11 Costi di Reclutamento e Come Calcolarli
Il reclutamento è una funzione aziendale cruciale che richiede un'attenta analisi. Se non monitorati adeguatamente, i costi di reclutamento possono aumentare rapidamente fuori controllo, quindi utilizza questa guida per tenerli sotto controllo e massimizzare il tuo ritorno sull'investimento.
Cosa Sono i Costi di Reclutamento?
I costi di reclutamento si riferiscono a tutte le spese associate al processo di attrazione, ricerca, colloquio e assunzione di nuovi dipendenti. Questi costi possono essere diretti o indiretti e possono variare notevolmente in base a fattori come il settore, il livello della posizione da coprire e le strategie di selezione utilizzate.
Quando tutti i costi vengono sommati e divisi per il numero di assunzioni, si ottiene il costo medio per assunzione. Naturalmente, puoi essere più dettagliato e calcolare i costi per un certo ruolo o dipartimento.
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Quali Fattori Si Usano per Calcolare i Costi di Reclutamento?
Calcolare i costi di reclutamento implica considerare una varietà di fattori, ciascuno dei quali contribuisce alle spese totali associate al processo di assunzione. Puoi comprendere meglio quali fattori incidono sui costi attraverso un audit del reclutamento.
Ecco i principali fattori utilizzati nel calcolo dei costi di reclutamento:
1. Costi di pubblicità e di pubblicazione degli annunci
- Siti e portali di lavoro: Commissioni pagate per pubblicare offerte di lavoro su piattaforme come LinkedIn, Indeed, Glassdoor, ecc.
- Pubblicità sui social media: Costi per promuovere annunci di lavoro su piattaforme come Facebook, Twitter e Instagram.
- Media stampati: Spese per la pubblicità su giornali, riviste o altre pubblicazioni cartacee.
- Mantenimento della pagina Carriere: Costi associati alla gestione e all'aggiornamento del sito aziendale dedicato alle offerte di lavoro.
2. Commissioni di agenzia di reclutamento
- Commissioni agenziali: Generalmente una percentuale sullo stipendio del nuovo assunto nel primo anno se viene utilizzata un'agenzia di selezione.
- Commissioni per ricerca su mandato: Per le società di ricerca di figure dirigenziali che richiedono il pagamento anticipato per la ricerca di posizioni di alto livello.
Tuttavia, collaborando con aziende di RPO, le imprese possono riuscire ad abbassare significativamente i costi di reclutamento mantenendo alta la qualità delle assunzioni.
3. Costi dei programmi di segnalazione dipendenti
- Bonus per segnalazione: Pagamenti o incentivi riconosciuti ai dipendenti attuali per aver segnalato con successo un candidato (piattaforme di segnalazione dipendenti possono aiutare a monitorarli).
4. Costi del team interno di reclutamento
- Stipendi e benefici: Compensi per il personale HR e di selezione coinvolto nel processo di assunzione.
- Formazione e sviluppo: Costi per la formazione continua e lo sviluppo professionale del team di reclutamento.
- Spese operative: Spese per locali, utenze e altri costi generali relativi al dipartimento di selezione.
5. Costi di colloqui e valutazione
- Viaggi e pernottamenti: Spese per il viaggio dei candidati per i colloqui, inclusi soggiorno in hotel, pasti e trasporti.
- Tempo dedicato ai colloqui: Costo del tempo impiegato da manager, HR e altri membri del team nello svolgere i colloqui (spesso calcolato sulla base della loro retribuzione oraria).
- Strumenti di valutazione: Oneri per test pre-assuntivi, valutazioni psicometriche o test di abilità somministrati ai candidati.
6. Tecnologia e strumenti per il reclutamento
- Sistemi di gestione delle candidature (ATS): Costi per i software di recruiting come i sistemi di gestione delle candidature che aiutano a gestire e snellire il processo di selezione.
- Database di curriculum: Tariffe per l’accesso a database online di curriculum di candidati.
- Servizi di verifica dei precedenti: Costi associati all’esecuzione di controlli dei precedenti, controlli creditizi e test antidroga.
- Infrastruttura IT: Costi legati alla creazione e manutenzione di una pagina carriere aziendale, inclusi i software per la pubblicazione di offerte di lavoro.
Psst. Molte piccole imprese si affidano a strumenti HR gratuiti o a soluzioni di recruiting gratuite per tenere sotto controllo le spese di assunzione.
7. Fiere del lavoro ed eventi di recruiting
- Tariffe di partecipazione agli eventi: Costi per assicurarsi uno stand o la presenza a fiere del lavoro, giornate di carriera universitarie e altri eventi di selezione.
- Materiali promozionali: Spese per brochure, banner e articoli promozionali distribuiti durante gli eventi.
- Spese di viaggio: Costi sostenuti dai recruiter per partecipare agli eventi, comprendenti trasporto, alloggio e pasti.
9. Costi vari
- Spese legali: Costi legati alla redazione di contratti di lavoro o altri servizi legali.
- Spese di trasferimento: Costi coperti dall’azienda per trasferire i nuovi assunti nella sede di lavoro.
- Costi di uscita: Se si sostituisce un dipendente, si considerano i costi di liquidazione, proseguimento dei benefit e altre spese legate al termine del rapporto.
10. Metriche di tempo ed efficienza
- Tempo per assumere: Il tempo impiegato per coprire una posizione, dalla pubblicazione dell’annuncio alla data di assunzione, spesso espresso come costo in termini di produttività persa.
- Costo per assunzione: Una metrica specifica che divide il totale dei costi di selezione per il numero di assunzioni effettuate, fornendo un costo medio per ogni nuovo dipendente.
11. Fattori economici esterni
- Condizioni di mercato: Le condizioni economiche, la scarsità del mercato del lavoro e i fattori specifici del settore possono influire sui costi di selezione.
- Competizione per i talenti: Nei settori con alta domanda, le aziende possono dover spendere di più nelle attività di recruiting per attirare i migliori professionisti.
Come calcolare i tuoi costi di selezione per la pianificazione del budget
Ecco come stimare il totale dei costi di selezione quando sviluppi il tuo budget per il recruitment.
1. Stima il tuo numero totale di assunzioni
Inizia determinando quante posizioni dovrai coprire in ogni reparto durante un determinato periodo (ad esempio, trimestrale).
Idealmente, questo dato sarà concordato tramite un esercizio collaborativo di pianificazione delle assunzioni che tenga conto anche del turnover previsto.
2. Stima i tuoi costi fissi
- Costi del team interno di selezione: Includono salari, benefit e altri compensi pagati al team HR e recruiting in un determinato periodo. Puoi anche approfondire stimando il costo del tempo dei responsabili delle assunzioni e degli altri membri del team.
- Sovraccosti operativi: Considera il costo dello spazio ufficio, delle utenze e dei materiali usati dal team di selezione.
3. Costi variabili di selezione
- Costi pubblicitari: Stima l'importo totale che spenderai per annunci di lavoro, pubblicità online, promozioni sui social media e qualsiasi altro sforzo di marketing.
- Commissioni di agenzia: Stima qualsiasi tariffa che pagherai a società di reclutamento esterne ad esempio, se stai assumendo per ruoli difficili da coprire, hai dati passati che ti dicano quanti sono stati assunti tramite recruiter?
- Considera i bonus per segnalazione: Sempre utilizzando dati passati, se li hai, stima qualsiasi ricompensa che pagherai ai dipendenti per segnalazioni di candidati andate a buon fine.
- LinkedIn e altre piattaforme: Costi per licenze o abbonamenti a strumenti di recruiting su LinkedIn e altre piattaforme per l'assunzione.
4. Stima i costi tecnologici per il recruiting
- Applicant tracking system: Includi le tariffe per qualsiasi ATS o altro software per il reclutamento che utilizzi.
- Strumenti di valutazione: Aggiungi i costi per eventuali software di testing per candidati o strumenti di screening.
- Altri costi tecnologici di recruiting: Considera eventuali altre spese correlate alla tecnologia, come l’accesso a database di CV o software per la verifica dei precedenti.
5. Calcola il costo per assunzione
Costo totale di reclutamento: Somma tutti i costi dei passaggi precedenti per ottenere una stima delle tue spese totali di recruiting.
Costo per assunzione: Dividi il costo totale di reclutamento per il totale delle assunzioni effettuate.
Esempio di calcolo
- Numero totale di assunzioni: 20
- Costi fissi: $80,000
- Costi variabili di reclutamento: $20,000
- Costi della tecnologia di recruiting: $10,000
Costo totale di reclutamento:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00
Costo per assunzione:
95,000/20 = 4,750
In questo caso, il tuo costo per assunzione sarebbe di $4,750.
Questo metodo ti consente di avere una chiara visione di quanto costa alla tua organizzazione assumere ogni nuovo dipendente e può aiutarti a individuare aree in cui puoi ridurre le spese o migliorare l’efficienza, ad esempio: una certa job board costa molto ma non porta candidati?
10 Best Practice per Ridurre e Controllare i Costi di Reclutamento
Ovviamente tutti vogliamo ottenere di più spendendo meno, quindi come puoi abbassare i costi di recruiting migliorando al contempo altri indicatori di prestazione come la qualità delle assunzioni?
1. Pianificazione efficace
Trovare il talento giusto inizia con una pianificazione attenta, e il fatto che tu stia leggendo questo articolo è già un ottimo inizio!
Un piano ben definito aiuta a allocare le risorse in modo efficace, minimizzando le spese non necessarie per il recruiting e per l’onboarding dei nuovi assunti, e migliora la candidate experience. Aiuta anche a evitare errori di assunzione e over-hiring.
Inoltre, un piano di assunzioni ben eseguito considera non solo il reclutamento dei nuovi dipendenti, ma anche il loro successo e la loro permanenza a lungo termine in azienda (il che può ridurre la necessità di nuove assunzioni).
Per esempio, aiuta a definire ruoli e responsabilità e apre discussioni su mobilità interna e sviluppo.
2. Costruisci un forte employer brand
Investire nel tuo employer brand ti aiuterà ad attrarre candidati e a ridurre il bisogno di pubblicità costose, portando a un volume più alto di candidature di qualità.
Al centro della tua employer brand c’è la tua proposta di valore come datore di lavoro (EVP), ovvero ciò che offri in cambio del lavoro di un dipendente.
Una EVP ben definita ti aiuterà a trattenere i dipendenti attuali e ad attrarre i candidati giusti per i tuoi ruoli.
3. Automatizza
Sebbene gran parte dell’attività di recruiting richieda creatività e la capacità di entrare in relazione personale con i candidati, esiste una considerevole quantità di compiti ripetitivi e inefficienze.
L’automazione del recruiting consente di automatizzare molti di questi compiti per ridurre l’attività amministrativa e permettere al team di selezione di concentrarsi su questioni più importanti, come parlare con i candidati e snellire ulteriormente il processo di selezione.
I compiti migliori da automatizzare includono:
- Pubblicazione delle descrizioni delle posizioni aperte
- Comunicazioni, ad esempio rifiuti, informazioni o promemoria
- Pianificazione dei colloqui
- Generazione di report.
Scopri la nostra raccolta dei migliori software automatici per il recruiting per vedere quali sistemi eccellono in quest’area.
4. Sfrutta i dipendenti attuali
I dipendenti già in forza sono un’ottima fonte per trovare nuovi candidati perché conoscono i ruoli e l’organizzazione.
Se il tuo employer brand e la tua EVP sono solidi, allora non dovrebbe essere troppo difficile, ma puoi sempre incentivare e facilitare il processo mantenendo tutti aggiornati sulle posizioni aperte da condividere.
Puoi anche coinvolgere i dipendenti attuali nelle attività di recruitment marketing e farli raccontare esperienze e testimonianze sul sito o sui social, valorizzando la cultura aziendale.
5. Implementa una buona igiene dei dati
Abbassare i costi di recruiting vuol dire monitorare il processo di selezione ed evidenziare inefficienze. Per farlo serve disporre di dati di qualità che rappresentino la realtà.
Il modo migliore è assicurarsi di fare follow-up regolarmente, confrontarsi con il proprio team e i manager per aiutarli a consolidare l’abitudine di inserire e aggiornare le informazioni.
Ad esempio, per assicurarsi che le chiamate di screening vengano registrate nel sistema, imposta un KPI dedicato e controlla periodicamente.
Se invece vuoi essere certo che i responsabili inseriscano i loro feedback, confrontati dopo ogni colloquio e verifica che il feedback sia di buona qualità.
6. Ottimizza le offerte di lavoro
Vorrai che le tue offerte di lavoro raggiungano il maggior numero possibile di candidati qualificati. Sviluppare una buona strategia di recruiting SEO ti aiuterà a valorizzare ogni pubblicazione.
Inoltre, scrivere offerte di lavoro chiare e mirate attirerà i candidati più adatti e ridurrà il volume delle candidature non idonee.
Per suggerimenti, consulta l’ottima guida di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione della posizione.
7. Formazione
Investi nella formazione dei team interni per migliorare competenze in ambiti quali sourcing, colloqui e negoziazione. Questo dovrebbe ripagarsi nel tempo.
8. Assumi internamente
Il talento di cui hai bisogno potrebbe già essere presente nella tua organizzazione, evitando così di dover cercare all’esterno.
Uno dei modi per farlo è implementare efficaci strategie di apprendimento e sviluppo e diventare una organizzazione basata sulle competenze.
Anziché concentrarsi su titoli di lavoro e posizioni, il focus principale diventa sulle competenze e abilità uniche dei tuoi collaboratori e su come svilupparle e impiegarle al meglio per rispondere alle esigenze aziendali.
9. Esternalizza
L’outsourcing del processo di recruiting può contribuire ad abbattere i costi facendo risparmiare tempo e risorse nella ricerca dei candidati e in genere anche nella fase dei colloqui, aiutando le parti a stabilire se sia un buon match reciproco.
Le opzioni includono un servizio professionale di selezione, un’organizzazione professionale per datori di lavoro o un employer of record.
10. Sfrutta strumenti gratuiti o economici
L’uso di strumenti gratuiti o a basso costo può ridurre notevolmente le spese di recruiting senza compromettere l’efficienza. Ad esempio, riduci i costi complessivi affidandoti a una soluzione payroll gratuita che semplifichi la gestione stipendi insieme alle attività di selezione.
Sfruttando piattaforme online e software con commissioni nulle o basse, le aziende possono ridurre le spese per le agenzie di reclutamento, i costi di marketing e le attività amministrative, rendendo più facile gestire il processo di selezione anche con un budget limitato.
