Cómo abordar la gestión de recursos humanos en pymes
Una buena idea necesita un equipo feliz y funcional para ejecutarla. Y uno que cuente con el conjunto adecuado de habilidades. Esto es cierto tanto para un proyecto dentro de una empresa de 150 000 empleados como Microsoft, como para una pyme con 25 personas trabajadoras.
Por lo tanto, el papel de los recursos humanos es mantener a los empleados sanos y comprometidos, y ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos asegurando que las personas adecuadas estén en los puestos correctos en el momento oportuno.
Sigue leyendo si te interesa aprender cómo abordar la gestión de recursos humanos (HRM) en pequeñas y medianas empresas. Por supuesto, las organizaciones más grandes también pueden tomar nota.
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¿Qué es la gestión de recursos humanos?
Antes de profundizar, HRM es un enfoque estratégico para gestionar el recurso más valioso: las personas. En última instancia, el objetivo es ayudar al negocio a lograr un crecimiento sostenible mediante la gestión eficaz del talento.
Los gerentes de recursos humanos se encargan de resolver problemas y proporcionar orientación y dirección a sus compañeros. Las funciones de HRM incluyen:
- Reclutamiento - búsqueda, atracción, contratación e integración de nuevos talentos utilizando software de reclutamiento para pequeñas empresas
- Formación y desarrollo - apoyo en la formación y el desarrollo de los empleados
- Experiencia del empleado - crear la base para un entorno donde los empleados puedan prosperar, crecer y desarrollarse, y sentir el apoyo y reconocimiento de los demás
- Estrategias de retención - acciones estratégicas para retener empleados
- Relaciones laborales - ayudar a mantener una relación positiva entre el empleador y los empleados, y actuar como intermediario en disputas laborales
- Cumplimiento - garantizar que la organización opere dentro de la normativa laboral
- Contabilidad de RRHH - medir y analizar el impacto financiero de las prácticas de RRHH, incluyendo costes de personal, productividad y retorno de la inversión en personas.
Sí, HRM es en parte administrativa, pero es importante que la administración—en áreas clave como nómina y beneficios, y la documentación de RRHH necesaria—se gestione de forma eficiente. ¡Esto es lo mínimo que esperan los empleados!
Pero la evolución de RRHH hoy no está centrada en la administración sino en el análisis. Se trata de usar datos para guiar el desarrollo organizacional desde la perspectiva de las personas.
Con la democratización de HRMS y otras tecnologías, gran parte del trabajo administrativo puede automatizarse o ser realizado por los propios empleados, liberando a los responsables de RRHH para un pensamiento más estratégico y experimental.
¿Cómo difiere la gestión de recursos humanos en pequeñas y medianas empresas?
Si bien los objetivos generales de HRM son los mismos en todas las organizaciones, los métodos para lograrlos varían según factores como el tamaño y los recursos.
Tamaño
Las grandes organizaciones requieren departamentos de recursos humanos compuestos por especialistas en diversas funciones. En las empresas más pequeñas, la HRM suele estar a cargo de una a cinco personas. Las funciones pueden ser realizadas por cualquiera, desde el CEO, gerente de operaciones, responsable de RRHH, gerente de personas y cultura, o reclutador interno.
En general, los equipos de RRHH en pequeñas empresas no disponen del mismo nivel de recursos que las grandes organizaciones. Tienen que arreglárselas con menos y los gerentes de RRHH deben ser creativos y elegir estrategias y herramientas que se ajusten a su presupuesto.
Por ejemplo, en pequeñas y medianas empresas, la nómina puede formar parte de las tareas de RRHH para mantener los costos fijos bajos; pero en empresas más grandes, probablemente haya un departamento contable/nóminas dedicado.
Responsabilidades
Como se mencionó anteriormente, debido al menor tamaño del equipo, los responsables de RRHH en las pymes probablemente tendrán una combinación de responsabilidades (a veces incluso no relacionadas con RRHH), mientras que en una organización grande, su función estará más especializada.
Un estudio sobre pymes portuguesas descubrió que la HRM en las pequeñas organizaciones se caracteriza por una “constante informalidad”.
Esto es ideal para profesionales de RRHH que disfrutan de la variedad y de asumir nuevos roles y responsabilidades. En una empresa pequeña suele haber más espacio para la creatividad y es el trabajo de quienes gestionan RRHH sentar las bases para el crecimiento organizacional.
Lectura relacionada: Principales responsabilidades de Recursos Humanos
De la Administración a la Estrategia
A medida que tu organización crece, también lo hará el departamento de RRHH. Al menos así debería ser.
A veces, una organización crecerá y contratará a una persona de RRHH para encargarse únicamente de la administración y asegurarse de cumplir con la normativa. Probablemente también le delegarán el reclutamiento, la gestión de personal, finanzas y, quizás, incluso la gestión general de la oficina.
Pero invertir poco en RRHH y sobrecargar al departamento significa perder el valor estratégico que las personas enfocadas y experimentadas en RRHH pueden aportar.
Invertir en buenas personas de RRHH y procesos es una inversión en tu fuerza laboral en general.
Ellos te ayudarán a ti y a tu equipo de liderazgo a escalar tu organización e identificar las necesidades clave para alcanzar los objetivos generales del negocio.
Puedes externalizar las funciones administrativas y contratar a alguien que se enfoque únicamente en desarrollar a las personas y procesos, y en construir la cultura que deseas.
Hoy en día, he notado que cada vez más profesionales de RRHH abordan su trabajo de manera ágil, actuando como algo similar a gestores de producto para la cultura de la empresa.
Esto implica recopilar opiniones, probar algo a pequeña escala, recopilar más opiniones, ajustar y luego volver a intentar o lanzar en toda la empresa.
Gestión de Recursos Humanos en tu Pequeña o Mediana Empresa: En Qué Enfocarse
Si eres líder dentro de una organización y eres responsable de gestionar personas, entonces, de una forma u otra, tu trabajo está relacionado con RRHH.
Cada organización es diferente pero, sea como sea tu departamento de RRHH, existen algunas mejores prácticas de RRHH universales que benefician a todas las organizaciones.
Sé Proactivo, No Reactivo
Puede que RRHH sea visto como una burocracia: una carga administrativa y de costes que entorpece las ventas y las ganancias. Por esta razón, a menudo se omite hasta el último momento, cuando la organización necesita encontrar una salida urgente.
Esta percepción hace que las organizaciones sean "tímidas con RRHH" y reacias a invertir adecuadamente. También por eso, si lees esto como profesional de RRHH, puedes estar de acuerdo cuando la gente dice que es un “trabajo ingrato”.
Sin embargo, invertir en RRHH desde el principio dará sus frutos más adelante. Es cuestión de ser proactivo en vez de reactivo. Si no piensas en las personas a tiempo, el coste será empleados desmotivados y, quizá, incluso con problemas de salud.
Si eres profesional de RRHH y te frustra cómo tu organización aborda el área, ¡puedes ser mucho más que alguien que mueve papeles!
Demuestra tu valor aprendiendo sobre las diferentes áreas del negocio y mostrando cómo puedes colaborar en la resolución de problemas empresariales con soluciones centradas en las personas.
Define un Objetivo Estratégico
Si contratas a una persona de RRHH para hacer más que simple administración básica, o eres la persona contratada para gestionar RRHH, es importante trabajar juntos para definir objetivos estratégicos claros para la función de RRHH.
Esto implica primero establecer una visión y un enunciado que conecte los objetivos empresariales y los valores fundamentales con el tipo de cultura que deseas crear.
Este es un ejemplo de una declaración de misión de RRHH de Unilever:
Una vez que RRHH empieza a ser visto como un departamento estratégico que impulsa la rentabilidad dentro de la organización, recibirá más apoyo, presupuesto, etc.
Desarrolla y Apoya los Valores de la Empresa
Los valores de tu empresa actúan como un conjunto de principios rectores que influyen tanto en la estrategia como en la cultura. Ayudan a los equipos a trabajar juntos en pos de un objetivo común. No tienen que ser muy originales, simplemente expresar aquello que tu equipo... bueno... valora.
La ventaja de un equipo pequeño es que es más sencillo obtener opiniones de los empleados respecto a cuáles deberían ser estos valores. Abrir este proceso puede llevar a tener empleados mucho más comprometidos e implicados en la misión de la organización.
Cuando tienes definidos tus valores, RRHH debe asegurarse de que se respetan y se tienen en cuenta en funciones como la contratación o el reconocimiento de los empleados.
Echa un vistazo a estos ejemplos de valores de empresa para inspirarte.
Crea y Comunica Tu Hoja de Ruta
Es importante que crees una hoja de ruta de RRHH. No solo para tu propio beneficio, sino para que los miembros del equipo puedan ver en qué tipo de proyectos estás trabajando y el valor que consideras que aportarán.
No todas las decisiones que tome el equipo de RR. HH. serán populares, especialmente si implican cambiar “la forma en que se hacen normalmente las cosas”. Por eso es importante comunicar claramente la razón de cualquier cambio que implementes y conseguir el compromiso de los empleados, tomándose el tiempo para responder preguntas y demostrar cómo tu nuevo proceso o estrategia beneficiará a todos en el largo plazo.
Además, una comunicación abierta y regular con los empleados establece un precedente para una cultura colaborativa en la que sentirse escuchados y motivados a aportar ideas.
Recoge Retroalimentación Regularmente
En línea con la comunicación abierta está la recogida de retroalimentación. Como lo expresó muy bien Matt Gould, autor, coach de liderazgo, fundador del HTI Institute y reciente invitado al pódcast sobre el tema:
Recopilar retroalimentación, tanto positiva como negativa, usando métodos como encuestas, buzones de sugerencias, asambleas generales y evaluaciones de desempeño es valioso para construir una mejor experiencia para los empleados.
Este es un aspecto crucial de la metáfora de ‘RR. HH. como gestor de producto’ que mencioné antes.
Construye un Proceso Robusto de Gestión del Desempeño
No importa el tamaño del equipo, los empleados valoran (una buena) gestión del desempeño porque les ayuda a tener un indicador claro de lo que han logrado y en lo que necesitan trabajar. Esto es mucho más que la evaluación anual del desempeño.
Idealmente, trata de implementar un proceso de gestión del desempeño continuo con retroalimentación regular que permita a los gerentes actuar más como mentores y coaches. También es importante incluir el desarrollo y la planificación de carrera como parte de esto.
Aquí tienes una guía más completa para desarrollar un sistema efectivo de gestión del desempeño.
Invierte en Formación y Desarrollo
La formación y el desarrollo (T&D) están muy ligados a la gestión del desempeño. Las pymes son menos propensas a invertir en T&D debido a la falta de recursos. Sin embargo, en organizaciones más pequeñas y especialmente en startups, los empleados pueden verse desempeñando funciones, en especial directivas, sin formación previa.
Reservar algunos recursos para T&D, aunque solo sea tiempo para que los empleados se formen por sí mismos, les ayuda 1) a desempeñar mejor sus funciones y 2) aumentará su motivación. Utiliza el presupuesto para asociarte con expertos como plataformas de coaching o herramientas externas de formación.
Establece Políticas y Documentación Compartida
A medida que tu empresa crece, junto con la creciente tendencia al trabajo remoto e internacional, ahorrarás tiempo a todos a largo plazo si dedicas algo de tiempo a crear políticas y procesos uniformes de RR. HH. en torno a funciones básicas como reservar tiempo libre y la gestión de gastos y beneficios.
Estos documentos pueden archivarse en aplicaciones de trabajo compartidas como Slite o Notion, accesibles fácilmente por todos.
Crea una Buena Experiencia de Onboarding
La contratación en startups puede ser costosa, por lo que es importante ofrecer a los nuevos empleados una gran experiencia desde el primer momento.
Sea cual sea el tamaño de la organización, vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo a crear una experiencia de onboarding que ayude a los nuevos empleados a adaptarse más rápido, motivarse para su nuevo rol y aumentar las probabilidades de que permanezcan en la organización.
Lo ideal sería que tu programa de onboarding se extendiera desde la firma de la carta de oferta hasta los primeros 90 días. Nuestra plataforma de onboarding en Ordergroove incluye tareas (todas divertidas) para antes de su ingreso, para que conozcan la organización, a su equipo y compartan cosas sobre sí mismos.
Lee más sobre las mejores prácticas de onboarding y cómo crear un plan de 30, 60 y 90 días.
Aprovecha la Tecnología
Antes, las tecnologías de RR. HH. eran paquetes empresariales solo asequibles para grandes organizaciones.
Hoy en día, sin embargo, los beneficios del software de RR. HH. son accesibles para empresas de cualquier tamaño, con muchos proveedores orientados al mercado de pymes con soluciones de RR. HH. basadas en la nube y aplicaciones asequibles.
Los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) pueden ayudarte a manejar la parte administrativa de RR. HH. y apoyar procesos como la gestión del desempeño. Las características comunes incluyen:
- Gestión de tiempo y asistencia
- Sistemas de seguimiento de candidatos
- Cumplimiento normativo
- Administración de beneficios
- Software de RRHH con nómina
- Soluciones para previsiones
- Hojas de tiempo
- Incorporación de empleados
- Programación de empleados
También hay una galaxia de herramientas modernas de RRHH disponibles para ayudarte con otras funciones importantes como recopilar retroalimentación de los empleados, facilitar el reconocimiento entre pares y construir relaciones.
En lugar de depender de una sola herramienta para gestionar todo (a pesar de lo que digan los vendedores), para aprovechar al máximo los beneficios del software de RRHH, a menudo lo mejor es combinar herramientas en un conjunto tecnológico de RRHH integrado y flexible.
Externalizar
Al igual que el uso de tecnología puede ayudar a aliviar la carga administrativa y liberar tiempo para tareas más estratégicas, externalizar funciones de RRHH también puede ser útil aquí.
Esto puede ser externalizar la nómina u otras funciones administrativas a una empresa de nóminas, organización profesional de empleadores (PEO) o empleador registrado (EOR, ideal para contrataciones internacionales).
Para orientación sobre los posibles beneficios y consideraciones, consulta nuestros artículos sobre qué es una PEO, y qué es un EOR.
¿Preguntas? Prueba la Comunidad
La comunidad de People Managing People es un espacio para responsables de personal y creadores de cultura que desean desarrollarse como líderes y conectar con otras personas afines.
Recibirás acceso a nuestra comunidad exclusiva en Slack, así como talleres regulares y otros contenidos exclusivos que te ayudarán a ser un mejor líder de personas y catalizador de una cultura empresarial saludable.
Descubre más sobre la Comunidad People Managing People.
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