird. Je mehr Automatisierung und Workflow-Integration Sie erreichen können, desto besser.
Die Herausforderungen bei der Integration der Lohnabrechnung
Integrationen für die Lohnabrechnung können viel manuelle Arbeit vermeiden, aber die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen ist nicht immer unkompliziert. Selbst etablierte Anbieter können Kompatibilitätsbeschränkungen haben, und die Verbindung mehrerer Plattformen schafft neue Möglichkeiten für Datenfehler.
Hier sind drei Herausforderungen, die Sie vor der Implementierung einplanen sollten.
1. Eingeschränkter Zugang zu Testumgebungen
Nicht jeder Anbieter für Lohnabrechnungssoftware stellt Zugang zu einer Testumgebung bereit, in der Sie Integrationen vor dem Produktivstart testen können. Ohne eine solche Umgebung riskieren Sie, falsche Berechnungen, fehlende Mitarbeiterdatensätze oder fehlerhafte Datenübertragungen erst während eines tatsächlichen Abrechnungslaufs zu entdecken.
Fragen Sie beim Vergleich von Lohnabrechnungssoftwareoptionen, ob die Anbieter Zugang zu Testumgebungen, Beispieldaten und Unterstützung beim Testen gängiger Szenarien wie Neueinstellungen, Gehaltsänderungen und Beendigungen bereitstellen.
Mein Rat: Testen Sie nicht nur, ob Daten erfolgreich übertragen werden. Testen Sie auch, was passiert, wenn dies nicht der Fall ist, einschließlich doppelter Datensätze, fehlgeschlagener Aktualisierungen und fehlender Felder.
2. Inkompatible Systeme und Datenformate
Nicht alle Plattformen für die Lohnabrechnung und das Personalwesen verwenden dieselben Datenformate, APIs oder Synchronisierungsmethoden. Eine Verbindung, die für grundlegende Mitarbeiterinformationen gut funktioniert, kann bei komplexeren Daten wie Boni, Abzügen oder rückwirkenden Anpassungen Schwierigkeiten haben.
Für multinationale Unternehmen stellt die globale Integration der Lohnabrechnung eine weitere Herausforderung dar: länderspezifische Anforderungen und lokale Anbieter für die Lohnabrechnung, die möglicherweise andere Systeme verwenden.
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, vergleichen Sie dessen Integrationsmöglichkeiten mit den Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware, die Ihr Team tatsächlich benötigt. Klären Sie, welche Felder automatisch synchronisiert werden, bei welchen ein manueller Eingriff erforderlich ist und ob Middleware oder eine individuelle Entwicklung notwendig ist.
Mein Rat: Bitten Sie Anbieter, Ihren komplexesten Lohnabrechnungsprozess zu demonstrieren, nicht nur die Übertragung eines standardmäßigen Mitarbeiterdatensatzes.
3. Implementierungskosten und laufende Wartung
Integrationen für die Lohnabrechnung erfordern mehr als eine anfängliche Verbindung. Personal-, IT-, Lohnabrechnungs- und Finanzteams müssen möglicherweise Datenfelder zuordnen, Berechtigungen konfigurieren, Arbeitsabläufe testen und Fehler beheben, bevor der Produktivstart erfolgen kann.
Diese Aufgaben erweitern den umfassenderen Implementierungsprozess, insbesondere wenn individuelle Integrationen beteiligt sind. Und die Arbeit endet nicht unbedingt mit dem Produktivstart. Softwareaktualisierungen, API-Änderungen und neue geschäftliche Anforderungen können laufenden Wartungsaufwand verursachen.
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Kosten einer Lohnabrechnungssoftware Gebühren für die Einrichtung der Integration, Abonnements für Zwischensoftware, die interne IT-Zeit und die Unterstützung durch den Anbieter.
Dies ist besonders wichtig bei der Auswahl eines globalen Anbieters für die Lohnabrechnung, da die Integrationsunterstützung je nach Land oder lokalem Partner variieren kann. Selbst Anbieter, die globale Lösungen für die Lohnabrechnung mit vorgefertigten Verbindungen anbieten, benötigen möglicherweise zusätzliche Konfigurationen.
Hier ist die Wahrheit: Ohne Integration müssen Sie wahrscheinlich mit voneinander getrennten Systemen jonglieren und Arbeitsstunden, Steuerdaten, Leistungen und Abzüge manuell zwischen den Werkzeugen übertragen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko kostspieliger Fehler bei der Lohnabrechnung und Problemen bei der Regelkonformität.
5 bewährte Vorgehensweisen für die Integration der Lohnabrechnung
Bei einer erfolgreichen Integration der Lohnabrechnung geht es nicht nur darum, Ihre Systeme miteinander zu verbinden. Es geht darum sicherzustellen, dass sie weiterhin korrekte Informationen austauschen, während sich Ihre Belegschaft, Ihre Software und Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnung verändern.
Hier sind fünf Vorgehensweisen, die ich empfehlen würde:
- Prüfen Sie zunächst Ihre vorhandenen Daten. Identifizieren Sie doppelte Mitarbeiterdatensätze, uneinheitliche Namenskonventionen und veraltete Informationen, bevor Sie etwas migrieren oder synchronisieren. Unsaubere Daten zu integrieren bedeutet lediglich, dieselben Fehler schneller zu machen.
- Beginnen Sie mit den Arbeitsabläufen mit der größten Wirkung. Priorisieren Sie Integrationen, die den meisten manuellen Aufwand beseitigen oder Fehler bei der Lohnabrechnung reduzieren, etwa genehmigte Zeiterfassungen oder Änderungen der Mitarbeitervergütung. Weniger dringende Verbindungen können Sie später hinzufügen.
- Testen Sie einen vollständigen Lohnabrechnungszyklus vor dem Produktivstart. Führen Sie parallele Lohnabrechnungen mit Ihren bestehenden und integrierten Prozessen durch. Vergleichen Sie Bruttolohn, Abzüge, Steuern und Nettolohn, einschließlich schwieriger Fälle wie Überstunden und rückwirkender Anpassungen.
- Integrieren Sie Prüfungen und klare Verantwortlichkeiten. Weisen Sie jemandem die Aufgabe zu, fehlgeschlagene Übertragungen zu überwachen, Ausnahmen zu prüfen und sensible Änderungen zu genehmigen. Automatisierung sollte nicht bedeuten, dass niemand die Ergebnisse kontrolliert.
- Überprüfen Sie Integrationen nach jeder größeren Änderung. Neue Vergütungsstrukturen, Softwareaktualisierungen, Übernahmen oder die Expansion in neue Rechtsgebiete können den Datenfluss beeinflussen. Überarbeiten Sie Ihre Zuordnungen und Validierungsregeln immer dann, wenn solche Änderungen stattfinden.
Wichtige Systeme für die Integration mit der Lohnabrechnung
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Lohnabrechnungsintegrationen. Vorrang hat die Verbindung von Systemen, die sich direkt auf die Bezahlung der Mitarbeitenden, Abzüge, die Finanzberichterstattung oder die Einhaltung von Vorschriften auswirken.
Hier sind die nützlichsten Verbindungen, die Sie in Betracht ziehen sollten, und der jeweilige Beitrag zu Ihrem Lohnabrechnungsprozess.
1. HRIS-, HRMS- und HCM-Software
Ihr HR-System verwaltet in der Regel Mitarbeiterinformationen, darunter Berufsbezeichnungen, Gehälter, Beschäftigungsstatus und Abteilungszugehörigkeiten. Die Verbindung mit der Lohnabrechnung reduziert die doppelte Dateneingabe und sorgt für konsistente Mitarbeiterdaten.
Zu synchronisieren: Neueinstellungen, Beendigungen von Arbeitsverhältnissen, Gehaltsänderungen, Mitarbeiterdaten und organisatorische Aktualisierungen.
Worauf Sie achten sollten: Legen Sie fest, ob HR oder die Lohnabrechnung für die einzelnen Felder zuständig ist. Änderungen an der Vergütung sollten weiterhin einem Genehmigungsprozess folgen, bevor sie sich auf die Bezahlung auswirken.
2. Software zur Zeiterfassung und Schichtplanung
Für Unternehmen mit Mitarbeitenden im Stundenlohn, wechselnden Schichten oder Überstunden ist Zeiterfassungssoftware oft eine der wertvollsten Integrationen. Genehmigte Arbeitsstunden fließen direkt in die Lohnabrechnung ein, statt manuell übertragen zu werden.
Zu synchronisieren: Reguläre Arbeitsstunden, Überstunden, bezahlter Urlaub, Schichtzulagen und genehmigte Stundenzettel.
Worauf Sie achten sollten: Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsstunden vor der Übertragung genehmigt werden und die Lohnabrechnung die korrekten Überstunden- und Vergütungsregeln anwendet.
3. Buchhaltungs- und ERP-Software
Die Lohnabrechnung wirkt sich auf weit mehr als nur die Bankkonten der Mitarbeitenden aus. Finanzteams benötigen genaue Aufzeichnungen über Löhne, Arbeitgebersteuern, Aufwendungen für Zusatzleistungen und ausstehende Verbindlichkeiten.
Die Verbindung der Lohnabrechnung mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrer ERP-Plattform hilft dabei, Buchungssätze zu automatisieren und den Abgleich zu verbessern.
Zu synchronisieren: Lohnabrechnungsaufwendungen, Steuerschulden, Abzüge, Zuordnungen zu Abteilungen und Buchungen im Hauptbuch.
Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie, ob die Kategorien der Lohnabrechnung den richtigen Konten und Kostenstellen zugeordnet sind. Falsche Zuordnungen können zu Problemen beim Abgleich führen, selbst wenn die Mitarbeitenden korrekt bezahlt werden.
4. Bewerbermanagementsysteme (ATS)
Eine ATS-Integration verbindet die Personalgewinnung mit dem Onboarding für die Lohnabrechnung. Sobald eine Bewerberin oder ein Bewerber eingestellt wurde, können die Informationen in das geeignete HR- oder Lohnabrechnungssystem übertragen werden, ohne dass sie erneut vollständig eingegeben werden müssen.
Zu synchronisieren: Daten zu Neueinstellungen, Startdaten, vereinbarte Vergütung und Beschäftigungsart.
Worauf Sie achten sollten: Übertragen Sie nur bestätigte Einstellungsdaten. In den meisten Unternehmen sollte das ATS die Daten an das HRIS übermitteln, das die genehmigten Mitarbeiterdaten anschließend an die Lohnabrechnung weitergibt.
5. Plattformen für Zusatzleistungen und Altersvorsorge
Integrationen für Zusatzleistungen helfen dabei, Beiträge und Abzüge der Mitarbeitenden mit der Lohnabrechnung abzugleichen, insbesondere während Einschreibungszeiträumen oder wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Versicherungsschutz ändert.
Zu synchronisieren: Versicherungsprämien, Altersvorsorgebeiträge, gewählte Zusatzleistungen und Änderungen bei Abzügen.
Worauf Sie achten sollten: Prüfen Sie die Wirksamkeitsdaten von Abzügen, Beitragsgrenzen und den Umgang mit Änderungen, wenn Mitarbeitende während eines Zahlungszeitraums eintreten oder ausscheiden.
6. Plattformen für Ausgabenverwaltung und Beteiligungen
Ausgabenplattformen wie Ramp, Brex und Expensify können genehmigte Erstattungen an die Lohnabrechnung übermitteln. Plattformen zur Verwaltung von Beteiligungen wie Carta können ebenfalls Informationen über steuerpflichtige Vergütungsereignisse bereitstellen.
Zu synchronisieren: Genehmigte Erstattungen, steuerpflichtige Zulagen und relevante Daten zur Beteiligungsvergütung.
Worauf Sie achten sollten: Erstattungen und steuerpflichtige Vergütungen werden nicht gleich behandelt. Stellen Sie sicher, dass die Integration zwischen ihnen unterscheidet, damit Einbehaltung und Meldungen korrekt berechnet werden.
7. Systeme für Identitäts- und Zugriffsverwaltung
Identitätstools wie Okta und Microsoft Entra ID können Ereignisse im Mitarbeiterlebenszyklus mit der Verwaltung des IT-Zugriffs verbinden.
Dies hat normalerweise keine Priorität bei der Lohnabrechnung, hilft aber dabei, Onboarding, Rollenänderungen und Offboarding zu koordinieren.
Was synchronisiert werden sollte: Beschäftigungsstatus, Startdaten, Beendigungsdaten und genehmigte Rollenänderungen.
Worauf Sie achten sollten: Verwenden Sie das maßgebliche HR-System, um Änderungen der Zugriffsrechte auszulösen, anstatt sich ausschließlich auf den Lohnabrechnungsstatus zu verlassen, der Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses möglicherweise nicht sofort widerspiegelt.
Welche Integrationen für die Lohnabrechnung sollten Sie priorisieren?
Beginnen Sie mit den Verbindungen, die das größte Risiko oder den größten manuellen Arbeitsaufwand verursachen.
Bei einer Belegschaft im Stundenlohn könnten dies Zeiterfassung und Lohnabrechnung sein. Bei einem wachsenden internationalen Unternehmen haben möglicherweise HRIS- und Finanzintegrationen Priorität, da eine große Anzahl von Änderungen bei Mitarbeitenden, Währungen und Berichtspflichten anfällt.
Sie müssen nicht alles auf einmal integrieren. Ermitteln Sie, wo Daten erneut eingegeben werden, wo Fehler auftreten und welche nicht miteinander verbundenen Prozesse die Lohnabrechnung verlangsamen. Beheben Sie diese Probleme zuerst. ODER Sie erwägen den Wechsel zu einer integrierten HR-Software, um einen fragmentierten Technologie-Stack zu konsolidieren.
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