Comment aborder la gestion des ressources humaines dans les PME

Qu’est-ce que la gestion des ressources humaines ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, précisons rapidement que la HRM est une approche stratégique de la gestion de cette ressource précieuse que sont les personnes. En définitive, l’objectif est d’aider l’entreprise à atteindre une croissance durable grâce à une gestion efficace des talents.

Les responsables RH sont chargés de résoudre les problèmes et de fournir des conseils et des orientations à leurs collègues. Les fonctions de la HRM comprennent :

• Recrutement - recherche, attraction, embauche et intégration de nouveaux talents à l’aide d’un logiciel de recrutement pour les petites entreprises
• Formation et développement - accompagnement de la formation et du développement des employés
• Expérience employé - création des bases d’un environnement dans lequel les employés peuvent s’épanouir, progresser & se développer, et ressentir le soutien et la reconnaissance des autres
• Stratégies de fidélisation - actions stratégiques visant à retenir les employés
• Relations avec les employés - contribution au maintien d’une relation positive entre l’employeur et les employés et intervention en tant que médiateur dans les conflits entre employés
• Conformité - garantie que l’organisation exerce ses activités dans le respect du droit du travail
• Comptabilité RH - mesure et analyse de l’impact financier des pratiques RH, notamment des coûts liés à la main-d’œuvre, de la productivité et du retour sur investissement dans les personnes.

Oui, la HRM comporte une part d’administration, mais il est important que l’administration — dans des domaines clés tels que la paie et les avantages sociaux, ainsi que la documentation RH nécessaire — soit gérée efficacement. C’est le minimum auquel les employés s’attendent !

Mais l’évolution des RH aujourd’hui ne se concentre plus sur l’administration, mais davantage sur l’analyse. Il s’agit d’utiliser les données pour orienter le développement organisationnel du point de vue humain.

Avec la démocratisation des SIRH et autres technologies, une grande partie des tâches administratives peut être automatisée ou prise en charge par les employés eux-mêmes, ce qui permet aux responsables RH de consacrer davantage de temps à la réflexion stratégique et à l’expérimentation.

En quoi la gestion des ressources humaines diffère-t-elle dans les petites et moyennes entreprises ?

Bien que les objectifs généraux de la HRM soient les mêmes dans toutes les organisations, les méthodes utilisées pour les atteindre varient en fonction de facteurs tels que la taille et les ressources. 

Taille

Les grandes organisations ont besoin de services RH composés de spécialistes des différentes fonctions. Dans les entreprises plus petites, la HRM relève généralement d’une à cinq personnes. Les fonctions peuvent être réparties entre le PDG, le responsable des opérations, le responsable RH, le responsable des personnes et de la culture, ou le recruteur interne.

En général, les équipes RH des petites entreprises n’ont pas accès au même niveau de ressources que les grandes organisations. Elles doivent faire avec moins de moyens, et les responsables RH doivent faire preuve d’un peu de créativité et choisir des stratégies et des outils adaptés à leur budget.

Par exemple, dans les petites et moyennes entreprises, la paie peut faire partie des missions RH afin de limiter les frais généraux ; dans les grandes entreprises, il y aura probablement un service dédié à la comptabilité et à la paie.

Responsabilités

Comme indiqué plus haut, en raison de la taille réduite des équipes, les responsables RH des PME devront probablement assumer un ensemble de responsabilités variées — parfois même sans rapport avec les RH — tandis que, dans une grande organisation, le rôle sera vraisemblablement plus spécialisé.

Une étude consacrée aux PME portugaises a constaté que la HRM dans les petites organisations se caractérise par une « informalité constante ».

C’est idéal pour les professionnels des RH qui apprécient la diversité et le fait d’assumer de nouveaux rôles et responsabilités. Dans une petite entreprise, il y a généralement davantage de place pour la créativité, et les personnes chargées des RH ont pour mission de poser les bases de la croissance organisationnelle.

À lire également : Principales responsabilités des ressources humaines

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De l’administration à la stratégie

À mesure que votre organisation se développe, le service des ressources humaines se développera lui aussi. Du moins, il le devrait. 

Parfois, une organisation se développe et recrute une personne chargée des ressources humaines pour s’occuper uniquement de l’administration et veiller au respect des obligations réglementaires. On lui confiera probablement aussi le recrutement, la gestion des effectifs, les finances, et peut-être même la gestion générale des bureaux. 

Mais sous-investir dans les ressources humaines et surcharger le service signifie passer à côté de la valeur stratégique que des professionnels des ressources humaines expérimentés et pleinement concentrés sur leur mission peuvent apporter.

Investir dans des professionnels et des processus RH de qualité, c’est investir dans l’ensemble de vos collaborateurs.

Ils vous aideront, ainsi que votre équipe dirigeante, à faire évoluer votre organisation et à identifier les besoins essentiels pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise.

Vous pourriez externaliser les fonctions administratives et recruter une personne qui se concentre uniquement sur le développement des collaborateurs et des processus, ainsi que sur la construction de la culture que vous souhaitez. 

Aujourd’hui, j’ai constaté que de plus en plus de professionnels des ressources humaines abordent leur travail de manière agile, en agissant un peu comme des responsables produits pour la culture de l’entreprise.

Cela signifie recueillir des retours, expérimenter quelque chose à petite échelle, recueillir davantage de retours, ajuster, puis réessayer ou déployer la solution dans toute l’entreprise. 

La gestion des ressources humaines dans votre petite ou moyenne entreprise : les priorités

Si vous êtes dirigeant au sein d’une organisation et que vous êtes responsable de la gestion des collaborateurs, votre travail est, d’une manière ou d’une autre, lié aux ressources humaines.

Chaque organisation est différente, mais quelle que soit la forme de votre service RH, certaines bonnes pratiques en matière de ressources humaines sont bénéfiques pour toutes les organisations.

Soyez proactif, pas réactif

Les ressources humaines peuvent être perçues comme une lourdeur administrative et financière qui entrave les ventes et les bénéfices. Pour cette raison, elles sont souvent négligées jusqu’au dernier moment, lorsque l’organisation doit sortir d’une situation difficile. 

Cette perception rend les organisations « réticentes vis-à-vis des RH » et peu enclines à réaliser un investissement approprié. C’est aussi pourquoi, si vous lisez ceci en tant que professionnel des ressources humaines, vous pourriez être d’accord lorsque certains qualifient ce métier d’« ingrat ». 

Mais investir plus tôt dans les ressources humaines portera ses fruits à long terme. Il s’agit d’être proactif plutôt que réactif. Si vous ne réfléchissez pas à vos collaborateurs avant qu’il ne soit trop tard, le coût à payer sera constitué de salariés démotivés, voire en mauvaise santé.

Si vous lisez ceci en tant que professionnel des ressources humaines frustré par la façon dont votre organisation aborde les RH, sachez que vous pouvez faire bien plus que de simples tâches administratives !

Montrez votre valeur en vous informant sur les différents secteurs de l’entreprise et en démontrant comment vous pouvez contribuer à résoudre les problèmes de l’entreprise grâce à des solutions centrées sur les collaborateurs.

Définissez un objectif stratégique

Si vous recrutez un professionnel des ressources humaines pour faire davantage que de simples tâches administratives, ou si vous êtes la personne recrutée pour gérer les RH, il est important de travailler ensemble afin de définir des objectifs stratégiques clairs pour la fonction RH.

Il s’agit d’abord de définir une vision et une déclaration qui établissent un lien entre les objectifs commerciaux et les valeurs fondamentales de l’entreprise, d’une part, et le type de culture que vous souhaitez construire, d’autre part. 

Voici un exemple de déclaration de mission RH de la part d’Unilever :

Lorsque les RH commenceront à être considérées comme un service stratégique qui contribue aux bénéfices de l’organisation, elles bénéficieront de davantage d’adhésion, de budget, etc.

Développez et soutenez les valeurs de l’entreprise

Les valeurs de votre entreprise constituent un ensemble de principes directeurs qui influencent à la fois la stratégie et la culture. Elles aident les équipes à travailler ensemble vers un objectif commercial commun. Elles n’ont pas besoin d’être totalement uniques, mais doivent simplement refléter ce que votre équipe… eh bien… valorise.

L’avantage d’une petite équipe est qu’il est plus facile de recueillir l’avis des collaborateurs sur ce que devraient être ces valeurs. Ouvrir ce processus peut conduire à des collaborateurs beaucoup plus engagés et investis dans la mission de l’organisation. 

Une fois vos valeurs établies, il incombe aux RH de veiller à ce qu’elles soient respectées et prises en compte dans des fonctions telles que le recrutement et la reconnaissance des collaborateurs.

Consultez ces exemples de valeurs d’entreprise pour trouver l’inspiration.

Créez et communiquez votre feuille de route

Il est important de créer une feuille de route RH. Non seulement pour votre propre bénéfice, mais aussi afin que les membres de l’équipe puissent voir les types de projets sur lesquels vous travaillez et la valeur que vous pensez qu’ils apporteront.

Toutes les décisions que vous prenez en tant qu’équipe RH ne seront pas populaires, surtout si elles impliquent de bouleverser « la façon dont les choses sont habituellement faites ». C’est pourquoi il est important de communiquer clairement la raison de tout changement que vous pourriez apporter et d’obtenir l’adhésion des employés, en prenant le temps de répondre aux questions et de montrer comment votre nouveau processus ou votre nouvelle stratégie bénéficiera à tout le monde à long terme.

En outre, une communication ouverte et régulière avec les employés établit un précédent en faveur d’une culture collaborative dans laquelle les employés se sentent écoutés et encouragés à proposer des idées.

Recueillir régulièrement les commentaires

Dans le prolongement d’une communication ouverte, il est important de recueillir les commentaires. Comme l’a si bien formulé Matt Gould, auteur, coach en leadership, fondateur de l’HTI Institute et invité récent d’un podcast sur le sujet :

Recueillir les commentaires, positifs comme négatifs, à l’aide de méthodes telles que les enquêtes, les boîtes à idées, les réunions publiques et les entretiens d’évaluation est utile pour améliorer l’expérience des employés.

C’est un aspect essentiel de la métaphore des « RH comme responsables produit » que j’ai mentionnée plus tôt.

Mettre en place un processus solide de gestion des performances

Quelle que soit la taille de l’équipe, les employés apprécient une bonne gestion des performances, car celle-ci leur donne une indication claire de ce qu’ils ont accompli et de ce sur quoi ils doivent encore travailler. Cela va bien au-delà de l’entretien annuel d’évaluation.

Idéalement, efforcez-vous de mettre en place un processus continu de gestion des performances, avec des retours réguliers permettant aux managers d’agir davantage comme des mentors et des coachs. Il est également important d’y intégrer le développement et la gestion des parcours professionnels.

Voici un guide plus complet pour élaborer un système efficace de gestion des performances.

Investir dans la formation et le développement

La formation et le développement (T&D) sont étroitement liés à la gestion des performances. Les PME sont moins susceptibles d’investir dans la formation et le développement en raison du manque de ressources. Cependant, dans les petites organisations et en particulier dans les start-ups, les employés peuvent se retrouver à exercer des fonctions, notamment managériales, sans avoir reçu de formation préalable.

Réserver quelques ressources à la formation et au développement, même s’il ne s’agit que de temps permettant aux employés de se former eux-mêmes, les aide 1) à exercer leur métier plus efficacement et 2) augmente leur motivation. Utilisez le budget pour vous associer à des experts, tels que des plateformes de coaching ou des outils de formation externes.

Établir des politiques et une documentation partagée

À mesure que votre entreprise se développe, parallèlement à la tendance croissante au travail à distance et aux effectifs internationaux, il fera gagner du temps à tout le monde à long terme de consacrer du temps à la création de politiques RH et de processus uniformes pour les fonctions de base, comme la demande de congés et la gestion des dépenses et des avantages.

Vous pouvez les stocker dans des applications professionnelles partagées telles que Slite ou Notion, facilement accessibles par tous.

Concevoir une bonne expérience d’intégration

Le recrutement dans les start-ups peut être coûteux ; il est donc important d’offrir aux nouveaux employés une excellente expérience dès le départ.

Quelle que soit la taille de l’organisation, il vaut la peine de consacrer du temps et des efforts à la conception d’une expérience d’intégration qui aidera les nouvelles recrues à s’adapter plus rapidement, à être motivées dans leur nouveau rôle et à augmenter leurs chances de rester dans l’entreprise.

Idéalement, votre programme d’intégration s’étendra de la signature de la lettre d’offre par la nouvelle recrue jusqu’à la fin de ses 90 premiers jours. Chez Ordergroove, notre plateforme d’intégration leur propose des tâches (toutes amusantes) avant leur arrivée, afin de leur faire découvrir l’organisation, rencontrer leur équipe et partager des informations à leur sujet.

En savoir plus sur les meilleures pratiques d’intégration et sur la création d’un plan à 30, 60 et 90 jours.

Adopter la technologie

Autrefois, les technologies RH se présentaient uniquement sous forme de solutions d’entreprise, abordables seulement par les grandes organisations.

Aujourd’hui, cependant, les avantages des logiciels RH sont accessibles aux entreprises de toutes tailles, de nombreux fournisseurs répondant aux besoins des PME avec des solutions et applications RH dans le cloud abordables.

Les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) peuvent vous aider à gérer l’aspect administratif des RH et à prendre en charge des processus tels que la gestion des performances. Les fonctionnalités courantes comprennent :

• Gestion du temps et des présences
• Systèmes de suivi des candidatures
• Conformité
• Administration des avantages sociaux
• Logiciels RH avec gestion de la paie
• Solutions de prévision
• Feuilles de temps
• Intégration des employés
• Planification des horaires des employés

Il existe également toute une galaxie d’outils RH modernes pour vous aider dans d’autres fonctions importantes, comme la collecte des retours des employés, la facilitation de la reconnaissance entre pairs et la création de relations.

Plutôt que de compter sur un seul outil pour tout gérer (malgré ce que disent les commerciaux), pour profiter pleinement des avantages des logiciels RH, il est souvent préférable de combiner plusieurs outils au sein d’une architecture technologique RH intégrée et flexible.

Externaliser

Tout comme l’utilisation de la technologie peut contribuer à alléger la charge administrative et à libérer du temps pour un travail plus stratégique, l’externalisation des fonctions RH peut également vous aider dans ce domaine.

Il peut s’agir d’externaliser la paie ou d’autres fonctions administratives auprès d’une entreprise de gestion de la paie, d’une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) ou d’un employeur officiel (EOR, idéal pour recruter à l’international).

Pour obtenir des conseils sur les avantages potentiels et les éléments à prendre en compte, consultez nos articles sur ce qu’est une PEO et ce qu’est un EOR.

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