7 types de logiciels de paie pour simplifier les paiements

7 types de logiciels de paie

Il existe plusieurs types de logiciels de paie sur le marché, chacun répondant à des besoins différents. Comprendre le fonctionnement de chaque option vous aidera à choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

1. Logiciel de paie autonome

Les logiciels axés exclusivement sur le traitement de la paie sont parfois appelés logiciels de paie autonomes. Ces outils calculent les salaires, les impôts, les déductions et les paiements sans vous obliger à adopter une suite RH complète.

J'ai constaté qu'ils conviennent particulièrement bien aux petites entreprises qui disposent déjà de processus RH et qui ont simplement besoin d'un système fiable pour gérer la paie.

Avantages

Le principal avantage de ce type de système de paie est sa simplicité. Vous ne payez pas pour des fonctionnalités de recrutement, de gestion des performances ou d'autres fonctions RH dont vous ne vous servirez peut-être jamais.

Cette portée plus restreinte peut également se traduire par une mise en œuvre plus rapide et une formation réduite pour les administrateurs de la paie. Des outils comme Gusto et OnPay, par exemple, mettent fortement l'accent sur la simplification de l'exécution des tâches courantes de paie.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités habituelles des logiciels de paie autonomes comprennent :

• Calcul de la paie : calcule la rémunération brute et nette, les déductions, les impôts et les autres retenues.
• Virement direct : envoie les paiements aux employés et aux prestataires conformément à votre calendrier de paie.
• Déclarations fiscales : de nombreux systèmes calculent, déclarent et versent les taxes liées à la paie en votre nom.
• Bulletins de paie et formulaires fiscaux : génère les relevés de rémunération des employés et les documents de fin d'année.
• Rapports de paie : suit les salaires, les déductions, les coûts de main-d'œuvre et l'historique des paiements.
• Pistes d'audit : enregistre les modifications et les approbations de la paie, ce qui peut être utile lors de l'analyse des écarts.

Autonome ne signifie pas forcément basique. De nombreux outils prennent toujours en charge les prestataires, plusieurs sites, différents calendriers de paie et les intégrations avec des logiciels de comptabilité ou de RH.

2. Logiciel de paie infonuagique

Les logiciels de paie traditionnels infonuagiques désignent les plateformes de paie en ligne accessibles sur le Web, de loin la configuration de paie la plus répandue. 

Ces systèmes offrent un référentiel centralisé pour toutes les données liées à la paie et permettent aux utilisateurs de configurer les structures salariales, de gérer les déductions et d'effectuer les déclarations fiscales directement depuis la plateforme. Ils sont généralement très faciles à utiliser, avec des interfaces simples qui rendent le processus de gestion de la paie facile et intuitif.

Avantages

Le fournisseur gère l’hébergement, les sauvegardes et les mises à jour du logiciel, ce qui réduit considérablement la charge de maintenance de votre équipe informatique interne.

Les fournisseurs de services de paie peuvent également intégrer directement au logiciel les mises à jour des tables fiscales et des réglementations. Cela signifie que votre équipe n’a pas à mettre manuellement le système à jour chaque fois qu’une règle de paie change.

Les systèmes cloud sont également plus faciles d’accès depuis différents sites, ce qui en fait une solution naturellement adaptée aux organisations hybrides et distribuées.

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Fonctionnalités

Les fonctionnalités courantes des solutions de paie cloud comprennent :

• Accès depuis un navigateur : Exécutez ou approuvez la paie depuis n’importe quel appareil pris en charge.
• Mises à jour automatiques du logiciel : Les tables fiscales, les mises à jour de sécurité et les évolutions du produit sont gérées par le fournisseur.
• Données en temps réel : Les changements concernant les employés, les retenues et la paie peuvent être répercutés immédiatement sur l’ensemble de la plateforme.
• Intégrations avec des tiers : Connectez la paie aux systèmes de comptabilité, de RH, de suivi du temps et d’avantages sociaux.
• Autorisations basées sur les rôles : Contrôlez ce que les RH, les équipes financières, les managers et les autres utilisateurs peuvent voir ou modifier.
• Libre-service pour les employés : Donnez aux employés un accès direct aux bulletins de paie, aux documents fiscaux et aux informations de paiement.

La paie cloud peut également devenir beaucoup plus spécialisée. Il existe des systèmes conçus spécifiquement comme logiciels de paie pour les petites entreprises et logiciels de paie pour les start-ups.

3. Logiciel de paie sur site

Un logiciel de paie sur site est installé et géré sur la propre infrastructure de votre organisation, au lieu d’être hébergé par le fournisseur du logiciel.

Cela donne à votre équipe informatique un contrôle beaucoup plus direct sur l’emplacement de stockage des données de paie, la configuration du logiciel et le déploiement des modifications. Cette solution peut être pertinente pour les grandes entreprises ou les organisations soumises à des exigences strictes en matière de sécurité interne et de gouvernance des données.

Avantages

Le contrôle est la principale raison de choisir ce modèle.

Votre organisation gère son propre environnement de paie, notamment le stockage des données, les politiques de sécurité, les intégrations, les sauvegardes et les mises à jour du logiciel. Cela peut faciliter l’alignement de la paie sur des exigences internes très spécifiques en matière d’informatique ou de gouvernance.

En contrepartie, la responsabilité vous revient. Contrairement aux logiciels cloud, votre équipe devra peut-être gérer l’infrastructure, installer les mises à jour, administrer les sauvegardes et maintenir le système à jour.

Fonctionnalités

Les systèmes de paie sur site peuvent inclure :

• Stockage local des données : Les informations de paie restent au sein de votre propre infrastructure.
• Configuration personnalisée : Les équipes informatiques peuvent adapter l’environnement aux flux de travail et aux politiques de sécurité internes.
• Contrôles d’accès internes : L’authentification et les autorisations peuvent être reliées à vos systèmes existants de gestion des identités.
• Intégrations ERP : La paie peut être intégrée en profondeur aux systèmes financiers et opérationnels internes.
• Journalisation des audits : Les actions liées à la paie peuvent être enregistrées et conservées conformément aux politiques internes.
• Rapports personnalisés : Les organisations peuvent créer des rapports de paie adaptés à leurs propres exigences financières et de gouvernance des données.

Pour les organisations qui envisagent cette option, la question n’est pas simplement de savoir si une solution sur site vous offre davantage de contrôle. Il s’agit de déterminer si ce contrôle est suffisamment précieux pour justifier une prise en charge interne supplémentaire.

Ces systèmes combinés de logiciels RH et de paie offrent également une meilleure facilité d’utilisation du point de vue des employés, puisqu’ils pourront accéder à leurs bulletins de salaire et soumettre des demandes de congé depuis le même module de libre-service pour les employés, plutôt que de devoir se connecter à un système distinct pour chaque opération.  

4. Plateformes RH et paie tout-en-un

Au lieu d’acheter la paie séparément, vous pouvez l’obtenir sous forme de module au sein d’une plateforme RH plus large, comme un système HRIS, HRMS ou HCM.

Ces logiciels RH et systèmes de paie combinés relient la paie à des fonctions telles que l’administration des avantages sociaux, le suivi du temps, l’intégration des nouveaux employés et les dossiers du personnel.

J’ai constaté que le véritable avantage ne réside pas dans le fait de disposer de davantage de fonctionnalités, mais dans la connexion des données qui les sous-tendent.

Avantages

Lorsque la paie se trouve dans le même système que vos autres processus RH, les changements concernant les employés peuvent être transmis directement à la paie au lieu d’être saisis deux fois.

Par exemple, les heures approuvées peuvent alimenter un cycle de paie, le choix d’un avantage peut mettre à jour la retenue d’un employé et une modification de la rémunération peut apparaître dans la paie sans qu’une personne ait à transférer manuellement les informations.

Cela peut réduire le travail de rapprochement nécessaire lorsque la paie, le suivi du temps, les avantages sociaux et les dossiers RH sont répartis dans différents systèmes.

Cela peut également améliorer l’expérience des employés. Le personnel peut consulter ses bulletins de paie, mettre à jour ses informations, gérer ses avantages et demander des congés via le même portail en libre-service.

Fonctionnalités

Les plateformes RH et paie tout-en-un comprennent généralement :

• Dossiers unifiés des employés : La paie utilise les mêmes informations sur les employés que l’ensemble du système RH.
• Intégration du temps et des présences : Les heures approuvées sont intégrées aux calculs de paie.
• Intégration des avantages sociaux : Les choix et les retenues peuvent être mis à jour automatiquement.
• Flux de travail de l’intégration à la paie : Les informations concernant les nouveaux employés sont reprises lors de leur premier cycle de paie.
• Rapports consolidés : Combinez les informations de paie avec les données relatives aux effectifs, à la rémunération, aux avantages sociaux et aux autres aspects des RH.
• Flux de validation : Acheminez les modifications de paie, les paiements hors cycle et les cycles de paie vers les valideurs appropriés.

Pour les équipes qui évaluent ce modèle, accordez une attention particulière à la manière dont les informations circulent entre la paie et les autres modules. L’intégration est l’un de ses principaux avantages ; elle doit donc fonctionner en pratique et pas seulement figurer sur une liste de fonctionnalités. Notre guide sur l’administration de la paie approfondit les processus que ces connexions doivent prendre en charge.

Cette option est utile pour de nombreux propriétaires de petites entreprises qui souhaitent se décharger complètement des responsabilités liées à la paie, tout en s’assurant que celle-ci est traitée correctement. Avec ce modèle, vous externalisez essentiellement votre paie auprès d’un prestataire de services de paie tiers qui en assure la gestion. 

Si cette situation vous correspond, je vous recommande de vous associer à l’un des prestataires de services de paie pour les petites entreprises, que j’ai étudiés en détail. Ces services sont généralement très rentables et proposent une assistance clientèle solide.

5. Logiciels de paie spécifiques à un secteur

Il existe également des logiciels de paie spécifiques à de nombreux secteurs, notamment la construction, la restauration, les agences de recrutement et bien d’autres. Ces systèmes proposent des fonctionnalités supplémentaires adaptées à leur contexte sectoriel, qui vont au-delà des simples fonctionnalités de paie de base.

Avantages

Le principal avantage est l’adéquation. Au lieu d’imposer les règles de paie propres à votre secteur à un système généraliste, vous bénéficiez de fonctionnalités conçues autour du fonctionnement actuel de votre entreprise.

Cela peut réduire les solutions de contournement manuelles, en particulier lorsque la paie dépend de données provenant de systèmes de planification, de points de vente, de production ou de calcul des coûts des projets.

Par exemple, les logiciels de paie pour le secteur de la construction peuvent prendre en charge les exigences relatives aux salaires en vigueur, les retenues syndicales, les rapports de paie certifiés et plusieurs chantiers. Les logiciels de paie pour la restauration peuvent gérer les pourboires, les données des équipes et les intégrations avec les systèmes de point de vente. Les logiciels de paie pour l’industrie manufacturière peuvent prendre en charge les majorations pour travail en équipe, la rémunération à la pièce et le calcul des coûts de main-d’œuvre.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités varient considérablement selon le secteur, mais voici quelques exemples courants :

• Règles de rémunération propres au secteur : prend en charge des calculs tels que les pourboires, la rémunération à la pièce, les primes de poste, les salaires en vigueur ou les retenues syndicales.
• Assistance spécialisée en matière de conformité : aide à prendre en compte les exigences de paie liées à un secteur ou à un modèle de main-d’œuvre particulier.
• Calcul des coûts des emplois ou de la main-d’œuvre : relie les coûts de paie aux projets, aux sites, aux lignes de production ou aux emplois.
• Intégrations avec les outils de planification : importe les heures approuvées ou les données de postes dans les calculs de paie.
• Intégrations avec les systèmes du secteur : se connecte à des outils tels que les systèmes de point de vente, les logiciels de production ou les plateformes de gestion des emplois.
• Rapports spécialisés : produit des rapports qui reflètent les besoins propres au secteur en matière de main-d’œuvre, de paie ou de conformité.

J’envisagerais un logiciel de paie propre à un secteur lorsque vous vous appuyez sur des feuilles de calcul, des ajustements manuels ou des solutions personnalisées à chaque période de paie. C’est généralement le signe qu’un système de paie généraliste ne correspond pas à la manière dont votre personnel est réellement rémunéré.

Exemples de logiciels de paie propres à un secteur

Logiciels de paie pour le secteur de la construction

Les logiciels de paie pour le secteur de la construction comprennent des fonctionnalités permettant de gérer les cotisations syndicales, les rapports de paie certifiés et la gestion de plusieurs chantiers, contrairement aux logiciels de paie standards. Ils prennent également en charge le calcul des coûts des emplois et le suivi de la conformité avec les salaires en vigueur.

Logiciels de paie pour les restaurants

Les logiciels de paie pour les restaurants répondent aux besoins particuliers du secteur de la restauration en gérant la répartition des pourboires, la planification des postes et la conformité aux lois du travail propres aux restaurants. Ils s’intègrent également aux systèmes de point de vente afin de simplifier les calculs de paie fondés sur les ventes et les pourboires.

Logiciels de paie pour le secteur manufacturier

Les logiciels de paie pour le secteur manufacturier gèrent les écarts complexes entre les postes, la rémunération à la pièce et le calcul des coûts de main-d’œuvre propres à l’industrie manufacturière. Ils s’intègrent également aux systèmes de gestion de la production afin d’aligner la paie sur les données de production et les indicateurs de performance.

Il existe de nombreuses autres options. Prenez donc le temps d’étudier différents fournisseurs si vous recherchez un prestataire de paie spécialisé dans un secteur de niche. Vous pouvez aussi remonter jusqu’à notre champ de recherche et vérifier, car nous avons peut-être déjà effectué le travail de recherche pour vous, selon votre secteur !

Encore une fois, je tiens à souligner que ces systèmes de paie propres à un secteur fonctionnent également dans le cloud. Cela signifie que vous n’aurez pas à vous soucier de gérer vous-même les mises à jour des logiciels ou celles liées à la conformité.

6. Services de paie externalisés

Avec l’externalisation de la paie, vous faites appel à un prestataire tiers pour gérer une partie ou la majeure partie du travail lié au traitement de la paie.

Ces entreprises de paie peuvent calculer les salaires, traiter les retenues, déclarer les charges sociales, effectuer les paiements et préparer les documents de fin d’année en votre nom.

Vous devez toujours tenir à jour les informations exactes sur les employés et communiquer les changements. La différence est que votre prestataire prend en charge une bien plus grande partie du traitement effectif de la paie.

Avantages

Ce modèle est utile lorsque vous souhaitez bénéficier d’une expertise en matière de paie sans constituer une équipe interne dédiée à la paie.

Le prestataire prend en charge une grande partie du travail administratif lié aux calculs, aux déclarations, aux échéances et au traitement de la paie, tandis que votre équipe conserve la supervision.

D’après mon expérience, l’assistance devient particulièrement importante dans ce cas. Lorsque vous payez quelqu’un d’autre pour gérer la paie, la qualité réelle du service se révèle souvent lorsqu’un problème survient et que vous devez faire corriger rapidement une anomalie.

Pour les petites entreprises qui ne disposent pas d’un spécialiste interne de la paie, les services de paie pour les petites entreprises peuvent être particulièrement utiles.

Fonctionnalités

Selon le prestataire, les services de paie externalisés peuvent inclure :

• Traitement de la paie géré : Le prestataire calcule la paie et prépare chaque cycle de paie.
• Déclarations et versements fiscaux : Les taxes sur les salaires sont calculées, déclarées et réglées conformément aux échéances applicables.
• Déclarations de fin d’année : Le prestataire prépare les documents fiscaux des salariés et des prestataires.
• Mises à jour en matière de conformité : Le prestataire surveille les règles relatives à la paie et les évolutions fiscales.
• Libre-service pour les salariés : Les salariés peuvent toujours accéder à leurs bulletins de paie et à leurs documents fiscaux via un portail logiciel.
• Assistance paie : Des spécialistes peuvent aider à examiner les erreurs, les corrections et les problèmes liés aux déclarations.

La principale différence avec un simple logiciel de paie réside dans la prise en charge. Vous n’achetez pas simplement un système que votre équipe utilise. Vous payez un prestataire pour qu’il assure une partie de la fonction paie à votre place.

7. Organisations professionnelles d’employeurs (PEOs)

Une autre forme d’externalisation de la paie consiste à s’associer à une organisation professionnelle d’employeurs (PEO). L’avantage d’utiliser les services d’une PEO est qu’elle peut vous aider dans bien d’autres domaines que le simple traitement de la paie. La plupart des prestataires PEO proposent les services suivants :

• Gestion de la paie
• Conformité réglementaire
• Gestion des avantages sociaux
• Gestion des talents (y compris le recrutement et la mise à disposition de personnel)
• Gestion des données
• Gestion des risques
• Indemnisation des accidents du travail

Les sociétés PEO vous configurent sur leur propre logiciel. Il est donc important de vérifier que leur système de paie s’intègre aux principales solutions logicielles RH que vous utilisez déjà. 

Vous pouvez également vous attendre à bénéficier d’une assistance client de premier ordre de la part d’une société PEO, puisque vous l’engagez essentiellement pour gérer vos processus de paie de bout en bout.

Avantages

L’intérêt principal réside dans l’accès à des capacités en matière de paie et de RH qu’une petite organisation ne souhaite pas nécessairement développer en interne.

Les PEO peuvent combiner le traitement de la paie avec l’administration des avantages sociaux, l’assistance en matière de conformité, l’intégration des nouveaux salariés et d’autres services RH. Pour une équipe RH réduite, cela peut supprimer une quantité importante de tâches administratives.

En contrepartie, vous entrez dans une relation beaucoup plus large qu’avec un fournisseur de paie classique. Il est important de comprendre précisément quelles responsabilités vous incombent et lesquelles relèvent de la PEO avant de signer un accord.

Fonctionnalités

Les services PEO comprennent généralement :

• Traitement de la paie : Le PEO aide à calculer et à traiter la paie des employés.
• Gestion des impôts sur la paie : Les déclarations fiscales et les versements sont pris en charge dans le cadre de l’accord de coemploi.
• Gestion des avantages sociaux : Les employés peuvent avoir accès aux régimes de santé, de retraite et autres régimes d’avantages sociaux proposés par l’intermédiaire du PEO.
• Assistance en matière de conformité : Les prestataires contribuent à gérer les exigences réglementaires liées à l’emploi.
• Indemnisation des accidents du travail et gestion des risques : De nombreux PEO proposent des services plus étendus liés aux risques professionnels.
• Libre-service pour les employés : Les employés peuvent accéder aux informations relatives à leur paie, à leurs impôts et à leurs avantages sociaux via la plateforme du prestataire.

8. Logiciels et services de paie internationaux

Les solutions logicielles de paie internationales associent un logiciel de paie sophistiqué capable de gérer les paiements dans plusieurs devises à un service client et à une gestion de la paie assurés par le prestataire de paie. 

Dans ce modèle, vous êtes responsable de la mise à jour des données de vos employés dans le système logiciel de paie internationale. En revanche, votre prestataire de paie est responsable du traitement de la paie pour votre compte et veille au respect des obligations fiscales dans toutes les juridictions où vous employez du personnel.

Avantages

Sans plateforme centralisée, la paie multi-pays peut se transformer en un projet récurrent de rapprochement impliquant différents prestataires, devises, échéances et formats de reporting.

Les logiciels de paie internationaux sont conçus pour regrouper ces processus. Votre équipe peut consulter les informations relatives à la rémunération et à la paie dans différentes régions, tandis que les calculs et exigences locaux sont gérés au niveau de chaque pays.

Cela peut réduire la coordination manuelle qui incomberait autrement aux équipes chargées de la paie, des ressources humaines et des finances à chaque cycle de paie.

Fonctionnalités

Les plateformes de paie internationales et multi-pays peuvent inclure :

• Paiements multidevises : Calculer et verser les rémunérations dans les devises locales des employés.
• Calculs de paie spécifiques à chaque pays : Appliquer les impôts locaux, les retenues obligatoires et les cotisations sociales.
• Déclarations de paie locales : Prendre en charge les exigences de déclaration et de versement propres à chaque pays.
• Rapports sur la paie internationale : Consolider les données relatives à la rémunération et au coût de la main-d’œuvre dans différents pays.
• Paiements aux employés et aux contractuels : Gérer différentes catégories de travailleurs au moyen de la même plateforme.
• Assistance en matière de conformité locale : Tenir compte des exigences de paie et d’emploi propres à chaque juridiction.
• Services d’employeur officiel : Certains prestataires proposent également des services d’employeur officiel dans les pays où vous ne disposez pas de votre propre entité juridique.

Cette catégorie devient plus intéressante à mesure que le nombre de pays dans lesquels vous exercez vos activités augmente. La principale question est de savoir si vous avez besoin d’un logiciel pour coordonner la paie entre vos entités existantes, d’un service de paie internationale géré, d’un employeur officiel ou d’une combinaison de ces trois solutions. 

(Remarque : si vous souhaitez aller plus loin et vous décharger entièrement des aspects juridiques liés à l’embauche de salariés internationaux, un service d’employeur officiel serait un meilleur choix.) 

Autres options de paie

Il existe d’autres configurations de paie qui méritent d’être mentionnées. Toutefois, elles ne sont pas très conviviales. Parmi les autres options figurent : 

• Logiciel de paie sur site : Il s'agit d'un logiciel de paie installé localement sur les serveurs de l'entreprise et qui fonctionne indépendamment des autres logiciels RH. Le principal avantage d'un système de paie sur site est qu'il offre davantage de contrôle sur la sécurité et la personnalisation des données, contrairement aux logiciels de paie standards hébergés en ligne.
  
  Toutefois, les solutions sur site nécessitent un investissement initial important en matière de mise en œuvre et de ressources informatiques, ainsi qu'une maintenance continue pour garantir que le logiciel reste à jour avec l'évolution de la réglementation fiscale et éviter les responsabilités.
• Logiciel de paie à code source ouvert : Les logiciels de paie à code source ouvert permettent une personnalisation étendue et sont généralement plus économiques, puisqu'ils n'impliquent aucun frais de licence. Toutefois, la mise en œuvre et la maintenance d'un système de paie à code source ouvert nécessitent un niveau important d'expertise technique par rapport à un logiciel de paie standard, ce qui en fait une option bien moins attrayante pour la plupart des organisations.
• Logiciel de comptabilité : Si votre entreprise est très petite, vous pourrez peut-être vous en sortir en utilisant un logiciel de comptabilité RH proposant des fonctionnalités de paie. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez payer vos employés au moyen de chèques de paie physiques, mais cela nécessite une saisie manuelle des données et l'impression des chèques. Cela oblige également vos employés à effectuer des démarches supplémentaires pour déposer leurs revenus sur leur compte bancaire. Pour ces raisons, cette option est également moins intéressante pour la plupart des entreprises. 

À mon avis, ces solutions de paie alternatives sont dépassées et offrent une expérience loin d'être idéale à toute personne chargée de gérer ou d'utiliser régulièrement le logiciel.

Je recommande plutôt d'approfondir vos recherches sur les logiciels de paie hébergés en ligne, la paie proposée sous forme de module ou les services de paie afin de trouver le meilleur logiciel de paie avec dépôt direct pour votre entreprise.

Trouver la solution de paie adaptée

Une fois que vous savez quel type de logiciel de paie convient à votre équipe, l'étape logique suivante consiste à établir son budget, en particulier si vous gérez la paie dans plusieurs pays, où les structures tarifaires varient considérablement selon le modèle de service et les effectifs. Si tel est votre cas, l'analyse des coûts des services de paie internationaux  présente ce que vous pouvez vous attendre à payer pour les modèles d'EOR, de gestion des prestataires et de consolidation des entreprises, afin que vous puissiez évaluer vos options avec des chiffres concrets.

Choisir la bonne solution de paie implique une analyse approfondie des besoins et des capacités de votre organisation. Il est essentiel de veiller à ce que le logiciel ou le service choisi allège votre charge de travail et réduise les erreurs humaines.