11 Costi di Reclutamento e Come Calcolarli
Il reclutamento è una funzione aziendale cruciale che richiede un attento esame. Se non viene monitorato, i costi di reclutamento possono rapidamente sfuggire di mano, quindi utilizza questa guida per tenerli sotto controllo e massimizzare il ritorno sull'investimento.
Cosa sono i costi di reclutamento?
I costi di reclutamento si riferiscono a tutte le spese associate al processo di attrazione, individuazione, colloquio e assunzione di nuovi dipendenti. Questi costi possono essere diretti o indiretti e possono variare notevolmente a seconda di fattori quali il settore, il livello della posizione da ricoprire e le strategie di selezione utilizzate.
Sommando tutti i costi e dividendoli per il numero di assunzioni, si ottiene il costo medio per assunzione. Naturalmente, è possibile essere più dettagliati e calcolare i costi per un determinato ruolo o dipartimento.
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Quali fattori vengono utilizzati per calcolare i costi di reclutamento?
Calcolare i costi di reclutamento implica considerare una varietà di fattori, ciascuno dei quali contribuisce alle spese totali associate al processo di selezione. Puoi comprendere meglio quali fattori incidono maggiormente sui costi grazie a un audit di reclutamento.
Ecco i fattori chiave utilizzati per il calcolo dei costi di reclutamento:
1. Costi di pubblicità e inserimento annunci
- Job board e siti web: Tariffe pagate per pubblicare offerte di lavoro su piattaforme come LinkedIn, Indeed, Glassdoor, ecc.
- Pubblicità sui social media: Costi per promuovere annunci di lavoro su piattaforme come Facebook, Twitter e Instagram.
- Media cartacei: Spese per pubblicità su giornali, riviste o altre pubblicazioni cartacee.
- Mantenimento della pagina carriere: Costi associati alla manutenzione e all'aggiornamento del sito aziendale per le opportunità di lavoro.
2. Costi delle agenzie di reclutamento
- Commissioni dell'agenzia: Di solito una percentuale del salario del primo anno del nuovo assunto se si utilizza una agenzia di selezione.
- Compensi per ricerca su mandato: Per le società di ricerca di personale dirigenziale che addebitano una tariffa anticipata per individuare le posizioni di alto livello.
Tuttavia, collaborando con aziende di RPO, le imprese possono abbattere significativamente i costi di reclutamento mantenendo comunque un’elevata qualità nelle assunzioni.
3. Costi dei programmi di segnalazione dipendenti
- Bonus di segnalazione: Premi o incentivi concessi ai dipendenti attuali per segnalazioni di candidati andate a buon fine (le piattaforme per referenze dei dipendenti possono aiutare a monitorare questi aspetti).
4. Costi del team di selezione interno
- Salari e benefit: Compensi per il personale HR e i recruiter coinvolti nel processo di assunzione.
- Formazione e sviluppo: Costi della formazione continua e dello sviluppo professionale per il team di selezione.
- Spese operative: Spese per uffici, utenze e altri costi generali legati al reparto selezione.
5. Costi di colloqui e valutazione
- Viaggi e alloggio: Spese per far arrivare i candidati ai colloqui, compresi soggiorni in hotel, pasti e trasporti.
- Tempo dedicato ai colloqui: Costo del tempo impiegato da manager, HR e team per condurre colloqui (spesso calcolato in base alla retribuzione oraria).
- Strumenti di valutazione: Tariffe per test pre-assuntivi, valutazioni psicometriche o test di abilità somministrati ai candidati.
6. Tecnologia e strumenti per il reclutamento
- Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS): Costi per il software di reclutamento come i sistemi di tracciamento dei candidati che aiutano a gestire e snellire il processo di selezione.
- Banche dati dei curriculum: Tariffe per l’accesso a database online di curriculum di candidati.
- Servizi di verifica dei precedenti: Costi associati allo svolgimento di controlli dei precedenti, controlli creditizi e test antidroga.
- Infrastruttura IT: Spese associate alla creazione e alla manutenzione della pagina carriere aziendale, incluso il software per la pubblicazione degli annunci.
Psst. Molte piccole imprese si affidano a strumenti HR gratuiti o a sistemi gratuiti di reclutamento per tenere sotto controllo le spese di selezione.
7. Fiere del lavoro ed eventi di reclutamento
- Quote di partecipazione agli eventi: Costi per assicurarsi uno stand o una presenza a fiere del lavoro, giornate di orientamento universitario e altri eventi di selezione.
- Materiale promozionale: Spese per brochure, banner e articoli promozionali distribuiti durante gli eventi.
- Costi di trasferta: Spese per il personale addetto alla selezione per partecipare agli eventi, inclusi trasporto, alloggio e pasti.
9. Costi vari
- Spese legali: Costi relativi alla redazione di contratti di lavoro o altri servizi legali.
- Spese di trasferimento: Costi coperti dall’azienda per trasferire i nuovi assunti presso la sede di lavoro.
- Costi di uscita: Se si sostituisce un dipendente, costi di liquidazione, mantenimento dei benefit e altre spese legate alla cessazione del rapporto.
10. Metriche di tempo ed efficienza
- Tempo di assunzione (Time-to-Hire): Il tempo impiegato per coprire una posizione dalla pubblicazione dell’annuncio fino alla data di assunzione, spesso espresso come costo in termini di produttività persa.
- Costo per assunzione (Cost-per-Hire): Una metrica specifica che divide i costi totali di reclutamento per il numero di assunzioni effettuate, fornendo un costo medio per nuovo assunto.
11. Fattori economici esterni
- Condizioni di mercato: Le condizioni economiche, il livello di saturazione del mercato del lavoro e fattori specifici del settore possono influenzare i costi di selezione.
- Competizione per i talenti: Nei settori ad alta richiesta, le aziende potrebbero dover investire maggiormente nelle attività di selezione per attrarre i migliori talenti.
Come Calcolare I Tuoi Costi Di Selezione Per La Pianificazione Del Budget
Ecco come stimare i costi totali di selezione quando si sviluppa il proprio budget di reclutamento.
1. Stima il numero totale di assunzioni
Inizia determinando quante posizioni dovrai coprire in ciascun dipartimento entro un periodo specifico (ad es. trimestrale).
Idealmente, questo sarà concordato tramite un esercizio collaborativo di pianificazione delle assunzioni che tenga conto anche del turnover previsto.
2. Stima i tuoi costi fissi
- Costi del team di selezione interno: Comprende stipendi, benefit e altra retribuzione corrisposta al tuo team HR e di reclutamento su un periodo definito. Si può anche andare più a fondo e stimare il costo del tempo dei responsabili delle assunzioni e degli altri membri del team.
- Spese operative generali: Considera il costo degli spazi, delle utenze e dei materiali di consumo utilizzati dal team di selezione.
3. Costi di selezione variabili
- Costi pubblicitari: Stima il totale che spenderai per pubblicare annunci di lavoro, pubblicità online, promozioni sui social media e qualsiasi altra attività di marketing.
- Commissioni delle agenzie: Stima le eventuali commissioni che pagherai a società di selezione esterne ad esempio, se stai assumendo per ruoli difficili da coprire, hai dati passati che ti indicano quante posizioni sono state occupate tramite recruiter?
- Considera i bonus per le segnalazioni: Anche in questo caso, utilizzando dati passati se li hai, stima eventuali premi che pagherai ai dipendenti per segnalazioni di candidati che si rivelano assunzioni di successo.
- LinkedIn e altre piattaforme: Costi per abbonamenti o licenze a LinkedIn Recruiting e altre piattaforme per l’assunzione.
4. Stima i costi delle tecnologie di selezione
- Sistema di tracciamento dei candidati: Includi le tariffe per qualsiasi ATS o altro software per la selezione che utilizzi.
- Strumenti di valutazione: Aggiungi i costi per qualsiasi software di test per candidati o strumento di screening.
- Altri costi tecnologici per la selezione: Considera eventuali altre spese legate alla tecnologia, come l’accesso a database di CV o software per la verifica dei precedenti.
5. Calcola il costo per assunzione
Costi totali di reclutamento: Somma tutti i costi dei passaggi precedenti per ottenere una stima delle tue spese totali di assunzione.
Costo per assunzione: Dividi il totale dei costi di reclutamento per il numero totale di assunzioni.
Esempio di calcolo
- Numero totale di assunzioni: 20
- Costi fissi: $80.000
- Costi variabili di reclutamento: $20.000
- Costi tecnologici per la selezione: $10.000
Costi totali di reclutamento:
10.000 + 80.000 + 5.000 = 95.000
Costo per assunzione:
95.000/20 = 4.750
In questo caso, il tuo costo per assunzione sarebbe di $4.750.
Questo metodo ti permette di ottenere una visione chiara di quanto costa alla tua organizzazione assumere ogni nuovo dipendente, e può aiutarti a individuare aree in cui puoi ridurre i costi o migliorare l’efficienza, ad esempio: una certa bacheca di annunci costa molto ma non porta abbastanza candidati?
10 migliori pratiche per ridurre e controllare i costi di selezione
Ovvio che tutti vogliamo di più spendendo meno, quindi come puoi abbassare i costi della selezione pur migliorando altri indicatori di reclutamento come la qualità dei nuovi assunti?
1. Pianificazione efficace
Assumere il talento giusto parte da una pianificazione accurata, e il fatto che tu stia leggendo questo articolo è già un ottimo inizio!
Un piano ben definito aiuta ad allocare le risorse in modo efficace, minimizzando spese inutili per la selezione e per l’inserimento dei nuovi assunti, e conduce a una migliore esperienza candidato. Aiuta anche ad evitare assunzioni errate o eccessive.
Inoltre, un piano di assunzione ben realizzato considera non solo il reclutamento di nuovi dipendenti ma anche il loro successo a lungo termine e la loro permanenza nell’azienda (il che può ridurre la necessità di ulteriori assunzioni).
Ad esempio, aiuta a definire i ruoli e le responsabilità e apre discussioni su mobilità interna e sviluppo.
2. Costruisci un forte employer brand
Investire sul tuo employer brand ti aiuterà ad attrarre più candidati e ridurre la necessità di costose campagne pubblicitarie, portando a un maggior numero di candidature di qualità.
Al centro del tuo employer brand c’è la proposta di valore come datore di lavoro (EVP), ovvero cosa offri tu come azienda in cambio del lavoro di qualcuno.
Un EVP ben definito ti aiuterà a trattenere i dipendenti attuali e ad attrarre i candidati giusti per le tue posizioni aperte.
3. Automatizza
Sebbene molto del lavoro di reclutamento richieda creatività e la capacità di entrare in contatto personale con i candidati, esistono numerose attività ripetitive e inefficienze da gestire.
L'automazione del reclutamento permette di automatizzare molte di queste attività, riducendo la burocrazia e liberando i team di selezione per concentrarsi su compiti più importanti, come parlare con i candidati e ottimizzare ulteriormente il processo di selezione.
Le attività che si prestano maggiormente all'automazione sono:
- Pubblicazione delle descrizioni delle posizioni
- Comunicazione, ad esempio rifiuti, informazioni o promemoria
- Pianificazione dei colloqui
- Generazione di report.
Scopri il nostro riepilogo dei migliori software automatizzati per il recruiting per individuare i sistemi che si distinguono in questo ambito.
4. Coinvolgi i dipendenti attuali
I dipendenti già presenti in azienda rappresentano un’ottima risorsa per trovare nuovi candidati, poiché conoscono le posizioni e l’organizzazione.
Se il tuo employer brand e la tua EVP sono solidi, questo passaggio non dovrebbe risultare troppo difficile, ma puoi sempre aggiungere incentivi e facilitare il processo aggiornando il personale sulle posizioni aperte, fornendo descrizioni delle mansioni da condividere.
Puoi anche coinvolgere i collaboratori attuali nelle tue attività di marketing del reclutamento, chiedendo di condividere storie e testimonianze sul sito web e sui social media per mostrare la cultura aziendale.
5. Implementa una buona igiene dei dati
Ridurre i costi di selezione dipende dal monitoraggio del processo di reclutamento e dall’individuare le inefficienze. Per farlo serve disporre di dati di qualità che riflettano la realtà.
Il modo migliore per riuscirci è seguirli regolarmente e confrontarsi con il team e con i responsabili delle assunzioni, aiutandoli a sviluppare l’abitudine di inserire e aggiornare i dati.
Ad esempio, per assicurarti che le chiamate di pre-screening vengano registrate nel sistema, crea un KPI specifico e monitora costantemente la situazione.
Se vuoi assicurarti che i responsabili delle assunzioni inseriscano i loro feedback, verifica dopo ogni colloquio e assicurati che il feedback sia completo e di qualità.
6. Ottimizza gli annunci di lavoro
Vorrai che le tue offerte di lavoro raggiungano il maggior numero possibile di candidati potenziali. Sviluppare una buona strategia SEO per il recruiting ti aiuterà a massimizzare i risultati di ogni annuncio.
Inoltre, scrivere descrizioni di lavoro chiare e mirate aiuterà ad attrarre i candidati più idonei e a ridurre il numero di candidature non qualificate.
Per ulteriori indicazioni, consulta l’ottimo manuale di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione della posizione.
7. Formazione
Investi nella formazione dei team interni per migliorare le competenze in ambiti come ricerca, colloqui e negoziazione. Questo investimento porterà benefici nel lungo termine.
8. Assumi all’interno
Il talento che cerchi potrebbe già trovarsi nella tua azienda, evitando così la necessità di rivolgersi al mercato esterno.
Un modo per soddisfare le esigenze di talento internamente è implementare strategie efficaci di formazione e sviluppo e diventare un’organizzazione basata sulle competenze.
Anziché concentrarti solo su titoli di lavoro e posizioni, la priorità diventa il patrimonio unico di competenze e capacità delle tue persone—e come svilupparle e utilizzarle al meglio per rispondere alle esigenze del business.
9. Esternalizza
L'outsourcing del processo di selezione può aiutare a ridurre i costi risparmiando tempo e risorse nella ricerca dei candidati; in genere i recruiter esterni supportano anche la fase dei colloqui, agevolando entrambe le parti nel valutare se vi sia un buon matching.
Le opzioni includono un servizio professionale di recruiting, una società professionale di gestione del personale oppure un’azienda come employer of record.
10. Sfrutta strumenti gratuiti/a basso costo
Utilizzare strumenti gratuiti o economici può ridurre sensibilmente le spese di selezione senza sacrificare l’efficacia. Ad esempio, puoi abbattere le spese grazie a una soluzione gratuita per il payroll che semplifica la gestione delle paghe insieme alle attività di recruiting.
Sfruttando piattaforme online e software con commissioni nulle o basse, le aziende possono ridurre le spese delle agenzie di reclutamento, i costi di marketing e le attività amministrative, facilitando la gestione del reclutamento anche con un budget limitato.
