11 Möglichkeiten, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen zugutekommen kann
Zu den Vorteilen eines HRIS gehören die Automatisierung sich wiederholender HR-Aufgaben, der Zugang der Mitarbeitenden zur Selbstbedienung und die Aktualisierung Ihres Wissens über Compliance-Anforderungen.
Durch die Optimierung dieser Prozesse spart ein HRIS Zeit, reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und hilft Ihrer gesamten Organisation, effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie ein HRIS Ihren HR-Arbeitsablauf vereinfachen und einen hohen Mehrwert für Ihr Team und Ihr Unternehmen schaffen kann.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS (Personalinformationssystem) ist eine Art von HR-Software, die Daten zu Mitarbeitenden und zur Organisation speichert und zahlreiche Funktionen wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung von Zusatzleistungen kombiniert, damit HR-Fachkräfte auf jeder Ebene ihre Aufgaben effektiver erledigen können.
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Im Wesentlichen geht es darum, die Möglichkeiten der Technologie zu nutzen, um die Zahnräder der Organisationsmaschine zu ölen und eine zufriedenere und produktivere Belegschaft zu schaffen.
11 Vorteile eines HRIS
Von der Organisation von Mitarbeiterinformationen über die Automatisierung administrativer Aufgaben bis hin zur Bereitstellung von Erkenntnissen aus HR-Daten kann die richtige HRIS-Plattform für Ihr Unternehmen grundlegende Veränderungen bewirken.
Vorteile für HR-Abteilungen
Viele Vorteile von HRIS-Software werden in der HR-Abteilung spürbar sein, da Zeit und Ressourcen frei werden, um sich dem lohnenden Teil der Arbeit zu widmen: der Entwicklung von Talenten.
Effizienz und Zeitersparnis
Ein HRIS reduziert sich wiederholende Verwaltungsarbeit, indem es Aufgaben wie die Aktualisierung von Mitarbeiterakten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Urlaubsverwaltung automatisiert.
So können Mitarbeitende beispielsweise Urlaubsanträge über ein Selbstbedienungsportal einreichen, in dem Führungskräfte Genehmigungen prüfen und die HR-Abteilung Urlaubssalden verfolgen kann, ohne E-Mails oder Tabellen verwalten zu müssen. Einige Systeme nutzen außerdem HR-Chatbots, um Routinefragen zu beantworten.
So können sich HR-Fachkräfte auf die Personalgewinnung, die Mitarbeiterentwicklung und andere strategische Prioritäten konzentrieren.
Verbesserte Compliance
Eine wichtige Funktion eines HRIS besteht darin, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften zu unterstützen, indem aktuelle Informationen und automatisierte Erinnerungen an wichtige Compliance-Fristen und -Anforderungen bereitgestellt werden.
Berichte und Analysen
Ein System für HR-Berichte und -Analysen ermöglicht es HR-Teams, Berichte zu verschiedenen HR-Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, Fluktuationsraten und demografischen Merkmalen zu erstellen und so datengestützte Entscheidungen zu unterstützen.
Verbesserte Kommunikation
Es verbessert die Kommunikation innerhalb der Organisation, indem es eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Aktualisierungen von Richtlinien und andere wichtige Informationen bereitstellt.
Vorteile für Mitarbeitende
Ein HRIS kann auch den Alltag Ihrer Mitarbeitenden erleichtern und dazu beitragen, dass sie sich stärker eingebunden und verbunden fühlen.
Einfachere Einarbeitung
Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess schafft die Grundlage für neue Mitarbeitende und trägt zu deren Erfolg und langfristiger Bindung bei.
Als Funktion eines HRIS kann es eine Erweiterung des Bewerbermanagementsystems sein, das dabei geholfen hat, die Bewerbung erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Neue Mitarbeitende können sich im Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende anmelden, administrative Aufgaben erledigen, mit Schulungen beginnen und ein Gefühl für ihre Rolle und ihr neues Team entwickeln.
Mehr Eigenverantwortung
Über ein Selbstbedienungsportal können Mitarbeitende auf ihre persönlichen Daten, Arbeitspläne, Urlaubsanträge, Zusatzleistungen und Vergünstigungen zugreifen und diese verwalten.
Es gibt weniger Risiko, dass Verwaltungsfehler die Bezahlung oder die Urlaubszeiten beeinträchtigen, und Mitarbeitende können außerdem von automatisierten Erinnerungen profitieren.
Stärkeres Mitarbeiterengagement
Ein HRIS stärkt das Mitarbeiterengagement, indem es die Kommunikation optimiert, Feedback sammelt und Entwicklungsmöglichkeiten personalisiert.
Zu diesen Funktionen gehören Anerkennung in Echtzeit, kurze regelmäßige Umfragen sowie der Selbstbedienungszugang zu Zusatzleistungen und Ressourcen für die berufliche Weiterentwicklung.
Durch datengestützte Erkenntnisse kann die HR-Abteilung Bedenken proaktiv angehen, die Arbeitsplatzkultur verbessern und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Vorteile für die Organisation
Natürlich ist letztlich die gesamte Organisation der Nutznießer eines HRIS (wie es auch sein sollte).
Kosteneinsparungen
Durch die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Arbeit und die Minimierung von Fehlern trägt ein HRIS dazu bei, Verwaltungskosten zu senken und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Ein HRIS ist außerdem kostengünstiger als andere Arten von HR-Managementsystemen, einschließlich HCM- und HRMS-Systemen, aber auch das grundlegendste (wenn Sie glauben, dass Sie ein System mit fortschrittlicheren Funktionen benötigen, lesen Sie unsere Übersicht über HRIS-, HRMS- und HCM-Systeme mit Tipps, wie Sie die richtige Wahl treffen).
Bessere Entscheidungen im Talentmanagement
HRIS verbessert Entscheidungen im Talentmanagement, indem es Einblicke in Echtzeit in die Leistung, Fähigkeiten und Engagement-Trends der Mitarbeitenden bietet.
Mit zentralisierten Daten kann die Personalabteilung Mitarbeitende mit hohem Potenzial identifizieren, Entwicklungsbedarf verfolgen und die Personalplanung optimieren.
Darüber hinaus unterstützen prädiktive Analysen auch die Nachfolgeplanung und Strategien zur Mitarbeiterbindung und sorgen so für eine bessere Abstimmung zwischen Talenten und Geschäftszielen.
Zentralisierte Mitarbeiterdaten und verbesserte Genauigkeit
Ein HRIS führt Mitarbeiterdaten, Stelleninformationen, Vergütung und Abwesenheitsinformationen in einem zentralisierten System zusammen und reduziert so doppelte Einträge und verstreute Tabellenkalkulationen.
Durch die Pflege konsistenter und aktueller Daten können HR-Teams Verwaltungsfehler minimieren, auf zuverlässige Informationen zugreifen und fundiertere Entscheidungen treffen.
Verbesserte Datensicherheit
Ein HRIS verbessert die Datensicherheit, indem es sensible Mitarbeiterinformationen in einem sicheren, zugangskontrollierten System mit Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokollen zentralisiert.
Der rollenbasierte Zugriff stellt sicher, dass nur autorisierte Personen bestimmte Daten anzeigen oder bearbeiten können, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen reduziert wird.
Darüber hinaus helfen Audit-Protokolle und Compliance-Funktionen dabei, Änderungen nachzuverfolgen, Anomalien zu erkennen und gesetzliche Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.
Funktionen eines Personalinformationssystems
HRIS-Systeme gibt es in vielen verschiedenen Formen und Größen, sodass sie für alle Organisationen geeignet sind. Hier sind einige der wichtigsten HRIS-Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank: Zentralisiertes Archiv zur Speicherung aller mitarbeiterbezogenen Informationen, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungs- und Stelleninformationen sowie Vergütungs- und Gehaltsabrechnungsdaten.
- Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung: Tools zur Erfassung der Arbeitszeiten, Anwesenheit, Urlaubsanträge und Abwesenheiten von Mitarbeitenden, häufig integriert mit Zeiterfassungssystemen oder biometrischen Systemen.
- Gehaltsabrechnungsverwaltung: Automatisierte Gehaltsabrechnung einschließlich Gehaltsberechnungen, Steuerabzügen, Abzügen für Zusatzleistungen und der Verwaltung von Direktüberweisungen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Verwaltung von Zusatzleistungsprogrammen für Mitarbeitende, beispielsweise Krankenversicherungen, Altersvorsorgeplänen und anderen Vergünstigungen, einschließlich Anmeldung, Nachverfolgung und Berichterstattung.
- Personalbeschaffung und Bewerberverfolgung: Funktionen von Personalbeschaffungssoftware, die Sie bei der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Vorauswahl von Bewerbungen, der Verfolgung von Kandidatinnen und Kandidaten während des Einstellungsprozesses sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender unterstützen.
- Leistungsmanagement: Tools zur Festlegung von Leistungszielen, zur Durchführung von Leistungsbeurteilungen, zur Bereitstellung von Feedback und zur Nachverfolgung von Leistungskennzahlen der Mitarbeitenden.
- Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften: Stellt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften sicher, einschließlich automatisierter Benachrichtigungen zu bevorstehenden Fristen und Berichtspflichten.
- Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende: Ermöglicht Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten abzurufen und zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und Zusatzleistungen über eine Selbstbedienungsoberfläche zu verwalten.
- Schulung und Entwicklung: Tools zur Verwaltung von Schulungsprogrammen für Mitarbeitende, zur Nachverfolgung von Fortschritten, zur Planung von Kursen sowie zur Pflege von Zertifizierungen und Aufzeichnungen zur Kompetenzentwicklung.
So beginnen Sie mit einem HRIS
Jetzt denken Sie vielleicht, dass ein HRIS ziemlich nützlich sein könnte, oder überlegen, wie Ihr aktuelles System verbessert werden kann.
Bei der großen Auswahl an verfügbaren Optionen ist es wichtig, die beste HRIS-Software für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden.
Bei der Auswahl eines HRIS sollten HR-Fachleute auf die Benutzerfreundlichkeit, die enthaltenen Kernfunktionen, die Anpassbarkeit des Dienstes, die Integrationsfähigkeit der Lösung mit bestehenden Systemen, die Skalierbarkeit und natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Ein guter Ausgangspunkt ist unser Leitfaden zu den besten HRIS-Systemen.
Wichtiger Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie sie noch definieren, sollten Sie möglicherweise eine HRIS-Ausschreibung erstellen, um die Anforderungen zu präzisieren und bessere Angebote von Anbietern einzuholen.
