26 Schlüsselfunktionen von Lernmanagementsystemen (LMS)
Learning-Management-Systeme gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen, je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation. Bei der großen Auswahl auf dem Markt kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und zu entscheiden, welches am besten zu Ihnen passt.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie hier genau richtig! Ich erläutere die wichtigsten Funktionen eines LMS und wie Sie das richtige LMS für Ihr Unternehmen auswählen.
Beginnen wir mit den Grundlagen.
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Was ist ein Learning-Management-System?
Kurz gesagt, was ist ein LMS? Einfach ausgedrückt ist ein LMS eine Art von HR-Software, die dazu beiträgt, die Schulungs- und Weiterbildungsfunktionen Ihrer Organisation reibungsloser zu gestalten. Sie helfen Ihnen dabei, Schulungsprogramme für Ihre Teams auf einer einheitlichen, benutzerfreundlichen Plattform zu erstellen und zu verwalten.
Ein LMS-System erleichtert die Erstellung und Verteilung von Lernmaterialien und hilft dabei, den Lernfortschritt der Teammitglieder zu verfolgen. Insgesamt machen sie den Schulungsbedarf Ihres Unternehmens für alle besser handhabbar.
Wichtige Vorteile der Nutzung eines LMS
Learning-Management-Systeme bieten zahlreiche Vorteile, darunter:
- Kosteneinsparungen
- Messbare Daten und Analysen
- Verbesserte Mitarbeiterbindung
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung
- Optimierte Trainingsprozesse
- Gesteigerte Effizienz und Skalierbarkeit.
Wenn Ihr Management-Team noch nicht überzeugt ist, werfen Sie einen Blick auf unsere Zusammenfassung der Vorteile eines LMS für weitere Details.
26 Schlüsselfunktionen von Learning-Management-Systemen
Damit Sie einen Eindruck davon bekommen, was ein LMS leisten kann, finden Sie hier meine Liste einiger wichtiger Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Vereinfachte Benutzerverwaltung
- Tools zur Inhaltserstellung und -verwaltung
- SCORM (Sharable Content Object Reference Model) und xAPI (Experience API)
- Automatisierte Anmeldung
- Lernportale
- Lernpfade
- Erweiterte Suche
- Lernen im Arbeitsfluss
- Blended Learning
- Soziales Lernen
- Gamification
- Umfragen
- Einfache Verwaltung der Trainingsanmeldung
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Kursvorlagen
- Multimedia-Inhalte
- Remote- und mobile Zugänglichkeit
- Anpassung und Branding
- Personalisierung
- Gruppierung
- Bewertungstools
- Zertifikate
- Mehrsprachige Unterstützung
- Integrationen
- Datenanalyse und Berichterstattung
- Sicherheit
Im Folgenden erläutere ich jede Funktion und erkläre, was sie ist und wie sie Ihren Lernprozess bereichern kann.
1. Vereinfachte Benutzerverwaltung
Die Zuweisung von Rechten für einzelne Personen über ganze Lerngruppen hinweg kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine Funktion zur vereinfachten Benutzerverwaltung kann helfen, indem sie:
- Automatische Einschreibung von Lernenden in Schulungen basierend auf Standort, Rolle, Ablauf der Zertifizierung oder anderen detaillierten Kriterien.
- Ermöglicht eine einfache Segmentierung der Lernenden in relevante Gruppen.
- Individuelle Felder können Benutzern zugeordnet werden, die Ihre internen Daten abbilden, um die Nachverfolgung, Inhaltszuweisung und individuelle Berichte zu optimieren.
2. Tools für Inhaltserstellung und -verwaltung
Die Qualität dieser Funktion ist entscheidend, denn L&D-Strategien entwickeln sich stetig weiter, um den Bedürfnissen des Unternehmens zu entsprechen, und das System muss regelmäßig aktualisiert werden. Achten Sie auf folgende Fähigkeiten:
- Tools zur Inhaltserstellung und Autorensysteme für mehrere Benutzer, Inhaltstypen und -formate
- Tools zur Kursorganisation wie eine Kursbibliothek oder ein Verzeichnis
- Automatisierungen, um Inhalte für zukünftige Updates zu kennzeichnen
- Tools für die Inhaltsverteilung, inklusive Social-Media-Integration
- SCORM-Funktionen, die den Prozess der Inhaltserstellung vereinfachen.
3. SCORM (Sharable Content Object Reference Model) und xAPI (Experience API)
SCORM (Sharable Content Object Reference Model) und xAPI (Experience API) sind zwei wichtige Standards für E-Learning-Inhalte, und ihre Einhaltung ist in einem LMS entscheidend für Interoperabilität, Nachverfolgung und Berichterstellung.
SCORM- und xAPI-Konformität stellt sicher, dass mit diesen Standards erstellte Kurse plattformübergreifend funktionieren, Konsistenz gewährleisten und Entwicklungszeit sparen.
4. Automatisierte Einschreibung
Eine nützliche Funktion ist die Automatisierung der Kurseinschreibung, Erinnerungs-Benachrichtigungen, Zertifikatsablaufwarnungen und umfassende, revisionssichere Berichte.
Dies ist besonders nützlich für das Onboarding sowie für verpflichtende Gesundheits-, Sicherheits- und Compliance-Schulungen.
5. Lernportale
Die besten L&D-Programme vereinen die Bedürfnisse der Organisation mit denen der Lernenden. Daher ermöglichen die besten LMS individuelle Lernportale, mit denen Administratoren und Lernende personalisierte Lernerfahrungen erstellen, darauf zugreifen und diese nachverfolgen können.
6. Lernpfade
Die Lernpfadfunktion ermöglicht es Administratoren, einen Trainingsplan festzulegen – ein Ziel, dem der Benutzer folgen kann, um Kurse schrittweise zum gleichen Thema zu absolvieren. Dies verschlankt die Erwartungen an Mitarbeitende im System und unterstützt sie dabei, ihren eigenen Fortschritt zu messen.
Lernpfade sind für Administratoren deshalb vorteilhaft, weil sie Zeit sparen. Anstatt Nutzer einzeln in Kurse einzuschreiben, werden Mitarbeitende einmalig eingeschrieben und erhalten anschließend einen Kurs nach dem anderen, bis der entsprechende Lernpfad abgeschlossen ist. Lernpfade sind besonders für Onboarding-Prozesse oder zur Unterstützung beim Einstieg in eine neue Rolle oder interne Abläufe nützlich.
7. Erweiterte Suche
Wenn die Trainingsbibliothek groß genug ist, kann es für Benutzer frustrierend sein, relevante Kurse und Materialien zu finden. Deshalb ist eine erweiterte Suchfunktion hilfreich. Einige clevere UX-Tricks, auf die Sie achten sollten:
- Suchergebnisse mit Filter-Tags verfeinern
- Suchrelevante Informationen dank hervorgehobener Schlüsselwörter leicht erkennen
- Innerhalb bestimmter Kurse suchen können
- Schnelle Interaktion mit Inhalten durch Hover-Aktionen.
8. Lernen im Arbeitsfluss
Lernen „im Arbeitsfluss“ spart Zeit und stellt sicher, dass Trainings genau dann bereitgestellt werden, wenn sie benötigt werden. LMS können sich mit anderen Anwendungen wie Salesforce, Teams und Slack integrieren – fortschrittliche mobile Apps ermöglichen auch intelligente Kurs-Empfehlungen und machen Lernen flexibel, auch unterwegs.
9. Blended Learning
Wir lernen alle unterschiedlich, daher ist es wichtig, ein LMS zu haben, das dieser Realität gerecht wird. Blended Learning bietet verschiedene Trainingsstile und kombiniert selbstgesteuertes sowie Live- oder Präsenzlernen. Auf diese Weise können alle Mitarbeitenden in dem Format und Tempo lernen, das ihnen zusagt.
Blended Learning kann Präsenzschulungen oder Webinare über Plattformen wie Zoom beinhalten oder selbstgesteuertes Lernen durch Arbeitsbücher, Lektüren oder Videos ermöglichen.
10. Soziales Lernen
In seinem ausgezeichneten Artikel über Methoden für Mitarbeiterschulungen hebt Eric Grant das soziale Lernen als eine der 4 effektivsten Methoden hervor.
Daher sind Funktionen für soziales Lernen und Zusammenarbeit, wie integrierte Chat-Tools und Diskussionsforen, sinnvoll – ebenso die Möglichkeit, sich über Videokonferenzen oder Team-Webinare auszutauschen.
11. Gamification
Moderne Lernmanagementsysteme beinhalten häufig Gamification-Elemente, um Lernende zu motivieren und einen gesunden Wettbewerb unter Kollegen zu fördern. Zu den Gamification-Funktionen gehören beispielsweise eine Bestenliste zur Punkteverfolgung oder individuell anpassbare Abzeichen, die Mitarbeitende durch das Abschließen von Online-Kursen oder die Teilnahme an bestimmten Lerninitiativen verdienen können.
12. Umfragen
Das Einholen von Feedback ist grundlegend für die Verbesserung aller HR-Produkte, nicht nur von L&D. Ein LMS mit integrierten Umfragen und weiteren Feedback-Tools wie Bewertungssystemen ist daher hilfreich, um Ihre Lernprozesse zu optimieren.
13. Einfache Trainingsverwaltungs- und Anmeldefunktionen
Die Verwaltung von Trainingssitzungen kann für Lehrkräfte sehr zeitintensiv sein. Ein gutes LMS reduziert diese organisatorische Belastung durch Funktionen wie intelligente Terminplanung, automatische Registrierung und Anwesenheitsverfolgung.
14. Intuitive Benutzeroberfläche
Klingt selbstverständlich, doch ein LMS sollte für Administratoren und Mitarbeitende gleichermaßen einfach zu bedienen sein. Dabei ist eine benutzerfreundliche Oberfläche, die von Anfang an leicht verständlich und navigierbar ist, entscheidend für ein gutes Nutzungserlebnis.
15. Kursvorlagen
Eine Funktion, auf die Sie achten sollten, ist die Möglichkeit, mit Kursvorlagen eigene Lerninhalte zu erstellen – das spart erheblich Zeit und Aufwand.
Sie können eine leere Vorlage wählen oder ein Standardthema wie Onboarding verwenden. Das Template führt Sie dann Schritt für Schritt durch die Kurserstellung und hilft damit, viel Zeit zu sparen.
16. Multimediale Inhalte
Sie werden Ihre Mitarbeitenden nicht lange motivieren können, wenn Ihre Kurse nur aus Text bestehen. Multimediale Inhalte wie Bilder, Infografiken, Videoaufzeichnungen und andere interaktive Elemente bringen Abwechslung in die Vermittlung der Informationen und sorgen für mehr Aufmerksamkeit und Engagement bei Ihren Lernenden.
17. Remote- und mobile Zugänglichkeit
Da Home-Office und Remote-Arbeit heute stärker anerkannt und gefördert werden als je zuvor, ist es logisch, dass Lernmanagement-Software auch für externe oder mobile Mitarbeitende leicht zugänglich sein sollte.
Das kann etwa in der Form eines virtuellen Klassenzimmers, einer speziellen App für Mobilgeräte oder herunterladbarer Kurse für das Offline-Lernen geschehen. Mehr Flexibilität für unterschiedliche Lernstile und Bedürfnisse verbessert zudem das Engagement und die Teilnahmebereitschaft Ihrer Mitarbeitenden.
18. Individualisierung und Branding
Oft als "White Labeling" bezeichnet, bieten viele LMS die Möglichkeit, die Lernumgebung individuell an das eigene Unternehmen anzupassen und so eine einheitlichere Lernerfahrung zu schaffen.
Beliebte Anpassungsfunktionen sind beispielsweise das Hinzufügen von Unternehmenslogo, Firmenfarben und -schriften zur Lernplattform.
19. Personalisierung
Eine praktische Funktion ist, dass das System auf Grundlage der Position und Aufgaben eines Benutzers Trainingskurse und Programme empfehlen kann. Wenn Benutzer sehen, dass das System vertraut mit ihrer Rolle und Tätigkeit ist, steigt ihr Interesse und ihr Engagement – was zu motivierteren Mitarbeitenden führt.
Fortschrittlichere Tools nutzen Künstliche Intelligenz, um Lernende und ihre konkreten Ziele besser kennenzulernen und gezieltere Empfehlungen auszusprechen.
20. Gruppierung
Diese nützliche LMS-Funktion ermöglicht es Administratoren, Trainingskurse je nach Bedarf zu gruppieren. Die meisten Unternehmen beschäftigen verschiedene Positionen, daher ist es wichtig, die Schulungen für bestimmte Mitarbeitendengruppen individuell gestalten zu können.
Beispielsweise möchte ein Krankenhaus ein Trainingsmodul in der Notaufnahme sowohl für Pflegekräfte als auch für Ärzte bereitstellen. Allerdings möchten sie für jede Gruppe unterschiedliche Kurse und Lernmaterialien anbieten. Durch Gruppierung können Administratoren den jeweiligen Rollen entsprechende Kurse zuweisen.
21. Bewertungsinstrumente
Bewertungsinstrumente wie Quizze, Aufgaben, Peer Reviews, Umfragen, Simulationen, Bewertungsraster und Fortschrittsverfolgung ermöglichen es Nutzern, ihre Fähigkeiten zu testen und Entwicklungspotenziale zu erkennen.
Dies verschafft Lernenden und Führungskräften Einblicke in die Stärken und Schwächen ihrer Teams und fördert positive Veränderungen. Wie man sich vorstellen kann, ist dies nützlich für Aktivitäten wie Kompetenzzuordnung und Personalplanung.
22. Zertifikate
Ein LMS sollte die Erstellung von Zertifikaten ermöglichen. Nach Abschluss eines Trainingsprogramms oder Kurses sollten Mitarbeitende eine Abschlussbescheinigung erhalten, die sowohl das Erreichen des Ziels symbolisiert als auch als Nachweis für das absolvierte Training dient.
Zertifikate helfen auch dabei, den Trainingsabschluss für Compliance-Zwecke zu bestätigen – besonders für diejenigen, die keinen administrativen Zugriff auf den Trainingsfortschritt der Nutzer besitzen.
Beispiel für eine Docebo-Zertifikatsvorlage.
23. Mehrsprachige Unterstützung
In einer Welt, in der das Einstellen internationaler Mitarbeitender immer mehr zur Praxis wird, ist es sehr praktisch, Übersetzungen an einer einzigen Stelle erstellen und verwalten zu können! Hier einige nützliche Funktionen:
- Integration von Übersetzungsdiensten
- Inhalte werden automatisch in der bevorzugten Sprache des Nutzers bereitgestellt
- Links-zu-rechts- oder rechts-zu-links-Versionen
24. Integrationen
Es ist immer von Vorteil, ein LMS zu nutzen, das sich unkompliziert mit anderen SaaS-Plattformen und Geschäftssystemen, die Sie bereits verwenden, integrieren lässt. LMS-Integrationen mit Human-Capital- oder Talentmanagement-Systemen sind hilfreich, da sie es ermöglichen, Ihre Trainingsdaten mit anderen Personaldaten zu verknüpfen.
Die Abschlussdaten aus einem LMS können auch dazu beitragen, fundiertere Personalentwicklungsentscheidungen zu treffen und ebenso mögliche Lücken im Lernprozess aufzuzeigen, bei denen Mitarbeitende weiteren Trainingsbedarf haben.
25. Datenanalyse und Berichterstattung
Wenn sich Daten einfach abrufen und Lernaktivitäten analysieren lassen, wird die Bewertung des Lernfortschritts und die Ermittlung laufender Anforderungen im Unternehmen und bei den Beschäftigten ebenfalls erleichtert. Funktionen zur Datenanalyse und Berichterstattung ermöglichen Ihnen:
- Fortschritt und Abschlussquoten analysieren
- Verschiedene Berichte zu bestimmten Lernkennzahlen erstellen
- Ermitteln, welche Mitarbeitenden in bestimmten Bereichen zertifiziert sind
- Wissensstand durch Quiz-Ergebnisse überwachen
- Weitere Trainingsbedarfe identifizieren
- Das Engagement der Lernenden besser verstehen
26. Sicherheit
Eine sichere und geschützte LMS-Plattform ist ein Muss. Lernmanagementsysteme sollten mindestens folgende Sicherheitsfunktionen enthalten:
- Strenge Passwortvorgaben
- 2-Faktor-Authentifizierung
- Automatisierte Datensicherungen
- Eingeschränkter Zugriff auf Kundendaten
- Möglichkeit, Systemaktivitäten durch Prüfberichte zu überwachen
- Zugewiesene Benutzerrollen und Berechtigungen.
Ein Lernmanagementsystem enthält sensible Informationen, darunter Benutzerdaten und möglicherweise geschützte Unternehmensdetails – daher ist es entscheidend, dass das von Ihnen gewählte LMS eine starke Sicherheitskomponente besitzt.
Wie Sie das beste Lernmanagementsystem auswählen
Jetzt, da Sie ein tieferes Verständnis für die wichtigsten Funktionen eines LMS haben, fragen Sie sich vielleicht: Was kommt als Nächstes? Wie können Sie bestimmen, welches das richtige LMS für Sie ist?
Ich empfehle Ihnen, sich folgende Fragen zu stellen, um Ihre Bedürfnisse klar zu definieren:
Was sind die Lernbedürfnisse Ihres Unternehmens?
Machen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme des Lernens in Ihrem Unternehmen. Wo stehen Sie jetzt und wohin möchten Sie gelangen? Was funktioniert bereits gut? Was hat nicht funktioniert? Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Feedback von Mitarbeitenden einzuholen, um sich einen klaren Überblick zu verschaffen, wo die Reise hingehen soll.
Was erwarten Sie von einem LMS?
Nachdem Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens festgelegt haben, ist es an der Zeit zu bestimmen, was Sie von einem LMS erwarten. Nutzen Sie die oben genannten Schlüsselfunktionen als Orientierung, während Sie überlegen, in welche Richtung Sie gehen möchten.
Es ist auch wichtig zu entscheiden, welche Funktionen Sie in einem LMS nicht benötigen. Das hilft Ihnen, Ihre Auswahl bei der Anbietersuche einzugrenzen.
Welche Optionen erfüllen die Budgetanforderungen Ihres Unternehmens?
Auch wenn Sie ein hochwertiges LMS wählen möchten, ist es wichtig, im Rahmen der Budgetvorgaben Ihres Unternehmens zu bleiben. Sobald Sie Ihr Budget kennen, erstellen Sie eine Liste aller LMS-Lösungen, die in Frage kommen (unser LMS-Preiskalkulator kann Ihnen hier ebenfalls helfen).
Wie groß ist Ihr Unternehmen?
Es gibt verschiedene Arten von LMS, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen zugeschnitten sind. So gibt es zum Beispiel LMS-Lösungen speziell für kleine Unternehmen oder solche, die auf Enterprise-LMS-Bedürfnisse ausgerichtet sind. Wenn Sie etwas für Ihr Unternehmenstraining suchen, ist ein Corporate-LMS ebenfalls eine Überlegung wert.
Machen Sie sich aber nicht zu viele Gedanken darüber, welchen LMS-Typ Sie benötigen, denn viele Anbieter bieten ohnehin Pakete an, die auf alle drei dieser Kategorien ausgerichtet sind.
Denken Sie daran: Die Entscheidung, ein LMS auszuwählen, liegt ganz bei Ihnen und richtet sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens – die Zeit, verschiedene Optionen zu recherchieren und dann ein neues System einzusetzen, das zu Ihren Bedürfnissen passt, ist gut investiert!
Weitere Tipps, wie Sie die beste LMS-Plattform für Ihr Unternehmen finden, erhalten Sie in der Auswahl der besten Lernmanagementsysteme von People Managing People.
