Hoe pak je personeelsmanagement in het mkb aan?

Wat is personeelsmanagement?

Voordat we erin duiken: HRM is een strategische aanpak voor het beheren van de waardevolle hulpbron die mensen zijn. Uiteindelijk is het doel om het bedrijf te helpen duurzame groei te realiseren door effectief talentmanagement.

HR-managers houden zich bezig met het oplossen van problemen en het bieden van begeleiding en richting aan collega's. HRM-functies omvatten:

• Werving - het zoeken naar, aantrekken, aannemen en inwerken van nieuw talent met wervingssoftware voor kleine bedrijven
• Training en ontwikkeling - het ondersteunen van de training en ontwikkeling van medewerkers
• Medewerkerervaring - het creëren van de basis voor een omgeving waarin medewerkers kunnen floreren, groeien & zich ontwikkelen en de steun en erkenning van anderen ervaren
• Retentiestrategieën - strategische acties om medewerkers te behouden
• Arbeidsrelaties - helpen een positieve relatie tussen werkgever en medewerkers te onderhouden en optreden als tussenpersoon bij geschillen tussen medewerkers
• Naleving - ervoor zorgen dat een organisatie opereert binnen de arbeidswetgeving
• HR-boekhouding - het meten en analyseren van de financiële impact van HR-praktijken, waaronder personeelskosten, productiviteit en het rendement op investeringen in mensen.

Ja, HRM omvat deels administratieve taken, maar het is belangrijk dat de administratie—in belangrijke gebieden zoals salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden en de noodzakelijke HR-documentatie—efficiënt wordt afgehandeld. Dit is het minimum dat medewerkers verwachten!

Maar de ontwikkeling van HR is tegenwoordig niet gericht op administratie, maar meer op analyse. Het gaat erom gegevens te gebruiken om de ontwikkeling van de organisatie vanuit een menselijk perspectief te sturen.

Door de democratisering van HRMS en andere technologieën kan een groot deel van de administratieve kant van het werk worden geautomatiseerd of door de medewerkers zelf worden afgehandeld. Hierdoor krijgen degenen die verantwoordelijk zijn voor HR meer ruimte voor strategisch denken en experimenteren.

Waarin verschilt personeelsmanagement bij kleine en middelgrote bedrijven?

Hoewel de algemene doelstellingen van HRM binnen organisaties hetzelfde zijn, verschillen de methoden om die doelen te bereiken afhankelijk van factoren zoals omvang en middelen. 

Omvang

Grote organisaties hebben HR-afdelingen nodig die bestaan uit specialisten in de verschillende functies. In kleinere ondernemingen is HRM over het algemeen de taak van één tot vijf mensen. De functies kunnen worden verdeeld over bijvoorbeeld de CEO, operationeel manager, HR-manager, manager mens & cultuur of interne recruiter.

Over het algemeen hebben HR-teams in kleine bedrijven geen toegang tot hetzelfde niveau aan middelen als grote organisaties. Ze moeten met minder middelen rondkomen en HR-managers moeten soms creatief zijn en strategieën en hulpmiddelen kiezen die passen bij hun budget.

In kleine tot middelgrote ondernemingen kan bijvoorbeeld de salarisadministratie tot de HR-taken behoren om de overheadkosten laag te houden; in grotere bedrijven is er waarschijnlijk een aparte afdeling voor boekhouding en salarisadministratie.

Verantwoordelijkheden

Zoals hierboven al werd aangegeven, zullen HR-managers in mkb-bedrijven vanwege de kleinere teamomvang waarschijnlijk met een mix van verantwoordelijkheden worden belast (soms zelfs met taken die niets met HR te maken hebben), terwijl de rol in een grotere organisatie waarschijnlijk meer gespecialiseerd zal zijn.

Uit een onderzoek naar Portugese mkb-bedrijven bleek dat HRM in kleine organisaties wordt gekenmerkt door een “constante informaliteit”.

Dit is ideaal voor HR-professionals die houden van afwisseling en het op zich nemen van nieuwe rollen en verantwoordelijkheden. In een kleiner bedrijf is er over het algemeen meer ruimte voor creativiteit en het is de taak van degenen die verantwoordelijk zijn voor HR om de basis te leggen voor organisatorische groei.

Gerelateerd artikel: Belangrijkste verantwoordelijkheden van HR

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Van administratie naar strategie

Als je organisatie groeit, zal ook de HR-afdeling groeien. Dat zou ze in ieder geval moeten doen. 

Soms groeit een organisatie en neemt ze een HR-medewerker aan om zich uitsluitend met de administratie bezig te houden en ervoor te zorgen dat de organisatie aan de regels blijft voldoen. Die persoon krijgt waarschijnlijk ook werving, personeelsbeheer, financiën en misschien zelfs het algemene kantoorbeheer toegewezen. 

Maar te weinig investeren in HR en de afdeling te veel taken geven betekent dat je de strategische waarde misloopt die gefocuste en ervaren HR-professionals kunnen bieden.

Investeren in goede HR-professionals en -processen is investeren in je bredere personeelsbestand.

Ze helpen jou en je leiderschapsteam je organisatie op te schalen en belangrijke behoeften vast te stellen om algemene bedrijfsdoelen te behalen.

Je kunt ervoor kiezen de administratieve functies uit te besteden en iemand aan te nemen die zich uitsluitend richt op de ontwikkeling van mensen en processen en op het opbouwen van de cultuur die je wilt. 

Tegenwoordig merk ik dat steeds meer HR-professionals hun werk op een agile manier aanpakken en daarbij iets weg hebben van productmanagers voor de bedrijfscultuur.

Dit betekent feedback verzamelen, iets op kleine schaal uitproberen, meer feedback verzamelen, aanpassingen doen en het vervolgens opnieuw proberen of in het hele bedrijf uitrollen. 

HRM in je kleine of middelgrote bedrijf: waarop je je moet richten

Als je binnen een organisatie leidinggeeft en verantwoordelijk bent voor het aansturen van mensen, dan is je werk op de een of andere manier gerelateerd aan HR.

Elke organisatie is anders, maar hoe je HR-afdeling er ook uitziet, er zijn enkele universele beste HR-praktijken waar elke organisatie baat bij heeft.

Wees proactief, niet reactief

HR kan worden gezien als bureaucratie—een administratieve en financiële last die verkoop en winst in de weg staat. Daarom wordt HR vaak over het hoofd gezien totdat het laatste moment aanbreekt en de organisatie uit een moeilijke situatie moet zien te komen. 

Door deze perceptie worden organisaties “HR-schuw” en zijn ze terughoudend om er serieus in te investeren. Het is ook de reden waarom je het als HR-professional misschien met mensen eens bent wanneer ze zeggen dat het een “ondankbare baan” is. 

Maar eerder investeren in HR levert later voordelen op. Het gaat erom proactief te zijn in plaats van reactief. Als je niet op tijd nadenkt over je mensen, zijn ongemotiveerde en misschien zelfs ongezonde medewerkers de kosten die je daarvoor betaalt.

Als je dit als HR-professional leest en gefrustreerd bent over de manier waarop je organisatie HR benadert, dan kun je meer zijn dan alleen iemand die formulieren doorschuift!

Toon je waarde door meer te leren over verschillende onderdelen van het bedrijf en te laten zien hoe je kunt helpen bedrijfsproblemen op te lossen met mensgerichte oplossingen.

Stel een strategisch doel vast

Als je een HR-professional aanneemt voor meer dan alleen de basisadministratie, of als jij degene bent die wordt aangenomen om HR te beheren, is het belangrijk om samen duidelijke strategische doelen voor de HR-functie vast te stellen.

Dit betekent dat je eerst een visie en een verklaring opstelt die de bedrijfsdoelen en kernwaarden verbindt met het soort cultuur dat je wilt opbouwen. 

Dit is een voorbeeld van een HR-missieverklaring van Unilever:

Zodra HR binnen de organisatie wordt gezien als een strategische afdeling die winst stimuleert, krijgt de afdeling meer steun, budget enzovoort.

Ontwikkel en ondersteun bedrijfswaarden

De waarden van je bedrijf vormen een reeks leidende principes die zowel de strategie als de cultuur beïnvloeden. Ze helpen teams samen te werken aan een gemeenschappelijk bedrijfsdoel. Ze hoeven niet ontzettend uniek te zijn, maar gewoon datgene waar je team… nou ja... waarde aan hecht.

Het voordeel van een klein team is dat het gemakkelijker is om medewerkers te vragen wat deze waarden zouden moeten zijn. Door dit proces open te stellen, kunnen veel meer betrokken medewerkers ontstaan die zich inzetten voor de missie van de organisatie. 

Wanneer je waarden eenmaal zijn vastgesteld, is het de taak van HR om ervoor te zorgen dat ze worden nageleefd en in aanmerking worden genomen bij zaken als werving en erkenning van medewerkers.

Bekijk deze voorbeelden van bedrijfswaarden voor wat inspiratie.

Maak en communiceer je routekaart

Het is belangrijk dat je een HR-roadmap opstelt. Niet alleen voor je eigen voordeel, maar ook zodat teamleden kunnen zien aan welke soorten projecten je werkt en welke waarde je denkt dat ze zullen toevoegen.

Niet alle beslissingen die je als HR-team neemt, zullen populair zijn, vooral niet als het gaat om het opschudden van “de manier waarop dingen normaal gesproken worden gedaan”. Daarom is het belangrijk om de reden voor eventuele veranderingen die je doorvoert duidelijk te communiceren en draagvlak bij medewerkers te creëren. Neem de tijd om vragen te beantwoorden en te laten zien hoe je nieuwe proces of strategie uiteindelijk iedereen ten goede zal komen.

Daarnaast schept open en regelmatige communicatie met medewerkers een precedent voor een samenwerkingscultuur waarin medewerkers zich gehoord voelen en de mogelijkheid krijgen om ideeën aan te dragen.

Regelmatig feedback verzamelen

Bij open communicatie hoort ook het verzamelen van feedback. Zoals Matt Gould, auteur, leiderschapscoach, oprichter van het HTI Institute en recente podcastgast over dit onderwerp, het zo mooi verwoordde:

Het verzamelen van zowel positieve als negatieve feedback via methoden zoals enquêtes, ideeënbussen, personeelsbijeenkomsten en functioneringsgesprekken is waardevol voor het creëren van een betere werknemerservaring.

Dit is een cruciaal aspect van de metafoor van ‘HR als productmanager’ die ik eerder noemde.

Een robuust prestatiemanagementproces opbouwen

Ongeacht de omvang van het team waarderen medewerkers (goed) prestatiemanagement, omdat dit hen een duidelijke indicatie geeft van wat ze hebben bereikt en waaraan ze nog moeten werken. Dit gaat verder dan alleen het jaarlijkse functioneringsgesprek.

Streef er idealiter naar om een continu prestatiemanagementproces met regelmatige feedback te implementeren, waardoor managers meer als mentoren en coaches kunnen optreden. Het is ook belangrijk om ontwikkeling en loopbaanplanning hier deel van te laten uitmaken.

Hier vind je een uitgebreidere handleiding voor het ontwikkelen van een effectief prestatiemanagementsysteem.

Investeren in training en ontwikkeling

Training en ontwikkeling (T&D) zijn nauw verbonden met prestatiemanagement. MKB-bedrijven investeren minder snel in T&D vanwege een gebrek aan middelen. In kleinere organisaties en met name startups kunnen medewerkers echter functies vervullen, vooral leidinggevende, zonder voorafgaande training.

Door wat middelen opzij te zetten voor T&D, zelfs als het alleen tijd is voor medewerkers om zichzelf bij te scholen, help je hen 1) hun werk effectiever te doen en 2) hun motivatie te vergroten. Gebruik het budget om samen te werken met experts, zoals coachingplatforms of externe trainingsinstrumenten.

Beleid en gedeelde documentatie vastleggen

Naarmate je bedrijf groeit, en met de opkomende trend van werken op afstand en internationale personeelsbestanden, bespaart het iedereen op de lange termijn tijd als je tijd neemt om uniforme HR-beleidsregels en processen op te stellen voor basisfuncties, zoals verlof aanvragen en uitgaven en secundaire arbeidsvoorwaarden beheren.

Deze kunnen worden opgeslagen in gedeelde werkplekapps zoals Slite of Notion, zodat iedereen er gemakkelijk bij kan.

Een goede onboardingervaring creëren

Werving voor startups kan duur zijn, dus het is belangrijk om nieuwe medewerkers vanaf het begin een geweldige ervaring te bieden.

Ongeacht de omvang van de organisatie is het de moeite waard om tijd en moeite te investeren in het creëren van een onboardingervaring die nieuwe medewerkers helpt sneller hun plek te vinden, gemotiveerd aan hun nieuwe functie te beginnen en de kans vergroot dat ze blijven.

Idealiter loopt je onboardingprogramma vanaf het moment waarop de nieuwe medewerker de aanbiedingsbrief ondertekent tot en met de eerste 90 dagen. Ons onboardingplatform bij Ordergroove bevat voorafgaand aan hun start taken voor hen (allemaal leuk) om de organisatie te leren kennen, hun team te ontmoeten en dingen over zichzelf te delen.

Lees meer over de beste onboardingpraktijken en hoe je een plan voor 30, 60 en 90 dagen opstelt.

Technologie omarmen

Vroeger waren HR-technologieën uitsluitend bedrijfsoplossingen die alleen voor grote organisaties betaalbaar waren.

De voordelen van HR-software zijn tegenwoordig echter bereikbaar voor bedrijven van elke omvang, waarbij veel leveranciers zich met betaalbare, cloudgebaseerde HR-oplossingen en apps richten op de mkb-markt.

Human resource managementsystemen (HRMS) kunnen je helpen bij de administratieve kant van HR en processen zoals prestatiemanagement ondersteunen. Veelvoorkomende functies zijn:

• Tijd- en aanwezigheidsbeheer
• Sollicitantvolgsystemen
• Naleving van regelgeving
• Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden
• HR-software met salarisadministratie
• Oplossingen voor prognoses
• Urenstaten
• Inwerken
• Personeelsplanning

Er is ook een heel scala aan moderne HR-tools beschikbaar om je te helpen met andere belangrijke functies, zoals het verzamelen van feedback van medewerkers, het faciliteren van erkenning door collega's en het opbouwen van relaties.

In plaats van op één tool te vertrouwen die alles afhandelt (ondanks wat de verkopers zeggen), kun je om de volledige voordelen van HR-software te benutten vaak het beste tools combineren tot een geïntegreerde en flexibele HR-technologiestack.

Uitbesteden

Net zoals het gebruik van technologie kan helpen de administratieve last te verlichten en tijd vrij te maken voor strategischer werk, kan ook het uitbesteden van HR-functies hierbij helpen.

Dit kan betekenen dat je de salarisadministratie of andere administratieve functies uitbesteedt aan een salarisadministratiebedrijf, een professionele werkgeversorganisatie (PEO) of een formele werkgever (EOR, ideaal voor internationale werving).

Voor informatie over de mogelijke voordelen en aandachtspunten kun je onze artikelen lezen over wat een PEO is en wat een EOR is.

Vragen? Probeer de community

De People Managing People-community is een plek waar peoplemanagers en cultuurmakers zich als leiders kunnen ontwikkelen en contact kunnen leggen met andere gelijkgestemde personen.

Je krijgt toegang tot onze exclusieve Slack-community, evenals regelmatige workshops en andere exclusieve content om een betere leider van mensen en katalysator voor een gezonde bedrijfscultuur te worden.

Lees meer over de People Managing People-community.

Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief om updates te ontvangen wanneer we nieuwe artikelen en podcasts publiceren met de nieuwste inzichten van experts op het gebied van mensen en cultuur van over de hele wereld.

Gerelateerde artikelen:

• 7 manieren om de werknemersrelaties binnen je organisatie te verbeteren
• Wat is een formele werkgever?
• 10 beste professionele werkgeversorganisaties (PEO)
• 10 beste formele werkgevers (EOR)
• 10 beste HRIS-systemen voor kleine bedrijven
• Wat is software voor personeelsbeheer?
• Een HR-afdeling opbouwen: een stapsgewijze handleiding
• Hoe je HR positioneert als strategische partner van de organisatie