6 Tipps für effektive Vergütungsgespräche mit Mitarbeitenden
Ist die Bezahlung der wichtigste Motivator für Mitarbeitende?
Arbeitspsychologen diskutieren diese Frage seit Jahren.
Heutige Erkenntnisse erkennen an, dass auch andere Faktoren wie Mitarbeiteranerkennung, Aufstiegschancen, Arbeitsinhalte und weitere Anreize als Motivatoren dienen können.
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Für die meisten Menschen steht jedoch die Bezahlung ganz oben auf der Liste der Gründe, warum sie einen neuen Job suchen, den Arbeitsplatz wechseln oder eine niedrig bezahlte Stelle kündigen.
Als Teamleiter oder Führungskraft gehört es zu Ihren wichtigsten Aufgaben, Ihre Mitarbeitenden zu motivieren und produktiv zu halten. Ein bedeutender Teil Ihres Erfolgs wird Ihrer Fähigkeit zugeschrieben, die Vergütung zu managen und Vergütungsfragen mit Ihren Mitarbeitenden zu besprechen.
Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie genau das tun.
Die Auswirkungen von Covid
Die verpflichtenden Quarantänen der Covid-19-Pandemie haben den Arbeitsplatz stark verändert, Büros geleert und Mitarbeitende ins Homeoffice versetzt. Im März 2020 wurde Homeoffice aus einer Randerscheinung zum Mainstream.
Mit diesem Wandel entstand eine neue Perspektive bei Mitarbeitenden: Geld oder Leben. Eine aktuelle Umfrage von World at Work ergab, dass Arbeitnehmende heute eine bessere Work-Life-Balance anstreben. 42 % der Befragten würden weniger Gehalt und einen „niedrigeren“ Titel akzeptieren, um von zuhause zu arbeiten und einen ausgeglicheneren Arbeitsalltag zu haben.
Während wir uns an eine neue Normalität anpassen, stehen Unternehmen vor dem, was die Medien inzwischen als „große Kündigungswelle“ bezeichnen.
Verschiedene Berichte kamen zu dem Ergebnis, dass derzeit etwa jeder vierte Arbeitnehmer nach der Pandemie eine berufliche Veränderung in Erwägung zieht. Oft genannte Gründe sind Karrierechancen, Zusatzleistungen, Work-Life-Balance und die Überzeugung, dass Homeoffice keinen Verhandlungsspielraum mehr darstellen sollte.
Da Arbeitgeber alles daran setzen, wertvolle Mitarbeitende zu halten, sind effektive Vergütungsgespräche nun wichtiger denn je.
Hier finden Sie einige Ideen, wie Sie das Beste aus Vergütungsgesprächen mit Ihren Mitarbeitenden herausholen können.
1. Verstehen Sie die Vergütungsphilosophie Ihres Unternehmens
Der erste Schritt besteht darin, die Vergütungsphilosophie Ihres Unternehmens zu kennen.
Das Management mancher Unternehmen ist entschlossen, ein Vergütungsvorbild zu sein, um die besten Mitarbeitenden anzuziehen. Andere Firmen bemühen sich, Gehälter anzubieten, die dem lokalen Wettbewerb entsprechen. In bestimmten Branchen kommen variable und leistungsabhängige Vergütungsmodelle zum Einsatz, um Top-Performer anzuerkennen und zu belohnen.
Manche Unternehmen definieren Gehaltsniveaus und Gehaltsbänder, die den Mitarbeitenden kommuniziert werden, während andere Arbeitgeber Gehaltsangelegenheiten eher vertraulich behandeln und der Entscheidung der obersten Führungsebene vorbehalten.
Beachten Sie, dass Mitarbeitervorteile wie Versicherungen und bezahlter Urlaub wichtige Elemente eines Vergütungssystems darstellen. Schriftliche Leistungsbeschreibungen, Richtlinien oder Zusammenfassungen im Mitarbeiterhandbuch definieren häufig diese indirekten Vergütungsbestandteile.
Ein neuer Trend bei fortschrittlichen Unternehmen ist die Entwicklung ganzheitlicher, stärker personalisierter und flexibler Belohnungssysteme, die darauf abzielen, Talente zu gewinnen, zu motivieren und zu entwickeln. Ein Bestandteil dieses Trends ist ein häufigeres und kontinuierlicheres Auszahlen der Leistungen. Dies kann zwar zu höheren Aufwendungen für Mitarbeitervorteile führen, lohnt sich aber oft durch bessere Mitarbeiterbindung, Motivation und Produktivität.
Solche Modelle orientieren sich stärker an den individuellen Vorlieben und berücksichtigen die jeweilige Rolle sowie den Beitrag der Mitarbeitenden für das Unternehmen. Zwei Beispiele wären, den 19. Juni (Juneteenth) als bezahlten Feiertag einzuführen oder die Möglichkeit, die Vergütung täglich ausgezahlt zu bekommen.
Machen Sie sich mit den Vergütungsprogrammen und Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, damit Sie diese Themen kompetent mit Ihren Mitarbeitenden besprechen können.
2. Die Bezahlung spielt bei der Einstellung eine große Rolle
Sie möchten Mitarbeitende gewinnen? In den meisten Fällen ist das Gehalt der wichtigste Bestandteil einer Stellenanzeige. Informationen zu Gehalt und Zusatzleistungen in Anzeigen sorgen im Allgemeinen für größeres Interesse und mehr Bewerbungen.
Eine Umfrage von LinkedIn ergab, dass 70 Prozent der Fachkräfte von Personalvermittlern Gehaltsinformationen hören wollen und 59 Prozent der Kandidaten das Gehalt als wichtigsten Faktor für ihre Karriereziele ansehen.
Teamleiter und Vorgesetzte beteiligen sich häufig an Vorstellungsgesprächen und an der Auswahl neuer Mitarbeitender. Neben klassischen Fragen nach Fähigkeiten, Qualifikationen oder Berufserfahrung gehören oft auch Gespräche über Gehaltsvorstellungen sowie ein Überblick zu den Vorteilen einer Tätigkeit beim Arbeitgeber zum Bewerbungsgespräch.
Wenn Sie berechtigt sind, das Stellenangebot für eine Neueinstellung zu erstellen, versuchen Sie, ein Angebot zu formulieren, das im Hinblick auf die Erfahrung und Erwartungen der Kandidat:innen sowie unter Berücksichtigung des Gehaltsniveaus der derzeitigen Mitarbeiter:innen in vergleichbaren Positionen gerecht ist.
Ihre Fähigkeit, die Kandidat:innen zu beurteilen und deren Fragen zu beantworten, ist ein wichtiger Bestandteil bei der Auswahl qualifizierter Mitarbeiter:innen. Beispieldaten, die interne und externe Gerechtigkeitsfragen zeigen, sind in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Mitarbeiter:innen/Position | Erfahrung | Bildung | Gehalt |
|---|---|---|---|
| #1 / Ingenieur II | 10 J. | BS | $80,000 |
| #2 / Ingenieur I | 20 J. | AA | $85,000 |
| #3 / Tech. Assistent | 5 J. | AA | $55,000 |
| #4 / Verwaltung | 4 J. | HS | $35,000 |
| Kandidat:in | Wunsch | ||
| #1 / Ingenieur:in | 2 J. | MS | $80,000 |
| Markt | Medianwert | ||
| Maschinenbau-Ing. | BS | $90,000 | |
| Tech. Assistent Maschinenbau | AA | $58,000 | |
| HR empfiehlt | Stellenangebot Kandidat:in | $70-75,000 | |
| Ingenieur-Gehalt neu bewerten |
Einige Arbeitgeber im öffentlichen Dienst oder in tarifgebundenen Arbeitsumgebungen erstellen Gehaltsspannen mit einer Reihe von Gehaltsstufen innerhalb dieser Spanne. Ein Mitarbeitender steigt üblicherweise nach einer bestimmten Zeit, z. B. jährlich, in die nächste Gehaltsstufe auf. Andere Unternehmen im privaten Sektor definieren für jede Position eine Gehaltsspanne mit einem Minimum (bzw. Einstiegsgehalt) und einem Maximalwert.
In der Regel liegt das Angebot für neue Mitarbeitende in der unteren Hälfte der Gehaltsspanne, sofern nicht eine besondere Berufserfahrung einen höheren Einstiegslohn rechtfertigt.
Unternehmerisch geprägte Start-up-Unternehmen arbeiten oft ohne definierte Gehaltsspannen und versuchen stattdessen, die beste Kandidatin oder den besten Kandidaten für den niedrigsten Lohn durch Gehaltsverhandlungen auszuwählen, wenn sich das Bewerberfeld auf die Finalist:innen reduziert.
Eine Informationsquelle für Gehaltsdaten ist das Occupational Outlook Handbook, veröffentlicht vom U.S. Bureau of Labor Statistics.
3. Das große Ganze
Seien Sie darauf vorbereitet, das Vergütungspaket den Kandidat:innen, die das Unternehmen einstellen möchte, aktiv zu „verkaufen“.
Erkennen Sie, dass der Gesamtvergütungsplan des Unternehmens neben der direkten Bezahlung auch Versicherungen, bezahlte Abwesenheiten und gesetzlich vorgeschriebene Leistungen umfasst. Die Kosten für Mitarbeiterleistungen machen oft 30 %-35 % der Gesamtvergütung einer Person aus.
Als Mitglied des Managements sind Sie dafür verantwortlich, Vergütungsfragen gegenüber den Mitarbeitern so zu kommunizieren, dass die positiven Aspekte der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen betont werden. Heben Sie zum Beispiel hervor, welchen Prozentsatz der Versicherungsprämien der Arbeitgeber übernimmt, oder beschreiben Sie besondere Leistungen, Rabatte oder Vergünstigungen, die sich aus der Branche oder den Dienstleistungen Ihres Unternehmens ergeben.
Im Personalwesen kann das Wissen, wie man einen Erfolgsbeteiligungsplan oder andere Vergütungsverbesserungen einführt, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erheblich steigern.
Wie viele Urlaubs- (oder bezahlte Freistellungs-)tage erhält der Mitarbeiter pro Jahr? Gibt es eine Wartezeit oder können diese Tage sofort genutzt werden? Sprechen Sie auch andere bezahlte Tage wie Krankheitstage, Familienurlaub, Trauerurlaub, Wehrdiensturlaub, Zeit zum Wählen oder andere bezahlte Abwesenheitsleistungen an. Bezahlte Freistellung ist ein wichtiger Bestandteil der Work-Life-Balance.
4. Schutz der Vertraulichkeit von Vergütungsinformationen
Viele Unternehmen definieren Richtlinien für Vorgesetzte und Manager mit Anweisungen zur Verwaltung der Mitarbeitervergütung.
Details zur Vergütung einer Person sind vertraulich zu behandeln. Solche Themen sollten privat besprochen werden, damit andere diese Informationen nicht mithören können.
Selbst in Organisationen, in denen es öffentlich zugängliche Gehaltsspannen für bestimmte Stellen gibt, wie etwa im öffentlichen Dienst oder in tarifgebundenen Unternehmen, sollten Gespräche über das Gehalt einer Person immer vertraulich mit dem einzelnen Mitarbeiter geführt werden.
Mitarbeiter vergleichen oft ihre Gehälter und wenden sich ggf. mit vermuteter Ungleichbehandlung an eine Führungskraft. Auch hier ist ein vertrauliches Gespräch mit der betroffenen Person angebracht, um das Anliegen zu klären.
Solche Gespräche sollten jedoch keine Details oder Informationen zu den Gehältern anderer Mitarbeiter beinhalten.
Es kann angebracht sein zu erklären, wie Faktoren wie Aufgabenbereich, Verantwortung, Arbeitsquantität oder -qualität, Beschäftigungsdauer, Ausbildung, Erfahrung oder Arbeitsbedingungen die Festsetzung der Vergütung für eine bestimmte Person oder eine bestimmte Gruppe von Arbeitsplätzen beeinflussen können.
5. Equal Pay Day
Weltweit erhalten Frauen weniger Lohn als Männer. Der Equal Pay Day für Frauen in den USA ist der 24. März – an diesem Tag wird daran erinnert, dass Frauen, die in Vollzeit und ganzjährig arbeiten, nur 82 Cent für jeden Dollar verdienen, den ein Mann für die gleiche Arbeit erhält.
Beachten Sie, dass das National Labor Relations Board, eine Bundesbehörde für Arbeitsrecht, festgelegt hat, dass Arbeitnehmer rechtlich über ihre Vergütung sprechen dürfen, unabhängig davon, ob sie eine Verschwiegenheitserklärung unterschrieben haben. Nach Ansicht der Behörde darf ein Arbeitgeber Mitarbeiter nicht rechtmäßig disziplinieren oder entlassen, weil sie über ihr Gehalt am Arbeitsplatz sprechen.
Ähnliche gesetzliche Regelungen gibt es im kanadischen Ontario mit dem Lohntransparenzgesetz; das Vereinigte Königreich hat Berichtspflichten über den Lohnunterschied für größere Arbeitgeber festgelegt und die Europäische Union hat Vorschläge für Lohntransparenzregelungen und einen besseren Zugang zur Justiz für Opfer von Lohndiskriminierung vorgelegt.
Der US-amerikanische Equal Pay Act verbietet Lohndiskriminierung aufgrund des Geschlechts, und Titel VII des Civil Rights Act untersagt Diskriminierung (einschließlich der Vergütung) wegen Geschlecht, Rasse, Religion, Herkunft und Hautfarbe. Viele Bundesstaaten haben ähnliche Gesetze.
Wenn sich Mitarbeitende über ihr Gehalt im Vergleich zu anderen beschweren, nehmen Sie ihre Bedenken ernst und stellen Sie einige Fragen, um das konkrete Problem herauszufinden. Als HR-Manager und später als Ermittler für Gleichbehandlung auf Bundesebene habe ich gelernt, Lohn- und andere Beschwerden einfühlsam zu behandeln, indem ich zunächst verschiedene Fragen stelle, um wichtige Aspekte zu klären.
Mögliche Fragen könnten sein:
- Mit wem vergleichen Sie Ihren Lohn?
- Warum empfinden Sie es als ungerecht?
- Wissen Sie, dass jede Tätigkeit ihre eigene Gehaltsspanne hat?
In den meisten Fällen gibt es objektiv einen arbeitsbezogenen Grund für einen Unterschied bei der Bezahlung. Faktoren wie Stellenklassifikation, Beschäftigungsdauer, Leistungsniveau oder geografischer Standort können für Unterschiede verantwortlich sein. Ebenso gehören unabhängige Auftragnehmer möglicherweise zum Team, sind jedoch nicht als Mitarbeiter im gleichen Entgeltplan enthalten.
Das föderale US-Gesetz zur Lohngleichstellung erlaubt, dass solche Faktoren die Bezahlung beeinflussen, solange keine Diskriminierung aufgrund des Geschlechts erfolgt. Vermeiden Sie es, Gehaltsinformationen anderer Mitarbeitender preiszugeben oder zu besprechen.
Bedenken Sie: Lohnfragen sind ein wesentliches und sehr persönliches Thema für jeden Mitarbeiter. Eine unsachgemäße Behandlung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen. Es ist ratsam, bei besonderen oder sensiblen Fällen Informationen oder Rat bei der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung einzuholen.
Eine gute Informationsquelle für den Umgang mit sensiblen Vergütungsangelegenheiten ist „Leistungsergebnisse erzielen: Performance im virtuellen Arbeitsumfeld maximieren“.
6. Vorsicht vor Gehaltsauskunftsverboten (USA)
In den USA legen Gesetze in vielen Bundesstaaten mittlerweile Grenzen oder Verbote für die Nachfrage nach dem aktuellen Gehalt oder der Gehaltsgeschichte eines Bewerbers im Rahmen des Auswahlverfahrens fest. In insgesamt 21 der unten aufgeführten Bundesstaaten sowie in zahlreichen Gemeinden ist diese Praxis verboten, da sie Frauen, Minderheiten und Personen mit Vorstrafen diskriminiert.
In Gerichtsbarkeiten, in denen solche Gesetze gelten, dürfen Personalverantwortliche oder Interviewer keine Fragen zum aktuellen Gehalt oder zur Gehaltsgeschichte eines Bewerbers stellen oder diese Informationen bei ihrer Einstellungsentscheidung berücksichtigen. Ebenso müssen solche Fragen aus allen Bewerbungsunterlagen oder -verfahren entfernt werden.
Das Pay Transparency Act von Ontario bietet einen ähnlichen Schutz. Überprüfen Sie mit Ihrem Compliance-Spezialisten, ob diese Regelungen auch für Ihr Unternehmen gelten.
Bundesstaaten mit Gehaltsauskunftsverbot
- Alabama
- Kalifornien
- Colorado
- Connecticut
- Delaware
- District of Columbia
- Georgia
- Hawaii
- Illinois
- Kentucky
- Louisiana
- Maine
- Maryland
- Massachusetts
- Mississippi
- Missouri
- Nevada
- New Jersey
- New York
- North Carolina
- Ohio
- Oregon
- Pennsylvania
- Puerto Rico
- Rhode Island
- South Carolina
- Vermont
- Virginia
- Washington
- Wisconsin
Nächste Schritte
Denken Sie daran: Ein gründliches Verständnis der Vergütungsphilosophie und -praxis Ihres Unternehmens hilft Ihnen, souverän mit den Herausforderungen bei Gehaltsentscheidungen umzugehen, die besten Mitarbeiter für Ihr Team zu gewinnen, zu halten und zu motivieren.
Auch die Nutzung und Auswahl der zuverlässigsten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann Ihnen helfen, Änderungen und Aktualisierungen während Vergütungsdiskussionen zu verfolgen und so durchgehend Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
Wenn Sie Fragen zu den oben genannten Themen haben, hinterlassen Sie mir gern einen Kommentar oder schauen Sie in der People Managing People Community vorbei, einer unterstützenden Gemeinschaft von HR- und Unternehmensleitern, die Wissen und Ratschläge teilen.
Wenn Sie künftig Gehaltsthemen noch sicherer handhaben möchten, sollten Sie in Betracht ziehen, eine dieser Vergütungszertifizierungen zu absolvieren.
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