Företagsledarens guide till automatisering av HR-processer

Exempel sträcker sig från Osceola County Sheriff’s Office, som effektiviserade sin rekryteringsprocess från pappersbaserad till helt digital och delvis automatiserad och därmed avsevärt minskade tiden det tar att anställa, till KPMG Belgium, som automatiserade sin lönefunktion och förbättrade noggrannheten och effektiviteten.

\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eFör HR-specialister handlar det om att minska manuellt arbete… Ju mer automatisering och arbetsflödesintegration du kan få, desto bättre.
\u003c/span\u003e

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Pinney-Ramos

HR-teknikstrateg @ cClearHR Opens new window

Det kan tillämpas på en mängd olika aktiviteter, till exempel semesterplanering, uppföljning av medarbetares prestationer, hantering av talangpipeline eller system för lönehantering.

• Avslut av anställning: Genom att automatisera eller använda AI i processen för avslut av anställning säkerställs en konsekvent kommunikation, avgångsdokumentation hanteras och systemåtkomst återkallas smidigt, vilket minskar säkerhetsriskerna och förbättrar upplevelsen för medarbetare som lämnar företaget.
• Utgiftsanspråk: Automatisering av utgiftsanspråk påskyndar ersättningsprocesserna, minskar fel i godkännanden och säkerställer att företagets policyer följs.
• Skattedeklaration: Automatiserade verktyg för skattedeklaration beräknar och hanterar löneskatter korrekt, uppfyller tidsfrister för efterlevnad och undviker kostsamma straffavgifter.
• Tidshantering: Verktyg för tidsregistrering automatiserar närvaroregistreringen och integreras med lönehanteringen, vilket sparar tid och säkerställer att medarbetarna får korrekt ersättning.

Genom att minska mänskliga fel och frigöra tid för HR-specialister så att de kan fokusera på strategiska initiativ förbättrar automatisering organisationens effektivitet och medarbetarupplevelsen.

Genom att exempelvis integrera en AI-plattform för rekrytering får HR-team möjlighet att automatisera sådant som granskning av CV:n, schemaläggning av intervjuer och uppföljningsmejl, vilket gör att de kan fokusera på mer strategiska rekryteringsinitiativ.

Yrkesverksamma med de främsta HRIS-certifieringarna är bäst positionerade för att leda initiativ inom HR-automatisering.

Hur kan HR-automatisering gynna din organisation?

HR-automatisering gör mer än att minska manuellt arbete – den förbättrar medarbetarupplevelsen, stöder företagets tillväxt och möjliggör smartare beslutsfattande. När automatisering används strategiskt kan HR fokusera på det som betyder mest: människor.

Ta reda på hur mycket tid du skulle kunna spara genom automatisering genom att se hur du står dig jämfört med den genomsnittliga HR-specialisten.

Ta bort manuellt arbete, inte den mänskliga kontakten

Automatisering eliminerar repetitiva uppgifter som tidrapportering, introduktionschecklistor och administration av förmåner, vilket minskar antalet fel och sparar timmar. Men HR handlar om människor, inte bara processer – automatiserade system bör förbättra interaktioner, inte ersätta dem. I stället för ett mallbaserat e-postmeddelande för en 10-års arbetsjubileum, varför inte utlösa en inbjudan till ett firande för hela organisationen?

Skalbarhet: Väx utan administrativ överbelastning

HR-uppgifter mångfaldigas när företag växer, men automatisering säkerställer att de inte blir flaskhalsar. Till exempel:

Administration av förmåner: Automatiserade förmånssystem kan skalas för att inkludera nya medarbetare, justera täckningsalternativ och integreras med tredjepartsleverantörer när personalstyrkan växer.

Rekrytering: Ett mindre företag kan börja med ett grundläggande system för kandidatspårning, men när företaget växer kan samma verktyg skalas för att hantera hundratals sökande samtidigt som det integreras med ytterligare plattformar, såsom programvara för videointervjuer eller AI-baserade screeningverktyg.

Medarbetarregister: Automatiseringsverktyg för HR kan anpassas för att hantera växande medarbetardatabaser och säkerställa korrekt dokumentation, efterlevnad och prestationsuppföljning utan behov av extra administrativt arbete.

Kontraktsadministration: Verktyg för elektroniska signaturer erbjuder många fördelar, bland annat automatisering av godkännandeflöden, minskade förseningar när signaturer ska samlas in och ett säkert, granskningsbart register över alla undertecknade dokument.

Självservicefunktioner: Automatiserade system gör det möjligt för medarbetare att hantera mycket av den administrativa belastningen under hela medarbetarlivscykeln.

Skicka in och följ upp ledighetsansökningar, genomför introduktionen med automatiserade IT-konfigurationer och få tillgång till nödvändiga applikationer och verktyg genom automatiserad åtkomst till appar, såsom sjukförsäkring eller pensionsplaner, när det passar dem.

Genom att utnyttja automatisering kan man också förbättra HRIS-systemens operativa funktioner, minska manuella fel och öka effektiviteten.

Datadriven HR: Smartare beslut, snabbare

Moderna rekryteringsplattformar för HR ger insikter i realtid om ersättningstrender, risker för personalomsättning och medarbetarengagemang.

Moderna analysverktyg för HR som Deel, PerformYard och ADP Workforce Now tar dataanalysen till nästa nivå. Dessa plattformar sammanställer data i realtid och ger handlingsbara insikter genom intuitiva instrumentpaneler och rapporter. Till exempel:

ADP Workforce Now: Integrerar löne- och förmånsdata för att synliggöra samband mellan ersättningsstrategier och medarbetarnas kvarstannande.

Deel: Deel passar bra för en global personalstyrka, och dess funktioner kan hjälpa dig att förstå globala lönekostnader och förutse löneökningar över tid.

PerformYard: Tillhandahåller en analysmotor som hjälper dig att filtrera prestationsrelaterade data för att upptäcka trender, jämföra avdelningar eller identifiera högpresterande medarbetare för successionsplanering. 

Minska slöseri och öka hållbarheten

Att automatisera HR-processer är inte bara effektivt – det är också miljövänligt. Digitala register minskar pappersavfallet, medan molnbaserade system minskar beroendet av skrivare och arkivskåp. Företag kan spara upp till 25 timmar i veckan bara genom att eliminera behovet av att återskapa borttappade dokument.

Genom att integrera RPO-tjänster med HR-automatisering kan rekryteringsprocesserna effektiviseras ytterligare, vilket minskar onödigt slöseri med tid, arbete och material.

11 HR-processer för att spara tid genom automatisering

Automatisering kan användas för att förbättra många HR-processer. Till exempel:

1. Medarbetarregister och datahantering

Hantering av medarbetarregister och data är notoriskt tidskrävande och felbenägen. Några sätt som automatisering kan hjälpa till på är:

• Minskad manuell registrering: Integrationer mellan programvarusystem minskar antalet fel och behovet av att uppdatera ändringar i personuppgifter, befattningar, ersättning, förmåner och andra kritiska uppgifter mer än en gång.
• Effektiv dokumenthantering: Automatiserade system för personalhantering har ofta funktioner för säker uppladdning av dokument, versionshantering och aviseringar om utgångsdatum för dokument som behöver förnyas regelbundet, till exempel certifieringar eller licenser. Detta är bara några av de många fördelarna med system för personalhantering.
• Automatiserade aviseringar och påminnelser: Verktyg som ett HRMS kan automatiskt skicka aviseringar och påminnelser om viktiga datum kopplade till personalhantering, till exempel när provanställningar löper ut, när avtal ska förnyas eller när tidsfrister för efterlevnad närmar sig.
• Effektiviserad rapportering och analys: Programvara kan automatiskt generera detaljerade rapporter och analyser av olika HR-mått, såsom antal anställda, personalomsättning, demografiska uppgifter och efterlevnadsmått. Integrering av verktyg för kostnadsrapportering kan ytterligare effektivisera ekonomisk uppföljning och säkerställa att företagets policyer följs.

2. Rekrytering

Även om du bör undvika att använda för mycket automatisering (rekrytering är trots allt i hög grad en personalfunktion), finns det flera sätt att använda automatisering för att förbättra rekryteringsprocessen, bland annat:

• Automatiserad publicering och distribution av jobbannonser: Många system för kandidatspårning (ATSs) kan publicera lediga tjänster på flera plattformar samtidigt, inklusive jobbsajter, sociala mediekanaler och företagets karriärsidor.
• Granskning och rangordning av CV:n: Automatiserade verktyg för CV-granskning kan skanna och utvärdera CV:n utifrån fördefinierade kriterier, såsom färdigheter, erfarenhet och utbildning, samt ge rekommendationer.
• Identifiering av kandidater: Vissa verktyg för kandidatsökning använder AI för att söka efter kandidater på olika onlineplattformar och i databaser.
• Intervjubokning: Vissa verktyg för rekryteringsautomatisering kan samordna kalendrar och boka intervjuer utan behov av upprepad kommunikation fram och tillbaka. Kandidater kan välja bland tillgängliga tider, kalendrarna för alla berörda uppdateras automatiskt och påminnelser skickas.
• Data och mått: ATSs och verktyg för rekryteringsanalys kan automatisera datainsamling och rapportering för avancerade rekryteringsmått och analyser.

3. Introduktion

Introduktionen är en annan process som lämpar sig väl för automatisering. Automatisering kan förbättra introduktionsprocessen på följande sätt:

• Administrativa uppgifter: Automatisering kan hjälpa till med uppgifter som att registrera den nyanställdas uppgifter i ditt HRIS och löneprogram samt skicka välkomstmejl, dokument och utbildningsmaterial.
• Enhetlig kommunikation: Automatiserade mejl eller meddelanden kan schemaläggas för att informera nyanställda om vad de kan förvänta sig härnäst, påminna dem om uppgifter som ska slutföras eller ge dem användbar information om företagskulturen eller deras specifika roller.
• Insamling av återkoppling: Automatisering kan underlätta insamlingen av återkoppling från nyanställda under hela introduktionsprocessen. Det kan till exempel handla om automatiserade enkäter eller avstämningar i olika skeden av processen.

4. Prestationshantering

Prestationshantering är notoriskt svårt att få rätt. Automatisering kan bidra till att förbättra processen för prestationshantering genom att:

• Planera prestationsbedömningar: Cykler för prestationsbedömning kan schemaläggas så att de automatiskt återkommer enligt förutbestämda tidsintervall (t.ex. kvartalsvis, halvårsvis eller årligen), med automatiska påminnelser om att lämna återkoppling.
• Uppmärksammande och belöningar: Automatisering kan underlätta att uppmärksamma och belöna goda prestationer och önskvärda beteenden. Till exempel kan en plattform för medarbetarerkännande konfigureras för att uppmärksamma prestationer eller milstolpar och föreslå lämpliga belöningar, såsom bonusar, befordringar eller offentligt erkännande.

5. Löneadministration och personalförmåner

I en process som är lika administrativt krävande och oförlåtande som lönehantering är automatisering en gudagåva för många. Automatiserad programvara för lönehantering kan hjälpa till med:

• Minskning av fel: Automatisering bidrar till att minska fel genom att säkerställa att beräkningar av löner, avdrag och skatter görs korrekt utifrån de senaste reglerna och organisationens policyer.
• Rapportering och analys: Automatiserade system tillhandahåller rapportering i realtid, vilket kan hjälpa ledningen att förstå lönekostnaderna mer detaljerat. Dessa rapporter kan innehålla analyser av arbetskraftskostnader, avdelningskostnader och historiska jämförelsedata.

6. Kostnadshantering 

Kostnadshantering är en av de där pilliga processerna som ingen direkt tycker om. Automatisering kan dock bidra till att göra processen enklare genom att:

• Insamling av kvitto- och kostnadsdata: Automatiserade system förenklar registreringen av kostnader genom att låta medarbetare ladda upp kvitton med sina smartphones. Moderna system använder ofta teknik för optisk teckenigenkänning (OCR) för att automatiskt extrahera relevanta uppgifter från kvitton, vilket minskar manuell datainmatning och risken för fel.
• Tillämpning av policyer: Automatisering bidrar till att automatiskt upprätthålla kostnadspolicyer genom att validera anspråk mot företagets fastställda regler och gränser. Om en kostnad exempelvis överskrider en angiven gräns eller inte följer policyriktlinjerna kan systemet flagga den för granskning eller automatiskt avslå den. Detta säkerställer att policyerna följs och bidrar till att förhindra bedrägliga anspråk.
• Godkännandeflöden: Automatiserade system för kostnadshantering kan automatiskt dirigera kostnadsrapporter till rätt chefer för godkännande utifrån fördefinierade regler, till exempel kostnadens belopp eller avdelningen.

Fortfarande förvirrad? Börja med: Förklaring av programvara för kostnadshantering

7. Lärande och utveckling

Kontinuerligt lärande och kontinuerlig utveckling är viktiga drivkrafter för organisatorisk framgång. Automatisering kan hjälpa till med processen genom:

• Personanpassade lärvägar: Automatisering bidrar till att skapa anpassade lärvägar för medarbetare baserat på roll, kompetenser, karriärambitioner och prestationsdata. AI-drivna plattformar kan rekommendera kurser, workshops, utbildningsprogram, projekt och roller som är mest relevanta för individens utvecklingsbehov.
• Innehållshantering: AI-drivna system kan rekommendera uppdateringar eller identifiera områden där innehållet kan vara inaktuellt, vilket säkerställer att utbildningsmaterialet förblir relevant och effektivt.
• Dataanalys och rapportering: Det kan vara svårt att mäta effektiviteten hos L&D-program. Automatisering kan hjälpa till genom att ge insikter om bland annat engagemangsnivåer, slutförandegrader och prestationsförbättringar efter utbildningen.
• Anpassningsbara bedömningar: Även om området fortfarande befinner sig i ett tidigt skede utvecklas AI-verktyg som kan skapa personanpassade bedömningar som anpassas i realtid beroende på medarbetarnas svar. Läs om dem i vår artikel om metoder för medarbetarbedömning.

8. Efterlevnadshantering

Det kan vara svårt att hålla koll på efterlevnaden, men automatisering kan hjälpa till genom att tillhandahålla:

• Automatiska uppdateringar och aviseringar: Regler och juridiska krav kan ändras ofta. Automatiserad programvara för efterlevnad är utrustad för att ta emot uppdateringar om nya lagar och regler, som sedan kan integreras i befintliga arbetsflöden. Dessa system kan också meddela HR-team om tidsfrister eller ändringar som kräver uppmärksamhet, vilket säkerställer att företaget alltid följer reglerna.
• Revisionsspår: Automatiserade system upprätthåller detaljerade loggar över alla HR-aktiviteter och tillhandahåller ett revisionsspår som kan vara ovärderligt vid interna eller externa revisioner. Denna dokumentation är avgörande för att visa att arbetsrättsliga lagar och regler följs.

9. Tillgång till appar och verktyg

Att ge medarbetare snabb tillgång till de verktyg och appar de behöver ökar produktiviteten, särskilt för nyanställda och medarbetare som byter team. Automatisering säkerställer att dessa processer är effektiva, säkra och fria från fel:

• Rollbaserade behörigheter: Automatiserade system tilldelar åtkomst till appar och verktyg baserat på den anställdes arbetsroll. En medlem i marknadsföringsteamet kan till exempel automatiskt få åtkomst till verktyg som Google Analytics, Slack och innehållshanteringssystemet, medan en medlem i IT-teamet får åtkomst till teknisk programvara och infrastruktur. Detta minskar förseningar vid introduktionen och säkerställer konsekvens i hela organisationen.
• Automatiserade appförfrågningar: Anställda kan begära ytterligare åtkomst via en självbetjäningsportal, där automatisering skickar begäran till lämplig chef för godkännande. När begäran har godkänts beviljar systemet automatiskt åtkomst, vilket minimerar IT-teamets inblandning och minskar väntetiderna.
• Revisionsspår för säkerhet: Automatiserade verktyg upprätthåller detaljerade register över vem som har åtkomst till vad, vilket gör det enklare att spåra och hantera behörigheter. Detta är särskilt viktigt för efterlevnads- och säkerhetsrevisioner.

10. Tidshantering

Effektiv tidshantering är en viktig faktor för korrekt lönehantering, produktivitetsuppföljning och efterlevnad. Automatisering förenklar dessa processer, säkerställer precision och minskar den administrativa arbetsbelastningen:

• Automatiserad närvaroregistrering: Tidregistreringsverktyg registrerar automatiskt in- och utstämplingar, vilket eliminerar fel vid manuell registrering. Anställda kan använda mobilappar, biometriska system eller kortläsare för att registrera sin arbetstid, som integreras direkt i lönesystemen för smidiga beräkningar.
• Automatisering av tidrapporter: Tidrapporter fylls i automatiskt baserat på närvarodata, projektfördelningar eller verktyg för uppföljning av arbetsuppgifter. Anställda och chefer kan granska och godkänna dem med några få klick, vilket säkerställer korrekthet och att de lämnas in i tid.
• Hantering av raster och övertid: Automatiserade system registrerar rastlängder och övertid, vilket säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftningen och samtidigt minimerar tvister. Aviseringar meddelar chefer om gränsvärden överskrids eller om godkännande krävs.

11. Avslut av anställning

När avslut av anställning hanteras felaktigt kan processen medföra säkerhetsrisker eller påverka den avgående medarbetarens upplevelse negativt. Automatisering säkerställer en strukturerad, säker och smidig process för avslut av anställning:

• Checklistor för avslut: Automatiserade system skapar personliga checklistor för varje avgående medarbetare, som omfattar uppgifter som slutlig dokumentation, avslutningsenkäter och överföring av förmåner. Dessa checklistor säkerställer att inget steg missas och håller alla berörda informerade.
• Avslut av åtkomst: Automatisering återkallar omedelbart åtkomsten till företagets verktyg, e-postkonton och känsliga system när en anställds avgång har bekräftats. Detta minimerar säkerhetsrisker och upprätthåller dataintegriteten.
• Efterlevnadsuppgifter: Automatisering av efterlevnadsuppgifter som att utfärda slutlön, dokumentera avslut av anställningar och arkivera personalregister säkerställer att lagkraven uppfylls och skyddar organisationen mot potentiella tvister.

Funktioner att leta efter i programvara för HR-automatisering

Varje del av programvara för personalhantering erbjuder något annorlunda när det gäller automatisering. Låt oss titta på de olika funktioner du kan förvänta dig när du överväger automatiserade lösningar och deras fördelar.

För att tillämpa bästa praxis inom rekrytering och spårning av sökande bör du ta del av insikter från multinationella HR-leverantörer för att säkerställa efterlevnad och effektivitet över hela världen.

Utmaningar med HR-automatisering: Att balansera effektivitet med ett mänskligt bemötande

HR-automatisering effektiviserar processer och minskar manuellt arbete, men det är avgörande att veta när man ska förlita sig på teknik och när man ska prioritera mänsklig interaktion. Även om automatisering ökar effektiviteten kan den inte ersätta de personliga relationer som får en arbetsplats att blomstra. De bästa HR-strategierna kombinerar automatisering med empati och säkerställer att medarbetarna känner sig uppskattade, inte bara behandlade som ärenden.

Automatisering är inte alltid det bästa svaret

Bara för att en uppgift kan automatiseras betyder det inte att den bör automatiseras. Föreställ dig att en medarbetare firar 10 år på företaget – skulle personen föredra ett generiskt automatiserat e-postmeddelande eller ett varmt erkännande vid ett möte för hela företaget? HR-automatisering bör förbättra, inte ersätta, meningsfulla interaktioner.

Utbildning & införande är viktigt

Automatisering är inte en lösning av typen ”ställ in och glöm”. Nya verktyg kräver utbildning, felsökning och löpande justeringar. Om medarbetarna har svårt att använda ett automatiserat system försvinner effektivitetsvinsterna snabbt. En välplanerad lansering säkerställer att automatiseringen fungerar för, inte mot, ditt team.

Skalbarhet: Framtidssäkra din HR-teknik

Alla automatiseringsverktyg växer inte tillsammans med företaget. Leta efter lösningar som integreras sömlöst med din HR-teknikstack och erbjuder modulära funktioner som kan utökas i takt med att personalstyrkan utvecklas. Rätt verktyg bör anpassa sig efter dig – inte tvärtom.

AI ersätter inte HR – AI stärker HR

Automatisering eliminerar tröttsamt administrativt arbete och frigör HR-specialister så att de kan fokusera på det som verkligen betyder något – medarbetarengagemang, kultur och strategi. I stället för att ersätta jobb gör AI inom HR det möjligt för HR-team att investera i den mänskliga sidan av arbetet och säkerställa att medarbetarna känner sig hörda, stöttade och uppskattade.

Det handlar i slutändan om människor, och rätt balans mellan teknik och mänskligt bemötande säkerställer att automatiseringen tjänar ditt team – inte tvärtom.

Du kanske fortfarande förlitar dig på manuella processer, men om du sannolikt kommer att växa ur dina system eller vill att ditt HR-team ska dra nytta av mer kostnadseffektiva processer, är automatisering som en del av din digitala HR-transformation värd att överväga, särskilt om den sömlöst kan integreras med de system du använder nu.

Om du redan har beslutat dig för att införa ny AI-driven HR-teknik behöver du överväga hur du tar fram ett affärsunderlag för HR-programvara och hela urvalsprocessen för HR-programvara.

Håll kontakten

Om du tyckte att den här artikeln var hjälpsam rekommenderar jag att du prenumererar på vårt nyhetsbrev People Managing People för att hålla dig uppdaterad om de senaste branschtrenderna inom tankeledarskap och organisationsutveckling.