15 Funktionen von Lohnabrechnungssoftware, die ich jedem Unternehmen empfehle
Die Wahl der richtigen Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Zahlungszyklus und Kopfschmerzen durch die Nichteinhaltung von Vorschriften ausmachen. Bei so vielen Plattformen auf dem Markt ist es leicht, zu viel für Dinge zu bezahlen, die man nicht benötigt, und sogar die Funktionen zu übersehen, auf die es tatsächlich ankommt, wie automatisierte Lohnberechnung, Steuererklärungen und Werkzeuge zur Einhaltung von Vorschriften.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen die wichtigsten Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware, auf die Sie achten sollten, und helfe Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Was ist eine Lohnabrechnungssoftware?
Eine Lohnabrechnungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das die Verwaltung von Mitarbeiterzahlungen automatisiert, einschließlich Lohnberechnungen, Steuerabzügen, Direktüberweisungen und der Einhaltung von Steuergesetzen.
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Nicht zu verwechseln mit einem Lohnabrechnungsdienst: Das Verständnis von Lohnabrechnungssoftware ist für die Verwaltung und Automatisierung der Auszahlung von Vergütungen an Mitarbeiter unerlässlich. Sie hilft dabei, den Lohnabrechnungsprozess zu optimieren, einschließlich der Berechnung von Gehältern, des Abzugs von Steuern und der Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen.
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eDie drei größten Herausforderungen bei der Lohnabrechnung sind das Tempo der Veränderungen, die Einhaltung sich schnell entwickelnder Vorschriften und die Datensicherheit.\u003c/span\u003e
15 wichtige Funktionen einer Lohnabrechnungssoftware, die es zu bewerten gilt
Auch wenn dies je nach Anwendung unterschiedlich ist, umfassen Lösungen in der Regel die folgenden Funktionen, wenn sie auf dem Markt für Lohnabrechnungssoftware wettbewerbsfähig sein wollen:
1. Automatisierte Lohnberechnung
Die automatisierte Lohnberechnung ist das Herzstück jedes Lohnabrechnungslaufs. Sie ruft Daten aus Zeiterfassungs- und HR-Systemen ab, um das Bruttogehalt zu berechnen, Abzüge anzuwenden und das Nettogehalt zu ermitteln, ohne dass bei jedem Schritt manuelle Eingaben erforderlich sind.
Meiner Erfahrung nach liegt der größte Vorteil in der Genauigkeit. Ein zentralisiertes System reduziert die Fehler, die bei Tabellenkalkulationen häufig auftreten, und integrierte Fehlererkennung weist auf Probleme hin, bevor Zahlungen ausgeführt werden. Für Teams, die die Lohnabrechnung für mehrere Vergütungsarten oder Standorte durchführen, ist diese Konsistenz nicht nur praktisch – sie schützt auch vor kostspieligen Fehlern.
Bei den Automatisierungsfunktionen benötigt Ihr Team wahrscheinlich vor allem Folgendes:
- Mehrere Vergütungsarten: Verarbeitet Stundenlohn, Gehalt, Überstunden und Provisionszahlungen in einem einzigen Lauf – separate Berechnungen sind nicht erforderlich.
- Abzugslogik: Wendet Vorsteuer- und Nachsteuerabzüge automatisch an, einschließlich Leistungen, Pfändungen und Altersvorsorgebeiträgen.
- Integration der Zeiterfassung: Ruft genehmigte Arbeitsstunden direkt aus Werkzeugen wie Gusto oder Rippling ab, sodass Sie Daten nicht erneut eingeben müssen.
- Fehlerkennzeichnung: Erkennt Unstimmigkeiten, etwa wenn bei einem Angestellten mit festem Gehalt Überstunden erfasst wurden, bevor die Lohnabrechnung abgeschlossen wird.
2. Steuererklärungen und Einhaltung von Vorschriften
Werkzeuge für Steuererklärungen und die Einhaltung von Vorschriften übernehmen den gesamten Prozess der Berechnung, Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene. Die Software automatisiert die Erstellung von Steuerformularen wie W-2 und 1099 und hält Steuertabellen auf dem aktuellen Stand, wenn sich Gesetze ändern, sodass Sie nicht jede regulatorische Anpassung manuell verfolgen müssen.
Meiner Erfahrung nach zeigt sich hier, warum sich Lohnabrechnungssoftware lohnt. Verpasste Fristen und Fehler bei der Einreichung sind teuer. Wenn das System Steuerverbindlichkeiten kennzeichnet und Überweisungen automatisch auslöst, entfällt das Risiko, das mit der manuellen Bearbeitung verbunden ist.
Achten Sie bei Funktionen für Steuererklärungen und die Einhaltung von Vorschriften auf Anbieter, die Folgendes anbieten:
- Aktualisierung der Steuertabellen: Die Software aktualisiert Bundes-, Landes- und lokale Steuertabellen automatisch, wenn sich Gesetze ändern – Sie müssen Änderungen der Steuersätze nicht selbst verfolgen.
- Automatisierte Abführungen: Plattformen wie Gusto und Rippling berechnen Steuerverbindlichkeiten und lösen Zahlungen an die zuständigen Behörden zum richtigen Zeitpunkt aus.
- Formularerstellung: W-2- und 1099-Formulare sowie vierteljährliche Einreichungen werden ohne manuelle Dateneingabe erstellt und übermittelt.
- Unterstützung mehrerer Zuständigkeitsbereiche: Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten beschäftigen, wendet das System automatisch die korrekten Einbehaltungsregeln für jeden Standort an.
3. Verarbeitung von Direktüberweisungen
Direktüberweisungen überweisen das Gehalt der Mitarbeitenden am Zahltag direkt auf ihre Bankkonten – keine Papierschecks, keine manuelle Verteilung. Sobald die Gehaltsabrechnung freigegeben wurde, übernimmt die Software die Kontozuordnung, den Zeitpunkt und die Überweisung der Gelder automatisch.
Meiner Erfahrung nach gehört dies zu den Funktionen, die Mitarbeitenden sofort auffallen. Die meisten Plattformen ermöglichen es Mitarbeitenden, Einzahlungen auf mehrere Konten aufzuteilen, was zusätzliche Flexibilität bietet, ohne dass auf Ihrer Seite weiterer Aufwand entsteht. Verwalten Sie auch andere Formen der Zahlungsabwicklung, etwa unbegrenzt viele Gehaltsabrechnungsläufe, flexible Bezahlung oder Zahlungen auf Abruf. Außerdem verringert dies den administrativen Abstimmungsaufwand, der bei der Erstellung und Verteilung von Schecks in jedem Abrechnungszyklus entsteht.
Achten Sie auf Funktionen für Direktüberweisungen wie:
- Aufteilung auf mehrere Konten: Mitarbeitende können Einzahlungen auf Giro- und Sparkonten aufteilen – bei Plattformen wie Gusto können sie dies selbstständig in einem Portal zur Selbstbedienung einrichten.
- Flexible Auszahlungszeitpunkte: Die meisten Plattformen unterstützen ACH-Überweisungen mit einer Vorlaufzeit von zwei Tagen oder am selben Tag, sodass Sie den Auszahlungszeitpunkt anpassen können, ohne die Gehaltsabrechnung erneut zu verarbeiten.
- Verwaltung von Bankänderungen: Mitarbeitende aktualisieren ihre Kontodaten direkt selbst, wodurch Rückfragen zwischen Personalabteilung und Mitarbeitenden reduziert werden, wenn jemand die Bank wechselt.
- Prüfpfad: Jede Einzahlung wird mit Zeitstempeln und Bestätigungsnummern protokolliert. So verfügen Sie über einen klaren Nachweis, falls eine Zahlung angefochten wird.
4. Portal zur Selbstbedienung für Mitarbeitende
Indem Sie Mitarbeitenden ermöglichen, über eine Online-Software für die Gehaltsabrechnung auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und persönlichen Daten zuzugreifen, reduzieren Sie die administrativen Anforderungen an Ihre Personalabteilung und schaffen Freiräume für andere Aufgaben.
Im Jahr 2026 erwarten die meisten Mitarbeitenden, dass Arbeitgeber dies anbieten. Es spart Ihrem Personalteam nicht nur bei vielen weiteren Vorteilen stundenlangen Verwaltungsaufwand, sondern verbessert auch die Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden erheblich (was einen großen Unterschied macht). Wenn Mitarbeitende ein Bankkonto selbst aktualisieren oder ein W-2-Formular herunterladen können, muss sich Ihr Team nicht Woche für Woche mit denselben Anfragen befassen. Die Gehaltsdaten bleiben in Echtzeit korrekt, und Mitarbeitende erhalten die Kontrolle über ihre Informationen, ohne dass auf Ihrer Seite zusätzlicher Aufwand entsteht.
Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen in Betracht gezogene Software für die Gehaltsabrechnung Folgendes umfasst:
- Zugriff auf Gehaltsabrechnungen: Mitarbeitende laden aktuelle und frühere Gehaltsabrechnungen herunter, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen – die meisten Plattformen, darunter Gusto und BambooHR, speichern Aufzeichnungen über mehrere Jahre.
- Abruf von Steuerunterlagen: W-2- und 1099-Formulare sind verfügbar, sobald sie erstellt wurden, sodass Mitarbeitende nicht darauf warten müssen, dass die Personalabteilung sie verteilt.
- Aktualisierung von Direktüberweisungen: Mitarbeitende ändern ihre Bankdaten direkt selbst. Dadurch bleiben die Aufzeichnungen ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand korrekt.
- Änderung persönlicher Daten: Adress- und Kontaktänderungen werden in Echtzeit vorgenommen, was besonders während der offenen Einschreibungsfrist oder nach einem Umzug wichtig ist.
5. Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit
Die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit dokumentiert, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen und beenden, und überträgt diese Daten anschließend direkt in die Berechnung der Gehaltsabrechnung. Sie ist automatisch mit der Lohnberechnung verbunden, sodass genehmigte Arbeitsstunden ohne manuelle Neueingabe in die Bezahlung einfließen.
Meiner Erfahrung nach werden Fehler durch diese Integration frühzeitig erkannt. Wenn jemand unerwartete Überstunden oder eine Überschneidung von Schichten erfasst, weist das System vor dem Start der Gehaltsabrechnung darauf hin. Für Teams, die Stundenkräfte oder variable Arbeitszeitpläne verwalten, beseitigt diese Echtzeitübersicht über die geleisteten Arbeitsstunden – bevor die Bezahlung verarbeitet wird – viel Ungewissheit und verringert das Risiko einer Unter- oder Überbezahlung der Mitarbeitenden.
Zu den gängigen Funktionen zur Zeiterfassung für die Gehaltsabrechnung gehören:
- Möglichkeiten zur Zeiterfassung: Unterstützt die Arbeitszeiterfassung über das Web, Mobilgeräte und Terminals, sodass Stundenkräfte nicht dasselbe Terminal gemeinsam nutzen müssen.
- Überstundenwarnungen: Weist auf Mitarbeitende hin, die sich den Überstundengrenzen nähern, bevor die Woche endet – nicht erst nach der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung.
- Integration von Arbeitszeitplänen: Vergleicht geplante mit tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, sodass unerwartete Lücken oder Überschneidungen sofort sichtbar werden.
- Synchronisierung mit der Gehaltsabrechnung: Werkzeuge wie Rippling und Gusto übertragen genehmigte Arbeitsstunden direkt in den Abrechnungslauf und machen die manuelle Dateneingabe überflüssig.
- Abwesenheitserfassung: Erfasst bezahlte freie Zeit, Krankheitszeiten und unbezahlten Urlaub zusammen mit den regulären Arbeitsstunden, sodass alle Zeitdaten an einem Ort gespeichert sind.
6. Verwaltung von Zusatzleistungen und Abzügen
Die Verwaltung von Leistungen und Abzügen übernimmt die Berechnung und Anwendung jedes mit dem Gehalt eines Mitarbeiters verbundenen Abzugs – Krankenversicherungsbeiträge, Altersvorsorgebeiträge, Lohnpfändungen und freiwillige Abzüge – sowohl für Vorsteuer- als auch für Nachsteuerkategorien.
Am wertvollsten finde ich hier, wie das System die Anmeldung zu Leistungen direkt mit der Lohnabrechnung verknüpft. Wenn ein Mitarbeiter seine Auswahl bei den Leistungen aktualisiert, wird der Abzug automatisch beim nächsten Abrechnungslauf angepasst. Eine manuelle Korrektur ist auf Ihrer Seite nicht erforderlich.
Außerdem setzt das System Beitragsgrenzen durch, etwa die IRS-Höchstgrenzen für 401(k)- und HSA-Konten. Dadurch wird ein Compliance-Risiko beseitigt, das bei der manuellen Verwaltung von Abzügen leicht übersehen wird.
Zu den Funktionen der Leistungsverwaltung, von denen mein Team am meisten profitiert hat, gehören:
- Reihenfolge der Vorsteuerabzüge: Wendet Krankenversicherungsbeiträge und 401(k)-Beiträge an, bevor die steuerpflichtigen Löhne berechnet werden, was sich direkt auf die Steuerschuld des Mitarbeiters auswirkt.
- Synchronisierung von Anmeldung und Lohnabrechnung: Wenn ein Mitarbeiter seine Auswahl bei den Leistungen aktualisiert – etwa indem er während der offenen Anmeldefrist einen Angehörigen hinzufügt –, wird der Abzug automatisch beim nächsten Abrechnungslauf angepasst.
- IRS-Beitragsgrenzen: Plattformen wie Gusto setzen die Höchstgrenzen für 401(k) und HSA automatisch durch und stoppen die Abzüge, sobald die jährliche Grenze erreicht ist.
- Compliance bei Lohnpfändungen: Berechnet gerichtlich angeordnete Abzüge zusammen mit freiwilligen Abzügen und wendet die richtige Einbehaltungsreihenfolge an.
7. Verwaltung von Lohnpfändungen
Die Verwaltung von Lohnpfändungen übernimmt die Berechnung, Einbehaltung und Abführung gerichtlich angeordneter Abzüge direkt innerhalb Ihrer Lohnabrechnungsläufe. Wenn eine Anordnung eingeht – etwa für Kindesunterhalt, eine Steuerpfändung oder ein Gläubigerurteil –, liest die Software die Anordnung, wendet die korrekten Einbehaltungsgrenzen an und leitet die Zahlung ohne manuelles Eingreifen an die zuständige Stelle weiter.
Wertvoll finde ich hier die Priorisierungslogik. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Pfändungen hat, wendet das System sie automatisch in der gesetzlich vorgeschriebenen Reihenfolge an. Dieses Compliance-Detail wird bei einer manuellen Verwaltung leicht übersehen.
Zu den üblichen Funktionen für die Lohnverwaltung gehören:
- Erfassung von Anordnungen: Geben Sie die Details der Pfändung einmal ein – die Plattform liest die Einbehaltungsgrenzen aus und wendet sie automatisch bei jedem Abrechnungslauf an.
- Prioritätsreihenfolge: Wenn ein Mitarbeiter mehrere Pfändungen hat, wendet das System sie in der gesetzlich vorgeschriebenen Reihenfolge an, die manuell leicht falsch umgesetzt werden kann.
- Weiterleitung von Zahlungen: Plattformen wie Gusto leiten Zahlungen direkt an die ausstellende Stelle weiter, sodass Sie keine separaten Schecks ausstellen müssen.
- Berechnung des verfügbaren Einkommens: Das System berechnet die korrekte Obergrenze für den Einbehalt auf Grundlage des Nettolohns und nicht des Bruttolohns. Dies wirkt sich darauf aus, wie viel tatsächlich einbehalten werden kann.
Klare, transparente Informationen zur Lohnabrechnung – etwa zu Gehalt, Leistungen und Beteiligungsdetails – schaffen Vertrauen und sorgen für zufriedene Mitarbeiter.
8. Erstellung von Steuerdokumenten zum Jahresende
Die Erstellung von Steuerdokumenten zum Jahresende fasst automatisch die Lohnabrechnungsdaten des gesamten Kalenderjahres zusammen, um W-2, 1099 und andere erforderliche Steuerformulare zu erstellen. Die Software übernimmt die Zahlen direkt aus Ihren Abrechnungsläufen – Löhne, Einbehalte und Abzüge –, sodass am Jahresende keine manuelle Zusammenstellung der Daten erforderlich ist.
Meiner Erfahrung nach macht sich Lohnabrechnungssoftware hier bezahlt. Fehler in Jahresenddokumenten bergen ein echtes Compliance-Risiko, und bei der manuellen Erstellung treten solche Fehler häufig auf. Wenn Formulare automatisch erstellt und direkt bei der IRS eingereicht werden, entfällt dieses Risiko, ohne dass zusätzlicher Aufwand für Sie entsteht.
Darauf sollten Sie achten:
- Automatisierte Datenzusammenstellung: Die Plattform übernimmt Löhne, Einbehalte und Abzüge direkt aus abgeschlossenen Abrechnungsläufen – eine Zusammenstellung in Tabellenkalkulationen ist nicht erforderlich.
- Elektronische Einreichung bei der IRS: Tools wie Gusto reichen W-2 und 1099 direkt bei der IRS und den zuständigen Behörden der Bundesstaaten ein, sodass ein separater Einreichungsschritt entfällt.
- Bereitstellung zur Selbstbedienung für Mitarbeiter: Die Formulare werden in dem Moment, in dem sie erstellt werden, im Portal jedes Mitarbeiters bereitgestellt, sodass Sie keine Dokumente ausdrucken und per Post versenden müssen.
- Prozesse zur Korrektur: Wenn eine Zahl geändert werden muss, erstellt die Software ein korrigiertes W-2c, anstatt dass Sie das Formular vollständig neu erstellen müssen.
9. Lohnabrechnungsberichte und Analysen
Lohnabrechnungsberichte und Analysen stellen Ihre Lohnabrechnungsdaten als strukturierte, filterbare Berichte dar. Dazu gehören Arbeitskosten nach Abteilung, Zusammenfassungen der Steuerschulden, Trends bei der Mitarbeiterzahl und vieles mehr. Die Daten werden direkt aus abgeschlossenen Abrechnungsläufen übernommen, sodass Sie stets mit präzisen Zahlen arbeiten.
Diese Analysen unterstützen die Personalplanung Ihres Unternehmens. Möglicherweise finden Sie auch Funktionen für künstliche Intelligenz in der Lohnabrechnung, die prädiktive Analysen und wertvolle Erkenntnisse umfassen können.
Anpassbare Berichte zur Vergütung ermöglichen es mir, Lohnabrechnungssteuern, Mitarbeiterabzüge und andere Ausgaben zu verfolgen, was mein Team bei der Budgetplanung und Finanzprognose unterstützt. Außerdem entfällt dadurch der manuelle Export-und-Abgleich-Zyklus, der normalerweise am Ende jedes Quartals auf unser Personalteam zukommen würde.
Dies sind die Funktionen, die ich am nützlichsten finde:
- Aufschlüsselung der Arbeitskosten: Filtern Sie die Lohnabrechnungsausgaben nach Abteilung, Standort oder Rolle – nützlich, wenn Sie Personalbudgets vorbereiten oder Personalentscheidungen gegenüber der Unternehmensleitung begründen.
- Zusammenfassungen der Steuerschulden: Sehen Sie genau, welche Beträge Sie auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene schulden, bevor die Fristen für die Abführung ablaufen.
- Exporte des Lohnabrechnungsregisters: Rufen Sie einen vollständigen Datensatz jedes Abrechnungslaufs für die Prüfungsvorbereitung oder den Abgleich mit der Finanzbuchhaltung ab.
- Trendberichte: Verfolgen Sie Überstunden oder Leistungskosten Monat für Monat, um Muster frühzeitig zu erkennen.
10. Integration in das Hauptbuch
Die Integration in das Hauptbuch ordnet abgeschlossene Lohnabrechnungsdaten zu, sodass Posten wie Löhne, Steuern und Abzüge direkt den entsprechenden Konten in Ihrem Buchhaltungssystem zugeordnet werden. Jeder Abrechnungslauf erzeugt automatisch einen Buchungssatz, ohne dass Daten zwischen den Plattformen manuell erneut eingegeben werden müssen.
Das ist meine Geheimwaffe beim Monatsabschluss. Ohne diese Funktion muss jemand Lohnabrechnungsdaten exportieren, sie mit dem Kontenplan abgleichen und manuell verbuchen – das ist langsam und fehleranfällig. Mit einer Hauptbuchintegration bilden Ihre Bücher jeden Abrechnungslauf nahezu sofort ab. Plattformen wie Gusto und Rippling ermöglichen es Ihnen, die Kontenzuordnung nach Abteilung oder Standort anzupassen, sodass die Buchungen genau dort landen, wo sie hingehören.
Wenn Sie nach Funktionen für die Hauptbuchintegration suchen, würde ich Folgendes priorisieren:
- Kontenzuordnung: Weisen Sie bestimmten Lohnabrechnungspositionen – Löhnen, Arbeitgebersteuern und Leistungen – ihre genauen Hauptbuchkonten zu, sodass die Buchungen nach Abteilung oder Standort am richtigen Ort landen.
- Automatische Buchungssätze: Jeder abgeschlossene Abrechnungslauf erzeugt einen Buchungssatz, ohne dass Daten manuell erneut eingegeben werden müssen. Dadurch entfällt eine häufige Fehlerquelle beim Abgleich am Monatsende.
- Anbindung an Buchhaltungsplattformen: Gusto und Rippling verbinden sich direkt mit QuickBooks und Xero, sodass Ihre Bücher jeden Abrechnungslauf nahezu sofort abbilden.
- Prüfpfad: Jeder Buchungssatz ist mit dem ursprünglichen Abrechnungslauf verknüpft, sodass sich Abweichungen bei Prüfungen oder Finanzkontrollen leicht nachvollziehen lassen.
Seien Sie vorsichtig mit versteckten Kosten. Anpassungen, Integrationen und die Datenmigration aus Altsystemen können sich summieren. Vermeiden Sie übermäßige Anpassungen, da sie zukünftige Upgrades und die Skalierung erschweren.
11. Unterstützung für länderübergreifende und globale Lohnabrechnungen
Länderübergreifende Lohnabrechnungsunterstützung kümmert sich um Steuereinbehalt, die Einhaltung der Lohnvorschriften und Meldepflichten in jedem Bundesstaat, in dem Ihre Mitarbeiter arbeiten oder leben.
Die Software erfasst Arbeits- und Wohnorte, wendet die korrekten staatlichen und lokalen Steuervorschriften an und reicht Meldungen bei den zuständigen Behörden ein. Das ist besonders für verteilte Teams nützlich, bei denen ein Umzug eines Mitarbeiters in einen anderen Bundesstaat oder die Aufteilung der Arbeitszeit auf mehrere Standorte schnell neue Lohnabrechnungspflichten schaffen kann.
Plattformen wie Rippling können die Steuerregistrierung und den Steuereinbehalt in allen 50 Bundesstaaten automatisieren und so den manuellen Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften reduzieren, der mit zunehmender Verteilung Ihrer Belegschaft wächst.
Zu den Funktionen gehören:
- Automatisierung der Steuerregistrierung: Registriert Mitarbeitende bei einem Umzug bei neuen staatlichen Behörden, sofern dies erforderlich ist.
- Verwaltung von Gegenseitigkeitsvereinbarungen: Wendet die korrekten Regeln für den Steuerabzug an, wenn Mitarbeitende in Bundesstaaten mit Gegenseitigkeitsvereinbarungen leben und arbeiten.
- Verfolgung lokaler Steuern: Berücksichtigt zusätzlich zur staatlichen Einkommensteuer auch Stadt- und Kreissteuern.
- Abwicklung mehrerer Bundesstaaten: Kümmert sich um W-2-Formulare und vierteljährliche Einreichungen bei den jeweils zuständigen Behörden der Bundesstaaten.
Die Unterstützung der globalen Lohnabrechnung fügt eine weitere Ebene hinzu. Anstatt unterschiedliche Regeln innerhalb eines einzigen nationalen Steuersystems zu verwalten, müssen Arbeitgeber in jedem Land separate Steuerbehörden, Währungen, gesetzliche Leistungen, Berichtspflichten, Zahlungspläne und Arbeitsgesetze berücksichtigen.
Integrierte Funktionen für die globale Lohnabrechnung können diese Aufgaben zentralisieren und gleichzeitig eine lokalisierte Abwicklung der Lohnabrechnung unterstützen. So können Arbeitgeber Teams in verschiedenen Ländern bezahlen, ohne für jeden Markt auf ein separates System angewiesen zu sein.
Zu den globalen Funktionen können gehören:
- Konsolidierte Berichte zur Lohnabrechnung: Bietet Lohnabrechnungs- und Finanzteams eine einheitliche Ansicht über mehrere Länder hinweg, auch wenn die Verarbeitung lokal erfolgt.
- Länderspezifische Berechnungen der Lohnabrechnung: Wendet lokale Regeln für Steuern, Sozialabgaben, Abzüge und gesetzlich vorgeschriebene Vergütungen an.
- Zahlungen in mehreren Währungen: Berechnet und verarbeitet die Lohnabrechnung in verschiedenen Währungen.
- Unterstützung gesetzlicher Zahlungen: Kümmert sich, sofern zutreffend, um Anforderungen wie ein 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld, Renten und verpflichtende Beiträge.
- Lokale Berichte und Einreichungen: Erstellt die von den jeweiligen Rechtsordnungen geforderten Berichte und Einreichungen.
12. Erfassung bezahlter Freistellungen
Die Erfassung bezahlter Freistellungen (PTO) verwaltet Ansprüche, Freistellungsanträge und Genehmigungen direkt in Ihrer Lohnabrechnungssoftware. Mitarbeitende beantragen Freistellungen über den Self-Service, eine Führungskraft genehmigt sie und die Stunden werden automatisch auf der Arbeitszeitkarte erfasst. Die Regeln für den Erwerb von Ansprüchen bleiben ohne manuelle Nachverfolgung korrekt, und das System behandelt Mitarbeitende mit variabler Stundenzahl sowie die in den einzelnen Bundesstaaten vorgeschriebenen Regeln für Krankheitsurlaub getrennt von der allgemeinen PTO-Richtlinie eines Unternehmens.
Am wertvollsten finde ich die Verbindung zur Lohnabrechnung. Freistellungsanträge von Mitarbeitenden werden am Ende des Abrechnungszeitraums automatisch mit der Lohnabrechnung synchronisiert, und Mitarbeitende können ihre angesammelten Urlaubstage jederzeit überprüfen, ohne eine Führungskraft fragen zu müssen. Dieser geschlossene Prozess beseitigt ein echtes Fehlerrisiko.
Achten Sie zunächst auf diese Funktionen:
- Konfiguration von Ansparregeln: Legen Sie unterschiedliche Zeitpläne für den Erwerb von Ansprüchen nach Mitarbeitendentyp fest – für Beschäftigte auf Stundenbasis, Angestellte mit Festgehalt oder Teilzeitkräfte – ohne separate Nachverfolgungslisten verwalten zu müssen.
- Genehmigungsabläufe für Führungskräfte: Freistellungsanträge werden automatisch an die richtige genehmigende Person weitergeleitet, und genehmigte Stunden werden direkt auf der Arbeitszeitkarte erfasst.
- Gesetzlich vorgeschriebener Krankheitsurlaub: Das System wendet die für die jeweilige Rechtsordnung geltenden Regeln für Krankheitsurlaub getrennt von Ihrer PTO-Richtlinie an. Das ist wichtig, wenn Sie Mitarbeitende in Kalifornien oder New York beschäftigen.
- Transparenz über Ansprüche: Mitarbeitende überprüfen ihre eigenen Ansprüche über den Self-Service, wodurch sich der Abstimmungsaufwand mit der Personalabteilung verringert.
13. Mobiler Zugriff auf die Anwendung
Der mobile Zugriff auf die Anwendung ermöglicht es für die Lohnabrechnung zuständigen Personen und Mitarbeitenden, Aufgaben der Lohnabrechnung über ein Smartphone oder Tablet zu verwalten. Administratoren können Entgeltabrechnungsläufe unterwegs überprüfen und genehmigen, während Mitarbeitende Gehaltsabrechnungen einsehen, Daten für die direkte Einzahlung aktualisieren, Freistellungen beantragen und Steuerdokumente abrufen können, ohne die Personalabteilung anrufen zu müssen.
Ich finde diese Funktion besonders nützlich für Teams, in denen die meisten Mitarbeitenden nicht an einem Schreibtisch arbeiten. Wenn Beschäftigte ihre Angelegenheiten über ihre Smartphones selbst erledigen können, sinkt das Volumen routinemäßiger Anfragen an die Personalabteilung merklich. Auf dem Papier ist es eine kleine Funktion, aber sie schließt eine echte Lücke für verteilte oder nicht an einen Schreibtisch gebundene Belegschaften.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter der Lohnabrechnung mindestens einige der folgenden Funktionen anbietet:
- Genehmigungen von Abrechnungsläufen durch Admins: Abrechnungsläufe vom Smartphone aus prüfen und genehmigen, ohne am Schreibtisch sitzen zu müssen – nützlich, wenn während einer Reise Fristen für die Gehaltsabrechnung anstehen.
- Zugriff der Mitarbeitenden auf Gehaltsabrechnungen: Mitarbeitende können aktuelle und frühere Gehaltsabrechnungen sofort einsehen. Dadurch gehen weniger Anfragen wie „Kannst du mir meine Gehaltsabrechnung noch einmal senden?“ an die Personalabteilung.
- Aktualisierungen für Direktüberweisungen: Mitarbeitende aktualisieren ihre Bankdaten selbst über die App, anstatt ein Formular einzureichen.
- Anträge auf Freistellung: Gusto und Rippling ermöglichen es Mitarbeitenden, Anträge auf bezahlte Freistellung mobil einzureichen und zu verfolgen, wobei die Genehmigung durch Vorgesetzte in der App erfolgt.
14. Meldung neuer Mitarbeitender
Die Meldung neuer Mitarbeitender automatisiert den Prozess, Informationen zu neu eingestellten Mitarbeitenden an die zuständigen staatlichen Behörden zu übermitteln (eine gesetzliche Pflicht in den meisten Rechtsgebieten). Ihre Lohnabrechnungssoftware erfasst die erforderlichen Daten während der Einarbeitung und reicht die Meldung in Ihrem Namen ein, normalerweise innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 20 Tagen.
Ohne diese integrierte Funktion liegt der Prozess bei der Personalabteilung, die ihn manuell verfolgen muss – bei vielen Neueinstellungen kann das leicht übersehen werden. Der eigentliche Vorteil besteht meiner Ansicht nach in der standardmäßigen Einhaltung der Vorschriften: Die Meldung wird verschickt, ohne dass sie jemand zur Aufgabenliste hinzufügen muss, und damit entfällt auch das Bußgeldrisiko.
Darauf sollten Sie achten:
- Automatisierte Einreichung: Die Software übermittelt die Daten neuer Mitarbeitender innerhalb der vorgeschriebenen Frist an die zuständige staatliche Behörde – eine manuelle Nachverfolgung ist nicht erforderlich.
- Erfassung der Einarbeitungsdaten: Während der Einarbeitung eingegebene Informationen werden automatisch in die Meldung übernommen, sodass keine doppelte Dateneingabe erforderlich ist.
- Abdeckung mehrerer Bundesstaaten: Wenn Sie gleichzeitig in mehreren Bundesstaaten einstellen, wird jede Meldung an das richtige Rechtsgebiet gesendet, ohne dass Sie separate Einreichungen verwalten müssen.
- Prüfprotokoll: Eingereichte Meldungen werden auf der Plattform gespeichert und liefern Ihnen einen übersichtlichen Nachweis der Einhaltung der Vorschriften, falls Ihre Einreichungshistorie jemals hinterfragt wird.
15. Integration der Arbeitsunfallversicherung
Die Integration der Arbeitsunfallversicherung verbindet Ihre Lohnabrechnungssoftware mit Ihrer Versicherungspolice für Arbeitsunfälle und berechnet die Beiträge automatisch auf Grundlage der tatsächlichen Lohndaten jedes Abrechnungslaufs. Anstatt die Jahresbeiträge im Voraus zu schätzen, zahlen Sie die tatsächlich geschuldeten Beträge laufend.
Meiner Ansicht nach ist das besonders für Teams mit wechselnder Beschäftigtenzahl oder schwankenden Arbeitszeiten wichtig. Wenn sich die Löhne von Woche zu Woche ändern, führen pauschale Schätzungen zu Differenzen, die bei der Prüfung zum Jahresende als unerwartete Anpassungen sichtbar werden. Durch die Integration orientieren sich die Beitragsberechnungen an den tatsächlichen Lohnzahlen. Das sorgt zwischen den Prüfungen für korrekte Werte und nimmt der Personalabteilung einen manuellen Abstimmungsschritt ab.
Bei der Integration der Arbeitsunfallversicherung gibt es heute einige besonders nützliche Funktionen:
- Laufende Beitragszahlung: Anstatt die Jahresbeiträge im Voraus zu schätzen, berechnet das System anhand der tatsächlichen Löhne, welcher Betrag bei jedem Abrechnungslauf geschuldet ist. Dadurch werden hohe Nachzahlungen vermieden, die Teams bei der Prüfung zum Jahresende unvorbereitet treffen können.
- Berechnungen nach Einstufung: Die Beiträge werden automatisch an die Tätigkeitsklasse der jeweiligen Mitarbeitenden angepasst, sodass ein Lagerarbeiter und ein Büroangestellter nicht mit demselben Satz abgerechnet werden.
- Anbindung an Versicherungsträger: Plattformen wie Rippling verbinden sich direkt mit Versicherungsträgern und übermitteln die Lohndaten automatisch bei jedem Abrechnungszyklus, wodurch manuelle Meldungen entfallen.
- Prüfungsbereite Aufzeichnungen: Jede Beitragsberechnung lässt sich auf den Abrechnungslauf zurückführen, durch den sie entstanden ist.
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Erweiterte Funktionen von Lohnabrechnungssoftware
- Mehrere Währungen: Einige Softwaresysteme bieten möglicherweise die Möglichkeit, in verschiedenen Währungen zu bezahlen. Wenn Sie eine multinationale Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen, wird diese Funktion für Sie höchstwahrscheinlich nützlich sein.
- Anpassbarkeit: Die von Ihnen ausgewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet möglicherweise die Option, an Ihre individuellen geschäftlichen Anforderungen angepasst zu werden. Upgrades oder Ergänzungen können der Software häufig hinzugefügt werden, um besondere Zeitvorgaben, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
- Tools für das Vergütungsmanagement: Ermöglichen es Personal- und Finanzteams, die Vergütung von Mitarbeitenden – einschließlich Boni, Gehaltserhöhungen und Anreizen – innerhalb des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems zu planen, zu verfolgen und anzupassen. Durch eine strategische Vergütungsstruktur können Sie gerechte und wettbewerbsfähige Vergütungsstrategien unterstützen, indem Sie Vergütungsdaten an Leistungskennzahlen, Marktbenchmarks und die Budgetplanung ausrichten.
- Prüfungen. Dies ist eine praktische Funktion. Einige Lösungen ermöglichen es Ihnen, Prüfhinweise vor der Übermittlung einzurichten, die Sie benachrichtigen, wenn etwas ungewöhnlich erscheint, z. B. wenn jemand deutlich mehr als sein übliches Gehalt erhält.
- Finanzmanagement-Tools. Finanzielles Wohlergehen ist offensichtlich wichtig, und einige Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über Funktionen, die Mitarbeitenden helfen, zu sparen und ihre Finanzen besser zu verwalten.
- Strategie für Mitarbeiterleistungen. Gibt es andere Vergütungsarten wie Gewinnbeteiligungen oder Provisionen, die das Lohn- und Gehaltsabrechnungstool unterstützen können sollte?
Fusionen und Übernahmen übernehmen häufig alte Praktiken der Lohn- und Gehaltsabrechnung, was zu Compliance-Lücken führt. Eine regelmäßige Überprüfung der Kontrollen, wenn die Zahl der Mitarbeitenden wächst oder sich verändert, ist von entscheidender Bedeutung.
Vorteile von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet Organisationen insgesamt sowie denjenigen, die sie regelmäßig zur Verwaltung von Abrechnungsprozessen verwenden, mehrere Vorteile.
Wenn Sie die verschiedenen Optionen für Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bewerten, ist das Verständnis dieser wesentlichen Vorteile entscheidend für eine fundierte Entscheidung.
Zeit- und Kosteneffizienz
Da automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware viele Elemente des sich wiederholenden zweiwöchentlichen Abrechnungsprozesses übernehmen kann, lässt sich der für Abrechnungsaufgaben erforderliche Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren, insbesondere wenn Ihre Mitarbeitenden derzeit für einige Aspekte auf manuelle Berechnungen angewiesen sind.
Diese Effizienz führt wiederum zu Kosteneinsparungen, da der erforderliche manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.
Höhere Genauigkeit
Die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann recht komplex sein, und Genauigkeit ist von größter Bedeutung.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hilft, menschliche Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern zu reduzieren und stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Verbesserte Genauigkeit bei der Compliance-Überwachung
Durch die automatische Aktualisierung mit den neuesten Steuersätzen und Vorschriften verringert Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware das Risiko von Compliance-Problemen aufgrund fehlerhafter Abrechnungsberechnungen.
Erhöhte Datensicherheit
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet eine sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung und rollenbasierte Berechtigungen, um den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten auf die Personen zu beschränken, die ihn benötigen. Dies stellt eine erhebliche Verbesserung gegenüber manuellen Abrechnungsprozessen oder der papierbasierten Datenspeicherung dar.
Integrierte Berichte und Analysen
Unter den verschiedenen Arten von Lohnabrechnungssoftware ist eine gängige Einrichtung ein Modul innerhalb eines größeren HR-Managementsystems, mit dem Benutzer Berichte zu mehr als nur Lohnabrechnungsdaten erstellen können. Oft sind Lohnabrechnungsmodule innerhalb eines HRMS auch mit Zeit- und Anwesenheitsdaten verknüpft.
Beispielsweise können Sie möglicherweise auch Berichte erstellen, die bei der Finanzplanung, Budgetierung und Entscheidungsfindung helfen, oder Details wie die während wichtiger Zeiträume geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitenden überwachen, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen.
So wählen Sie Lohnabrechnungssoftware aus
Die Auswahl der richtigen Lohnabrechnungssoftware ist entscheidend für die effiziente Verwaltung der Lohnabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware helfen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt:
- Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens: Berücksichtigen Sie die Größe Ihrer Belegschaft, die Häufigkeit der Zahlungen, die Beschäftigungsarten (z. B. Teilzeit, Vollzeit, auf Vertragsbasis) sowie alle branchenspezifischen Besonderheiten der Lohnabrechnung. Kleinere Teams möchten beispielsweise möglicherweise Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen vergleichen.
- Listen Sie unverzichtbare Funktionen auf: Dazu gehören beispielsweise automatisierte Zahlungsberechnungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Berichte zur Lohnabrechnung.
- Lesen Sie Online-Bewertungen: Nutzen Sie Artikel wie unseren zur besten Lohnabrechnungssoftware, um die Kosten von Lohnabrechnungssoftware, wichtige Funktionen und Alleinstellungsmerkmale zu vergleichen. Einige Punkte, auf die Sie über die Funktionen hinaus achten sollten:
- Kundenbewertungen zur Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Integrationen
- Sicherheit
- Bewertungen des Kundenservice
- Vereinbaren Sie Produktvorführungen: Erstellen Sie eine engere Auswahl und kontaktieren Sie die von Ihnen ausgewählten Anbieter, um ein Verkaufsgespräch zu vereinbaren, Fragen zu stellen und eine Vorführung des Produkts in der Praxis zu erhalten.
- Fordern Sie Ausschreibungen an: Wenn Sie einen formelleren Ansatz verfolgen möchten, veröffentlichen Sie eine offizielle Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) an die führenden Anbieter von Lohnabrechnungssoftware auf Ihrer Auswahlliste.
Bei der Auswahl eines Systems ist es wichtig, zunächst zu erfassen, welche Kernanforderungen Sie haben. Denken Sie an Dinge wie Integrationen, Compliance und Mitarbeitendenverwaltung – wenn diese Bereiche nicht ordnungsgemäß abgedeckt sind, führt das später zu zahlreichen Problemen.
Finden Sie zunächst die richtigen Funktionen und dann den passenden Preis
Sobald Sie wissen, welche Funktionen der Lohnabrechnungssoftware für Ihr Team am wichtigsten sind, ist die Budgetplanung der nächste logische Schritt. Wenn Sie verstehen, wie viel die Lohnabrechnung kostet, abhängig von Unternehmensgröße und Methode, können Sie Ihre Optionen im richtigen Kontext bewerten.
