11 Costi di Reclutamento e Come Calcolarli
Il reclutamento è una funzione aziendale cruciale che richiede un attento esame. Se non tenuti sotto controllo, i costi di assunzione possono salire rapidamente; utilizza questa guida per gestirli e massimizzare il ritorno sull'investimento.
Cosa sono i costi di reclutamento?
I costi di reclutamento si riferiscono a tutte le spese associate al processo di attrazione, ricerca, selezione e assunzione di nuovi dipendenti. Tali costi possono essere diretti o indiretti e possono variare notevolmente a seconda di fattori come il settore, il livello della posizione da coprire e le strategie di assunzione adottate.
Quando tutti i costi vengono sommati e divisi per il numero di assunzioni, si ottiene il costo medio per assunzione. Naturalmente, puoi essere più specifico e calcolare i costi per un certo ruolo o dipartimento.
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Quali fattori vengono utilizzati per calcolare i costi di reclutamento?
Calcolare i costi di reclutamento implica considerare una varietà di fattori, ognuno dei quali contribuisce alle spese totali associate al processo di assunzione. Puoi comprendere meglio quali fattori guidano i costi attraverso un audit di reclutamento.
Ecco i principali fattori utilizzati nel calcolo dei costi di reclutamento:
1. Costi di pubblicità e inserzione di offerte di lavoro
- Portali di lavoro e siti web: Tariffe pagate per pubblicare offerte di lavoro su piattaforme come LinkedIn, Indeed, Glassdoor, ecc.
- Pubblicità sui social media: Costi per promuovere annunci di lavoro su piattaforme come Facebook, Twitter e Instagram.
- Media cartacei: Spese per annunci su giornali, riviste o altre pubblicazioni stampate.
- Mantenimento della pagina carriera: Costi associati alla manutenzione e all'aggiornamento del sito delle carriere aziendale.
2. Costi per agenzie di selezione
- Commissioni delle agenzie: Di solito una percentuale del primo anno di stipendio del nuovo assunto se si utilizza una agenzia di reclutamento.
- Spese di ricerca a mandato esclusivo: Per le società di ricerca di alti profili che richiedono un pagamento anticipato per trovare posizioni di livello manageriale.
Tuttavia, collaborando con aziende RPO, le imprese possono ridurre notevolmente i costi di reclutamento mantenendo alte la qualità delle assunzioni.
3. Costi dei programmi di segnalazione interna
- Bonus di segnalazione: Pagamenti o incentivi offerti ai dipendenti attuali per le segnalazioni di candidati andate a buon fine (piattaforme di segnalazione dipendenti possono aiutare a monitorarli).
4. Costi del team di recruiting interno
- Stipendi e benefit: Retribuzione per il personale HR e di selezione coinvolti nel processo di assunzione.
- Formazione e sviluppo: Costi di formazione continua e sviluppo professionale per il team di recruiting.
- Spese operative: Spazio ufficio, utenze e altri costi generali relativi al dipartimento di reclutamento.
5. Costi per colloqui e valutazioni
- Viaggio e alloggio: Spese per far arrivare i candidati ai colloqui, inclusi hotel, pasti e trasporti.
- Tempo dedicato ai colloqui: Il costo delle ore impiegate da manager, HR e altri membri del team per i colloqui (spesso calcolato in base alla loro retribuzione oraria).
- Strumenti di valutazione: Tariffe per test pre-assunzione, valutazioni psicometriche o prove di competenza somministrate ai candidati.
6. Costi di tecnologia e strumenti di reclutamento
- Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS): Costi per software di recruiting come i sistemi di gestione delle candidature che aiutano a gestire e semplificare il processo di selezione.
- Banche dati di CV: Tariffe per l’accesso a database online di curriculum dei candidati.
- Servizi di controllo dei precedenti: Costi associati all’esecuzione di verifiche sui precedenti, controlli del credito e test antidroga.
- Infrastruttura IT: Costi legati alla creazione e manutenzione della pagina delle carriere aziendali, compresi i software per la pubblicazione di annunci.
Psst. Molte piccole imprese ricorrono a strumenti HR gratuiti o a sistemi di selezione gratuiti per tenere sotto controllo le spese di recruiting.
7. Fiere del lavoro ed eventi di recruiting
- Tariffe di partecipazione agli eventi: Costi per assicurare uno stand o una presenza a fiere del lavoro, giornate del lavoro universitarie e altri eventi di recruiting.
- Materiali di marketing: Spese per brochure, banner e articoli promozionali distribuiti durante gli eventi.
- Costi di viaggio: Spese sostenute dai recruiter per partecipare agli eventi, inclusi trasporto, alloggio e pasti.
9. Costi vari
- Spese legali: Costi relativi alla redazione dei contratti di lavoro o ad altri servizi legali.
- Spese di trasferimento: Costi coperti dall’azienda per trasferire i nuovi assunti presso la sede di lavoro.
- Costi di uscita: In caso di sostituzione di un dipendente, i costi per il trattamento di fine rapporto, la prosecuzione dei benefit e altre spese legate alla cessazione del rapporto di lavoro.
10. Metriche di tempo ed efficienza
- Tempo di assunzione (Time-to-Hire): Il tempo impiegato per coprire una posizione dalla pubblicazione dell’annuncio fino alla data di assunzione, spesso espresso come costo in termini di produttività persa.
- Costo per assunzione (Cost-per-Hire): Una metrica specifica che divide il costo totale del processo di selezione per il numero di nuove assunzioni effettuate, fornendo un costo medio per nuovo dipendente.
11. Fattori economici esterni
- Condizioni di mercato: Le condizioni economiche, la scarsità di personale nel mercato del lavoro e fattori specifici del settore possono influenzare i costi di recruiting.
- Competizione per i talenti: Nei settori ad alta domanda, le aziende possono essere costrette a spendere di più in attività di recruiting per attirare i migliori talenti.
Come calcolare i costi di recruiting per pianificare il budget
Ecco come stimare il totale dei costi di recruiting quando sviluppi il tuo budget per le attività di selezione.
1. Stima il numero totale di assunzioni
Inizia determinando quante posizioni dovrai coprire in ciascun reparto in un periodo specifico (ad esempio, ogni trimestre).
Idealmente, questa stima dovrebbe essere definita tramite una pianificazione condivisa delle assunzioni che tenga conto anche del turnover previsto.
2. Stima i costi fissi
- Costi del team di recruiting interno: Includono salari, benefit e altre forme di compenso pagate al team HR e di recruiting in un periodo stabilito. Puoi anche approfondire stimando il costo del tempo impiegato da manager e altri membri dei team coinvolti nel recruiting.
- Oneri di gestione: Considera il costo degli spazi ufficio, delle utenze e delle forniture utilizzati dal team di recruiting.
3. Costi variabili di recruiting
- Costi pubblicitari: Stima l'importo totale che spenderai per annunci di lavoro, pubblicità online, promozioni sui social media e qualsiasi altro sforzo di marketing.
- Compensi delle agenzie: Stima eventuali commissioni che pagherai a società di selezione esterne ad esempio, se stai assumendo per ruoli difficili da coprire, hai dati passati che ti dicono quanti sono stati assunti tramite recruiter?
- Considera i bonus di segnalazione: Sempre utilizzando eventuali dati passati, stima le ricompense che pagherai ai dipendenti per le segnalazioni di candidati andate a buon fine.
- LinkedIn e altre piattaforme: Costi per postazioni o abbonamenti a LinkedIn Recruiting e altre piattaforme di assunzione.
4. Stima i costi tecnologici per il recruiting
- Sistema di gestione delle candidature: Includi le commissioni per eventuali ATS (Applicant Tracking System) o altro software per la selezione che utilizzi.
- Strumenti di valutazione: Aggiungi i costi per qualsiasi software per test dei candidati o strumenti di screening.
- Altri costi tecnologici per il recruiting: Considera tutte le altre spese legate alla tecnologia, come l’accesso a database di CV o software per la verifica dei precedenti.
5. Calcola il costo per assunzione
Costi totali di selezione: Somma tutti i costi delle fasi precedenti per ottenere una stima delle spese complessive di recruiting.
Costo per assunzione: Dividi i costi totali di selezione per il numero totale di assunzioni.
Esempio di calcolo
- Numero totale di assunzioni: 20
- Costi fissi: $80,000
- Costi variabili di selezione: $20,000
- Costi tecnologici per il recruiting: $10,000
Costi totali di selezione:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00
Costo per assunzione:
95,000/20 = 4,750
In questo caso, il tuo costo per assunzione sarebbe di $4.750.
Questo metodo ti permette di ottenere un quadro chiaro di quanto costa alla tua organizzazione assumere ogni nuovo dipendente e può aiutarti a identificare aree in cui ridurre i costi o migliorare l’efficienza, ad esempio se una determinata job board ha un costo elevato ma non porta candidati.
10 Best practice per ridurre e controllare i costi di selezione
Ovviamente tutti vogliamo ottenere di più spendendo meno: quindi come puoi abbassare i costi di assunzione migliorando allo stesso tempo altri indicatori del recruiting, come la qualità delle assunzioni?
1. Pianificazione efficace
Trovare i talenti giusti inizia con una pianificazione accurata, e il fatto che tu stia leggendo questo articolo è già un ottimo punto di partenza!
Un piano ben definito aiuta a distribuire le risorse in modo efficace, minimizzando le spese non necessarie per la selezione e per l’inserimento dei nuovi assunti, e porta a una migliore esperienza per il candidato. Aiuta anche a evitare assunzioni sbagliate o eccessive.
Inoltre, un piano di assunzione ben realizzato tiene conto non solo dell’inserimento dei nuovi collaboratori, ma anche del loro successo e della loro fidelizzazione nel tempo (che può ridurre la necessità di nuove selezioni).
Per esempio, aiuta a definire ruoli e responsabilità e stimola il confronto su mobilità interna e sviluppo.
2. Costruisci un employer brand forte
Investire nel proprio employer brand ti aiuterà ad attrarre candidati e a ridurre il bisogno di pubblicità costose, ottenendo più candidature di qualità.
Al centro della tua reputazione aziendale c’è la proposta di valore come datore di lavoro (EVP), cioè ciò che offri in cambio del lavoro di una persona.
Una EVP ben definita ti aiuterà sia a trattenere i dipendenti attuali che ad attirare i candidati più adatti per le tue posizioni.
3. Automatizza
Sebbene gran parte del reclutamento implichi creatività e connessioni personali con i candidati, esiste una quantità consistente di compiti ripetitivi e inefficienze.
L’automazione del reclutamento automatizza molte di queste attività per ridurre le incombenze amministrative e consentire ai team di reclutamento di concentrarsi su attività più importanti, come parlare con i candidati e snellire ulteriormente il processo di selezione.
I compiti che meglio si prestano all’automazione includono:
- Pubblicazione delle descrizioni delle posizioni
- Comunicazioni, ad esempio rifiuti, informazioni o promemoria
- Pianificazione dei colloqui
- Generazione dei report.
Leggi la nostra selezione dei migliori software di reclutamento automatico per sistemi che eccellono in questo ambito.
4. Sfrutta i dipendenti esistenti
I dipendenti già presenti in azienda sono un ottimo modo per trovare candidati perché conoscono ruoli e organizzazione.
Se il tuo employer branding e la tua EVP sono forti, allora non dovrebbe essere troppo difficile, ma puoi sempre aggiungere incentivi e facilitare la condivisione delle offerte tenendo tutti aggiornati sui ruoli aperti con descrizioni da condividere.
Puoi anche coinvolgere i dipendenti attuali nelle tue attività di recruitment marketing e condividere storie e testimonianze sul sito web e sui social media per mostrare la cultura aziendale.
5. Implementa una buona igiene dei dati
Ridurre i costi di selezione significa monitorare il proprio processo di reclutamento ed evidenziare le inefficienze. Per fare ciò serve avere dati di qualità che rappresentino la realtà.
Il modo migliore per riuscirci è fare follow-up regolari e confrontarsi con il proprio team e con i responsabili di assunzione per aiutarli a instaurare l’abitudine di inserire e aggiornare i dati.
Ad esempio, per assicurarti che le chiamate di screening vengano inserite nel sistema, definisci un KPI a riguardo e verifica regolarmente.
Se vuoi che i responsabili di selezione inseriscano i loro feedback, confrontati dopo ogni colloquio e assicurati che forniscano commenti di qualità.
6. Ottimizza le offerte di lavoro
Vorrai che i tuoi annunci di lavoro siano visualizzati dal maggior numero possibile di potenziali candidati. Sviluppare una buona strategia SEO per il reclutamento ti aiuterà a ottenere il massimo da ogni annuncio.
Inoltre, scrivere descrizioni chiare e mirate aiuterà ad attrarre i candidati più adatti e a ridurre il volume di candidature non qualificate.
Per una guida, consulta l’ottimo articolo di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione di lavoro.
7. Formazione
Investi nella formazione dei team interni per migliorare le competenze in ambiti come ricerca, colloqui e negoziazione. Questo investimento dovrebbe ripagare positivamente nel lungo periodo.
8. Assumi internamente
Il talento di cui hai bisogno potrebbe già essere presente nella tua organizzazione, rendendo non necessario cercare all’esterno.
Un modo per soddisfare i bisogni interni di talento è implementare strategie efficaci di apprendimento e sviluppo e trasformarsi in una organizzazione basata sulle competenze.
Invece di concentrarti su titoli e posizioni, l’attenzione principale diventa sulle competenze e abilità uniche dei tuoi collaboratori e su come svilupparle e sfruttarle al meglio rispetto ai bisogni aziendali.
9. Esternalizza
L’outsourcing del processo di selezione può aiutare a ridurre i costi risparmiando tempo e risorse nella ricerca dei candidati e, in genere, i recruiter supportano anche nella gestione dei colloqui, aiutando così entrambe le parti a capire se c’è un buon match.
Le opzioni includono servizi professionali di reclutamento, una professional employer organization o un employer of record.
10. Sfrutta strumenti gratuiti o a basso costo
L’utilizzo di strumenti gratuiti o economici può ridurre sensibilmente le spese di reclutamento senza compromettere l’efficienza. Ad esempio, riduci le spese complessive adottando una soluzione payroll gratuita che possa ottimizzare la gestione dei salari insieme agli sforzi di reclutamento.
Sfruttando piattaforme online e software con costi nulli o molto bassi, le aziende possono ridurre le spese per le agenzie di reclutamento, i costi di marketing e le attività amministrative, facilitando la gestione delle assunzioni anche con un budget ristretto.
