Betriebsausgaben: Was absetzbar ist und was nicht
Ganz gleich, ob Sie als Unternehmer ein kleines Unternehmen führen oder als Angestellter mit W-2-Formular eine Steuervergünstigung für Ihren Nebenjob geltend machen möchten – es ist wichtig, die Details von Geschäftsausgaben wie Versicherungen, Miete und Materialien zu verstehen.
In diesem Artikel erkläre ich, welche Ausgaben absetzbar sind (und welche nicht). Anhand von Beispielen helfe ich Ihnen, damit Sie keine Sparmöglichkeiten verpassen oder Probleme mit den Steuerbehörden riskieren.
Bitte beachten Sie, dass sich dieser Artikel auf Unternehmen mit Sitz in den USA bezieht und als Orientierung dient. Wenden Sie sich an einen Steuerexperten und nutzen Sie eine Software für Ausgabenmanagement, um sicherzustellen, dass Ihre Buchführung und Ausgabenabrechnung den Vorschriften des IRS entspricht.
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Was sind Geschäftsausgaben?
Geschäftsausgaben sind die Kosten, die bei der Führung eines gewinnorientierten Unternehmens anfallen. Diese werden oft als Abzüge bezeichnet. Wenn Sie die Geschäftsausgaben berechnen und von Ihren Unternehmensumsätzen abziehen, können Sie Ihre Steuerlast verringern.
Allerdings sind nicht alle Geschäftsausgaben gleich. Damit Ausgaben steuerlich absetzbar sind, müssen sie als „üblich und notwendig“ im Rahmen des Geschäftsbetriebs gelten, wie es im Internal Revenue Code (IRC) beschrieben ist.
Effektives Ausgabenmanagement bedeutet nicht nur, Kosten zu senken – es geht darum, strategische finanzielle Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmenswachstum, das Wohlergehen der Mitarbeiter und die langfristige Nachhaltigkeit unterstützen.
Arten von Geschäftsausgaben verstehen
In diesem Abschnitt gehe ich auf zwei Arten von Geschäftsausgaben ein: absetzbare und nicht absetzbare. Zu beiden gibt es Definitionen und Beispiele.
Absetzbare Geschäftsausgaben
Absetzbare Geschäftsausgaben sind Ausgaben, die von Ihren Unternehmenssteuern abgezogen werden können. Dazu zählen die Kosten für Dinge, die Ihr Unternehmen indirekt verwendet hat, um Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen, vorausgesetzt, sie gelten als „üblich und notwendig“.
- Laut IRS gilt eine übliche Ausgabe als „allgemein und anerkannt“ (d.h. nicht ungewöhnlich) in Ihrem Gewerbe oder Ihrer Branche.
- Die IRS definiert eine notwendige Ausgabe als eine, die „hilfreich und angemessen“ für die Ausübung des Geschäfts in Ihrer Branche ist.
Absetzbare Geschäftsausgaben können Ihre Steuerlast erheblich reduzieren. Das Verständnis der Steuervorschriften hilft dabei, teure Prüfungen und Strafen zu vermeiden – eine genaue Dokumentation ist dabei entscheidend. Zur effektiven Verwaltung dieser Ausgaben empfiehlt sich eine zuverlässige Steuersoftware für Unternehmen für lückenlose Nachverfolgung und Einhaltung der Vorschriften.
Beispiele für absetzbare Geschäftsausgaben:
Unterschiedliche Branchen haben jeweils eigene absetzbare Ausgaben – von Homeoffice-Pauschalen für Remote-Arbeitende bis hin zu F&E-Steuergutschriften für Technologieunternehmen. Beispiele für absetzbare Geschäftsausgaben sind unter anderem:
- Lohnabrechnungssoftware und Spesen
- Programme für Mitarbeiterleistungen
- Nebenkosten, Bürobedarf und Materialien
- Mietverträge für Immobilien und Ausrüstung
- Betriebsversicherungen
- Werbe- und Marketingkosten
- Wohltätigkeitsspenden
- Provisionen (zusätzliche Vergütungen)
- Geschäftsreisekosten
- Ausgaben für Mitarbeiterschulungen
- Kosten für Mitarbeiterschulungen
- Gerätemieten
- Zinsen, die auf bestimmte Geschäftskredite, Geschäftskreditkarten und Hypotheken für von dem Unternehmen (oder Einzelunternehmer) gekaufte Immobilien gezahlt werden.
- Mahlzeiten
Der Internal Revenue Service (IRS) stellt ausführliche Richtlinien darüber bereit, welche Ausgaben geltend gemacht werden können, um Ihre Steuerlast zu reduzieren, in Publikation 535 (2021), Betriebsausgaben. Sie können die vollständige Liste der IRS-Publikationen für weitere Informationen einsehen.
Kleinunternehmer-Tipp: Die Reduzierung von Betriebsausgaben kann zur Steigerung der Rentabilität beitragen. Die Investition in die besten Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen kann helfen, Lohnkosten zu senken.
Profi-Tipp: Nutzen Sie Softwarelösungen, um Ausgaben zu verfolgen und zu dokumentieren. Hier erfahren Sie, wie Ausgabenmanagement-Software funktioniert.
Eine kleine Geschichte
Um dies anschaulich zu machen, erzähle ich Ihnen von einer Freundin, Katharina, die eine HR-Beratung von zu Hause aus betreibt, bei der sie die einzige Angestellte auf der Gehaltsliste ist.
Ein effektives Ausgabenmanagement war für kleine Unternehmen wie das von Katharina schon immer entscheidend, um die Rentabilität zu sichern. Da sie ihr Unternehmen von zu Hause aus betreibt, konzentrierte sie sich zunächst auf die offensichtlichen Ausgaben wie Büromaterial und Internetkosten.
Bald stellte sie jedoch fest, dass es zusätzliche Möglichkeiten gab, Abzüge zu maximieren.
Nach ihrem ersten Gespräch mit einer neuen Steuerberaterin bemerkte sie, dass sie einen Teil ihrer Heimkosten, wie Hypothekenzinsen, Nebenkosten und Grundsteuer, als Geschäftsausgaben absetzen kann.
Das war ein Wendepunkt. Sie berechnete sorgfältig die Quadratmeterzahl ihres Home-Office im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche, um den absetzbaren Prozentsatz zu bestimmen.
Katharina begann außerdem, die Fahrten für Geschäftsreisen zu erfassen, was sie zuvor übersehen hatte, und bezog geschäftliche Mahlzeiten und Networking-Veranstaltungen ein. Anfangs war es etwas mühsam, alle diese Belege aufzubewahren.
Nachdem ich ihr jedoch ein paar Lösungen für das Ausgabenmanagement vorgestellt hatte, fand sie schließlich ein System, mit dem sie ihre Aufwendungen einfacher kategorisieren und dokumentieren konnte – und das ganz ohne einen großen Ordner voller Papierbelege.
Dieser proaktive Ansatz für das Ausgabenmanagement verbesserte nicht nur Katharinas Fähigkeit, ihre Finanzen im Blick zu behalten und ihre Mittel in Echtzeit zu steuern, sondern reduzierte auch ihr zu versteuerndes Einkommen erheblich, sodass sie mehr in das Wachstum ihres Unternehmens reinvestieren konnte.
Hinweise zu absetzbaren Betriebsausgaben
Wenn Sie Ausgaben absetzen, sollten Sie beachten, dass einige Ausgaben vollständig absetzbar sind, andere nur teilweise, und wiederum andere nicht im selben Jahr abgesetzt werden können, in dem sie entstanden sind.
Bestimmte Ausgaben (z. B. aktivierte Geschäftsvermögenswerte) müssen über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden (bei immateriellen Vermögenswerten erfolgt dies durch Amortisation).
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die Abzugsfähigkeit von Ausgaben von der Struktur des Unternehmens abhängt. Das bedeutet, dass die zulässigen Abzüge und die Anforderungen an das finanzielle HR-Berichtswesen je nach Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Kapitalgesellschaften (S-Corporations und C-Corporations) unterschiedlich sind.
Das Verständnis der jeweiligen Steuervorteile und des administrativen Aufwands—sowie der damit verbundenen Kosten—für jede dieser Unternehmensformen kann entscheidend sein, um Ihr Unternehmen so aufzustellen, dass es eine Balance zwischen Steueroptimierung und verfügbaren Ressourcen schafft.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind jene, die nicht von Ihren Unternehmenssteuern abgezogen werden können. Alles, was mit persönlichen Aktivitäten oder privaten Ausgaben zu tun hat, gilt als nicht abzugsfähige Ausgabe. Nachfolgend finden Sie Beispiele für solche Ausgaben.
Beispiele für nicht abzugsfähige Ausgaben
- Erwartete Verbindlichkeiten (oder Rückstellungen für erwartete Verbindlichkeiten)
- Bestimmte Anwaltskosten (z. B. solche, die beim Erwerb eines Vermögenswerts anfallen)
- Clubbeiträge und Mitgliedsgebühren (mit bestimmten Ausnahmen)
- Abbruchkosten oder -verluste
- Aus- und Weiterbildungskosten, die zur Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen für die Geschäftsausübung erforderlich sind
- Staatliche Strafen (z. B. Gebühren für verspätete Einreichung)
- Illegale Aktivitäten (z. B. Bestechungen und Schmiergelder)
- Lobbyausgaben
- Persönliche Ausgaben (es sei denn, die Ausgabe dient teilweise geschäftlichen Zwecken)
- Politische Spenden
Warum Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick behalten sollten
Es gibt große Vorteile, die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens regelmäßig zu überprüfen (und nicht nur zur Steuerzeit):
- Es ist einfacher, sich genau an die Einzelheiten und Umstände einer Transaktion zu erinnern
- Wichtige Nachweise wie Papierbelege gehen weniger leicht verloren
- Durch genaue Daten können Sie künftige Ausgaben besser planen und Ihr Budget einhalten
- Es ist einfacher, die Rentabilität Ihres Unternehmens (oder deren Fehlen) zu prognostizieren und anzupassen
Neben der Verringerung des administrativen Aufwands zur Steuerzeit kann dies auch zu schnelleren Bearbeitungszeiten bei Mitarbeiterrückerstattungen führen und so die Motivation stärken.
Der Einsatz von kostenloser HR-Software oder Ausgaben-Management-Software für kleine Unternehmen kann Ihnen helfen, HR-bezogene Ausgaben im Blick zu behalten, ohne – naja – zusätzliche Kosten zu verursachen!
Wie Sie Geschäftsausgaben melden
Eine klare und transparente Aufwandsausgleichsrichtlinie stellt sicher, dass Mitarbeitende für betriebliche Kosten fair entschädigt werden und die Einhaltung gewahrt bleibt. So gehen Sie dabei vor:
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung
Geschäftsausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens angegeben, welche sämtliche Einnahmen und Ausgaben festhalten sollte. Dies ist eine betriebswirtschaftliche Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), mit der die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens berechnet wird. So erstellen Sie diese einfach:
- Wählen Sie einen Berichtszeitraum: in der Regel jährlich, vierteljährlich oder monatlich.
- Erstellen Sie einen Standard-Saldoauszug: Verwenden Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um den Endsaldo jedes Kontos im Hauptbuch für den Berichtszeitraum aufzulisten.
- Berechnen Sie Ihre Umsätze: Berechnen Sie alle Einnahmen für Ihre Dienstleistungen während des Berichtszeitraums, auch wenn Sie noch nicht alle Zahlungen erhalten haben.
Schritt 2: Kategorisieren Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung
Nachdem Sie den Großteil Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erstellt haben, erfassen Sie Ihre Geschäftsausgaben nach Kategorie. Zu diesen Kategorien gehören:
- Direkte Kosten oder Herstellungskosten (COGS) wie Lohnkosten, Materialkosten, Gemeinkosten der Geschäftsräume, Lagerung usw. Diese werden von den gesamten Umsatzerlösen Ihres Unternehmens abgezogen, um Ihr Bruttoeinkommen bzw. Bruttogewinn zu berechnen.
- Indirekte Kosten wie allgemeine Ausgaben, Marketingkosten und Geschäftsführungsgehälter werden vom Bruttogewinn abgezogen, um den operativen Gewinn zu bestimmen.
- Abschreibungen und Amortisationen werden verwendet, um materielle und immaterielle Geschäftsvermögenswerte über mehrere Jahre hinweg abzuschreiben. Zu diesen Vermögenswerten gehören Immobilien, Möbel, Geräte, Fahrzeuge usw. (materiell) sowie Patente, Marken, Lizenzen für geistiges Eigentum, Business-Management-Software usw. (immateriell).
4. Zinsen stellen den letzten Aufwand dar, der vom Einkommen eines Unternehmens abgezogen wird.
Schritt 3: Wählen Sie eine Buchhaltungsmethode
Sie müssen sich außerdem für eine Buchhaltungsmethode entscheiden, die Sie bei der Meldung Ihrer Einnahmen und Ausgaben verwenden. Zwei grundlegende Methoden sind Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Ist-Versteuerung) und Periodenrechnung (Soll-Versteuerung):
- Ist-Buchhaltungsmethode: Sie melden Einnahmen in dem Steuerjahr, in dem Sie sie erhalten haben, und setzen Ausgaben in der Regel im selben Steuerjahr ab und/oder aktivieren sie.
- Periodenbuchhaltung (Soll-Methode): Sie melden in der Regel Einnahmen im Steuerjahr, in dem sie erwirtschaftet wurden, auch wenn der tatsächliche Zahlungseingang erst in einem späteren Jahr erfolgt. Ebenso setzen Sie Ausgaben meistens im Steuerjahr ab, in dem sie angefallen sind, unabhängig davon, ob Sie diese in diesem Jahr bereits bezahlt haben oder nicht.
Ausführliche Informationen zu den verschiedenen vom IRS anerkannten Buchhaltungsmethoden (und -zeiträumen) finden Sie in dieser PDF von Publikation 583 (überarbeitet im Januar 2022). Um aktuelle Änderungen einzusehen, speichern Sie Informationen zu Publikation 583 als aktive Ressource als Lesezeichen.
So verfolgen Sie Geschäftsausgaben
Das Absetzen von Betriebsausgaben ist der beste Weg, um Ihre Steuerlast zu senken. Es ist jedoch entscheidend, dass Sie akribische Aufzeichnungen über alle Ihre Transaktionen führen. Das IRS kann jederzeit eine Prüfung durchführen, um zu überprüfen, ob Ihre Angaben mit Ihren tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen.
Neben der Nutzung einer Art von Ausgabenmanagement-Software finden Sie hier einige Tipps und bewährte Methoden, wie Sie Geschäftsausgaben richtig nachverfolgen können:
- Trennen Sie Ihre Geschäftsausgaben von Ihren privaten Ausgaben. Ein separates Geschäftskonto erleichtert es, die Ausgaben Ihres Unternehmens nachzuverfolgen.
- Berechnen Sie den Nutzungsanteil und setzen Sie nur den geschäftlichen Teil an, wenn eine Ausgabe teilweise geschäftlich und teilweise privat ist (z. B. Ihr Homeoffice oder die Rechnung Ihres Mobilfunkanbieters).
- Bewahren Sie alle Belege auf und digitalisieren Sie sie. Um das Verlieren der Belege zu vermeiden, fotografieren Sie diese und speichern Sie sie online ab. Die meisten modernen HR- und Buchhaltungssoftwares ermöglichen es Ihnen, ein Foto zu machen und direkt hochzuladen.
- Halten Sie Rechnungen und Belege organisiert. Idealerweise sortieren Sie diese zuerst nach Monaten und dann nach Ausgabenkategorie in entsprechende Ordner. So finden Sie später schnell Details und Nachweise für jede Transaktion.
- Führen Sie ausführliche Notizen. Auch wenn Sie denken, dass Sie sich an alle Details erinnern, führen Sie Notizen mit Datum, Ausgabenkategorie und Zweck der Ausgabe, z. B. Kundenbewirtung, Benzin fürs Firmenauto etc.
- Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen so häufig wie möglich. Selbst wenn Sie Software nutzen, die vieles automatisiert, sollten Sie regelmäßig Ihre Aufzeichnungen durchsehen, auf Korrektheit prüfen und falsch kategorisierte Ausgaben umsortieren.
- Erstellen Sie einen formalen Arbeitsablauf für die Ausgabenverfolgung und Abstimmung Ihrer Unterlagen. Legen Sie fest, welche Aufgaben täglich/sofort (z. B. Belege hochladen), wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich erledigt werden müssen.
- Erwägen Sie die Investition in Software für Spesenabrechnungen. Sie zeichnet Ausgaben auf, speichert Belege, kategorisiert Transaktionen automatisch und ermöglicht die Anzeige Ihrer Finanzen über Dashboards und Diagramme. Zudem lässt sich so einfacher Berichte erstellen.
Weitere Informationen zur Nachverfolgung von Geschäftsausgaben finden Sie in der IRS-Publikation 583 (01/2021), Unternehmensgründung und Buchführung.
Nutzen Sie Abzugsmöglichkeiten (oder auch nicht)
Unterm Strich gilt: Das Berechnen und Abziehen Ihrer Geschäftsausgaben vom Unternehmensumsatz kann Ihnen einen steuerlichen Vorteil verschaffen—das ist Geld, das Sie wieder in Ihr Unternehmen investieren können. Merken Sie sich diese Punkte:
- Es gibt zwei Arten von Geschäftsausgaben: abziehbar und nicht abziehbar
- Ihre Geschäftsausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen
- Überprüfen Sie Ihre Ausgaben regelmäßig und halten Sie alles streng organisiert
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