Utkontraktering av HR: Fordeler, strategier og hensyn
Det er populært blant bedrifter, særlig mindre virksomheter, å sette ut HR-funksjoner av gode grunner.
Ettersom det blir mer komplekst og tidkrevende å håndtere HR-funksjoner – særlig hvis arbeidsstyrken vokser internasjonalt – lønner det seg å hente inn fagfolk som kan tilby kunnskap og fleksibilitet dere ikke har internt.
Bruk denne veiledningen for å forstå fordelene og hvilke HR-tjenester som kan settes ut som er tilgjengelige.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er outsourcing av HR?
Outsourcing av HR er prosessen med å inngå avtale med en tredjepart, vanligvis en kvalifisert person eller et HR-byrå, om å utføre noen eller alle av virksomhetens HR-funksjoner.
Mange virksomheter benytter seg av RPO-selskaper for å supplere de utkontrakterte HR-funksjonene sine, særlig innen rekrutteringsledelse. Det er ofte den perfekte mellomløsningen mellom å ikke ha noen HR-avdeling og å ha et internt HR-team.
Typer outsourcing av HR
Organisasjoner kan velge å sette ut noen eller alle HR-funksjonene sine:
Profesjonell arbeidsgiverorganisasjon (PEO)
En PEO samarbeider med en virksomhet for å tilby omfattende HR-tjenester, som lønn, administrasjon av personalgoder, etterlevelse av regelverk og medarbeiderhåndtering.
PEO-en fungerer som arbeidsgiver, noe som betyr at både virksomheten og PEO-en deler visse juridiske ansvarsområder for de ansatte.
Hvis du vil vite mer, kan du se vårt utvalg av de beste PEO-ene.
Formell arbeidsgiver (EOR)
En EOR er en tredjepartsorganisasjon som påtar seg det fulle juridiske ansvaret for ansatte, inkludert lønn, skatt og overholdelse av arbeidslovgivningen.
I motsetning til en PEO blir en EOR den formelle arbeidsgiveren i juridisk forstand, noe som ofte brukes ved ansettelser i utenlandske markeder.
Hvis du vil vite mer, kan du se vårt utvalg av de beste EOR-ene.
Bemanningsbyråer
Leverandører av bemanningsforsterkning fokuserer på midlertidig ansatte eller kontraktsarbeidere og håndterer rekruttering, introduksjon og lønn for kortsiktige stillinger. De kan brukes til å fylle behov raskt uten å ansette fast personale.
Rekrutteringsbyråer
Disse rekrutteringsselskapene spesialiserer seg på å finne og plassere talenter og håndterer ansettelsesprosessen for faste stillinger, inkludert søk etter kandidater, gjennomføring av intervjuer og noen ganger deler av introduksjonsprosessen.
Det finnes flere måter å samarbeide med andre på for å sette ut rekruttering, blant annet gjennom bemanningsbyråer som får betalt ved ansettelse, kontraktører som arbeider på provisjonsbasis basert på ansettelser, og kontraktører som arbeider mot et fast honorar basert på de ledige stillingene og tidsrammen for rekrutteringsbehovet.
Hvis du vil vite mer, kan du lese artikkelen vår om de beste selskapene for outsourcing av rekrutteringsprosesser.
Deltidsbasert HR
Å ansette en erfaren HR-fagperson, vanligvis på deltid eller etter behov, for å håndtere spesifikke HR-funksjoner i organisasjonen.
I stedet for å sette ut HR til en leverandør med et komplett tjenestetilbud «leier» du i praksis en del av tiden til en HR-ekspert. Dette kan være en mer fleksibel og kostnadseffektiv løsning for små og mellomstore virksomheter som ikke trenger HR-ansatte på heltid.
Leverandører av administrerte tjenester (MSP)
MSP-er brukes vanligvis til å håndtere en arbeidsstyrke bestående av midlertidig ansatte og håndterer rekruttering, administrasjon og oppfølging av midlertidig ansatte og kontraktører på tvers av ulike lokasjoner eller prosjekter. De er særlig nyttige ved rekruttering i stort volum.
Konsulentselskaper
HR-konsulentselskaper tilbyr ekspertise innen spesialiserte områder som etterlevelse av regelverk, lederutvikling, organisasjonsutforming og endringsledelse.
De tilbyr strategiske råd eller håndterer spesifikke prosjekter i stedet for daglige HR-funksjoner.
Hvis du vil lese mer, kan du ta en titt på vår kortliste over de beste HR-konsulentfirmaene eller de beste HR-konsulentfirmaene i Storbritannia.
Lønnstjenesteleverandører
Selskaper som spesialiserer seg på lønnskjøring og overholdelse av regelverk, inkludert innlevering av lønnsskatt og fradrag.
Lærings- og utviklingsfirmaer
Disse selskapene tilbyr opplæringsprogrammer, lederutvikling og kompetanseutvikling for ansatte. Ved å sette dette ut til en dedikert leverandør kan man sikre at teamene har tilgang til konsekvent opplæring av høy kvalitet.
Selskaper som administrerer personalgoder
Disse firmaene fokuserer på administrasjon av personalgoder, inkludert helseforsikring, pensjonsordninger og velværetiltak, og tilbyr ofte bedre tilgang til slike goder på grunn av stordriftsfordeler.
Leverandører av bakgrunnssjekker
Selskaper som spesialiserer seg på bakgrunnssjekktjenester, kan bistå med kontroller før ansettelse, som søk etter strafferegister, verifisering av arbeidsforhold og kredittsjekker.
Hvilke virksomheter trenger å sette ut HR-funksjoner?
Å sette ut HR-funksjoner kan være en strategisk beslutning i ulike situasjoner. Her er noen vanlige scenarioer der det kan være fordelaktig:
- Begrensede interne ressurser: Hvis selskapet ditt er lite eller mangler et internt HR-team, kan utsetting håndtere viktige HR-funksjoner som lønn, administrasjon av personalgoder og overholdelse av regelverk.
- Rask vekst: I perioder med rask vekst eller ekspansjon til nye markeder kan det bli overveldende å håndtere HR-oppgaver internt. Utsetting gjør det enklere å håndtere rekruttering, introduksjon av nyansatte og overholdelse av regelverk (særlig nyttig i nye markeder).
- Håndtering av komplekse krav til overholdelse av regelverk: Når man opererer i flere land eller bransjer med strenge regler, kan det å sette ut oppgaver til en HR-partner som kjenner lokale lover, redusere risikoen for manglende etterlevelse. Virksomheter i Sydney kan for eksempel se til HR-konsulentfirmaer i Sydney for lokal ekspertise.
- Kostnadseffektivitet: For mindre organisasjoner kan kostnadene ved å bygge opp en HR-avdeling overstige fordelene. Å sette ut oppgavene kan være mer kostnadseffektivt og gi tilgang til erfarne fagpersoner uten de tilhørende driftskostnadene.
- Fokus på kjerneaktiviteter: Hvis HR-oppgaver tar for mye tid og ressurser, kan det å sette ut oppgavene gjøre det mulig for teamet ditt å fokusere på strategiske initiativer i stedet for administrative oppgaver.
- Tilgang til ekspertise: Å sette ut HR-funksjoner som medarbeiderrelasjoner, resultatstyring eller personalgoder kan gi tilgang til spesialisert kunnskap og beste praksis som kanskje ikke finnes internt.
- Midlertidige eller sesongbaserte behov: I travle sesonger eller ved kortsiktige prosjekter kan det å sette ut HR-oppgaver bidra til effektiv håndtering av ansettelser og administrasjon av midlertidig arbeidskraft.
- Forbedring av HR-prosesser: Hvis interne HR-prosesser er utdaterte eller ineffektive, kan det å sette ut oppgavene introdusere moderne verktøy, teknologi og prosesser som øker produktiviteten.
Hvilke funksjoner kan det å sette ut HR-oppgaver bidra med?
Leverandører som tilbyr HR-tjenester, kan bidra med en rekke HR-funksjoner, inkludert:
- Rekruttering
- Lønnsadministrasjon
- Administrasjon av personalgoder
- Tidsregistrering
- Forsikring
- Opplæring
- Læring og utvikling
- Resultatstyring
- Medarbeiderrelasjoner
- Tjenester for overgang for ansatte
- Bakgrunnssjekk og referansesjekk
- Tjenester for narkotikatesting av ansatte
- Rådgivning for ansatte (EAP-er, støtte for psykisk helse).
Fordeler og ulemper ved HR-utkontraktering
Som med det meste i arbeidslivet og livet ellers har HR-utkontraktering både fordeler og ulemper.
Fordeler ved HR-utkontraktering
- Kostnadsbesparelser: Utkontraktering av HR-funksjoner kan redusere faste kostnader, for eksempel lønn til internt HR-personell, tilgang til avanserte systemer eller unngåelse av bøter og gebyrer.
- Tilgang til ekspertise: Gir tilgang til erfarne HR-fagfolk med spesialkunnskap innen områder som rekruttering, læring og utvikling, kompensasjonsstyring og medarbeiderrelasjoner.
- Bedre etterlevelse: Virksomheter som tilbyr HR-utkontraktering kjenner arbeidslivets lover og forskrifter godt, noe som bidrar til å redusere risikoen for manglende etterlevelse og tilhørende sanksjoner.
- Fokus på kjernevirksomheten: Frigjør interne ressurser, slik at teamet kan konsentrere seg om strategiske aktiviteter som direkte bidrar til virksomhetens vekst.
- Økt effektivitet: Leverandører av utkontraktering bruker avansert HR-teknologi og effektive prosesser som forenkler funksjoner som lønn, personalgoder og resultatstyring.
- Skalerbarhet: HR-tjenestene kan enkelt justeres etter virksomhetens skiftende behov, noe som er spesielt nyttig i perioder med rask vekst eller nedbemanning.
- Fordeler for ansatte: Utkontraktering kan gi tilgang til bedre og mer kostnadseffektive personalgoder fordi leverandøren kan forhandle med leverandører av personalgoder.
Ulemper ved HR-utkontraktering
- Tap av kontroll: Utkontraktering innebærer at man gir fra seg noe kontroll over HR-prosessene. En mulig bekymring er at en ekstern leverandør kanskje ikke er like smidig som et internt team når det gjelder å håndtere umiddelbare HR-utfordringer.
- Mindre personlig tilpassede tjenester: Eksterne leverandører forstår kanskje ikke virksomhetskulturen eller de spesifikke behovene til de ansatte fullt ut, noe som kan føre til mer generiske HR-løsninger.
- Risiko for sikkerhet og konfidensialitet: Deling av sensitive medarbeiderdata med en tredjepartsleverandør kan utgjøre en risiko for datasikkerhet og personvern dersom det ikke håndteres på en forsvarlig måte.
- Mulige kommunikasjonsproblemer: Samarbeid med en ekstern leverandør kan føre til forsinkelser i kommunikasjonen, særlig hvis leverandøren befinner seg i en annen tidssone eller har mange kunder.
- Skjulte kostnader: Selv om utkontraktering kan være kostnadseffektivt, kan enkelte tjenester medføre ekstra kostnader. Derfor er det viktig å gå grundig gjennom kontraktene for å unngå uventede utgifter.
- Avhengighet av leverandøren: Virksomheten kan bli avhengig av utkontrakteringspartneren, noe som kan gjøre det vanskelig å gå tilbake til et internt HR-team ved behov.
Beste praksis for HR-utkontraktering
Med dette i tankene tenkte jeg å dele noen anbefalte fremgangsmåter som kan hjelpe deg med å gå effektivt frem ved HR-utkontraktering og unngå fallgruver.
1. Definer mål og omfang tydelig
Før dere setter ut oppgaver, bør dere identifisere hvilke HR-funksjoner dere ønsker å sette ut, og hvorfor. Avklar de spesifikke målene dere ønsker å oppnå (f.eks. kostnadsreduksjon, bedre etterlevelse av regelverk eller tilgang til ekspertise).
For eksempel: Dere kan innse at fordelene ved å sette ut lønnsadministrasjonen er verdt det, men likevel bestemme dere for å beholde andre HR-funksjoner internt.
2. Se dere rundt
Se dere rundt før dere signerer kontrakter. Snakk med referansene selskapet oppgir, og ta også kontakt med andre kunder for å sikre at dere får det servicenivået og engasjementet dere forventer av dette samarbeidet, og at leverandøren passer best mulig med kulturen og teamet deres.
Jeg anbefaler også å vurdere nisjebaserte HR-konsulentselskaper ved siden av større leverandører, ettersom de ofte tilbyr mer spesialisert ekspertise og en mer personlig tilnærming.
3. Kontroller databeskyttelsen
Arbeidsgivere bør gjennomgå leverandørens tiltak for databeskyttelse før de signerer en kontrakt. Gå gjennom sikkerhetsprotokollene for data, personvernerklæringene, tilgang til og kontroll over data, planene for håndtering av datainnbrudd og opplæringen i personvern for ansattdata.
3. Fastsett tydelige tjenestenivåavtaler (SLAs)
Utarbeid SLA-er som definerer forventninger til ytelse, responstider, datasikkerhet og tjenestekvalitet. Sørg for at det er tydelig definerte sanksjoner ved manglende etterlevelse.
4. Gjennomfør en teknologisjekk
Analyser verktøyene og teknologien til potensielle samarbeidspartnere for å sikre at de er kompatible med deres egne. Hvilken bemanningsprogramvare bruker de? Hva med HRMS? Lønnsadministrasjon? Administrasjon av personalgoder?
Dette er spesielt viktig når dere setter ut lønnsadministrasjonen, særlig hvis tidsregistrering er inkludert.
Integrasjoner er avgjørende for å opprettholde datakonsistens, forbedre arbeidsflytene og sikre punktlig og effektiv lønnsadministrasjon, for eksempel.
Samarbeid med den potensielle partneren for å forstå hvor de kan og ikke kan støtte teamet.
For eksempel må beregninger av bonuser og provisjoner ofte fortsatt gjøres internt, mens lønnsleverandøren bare legger inn den endelige utbetalingen for behandling.
5. Kontroller kulturell tilpasning
Den viktigste bekymringen når dere setter ut funksjoner som resultatstyring, er å sikre at partneren er i tråd med kulturen og målene deres.
Se etter en leverandør som legger stor vekt på brukeropplevelsen, slik at medarbeiderne deres fortsatt står i sentrum for partnerens innsats.
Spør partneren hvordan de vil samarbeide med dere når dere har spørsmål eller bekymringer som oppstår rundt for eksempel prestasjoner.
6. Kontroller forsikringen
Hvis dere inngår avtale med en PEO og etablerer et felles arbeidsforhold, må dere sørge for at selskapet har riktig ansvarsforsikring på plass, og bekrefte at PEO-en også har tilstrekkelig forsikringsdekning.
Dere kan også vurdere å tegne forsikring mot ansvar ved ansettelsespraksis (EPLI) for å beskytte mot krav som urettmessig oppsigelse, diskriminering eller trakassering.
Selv om de fleste PEO-er vanligvis har tilstrekkelig dekning, er det viktig å kontrollere dette – ikke bare når det gjelder ansvarsforsikring, men også helseforsikring.
Hvor mye koster det å sette ut HR?
Leverandører av HR-tjenester tilbyr ulike prismodeller for å imøtekomme forskjellige virksomhetsbehov og budsjetter. De vanligste modellene omfatter:
- Fastpris: En fast månedlig eller årlig avgift for et forhåndsdefinert sett med tjenester. Denne modellen gir forutsigbare kostnader og brukes ofte for omfattende HR-løsninger.
- Avgift per medarbeider: Kostnadene baseres på antall medarbeidere i selskapet. Denne modellen skalerer med virksomhetens størrelse og egner seg derfor for virksomheter i vekst.
- Prosentandel av lønn: Avgiftene beregnes som en prosentandel av den totale lønnen. Denne modellen knytter kostnadene til virksomhetens lønnsutgifter og sikrer at kostnadene ved å sette ut HR står i forhold til arbeidsstyrkens størrelse.
Kostnadsfaktorer
Flere faktorer påvirker kostnadene ved å sette ut HR, blant annet:
- Virksomhetens størrelse: Større virksomheter pådrar seg vanligvis høyere kostnader på grunn av økt kompleksitet og større omfang av HR-oppgaver.
- Nødvendige tjenester: Omfanget og graden av tjenestene som trengs, for eksempel lønnsbehandling, administrasjon av personalgoder, samsvarsforvaltning og rekruttering, påvirker de totale kostnadene.
- Bransje: Enkelte bransjer har spesifikke HR-krav eller forskrifter som kan øke kompleksiteten og kostnadene ved å sette ut tjenester.
- Tjenesteleverandørens ekspertise: Leverandører med omfattende erfaring og spesialisert kunnskap kan kreve høyere gebyrer for sine førsteklasses tjenester.
Gjennomsnittlige kostnader
Kostnaden ved å sette ut HR-tjenester kan variere betydelig avhengig av faktorene nevnt ovenfor. Her er imidlertid noen gjennomsnittlige kostnadsintervaller for ulike typer HR-tjenester som settes ut:
- Grunnleggende HR-tjenester: $50 til $150 per ansatt per måned. Dette omfatter vanligvis lønnsbehandling, grunnleggende administrasjon av personalgoder og støtte til etterlevelse.
- Omfattende HR-tjenester: $150 til $500 per ansatt per måned. Dette omfatter et komplett utvalg av HR-funksjoner, som rekruttering, resultatstyring, opplæring av ansatte og strategisk HR-støtte.
- Prosentandel av lønn: 2% til 8% av den totale lønnssummen. Denne modellen dekker et bredt spekter av HR-tjenester og knytter kostnadene til lønnsutgiftene.
10 Kortliste over de beste tjenestene for HR-utsetting
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Utsettingstjenester etter land
Er du interessert i å ansette talenter i et bestemt land? I så fall er disse arbeidsgiverregistreringstjenestene for følgende land verdt å vurdere som din partner for utsetting av tjenester:
- Australia's best EOR services
- Brazil's best EOR services
- Canada's best EOR services
- Chile's best EOR services
- China's best EOR services
- Colombia's best EOR services
- France's best EOR services
- Germany's best EOR services
- Hong Kong's best EOR services
- India's best EOR services
- Indonesia's best EOR services
- Italy's best EOR services
- Japan's best EOR services
- Netherland's best EOR services
- Philippines' best EOR services
- Portugal's best EOR services
- Singapore's best EOR services
- Spain's best EOR services
- Switzerland's best EOR services
- Turkey's best EOR services
- UAE's best EOR services
- United Kingdom's best EOR services
