Cómo abordar la gestión de recursos humanos en las pymes
¿Qué es una organización sin su gente?
Una buena idea necesita un equipo feliz y funcional para ejecutarla. Y uno que tenga el conjunto adecuado de habilidades. Esto es cierto tanto para un proyecto dentro de una empresa de 150.000 personas como Microsoft como para una pyme con 25 almas trabajadoras. Sin el equipo adecuado dispuesto a esforzarse, las posibilidades de éxito son escasas.
Por lo tanto, el papel de recursos humanos es fundamental. Nuestra labor consiste en mantener a los empleados sanos y comprometidos, y jugamos un papel vital para ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos asegurando que las personas adecuadas estén en las posiciones correctas en el momento oportuno.
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En las organizaciones pequeñas y medianas, la función de RR. HH. es tan importante como en una gran empresa pero, a veces, no se aborda con el mismo nivel de profesionalismo y dedicación.
Sigue leyendo si te interesa aprender cómo abordar la gestión de recursos humanos (HRM) en pequeñas y medianas empresas. Por supuesto, las organizaciones más grandes también pueden tomar nota.
¿Qué es la gestión de recursos humanos?
Muy brevemente antes de entrar en materia, HRM es un enfoque estratégico para gestionar ese valioso recurso que es la gente. En última instancia, el objetivo es ayudar a la empresa a lograr un crecimiento sostenible mediante una gestión eficaz del talento.
Los responsables de RR. HH. tienen la misión de resolver problemas y proporcionar orientación y dirección a los demás empleados. Las funciones de HRM incluyen:
- Reclutamiento - búsqueda, atracción, contratación e incorporación de nuevo talento con software de reclutamiento para pequeñas empresas
- Capacitación y desarrollo - apoyar la formación y el desarrollo de los empleados
- Experiencia del empleado - sentar las bases de un entorno donde los empleados puedan prosperar, crecer y desarrollarse y sentir el apoyo y reconocimiento de los demás
- Estrategias de retención - acciones estratégicas para retener a los empleados
- Relaciones laborales - ayudar a mantener una relación positiva entre empleador y empleados y actuar como intermediario en disputas laborales
- Cumplimiento normativo - asegurar que una organización opere dentro de las leyes laborales
- Contabilidad de RR. HH. - medir y analizar el impacto financiero de las prácticas de recursos humanos, incluidas los costos de personal, productividad y retorno de la inversión en las personas.
Sí, la HRM es en parte administrativa, pero es importante que la administración—en áreas clave como la nómina y beneficios y la documentación necesaria de recursos humanos—se gestione de manera eficiente. ¡Esto es lo mínimo que esperan los empleados!
Pero la evolución de RR. HH. hoy día no se centra en lo administrativo, sino en el análisis. Se trata de utilizar datos para guiar el desarrollo organizacional desde el punto de vista de las personas.
Con la democratización de HRMS y otras tecnologías, gran parte del trabajo administrativo puede automatizarse o gestionarse por los mismos empleados, lo que permite a quienes están a cargo de recursos humanos tener más capacidad para pensar estratégicamente y experimentar.
¿En qué se diferencia la gestión de recursos humanos en empresas pequeñas y medianas?
Si bien los objetivos generales de la HRM son los mismos en todas las organizaciones, los métodos para alcanzarlos varían según factores como el tamaño y los recursos.
Tamaño
Las organizaciones grandes requieren departamentos de RR. HH. compuestos por especialistas en diversas funciones. En empresas más pequeñas, la gestión de recursos humanos suele ser tarea de una a cinco personas. Las funciones pueden estar repartidas entre cualquier persona, desde el director general, gerente de operaciones, encargado de recursos humanos, responsable de personas y cultura, o reclutador interno.
En general, los equipos de RR. HH. en pequeñas empresas no tienen acceso al mismo nivel de recursos que las grandes organizaciones. Deben arreglárselas con menos, y los responsables de RR. HH. deben ser algo creativos y elegir estrategias y herramientas que se ajusten a su presupuesto.
Por ejemplo, en pequeñas y medianas empresas, la nómina puede formar parte de las tareas de RR. HH. para mantener bajos los gastos generales; pero en empresas más grandes, probablemente habrá un departamento dedicado exclusivamente a la contabilidad/pagos.
Responsabilidades
Como se mencionó anteriormente, debido al tamaño reducido del equipo, los responsables de RR. HH. en las pymes probablemente deberán asumir diversas responsabilidades (a veces ni siquiera relacionadas con recursos humanos), mientras que en una organización más grande, el puesto probablemente estará mucho más especializado.
Un estudio sobre pymes portuguesas descubrió que la gestión de recursos humanos en las pequeñas organizaciones refleja una “constante informalidad”.
Esto es ideal para los profesionales de RRHH que disfrutan de la variedad y de asumir nuevos roles y responsabilidades. En una empresa más pequeña, generalmente hay más espacio para la creatividad y es trabajo de quienes se encargan de RRHH sentar las bases para el crecimiento organizacional.
Lectura relacionada: Responsabilidades clave de Recursos Humanos
De la Administración a la Estrategia
A medida que tu organización crece, también lo hará el departamento de RRHH. O al menos así debería ser.
A veces una organización crece y contrata a una persona de RRHH solo para cubrir la administración y asegurarse de cumplir con la normativa. Probablemente también le encarguen la selección de personal, la gestión de la fuerza laboral, las finanzas e incluso la gestión general de la oficina.
Pero invertir poco en RRHH y sobrecargar el departamento significa perder el valor estratégico que pueden aportar los profesionales de RRHH centrados y experimentados.
Invertir en buenas personas y procesos de RRHH es invertir en toda tu fuerza laboral.
Te ayudarán a ti y a tu equipo directivo a escalar tu organización e identificar necesidades clave para alcanzar los objetivos generales del negocio.
Puedes incluso subcontratar las funciones administrativas y contratar a alguien que se enfoque exclusivamente en el desarrollo de personas y procesos, y en construir la cultura que deseas.
Hoy en día, he notado que cada vez más profesionales de RRHH abordan su trabajo de manera ágil, actuando como verdaderos gestores de producto para la cultura de la empresa.
Esto implica recopilar retroalimentación, probar algo a pequeña escala, volver a recopilar opiniones, ajustar y volver a probar o lanzar en toda la compañía.
Gestión de Recursos Humanos en tu Pequeña o Mediana Empresa: En Qué Enfocarse
Si eres un líder dentro de una organización y eres responsable de gestionar personas, entonces, de una u otra manera, tu trabajo está relacionado con RRHH.
Cada organización es diferente, pero sea como sea tu departamento de RRHH, hay algunas mejores prácticas de RRHH universales que benefician a toda organización.
Sé Proactivo, No Reactivo
Es posible que los RRHH se vean como una carga administrativa y de costes que obstaculiza las ventas y el beneficio. Por esta razón, a menudo se pasa por alto hasta el último minuto, cuando la organización necesita salir de algún apuro.
Esta percepción hace que las organizaciones sean "reacias a RRHH" y se muestren reacias a realizar una inversión adecuada. Por eso, si estás leyendo esto siendo profesional de RRHH, quizás estés de acuerdo cuando dicen que es un "trabajo poco agradecido".
Pero invertir en RRHH desde el principio dará resultados más adelante. Se trata de ser proactivo en lugar de reactivo. Si no piensas en las personas a tiempo, el coste serán empleados desmotivados e incluso poco saludables.
Si estás leyendo esto como profesional de RRHH y te sientes frustrado por cómo tu organización aborda RRHH, ¡puedes hacer mucho más que solo papeleo!
Muestra tu valor aprendiendo sobre diferentes áreas de la empresa y demostrando cómo puedes ayudar a resolver problemas empresariales con soluciones centradas en las personas.
Establece un Objetivo Estratégico
Si vas a contratar a una persona de RRHH para que haga más que solo tareas básicas administrativas, o eres la persona contratada para gestionar RRHH, es importante trabajar en conjunto para establecer objetivos estratégicos claros para la función de RRHH.
Esto significa primero definir una visión y una declaración que unan los objetivos empresariales y los valores fundamentales con el tipo de cultura que deseas construir.
Este es un ejemplo de declaración de misión de RRHH de Unilever:
Cuando RRHH comienza a ser visto como un departamento estratégico que impulsa las ganancias dentro de la organización, recibirá más apoyo, presupuesto, etc.
Desarrolla y Apoya los Valores de la Empresa
Los valores de tu empresa actúan como un conjunto de principios que guían tanto la estrategia como la cultura. Ayudan a los equipos a trabajar juntos hacia un objetivo empresarial común. No tienen que ser súper únicos, solo aquello que tu equipo... bueno... valora.
La ventaja de un equipo pequeño es que es más fácil obtener la opinión de los empleados sobre cuáles deberían ser estos valores. Abrir este proceso puede conducir a empleados mucho más comprometidos que están implicados en la misión de la organización.
Una vez establecidos los valores, es trabajo de RRHH asegurarse de que se respeten y se tomen en cuenta en funciones como la selección de personal y el reconocimiento de los empleados.
Consulta estos ejemplos de valores de empresa para inspirarte.
Crea y Comunica Tu Hoja de Ruta
Es importante que crees una hoja de ruta para RR. HH. No solo para tu propio beneficio, sino también para que los miembros del equipo puedan ver los tipos de proyectos en los que estás trabajando y el valor que crees que aportarán.
No todas las decisiones que tomes como equipo de RR. HH. serán populares, especialmente si implican cambiar “la manera en la que normalmente se hacen las cosas”. Por eso es importante comunicar claramente el motivo de cualquier cambio que realices y lograr el compromiso de los empleados, tomándote el tiempo para responder preguntas y demostrar cómo tu nuevo proceso o estrategia beneficiará a todos a largo plazo.
Además, la comunicación abierta y regular con los empleados establece un precedente para una cultura colaborativa en la que los empleados se sienten escuchados y motivados a contribuir con ideas.
Recoge Retroalimentación de Forma Regular
Un aspecto fundamental de la comunicación abierta es recoger retroalimentación. Como dijo tan bien Matt Gould, autor, coach de liderazgo, fundador del HTI Institute, y reciente invitado de nuestro pódcast sobre el tema:
Recoger retroalimentación, tanto positiva como negativa, utilizando métodos como encuestas, buzones de sugerencias, reuniones generales y evaluaciones de desempeño es valioso para construir una mejor experiencia para los empleados.
Este es un aspecto esencial de la metáfora de ‘RR. HH. como gestor de producto’ que mencioné anteriormente.
Crea un Proceso de Gestión del Desempeño Robusto
Sin importar el tamaño del equipo, los empleados valoran una buena gestión del desempeño porque esto les ayuda a tener claros los indicadores de lo que han logrado y aquello en lo que deben mejorar. Esto es mucho más que la típica evaluación anual de desempeño.
Idealmente, procura implementar un proceso de gestión del desempeño continuo, con retroalimentación regular, que permita a los gestores fungir más como mentores y coaches. También es importante incluir desarrollo y proyección de carrera como parte de esto.
Aquí tienes una guía más completa para desarrollar un sistema de gestión del desempeño eficaz.
Invierte en Formación y Desarrollo
La formación y desarrollo (T&D) está estrechamente relacionada con la gestión del desempeño. Es menos probable que las pymes inviertan en T&D por la falta de recursos. Sin embargo, en organizaciones más pequeñas y especialmente en startups, los empleados pueden encontrarse desempeñando funciones, sobre todo de gestión, sin formación previa.
Destinar algunos recursos a T&D, aunque solo sea tiempo para que los empleados se formen por sí mismos, les ayuda 1) a realizar su trabajo de manera más eficaz y 2) aumenta su motivación. Utiliza el presupuesto para asociarte con expertos como plataformas de coaching o herramientas externas de formación.
Establece Políticas y Documentación Compartida
A medida que tu empresa crece, junto con la creciente tendencia hacia equipos remotos e internacionales, ahorrarás tiempo a largo plazo si dedicas tiempo a crear políticas de RR. HH. y procesos uniformes en función de tareas básicas como reservar días libres o gestionar gastos y beneficios.
Estos pueden estar disponibles en aplicaciones colaborativas como Slite o Notion, fácilmente accesibles para todos.
Crea una Buena Experiencia de Onboarding
La contratación en startups puede ser costosa, así que es importante ofrecer una excelente experiencia a los nuevos empleados desde el primer día.
Sea cual sea el tamaño de la organización, vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo a crear una experiencia de onboarding que ayude a que los nuevos empleados se integren más rápido, estén motivados para su nuevo rol y aumente su permanencia.
Idealmente, tu programa de onboarding abarcará desde que la nueva persona firma la carta de oferta hasta finalizar sus primeros 90 días. Nuestra plataforma de onboarding en Ordergroove incluye tareas para ellos (todas divertidas) antes de empezar, para que conozcan la organización, a su equipo y puedan compartir información sobre sí mismos.
Lee más sobre las mejores prácticas de onboarding y cómo crear un plan de 30, 60 y 90 días.
Adopta la Tecnología
Antes, las tecnologías de RR. HH. eran soluciones empresariales solo accesibles para grandes organizaciones.
Hoy en día, sin embargo, los beneficios del software de RR. HH. están al alcance de empresas de todos los tamaños, con muchos proveedores enfocados en el mercado de las pymes y ofreciendo soluciones y aplicaciones de RR. HH. basadas en la nube a precios accesibles.
Los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) pueden ayudarte a gestionar el lado administrativo de RR. HH. y a respaldar procesos como la gestión del desempeño. Las funciones comunes incluyen:
- Gestión de tiempo y asistencia
- Sistemas de seguimiento de candidatos
- Cumplimiento
- Administración de beneficios
- Software de RR. HH. con nómina
- Soluciones de previsión
- Hojas de tiempo
- Incorporación
- Planificación de horarios para empleados
También existe un universo de herramientas modernas de RR. HH. para ayudarte con otras funciones importantes como recopilar retroalimentación de empleados, facilitar el reconocimiento entre colegas y construir relaciones.
En lugar de depender de una sola herramienta para gestionar todo (sin importar lo que digan los vendedores), para aprovechar al máximo los beneficios del software de RR. HH., a menudo lo mejor es combinar herramientas en un ecosistema tecnológico de RR. HH. integrado y flexible.
Externalizar
Al igual que la tecnología puede ayudar a aliviar la carga administrativa y liberar tiempo para un trabajo más estratégico, externalizar funciones de RR. HH. también puede ser útil.
Esto puede ser la externalización de la nómina o de otras funciones administrativas a una empresa de nómina, organización profesional de empleadores (PEO) o empleador registrado (EOR, ideal para contrataciones internacionales).
Para orientación sobre los posibles beneficios y consideraciones, consulta nuestros artículos sobre qué es una PEO y qué es un EOR.
¿Tienes preguntas? Prueba la Comunidad
La comunidad People Managing People es un espacio para gestores de personas y creadores de cultura que quieran desarrollarse como líderes y conectar con otros individuos afines.
Recibirás acceso a nuestra exclusiva comunidad en Slack, además de talleres periódicos y otros contenidos exclusivos para ayudarte a convertirte en un mejor líder de personas y en un catalizador para una cultura organizacional saludable.
Más información sobre la Comunidad People Managing People.
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