Skip to main content
Popular insights
Employee Scheduling Software HRMS For Small Business Employee Management Systems
Get Free Access
Add as a preferred source on Google Opens new window Get Free Access Get Free Access
HR-toiminnot

Miten lähestyä henkilöstöhallintoa pk-yrityksissä

Karen Weeks
By
Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

More about Karen

Hyvä idea tarvitsee toteuttamiseen onnellisen ja toimivan tiimin. Lisäksi tiimillä on oltava oikeanlainen osaamisvalikoima. Tämä pätee niin 150 000 työntekijän yrityksessä, kuten Microsoftissa, kuin 25 ahkeran työntekijän pk-yrityksessäkin.

Henkilöstöhallinnon tehtävänä onkin pitää työntekijät terveinä ja sitoutuneina sekä auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa varmistamalla, että oikeat ihmiset ovat oikeissa tehtävissä oikeaan aikaan.

Lue eteenpäin, jos haluat oppia lähestymään henkilöstöresurssien hallintaa (HRM) pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Myös suuremmat organisaatiot voivat ottaa tästä oppia.

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Mitä henkilöstöresurssien hallinta on?

Ennen kuin menemme syvemmälle aiheeseen: HRM on strateginen lähestymistapa ihmisten muodostaman arvokkaan resurssin hallintaan. Viime kädessä tavoitteena on auttaa yritystä saavuttamaan kestävää kasvua tehokkaan lahjakkuuksien hallinnan avulla.

Henkilöstöpäälliköiden tehtävänä on ratkaista ongelmia sekä tarjota ohjausta ja suuntaa muille työntekijöille. HRM:n toimintoihin kuuluvat:

  • Rekrytointi – uuden osaamisen etsiminen, houkutteleminen, palkkaaminen ja perehdyttäminen pienyrityksille tarkoitetulla rekrytointiohjelmistolla
  • Koulutus ja kehittäminen – työntekijöiden koulutuksen ja kehittämisen tukeminen
  • Työntekijäkokemus – perustan luominen ympäristölle, jossa työntekijät voivat menestyä, kasvaa & kehittyä sekä tuntea muiden tuen ja arvostuksen
  • Sitouttamisen strategiat – strategiset toimet työntekijöiden pitämiseksi organisaatiossa
  • Työntekijäsuhteet – työnantajan ja työntekijöiden välisen myönteisen suhteen ylläpitämisen tukeminen sekä toimiminen sovittelijana työntekijöiden välisissä kiistoissa
  • Vaatimustenmukaisuus – organisaation toiminnan varmistaminen työlainsäädännön mukaisesti
  • Henkilöstöhallinnon laskentatoimi – henkilöstöhallinnon käytäntöjen taloudellisten vaikutusten mittaaminen ja analysointi, mukaan lukien henkilöstökustannukset, tuottavuus ja ihmisiin tehdyn investoinnin tuotto.

Kyllä, HRM on osittain hallinnollista työtä, mutta on tärkeää, että hallinnolliset tehtävät – kuten palkkahallinto, henkilöstöedut ja tarvittava henkilöstöhallinnon dokumentaatio – hoidetaan tehokkaasti. Tätä työntekijät vähintään odottavat!

Nykyään henkilöstöhallinnon kehitys ei kuitenkaan keskity hallinnollisiin tehtäviin vaan on analyyttisempaa. Kyse on tiedon hyödyntämisestä organisaation kehittämisen ohjaamisessa henkilöstön näkökulmasta.

HRMS-järjestelmien ja muiden teknologioiden yleistymisen myötä suuri osa hallinnollisista tehtävistä voidaan automatisoida tai työntekijät voivat hoitaa ne itse, mikä antaa henkilöstöhallinnosta vastaaville enemmän aikaa strategiseen ajatteluun ja kokeiluihin.

Miten henkilöstöresurssien hallinta eroaa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä?

Vaikka HRM:n yleiset tavoitteet ovat organisaatioissa samat, niiden saavuttamiseen käytettävät menetelmät vaihtelevat esimerkiksi koon ja resurssien mukaan. 

Koko

Suuret organisaatiot tarvitsevat henkilöstöosastoja, joissa työskentelee eri toimintoihin erikoistuneita asiantuntijoita. Pienemmissä yrityksissä HRM:n parissa työskentelee yleensä yhdestä viiteen henkilöä. Tehtävät voidaan jakaa toimitusjohtajan, operatiivisen johtajan, henkilöstöpäällikön, henkilöstö- ja kulttuuripäällikön tai sisäisen rekrytoijan kesken.

Yleisesti ottaen pienyritysten henkilöstötiimeillä ei ole käytettävissään yhtä paljon resursseja kuin suurilla organisaatioilla. Niiden on tultava toimeen vähemmällä, ja henkilöstöpäälliköiden on oltava hieman luovia sekä valittava budjettiin sopivia strategioita ja työkaluja.

Esimerkiksi pienissä ja keskisuurissa yrityksissä palkanmaksu voi kuulua henkilöstöhallinnon tehtäviin yleiskulujen pitämiseksi pieninä, kun taas suuremmissa yrityksissä on todennäköisesti erillinen laskenta- ja palkkahallinnon osasto.

Vastuut

Kuten edellä todettiin, pienemmän tiimikoon vuoksi pk-yritysten henkilöstöpäälliköille annetaan todennäköisesti monenlaisia vastuita, jotka eivät joskus edes liity henkilöstöhallintoon, kun taas suuremmassa organisaatiossa tehtävä on todennäköisesti erikoistuneempi.

Portugalilaisia pk-yrityksiä koskevassa tutkimuksessa havaittiin, että pienten organisaatioiden HRM:ää leimaa ”jatkuva epämuodollisuus”.

Tämä sopii erinomaisesti henkilöstöhallinnon ammattilaisille, jotka nauttivat vaihtelusta ja uusien tehtävien ja vastuiden omaksumisesta. Pienemmässä yrityksessä on yleensä enemmän tilaa luovuudelle, ja henkilöstöhallinnon tehtävistä vastaavien vastuulla on luoda perusta organisaation kasvulle.

Liittyvä lukeminen: Henkilöstöhallinnon keskeiset vastuut

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Hallinnosta strategiaan

Organisaatiosi kasvaessa myös henkilöstöosasto kasvaa. Ainakin sen pitäisi. 

Joskus organisaatio kasvaa ja palkkaa henkilöstöhallinnon työntekijän hoitamaan pelkästään hallinnollisia tehtäviä ja varmistamaan, että säädöksiä noudatetaan. Hänen vastuulleen annetaan todennäköisesti myös rekrytointi, työvoiman hallinta, talousasiat ja ehkä jopa toimiston yleinen johtaminen. 

Henkilöstöhallinnon liian vähäinen resursointi ja osaston kuormittaminen liian monilla tehtävillä tarkoittavat kuitenkin, että menetetään se strateginen arvo, jota keskittyneet ja kokeneet henkilöstöhallinnon ammattilaiset voivat tuoda.

Hyviin henkilöstöhallinnon ammattilaisiin ja prosesseihin investoiminen on investointi koko henkilöstöösi.

He auttavat sinua ja johtoryhmääsi kasvattamaan organisaatiotasi ja tunnistamaan keskeiset tarpeet yleisten liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi.

Voit esimerkiksi ulkoistaa hallinnolliset toiminnot ja palkata henkilön, joka keskittyy yksinomaan ihmisten ja prosessien kehittämiseen sekä haluamasi organisaatiokulttuurin rakentamiseen. 

Nykyään olen huomannut, että yhä useammat henkilöstöhallinnon ammattilaiset lähestyvät työtään ketterästi toimien ikään kuin yrityskulttuurin tuotepäällikköinä.

Tämä tarkoittaa palautteen keräämistä, jonkin asian kokeilemista pienessä mittakaavassa, lisäpalautteen keräämistä, mukauttamista ja joko uutta kokeilua tai käyttöönottoa koko yrityksessä. 

Henkilöstöhallinto pienessä tai keskisuuressa yrityksessä: mihin keskittyä

Jos olet organisaation johtaja ja vastuussa ihmisten johtamisesta, työsi liittyy tavalla tai toisella henkilöstöhallintoon.

Jokainen organisaatio on erilainen, mutta riippumatta siitä, miltä henkilöstöosastosi näyttää, on olemassa yleisiä henkilöstöhallinnon parhaita käytäntöjä, jotka hyödyttävät jokaista organisaatiota.

Ole ennakoiva, älä reaktiivinen

Henkilöstöhallinto voidaan nähdä byrokratiana – hallinnollisena ja kustannuksia aiheuttavana taakkana, joka haittaa myyntiä ja voittojen saavuttamista. Siksi se jää usein huomiotta viime hetkeen asti, jolloin organisaation on kaivettava itsensä ulos ongelmasta. 

Tämä käsitys tekee organisaatioista ”henkilöstöhallintoa karttavia” ja saa ne epäröimään asianmukaisia investointeja. Siksi saatat henkilöstöhallinnon ammattilaisena tätä lukiessasi yhtyä siihen, kun ihmiset sanovat työn olevan ”kiittämätöntä”. 

Henkilöstöhallintoon aikaisemmin investoiminen tuottaa kuitenkin myöhemmin tulosta. Kyse on ennakoivasta toiminnasta reaktiivisen sijaan. Jos et ajattele henkilöstöä ennen kuin on liian myöhäistä, seurauksena ovat motivoitumattomat ja ehkä jopa huonosti voivat työntekijät.

Jos luet tätä henkilöstöhallinnon ammattilaisena ja olet turhautunut siihen, miten organisaatiosi lähestyy henkilöstöhallintoa, voit olla paljon muutakin kuin pelkkä paperien pyörittäjä!

Osoita arvosi tutustumalla liiketoiminnan eri osa-alueisiin ja osoittamalla, miten voit auttaa ratkaisemaan liiketoiminnan ongelmia ihmiskeskeisillä ratkaisuilla.

Aseta strateginen tavoite

Jos palkkaat henkilöstöhallinnon ammattilaisen hoitamaan muutakin kuin perushallintoa tai olet itse henkilö, joka palkataan johtamaan henkilöstöhallintoa, on tärkeää työskennellä yhdessä ja asettaa henkilöstöhallinnon toiminnolle selkeät strategiset tavoitteet.

Tämä tarkoittaa, että ensin määritellään visio ja lausuma, joka yhdistää liiketoimintatavoitteet ja keskeiset arvot siihen, millaista kulttuuria haluat rakentaa. 

Tässä on esimerkki Unileverin henkilöstöhallinnon missiolausumasta:

Unileverin sitaatti

Kun henkilöstöhallinto aletaan nähdä organisaation strategisena ja voittoa tuottavana osastona, se saa enemmän tukea, budjettia ja muuta vastaavaa.

Kehitä ja tue yrityksen arvoja

Yrityksesi arvot toimivat ohjaavina periaatteina, jotka vaikuttavat sekä strategiaan että kulttuuriin. Ne auttavat tiimejä työskentelemään yhdessä yhteisen liiketoimintatavoitteen saavuttamiseksi. Niiden ei tarvitse olla erityisen ainutlaatuisia, vaan juuri sellaisia, joita tiimisi… no... arvostaa.

Pienen tiimin etuna on, että työntekijöiltä on helpompi saada näkemyksiä siitä, millaisia näiden arvojen pitäisi olla. Tämän prosessin avaaminen voi johtaa paljon sitoutuneempiin työntekijöihin, jotka ovat panostaneet organisaation missioon. 

Kun arvot ovat paikoillaan, henkilöstöhallinnon tehtävänä on varmistaa, että niitä noudatetaan ja että ne otetaan huomioon esimerkiksi rekrytoinnissa ja työntekijöiden tunnustamisessa.

Tutustu näihin esimerkkeihin yritysten arvoista saadaksesi inspiraatiota.

Luo ja viesti etenemissuunnitelmasi

On tärkeää laatia HR-suunnitelma. Se ei hyödytä ainoastaan sinua, vaan auttaa myös tiimin jäseniä näkemään, minkä tyyppisten projektien parissa työskentelet ja millaista arvoa uskot niiden tuovan.

Kaikki HR-tiimin tekemät päätökset eivät ole suosittuja, etenkin jos niihin liittyy ”asioiden tavanomaisen toimintatavan” muuttaminen. Siksi on tärkeää viestiä selkeästi mahdollisten muutosten syistä ja saada työntekijät niiden taakse. Käytä aikaa kysymyksiin vastaamiseen ja osoita, miten uusi prosessisi tai strategiasi hyödyttää kaikkia pitkällä aikavälillä.

Avoin ja säännöllinen viestintä työntekijöiden kanssa luo myös perustan yhteistyöhön perustuvalle kulttuurille, jossa työntekijät kokevat tulevansa kuulluiksi ja voivansa osallistua ideoiden kehittämiseen.

Kerää palautetta säännöllisesti

Avoimeen viestintään kuuluu myös palautteen kerääminen. Kuten Matt Gould, kirjailija, johtajuusvalmentaja, HTI Instituten perustaja ja aihetta käsitelleen äskettäisen podcast-jakson vieraamme, asian ilmaisee osuvasti:

Lainaus-Matt-Gould

Hyvän ja huonon palautteen kerääminen esimerkiksi kyselyiden, palautelaatikoiden, henkilöstötilaisuuksien ja suoritusarviointien avulla on arvokasta paremman työntekijäkokemuksen rakentamisessa.

Tämä on keskeinen osa aiemmin mainitsemaani ”HR tuotepäällikkönä” -vertauskuvaa.

Rakenna tehokas suorituskyvyn hallintaprosessi

Tiimin koosta riippumatta työntekijät arvostavat (hyvin toteutettua) suorituskyvyn hallintaa, sillä se auttaa heitä ymmärtämään selkeästi, mitä he ovat saavuttaneet ja minkä parissa heidän on työskenneltävä. Kyse on paljon muustakin kuin vuosittaisesta suoritusarvioinnista.

Pyri ihanteellisesti ottamaan käyttöön jatkuva suorituskyvyn hallintaprosessi, johon kuuluu säännöllinen palaute ja joka auttaa esihenkilöitä toimimaan enemmän mentoreina ja valmentajina. On myös tärkeää sisällyttää siihen kehittyminen ja urapolkujen suunnittelu.

Tässä on kattavampi opas tehokkaan suorituskyvyn hallintajärjestelmän kehittämiseen.

Panosta koulutukseen ja kehittymiseen

Koulutus ja kehittyminen (T&D) liittyvät läheisesti suorituskyvyn hallintaan. Pk-yritykset investoivat harvemmin koulutukseen ja kehittymiseen resurssien puutteen vuoksi. Pienemmissä organisaatioissa ja erityisesti startup-yrityksissä työntekijät voivat kuitenkin joutua hoitamaan tehtäviä, etenkin esihenkilötehtäviä, ilman aiempaa koulutusta.

Kun varaat jonkin verran resursseja koulutukseen ja kehittymiseen, vaikka kyse olisi vain työntekijöiden omatoimiseen opiskeluun käyttämästä ajasta, autat heitä 1) suoriutumaan tehtävistään tehokkaammin ja 2) lisäät heidän motivaatiotaan. Hyödynnä budjettia yhteistyöhön asiantuntijoiden, kuten valmennusalustojen tai ulkoisten koulutustyökalujen, kanssa.

Laadi käytäntöjä ja jaettua dokumentaatiota

Kun yrityksesi kasvaa etä- ja kansainvälisten työntekijöiden kasvavan trendin myötä, kaikkien aikaa säästyy pitkällä aikavälillä, jos käytät aikaa yhtenäisten HR-käytäntöjen ja perustoimintoihin, kuten lomien varaamiseen sekä kulujen ja etujen hallintaan, liittyvien prosessien luomiseen.

Nämä voidaan tallentaa jaetuissa työpaikkasovelluksissa, kuten Slitessä tai Notionissa, joissa ne ovat helposti kaikkien saatavilla.

Luo hyvä perehdytyskokemus

Startup-yritysten rekrytointi voi olla kallista, joten uusille työntekijöille on tärkeää tarjota heti alusta alkaen hyvä kokemus.

Organisaation koosta riippumatta kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa sellaisen perehdytyskokemuksen luomiseen, joka auttaa uusia työntekijöitä pääsemään nopeammin mukaan työhön, motivoitumaan uudesta roolistaan ja todennäköisemmin pysymään organisaatiossa.

Ihannetapauksessa perehdytysohjelmasi alkaa, kun uusi työntekijä allekirjoittaa työtarjouksen, ja jatkuu hänen ensimmäisten 90 päivänsä ajan. Ordergrooven perehdytysalustalla on heille tehtäviä (kaikki hauskoja) jo ennen työn aloittamista. Niiden avulla he tutustuvat organisaatioon, tapaavat tiiminsä ja kertovat asioita itsestään.

Lue lisää parhaista perehdytyskäytännöistä ja siitä, miten laaditaan 30, 60 ja 90 päivän suunnitelma.

Hyödynnä teknologiaa

Aiemmin HR-teknologiat olivat suurille organisaatioille tarkoitettuja yritysratkaisuja, joihin vain niillä oli varaa.

Nykyään kuitenkin henkilöstöhallinnon ohjelmistojen hyödyt ovat kaikkien yritysten saavutettavissa, sillä monet toimittajat palvelevat pk-yritysmarkkinoita edullisilla, pilvipohjaisilla henkilöstöhallinnon ratkaisuilla ja sovelluksilla.

Henkilöstöhallinnon järjestelmät (HRMS) voivat auttaa hallinnollisissa henkilöstöhallinnon tehtävissä ja tukea esimerkiksi suorituksenhallinnan prosesseja. Yleisiä ominaisuuksia ovat:

Tarjolla on myös valtava joukko nykyaikaisia henkilöstöhallinnon työkaluja, jotka auttavat muissa tärkeissä toiminnoissa, kuten työntekijäpalautteen keräämisessä, vertaisten tunnustamisen edistämisessä ja ihmissuhteiden rakentamisessa.

Sen sijaan, että luottaisit yhteen työkaluun kaiken hoitamisessa (myyntihenkilöiden väitteistä huolimatta), henkilöstöhallinnon ohjelmistojen hyötyjen saavuttamiseksi on usein parasta yhdistää työkalut integroiduksi ja joustavaksi HR-teknologiapinoksi.

Ulkoista

Aivan kuten teknologian käyttäminen voi auttaa keventämään hallinnollista taakkaa ja vapauttamaan aikaa strategisempaan työhön, myös henkilöstöhallinnon toimintojen ulkoistaminen voi auttaa tässä.

Tämä voi tarkoittaa palkanlaskennan tai muiden hallinnollisten toimintojen ulkoistamista palkanlaskenta yritykselle, työnantajapalveluorganisaatiolle (PEO) tai nimettynä työnantajana toimivalle organisaatiolle (EOR, erinomainen vaihtoehto kansainväliseen palkkaamiseen).

Jos haluat tietoa mahdollisista hyödyistä ja huomioon otettavista seikoista, tutustu artikkeleihimme aiheista mikä PEO on ja mikä EOR on.

Kysymyksiä? Kokeile yhteisöä

People Managing People -yhteisö on tila, jossa henkilöstöstä vastaavat esihenkilöt ja työyhteisökulttuurin rakentajat voivat kehittyä johtajina ja verkostoitua samanhenkisten ihmisten kanssa.

Saat käyttöösi ainutlaatuisen Slack-yhteisömme sekä säännöllisiä työpajoja ja muuta ainutlaatuista sisältöä, jotka auttavat sinua kehittymään paremmaksi ihmisten johtajaksi ja terveen yrityskulttuurin edistäjäksi.

Lue lisää People Managing People -yhteisöstä.

Voit myös tilata uutiskirjeen saadaksesi ilmoituksia, kun julkaisemme uusia artikkeleita ja podcasteja, joissa ihmis- ja kulttuuriasiantuntijat eri puolilta maailmaa jakavat uusinta tietoa ja näkemyksiä.

Aiheeseen liittyvää:

You may also like