Lohnsteuer vs. Einkommenssteuer: Die wichtigsten Unterschiede erklärt
Lohnsteuer und Einkommensteuer sind beides Steuerarten, die von Behörden erhoben werden, sich jedoch in mehreren entscheidenden Aspekten unterscheiden.
Es ist entscheidend, den Unterschied zwischen beiden zu verstehen, wenn es an der Zeit ist, die Lohnabrechnung durchzuführen.
Eine fehlerhafte Berechnung einer der beiden führt zu unzufriedenen Mitarbeitenden und ebenso unzufriedenen Steuerbehörden!
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Im Folgenden erläutere ich, was jede Steuerart ist, worin die wichtigsten Unterschiede bestehen und wie jede berechnet wird.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer?
Die Hauptunterschiede zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer sind:
- Wer dazu beiträgt
- Worauf sie angewendet werden
- Wie sie berechnet werden
- Wofür sie verwendet werden.
Beispielsweise werden zur Lohnsteuer sowohl vom Unternehmen als auch vom Mitarbeitenden Beiträge geleistet, während die Einkommensteuer nur auf Mitarbeitende erhoben wird.
Die Lohnsteuer wird zudem als fester Prozentsatz des Bruttolohns berechnet, während die Einkommensteuer progressiv ausgestaltet ist und verschiedene Einkommensquellen einbezieht.
Während Lohnsteuern spezifischen Programmen zugeordnet werden, fließen Einkommensteuern in zahlreiche staatliche Maßnahmen.
Nun gehe ich noch etwas genauer auf die einzelnen Steuerarten ein.
Was sind Lohnsteuern?
In den USA werden Lohnsteuern sowohl von Mitarbeitenden als auch von Arbeitgebern erhoben, um bestimmte bundesstaatliche und staatliche Programme zu finanzieren:
- FICA-Steuern (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern)
- Federal Unemployment Tax Act (FUTA)
- State Unemployment Tax Act (SUTA).
Diese werden auf das Gehalt der Mitarbeitenden bis zu einer bestimmten Grenze angewendet.
Ab 2025 gilt die Sozialversicherungssteuer für Löhne bis zu $168.600, während für Medicare keine Einkommensobergrenze besteht.
Wie hoch sind die Lohnsteuersätze?
- Der Sozialversicherungssatz beträgt 6,2% für Mitarbeitende und Arbeitgeber jeweils (insgesamt 12,4%).
- Der Medicare-Steuersatz beträgt für beide Seiten jeweils 1,45% (insgesamt 2,9%). Für Einkommensstärkere können zusätzliche Medicare-Steuern fällig werden.
- Der FUTA-Steuersatz beträgt 6% auf die ersten $7.000 des gezahlten Lohns jedes Mitarbeitenden im Kalenderjahr (maximal $420). Arbeitgeber können jedoch bis zu 5,4% Steuergutschrift für gezahlte staatliche Arbeitslosenversicherung erhalten, sodass sich ein effektiver FUTA-Satz von 0,6% ergibt.
- SUTA-Steuersätze und Bemessungsgrundlagen variieren je nach Bundesstaat und unterliegen bundesstaatlichen Vorschriften.
Wofür werden Lohnsteuern verwendet?
In den USA finanzieren die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern bestimmte staatliche Programme.
Sozialversicherungssteuern unterstützen vor allem Renten-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen, während Medicare-Steuern das Krankenversicherungsprogramm für Senior:innen und bestimmte beeinträchtigte Personen finanzieren.
Tipp: Durch den Einsatz von Steuerverwaltungslösungen können Unternehmen die Einhaltung sicherstellen und diese Abgaben effektiv verwalten.
Beispiel zur Berechnung der Lohnsteuer
Die Berechnung der Lohnsteuern ist relativ unkompliziert. Alles, was Sie tun müssen, ist den geschuldeten Betrag als Prozentsatz des Bruttogehalts der Mitarbeitenden zu bestimmen.
Verdient ein:e Mitarbeitende:r beispielsweise $60.000 im Jahr und wird monatlich mit $5.000 bezahlt, ergeben sich folgende monatliche Beiträge:
- Sozialversicherung (12,4%): $620, die hälftig auf Mitarbeitende und Arbeitgeber aufgeteilt werden
- Medicare (2,9%): $145, hälftig geteilt zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber
- FUTA (6%): $300 vom Arbeitgeber gezahlt
- SUTA (2,8%): $140 ebenfalls vom Arbeitgeber gezahlt.
Gesamtsumme, die vom Mitarbeitenden zu zahlen ist: $310 + $72,50 = $382,50
Gesamtsumme, die vom Arbeitgeber gezahlt wird: $310 + $72,50 + $300 + $140 = $822,50
Was sind Einkommensteuern?
Einkommensteuern werden von staatlichen Stellen auf Individuen erhoben und umfassen Löhne, Gehälter, Zinsen, Dividenden, Kapitalerträge, Mieteinnahmen und Unternehmensgewinne.
Die Steuersätze werden von Organisationen basierend auf Einkommenshöhe und Steuerstatus berechnet.
Einzelpersonen sind dafür verantwortlich, jährlich Einkommensteuererklärungen einzureichen und alle fälligen Steuern direkt an die Regierung zu zahlen.
Wie hoch sind die Einkommensteuersätze?
Die US-Einkommensteuersätze sind progressiv, das bedeutet, sie steigen mit zunehmendem Einkommen. Ab 2025 gibt es sieben Steuerklassen zwischen 10 % und 37 %, wobei die Steuersätze auf unterschiedliche Einkommensspannen angewendet werden.
Das Steuergesetz umfasst außerdem Abzüge, Gutschriften und Freibeträge, die die zu zahlende Steuer beeinflussen können.
Was wird durch Einkommensteuer finanziert?
Die Einnahmen aus der Einkommensteuer in den USA tragen zur Finanzierung verschiedener Regierungsfunktionen bei, darunter nationale Verteidigung, Gesundheitsprogramme, Bildung, Infrastruktur und soziale Sicherungsprogramme.
Wie berechnet man die Einkommensteuer
Die Berechnung der Einkommensteuer ist etwas komplexer und umfasst mehrere Schritte. Hier ist eine allgemeine Übersicht, wie man die US-Bundessteuer berechnet:
1. Formular W-4 vom Mitarbeitenden einholen
Verlangen Sie von jedem neuen Mitarbeitenden, das Formular W-4, die "Employee's Withholding Certificate", bei der Einstellung oder immer dann auszufüllen, wenn sich die steuerliche Situation ändert. Dieses Formular liefert Informationen zum Steuerstatus, zu Freibeträgen und zu zusätzlichen Einbehaltungspräferenzen des Mitarbeiters.
2. Steuerstatus und Freibeträge bestimmen
Überprüfen Sie die Angaben des Mitarbeitenden auf dem Formular W-4, um den Steuerstatus und die Anzahl der geltend gemachten Freibeträge festzustellen. Je mehr Freibeträge geltend gemacht werden, desto weniger Bundessteuer wird vom Gehalt des Mitarbeitenden einbehalten.
3. IRS Publication 15 (Circular E) verwenden
Nutzen Sie die IRS Publication 15 (Circular E), den "Employer's Tax Guide" der Steuerbehörde (IRS).
Diese Publikation enthält die Tabellen für den Steuerabzug auf Bundesebene sowie Anleitungen zur Berechnung der einbehaltenen Steuer basierend auf Lohn, Anstellungsstatus, Zahlweise und Freibeträgen des Mitarbeitenden.
4. IRS-Steuertabellen konsultieren
Verwenden Sie die passenden Steuertabellen aus der IRS Publication 15, um den Steuerabzugsbetrag des Mitarbeitenden basierend auf dessen Steuerstatus, Zahlungsintervall (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) und Lohn zu berechnen.
Ein Beispiel: Bei einem monatlichen Gehalt von $60.000 pro Jahr sähe die Berechnung wie folgt aus:
- 10 % von den ersten $11.600 = $1.600
- 12 % von $11.601 - $47.150 = $4.266
- 22 % von $47.150 - $60.000 = $2.827
- Summe pro Jahr = $8.693
- Summe pro Monat = $724,42
5. Prozentmethode anwenden, falls zutreffend
Übersteigt das Gehalt eines Mitarbeitenden die höchste Kategorie der Steuertabellen, wenden Sie die Prozentmethode an, um den Steuerabzug zu berechnen. Dabei wird ein fester Prozentsatz auf den Betrag angewendet, der über der höchsten Steuerklasse liegt.
6. Zusätzliche Einbehaltungswünsche berücksichtigen
Berücksichtigen Sie alle zusätzlichen Bundessteuerabzüge, die vom Mitarbeitenden auf dem Formular W-4 gewünscht werden. Mitarbeitende können einen zusätzlichen Dollarbetrag pro Gehaltsabrechnung angeben, wenn sie mit höheren Steuern rechnen oder eine ausreichende Einbehaltung sicherstellen möchten.
7. Einbehaltungsbetrag berechnen
Berechnen Sie für jede Gehaltsperiode die Summe des Bundessteuerabzugs auf Basis der Angaben aus Formular W-4 und den IRS-Steuertabellen. Ziehen Sie diesen Betrag vor Auszahlung vom Bruttolohn des Mitarbeitenden ab.
8. Einbehaltene Steuern an das IRS abführen
Behalten Sie die berechnete Steuer bei jeder Gehaltsabrechnung ein und führen Sie diese regelmäßig gemäß dem von der Höhe Ihrer Lohnsumme und Steuerverbindlichkeit bestimmten Zahlungsrhythmus an das IRS ab.
9. Aufzeichnungen führen
Führen Sie genaue Aufzeichnungen zu allen Bundessteuerabzügen für jeden Mitarbeitenden, einschließlich Lohnabrechnungen und Gehaltsberichte, um eine ordnungsgemäße Steuerberichterstattung und Einhaltung zu gewährleisten.
10. Internationale Unterstützung
Wenn Sie außerhalb der USA Mitarbeitende einstellen, sollten Sie auf spezialisierte Teams und Software zurückgreifen, um sicherzustellen, dass Sie bei der Einkommensteuer für das jeweilige Land konform bleiben.
Zum Beispiel erleichtert Lohnbuchhaltungssoftware für kanadische Mitarbeitende das Management der Unterschiede zwischen Lohnsteuer- und Einkommensteuerpflichten, selbst wenn Sie nicht alle regionalen Vorschriften kennen., selbst wenn Sie nicht alle regionalen Vorschriften kennen.
Schlüsselfaktoren beim Management von Lohn- und Einkommensteuern
Von der Einhaltung sich ändernder gesetzlicher Vorschriften im Inland bis hin zur Verwaltung von Mitarbeitenden in mehreren Ländern stehen Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen, die sorgfältige Aufmerksamkeit und die richtigen Systeme erfordern.
Im Folgenden sind einige der häufigsten Probleme aufgeführt, mit denen Organisationen bei der Abwicklung von Lohnabrechnung und Steuerpflichten konfrontiert werden.
1. Einhaltung von Steuergesetzen
Steuergesetze ändern sich relativ häufig, und die Einhaltung kann schwierig sein. In den USA zum Beispiel müssen Organisationen verschiedenen bundesstaatlichen, bundeslandspezifischen und lokalen Steueranforderungen nachkommen (hier kann ein PEO helfen).
2. Remote- oder internationale Mitarbeitende
Manche Organisationen stehen zusätzlich vor der Herausforderung, sich durch unterschiedliche Regeln in den Bundesstaaten oder Ländern zu navigieren, und eine falsche Einstufung von Mitarbeitenden kann zu kostspieligen Strafen führen (hier kann ein EOR helfen).
3. Präzise Aufzeichnungspflichten
Die Führung detaillierter und aktueller Lohn- und Gehaltsunterlagen ist für die Einhaltung von Vorschriften und für Prüfungen unerlässlich. Arbeitgeber müssen Dokumente wie Stundennachweise, Gehaltsabrechnungen, W-4-Formulare und Steuererklärungen nachverfolgen.
Fehlende oder ungenaue Unterlagen können zu Strafen, rechtlichen Problemen oder Schwierigkeiten in der Steuerzeit führen. Daher sind ordnungsgemäße Ablage- und Aufbewahrungspraktiken entscheidend.
Best Practices zur Handhabung von Lohn- und Einkommensteuern
Mit all den vielen Aspekten kann das Management von Lohnsteuern überwältigend wirken. So behalten Sie den Überblick:
Pflege aktueller Mitarbeiterdaten
Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Vergütung der Mitarbeitenden und die Steuerabzüge, darunter Bundes-, Sozialversicherungs-, Medicare-Steuern sowie alle Bundeslands- oder Lokalsteuern.
Denken Sie daran, dass alle Mitarbeitenden ihr W-4-Formular für die Einkommenssteuer ausfüllen müssen
Immer am Puls der Vorschriften bleiben
Steuergesetze entwickeln sich stetig weiter. Es ist Ihre Verantwortung, über die letzten Änderungen informiert zu bleiben und Ihre Prozesse darauf abzustimmen. In den USA ist die Webseite des IRS ein guter Ausgangspunkt.
Nutzung von Lohnabrechnungssoftware
Moderne Lohnabrechnungssoftware kann Berechnungen automatisieren und dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Alle Kosten von Lohnabrechnungslösungen sind eine Investition, die sich durch eingesparte Zeit und weniger Fehler schnell bezahlt macht. Hier finden Sie unsere Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware.
Regelmäßige Prüfungen
Regelmäßige Prüfungen Ihrer Lohnabrechnungsprozesse helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Dazu gehören die Kontrolle der Mitarbeitereinstufung (Arbeitnehmer vs. Auftragnehmer), Überprüfung von Gehaltssätzen und gearbeiteten Stunden anhand von Zeiterfassungen sowie die Genauigkeit der Steuerabzüge (bundesweit, bundeslandspezifisch, lokal).
Auslagern oder nicht?
Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, bestimmte Aufgaben wie die Lohnabrechnung an professionelle Dienstleister wie Lohnabrechnungsfirmen oder HR-Beratung auszulagern, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
Wie ich jedoch in meinem Artikel Vor- und Nachteile der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erläutere, gibt es hierbei einige Aspekte zu beachten, z. B. Kosten, Kommunikationsverzögerungen und Datenschutz.
Lohn- und Gehaltsabrechnungswissen ist nützlich
Unabhängig davon, ob Sie die Gehaltsabrechnung selbst übernehmen oder nicht, ist es immer hilfreich, Grundkenntnisse darüber zu haben, wie Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert und welche verschiedenen Steuern und Vorschriften zu beachten sind.
Hoffentlich hat Ihnen dieser Leitfaden geholfen, den Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltssteuer und Einkommensteuer zu verstehen. Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln über Lohn- und Gehaltsabzüge und zertifizierte Lohnabrechnung.
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Häufig gestellte Fragen
Ist die Lohnsteuer pauschal oder progressiv?
Lohnsteuern können in mancher Hinsicht als regressiv angesehen werden, es kommt jedoch auf den spezifischen Kontext und die Analyse an.
In vielen Ländern, darunter auch die Vereinigten Staaten, gelten Lohnsteuern oft als regressiv, da sie bis zu einer bestimmten Einkommensgrenze zu einem einheitlichen Satz erhoben werden. Das bedeutet, dass alle bis zu dieser Grenze den gleichen Prozentsatz ihres Einkommens zahlen, unabhängig davon, wie viel sie verdienen. Überschreitet das Einkommen dieses Limit, fallen auf das zusätzliche Einkommen keine weiteren Lohnsteuern mehr an, sodass der effektive Steuersatz für Besserverdiener sinkt.
Beispiel: In den USA werden Sozialversicherungsbeiträge (Bestandteil der Lohnsteuern) bis zu einer bestimmten Einkommensgrenze zu einem festen Satz erhoben. Für Einkommen oberhalb dieser Grenze werden keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge mehr eingezogen. Dadurch zahlen Menschen mit geringerem Einkommen prozentual mehr ihres Einkommens in die Sozialversicherung als Menschen mit hohem Einkommen.
Lohnsteuern sind also in der Regel bis zu einer Grenze pauschal, können jedoch als regressiv gelten, weil sie Geringverdiener überproportional belasten. Die Einordnung kann jedoch je nach Ausgestaltung des Steuersystems und angewandten Definitionen variieren.
Ist die Lohnsteuer eine Einkommensteuer?
Lohnsteuer und Einkommensteuer sind zwei unterschiedliche Steuerarten.
Die Lohnsteuer wird vom Arbeitgeber auf den Lohn oder das Gehalt des Arbeitnehmers einbehalten. Sie basiert auf einem Prozentsatz des Einkommens der Arbeitnehmenden und dient der Finanzierung von Programmen wie Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer zahlen in der Regel Lohnsteuern.
Die Einkommensteuer hingegen ist eine Steuer auf das Einkommen von Einzelpersonen oder Unternehmen. Sie umfasst verschiedene Einkommensarten, z.B. Löhne, Gehälter, Zinsen, Dividenden und Kapitalgewinne. Einkommensteuersätze können progressiv sein, das heißt, sie steigen mit zunehmendem Einkommen, oder sie sind pauschal und bleiben unabhängig von der Einkommenshöhe gleich. Kleine Unternehmen können von zuverlässigen, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Lohnabrechnungsdiensten profitieren, um diese Komplexität zu meistern.
Obwohl beide Steuerarten auf dem Einkommen basieren, werden sie unterschiedlich verwaltet und erfüllen im Steuersystem andere Zwecke.
Welche Steuern gelten als Lohnsteuer?
Lohnsteuern umfassen in der Regel Steuern, die vom Arbeitgeber auf das Gehalt oder den Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten werden. Diese Steuern dienen häufig der Finanzierung sozialer Programme wie Rentenversicherung, Krankenversicherung (Medicare) und Arbeitslosenversicherung. Typische Lohnsteuern sind:
Sozialversicherungssteuer (FICA): Diese Steuer finanziert das Sozialversicherungsprogramm, das berechtigten Personen Renten-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen bietet.
Medicare-Steuer: Sie finanziert das Medicare-Programm, das Menschen ab 65 Jahren sowie bestimmten jüngeren Menschen mit Behinderung Krankenversicherungsschutz bietet.
Bundeseinkommensteuer-Abzug: Arbeitgeber können außerdem auf Basis des W-4-Formulars des Arbeitnehmers Bundessteuern von dessen Lohn einbehalten. Das Formular legt fest, wie viel Steuern einbehalten werden müssen.
Landeseinkommensteuer-Abzug: In einigen Bundesstaaten sind Arbeitgeber verpflichtet, auch die jeweils geltende staatliche Einkommensteuer einzubehalten.
Lokale Einkommensteuer-Abzüge: In manchen Regionen erheben lokale Behörden Einkommensteuern, die ebenfalls vom Arbeitgeber einbehalten werden müssen.
Dies sind die typischen Lohnsteuern in vielen Rechtsgebieten. Die genaue Ausgestaltung richtet sich nach den Gesetzen und Regelungen des jeweiligen Landes, Staates oder Ortes, in dem gearbeitet wird.
Sind Lohnsteuer und Steuerabzug das Gleiche?
Nein, Lohnsteuer und Steuerabzug (Withholding) sind nicht dasselbe, auch wenn das Einbehalten (Withholding) ein Bestandteil der Lohnsteuer ist.
Lohnsteuer umfasst alle Steuern, die vom Arbeitgeber auf Gehälter oder Löhne einbehalten und an die zuständigen Steuerbehörden überwiesen werden müssen. Dazu zählen meist Sozialversicherungsbeiträge, Medicare, Bundes- und ggf. Landes- und Kommunalsteuern.
Das Einbehalten (Withholding) bezeichnet speziell den Vorgang, bei dem Arbeitgeber einen Anteil des Verdienstes einbehalten, um verschiedene Steuern, darunter Einkommens- und Lohnsteuern wie Sozialversicherungsbeiträge und Medicare, abzuführen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass Steuerschulden der Beschäftigten regelmäßig im Laufe des Jahres beglichen werden, statt einmalig zum Stichtag fällig zu werden.
Kurz gesagt: Das Einbehalten ist ein Mittel zur Erhebung von Lohnsteuern, aber der Begriff Lohnsteuer umfasst alle Arten von Steuern, die vom Arbeitsentgelt abgezogen werden.
Warum zahlen Selbstständige keine Lohnsteuer?
Im Gegensatz zu Arbeitnehmern sind Selbstständige für ihre Steuerzahlungen selbst verantwortlich. Unternehmen, die Selbstständige beauftragen, müssen Formular 1099 verwenden, um die Zahlungen zu melden, und Formular 1096 einreichen, um sie für das Finanzamt zusammenzufassen. Diese Formulare stellen sicher, dass Selbstständige ihre Einkünfte korrekt angeben und Unternehmen ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen.
Ziehen Arbeitgeber sowohl Lohn- als auch Einkommensteuer ab?
Ja. Arbeitgeber sind verantwortlich für das Einbehalten von Lohnsteuern sowie von Bundes-/Landeseinkommensteuer vom Arbeitsentgelt und die Abführung dieser Beträge an die entsprechenden Steuerbehörden.
