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Scegliere il giusto  software per le paghe non è solo una decisione tecnologica, ma anche una decisione che riguarda le persone. Se sbagli, dovrai affrontare problemi di conformità, dipendenti frustrati e ore di correzioni manuali. Le opzioni sono molto diverse tra loro: si va da software per le paghe autonomi e snelli a piattaforme complete per le risorse umane e le paghe che gestiscono tutto, dall'inserimento dei dipendenti alla presentazione delle dichiarazioni fiscali. Ogni tipologia è adatta a un diverso tipo di azienda. Questa guida analizza tutte e sette le tipologie, così puoi abbinare la soluzione giusta alla situazione reale della tua azienda, non a quella in cui speri che si trovi.

Che cos'è un software per le paghe?

Il software per le paghe è uno strumento digitale che automatizza il calcolo delle retribuzioni dei dipendenti, la gestione delle ritenute fiscali e la conformità normativa relativa alle paghe. Sostituisce fogli di calcolo e documenti cartacei con un unico sistema per registrare le ore lavorate, elaborare i pagamenti e generare report.

Il software per le paghe è importante perché aiuta a evitare errori, a rispettare le normative e a garantire che il tuo team venga pagato correttamente e puntualmente. Le diverse tipologie offrono funzionalità per aziende di ogni dimensione e con esigenze diverse.

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7 tipi di software per le paghe

Sul mercato sono disponibili diversi tipi di software per le paghe, ciascuno pensato per esigenze aziendali differenti. Capire come funziona ogni opzione ti aiuterà a scegliere quella più adatta alla tua azienda.

1. Software autonomo per le paghe

Il software con un'attenzione esclusiva all'elaborazione delle paghe viene talvolta definito software autonomo per le paghe. Questi strumenti calcolano salari, imposte, detrazioni e pagamenti senza richiedere l'adozione di una suite completa per le risorse umane.

Ho riscontrato che funzionano meglio per le aziende più piccole che hanno già coperto i propri processi HR e necessitano semplicemente di un sistema affidabile per elaborare le paghe.

Patriot Payroll offre un approccio autonomo molto conveniente, che include un livello base autogestito in cui ti occupi dei versamenti fiscali e un livello a servizio completo che automatizza tutte le dichiarazioni fiscali locali, statali e federali.

Vantaggi

Il principale vantaggio di questo tipo di sistema per le paghe è la semplicità. Non paghi per funzionalità di selezione, gestione delle prestazioni o altre funzionalità HR che potresti non utilizzare mai.

Questo ambito più ristretto può anche significare un'implementazione più rapida e meno formazione per gli amministratori delle paghe. Strumenti come Gusto e OnPay, ad esempio, si concentrano molto sul rendere semplici le normali elaborazioni delle paghe.

Funzionalità

Le funzionalità tipiche dei software autonomi per le paghe includono:

  • Calcoli delle paghe: calcola la retribuzione lorda e netta, le detrazioni, le imposte e le altre ritenute.
  • Accredito diretto: invia i pagamenti a dipendenti e collaboratori secondo il calendario delle retribuzioni.
  • Presentazione delle dichiarazioni fiscali: molti sistemi calcolano, presentano e versano le imposte sulle paghe per tuo conto.
  • Buste paga e moduli fiscali: genera i prospetti delle retribuzioni dei dipendenti e i documenti di fine anno.
  • Report sulle paghe: monitora salari, detrazioni, costi del lavoro e storico dei pagamenti.
  • Tracciati di controllo: registra le modifiche e le approvazioni relative alle paghe, cosa che può essere utile quando si indagano discrepanze.

Autonomo non significa necessariamente di base. Molti strumenti possono comunque supportare collaboratori, più sedi, diversi calendari delle retribuzioni e integrazioni con software di contabilità o per le risorse umane.

2. Software per le paghe basato sul cloud

Il tradizionale software per le paghe basato sul cloud si riferisce alle piattaforme online per le paghe accessibili tramite il web, di gran lunga la configurazione più diffusa per le paghe. 

Questi sistemi offrono un archivio centralizzato per tutti i dati relativi alle paghe e consentono agli utenti di configurare le strutture retributive, gestire le detrazioni e presentare le dichiarazioni fiscali direttamente dalla piattaforma. In genere sono molto facili da usare, con interfacce intuitive che rendono il processo di elaborazione delle paghe semplice e immediato.

Patriot Payroll offre un'interfaccia utente semplice, accessibile via web da qualsiasi luogo, anziché essere ospitata localmente su un server aziendale.

Vantaggi

Il fornitore gestisce l'hosting, i backup e gli aggiornamenti del software, eliminando una parte significativa della manutenzione a carico del team IT interno.

I fornitori di servizi paghe possono anche applicare direttamente al software gli aggiornamenti delle tabelle fiscali e delle normative. Ciò significa che il tuo team non è responsabile dell'aggiornamento manuale del sistema ogni volta che cambia una regola relativa alle paghe.

I sistemi cloud sono anche più facili da utilizzare in sedi diverse, il che li rende particolarmente adatti alle organizzazioni ibride e distribuite.

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Funzionalità

Le funzionalità comuni dei sistemi paghe cloud includono:

  • Accesso tramite browser: Esegui o approva le paghe da qualsiasi dispositivo supportato.
  • Aggiornamenti automatici del software: Le tabelle fiscali, gli aggiornamenti di sicurezza e le modifiche al prodotto sono gestiti dal fornitore.
  • Dati in tempo reale: Le modifiche ai dati dei dipendenti, alle detrazioni e alle paghe possono essere riflesse immediatamente in tutta la piattaforma.
  • Integrazioni di terze parti: Collega le paghe ai sistemi di contabilità, risorse umane, rilevazione delle presenze e gestione dei benefit.
  • Autorizzazioni basate sui ruoli: Controlla ciò che le risorse umane, il reparto finanziario, i manager e gli altri utenti possono vedere o modificare.
  • Self-service per i dipendenti: Offri ai dipendenti accesso diretto alle buste paga, ai documenti fiscali e ai dettagli dei pagamenti.

I sistemi paghe cloud possono anche diventare molto più specializzati. Esistono sistemi creati specificamente come software paghe per piccole imprese e software paghe per startup.

3. Software paghe installato in sede

Il software paghe installato in sede viene installato e gestito sull'infrastruttura della tua organizzazione, invece di essere ospitato dal fornitore del software.

Questo offre al tuo team IT un controllo molto più diretto su dove vengono archiviati i dati delle paghe, su come viene configurato il software e su quando vengono implementate le modifiche. Ciò può renderlo adatto alle aziende più grandi o alle organizzazioni con requisiti rigorosi in materia di sicurezza interna e gestione dei dati.

Con OnPay, sei responsabile della gestione dei dati dei tuoi dipendenti, mentre il sistema calcola il resto.

Vantaggi

Il controllo è il motivo principale per scegliere questo modello.

La tua organizzazione gestisce il proprio ambiente per le paghe, inclusi l'archiviazione dei dati, le policy di sicurezza, le integrazioni, i backup e gli aggiornamenti del software. Ciò può semplificare l'allineamento delle paghe a requisiti IT interni o di governance altamente specifici.

Lo svantaggio è che la responsabilità torna a ricadere su di te. A differenza del software cloud, il tuo team potrebbe dover gestire l'infrastruttura, installare gli aggiornamenti, amministrare i backup e mantenere il sistema aggiornato.

Funzionalità

I sistemi paghe installati in sede possono includere:

  • Archiviazione locale dei dati: Le informazioni sulle paghe rimangono all'interno della tua infrastruttura.
  • Configurazione personalizzata: I team IT possono adattare l'ambiente ai flussi di lavoro e alle policy di sicurezza interne.
  • Controlli di accesso interni: L'autenticazione e le autorizzazioni possono collegarsi ai sistemi di gestione delle identità già esistenti.
  • Integrazioni ERP: Le paghe possono collegarsi in modo approfondito ai sistemi finanziari e operativi interni.
  • Registri di audit: Le azioni relative alle paghe possono essere registrate e conservate in conformità alle policy interne.
  • Report personalizzati: Le organizzazioni possono creare report sulle paghe in base ai propri requisiti finanziari e di governance dei dati.

Per le organizzazioni che stanno valutando questa opzione, la domanda non è semplicemente se l'installazione in sede offra un maggiore controllo. Il punto è capire se tale controllo abbia un valore sufficiente a giustificare la maggiore responsabilità interna.

Questi sistemi combinati per le risorse umane e le paghe offrono anche una maggiore facilità d'uso dal punto di vista dei dipendenti, poiché consentono loro di accedere alle buste paga e inviare richieste di ferie e permessi dallo stesso modulo self-service per i dipendenti, invece di dover accedere a un sistema separato per ciascuna operazione.  

4. Piattaforme complete per risorse umane e paghe

Invece di acquistare un sistema paghe separato, puoi ottenerlo come modulo all'interno di una piattaforma HR più ampia, come un sistema HRIS, HRMS o HCM.

Questi software HR e sistemi paghe combinati collegano le paghe a funzioni come la gestione dei benefit, il monitoraggio delle ore, l’inserimento e le anagrafiche dei dipendenti.

Ho riscontrato che il vero vantaggio non consiste nell’avere più funzionalità, ma nel fatto che i dati alla base di tali funzionalità siano collegati.

Il modulo paghe di Paycom è solo uno dei componenti della sua piattaforma HR completa, che include moduli per la gestione del tempo, il reclutamento e altro ancora.

Vantaggi

Quando le paghe si trovano nello stesso sistema degli altri processi HR, le modifiche relative ai dipendenti possono confluire direttamente nelle paghe invece di essere inserite due volte.

Ad esempio, le ore approvate possono confluire in un’elaborazione delle paghe, la scelta dei benefit può aggiornare una trattenuta del dipendente e una modifica della retribuzione può comparire nelle paghe senza che qualcuno debba trasferire manualmente le informazioni.

Questo può ridurre il lavoro di riconciliazione necessario quando paghe, monitoraggio delle ore, benefit e anagrafiche HR risiedono tutti in sistemi diversi.

Può anche migliorare l’esperienza dei dipendenti. Il personale potrebbe essere in grado di visualizzare i cedolini, aggiornare le informazioni, gestire i benefit e richiedere il PTO attraverso lo stesso portale self-service.

Funzionalità

Le piattaforme HR e paghe complete includono comunemente:

  • Anagrafiche unificate dei dipendenti: le paghe utilizzano le stesse informazioni sui dipendenti del sistema HR più ampio.
  • Integrazione di orari e presenze: le ore approvate confluiscono nei calcoli delle paghe.
  • Integrazione dei benefit: le scelte e le trattenute possono essere aggiornate automaticamente.
  • Flussi di lavoro dall’inserimento alle paghe: le informazioni dei nuovi assunti vengono trasferite alla loro prima elaborazione delle paghe.
  • Reportistica consolidata: combina le informazioni sulle paghe con i dati relativi all’organico, alle retribuzioni, ai benefit e ad altri aspetti HR.
  • Flussi di approvazione: indirizza le modifiche retributive, i pagamenti fuori ciclo e le elaborazioni delle paghe agli approvatori appropriati.

Per i team che stanno valutando questo modello, presta particolare attenzione al modo in cui le informazioni vengono trasferite tra le paghe e gli altri moduli. L’integrazione è uno dei suoi principali vantaggi, quindi dovrebbe funzionare concretamente e non limitarsi a comparire in un elenco di funzionalità. La nostra guida all’amministrazione delle paghe approfondisce i processi che tali connessioni devono supportare.

Questa opzione è utile per molti titolari di piccole imprese che desiderano liberarsi completamente delle responsabilità relative alle paghe, assicurandosi al contempo che vengano elaborate correttamente. Utilizzando questo modello, si esternalizza essenzialmente la gestione delle paghe a un servizio paghe di terze parti. 

Se questa situazione ti è familiare, ti consiglio di collaborare con uno dei servizi paghe per piccole imprese, che ho analizzato nel dettaglio. Questi servizi sono generalmente molto convenienti e offrono un solido supporto clienti.

5. Software per le paghe specifico per settore

Esistono anche software per le paghe specifici per numerosi settori, tra cui edilizia, ristorazione, agenzie di selezione del personale e altri. Questi sistemi offrono funzionalità aggiuntive adatte ai rispettivi contesti settoriali, che vanno oltre le semplici funzionalità di base per le paghe.

Vantaggi

Il vantaggio principale è l’adeguatezza. Invece di costringerti ad adattare le regole delle paghe specifiche del settore a un sistema generico, ottieni funzionalità progettate in base al modo in cui la tua azienda opera già.

Questo può ridurre le soluzioni manuali alternative, soprattutto quando le paghe dipendono da dati provenienti da sistemi di pianificazione dei turni, POS, produzione o calcolo dei costi delle commesse.

Ad esempio, il software per le paghe nel settore edile può supportare i requisiti relativi ai salari prevalenti, le trattenute sindacali, i report sulle paghe certificate e più cantieri. Il software per le paghe nella ristorazione può gestire le mance, i dati sui turni e le integrazioni POS. Il software per le paghe nel settore manifatturiero può supportare le maggiorazioni per i turni, la retribuzione a cottimo e il calcolo dei costi della manodopera.

Funzionalità

Le funzionalità variano notevolmente in base al settore, ma tra gli esempi più comuni rientrano:

  • Regole retributive specifiche del settore: supporta calcoli come mance, retribuzione a cottimo, maggiorazioni per i turni, salari prevalenti o trattenute sindacali.
  • Supporto specializzato per la conformità: aiuta a tenere conto dei requisiti per la gestione delle retribuzioni legati a un particolare settore o modello di forza lavoro.
  • Calcolo dei costi di commesse o manodopera: collega i costi del personale a progetti, sedi, linee di produzione o commesse.
  • Integrazioni per la pianificazione: importa le ore approvate o i dati sui turni nei calcoli delle retribuzioni.
  • Integrazioni con i sistemi del settore: si collega a strumenti come sistemi POS, software di produzione o piattaforme per la gestione delle commesse.
  • Reportistica specializzata: produce report che riflettono le esigenze specifiche del settore in materia di manodopera, retribuzioni o conformità.

Prenderei in considerazione un software per la gestione delle retribuzioni specifico del settore quando ti affidi a fogli di calcolo, modifiche manuali o soluzioni personalizzate a ogni ciclo di paga. Di solito è un segnale che un sistema generale per la gestione delle retribuzioni non si adatta al modo in cui la tua forza lavoro viene effettivamente retribuita.

Esempi di software per la gestione delle retribuzioni specifici del settore

Software per la gestione delle retribuzioni nel settore edile

Il software per la gestione delle retribuzioni nel settore edile include funzionalità per gestire quote sindacali, report sulle retribuzioni certificate e molteplici funzionalità per la gestione dei cantieri, a differenza dei software standard per la gestione delle retribuzioni. Supporta inoltre il calcolo dei costi delle commesse e il monitoraggio della conformità ai salari prevalenti.

Payroll4Construction offre numerose funzionalità progettate appositamente per il settore edile, inclusi report sulla manodopera delle commesse.

Software per la gestione delle retribuzioni nel settore della ristorazione

Il software per la gestione delle retribuzioni nel settore della ristorazione risponde alle esigenze specifiche del settore della ristorazione gestendo la distribuzione delle mance, la pianificazione dei turni e la conformità alle leggi sul lavoro specifiche dei ristoranti. Si integra inoltre con i sistemi POS per semplificare i calcoli delle retribuzioni in base alle vendite e alle mance.

7Shifts è progettato specificamente per il settore dell'ospitalità e offre funzionalità integrate per gestire le mance all'interno di ogni ciclo di paga.
Toast offre funzionalità specifiche per i ristoranti, come strumenti per la gestione delle mance, integrazioni POS e la possibilità di detrarre i pasti dei dipendenti dalle retribuzioni.

Software per la gestione delle retribuzioni nel settore manifatturiero

Il software per la gestione delle retribuzioni nel settore manifatturiero gestisce differenziali complessi per i turni, retribuzioni a cottimo e calcolo dei costi della manodopera specifici del settore manifatturiero. Si integra inoltre con i sistemi di gestione della produzione per allineare le retribuzioni ai dati di produzione e agli indicatori delle prestazioni.

APS Payroll offre strumenti per la gestione delle retribuzioni, la pianificazione avanzata e il monitoraggio del tempo, risultando quindi adatto alle aziende manifatturiere.

Esistono molte altre opzioni, quindi prenditi il tempo necessario per esaminare diversi fornitori se stai cercando un servizio per la gestione delle retribuzioni specifico per una nicchia. In alternativa, torna al nostro campo di ricerca e controlla: potremmo aver già svolto il lavoro di ricerca preliminare per te, a seconda del tuo settore!

Ancora una volta, voglio sottolineare che questi sistemi per la gestione delle retribuzioni specifici del settore funzionano anch'essi secondo un modello basato sul cloud. Ciò significa che non dovrai preoccuparti di gestire autonomamente gli aggiornamenti del software o quelli relativi alla conformità.

6. Servizi esternalizzati per la gestione delle retribuzioni

Con l'esternalizzazione della gestione delle retribuzioni, utilizzi un fornitore terzo per gestire parte o la maggior parte del lavoro necessario a elaborare le retribuzioni.

Queste aziende per la gestione delle retribuzioni possono calcolare i salari, elaborare le trattenute, presentare le imposte sulle retribuzioni, emettere i pagamenti e preparare i documenti di fine anno per tuo conto.

Devi comunque mantenere aggiornate le informazioni sui dipendenti e comunicare le modifiche. La differenza è che il tuo fornitore gestisce una parte molto maggiore dell'effettiva elaborazione delle retribuzioni.

Vantaggi

Questo modello è utile quando vuoi accedere a competenze in materia di gestione delle buste paga senza creare un team interno dedicato.

Il fornitore si assume la responsabilità di gran parte del lavoro amministrativo relativo a calcoli, dichiarazioni, scadenze ed elaborazione delle buste paga, mentre il tuo team mantiene la supervisione.

Nella mia esperienza, in questo caso il supporto diventa particolarmente importante. Quando paghi qualcun altro per gestire le buste paga, la vera prova del servizio arriva spesso quando qualcosa va storto e hai bisogno che una discrepanza venga risolta rapidamente.

Per le aziende più piccole senza uno specialista interno delle buste paga, i servizi di gestione delle buste paga per piccole imprese possono essere particolarmente utili.

Funzionalità

A seconda del fornitore, i servizi esternalizzati di gestione delle buste paga possono includere:

  • Elaborazione delle buste paga gestita: Il fornitore calcola le buste paga e prepara ogni ciclo di pagamento.
  • Presentazione e versamento delle imposte: Le imposte sulle buste paga vengono calcolate, dichiarate e pagate secondo le scadenze applicabili.
  • Rendicontazione di fine anno: Il fornitore prepara i documenti fiscali per dipendenti e collaboratori.
  • Aggiornamenti sulla conformità: Il fornitore monitora le normative sulle buste paga e le variazioni fiscali.
  • Accesso autonomo per i dipendenti: I dipendenti possono comunque accedere ai cedolini e ai documenti fiscali tramite un portale software.
  • Supporto per le buste paga: Gli specialisti possono aiutare a verificare errori, correzioni e problemi relativi alle dichiarazioni.

La differenza fondamentale rispetto al solo software per la gestione delle buste paga riguarda la responsabilità. Non stai semplicemente acquistando un sistema gestito dal tuo team. Stai pagando un fornitore affinché svolga per te parte della funzione di gestione delle buste paga.

7. Organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO)

Un'altra forma di esternalizzazione delle buste paga consiste nel collaborare con un'organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO). L'aspetto positivo dell'utilizzo di un servizio PEO è che può aiutarti con molto più della semplice elaborazione delle buste paga. La maggior parte dei fornitori PEO offre i seguenti servizi:

  • Gestione delle buste paga
  • Conformità normativa
  • Gestione dei benefit per i dipendenti
  • Gestione dei talenti (compresi reclutamento e gestione del personale)
  • Gestione dei dati
  • Gestione dei rischi
  • Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro

Le aziende PEO ti configureranno utilizzando il proprio software, quindi è importante assicurarsi che il loro sistema per la gestione delle buste paga si integri con le principali soluzioni software HR che già utilizzi. 

Puoi inoltre aspettarti un supporto clienti di alto livello da parte di un'azienda PEO, perché in sostanza la stai assumendo per gestire i processi relativi alle tue buste paga dall'inizio alla fine.

Justworks offre servizi PEO per la gestione delle buste paga, eliminando completamente questo compito dalla tua lista delle cose da fare.

Vantaggi

Il principale vantaggio consiste nell'accesso a funzionalità per la gestione delle buste paga e delle risorse umane che un'organizzazione più piccola potrebbe non voler sviluppare internamente.

Le PEO possono combinare l'elaborazione delle buste paga con l'amministrazione dei benefit, il supporto alla conformità, l'inserimento dei nuovi dipendenti e altri servizi HR. Per un team HR snello, questo può eliminare una notevole quantità di lavoro amministrativo.

Lo svantaggio è che stai instaurando una relazione molto più ampia rispetto a quella che avresti con un normale fornitore di servizi per le buste paga. Prima di firmare un accordo, è utile comprendere esattamente quali responsabilità spettano a te e quali alla PEO.

Funzionalità

I servizi PEO includono comunemente:

  • Elaborazione delle paghe: il PEO contribuisce a calcolare ed elaborare le buste paga dei dipendenti.
  • Amministrazione delle imposte sulle paghe: le dichiarazioni fiscali e i versamenti vengono gestiti nell'ambito dell'accordo di co-impiego.
  • Amministrazione dei benefit: i dipendenti possono avere accesso a piani sanitari, pensionistici e ad altri piani di benefit offerti tramite il PEO.
  • Supporto alla conformità: i fornitori aiutano a gestire i requisiti normativi relativi all'impiego.
  • Indennizzo per infortuni sul lavoro e gestione dei rischi: molti PEO forniscono servizi più ampi relativi ai rischi occupazionali.
  • Accesso autonomo per i dipendenti: i dipendenti possono accedere alle informazioni su paghe, imposte e benefit tramite la piattaforma del fornitore.

8. Software e servizi globali per le paghe

Le soluzioni software globali per le paghe rappresentano una combinazione di sofisticati software per le paghe in grado di gestire i pagamenti in più valute, insieme all'assistenza clienti e alla gestione delle paghe da parte del fornitore del servizio. 

Con questo modello, sei responsabile dell'aggiornamento dei dati dei dipendenti all'interno del sistema software globale per le paghe. Tuttavia, il tuo fornitore di servizi per le paghe è responsabile dell'elaborazione delle paghe per tuo conto, garantendo la conformità fiscale in tutte le giurisdizioni in cui hai dipendenti.

Utilizzando Skuad, puoi gestire e pagare i dipendenti che si trovano in più Paesi all'interno di un'unica elaborazione delle paghe, mentre il fornitore si occupa dell'elaborazione.

Vantaggi

Senza una piattaforma centralizzata, la gestione delle paghe in più Paesi può trasformarsi in un'attività ricorrente di riconciliazione che coinvolge diversi fornitori, valute, scadenze e formati di report.

Il software globale per le paghe è progettato per riunire questi processi. Il tuo team può visualizzare le informazioni su retribuzioni e paghe in tutte le aree geografiche, mentre i calcoli e i requisiti locali vengono gestiti a livello nazionale.

Ciò può ridurre il coordinamento manuale che altrimenti ricadrebbe sui team delle paghe, delle risorse umane e della finanza a ogni ciclo di pagamento.

Caratteristiche

Le piattaforme globali e per la gestione delle paghe in più Paesi possono includere:

  • Pagamenti in più valute: calcolare ed effettuare i pagamenti nelle valute locali dei dipendenti.
  • Calcoli delle paghe specifici per Paese: applicare le imposte locali, le detrazioni previste dalla legge e i contributi sociali.
  • Dichiarazioni locali relative alle paghe: supportare i requisiti di dichiarazione e versamento specifici per ciascun Paese.
  • Reportistica globale sulle paghe: consolidare i dati relativi alle retribuzioni e ai costi del lavoro tra diversi Paesi.
  • Pagamenti a dipendenti e collaboratori: gestire diverse categorie di lavoratori tramite la stessa piattaforma.
  • Supporto alla conformità locale: tenere conto dei requisiti specifici della giurisdizione in materia di paghe e impiego.
  • Servizi di datore di lavoro registrato: alcuni fornitori offrono anche servizi EOR per i Paesi in cui non disponi di una tua entità legale.

Questa categoria diventa più preziosa con l'aumentare del numero di Paesi in cui operi. La domanda principale è se ti serva un software per coordinare le paghe tra le entità esistenti, un servizio globale di gestione delle paghe, un EOR o una combinazione dei tre. 

(Nota: se vuoi fare un ulteriore passo avanti e liberarti completamente degli aspetti legali dell'assunzione di dipendenti internazionali, un servizio di datore di lavoro registrato sarebbe una scelta migliore.) 

Altre opzioni per le paghe

Esistono altre configurazioni per la gestione delle paghe che vale la pena menzionare. Tuttavia, non sono molto intuitive. Le altre opzioni includono: 

  • Software per la gestione delle paghe installato in locale: si tratta di software per la gestione delle paghe installato localmente sui server aziendali, che funziona in modo indipendente da altri software HR. L'unico vantaggio dell'utilizzo di un sistema per la gestione delle paghe installato in locale è che offre un maggiore controllo sulla sicurezza e sulla personalizzazione dei dati, a differenza dei normali software per la gestione delle paghe basati sul cloud.

    Tuttavia, le soluzioni installate in locale richiedono un investimento iniziale significativo per l'implementazione e le risorse IT, oltre a una manutenzione continua per garantire che il software rimanga aggiornato rispetto alle modifiche delle normative fiscali ed evitare responsabilità.
  • Software per la gestione delle paghe a codice aperto : il software per la gestione delle paghe a codice aperto consente un'ampia personalizzazione ed è generalmente più conveniente, poiché non prevede costi di licenza. Tuttavia, rispetto ai normali software per la gestione delle paghe, è necessario disporre di una notevole competenza tecnica per implementare e mantenere un sistema per la gestione delle paghe a codice aperto, rendendolo un'opzione molto meno interessante per la maggior parte delle organizzazioni.
  • Software di contabilità: se la tua azienda è molto piccola, potresti riuscire a cavartela utilizzando un software di contabilità HR che offre funzionalità per la gestione delle paghe. Utilizzando un software di contabilità, puoi pagare i tuoi dipendenti con assegni fisici, ma ciò richiede l'inserimento manuale dei dati e la stampa degli assegni. Inoltre, costringe i tuoi dipendenti a compiere ulteriori passaggi per depositare i propri guadagni sul conto bancario. Per questi motivi, è anche un'opzione meno interessante per la maggior parte delle aziende. 
FreshBooks, che offre principalmente software di contabilità, offre anche un modulo per la gestione delle paghe, risultando così perfetto sia per i team HR sia per i team di contabilità.

Queste opzioni alternative per la gestione delle paghe, a mio parere, sono obsolete e offrono un'esperienza tutt'altro che ideale a chiunque sia incaricato di gestire o utilizzare regolarmente il software.

Consiglio invece di analizzare più approfonditamente i software per la gestione delle paghe basati sul cloud, la gestione delle paghe come modulo o i servizi per la gestione delle paghe, per trovare il miglior software per la gestione delle paghe con accredito diretto per la tua azienda.

Trovare la soluzione giusta per la gestione delle paghe

Una volta individuato il tipo di software per la gestione delle paghe più adatto al tuo team, il passo successivo più logico è stabilire il budget, soprattutto se gestisci le paghe oltreconfine, dove le strutture dei prezzi variano significativamente in base al modello di servizio e al numero di dipendenti. Se questa è la tua situazione, l'analisi dei costi dei servizi globali per la gestione delle paghe illustra quanto puoi aspettarti di pagare per i modelli EOR, di gestione dei collaboratori e di consolidamento aziendale, permettendoti di valutare le opzioni con numeri concreti alla mano.

Scegliere la soluzione giusta per la gestione delle paghe richiede un'attenta analisi delle esigenze e delle capacità della tua organizzazione. È fondamentale assicurarsi che, qualunque sia il software o il servizio scelto, alleggerisca il carico di lavoro e riduca gli errori umani. 

headshot of Kim Behnke

Kim Behnke è una redattrice e analista di software HR per People Managing People, con quasi dieci anni di esperienza diretta nelle risorse umane. Grazie a un background che spazia tra reclutamento, onboarding, gestione delle performance, formazione, sviluppo di policy e analisi HR, offre una conoscenza profonda delle difficoltà affrontate dai team HR e di come la tecnologia possa risolverle. Kim possiede lauree in psicologia, scrittura e comunicazione tecnica, ed è Specialist HR Digitale certificata presso la Academy to Innovate HR. È animata dalla passione per ottimizzare sistemi e semplificare i flussi di lavoro, aiutando i team HR a lavorare in modo più intelligente.