Tasse sul lavoro da remoto: guida esperta per la stagione fiscale di quest’anno

Sembra abbastanza semplice. Tuttavia, questo principio presenta diverse importanti eccezioni che i team HR e i dipendenti da remoto devono comprendere prima di commettere errori.

Le imposte sul lavoro da remoto stanno diventando sempre più complesse e gli strumenti fanno fatica a stare al passo con l'evoluzione delle normative. La conformità è la parte più difficile, non la semplice elaborazione dei dati.

— Norma Delgado, fondatrice di Global Payroll Geeks

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Tipi di lavoratori da remoto e differenze nelle loro imposte

Non tutti i lavoratori da remoto sono soggetti alle imposte nello stesso modo. Il primo passo per garantire la conformità consiste nel comprendere con quale tipo di lavoratore si ha a che fare.

1. Dipendenti che lavorano permanentemente da remoto lavorano per un'azienda situata in uno Stato o Paese diverso, su base continuativa. I loro obblighi fiscali dipendono dagli accordi, dalla reciprocità e dai trattati fiscali tra le giurisdizioni coinvolte.
2. Dipendenti trasferiti temporaneamente possono lavorare in uno Stato diverso per un progetto a breve termine o per un viaggio di lavoro. A seconda della durata e degli Stati coinvolti, possono far scattare obblighi fiscali in due Stati contemporaneamente.
3. Lavoratori ibridi dividono il proprio tempo tra casa e un ufficio situato in uno Stato diverso. In genere devono ripartire il reddito in base al numero di giorni lavorati in ciascun luogo e potrebbero dover presentare la dichiarazione in entrambi gli Stati.
4. Nomadi digitali si spostano frequentemente, talvolta oltre i confini internazionali. Le loro situazioni fiscali sono tra le più complesse, poiché possono essere soggetti ai criteri di residenza in più Paesi.
5. Lavoratori coinvolti in accordi di co-impiego, ad esempio quelli gestiti tramite una società PEO, hanno obblighi fiscali condivisi tra il datore di lavoro e la PEO. Il contratto di lavoro determina la responsabilità legale.
6. Collaboratori indipendenti sono lavoratori autonomi e pienamente responsabili delle proprie imposte, inclusa l'imposta sul lavoro autonomo, i pagamenti trimestrali stimati e tutte le dichiarazioni statali applicabili.

Comprendere quale categoria si applichi a ciascun lavoratore del tuo team orienta ogni decisione successiva.

La questione critica della classificazione errata dei dipendenti

Prima di procedere: la classificazione dei lavoratori è estremamente importante ai fini fiscali e commettere errori è costoso.

La classificazione errata dei dipendenti si verifica quando un lavoratore che opera come dipendente viene etichettato come collaboratore indipendente, o viceversa. L'IRS esamina attentamente questa classificazione e le conseguenze di una classificazione errata si verificano in entrambe le direzioni.

Per i datori di lavoro: classificare erroneamente un dipendente come collaboratore significa che potresti dover pagare imposte arretrate, interessi e sanzioni per tutte le imposte sui salari che non hai trattenuto e versato. Oltre alla potenziale responsabilità per i benefit arretrati.

Per i lavoratori: essere classificati erroneamente come collaboratori significa perdere i contributi del datore di lavoro alla previdenza sociale e a Medicare, oltre a essere personalmente responsabili dell'intera imposta sul lavoro autonomo (15.3%), che avrebbero condiviso con un datore di lavoro se fossero stati classificati correttamente.

Verifica regolarmente la classificazione dei tuoi lavoratori rispetto alle linee guida dell'IRS, soprattutto quando espandi una forza lavoro da remoto.

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Per i datori di lavoro: ritenute statali, nesso fiscale e obblighi di conformità

Questa sezione è rivolta ai responsabili HR, ai responsabili delle paghe e ai team finanziari che gestiscono dipendenti da remoto in diversi Stati.

Ritenuta dell'imposta statale sul reddito: la regola di base

Come indicato sopra, generalmente si applica la ritenuta dell'imposta statale sul reddito in base al luogo in cui il dipendente lavora fisicamente. Se hai un dipendente da remoto in California, applichi la ritenuta dell'imposta sul reddito della California. Se ne hai uno in Texas, che non prevede un'imposta statale sul reddito, non è richiesta alcuna ritenuta per quello Stato, anche se potrebbero comunque applicarsi altri obblighi (di cui parleremo più avanti).

A livello federale, le regole sono uniformi: per tutti i dipendenti W-2, indipendentemente dal luogo in cui lavorano, è necessario applicare la ritenuta dell'imposta federale sul reddito, della Previdenza sociale (6.2%), di Medicare (1.45%) e versare i contributi alla FUTA (imposta federale sulla disoccupazione).

È a livello statale che la ritenuta diventa complicata. Il software per le risorse umane con funzionalità integrate per la gestione delle paghe in più Stati può automatizzare gran parte di questo processo, ma è comunque necessario comprendere le regole per configurarlo correttamente.

La regola della convenienza del datore di lavoro

La regola più fraintesa nella tassazione del lavoro da remoto è la regola della convenienza del datore di lavoro (COE). Questa regola capovolge il principio standard del "luogo di lavoro": consente ad alcuni Stati di tassare il reddito dei lavoratori da remoto come se lavorassero nello Stato del datore di lavoro, anche quando si trovano fisicamente altrove.

La regola si applica solo quando il datore di lavoro ha sede in uno di questi Stati e il dipendente lavora da remoto per scelta (per propria convenienza), anziché perché lo richiede il datore di lavoro. Nel 2026, otto Stati applicano la regola COE. Sono Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon e Pennsylvania.

Stato	Che cosa determina la "necessità del datore di lavoro"?
New York	Il datore di lavoro deve imporre il lavoro da remoto come reale condizione aziendale, non limitarsi a consentirlo
Pennsylvania	Lavoro da remoto imposto dal datore di lavoro; il dipendente deve dimostrarne la necessità
Delaware	Imposto dal datore di lavoro; sono definite poche esenzioni formali
Nebraska	Imposto dal datore di lavoro; si applica anche il criterio basato sul domicilio
Alabama	Modalità di lavoro da remoto imposta dal datore di lavoro
Oregon	Il datore di lavoro deve richiedere specificamente il luogo al di fuori dello Stato
Connecticut	Imposto e documentato dal datore di lavoro
New Jersey	Imposto dal datore di lavoro; regola introdotta nel luglio 2023

La versione di New York è la più severa e quella oggetto del maggior numero di controversie. Nel maggio 2025, il Tribunale tributario per i ricorsi di New York ha confermato la regola COE nel caso Zelinsky, stabilendo che assumere semplicemente una persona da remoto perché vive in quel luogo non costituisce una necessità del datore di lavoro; ciò significa che continua ad applicarsi l'imposta dello Stato del datore di lavoro. È in corso un ricorso in appello, quindi si tratta ancora di una giurisprudenza da monitorare.

Nella pratica: se la tua azienda ha sede a New York e il tuo dipendente da remoto in Ohio lavora da casa per propria convenienza (non perché glielo richiedi), New York potrebbe comunque aspettarsi il pagamento dell'imposta sul reddito su tali salari, oltre agli eventuali obblighi in Ohio. Questa è una delle cause più comuni di controversie sulla doppia imposizione nel lavoro da remoto.

New Jersey e Connecticut hanno regole simili, ma con un requisito di reciprocità: attivano il test COE solo se anche lo Stato di residenza del dipendente prevede una regola COE.

Per i dipendenti: se il tuo datore di lavoro ha sede in uno di questi otto Stati e lavori da remoto per scelta, verifica se potresti dover pagare l'imposta sul reddito sia nel tuo Stato sia nello Stato del tuo datore di lavoro.

Accordi di reciprocità: quando semplificano le cose

Se il tuo dipendente vive in uno Stato che ha stipulato un accordo di reciprocità con lo Stato della tua azienda, la situazione relativa alle ritenute si semplifica notevolmente.

Stato	Ha accordi di reciprocità con
Arizona	California, Indiana, Oregon, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, Virginia Occidentale, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvania, Virginia, Virginia Occidentale
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, Dakota del Nord
Montana	Dakota del Nord
New Jersey	Pennsylvania
Dakota del Nord	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, Virginia Occidentale
Pennsylvania	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, Virginia Occidentale
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, Virginia Occidentale
Virginia Occidentale	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Assicurati che i dipendenti compilino i certificati di esenzione appropriati, in modo da non effettuare ritenute per lo stato sbagliato.

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Comprendere il nexus: quando una sola assunzione da remoto crea una presenza fiscale

Nexus è il termine giuridico che indica la presenza sufficiente di un'azienda in uno stato tale da renderla soggetta alle relative leggi fiscali. Prima che il lavoro da remoto si diffondesse, il nexus richiedeva generalmente un ufficio fisico o un magazzino. Non è più così.

Nella maggior parte degli stati, oggi, un solo dipendente da remoto può creare un nexus, con possibili conseguenze:

• Registrazione per la ritenuta dell'imposta sul reddito statale
• Registrazione del conto dell'assicurazione statale contro la disoccupazione (SUI)
• Obblighi relativi all'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro in quello stato
• Potenziali obblighi di presentazione delle dichiarazioni per l'imposta sul reddito delle società o l'imposta di franchigia
• In alcuni casi, obblighi di riscossione dell'imposta sulle vendite

Il nexus non scompare quando il dipendente lascia l'azienda. Una volta stabilito, generalmente richiede una cancellazione formale della registrazione.

Errori comuni relativi al nexus da evitare:

• Assumere un dipendente da remoto in un nuovo stato senza registrare prima i conti per le buste paga ("nexus occulto delle buste paga")
• Presumere che uno stato senza imposta sul reddito non abbia obblighi: Washington non applica alcuna imposta sul reddito da lavoro, ma richiede ai datori di lavoro contributi per il congedo familiare e medico retribuito, l'assicurazione per l'assistenza a lungo termine e il congedo per malattia retribuito
• Ritenere che la Legge pubblica 86-272 offra una protezione generale: tutela soltanto i venditori di beni materiali dall'imposta statale sul reddito e solo per le attività di sollecitazione

Se un dipendente lavora in più stati, potrebbe essere necessaria la ripartizione fiscale, assegnando il reddito proporzionalmente a ciascuno stato in base ai giorni lavorati in tale stato. I software per le buste paga con funzionalità di ripartizione tra più stati possono automatizzare questo processo, ma è essenziale che i dipendenti registrino accuratamente le giornate lavorate.

Stati senza imposta sul reddito, ma soggetti comunque ad altri obblighi

Attualmente, nove stati non applicano alcuna imposta sul reddito ai salari dei dipendenti: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming.

Nota: New Hampshire e Tennessee hanno eliminato gradualmente nel 2025 le imposte sugli interessi e sui dividendi, diventando completamente privi di imposta sul reddito. Tuttavia, i datori di lavoro con lavoratori da remoto in questi stati non sono esonerati dagli obblighi. Ogni stato prevede una qualche forma di obbligo relativo alle buste paga, all'assicurazione contro la disoccupazione, all'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e agli adempimenti specifici statali. Washington è l'esempio più significativo: nessuna imposta sul reddito, ma contributi considerevoli a carico dei datori di lavoro per i programmi di congedo familiare retribuito, assistenza a lungo termine e congedo per malattia retribuito.

Verifica sempre il quadro completo delle imposte sul lavoro di ciascuno stato, non soltanto se applica un'imposta sul reddito.

Lista di controllo per la conformità in caso di assunzione in un nuovo stato

Quando assumi un dipendente da remoto in uno stato in cui la tua azienda non ha mai avuto una presenza precedente, completa questa sequenza prima della sua prima busta paga:

1. Determinare le implicazioni del nexus: confermare quali imposte statali e registrazioni si applicano
2. Registrarsi per la ritenuta dell'imposta sul reddito statale: la maggior parte degli Stati richiede la registrazione del datore di lavoro prima di iniziare le ritenute
3. Aprire un conto per l'assicurazione statale contro la disoccupazione (SUI): le aliquote e i requisiti della SUI variano a seconda dello Stato e sono separati dalla FUTA
4. Ottenere una copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro: i requisiti e i fornitori accettabili variano notevolmente
5. Confermare gli obblighi fiscali locali: alcune città e contee applicano imposte sul reddito proprie (ad es. New York City, Philadelphia, Denver)
6. Verificare gli obblighi specifici dello Stato: congedo familiare retribuito, congedo per malattia retribuito, assicurazione contro l'invalidità, contributi per l'assistenza a lungo termine
7. Aggiornare la configurazione delle buste paga: applicare le aliquote corrette delle ritenute, verificare che la regola della comodità non si applichi, controllare gli accordi di reciprocità
8. Informare il dipendente dei propri obblighi: potrebbe dover aggiornare anche le proprie opzioni relative alle ritenute (equivalenti del modulo W-4)

Per scenari complessi che coinvolgono più Stati, o se si sta crescendo rapidamente in molti Stati, collaborare con un datore di lavoro ufficiale può consentire di gestire questi passaggi per vostro conto.

Obblighi fiscali del datore di lavoro: riepilogo

• Trattenere e versare l'imposta federale sul reddito, la Social Security, Medicare e la FUTA per tutti i dipendenti W-2
• Trattenere e versare l'imposta statale sul reddito in base al luogo di lavoro del dipendente (soggetto alle norme COE e agli accordi di reciprocità)
• Contribuire all'assicurazione statale contro la disoccupazione nello Stato del dipendente
• Mantenere una copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro in conformità ai requisiti statali
• Dichiarare il reddito a tutti gli Stati pertinenti: soprattutto quando i dipendenti sono distribuiti tra diverse giurisdizioni
• Mantenere registri accurati delle buste paga, inclusi i luoghi di lavoro dei dipendenti, con la documentazione di eventuali cambiamenti di sede

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Per i dipendenti: dove dovete pagare le imposte e come tutelarvi

Questa sezione è dedicata ai lavoratori da remoto che cercano di comprendere i propri obblighi dichiarativi.

Dove si pagano le imposte quando si lavora da remoto?

La risposta breve è: in genere si pagano le imposte nello Stato in cui si svolge fisicamente il proprio lavoro. Se vivete e lavorate in Colorado per un'azienda con sede a New York, pagate le imposte sul reddito in Colorado e pagate anche le imposte federali sul reddito, come fareste indipendentemente dal luogo.

Tuttavia, esistono importanti eccezioni che possono complicare la situazione:

• Se il vostro datore di lavoro ha sede in uno degli otto Stati soggetti alla regola COE e lavorate da remoto per scelta, potreste dover pagare le imposte anche nello Stato del datore di lavoro
• Se lavorate da più Stati nel corso dell'anno, potreste dover presentare dichiarazioni in qualità di non residenti in ciascuno Stato in cui avete lavorato
• Se il vostro datore di lavoro non effettua ritenute per il vostro Stato, siete responsabili di effettuare autonomamente i pagamenti trimestrali stimati

Residenza fiscale e regola dei 183 giorni

Ogni Stato definisce la residenza fiscale in modo diverso, ma la maggior parte applica una qualche versione della regola dei 183 giorni: trascorrere più di 183 giorni in uno Stato durante un anno solare significa generalmente essere considerati residenti fiscali in quello Stato, con conseguenti obblighi dichiarativi completi.

Per chi ha cambiato Stato durante l'anno, è possibile essere residenti per una parte dell'anno in due Stati e dover presentare in entrambi le dichiarazioni per residenti per una parte dell'anno.

Per i nomadi digitali e i viaggiatori frequenti, la questione della residenza diventa davvero complessa. I principali fattori considerati dalla maggior parte degli Stati includono:

• Dove si trova la vostra abitazione permanente (domicilio)
• Dove sono concentrati i vostri interessi economici e i legami familiari
• Quanti giorni avete trascorso in ciascuno Stato
• Dove siete registrati per votare, dove è stata rilasciata la vostra patente di guida e dove è immatricolata la vostra auto

Distinzione importante: "residenza" e "domicilio" non sono la stessa cosa. La residenza è il luogo in cui vi trovate a vivere temporaneamente; il domicilio è la vostra casa permanente, il luogo in cui intendete tornare. Gli Stati utilizzano il domicilio per determinare lo status di residenza a lungo termine e gli obblighi fiscali.

Dichiarazioni in più Stati: quando è necessario presentarle in più di uno Stato

Se hai lavorato fisicamente in più di uno Stato durante l'anno, probabilmente dovrai presentare la dichiarazione in entrambi. La maggior parte degli Stati richiede di allocare il reddito in base al numero di giorni lavorati in ciascuna località. I lavoratori ibridi che attraversano i confini statali per recarsi al lavoro alcuni giorni alla settimana sono particolarmente interessati: avrai bisogno di registrazioni accurate della tua sede di lavoro giorno per giorno.

Per evitare di pagare per intero le imposte due volte sullo stesso reddito, la maggior parte degli Stati offre un credito per le imposte pagate a un altro Stato. Questo credito non copre sempre l'intero importo, soprattutto se le aliquote fiscali sono diverse, ma nella maggior parte dei casi evita una vera doppia imposizione.

Se il tuo datore di lavoro non effettua automaticamente le ritenute per ogni Stato in cui lavori, sei responsabile dei pagamenti trimestrali d'acconto delle imposte a tali Stati. Il mancato pagamento può comportare sanzioni per insufficienza dei versamenti anche se regolarizzi la situazione al momento della dichiarazione.

Cosa devono fare i dipendenti

• Informa tempestivamente il tuo datore di lavoro ogni volta che cambi sede di lavoro, anche temporaneamente, in modo che possa adeguare correttamente le ritenute
• Verifica se il tuo Stato di residenza e lo Stato del tuo datore di lavoro hanno un accordo di reciprocità che potrebbe semplificare la presentazione della dichiarazione
• Tieni traccia dei giorni lavorati in ciascuno Stato durante l'anno, soprattutto se viaggi per lavoro o dividi il tuo tempo tra più località
• Presenta una dichiarazione dei non residenti in ogni Stato in cui hai percepito redditi ma non sei residente
• Effettua i pagamenti trimestrali d'acconto se il tuo datore di lavoro non applica ritenute per uno Stato in cui devi pagare le imposte
• Consulta un professionista fiscale per le situazioni che coinvolgono più Stati: l'interazione tra le norme sulla residenza, le norme COE e gli accordi di reciprocità può produrre risultati imprevisti

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Detrazioni fiscali per i lavoratori da remoto negli Stati Uniti

La norma TCJA e perché la maggior parte dei dipendenti W-2 non può detrarre le spese per l'ufficio domestico

Prima della Legge sui tagli fiscali e sull'occupazione del 2018 (TCJA), i dipendenti potevano detrarre nelle dichiarazioni federali le spese di lavoro non rimborsate. Il TCJA ha eliminato questa detrazione per i dipendenti W-2 fino al 2025. L'attuale amministrazione Trump ha manifestato l'intenzione di prorogare la legge, quindi è probabile che questa limitazione rimanga in vigore oltre il 2025.

Se sei un dipendente W-2, in genere non puoi detrarre le spese per l'ufficio domestico nella dichiarazione federale, anche se lavori da casa a tempo pieno e il tuo datore di lavoro non prevede alcun rimborso.

Eccezioni a livello statale: 13 giurisdizioni consentono ancora le detrazioni W-2

Ecco ciò che molte guide tralasciano: diversi Stati e giurisdizioni consentono ancora ai dipendenti W-2 di detrarre le spese professionali non rimborsate nelle loro dichiarazioni statali, anche quando la detrazione federale non è disponibile. Se lavori da remoto in una delle seguenti giurisdizioni, verifica le norme del tuo Stato:

• California
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• New Hampshire
• New York
• Dakota del Nord
• Pennsylvania
• Dakota del Sud
• il Distretto di Columbia
• Seattle (a livello cittadino)

Se ti trovi in una di queste giurisdizioni, le spese non rimborsate, un ufficio domestico dedicato, la connessione internet e un telefono di lavoro potrebbero essere detraibili nella dichiarazione statale. Conserva ricevute e documentazione.

Detrazioni per lavoratori autonomi e collaboratori indipendenti

Alcuni Stati impongono per legge ai datori di lavoro di rimborsare ai lavoratori da remoto le spese legate all'attività lavorativa. La California è l'esempio più noto: i datori di lavoro devono rimborsare ai dipendenti tutte le spese aziendali necessarie, inclusa una parte dei costi di internet e telefono. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana e il Distretto di Columbia prevedono requisiti simili.

Se sei un datore di lavoro con lavoratori da remoto in questi Stati, il mancato rimborso delle spese richieste ti espone a sanzioni. Prendi in considerazione una politica chiara di indennità per il lavoro da remoto e verifica le tue procedure di rimborso in base allo Stato.

Se sei un lavoratore autonomo o lavori come collaboratore indipendente, la situazione è molto più favorevole. Puoi dedurre dal tuo reddito da lavoro autonomo le spese aziendali ordinarie e necessarie, tra cui:

• Attrezzatura per l'ufficio domestico (computer, monitor, telefoni, mobili)
• Costi delle telecomunicazioni (servizio internet e telefonico utilizzato per lavoro)
• Utenze, proporzionalmente all'utilizzo dell'ufficio domestico (elettricità, gas, riscaldamento)
• Assicurazione (quote relative all'attività professionale)
• Commissioni bancarie e costi delle licenze commerciali relativi all'attività professionale
• Pasti di lavoro (soggetti al limite del 50%)
• Spese di viaggio legate al lavoro
• Una parte dell'affitto o degli interessi sul mutuo, calcolata in base alla superficie dell'ufficio domestico

La detrazione per l'ufficio domestico. Disponibile solo se si dispone di uno spazio utilizzato esclusivamente e regolarmente per l'attività professionale, viene calcolata utilizzando uno dei due metodi seguenti:

Metodo standard: Dividere la superficie dell'ufficio domestico per la superficie totale dell'abitazione. Questa percentuale si applica alle spese effettive dell'abitazione.

Esempio: ufficio di 200 piedi quadrati ÷ abitazione totale di 2.000 piedi quadrati = il 10% delle spese dell'abitazione è deducibile

Metodo semplificato: Moltiplicare la superficie dell'ufficio per 5 $ per piede quadrato, fino a un massimo di 300 piedi quadrati.

Esempio: 200 piedi quadrati × 5 $ = 1.000 $ deducibili all'anno

Il metodo semplificato è più facile da calcolare; il metodo standard spesso produce una detrazione maggiore se le spese effettive dell'abitazione sono elevate. Eseguire entrambi i calcoli per determinare quale sia più vantaggioso.

È inoltre possibile utilizzare un software per la gestione delle spese per monitorare le spese durante tutto l'anno. Ecco una panoramica pratica di un semplice software per la gestione delle spese che aiuta a scegliere lo strumento più adatto.

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Imposte sul lavoro a distanza internazionale

Implicazioni fiscali dell'assunzione di lavoratori a distanza a livello internazionale

Ampliare il proprio bacino di talenti assumendo lavoratori a distanza oltre i confini internazionali introduce un nuovo livello di complessità fiscale. I datori di lavoro devono orientarsi tra le normative fiscali che variano notevolmente da un Paese all'altro, e gli errori possono essere costosi.

Obblighi fondamentali da comprendere:

Obblighi fiscali nel luogo in cui si trova il dipendente: potrebbe essere necessario rispettare le leggi fiscali e sul lavoro locali, inclusi la ritenuta dell'imposta sul reddito, i contributi previdenziali, i requisiti pensionistici e le prestazioni accessorie obbligatorie, nel Paese in cui il dipendente risiede e lavora.

Registrazione delle retribuzioni: molti Paesi richiedono ai datori di lavoro stranieri di registrare un'entità locale per la gestione delle retribuzioni prima di poter pagare legalmente i dipendenti. In assenza di tale registrazione, potrebbe essere necessario ricorrere a un datore di lavoro ufficiale per assumere il lavoratore per proprio conto. Per le assunzioni delocalizzate in Paesi vicini in Canada, in particolare, ecco una guida alle migliori società canadesi di EOR.

Rischio di stabile organizzazione

Uno dei rischi più seri e più trascurati nelle assunzioni internazionali di lavoratori a distanza o con un datore di lavoro ufficiale è la stabile organizzazione (PE). Una PE si costituisce quando la propria azienda ha una presenza imponibile sufficiente in un Paese estero, cosa che può verificarsi semplicemente avendo un dipendente che vi lavora in modo continuativo.

Una volta costituita una PE, il Paese estero potrebbe richiedere di:

• Presentare le dichiarazioni dei redditi societari in tale giurisdizione
• Pagare l'imposta sul reddito delle società sugli utili attribuibili a tale presenza
• Registrarsi ai fini dell'IVA locale o delle imposte su beni e servizi

Ciò può accadere senza alcuna intenzione da parte vostra: ad esempio, un singolo dipendente che lavora stabilmente da casa in Germania può creare una PE tedesca per un'azienda statunitense. Consultate un professionista fiscale prima di effettuare la vostra prima assunzione internazionale.

Come determinare la residenza fiscale dei lavoratori internazionali

Gli obblighi fiscali internazionali del dipendente sono determinati principalmente dal suo Paese di residenza fiscale, ovvero il Paese in cui vive e dove ha i suoi principali legami economici.

La maggior parte dei Paesi applica una qualche versione della regola dei 183 giorni: trascorrere più della metà dell'anno fiscale in un Paese significa generalmente essere considerati residenti fiscali in quel Paese. Tuttavia, le regole specifiche variano: alcuni Paesi utilizzano il conteggio per anno solare, altri periodi mobili di 12 mesi e alcuni prevedono ulteriori criteri basati sul domicilio e sugli interessi economici.

Per i cittadini statunitensi che lavorano all'estero, le regole sono uniche: gli Stati Uniti tassano i propri cittadini sul reddito mondiale, indipendentemente dal luogo in cui vivono. Tuttavia, sono disponibili due importanti agevolazioni:

• l'esclusione del reddito da lavoro dipendente estero (FEIE) consente ai cittadini statunitensi all'estero che ne hanno i requisiti di escludere dalla tassazione statunitense una parte del reddito prodotto all'estero (l'importo dell'esclusione per il 2025 è di $130,000)
• i crediti d'imposta per le imposte estere consentono ai cittadini statunitensi di compensare il debito d'imposta negli Stati Uniti con le imposte già pagate a un Paese estero, riducendo o eliminando la doppia imposizione

Per poter beneficiare della FEIE, il dipendente deve soddisfare il criterio della residenza effettiva (risiedere in un Paese estero per un intero anno fiscale) oppure il criterio della presenza fisica (trovarsi al di fuori degli Stati Uniti per almeno 330 giorni in un periodo di 12 mesi).

Per i nomadi digitali che attraversano frequentemente i confini, determinare il domicilio fiscale può essere davvero complesso. Si raccomanda vivamente di consultare un consulente fiscale specializzato in fiscalità internazionale.

Che cos'è un accordo contro le doppie imposizioni (DTA)?

Un accordo contro le doppie imposizioni (DTA), chiamato anche trattato fiscale, è un'intesa bilaterale tra due Paesi concepita per evitare che lo stesso reddito venga tassato due volte. Gli Stati Uniti hanno stipulato DTA con più di 60 Paesi.

Punti chiave sul funzionamento dei DTA per i lavoratori da remoto:

• i DTA definiscono generalmente quale Paese ha il diritto primario di tassare i diversi tipi di reddito
• prevedono spesso aliquote ridotte di ritenuta alla fonte su dividendi, interessi e canoni
• specificano le regole per determinare la residenza fiscale quando una persona potrebbe essere residente in entrambi i Paesi
• potrebbe essere comunque necessario presentare le dichiarazioni dei redditi in entrambi i Paesi anche quando si applica un DTA e il debito d'imposta effettivo viene ridotto a zero

Per i datori di lavoro: comprendere quali DTA si applicano ai propri dipendenti internazionali è essenziale per strutturare correttamente i contratti e le buste paga. Collaborate con consulenti fiscali specializzati oppure sviluppate competenze interne. Non date per scontato che un DTA elimini tutti gli obblighi, poiché li riduce secondo modalità definite.

Buone pratiche per gestire le imposte sul lavoro transfrontaliero

• Comprendete le normative locali prima di effettuare un'assunzione internazionale: l'imposta sul reddito, la previdenza sociale, i contributi pensionistici e le prestazioni obbligatorie variano enormemente da un Paese all'altro
• Mantenete registri accurati delle sedi dei dipendenti, dei contratti e di tutti i moduli fiscali; utilizzate software per la gestione delle buste paga con funzionalità di conformità internazionale
• Stabilite politiche chiare sul lavoro da remoto che specifichino i luoghi in cui i dipendenti sono autorizzati o non autorizzati a lavorare, e aggiornate i contratti di lavoro quando cambiano gli accordi
• Effettuate verifiche periodiche sulla conformità, soprattutto perché le agevolazioni dell'epoca della pandemia sono scadute e molti Paesi hanno intensificato i controlli sulle norme relative al lavoro transfrontaliero
• Collaborate con un EOR o un fornitore globale di servizi per le buste paga nei Paesi in cui non disponete di competenze o di un'entità locale: questi soggetti assumono la responsabilità legale del datore di lavoro e gestiscono la conformità locale

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Cosa è cambiato nel 2026: le regole che dovete conoscere ora

Le regole fiscali sul lavoro da remoto sono cambiate frequentemente dalla pandemia. Ecco cosa è cambiato e cosa tenere sotto controllo:

Le agevolazioni dell'epoca della pandemia sono scadute. Diversi Stati, tra cui Georgia, Indiana e Minnesota, avevano emanato linee guida durante la pandemia che esentavano temporaneamente i lavoratori da remoto dagli obblighi che determinavano il collegamento fiscale. Tali agevolazioni sono terminate. Le regole standard pre-pandemia sull'imputazione del reddito e sulle ritenute sono nuovamente in vigore. Se il vostro team si è ampliato oltre i confini statali dal 2020 e non avete riesaminato il vostro livello di conformità, questo è il momento giusto per farlo.

La norma COE di New York è stata confermata nella sentenza Zelinsky (maggio 2025). Il Tribunale tributario per i ricorsi di New York ha riaffermato che assumere una persona da remoto perché vive in quel luogo non costituisce una necessità del datore di lavoro. Il lavoro da remoto svolto per preferenza personale rimane soggetto alle ritenute di New York per i datori di lavoro con sede a New York. È pendente un ricorso in appello, quindi la questione potrebbe ancora evolversi, ma per ora la norma di New York resta in vigore.

Le limitazioni alle detrazioni introdotte dal TCJA restano in vigore. La sospensione delle detrazioni dettagliate varie per i dipendenti che ricevono un modulo W-2, prevista dalla legge sui tagli fiscali e sull'occupazione, continua fino al 2025. L'attuale amministrazione ha segnalato l'intenzione di prorogare queste disposizioni, quindi i dipendenti non dovrebbero contare su un'imminente reintroduzione della detrazione federale per l'ufficio domestico.

Il controllo sulle ritenute fiscali statali sta aumentando. California, New York e diversi altri stati con imposte elevate stanno verificando sempre più spesso le dichiarazioni di residenza dei lavoratori da remoto e la rendicontazione dei redditi in più stati. I dipendenti che dichiarano di essersi trasferiti fuori dallo stato, ma mantengono forti legami con lo stato di provenienza, sono oggetto di particolare attenzione durante gli audit. La documentazione relativa ai cambiamenti di domicilio è più importante che mai.

Aggiornamenti sugli stati senza imposta sul reddito: New Hampshire e Tennessee hanno entrambi eliminato gradualmente le imposte sui redditi da investimenti con effetto dal 1° gennaio 2025, diventando così completamente privi di imposte sui redditi da lavoro. Se avevi dipendenti in questi stati e applicavi ritenute sui redditi da investimenti, aggiorna le tue configurazioni.

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Servizi e risorse per gestire le imposte sul lavoro da remoto

Servizi di datore di lavoro registrato (EOR)

Per le aziende che desiderano assumere lavoratori internazionali o espandersi rapidamente in diversi stati degli Stati Uniti, un EOR rappresenta spesso il percorso più efficiente per garantire la conformità. L'EOR diventa il datore di lavoro registrato legale in ogni giurisdizione e si assume la responsabilità dell'elaborazione delle buste paga, delle ritenute fiscali, dei contributi sociali e della conformità alle leggi locali sul lavoro.

Tra i principali vantaggi degli EOR figurano:

• Gestione fiscale completa: l'EOR gestisce le ritenute, i versamenti, la rendicontazione e i contributi obbligatori in ogni giurisdizione
• Trasferimento del rischio legale: l'EOR si assume la responsabilità del datore di lavoro, riducendo significativamente il rischio di non conformità per la tua azienda
• Competenza aggiornata: gli EOR monitorano l'evoluzione delle normative fiscali, così il tuo team non deve farlo
• Rapidità: puoi assumere in un nuovo stato o paese in pochi giorni, non in mesi

Le principali opzioni EOR sono analizzate nella nostra guida ai migliori servizi di datore di lavoro registrato. Ad esempio, Globalization Partners è una scelta valida per le aziende che si espandono a livello internazionale.

Servizi globali per l'elaborazione delle buste paga

I servizi globali per l'elaborazione delle buste paga gestiscono l'elaborazione degli stipendi in più paesi da un'unica piattaforma, senza assumere lo status di datore di lavoro legale. Ecco le principali funzionalità da cercare:

• Pagamenti in più valute con elaborazione locale delle buste paga conforme alle normative
• Calcolo e presentazione automatizzati delle imposte in tutte le giurisdizioni
• Integrazione con il tuo sistema HRIS esistente
• Analisi delle buste paga in tempo reale e visibilità sui costi

A differenza degli EOR, i fornitori di servizi globali per l'elaborazione delle buste paga richiedono che tu disponga di un'entità locale, o che ne costituisca una, in ogni paese. Sono più adatti alle aziende che hanno già una presenza legale in più giurisdizioni e necessitano di un modo più efficiente per gestire la complessità.

Software fiscale aziendale

Un buon software fiscale aziendale automatizza gran parte del lavoro di calcolo e presentazione relativo alle buste paga statunitensi in più stati, si integra con i tuoi sistemi HR e riduce il rischio di errori manuali. Per i team distribuiti esclusivamente negli Stati Uniti, questo è spesso lo strumento di conformità più conveniente. Per i team internazionali, in genere sono necessarie anche funzionalità di elaborazione globale delle buste paga o EOR.

Domande frequenti

Che cos'è la regola della "convenienza del datore di lavoro"?

La regola COE si applica in otto Stati (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon e Pennsylvania). Consente a questi Stati di tassare il reddito di un dipendente da remoto come se lavorasse nello Stato del datore di lavoro, anche se si trova fisicamente altrove, quando l’organizzazione del lavoro da remoto esiste per la convenienza del dipendente anziché per necessità del datore di lavoro. La versione di New York è quella applicata più attivamente ed è stata recentemente riconfermata (maggio 2025).

Un lavoratore da remoto può essere tassato due volte?

Sì. I lavoratori da remoto possono subire una doppia imposizione quando due giurisdizioni rivendicano entrambe il diritto di tassare lo stesso reddito. Ciò accade più spesso tra gli Stati che applicano la regola della convenienza del datore di lavoro e lo Stato di residenza del dipendente, oppure a livello internazionale, quando un Paese tassa lo stesso reddito degli Stati Uniti. La maggior parte delle giurisdizioni offre crediti d’imposta, trattati o accordi di reciprocità per attenuare questo problema, ma non sempre elimina completamente la doppia imposizione.

Quali Stati degli Stati Uniti non applicano un'imposta sul reddito?

Nove Stati non applicano un’imposta sul reddito da lavoro: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sud, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming. Tuttavia, l’assenza di un’imposta sul reddito non significa l’assenza di obblighi relativi alle buste paga: i datori di lavoro di Washington, ad esempio, contribuiscono comunque ai programmi di congedo familiare retribuito, assistenza a lungo termine e congedo per malattia retribuito. Verifica sempre il quadro completo degli obblighi sulle buste paga di uno Stato prima di presumere di non avere obblighi fiscali

Quali moduli fiscali sono necessari quando si pagano collaboratori da remoto negli Stati Uniti?

È necessario conoscere tre moduli: chiedi al collaboratore di compilare un W-9 prima dell’inizio del lavoro, presenta un 1099-NEC per ogni collaboratore che abbia ricevuto $600 o più durante l’anno e invia il Modulo 1096 all’IRS come riepilogo di tutti i tuoi 1099. Sia il 1099-NEC sia il 1096 devono essere presentati entro il 31 gennaio. I 1099 mancanti o presentati in ritardo comportano sanzioni da $60–$630 per modulo, a seconda del ritardo nella presentazione.

Se lavori da remoto, dove paghi le imposte?

Nella maggior parte dei casi, paghi le imposte nello Stato o nel Paese in cui svolgi fisicamente il tuo lavoro. Se il tuo datore di lavoro ha sede in una giurisdizione diversa, potresti avere obblighi anche in quella giurisdizione, in particolare se lo Stato del datore di lavoro applica la regola della convenienza del datore di lavoro. Verifica sempre con un professionista fiscale la tua situazione specifica e controlla se esiste un accordo di reciprocità tra il tuo Stato e quello del tuo datore di lavoro.

Questo articolo ha esclusivamente finalità informative e non costituisce una consulenza fiscale o legale. Le leggi fiscali cambiano frequentemente e variano a seconda della giurisdizione. Consulta un professionista fiscale qualificato per ricevere indicazioni specifiche sulla tua situazione.