Företagsledarens guide till automatisering av HR-processer

Exemplen sträcker sig från Osceola County Sheriff’s Office, som effektiviserade sin rekryteringsprocess från pappersbaserad till helt digital och delvis automatiserad, vilket avsevärt minskade tiden till anställning, till KPMG Belgium, som automatiserade sin lönehantering och därmed förbättrade noggrannheten och effektiviteten.

För HR-professionella handlar det om att minska manuellt arbete… Ju mer automatisering och arbetsflödesintegration du kan få, desto bättre.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Pinney-Ramos

HR-teknikstrateg @ cClearHR Opens new window

Det kan tillämpas på många olika aktiviteter, såsom semesterplanering, uppföljning av medarbetares prestationer, hantering av talangflöden eller system för lönehantering.

• Avslut av anställning: Genom att automatisera eller använda AI i processen för avslut av anställning säkerställs konsekvent kommunikation, avslutsdokumentation hanteras och systemåtkomst återkallas smidigt, vilket minskar säkerhetsriskerna och förbättrar upplevelsen för medarbetare som lämnar organisationen.
• Utgiftsanspråk: Automatisering av utgiftsanspråk påskyndar ersättningsprocesserna, minskar fel vid godkännanden och säkerställer efterlevnad av företagets policyer.
• Skattedeklaration: Automatiserade verktyg för skattedeklaration beräknar och behandlar löneskatter korrekt, uppfyller tidsfrister för efterlevnad och undviker kostsamma böter.
• Tidshantering: Verktyg för tidsregistrering automatiserar närvaroregistreringen och integreras med lönehanteringen, vilket sparar tid och säkerställer att medarbetarna får korrekt ersättning.

Genom att minska mänskliga fel och frigöra tid för HR-professionella att fokusera på strategiska initiativ förbättrar automatisering organisationens effektivitet och medarbetarupplevelsen.

Genom att till exempel integrera en AI-plattform för rekrytering får HR-team möjlighet att automatisera sådant som granskning av CV:n, schemaläggning av intervjuer och uppföljningsmejl, så att de kan fokusera på mer strategiska rekryteringsinitiativ.

Professionella med de främsta HRIS-certifieringarna är bäst lämpade att leda initiativ för HR-automatisering.

Hur kan HR-automatisering gynna din organisation?

HR-automatisering gör mer än att minska manuellt arbete – den förbättrar medarbetarupplevelsen, stödjer företagets tillväxt och möjliggör smartare beslutsfattande. När automatisering används strategiskt kan HR fokusera på det som betyder mest: människor.

Ta reda på hur mycket tid du skulle kunna spara genom automatisering genom att jämföra dig med den genomsnittliga HR-professionella.

Ta bort manuellt arbete, inte den mänskliga kontakten

Automatisering eliminerar repetitiva uppgifter som tidsregistrering, checklistor för introduktion och administration av förmåner, vilket minskar antalet fel och sparar timmar. Men HR handlar om människor, inte bara processer – automatiserade system bör förbättra interaktionerna, inte ersätta dem. I stället för ett mallbaserat e-postmeddelande för en 10-års arbetsdag, varför inte utlösa en inbjudan till en företagsgemensam fest?

Skalbarhet: Väx utan administrativ överbelastning

HR-uppgifterna blir fler när företag växer, men automatisering säkerställer att de inte blir flaskhalsar. Till exempel:

Administration av förmåner: Automatiserade förmånssystem kan skalas för att inkludera nya medarbetare, justera täckningsalternativ och integreras med tredjepartsleverantörer när personalstyrkan växer.

Rekrytering: Ett mindre företag kan börja med ett grundläggande system för sökandehantering, men när företaget växer kan samma verktyg skalas för att hantera hundratals sökande och samtidigt integreras med ytterligare plattformar, som programvara för videointervjuer eller AI-baserade urvalsverktyg.

Medarbetarregister: Verktyg för HR-automatisering kan anpassas för att hantera växande medarbetardatabaser och säkerställa korrekt dokumentation, efterlevnad och prestationsuppföljning utan behov av extra administrativt arbete.

Avtalshantering: Verktyg för elektroniska signaturer erbjuder många fördelar, bland annat automatisering av godkännandeflöden, minskade fördröjningar vid insamling av signaturer samt ett säkert och granskningsbart register över alla signerade dokument.

Självbetjäningsfunktioner: Automatiserade system gör det möjligt för medarbetare att hantera mycket av den administrativa överbelastningen under hela medarbetarens livscykel.

Skicka in och följ ledighetsansökningar, genomför introduktionen med automatiserade IT-konfigurationer och få tillgång till nödvändiga applikationer och verktyg via automatiserad appåtkomst, till exempel sjukförsäkring eller pensionsplaner, när det passar dem.

Att utnyttja automatisering bidrar också till att förbättra HRIS-operativa funktioner, minska manuella fel och öka effektiviteten.

Datadriven HR: Smartare beslut, snabbare

Moderna rekryteringsplattformar för HR ger insikter i realtid om ersättningstrender, risker för personalomsättning och medarbetarengagemang.

Moderna analysverktyg för HR som Deel, PerformYard och ADP Workforce Now tar dataanalysen till nästa nivå. Dessa plattformar samlar in data i realtid och ger handlingsbara insikter via intuitiva instrumentpaneler och rapporter. Till exempel:

ADP Workforce Now: Integrerar data om löner och förmåner för att synliggöra samband mellan ersättningsstrategier och medarbetarretention.

Deel: Deel är bra för en global personalstyrka, och funktionerna kan hjälpa dig att förstå globala lönekostnader och förutse ersättningsökningar över tid.

PerformYard: Tillhandahåller en analysmotor som hjälper dig att filtrera prestationsrelaterade data för att upptäcka trender, jämföra avdelningar eller identifiera högpresterande medarbetare i syfte att planera efterträdare. 

Minska avfallet & öka hållbarheten

Att automatisera HR-processer är inte bara effektivt – det är också miljövänligt. Digitala register minskar pappersavfallet, medan molnbaserade system minskar beroendet av skrivare och arkivskåp. Företag kan spara upp till 25 timmar i veckan enbart genom att eliminera återställning av borttappade dokument.

Att integrera RPO-tjänster med HR-automatisering kan ytterligare effektivisera rekryteringsprocesserna och minska ytterligare slöseri med tid, arbete och material.

11 HR-processer för att spara tid genom automatisering

Automatisering kan användas för att förbättra många HR-processer. Till exempel:

1. Medarbetarregister och datahantering

Hantering av medarbetarregister och data är ökänd för att vara tidskrävande och felbenägen. Några sätt som automatisering kan hjälpa till på är:

• Minskar manuell datainmatning: Integreringar mellan programvarusystem minskar fel och behovet av att uppdatera ändringar i personuppgifter, jobbtitlar, ersättning, förmåner och andra kritiska data mer än en gång.
• Effektiv dokumenthantering: Automatiserade system för personalhantering har ofta funktioner för säker uppladdning av dokument, versionshantering och utgångsvarningar för dokument som behöver förnyas regelbundet, till exempel certifieringar eller licenser. Detta är bara några av de många fördelarna med system för personalhantering.
• Automatiserade aviseringar och påminnelser: Verktyg som ett HRMS kan automatiskt skicka aviseringar och påminnelser om viktiga datum relaterade till personalhantering, till exempel när provanställningar löper ut, när avtal ska förnyas eller när tidsfrister för regelefterlevnad infaller.
• Effektiviserad rapportering och analys: Programvara kan automatiskt generera detaljerade rapporter och analyser av olika HR-mått, såsom antal anställda, personalomsättning, demografiska uppgifter och mått för regelefterlevnad. Integrering av verktyg för kostnadsrapportering kan ytterligare effektivisera ekonomisk uppföljning och säkerställa att företagets policyer följs.

2. Rekrytering

Även om du bör vara försiktig med att använda för mycket automatisering (rekrytering är trots allt i hög grad en människofunktion), kan automatisering användas på några sätt för att förbättra rekryteringsprocessen, bland annat:

• Automatiserad publicering och distribution av jobbannonser: Många system för hantering av jobbansökningar (ATSs) har en funktion för att publicera lediga tjänster på flera plattformar samtidigt, inklusive jobbsajter, sociala mediekanaler och företagets karriärsidor.
• Granskning och rangordning av CV:n: Automatiserade verktyg för CV-granskning kan skanna och utvärdera CV:n utifrån fördefinierade kriterier som färdigheter, erfarenhet och utbildning samt ge rekommendationer.
• Sökning efter kandidater: Vissa verktyg för kandidatsökning använder AI för att söka efter kandidater på olika onlineplattformar och i databaser.
• Intervjubokning: Vissa verktyg för automatisering av rekrytering kan samordna kalendrar och boka intervjuer utan behov av kommunikation fram och tillbaka. Kandidater kan välja bland tillgängliga tider, kalendrarna för alla berörda parter uppdateras automatiskt och påminnelser skickas.
• Data och mått: ATSs och verktyg för rekryteringsanalys kan automatisera datainsamling och rapportering för avancerade rekryteringsmått och analyser.

3. Introduktion

Introduktion är en annan process som lämpar sig väl för automatisering. Automatisering kan förbättra introduktionsprocessen på följande sätt:

• Administrativa uppgifter: Automatisering kan hjälpa till med uppgifter som att registrera den nyanställdas uppgifter i ditt HRIS och din löneprogramvara samt skicka välkomstmejl, dokument och utbildningsmaterial.
• Konsekvent kommunikation: Automatiserade mejl eller meddelanden kan schemaläggas för att informera nyanställda om vad de kan förvänta sig härnäst, påminna dem om uppgifter som ska slutföras eller ge dem användbar information om företagskulturen eller deras specifika roller.
• Insamling av feedback: Automatisering kan underlätta insamlingen av feedback från nyanställda under hela introduktionsprocessen. Det kan omfatta automatiserade enkäter eller avstämningar i olika skeden av processen.

4. Prestationshantering

Prestationshantering är notoriskt svårt att få rätt. Automatisering kan bidra till att förbättra prestationshanteringsprocessen genom att:

• Planera prestationsutvärderingar: Cykler för prestationsutvärdering kan schemaläggas så att de återkommer automatiskt enligt förutbestämda tidsintervall (till exempel kvartalsvis, halvårsvis eller årligen), med automatiska påminnelser om att lämna feedback.
• Erkännande och belöningar: Automatisering kan underlätta erkännande och belöning av goda prestationer och önskvärda beteenden. Till exempel kan en plattform för medarbetarerkännande ställas in för att uppmärksamma prestationer eller milstolpar och föreslå lämpliga belöningar, såsom bonusar, befordringar eller offentligt erkännande.

5. Lönehantering och personalförmåner

I en process som är lika administrativt krävande och obeveklig som lönehantering är automatisering en skänk från ovan för många. Automatiserad löneprogramvara kan hjälpa till med:

• Minskade fel: Automatisering bidrar till att minska fel genom att säkerställa att beräkningar av löner, avdrag och skatter görs korrekt baserat på de senaste reglerna och organisationens riktlinjer.
• Rapportering och analys: Automatiserade system erbjuder rapportering i realtid, vilket kan hjälpa ledningen att förstå lönekostnaderna mer detaljerat. Dessa rapporter kan innehålla analyser av arbetskraftskostnader, avdelningskostnader och historiska jämförelsedata.

6. Kostnadshantering 

Kostnadshantering är en av dessa pilliga processer som ingen direkt tycker om. Automatisering kan dock göra processen enklare genom att:

• Samla in kvitton och kostnadsuppgifter: Automatiserade system förenklar registreringen av kostnader genom att låta medarbetare ladda upp kvitton med sina smartphones. Moderna system använder ofta teknik för optisk teckenigenkänning (OCR) för att automatiskt extrahera relevanta uppgifter från kvitton, vilket minskar den manuella dataregistreringen och risken för fel.
• Tillämpning av riktlinjer: Automatisering hjälper till att automatiskt tillämpa kostnadsriktlinjer genom att validera anspråk mot företagets fastställda regler och gränser. Om en kostnad till exempel överskrider ett fastställt tröskelvärde eller inte följer riktlinjerna kan systemet flagga den för granskning eller automatiskt avslå den. Detta säkerställer att riktlinjerna följs och bidrar till att förhindra bedrägliga anspråk.
• Godkännandeflöden: Automatiserade system för kostnadshantering kan automatiskt vidarebefordra kostnadsrapporter till rätt chefer för godkännande baserat på fördefinierade regler, till exempel kostnadens belopp eller avdelningen.

Fortfarande förvirrad? Börja här: Kostnadshanteringsprogramvara förklarad

7. Lärande och utveckling

Kontinuerligt lärande och utveckling är en viktig drivkraft för organisationers framgång. Automatisering kan hjälpa till med processen genom:

• Personanpassade lärvägar: Automatisering hjälper till att skapa anpassade lärvägar för medarbetare baserat på roll, kompetenser, karriärmål och prestationsdata. AI-drivna plattformar kan rekommendera kurser, workshoppar, utbildningsprogram, projekt och roller som är mest relevanta för individens utvecklingsbehov.
• Innehållshantering: AI-drivna system kan rekommendera uppdateringar eller identifiera områden där innehållet kan vara inaktuellt, vilket säkerställer att utbildningsmaterialet förblir relevant och effektivt.
• Dataanalys och rapportering: Det kan vara svårt att mäta hur effektiva program för lärande och utveckling är. Automatisering kan hjälpa till genom att ge insikter om bland annat engagemangsnivåer, slutförandegrad och prestationsförbättringar efter utbildningen.
• Anpassningsbara bedömningar: Även om området fortfarande befinner sig i ett tidigt skede utvecklas AI-verktyg som kan skapa personanpassade bedömningar som anpassas i realtid beroende på medarbetarnas svar. Läs om dem i vår artikel om metoder för medarbetarbedömning.

8. Hantering av regelefterlevnad

Det kan vara svårt att hålla koll på regelefterlevnaden, men automatisering kan hjälpa till genom att erbjuda:

• Automatiska uppdateringar och aviseringar: Regler och rättsliga krav kan ändras ofta. Automatiserad programvara för regelefterlevnad är utrustad för att ta emot uppdateringar om nya lagar och regler, som sedan kan integreras i befintliga arbetsflöden. Dessa system kan också uppmärksamma HR-team på tidsfrister eller förändringar som kräver åtgärder, vilket säkerställer att företaget alltid följer reglerna.
• Revisionsspår: Automatiserade system upprätthåller detaljerade loggar över all HR-aktivitet och tillhandahåller ett revisionsspår som kan vara ovärderligt vid interna eller externa revisioner. Denna dokumentation är avgörande för att visa att arbetsrättsliga lagar och regler följs.

9. Tillgång till appar och verktyg

Att ge medarbetare snabb tillgång till de verktyg och appar de behöver ökar produktiviteten, särskilt för nyanställda och medarbetare som byter team. Automatisering säkerställer att dessa processer är effektiva, säkra och fria från fel:

• Rollbaserade behörigheter: Automatiserade system tilldelar åtkomst till appar och verktyg baserat på den anställdes arbetsroll. En medlem i marknadsföringsteamet kan till exempel automatiskt få åtkomst till verktyg som Google Analytics, Slack och innehållshanteringssystemet, medan en IT-medarbetare får åtkomst till teknisk programvara och infrastruktur. Detta minskar förseningar vid introduktionen och säkerställer enhetlighet i hela organisationen.
• Automatiserade appförfrågningar: Anställda kan begära ytterligare åtkomst via en självbetjäningsportal, där automatisering vidarebefordrar begäran till rätt chef för godkännande. När begäran har godkänts beviljar systemet automatiskt åtkomst, vilket minimerar IT-teamets involvering och minskar väntetiderna.
• Granskningsloggar för säkerhet: Automatiserade verktyg upprätthåller detaljerade register över vem som har åtkomst till vad, vilket gör det enklare att spåra och hantera behörigheter. Detta är särskilt viktigt vid efterlevnads- och säkerhetsrevisioner.

10. Tidshantering

Effektiv tidshantering är en viktig faktor för korrekt lönehantering, produktivitetsuppföljning och efterlevnad. Automatisering förenklar dessa processer, säkerställer precision och minskar den administrativa belastningen:

• Automatiserad närvaroregistrering: Verktyg för tidsregistrering registrerar automatiskt när anställda stämplar in och ut, vilket eliminerar fel vid manuell registrering. Anställda kan använda mobilappar, biometriska system eller kortläsare för att registrera sin arbetstid, som sedan integreras direkt i lönesystemen för smidiga beräkningar.
• Automatisering av tidrapporter: Tidrapporter fylls automatiskt i baserat på närvarodata, projektfördelningar eller verktyg för uppföljning av arbetsuppgifter. Anställda och chefer kan granska och godkänna dem med några få klick, vilket säkerställer korrekthet och att de skickas in i tid.
• Hantering av raster och övertid: Automatiserade system registrerar rastlängder och övertid, vilket säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftningen och samtidigt minimerar tvister. Aviseringar meddelar chefer om tröskelvärden överskrids eller om godkännande krävs.

11. Avslut av anställning

När processen hanteras felaktigt kan avslutet av en anställning medföra säkerhetsrisker eller påverka den avgående medarbetarens upplevelse negativt. Automatisering säkerställer en strukturerad, säker och smidig process för avslut av anställning:

• Checklistor för avslut: Automatiserade system skapar personliga checklistor för varje avgående medarbetare, som omfattar uppgifter som slutlig dokumentation, avgångsundersökningar och överföring av förmåner. Dessa checklistor säkerställer att inget steg missas och håller alla berörda informerade.
• Avlägsnande av åtkomst: Automatisering återkallar omedelbart åtkomsten till företagets verktyg, e-postkonton och känsliga system när en anställds avslut har bekräftats. Detta minimerar säkerhetsriskerna och upprätthåller dataintegriteten.
• Efterlevnadsuppgifter: Automatisering av efterlevnadsuppgifter som att utfärda slutlöner, dokumentera avslut och arkivera personalregister säkerställer att lagkraven uppfylls och skyddar organisationen mot potentiella tvister.

Funktioner att leta efter i programvara för HR-automatisering

Varje del av programvara för personalhantering erbjuder något annorlunda när det gäller automatisering. Låt oss titta på de olika funktioner du kan förvänta dig när du undersöker automatiserade lösningar och deras fördelar.

För att tillämpa bästa praxis för rekrytering och kandidatspårning bör du ta del av insikter från multinationella HR leverantörer, så att efterlevnad och effektivitet säkerställs över hela världen.

Utmaningar med HR-automatisering: Att balansera effektivitet med ett mänskligt bemötande

HR-automatisering effektiviserar processer och minskar manuellt arbete, men det är avgörande att veta när man ska förlita sig på teknik och när man ska prioritera mänsklig interaktion. Även om automatisering ökar effektiviteten kan den inte ersätta de personliga relationer som får en arbetsplats att blomstra. De bästa HR-strategierna kombinerar automatisering med empati och säkerställer att medarbetarna känner sig värdesatta, inte bara behandlade som ärenden.

Automatisering är inte alltid det bästa svaret

Bara för att en uppgift kan automatiseras betyder det inte att den bör automatiseras. Föreställ dig att en medarbetare firar 10 år på företaget – skulle hen föredra ett generiskt automatiserat e-postmeddelande eller ett innerligt erkännande vid ett möte för hela företaget? HR-automatisering bör förstärka, inte ersätta, meningsfulla interaktioner.

Utbildning & införande spelar roll

Automatisering är ingen lösning av typen ”installera och glöm”. Nya verktyg kräver utbildning, felsökning och löpande justeringar. Om medarbetarna har svårt att använda ett automatiserat system försvinner effektivitetsvinsterna snabbt. En välplanerad implementering säkerställer att automatiseringen fungerar för, inte mot, ditt team.

Skalbarhet: Framtidssäkra din HR-teknik

Alla automatiseringsverktyg växer inte med företaget. Leta efter lösningar som integreras sömlöst med din HR-teknikstack och erbjuder modulära funktioner som kan byggas ut i takt med att personalstyrkan utvecklas. Rätt verktyg ska anpassa sig efter dig – inte tvärtom.

AI ersätter inte HR – det stärker HR

Automatisering eliminerar tidskrävande administrativt arbete och frigör HR-personal så att de kan fokusera på det som verkligen betyder något – medarbetarengagemang, kultur och strategi. I stället för att ersätta jobb gör AI inom HR det möjligt för HR-team att investera i den mänskliga sidan av arbetet och säkerställa att medarbetarna känner sig hörda, stöttade och värdesatta.

Det handlar i slutändan om människor, och rätt balans mellan teknik och mänsklig kontakt säkerställer att automatiseringen tjänar ditt team – inte tvärtom.

Du kanske fortfarande förlitar dig på manuella processer, men om du sannolikt kommer att växa ur dina system eller vill att ditt HR-team ska dra nytta av mer kostnadseffektiva processer, är automatisering som en del av din digitala HR-transformation värd att överväga, särskilt om den sömlöst kan integreras med de system du använder nu.

Om du redan har bestämt dig för att införa en ny AI-driven HR-teknik behöver du överväga hur du tar fram ett affärsunderlag för HR-programvara och den övergripande processen för val av HR-programvara.

Håll kontakten

Om du tyckte att den här artikeln var hjälpsam rekommenderar jag att du registrerar dig för vårt nyhetsbrev från People Managing People för att hålla dig uppdaterad om de senaste branschtrenderna inom tankeledarskap och organisationsutveckling.