Créer un service RH : guide étape par étape
Construire un service RH est une entreprise à la fois passionnante et exigeante qui aidera votre entreprise à se développer et à améliorer ses performances. Comprendre le rôle des ressources humaines dans les PME et les grandes entreprises est essentiel pour structurer efficacement un service RH à partir de zéro.
Je vais vous expliquer ici pourquoi un service RH est important et comment en créer un ou développer le vôtre.
Pourquoi est-il important d’avoir un service RH ?
Les services RH sont responsables de nombreuses tâches, notamment :
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- Recrutement
- Intégration des nouveaux employés
- Formation et développement
- Création et mise à jour des politiques de l’entreprise
- Traitement de la paie (parfois)
- Tenue des dossiers des employés
- Rémunération et avantages sociaux
- Gestion de la performance
- Relations avec les employés et relations de travail
- Éthique et conformité juridique
- Conseils sur les stratégies de fidélisation des employés
- Gestion des départs.
En définitive, un service RH aligné sur la stratégie vous rendra plus efficace et contribuera à garantir que les bons talents sont en place pour atteindre les objectifs de l’organisation (et qu’ils disposent de ce dont ils ont besoin pour réussir).
Si les talents sont la sève de votre organisation, alors les ressources humaines sont comme votre ou vos hématologues !
Donc, que vous débutiez ou que vous ayez besoin de renforcer votre service RH existant, voici comment vous pouvez procéder.
Votre guide étape par étape pour créer un service RH
- Clarifiez vos besoins
- Évaluez la situation actuelle des RH dans votre organisation
- Recrutez les postes prioritaires
- Systématisez les dossiers des employés
- Formalisez vos politiques RH de base
- Élaborez des processus de base pour le recrutement et l’intégration
- Déterminez et documentez la rémunération des employés
- Évaluez votre infrastructure technologique
- Évaluez les protocoles de conformité
- Élaborez un manuel de l’employé
- Établissez votre plan de formation et de développement
1. Clarifiez vos besoins
Quelle que soit l’étape à laquelle vous vous trouvez, il est recommandé de commencer par bien comprendre vos besoins immédiats et la manière dont un service RH peut vous aider à atteindre vos objectifs à l’avenir.
On considère généralement qu’il faut au moins 1 personne chargée des RH pour 100 employés, mais cela dépend en définitive des besoins de votre organisation.
Si vous débutez, je vous recommande au moins un généraliste RH expérimenté qui pourra mettre en place des processus, rédiger des politiques, vous aider à rester en conformité et vous aider à traiter vous-même la paie.
Un recruteur spécialisé possédant une expérience dans votre secteur viendra probablement ensuite.
2. Évaluez la situation actuelle des RH dans votre organisation
Si votre entreprise dispose déjà d’un service RH et que vous souhaitez le développer, commencez par évaluer les politiques, initiatives, procédures et stratégies actuellement en place.
Évaluez les responsabilités RH suivantes ainsi que leur performance sur une échelle de 1 à 10.
- Mise en œuvre des politiques
- Planification des ressources humaines
- Recrutement
- Responsabilités administratives, par exemple la paie
- Gestion de la performance
- Gestion du programme de rémunération
- Apprentissage et développement des employés
- Planification de carrière
- Évaluation des fonctions des employés
- Relations avec les parties prenantes et relations professionnelles
- Conformité RH
- Engagement et communication des employés
- Santé et sécurité des employés
- Santé et bien-être des employés.
Ensuite, effectuez une analyse des écarts de compétences afin de bien comprendre les rôles, les postes et les écarts de compétences.
Les informations que vous tirerez de ce processus vous aideront à déterminer combien d’employés votre nouveau service RH devrait recruter et quelles exigences ils devraient remplir.
3. Recruter les postes prioritaires
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des priorités de votre entreprise et des compétences déjà présentes, il est temps de remédier aux éventuels écarts de compétences.
Par exemple, si vous recrutez principalement des talents en ingénierie, un recruteur technique apportera probablement le plus de valeur ajoutée pour ce recrutement.
En plus des compétences habituelles (conformité, recrutement, etc.), voici quelques compétences en ressources humaines essentielles à rechercher au cours du processus de recrutement, auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé :
- Perspicacité commerciale
- Analyse et présentation de données
- Réseautage
- Accompagnement.
4. Systématiser les dossiers des employés et élaborer un processus de tenue des dossiers
Maintenant que les bonnes compétences sont en place, il est temps de commencer à structurer les processus et à mettre de l’ordre, pour ainsi dire.
Chaque travailleur aura besoin d’un dossier du personnel. Par le passé, ce document était sous format papier, mais la plupart des entreprises disposent aujourd’hui de dossiers numériques stockés dans un HRIS/HRMS, ou un système similaire.
Les exemples ci-dessous font partie des documents RH que vous devriez avoir et qui permettront à votre service RH d’accomplir plus facilement ses tâches :
- Documents de recrutement
- Formulaire d’admissibilité du travailleur
- Documents de paie
- Dossiers de performance des employés
- Dossiers de départ des employés
- Dossiers de suivi de la formation et du développement des employés
- Documents relatifs aux mesures disciplinaires.
Chaque service RH devrait conserver ces documents et y avoir facilement accès. Vous pouvez en discuter avec les chefs d’équipe et les responsables hiérarchiques, puis recueillir suffisamment de données pour constituer une base élémentaire.
Il est également nécessaire de collaborer avec votre service informatique pour mettre en place un stockage en ligne des dossiers des employés. Cela garantit l’accessibilité et la confidentialité des données. Un système d’information des employés peut contribuer à centraliser ces dossiers et à maintenir les informations des employés organisées et accessibles.
5. Formaliser vos politiques RH de base
Vous pouvez commencer avec aucune information ou disposer de données limitées sur les politiques que votre service RH doit suivre.
Les éléments suivants devraient constituer la base de départ, mais vous pourrez en ajouter d’autres au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise et de l’augmentation de vos besoins en recrutement.
- Présence des employés
- Heures de travail
- Recrutement
- Gestion de la performance des employés
- Heures supplémentaires des employés
- Cessation d’emploi
- Protocoles de congé
- Planification de la relève des employés
- Politique de non-discrimination
- Conduite des employés
- Confidentialité et protection des données
- Période d’essai
- Politique de santé et de sécurité au travail
- Politique relative aux substances illicites
Avec le temps, vous pourriez vous rendre compte que vous pouvez regrouper deux politiques ou plus en une seule. En règle générale, elles doivent toujours être concises, faciles à comprendre et accessibles à tous les employés.
Utilisez notre liste d’exemples de politiques RH pour vous aider à élaborer et à mettre à jour les vôtres.
6. Élaborer des processus de recrutement et d’intégration de base
Vous devez mettre en place une sorte de processus officiel de recrutement. La plupart des processus de sélection comportent les sept étapes élémentaires suivantes :
- Réception des candidatures / recherche de candidats
- Sélection initiale et présélection des candidats
- Réalisation des entretiens
- Établissement d’une liste restreinte des meilleurs candidats
- Vérification des antécédents et des références
- Choix du candidat le plus compatible avec le poste
- Présentation d’une offre d’emploi.
Vous devez également savoir qui participera à chacune de ces étapes, ainsi que les documents et les outils de recrutement qui seront utilisés.
Réfléchissez aux questions qu’ils devraient poser et aux documents qu’ils devraient recueillir à chaque étape.
L’étape suivante consiste à définir le processus d’intégration et les étapes que vos services RH doivent couvrir.
Par exemple, ils doivent savoir à quoi ressemble la préintégration dans votre entreprise, ce qui se passe lors de l’accueil du premier jour, l’étendue des formalités administratives requises pour les nouvelles recrues, ainsi que ce qui est obligatoire pour tout le monde durant la première semaine.
Au-delà de cela, je recommande que chaque nouvelle recrue dispose d’un plan à 30, 60 et 90 jours pour guider son intégration.
7. Déterminer et documenter la rémunération et les avantages sociaux des employés
Examinez la structure des salaires et des avantages sociaux de vos employés et franchissez les dernières étapes de leur formalisation. Tenez compte des éléments suivants :
- Salaire horaire et salaire des employés
- Épargne-retraite des employés
- Assurance maladie
- Fonds de bien-être des employés
- Congés rémunérés
- Augmentations et primes des employés.
Vous pouvez également prendre en considération différentes incitations financières, telles que les options d’achat d’actions, le remboursement des frais de déplacement, le partage des bénéfices, la tenue vestimentaire des employés et les indemnités de déménagement.
Les récompenses accordées aux employés ne doivent pas nécessairement être monétaires. Vous pouvez également proposer des offres plus complètes comprenant le développement professionnel, des réductions d’entreprise, des horaires flexibles, la reconnaissance des employés et des programmes de reconnaissance.
Au fil du temps, vous pouvez examiner les données et recueillir les commentaires des employés afin d’affiner votre offre globale de rémunération. Au début, le plus important est de disposer d’une offre élémentaire.
8. Évaluer votre infrastructure technologique
Votre service RH bénéficiera d’un logiciel RH spécialisé pour les petites entreprises afin d’alléger la charge administrative et d’automatiser les processus.
Il peut s’agir d’un système de suivi des candidatures pour rationaliser le recrutement ou d’un système de gestion de l’apprentissage pour faciliter la formation et le développement.
Les avantages d’un logiciel RH adapté incluent une gestion plus facile de la paie, la gestion des effectifs, la conservation des données, la gestion des performances, la sélection et le suivi des candidats, la communication au sein de l’équipe, ainsi que l’apprentissage et le développement.
Gardez à l’esprit que cette technologie doit être conforme à la législation et adaptée aux besoins et aux difficultés de votre entreprise et de votre service RH.
Autres outils utiles :
- Logiciels de recrutement
- Logiciels d’intégration
- Logiciels de paie pour les petites entreprises
- Logiciels de vérification des références
9. Évaluer les protocoles de conformité
Les services RH comptent parmi les acteurs clés lorsqu’il s’agit d’aligner les activités de votre entreprise sur les lois et les exigences en matière d’emploi.
Facilitez leur travail en évaluant les directives de conformité et vos pratiques actuelles.
Comparez vos politiques existantes avec les dernières réglementations légales et ajustez ou mettez en œuvre des procédures qui garantissent que vous recrutez et gérez vos effectifs conformément à la loi.
10. Élaborer un manuel de l’employé
Créez un manuel de l’employé, incluez les principales politiques relatives aux effectifs et partagez-le avec votre nouveau service RH et vos employés.
Ce document doit également présenter des informations telles que la culture de votre entreprise, sa vision, ses missions, son contexte historique, ainsi que les droits et les responsabilités des employés.
Vous pouvez utiliser un logiciel de manuel de l’employé pour vous aider à créer et à mettre à jour le vôtre.
Pour éviter de submerger vos nouvelles recrues avec trop d’informations dès le premier jour, de nombreuses équipes RH créent des manuels de l’employé abrégés pour les nouvelles recrues, qui ne contiennent que les politiques les plus importantes.
11. Établir votre plan d’apprentissage et de développement (L&D)
Les équipes RH aident les employés à acquérir de nouvelles compétences et connaissances et à progresser dans leur carrière.
Par conséquent, vous devriez commencer à mettre en place votre programme d’apprentissage et de développement (L&D) lors de la création d’un service RH.
Tenez compte de vos objectifs en matière d’apprentissage et de développement, des lacunes de l’entreprise en matière de compétences et des compétences nécessaires pour atteindre vos objectifs stratégiques.
Discutez avec vos employés de leurs ambitions et de leurs centres d’intérêt, car cela vous aidera à définir leur parcours professionnel.
Élaborez un cadre de formation complet, comprenant le contenu et les supports d’apprentissage et de développement.
Voici une excellente ressource pour vous aider à élaborer votre stratégie d’apprentissage et de développement.
Externaliser ou ne pas externaliser ?
Certaines organisations choisissent d’externaliser tout ou partie de leur fonction de ressources humaines.
L’externalisation des RH est souvent envisagée au début de la mise en place de l’équipe RH. Faut-il faire appel à une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) ou à une société de gestion de la paie pour certaines fonctions ?
La réponse dépend de l’expérience et du périmètre d’action de votre équipe RH interne, ainsi que de la stratégie, des objectifs et du calendrier de l’entreprise.
Par exemple, si vous prévoyez de recruter à l’international, il sera probablement judicieux de comprendre comment un employeur officiel (EOR) peut vous aider.
Des contraintes budgétaires peuvent parfois survenir. Dans ce cas, vous pouvez faire appel à un partenaire d’externalisation des RH pour vous aider dans diverses fonctions qui font simplement partie d’un service ou d’un produit.
Faire appel à un courtier en avantages sociaux qui agit comme une extension de votre fonction dédiée aux avantages sociaux en est un excellent exemple.
La création d’un service RH portera ses fruits
La création d’une équipe RH est une entreprise passionnante et exigeante qui aidera votre entreprise à se développer et à améliorer ses performances.
Même si vous êtes une petite entreprise ou une start-up en phase de démarrage, disposer d’un service des ressources humaines vous sera très bénéfique : cela vous permettra de rester en conformité avec la réglementation, de répondre à vos besoins en matière de talents et de développer une marque employeur enviable.
Si vous envisagez l’externalisation, consultez nos sélections des meilleures organisations professionnelles d’employeurs (PEO) et des meilleurs employeurs officiels (EOR) pour vous aider à démarrer.
Voici quelques articles utiles pour vous accompagner dans votre parcours :
