La guida del leader aziendale all’automazione dei processi HR

Gli esempi vanno dall'ufficio dello sceriffo della contea di Osceola, che ha semplificato il proprio processo di assunzione, passando da un sistema basato sulla carta a uno completamente digitale e semi-automatizzato, riducendo significativamente i tempi di assunzione, a KPMG Belgium, che ha automatizzato la propria funzione di elaborazione delle buste paga, migliorando precisione ed efficienza.

Per i professionisti HR, si tratta di ridurre il lavoro manuale… Più automazione e integrazione dei flussi di lavoro si riescono a ottenere, meglio è.

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Crystal Pinney-Ramos

Stratega della tecnologia HR @ cClearHR Opens new window

Può essere applicata a un'ampia gamma di attività, come la pianificazione delle ferie, il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, la gestione dei percorsi dei talenti o i sistemi di elaborazione delle buste paga.

• Gestione delle uscite: Automatizzare o utilizzare l'IA nel processo di uscita dei dipendenti garantisce una comunicazione coerente, gestisce la documentazione di uscita e revoca senza problemi l'accesso ai sistemi, riducendo i rischi per la sicurezza e migliorando l'esperienza dei dipendenti in uscita.
• Richieste di rimborso spese: Automatizzare le richieste di rimborso spese accelera i processi di rimborso, riduce gli errori nelle approvazioni e garantisce la conformità alle politiche aziendali.
• Presentazione delle dichiarazioni fiscali: Gli strumenti automatizzati per la presentazione delle dichiarazioni fiscali calcolano ed elaborano accuratamente le imposte sulle buste paga, rispettando le scadenze di conformità ed evitando sanzioni costose.
• Gestione del tempo: Gli strumenti di monitoraggio del tempo automatizzano i registri delle presenze e si integrano con le buste paga, facendo risparmiare tempo e garantendo che i dipendenti siano retribuiti correttamente.

Riducendo l'errore umano e liberando i professionisti HR affinché possano concentrarsi sulle iniziative strategiche, l'automazione migliora l'efficienza organizzativa e l'esperienza dei dipendenti.

Ad esempio, l'integrazione di una piattaforma di reclutamento basata sull'IA offre ai team HR l'opportunità di automatizzare attività come lo screening dei curriculum, la programmazione dei colloqui e le e-mail di follow-up, consentendo loro di concentrarsi su iniziative di assunzione più strategiche.

I professionisti in possesso delle principali certificazioni HRIS sono nella posizione migliore per guidare le iniziative di automazione HR.

In che modo l'automazione HR può apportare vantaggi alla tua organizzazione?

L'automazione HR fa più che ridurre il lavoro manuale: migliora l'esperienza dei dipendenti, sostiene la crescita aziendale e consente di prendere decisioni più intelligenti. Se utilizzata strategicamente, l'automazione permette alle risorse umane di concentrarsi su ciò che conta: le persone.

Scopri quanto tempo potresti risparmiare grazie all'automazione valutando come ti posizioni rispetto al professionista HR medio.

Eliminare il lavoro manuale, non il tocco umano

L'automazione elimina attività ripetitive come il monitoraggio del tempo, le checklist di onboarding e l'amministrazione dei benefit, riducendo gli errori e facendo risparmiare ore. Ma le risorse umane riguardano le persone, non solo i processi: i sistemi automatizzati dovrebbero migliorare le interazioni, non sostituirle. Invece di un'e-mail standardizzata per il decimo anniversario lavorativo, perché non attivare un invito a una celebrazione durante un incontro aziendale?

Scalabilità: crescere senza sovraccaricare l'amministrazione

Le attività delle risorse umane aumentano man mano che le aziende crescono, ma l'automazione garantisce che non diventino colli di bottiglia. Ad esempio:

Amministrazione dei benefit: i sistemi automatizzati per la gestione dei benefit possono supportare l'inserimento di nuovi dipendenti, modificare le opzioni di copertura e integrarsi con fornitori terzi man mano che la forza lavoro si espande.

Assunzioni: una piccola azienda può iniziare con un semplice sistema di tracciamento dei candidati, ma con la crescita dell'azienda lo stesso strumento può essere ampliato per gestire centinaia di candidati, integrandosi al contempo con piattaforme aggiuntive come software per colloqui video o strumenti di selezione basati sull'intelligenza artificiale.

Dati dei dipendenti: gli strumenti di automazione delle risorse umane possono adattarsi alla gestione di database di dipendenti in crescita, garantendo una conservazione accurata dei dati, la conformità normativa e il monitoraggio delle prestazioni senza la necessità di ulteriore lavoro amministrativo.

Amministrazione dei contratti: gli strumenti per la firma elettronica offrono numerosi vantaggi, tra cui l'automazione dei flussi di approvazione, la riduzione dei ritardi nell'ottenimento delle firme e la disponibilità di un registro sicuro e verificabile di tutti i documenti firmati.

Funzionalità self-service: i sistemi automatizzati consentono ai dipendenti di gestire gran parte del carico amministrativo durante l'intero ciclo di vita del dipendente.

Inviare e monitorare le richieste di permesso, completare l'onboarding con configurazioni IT automatizzate e accedere alle applicazioni e agli strumenti necessari tramite l'accesso automatizzato alle app, come i piani di assicurazione sanitaria o pensionistici, quando preferiscono.

Sfruttare l'automazione aiuta inoltre a migliorare le funzionalità operative dei sistemi HRIS, riducendo gli errori manuali e aumentando l'efficienza.

Risorse umane basate sui dati: decisioni più intelligenti e rapide

Le moderne piattaforme di reclutamento per le risorse umane forniscono informazioni in tempo reale sulle tendenze retributive, sui rischi di turnover e sul coinvolgimento dei dipendenti.

I moderni strumenti di analisi delle risorse umane come Deel, PerformYard e ADP Workforce Now portano l'analisi dei dati a un livello superiore. Queste piattaforme aggregano i dati in tempo reale e forniscono informazioni utili all'azione tramite dashboard e report intuitivi. Ad esempio:

ADP Workforce Now: integra i dati relativi a paghe e benefit per rivelare le correlazioni tra le strategie retributive e la fidelizzazione dei dipendenti.

Deel: ideale per una forza lavoro globale, le funzionalità di Deel possono aiutarti a comprendere i costi delle paghe globali e ad anticipare gli aumenti retributivi nel tempo.

PerformYard: fornisce un motore di analisi che aiuta a filtrare i dati relativi alle prestazioni per individuare tendenze, confrontare i reparti o identificare i dipendenti con le migliori prestazioni ai fini della pianificazione della successione. 

Ridurre gli sprechi e aumentare la sostenibilità

Automatizzare i processi delle risorse umane non è solo efficiente: è anche rispettoso dell'ambiente. I documenti digitali riducono lo spreco di carta, mentre i sistemi basati sul cloud diminuiscono la dipendenza da stampanti e schedari. Le aziende possono risparmiare fino a 25 ore alla settimana semplicemente eliminando il recupero dei documenti smarriti.

Integrare i servizi RPO con l'automazione delle risorse umane può semplificare ulteriormente i processi di assunzione, riducendo lo spreco di tempo, impegno e materiali.

11 processi delle risorse umane per risparmiare tempo attraverso l'automazione

L'automazione può essere utilizzata per migliorare numerosi processi delle risorse umane. Ad esempio:

1. Dati dei dipendenti e gestione delle informazioni

La gestione dei dati e dei documenti dei dipendenti richiede notoriamente molto tempo ed è soggetta a errori. Ecco alcuni modi in cui l'automazione può essere d'aiuto:

• Riduzione dell'inserimento manuale: Le integrazioni tra i sistemi software riducono gli errori e la necessità di aggiornare più di una volta le modifiche ai dati personali, alle qualifiche professionali, alla retribuzione, ai benefit e ad altri dati fondamentali.
• Gestione efficiente dei documenti: I sistemi di gestione dei dipendenti automatizzati offrono spesso funzionalità per il caricamento sicuro dei documenti, il controllo delle versioni e gli avvisi di scadenza per i documenti che richiedono un rinnovo periodico, come certificazioni o licenze. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi dei sistemi di gestione dei dipendenti.
• Avvisi e promemoria automatizzati: Strumenti come un HRMS possono inviare automaticamente avvisi e promemoria per date importanti relative alla gestione dei dipendenti, come la conclusione del periodo di prova, i rinnovi dei contratti o le scadenze relative alla conformità.
• Ottimizzazione di report e analisi: Il software può generare automaticamente report dettagliati e analisi su diverse metriche HR, come il numero di dipendenti, i tassi di turnover, i dati demografici e le metriche di conformità. L'integrazione di strumenti per la rendicontazione delle spese può ottimizzare ulteriormente il monitoraggio finanziario e garantire la conformità alle politiche aziendali.

2. Selezione del personale

Sebbene sia importante evitare di utilizzare troppa automazione (dopotutto, il recruiting è una funzione fortemente incentrata sulle persone), alcuni modi in cui l'automazione può essere utilizzata per migliorare il processo di selezione del personale includono:

• Pubblicazione e distribuzione automatizzate delle offerte di lavoro: Molti sistemi di tracciamento dei candidati (ATSs) consentono di pubblicare contemporaneamente le posizioni aperte su più piattaforme, tra cui bacheche di annunci di lavoro, canali social e siti aziendali dedicati alle carriere.
• Selezione e classificazione dei curriculum: Gli strumenti automatizzati per la selezione dei curriculum possono analizzare e valutare i curriculum sulla base di criteri predefiniti, come competenze, esperienza e istruzione, e formulare raccomandazioni.
• Ricerca dei candidati: Alcuni strumenti per la ricerca dei candidati utilizzano l'IA per cercare candidati su diverse piattaforme e database online.
• Pianificazione dei colloqui: Alcuni strumenti di automazione della selezione del personale possono coordinare i calendari e programmare i colloqui senza bisogno di comunicazioni ripetute. I candidati possono scegliere tra le fasce orarie disponibili; i calendari di tutte le parti coinvolte vengono aggiornati automaticamente e vengono inviati promemoria.
• Dati e metriche: Gli ATSs e gli strumenti di analisi della selezione del personale possono automatizzare la raccolta dei dati e la creazione di report per ottenere metriche e analisi avanzate della selezione del personale.

3. Inserimento dei nuovi dipendenti

L'inserimento dei nuovi dipendenti è un altro processo ideale per l'automazione. I modi in cui l'automazione può migliorare il processo di inserimento includono:

• Attività amministrative: L'automazione può aiutare a svolgere attività come l'inserimento dei dati dei nuovi assunti nel sistema HRIS e nel software per le buste paga, nonché l'invio di e-mail di benvenuto, documenti e materiali formativi.
• Comunicazione coerente: È possibile programmare e-mail o messaggi automatizzati per aggiornare i nuovi assunti su ciò che li aspetta, ricordare loro le attività da completare o fornire informazioni utili sulla cultura aziendale o sui loro ruoli specifici.
• Raccolta dei feedback: L'automazione può facilitare la raccolta dei feedback dei nuovi assunti durante tutto il processo di inserimento. Ciò può includere sondaggi automatizzati o momenti di verifica nelle varie fasi del processo.

4. Gestione delle prestazioni

La gestione delle prestazioni è notoriamente difficile da realizzare correttamente. L'automazione può contribuire a migliorare il processo di gestione delle prestazioni:

• Programmazione delle valutazioni delle prestazioni: I cicli di valutazione delle prestazioni possono essere programmati affinché si ripetano automaticamente secondo intervalli prestabiliti (ad esempio, trimestralmente, semestralmente o annualmente), con promemoria automatici per completare i feedback.
• Riconoscimenti e premi: L'automazione può facilitare il riconoscimento e la ricompensa delle buone prestazioni e dei comportamenti desiderati. Ad esempio, è possibile configurare una piattaforma per il riconoscimento dei dipendenti affinché riconosca risultati o traguardi e suggerisca premi appropriati, come bonus, promozioni o riconoscimenti pubblici.

5. Buste paga e benefit per i dipendenti

In un processo amministrativo e inflessibile come quello delle buste paga, l'automazione è una vera manna dal cielo per molti. Il software automatizzato per le buste paga può aiutare con:

• Riduzione degli errori: l'automazione contribuisce a ridurre gli errori garantendo che i calcoli relativi a stipendi, detrazioni e imposte vengano effettuati accuratamente sulla base delle normative più recenti e delle politiche organizzative.
• Report e analisi: i sistemi automatizzati forniscono funzionalità di reportistica in tempo reale che possono aiutare la dirigenza a comprendere più dettagliatamente le spese per il personale. Questi report possono includere analisi dei costi del lavoro, delle spese dipartimentali e dati comparativi storici.

6. Gestione delle spese 

La gestione delle spese è uno di quei processi macchinosi che non piace particolarmente a nessuno. Tuttavia, l'automazione può contribuire a semplificare il processo attraverso:

• Acquisizione dei dati di ricevute e spese: i sistemi automatizzati semplificano la registrazione delle spese consentendo ai dipendenti di caricare le ricevute usando i propri smartphone. I sistemi moderni utilizzano spesso la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre automaticamente i dati rilevanti dalle ricevute, riducendo l'inserimento manuale dei dati e il rischio di errori.
• Applicazione delle politiche: l'automazione contribuisce ad applicare automaticamente le politiche sulle spese convalidando le richieste rispetto alle regole e ai limiti stabiliti dall'azienda. Ad esempio, se una spesa supera una soglia prestabilita o non rientra nelle linee guida della politica, il sistema può segnalarla per la revisione o rifiutarla automaticamente. In questo modo si garantisce il rispetto delle politiche e si contribuisce a prevenire richieste fraudolente.
• Flussi di approvazione: i sistemi automatizzati per la gestione delle spese possono inoltrare automaticamente i rapporti sulle spese ai responsabili appropriati per l'approvazione sulla base di regole predefinite, come l'importo della spesa o il dipartimento.

Ancora confuso? Inizia da qui: spiegazione del software per la gestione delle spese

7. Apprendimento e sviluppo

L'apprendimento e lo sviluppo continui sono fattori chiave per il successo organizzativo. L'automazione può aiutare in questo processo attraverso:

• Percorsi di apprendimento personalizzati: l'automazione contribuisce a creare percorsi di apprendimento personalizzati per i dipendenti in base al ruolo, alle competenze, alle aspirazioni professionali e ai dati sulle prestazioni. Le piattaforme basate sull'intelligenza artificiale possono consigliare corsi, workshop, programmi di formazione, progetti e ruoli più pertinenti alle esigenze di sviluppo individuali.
• Gestione dei contenuti: i sistemi basati sull'intelligenza artificiale possono consigliare aggiornamenti o identificare le aree in cui i contenuti potrebbero essere obsoleti, garantendo che i materiali di formazione rimangano pertinenti ed efficaci.
• Analisi dei dati e report: può essere difficile misurare l'efficacia dei programmi di apprendimento e sviluppo. L'automazione può aiutare fornendo informazioni sui livelli di coinvolgimento, sui tassi di completamento e sui miglioramenti delle prestazioni dopo la formazione.
• Valutazioni adattive: sebbene siano ancora in una fase iniziale, vengono sviluppati strumenti di intelligenza artificiale in grado di creare valutazioni personalizzate che si adattano in tempo reale in base alle risposte dei dipendenti. Scopri di più nel nostro articolo sui metodi di valutazione dei dipendenti.

8. Gestione della conformità

Tenere sotto controllo la conformità può essere difficile; l'automazione può aiutare fornendo:

• Aggiornamenti e avvisi automatizzati: le normative e i requisiti legali possono cambiare frequentemente. Il software automatizzato per la conformità è predisposto per ricevere aggiornamenti sulle nuove leggi e normative, che possono poi essere integrati nei flussi di lavoro esistenti. Questi sistemi possono inoltre avvisare i team delle risorse umane delle scadenze o dei cambiamenti relativi alla conformità che richiedono attenzione, garantendo che l'azienda rimanga sempre conforme.
• Tracce di controllo: i sistemi automatizzati mantengono registri dettagliati di tutte le attività delle risorse umane, fornendo una traccia di controllo che può essere preziosa durante gli audit interni o esterni. Questa conservazione dei registri è essenziale per dimostrare la conformità alle leggi e alle normative sul lavoro.

9. Accesso ad app e strumenti

Concedere tempestivamente ai dipendenti l'accesso agli strumenti e alle app di cui hanno bisogno aumenta la produttività, soprattutto per i nuovi assunti e i membri del team che stanno cambiando ruolo. L'automazione garantisce che questi processi siano efficienti, sicuri e privi di errori:

• Autorizzazioni basate sul ruolo: i sistemi automatizzati assegnano l’accesso alle applicazioni e agli strumenti in base al ruolo lavorativo di un dipendente. Ad esempio, un membro del gruppo di marketing potrebbe ottenere automaticamente l’accesso a strumenti come Google Analytics, Slack e il sistema di gestione dei contenuti, mentre a un membro del gruppo IT viene concesso l’accesso a programmi tecnici e all’infrastruttura. Ciò riduce i ritardi nell’inserimento dei nuovi dipendenti e garantisce coerenza in tutta l’organizzazione.
• Richieste automatizzate di accesso alle applicazioni: i dipendenti possono richiedere ulteriori autorizzazioni tramite un portale ad accesso autonomo, dove l’automazione inoltra la richiesta al responsabile appropriato per l’approvazione. Una volta approvata, il sistema concede automaticamente l’accesso, riducendo al minimo il coinvolgimento del gruppo IT e i tempi di attesa.
• Registri di controllo per la sicurezza: gli strumenti automatizzati conservano registri dettagliati di chi ha accesso a cosa, facilitando il monitoraggio e la gestione delle autorizzazioni. Ciò è particolarmente importante per le verifiche di conformità e sicurezza.

10. Gestione del tempo

Una gestione efficiente del tempo è un fattore chiave per un’elaborazione accurata delle buste paga, il monitoraggio della produttività e la conformità. L’automazione semplifica questi processi, garantendo precisione e riducendo gli oneri amministrativi:

• Monitoraggio automatizzato delle presenze: gli strumenti di rilevazione del tempo registrano automaticamente entrate e uscite, eliminando gli errori di inserimento manuale. I dipendenti possono utilizzare applicazioni mobili, sistemi biometrici o lettori di schede per registrare il proprio orario, che viene integrato direttamente nei sistemi di gestione delle buste paga per calcoli fluidi.
• Automazione dei fogli delle ore: i fogli delle ore vengono compilati automaticamente sulla base dei dati sulle presenze, dell’assegnazione ai progetti o degli strumenti di monitoraggio delle attività. Dipendenti e responsabili possono esaminarli e approvarli con pochi clic, garantendo accuratezza e invii tempestivi.
• Gestione delle pause e degli straordinari: i sistemi automatizzati monitorano la durata delle pause e gli straordinari, garantendo la conformità alle leggi sul lavoro e riducendo al minimo le controversie. Gli avvisi notificano ai responsabili il superamento delle soglie o la necessità di approvazione.

11. Uscita dall’azienda

Se gestita in modo inadeguato, l’uscita dall’azienda è un processo che può comportare rischi per la sicurezza o influire negativamente sull’esperienza del dipendente in partenza. L’automazione garantisce un processo di uscita strutturato, sicuro e fluido:

• Liste di controllo per l’uscita: i sistemi automatizzati generano liste di controllo personalizzate per ogni dipendente in partenza, includendo attività come la documentazione finale, i sondaggi di uscita e il trasferimento dei benefici aziendali. Queste liste di controllo garantiscono che nessun passaggio venga tralasciato e mantengono informate tutte le parti interessate.
• Rimozione degli accessi: l’automazione revoca immediatamente l’accesso agli strumenti aziendali, agli account di posta elettronica e ai sistemi sensibili una volta confermata l’uscita del dipendente. Ciò riduce al minimo i rischi per la sicurezza e preserva l’integrità dei dati.
• Attività di conformità: automatizzare attività di conformità come l’emissione delle buste paga finali, la documentazione delle cessazioni e l’archiviazione dei registri dei dipendenti garantisce il rispetto dei requisiti legali e protegge l’organizzazione da potenziali controversie.

Funzionalità da cercare nei programmi di automazione delle risorse umane

Ogni segmento dei programmi per le risorse umane offre qualcosa di diverso in termini di automazione. Vediamo le diverse funzionalità che puoi aspettarti dalle soluzioni automatizzate e i loro vantaggi.

Per adottare le migliori pratiche nella selezione e nel monitoraggio dei candidati, considera le informazioni fornite dai fornitori multinazionali di servizi per le risorse umane, garantendo conformità ed efficienza in tutto il mondo.

Le sfide dell'automazione delle risorse umane: bilanciare efficienza e componente umana

L'automazione delle risorse umane semplifica i processi e riduce il lavoro manuale, ma è fondamentale sapere quando affidarsi alla tecnologia e quando dare priorità all'interazione umana. Sebbene l'automazione aumenti l'efficienza, non può sostituire le relazioni personali che fanno prosperare un ambiente di lavoro. Le migliori strategie per le risorse umane combinano automazione ed empatia, assicurandosi che i dipendenti si sentano valorizzati e non semplicemente gestiti come pratiche.

L'automazione non è sempre la risposta migliore

Il fatto che un'attività possa essere automatizzata non significa che debba esserlo. Immagina un dipendente che festeggia 10 anni nella tua azienda: preferirebbe ricevere un'e-mail automatizzata e impersonale o un sentito riconoscimento durante una riunione aziendale? L'automazione delle risorse umane dovrebbe migliorare, non sostituire, le interazioni significative.

La formazione e l'adozione sono importanti

L'automazione non è una soluzione da “impostare e dimenticare”. I nuovi strumenti richiedono formazione, risoluzione dei problemi e adeguamenti continui. Se i dipendenti incontrano difficoltà con un sistema automatizzato, i vantaggi in termini di efficienza scompaiono rapidamente. Un'implementazione ben pianificata garantisce che l'automazione lavori a favore del team, non contro di esso.

Scalabilità: rendi la tecnologia HR a prova di futuro

Non tutti gli strumenti di automazione crescono insieme alla tua azienda. Cerca soluzioni che si integrino perfettamente con il tuo ecosistema tecnologico per le risorse umane e offrano funzionalità modulari che si ampliano con l'evolversi della forza lavoro. Lo strumento giusto dovrebbe adattarsi a te, non il contrario.

L'intelligenza artificiale non sta sostituendo le risorse umane: le sta potenziando

L'automazione elimina le noiose attività amministrative, consentendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su ciò che conta davvero: coinvolgimento dei dipendenti, cultura e strategia. Invece di sostituire i posti di lavoro, l'intelligenza artificiale nelle risorse umane permette ai team HR di investire nell'aspetto umano del lavoro, assicurandosi che i dipendenti si sentano ascoltati, supportati e valorizzati.

In definitiva, tutto ruota attorno alle persone, e il giusto equilibrio tra tecnologia e componente umana garantisce che l'automazione sia al servizio del tuo team, non il contrario.

Potresti ancora affidarti a processi manuali, ma se è probabile che tu superi le capacità dei tuoi sistemi o desideri che il tuo team delle risorse umane tragga vantaggio da processi più convenienti, allora vale la pena prendere in considerazione l'automazione come parte della tua trasformazione digitale delle risorse umane, in particolare se può integrarsi perfettamente con i sistemi che stai utilizzando ora.

Se hai già deciso di adottare una nuova tecnologia HR basata sull'IA, dovrai valutare come elaborare una proposta commerciale per un software HR e il processo complessivo di selezione del software HR.

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