Betriebsausgaben: Was ist absetzbar und was nicht
Egal, ob Sie als Unternehmer ein kleines Unternehmen führen oder als W-2 Angestellter eine Steuervergünstigung für Ihren Nebenverdienst geltend machen möchten – das Verständnis der verschiedenen Geschäftsaufwendungen wie Versicherung, Miete und Materialien ist entscheidend.
Effektives Ausgabenmanagement bedeutet nicht nur, Kosten zu senken – es geht darum, strategische finanzielle Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmenswachstum, das Wohlbefinden der Mitarbeiter und langfristige Nachhaltigkeit fördern.
In diesem Artikel erkläre ich, was abzugsfähig ist (und was nicht), und gebe Ihnen Beispiele an die Hand, damit Sie keine Sparmöglichkeiten verpassen oder mögliche Probleme mit Steuerbehörden vermeiden.
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Bitte beachten Sie, dieser Artikel richtet sich an US-basierte Unternehmen und dient als Leitfaden. Konsultieren Sie einen Steuerexperten und nutzen Sie eine Software für Ausgabenmanagement, um sicherzustellen, dass Ihre Finanz- und Ausgabenberichte den IRS-Vorschriften entsprechen.
Was sind Geschäftsausgaben?
Geschäftsausgaben sind Kosten, die beim Betrieb eines gewinnorientierten Unternehmens anfallen. Oft auch als Abzüge bezeichnet, hilft Ihnen die Berechnung und der Abzug Ihrer Geschäftsausgaben vom Unternehmensumsatz, Ihre Steuerlast zu verringern.
Allerdings sind nicht alle Geschäftsausgaben gleich. Um steuerlich absetzbar zu sein, müssen Ihre Ausgaben als „gewöhnliche und notwendige“ Kosten anerkannt werden, die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängen, wie im Internal Revenue Code (IRC) beschrieben.
Verständnis der Arten von Geschäftsausgaben
In diesem Abschnitt stelle ich zwei Arten von Geschäftsausgaben vor: absetzbare und nicht absetzbare. Für jede Kategorie gebe ich eine Definition und Beispiele an.
Absetzbare Geschäftsausgaben
Absetzbare Geschäftsausgaben sind jene, die von Ihrer Unternehmenssteuer abgezogen werden können. Dazu gehören die Kosten für Dinge, die Ihr Unternehmen indirekt für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen benötigt hat – vorausgesetzt, es handelt sich um „gewöhnliche und notwendige“ Ausgaben.
- Laut IRS gilt eine gewöhnliche Ausgabe als „üblich und anerkannt“ (d. h. nicht ungewöhnlich) in Ihrem Gewerbe oder Branche.
- Die IRS definiert eine notwendige Ausgabe als Ausgaben, die „hilfreich und angebracht“ für die Ausübung des Geschäfts in Ihrer Branche sind.
Absetzbare Geschäftsausgaben können Ihre Steuerlast deutlich senken. Wer die Steuervorschriften kennt, beugt teuren Prüfungen und Strafen vor – eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend. Um diese Ausgaben effizient zu verwalten, empfiehlt sich der Einsatz zuverlässiger Steuer-Software für Unternehmen zur genauen Erfassung und Einhaltung der Vorschriften.
Beispiele für absetzbare Geschäftsausgaben:
Verschiedene Branchen haben jeweils spezifische absetzbare Ausgaben – von Home-Office-Abzügen für Remote-Mitarbeiter bis hin zu F&E-Steuergutschriften für Technologieunternehmen. Beispiele für absetzbare Geschäftsausgaben sind unter anderem:
- Lohnabrechnungssoftware und Ausgaben
- Programme für Mitarbeiterleistungen
- Versorgungsleistungen, Verbrauchsmaterialien und Materialien
- Immobilien- und Geräteleasing
- Gewerbeversicherung
- Werbe- und Marketingkosten
- Wohltätige Spenden
- Provisionen (zusätzliche Lohnbestandteile)
- Geschäftsreiseausgaben
- Fortbildungskosten für Mitarbeitende
- Schulungskosten für Mitarbeitende
- Gerätemiete
- Zinsen, die für bestimmte Geschäftsdarlehen, Geschäftskreditkarten und Hypotheken auf durch das Unternehmen (oder Einzelunternehmer) erworbene Immobilien gezahlt wurden.
- Mahlzeiten
Der Internal Revenue Service (IRS) stellt ausführliche Richtlinien darüber zur Verfügung, welche Ausgaben geltend gemacht werden können, um Ihre Steuerlast zu senken, in der Publikation 535 (2021), Betriebsausgaben. Sie können die vollständige Liste der IRS-Publikationen für weitere Informationen konsultieren.
Kleinunternehmer-Tipp: Die Senkung von Geschäftsausgaben kann die Rentabilität steigern. Investitionen in die besten Lohnabrechnungsdienste für kleine Unternehmen können helfen, Lohnkosten zu senken.
Profitipp: Nutzen Sie Softwarelösungen, um Ausgaben zu erfassen und zu berichten. Hier erfahren Sie, wie Spesenmanagement-Software funktioniert.
Eine kurze Geschichte
Um dies anschaulich zu machen, erzähle ich Ihnen von einer Freundin, Katherine, die eine HR-Beratung von zu Hause aus führt und bei der sie die einzige Angestellte auf der Gehaltsliste ist.
Ein effektives Ausgabenmanagement war schon immer entscheidend, um die Rentabilität für kleine Unternehmen wie das von Katherine zu sichern. Als sie ihr Unternehmen von zu Hause aus leitete, konzentrierte sie sich zunächst auf die offensichtlichen Ausgaben wie Büromaterial und Internetkosten.
Doch schon bald erkannte sie weitere Möglichkeiten, Abzüge zu maximieren.
Nach ihrem ersten Treffen mit einer neuen Steuerberaterin stellte sie fest, dass sie einen Teil ihrer Wohnkosten, wie Hypothekenzinsen, Nebenkosten und Grundsteuer, als Betriebsausgaben geltend machen konnte.
Das veränderte alles für sie. Sie berechnete akribisch die Quadratmeterzahl ihres Homeoffice im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche, um den absetzbaren Prozentsatz zu bestimmen.
Katherine begann außerdem, die gefahrene Kilometerzahl für Geschäftsreisen zu erfassen, was sie zuvor übersehen hatte, und zog geschäftsbezogene Mahlzeiten sowie Networking-Events mit ein. Anfangs war es etwas mühsam, alle diese Quittungen aufzubewahren.
Aber nachdem ich ihr einige Spesenmanagement-Lösungen gezeigt hatte, fand sie schließlich eine, mit der sie ihre Ausgaben leichter kategorisieren und dokumentieren konnte – und das ohne meterweise Papierbelege.
Dieser proaktive Umgang mit Ausgaben verbesserte nicht nur Katherines Fähigkeit, ihre Finanzen in Echtzeit zu überwachen und zu verwalten, sondern verringerte auch ihr zu versteuerndes Einkommen erheblich, sodass sie mehr in das Unternehmenswachstum investieren konnte.
Hinweise zu absetzbaren Geschäftsausgaben
Beim Absetzen von Ausgaben sollte man beachten, dass einige Kosten vollständig absetzbar sind, andere nur teilweise und wiederum andere nicht im selben Jahr wie ihre Entstehung abgesetzt werden können.
Bestimmte Ausgaben (z. B. aktivierte Geschäftsvermögenswerte) müssen über mehrere Jahre hinweg durch Abschreibungen (oder bei immateriellen Vermögenswerten durch Amortisation) abgeschrieben werden.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die absetzbaren Ausgaben von der Unternehmensstruktur abhängen. Das bedeutet, dass die zulässigen Abzüge und die Anforderungen an das finanzielle HR-Berichtssystem zwischen Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) und Kapitalgesellschaften (S-Corporations und C-Corporations) variieren.
Das Verständnis der jeweiligen Steuervorteile und der Verwaltungsbelastung—sowie der damit verbundenen Kosten—jeder dieser Unternehmensformen kann entscheidend sein, um Ihr Unternehmen so aufzustellen, dass es steuerliche Effizienz mit den verfügbaren Ressourcen ausbalanciert.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind solche, die nicht von Ihren Unternehmenssteuern abgezogen werden können. Alles, was mit privaten Aktivitäten oder persönlichen Ausgaben zu tun hat, ist eine nicht abzugsfähige Ausgabe. Im Folgenden habe ich Beispiele für diese Ausgaben für Sie aufgelistet.
Beispiele für nicht abzugsfähige Ausgaben
- Erwartete Verbindlichkeiten (oder Rückstellungen für erwartete Verbindlichkeiten)
- Bestimmte Anwaltskosten (z. B. jene, die bei der Anschaffung eines Vermögenswerts anfallen)
- Clubbeiträge und Mitgliedsgebühren (mit bestimmten Ausnahmen)
- Abbruchkosten oder -verluste
- Bildungskosten, die zur Erfüllung der minimalen gesetzlichen Anforderungen für die Geschäftsausübung anfallen
- Staatliche Strafen (z. B. Gebühren für verspätete Einreichung)
- Illegale Aktivitäten (z. B. Bestechungsgelder und Schmiergelder)
- Ausgaben für Lobbying
- Persönliche Ausgaben (sofern die Ausgabe nicht teilweise für betriebliche Zwecke ist)
- Politische Spenden
Warum Sie Geschäftsausgaben im Blick behalten sollten
Es gibt große Vorteile, wenn Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens regelmäßig überprüfen (und nicht nur zur Steuerzeit):
- Es ist einfacher, sich an die genauen Details und Umstände einer Transaktion zu erinnern
- Sie verlieren weniger wahrscheinlich wichtige Nachweise wie papierbasierte Quittungen
- Genaue Daten ermöglichen es Ihnen, zukünftige Ausgaben zu planen und das Budget einzuhalten
- Es ist einfacher, die Rentabilität Ihres Unternehmens (oder das Fehlen dieser) zu prognostizieren und gegebenenfalls anzupassen
Neben einer Reduzierung Ihres Verwaltungsaufwands während der Steuerzeit kann dies auch zu schnelleren Bearbeitungszeiten bei Mitarbeitererstattungen führen, was die Motivation erhöht.
Mit kostenloser HR-Software oder Ausgabenmanagement-Software für kleine Unternehmen können Sie HR-bezogene Ausgaben im Auge behalten, ohne... nun ja, zusätzliche Ausgaben zu verursachen!
Wie Sie Geschäftsausgaben melden
Eine klare und transparente Richtlinie zur Kostenerstattung stellt sicher, dass Mitarbeitende für geschäftsbezogene Kosten fair entschädigt werden und gleichzeitig die Einhaltung von Regeln gewährleistet ist. So achten Sie selbst darauf:
Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung vor
Geschäftsausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens aufgeführt, in der alle Ihre Einnahmen und Ausgaben festgehalten werden sollten. Dies ist eine finanzielle Gewinn- und Verlustrechnung (P&L), mit der Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens berechnen können. Um diese zu erstellen, gehen Sie einfach wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Berichtszeitraum: Üblicherweise jährlich, vierteljährlich oder monatlich.
- Erstellen Sie einen Standard-Saldoauszug: Verwenden Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um für den Berichtszeitraum den Endsaldo jedes Kontos im Hauptbuch aufzulisten.
- Berechnen Sie Ihren Umsatz: Addieren Sie alle Einnahmen für Ihre Dienstleistungen während des Berichtszeitraums, auch wenn Sie noch nicht alle Zahlungen erhalten haben.
Schritt 2: Gliedern Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung
Sobald Sie den Großteil Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung vorbereitet haben, erfassen Sie Ihre Geschäftsausgaben nach Kategorien. Dazu gehören:
- Direkte Kosten oder Herstellungskosten (COGS) wie Personalkosten, Materialkosten, Betriebskosten Ihrer Geschäftsräume, Lagerung usw. Diese werden vom Gesamtumsatz Ihres Unternehmens abgezogen, um Ihr Bruttoeinkommen bzw. den Bruttogewinn zu bestimmen.
- Indirekte Kosten wie allgemeine Kosten, Marketingausgaben und Geschäftsführergehälter werden vom Bruttogewinn abgezogen, um den Betriebsgewinn zu ermitteln.
- Abschreibungen und Amortisationen werden verwendet, um materielle bzw. immaterielle Geschäftsvermögenswerte über mehrere Jahre abzugrenzen. Zu diesen Vermögenswerten gehören Grundstücke, Mobiliar, Ausrüstung, Fahrzeuge usw. (materiell) sowie Patente, Marken, Lizenzen für geistiges Eigentum, Business-Management-Software usw. (immateriell).
4. Zinsen sind die letzte Ausgabe, die vom Einkommen eines Unternehmens abgezogen wird.
Schritt 3: Wählen Sie eine Buchführungsmethode
Sie müssen außerdem entscheiden, nach welcher Methode Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen. Es gibt zwei grundlegende Buchführungsmethoden: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Kassenmethode) und periodengerechte Buchführung:
- Kassenbuchführung: Sie geben die Einnahmen in dem Steuerjahr an, in dem Sie sie erhalten, und ziehen Kosten in der Regel im selben Jahr ab und/oder aktivieren sie entsprechend.
- Periodengerechte Buchführung: Sie geben die Einnahmen in dem Steuerjahr an, in dem Sie sie verdienen, auch wenn Sie die tatsächliche Zahlung erst in einem späteren Jahr erhalten. Ebenso ziehen Sie in der Regel Ausgaben in dem Steuerjahr ab und/oder aktivieren sie, in dem sie angefallen sind, unabhängig davon, ob Sie sie in diesem Jahr bezahlt haben oder nicht.
Ausführliche Informationen zu verschiedenen von der IRS anerkannten Buchführungsarten (und -zeiträumen) finden Sie in dieser PDF-Version der Veröffentlichung 583 (überarbeitet im Januar 2022). Um die neuesten Updates zu sehen, setzen Sie About Publication 583 als aktive Ressource in Ihre Lesezeichen.
So verfolgen Sie Geschäftsausgaben
Das Absetzen Ihrer Geschäftsausgaben ist die beste Möglichkeit, Ihre Steuerlast zu senken. Es ist jedoch entscheidend, dass Sie sorgfältige Aufzeichnungen über alle Transaktionen führen. Die IRS kann eine Prüfung veranlassen, um zu kontrollieren, ob Ihre Angaben mit Ihren tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen.
Neben der Verwendung einer Ausgabenverwaltungssoftware sind dies einige Tipps und bewährte Methoden, um Geschäftsausgaben korrekt zu erfassen:
- Trennen Sie Ihre geschäftlichen Finanzen von Ihren privaten Ausgaben. Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Nachverfolgung Ihrer Geschäftsausgaben.
- Berechnen Sie die Nutzungsaufteilung und machen Sie den geschäftlichen Anteil geltend, wenn eine Ausgabe sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke verwendet wird (z. B. Ihr Homeoffice oder die Rechnung Ihres Mobilfunkanbieters).
- Sammeln und digitalisieren Sie alle Ihre Belege. Damit Sie diese nicht verlieren, fotografieren Sie sie und speichern Sie sie online ab. Die meisten modernen HR- und Buchhaltungssoftwares ermöglichen es Ihnen, ein Foto zu machen und dieses direkt hochzuladen.
- Organisieren Sie Ihre Rechnungen und Belege. Sortieren Sie diese idealerweise zuerst nach Monat und dann nach Ausgabenkategorie in Ordner. So finden Sie die Details und Nachweise zu jeder Transaktion später leichter wieder.
- Führen Sie detaillierte Notizen. Auch wenn Sie glauben, sich an die Details jeder Transaktion zu erinnern, machen Sie Notizen mit Datum, Ausgabenkategorie und dem Grund der Ausgabe, z. B. Bewirtung eines Kunden, Benzin für das Firmenfahrzeug usw.
- Überprüfen Sie Ihre Unterlagen so häufig wie möglich. Selbst wenn Sie eine Software benutzen, die einen Großteil des Prozesses automatisiert, sollten Sie regelmäßig Ihre Unterlagen prüfen, die Richtigkeit überprüfen und falsch zugeordnete Ausgaben neu kategorisieren.
- Erstellen Sie einen formellen Ablauf zur Nachverfolgung von Ausgaben und Abstimmung Ihrer Unterlagen. Legen Sie fest, welche Aufgaben täglich/sofort (z. B. Belege hochladen), wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich erledigt werden müssen.
- Überlegen Sie, in Ausgabenverwaltungssoftware zu investieren. Sie erfasst Ausgaben, speichert Belege, kategorisiert Transaktionen automatisch und ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzen in Dashboards und Diagrammen zu analysieren. Das Generieren von Berichten wird ebenfalls erleichtert.
Weitere Informationen zur Nachverfolgung von Geschäftsausgaben finden Sie in der IRS-Publikation 583 (01/2021), Unternehmensgründung und Aufbewahrung von Unterlagen.
Loslegen und absetzen (oder auch nicht)
Letztlich lässt sich sagen: Die Berechnung und der Abzug Ihrer Geschäftsausgaben von den Unternehmensumsätzen bringt Ihnen eine Steuererleichterung — das ist Geld, das Sie wieder in Ihr Unternehmen investieren können. Merken Sie sich diese Punkte:
- Es gibt zwei Arten von Geschäftsausgaben: abziehbare und nicht abziehbare
- Ihre Geschäftsausgaben werden über die Gewinn- und Verlustrechnung gemeldet
- Überprüfen Sie Ihre Ausgaben regelmäßig und halten Sie alles sehr gut organisiert
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