Was ist ein Lohnabrechnungsservice? (Und 4 Gründe, warum Sie ihn brauchen)
Wenn Sie schon einmal Kopfschmerzen wegen Compliance-Problemen oder Fehlern in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung hatten, haben Sie wahrscheinlich darüber nachgedacht, die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister auszulagern, der die Verantwortung für diese Aufgaben übernimmt.
In diesem Artikel beantworte ich die Frage „Was ist ein Payroll-Service?“ und zeige, wie Sie den besten Partner finden, der zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungsbedürfnissen Ihrer Organisation passt.
Was ist ein Payroll-Service?
Payroll-Services sind externe Anbieter, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen in Ihrem Auftrag übernehmen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Payroll-Service können Unternehmen die Lohnabrechnung auslagern.
Dies kann insbesondere für kleine Unternehmen eine enorme Hilfe sein, die sich in einer Wachstumsphase befinden, in der ein einzelner Mitarbeiter zu viele Angestellte hat, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung alleine zu verwalten, jedoch noch keine eigene interne Lohnbuchhaltungsabteilung eingerichtet haben.
Payroll-Dienstleister können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen, darunter spezialisierte Lösungen für kleine Unternehmen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Effizienz sicherzustellen.
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- Jahresabschluss der Lohnabrechnung und Berichterstattung
- Mitarbeiteranwesenheit und Zeiterfassung
- Direkteinzahlungen (zweiwöchentliche Lohnzahlung oder nach Wahl des Unternehmens)
- Weitere Aufgaben im Bereich Human Resources
Arten von Payroll-Service-Providern
Payroll-Service-Provider, darunter auch PEO-Unternehmen, decken einen großen Bedarf ab. Manche spezialisieren sich auf kleine Unternehmen, während andere sich auf Großunternehmen konzentrieren. Einige sind reine Payroll-Unternehmen, während andere auch Buchhalter und Steuerexperten beschäftigen.
Im Allgemeinen lassen sich Anbieter in zwei Hauptkategorien einteilen:
Full-Service Payroll-Provider
Wie der Name bereits sagt, übernehmen Full-Service Payroll-Provider (PSPs) die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende. Sie liefern die grundlegenden Unternehmens- und Mitarbeiterdaten und der Anbieter kümmert sich um die Berechnung der Löhne, Steuerabzüge, Compliance und Direkteinzahlungen. Viele Full-Service-Anbieter bieten darüber hinaus HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung und Steuerabwicklung an, um die interne Lohnabrechnung maximal zu entlasten.
Do-it-yourself Payroll-Provider
Bei einem DIY-Payroll-Service übernehmen Sie einen Teil der administrativen Aufgaben selbst und wählen aus, welche Zusatzleistungen der Anbieter für Sie übernimmt.
Mit einem DIY-Payroll-Anbieter behalten Sie mehr Kontrolle über bestimmte Aufgaben der Lohnabrechnung und lagern nur gezielt Services aus, die Sie tatsächlich benötigen.
Beispiel: Sie könnten etwa die Stunden- und Anwesenheitserfassung intern erledigen, während der Anbieter die Überweisung der Gehälter, die Lohnberechnung und Steuerabzüge sowie die Auszahlung managt. Diese Option erfordert mehr aktive Verwaltung Ihrerseits, kann dafür aber für Unternehmen, die bestimmte Prozesse intern abbilden möchten, kostengünstiger sein.
Einer der wichtigsten Faktoren bei der Wahl zwischen Full-Service- und DIY-Payroll-Providern ist der Preis. Ein Full-Service-Ansatz ist zwar mit höheren Kosten verbunden, verringert jedoch den Verwaltungsaufwand und minimiert Compliance-Risiken. Ein DIY-Payroll-Modell ist oft günstiger, setzt aber internes Know-how voraus, um Fehler zu vermeiden.
Wie funktionieren Payroll-Services?
Im Kern steht bei Payroll-Services die Automatisierung der Gehaltsabrechnung – das umfasst die Berechnung der Mitarbeitendenlöhne, Steuerabzüge sowie die Sicherstellung der Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze.
Wenn ein Unternehmen Payroll-Services nutzt, beginnt es damit, die Angaben zu den Mitarbeitenden ins System einzugeben. Zu diesen Daten gehören etwa gearbeitete Stunden, Lohnsätze, Steuerabzüge laut W4-Formular und weitere gewählte Abzüge oder Benefits.
Sobald die Mitarbeiterdaten eingegeben sind, berechnet der Lohnabrechnungsdienst automatisch das Bruttogehalt, Abzüge, Sozialversicherung, Medicare sowie alle weiteren relevanten Beiträge.
Eine wesentliche Funktion von Lohnabrechnungsdiensten ist die Sicherstellung, dass der richtige Steuerbetrag von jeder Gehaltsabrechnung einbehalten und an die entsprechenden Behörden abgeführt wird. Dazu gehören Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie alle erforderlichen Beiträge zur Arbeitslosenversicherung.
Lohnabrechnungsdienste erstellen außerdem wichtige Berichte und Aufzeichnungen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Zu diesen Berichten gehören Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare wie W-2 oder 1099 sowie Zusammenfassungen aller Lohnabrechnungsaktivitäten.
Wie viel kosten Lohnabrechnungsdienste?
Die Kosten für Lohnabrechnungslösungen können je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Anforderungen und den benötigten Funktionen stark variieren. Hier ist ein schneller Überblick über die typischen Kosten, die mit Lohnabrechnungsdiensten verbunden sind:
Preismodelle
| Preismodell | Beschreibung | Durchschnittliche Kosten |
|---|---|---|
| Pro Mitarbeiter pro Monat | Gebühr basierend auf der Anzahl der monatlich abgerechneten Mitarbeiter | $4 - $12 pro Mitarbeiter/Monat |
| Pauschale monatliche Gebühr | Fester Preis unabhängig von der Mitarbeiterzahl | $20 - $150 pro Monat |
| Pro Lohnlauf | Abrechnung jedes Mal, wenn die Lohnabrechnung durchgeführt wird | $25 - $200 pro Lohnlauf |
Zusätzliche Kosten
| Service | Beschreibung | Zusätzliche Kosten |
|---|---|---|
| Einrichtungsgebühren | Ersteinrichtung und Konfiguration | $50 - $200 einmalig |
| Jahresend-Steuerformulare | Vorbereitung und Verteilung von W-2 und 1099 Formularen | $4 - $10 pro Formular |
| Gebühren für Direktüberweisung | Gebühr für die Ermöglichung von Direktüberweisungen für Mitarbeiter | $1.50 - $5 pro Mitarbeiter/Monat |
| Steuererklärungsdienste | Bearbeitung von Steuererklärungen für Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden | Inklusive oder $10 - $25 pro Erklärung |
| HR-Integration | Integration mit HR-Software für zusätzliche Funktionen | $50 - $150 pro Monat |
Beispielhafte Kostenszenarien
| Unternehmensgröße | Monatliche Lohnläufe | Mitarbeiter | Geschätzte monatliche Kosten |
|---|---|---|---|
| Kleines Unternehmen | 2 | 10 | $60 - $140 |
| Mittleres Unternehmen | 2 | 50 | $300 - $600 |
| Großes Unternehmen | 4 | 200 | $1,000 - $2,500 |
Faktoren, die die Kosten beeinflussen
- Anzahl der Mitarbeiter: Mehr Mitarbeiter erhöhen in der Regel die Kosten.
- Häufigkeit der Lohnläufe: Häufigere Lohnabrechnungen führen zu höheren Kosten.
- Zusätzliche Funktionen: Leistungen wie Direktüberweisung, Steuererklärungen und HR-Integration können die Gesamtkosten erhöhen.
- Individuelle Anpassungen: Maßgeschneiderte Lösungen können zusätzliche Kosten verursachen.
- Standort der Mitarbeiter: Verteilte Belegschaften können aufgrund erhöhter Regelungen und Gesetze, die die Compliance-Belastung erhöhen, zu höheren Kosten führen.
Wie kann ein Lohnabrechnungsdienst Ihrem Unternehmen nutzen?
Wenn Sie bisher alle Lohnabrechnungsaufgaben intern erledigt haben, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie einen Lohnabrechnungsdienst benötigen. Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile der Auslagerung Ihrer Lohnabrechnung.
1. Rechtzeitige Zahlungen
Die Auslagerung der Lohnabrechnung verringert Fehler und stellt sicher, dass die Mitarbeiter immer pünktlich bezahlt werden.
Wenn Sie mit Stundenlohn- und Gehaltsempfängern, Voll- und Teilzeitkräften, Lohnabrechnungen für freiberufliche Auftragnehmer sowie mehreren Schichtplänen, Tarifen und Zahlungsperioden zu tun haben, kann die Lohnabrechnung schnell kompliziert und unübersichtlich werden.
2. Einhaltung von Vorschriften
Lohnabrechnungsdienstleister berechnen und ziehen die Lohnsteuer von jeder Gehaltsabrechnung ab. Dadurch entfällt für Sie die zeitaufwändige Aufgabe der Steuerkonformität, und Ihre Mitarbeiter werden am Jahresende nicht mit unerwarteten Einkommenssteuernachzahlungen konfrontiert.
Die Komplexität in der Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt nicht in der Berechnung, sondern in der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wenn Ihre Daten nicht sauber sind, spielt es keine Rolle, wie teuer das System ist.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste übernehmen häufig die Einhaltung steuerlicher Vorschriften für Sie und kümmern sich um die Synchronisierung und Sicherheit Ihrer Daten. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über diesen Aspekt wünschen, sollten Sie fortschrittliche Payroll-Software in Betracht ziehen, die detaillierte Funktionen für die Steuererklärung bietet.
3. Zeitmanagement
In kleinen Unternehmen liegt die Aufgabe der Lohnabrechnung häufig beim HR-Team.
Sobald Sie auf einen Online-Lohnabrechnungsdienst umsteigen, können Sie eine Vielzahl von Aufgaben abgeben, andere in einer zentralen Software konsolidieren und das gesamte Payroll-Prozedere erheblich vereinfachen. So bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, die direkt zu Ihrer Stellenbeschreibung gehören.
Während Sie vielleicht die Lohnabrechnung für nur einen Mitarbeitenden noch leicht selbst erledigen können, sollten Sie als wachsendes Unternehmen darüber nachdenken, das beste Vorgehen für das Lohnmanagement auszulagern.
4. Zeitpläne überwachen
Die Mehrheit der Payroll-Dienstleister bietet Self-Service-Optionen an, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitsstunden selbst eingeben und bezahlte Abwesenheiten (PTO) beantragen können.
Indem Sie die Verantwortung für die Erfassung den Mitarbeitenden übertragen, beseitigen Sie Engpässe und erhöhen die Genauigkeit der Zeitmanagementaufzeichnungen. Mit zentral gespeicherten Planungsdaten können Sie Arbeitszeiten leicht überwachen und Anwesenheiten verfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnungsdienst und Payroll-Software?
Mit einem Payroll-Dienstleister können Sie Ihre Lohnabrechnung an einen Dritten auslagern und dadurch Ihre Zeit für andere Aufgaben freimachen.
Payroll-Software ist in der Regel günstiger als die Beauftragung eines Dienstleisters, kann aber ohne Buchhaltungskenntnisse schwierig zu handhaben sein.
Wenn Sie HR-Payroll-Software nutzen, müssen Sie die Lohnabrechnung weiterhin selbst durchführen – jedoch unterstützt Sie die Software dabei. Sie müssen eventuell Gehaltsdaten wie Versicherungsbeiträge, Altersvorsorgeabzüge, Sozialabgaben und andere Gehaltspfändungen manuell eingeben.
Für Kleinunternehmer kann Lohnsoftware dennoch hilfreich sein, denn das Programm berechnet Zahlungen und erstellt Schecks. Aber nur mit Software allein werden Sie nicht so viel Zeit und Energie sparen, wie Sie es mit einem Payroll-Service-Anbieter tun würden.
Ein Payroll-Service nimmt Ihnen die Lohnabrechnung komplett ab und schafft so Freiraum für andere Unternehmensprioritäten. Im Gegensatz dazu behalten Sie mit Payroll-Software die Kontrolle, müssen aber manuelle Eingaben und Berechnungen übernehmen, profitieren dafür von größerer Transparenz im Ablauf.
Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Payroll-Software vs Payroll-Services.
Wie wählen Sie den besten Payroll-Service aus
Einen passenden Payroll-Dienst auszuwählen, kann eine Herausforderung sein. Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten.
Durch das Erstellen von einer umfassenden Payroll-Service-RFP können Sie Ihren Auswahlprozess strukturieren. Die beste Wahl hängt von Größe, Budget und Komplexität Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung ab.
Benötigen Sie vollständige HR- und Compliance-Unterstützung? Dann könnte ein PEO die richtige Wahl sein. Möchten Sie HR intern behalten, aber die Lohnabrechnung auslagern? Dann ist ein PSP ideal.
Fragen, die Sie bei der Auswahl eines Payroll-Services stellen sollten
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Wie viele Mitarbeitende haben Sie?
- Welche Zusatzleistungen (über die Lohnabrechnung hinaus) wünschen Sie sich?
- Betrachten Sie Ihren bestehenden Technologiestack. Welche Integrationen sind für Ihre Lohnabrechnung unerlässlich?
- Wie viel Kundensupport benötigen Sie, etwa einen dedizierten Customer Success Manager?
Eigenschaften und Assets
- Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die leicht zu navigieren ist
- Sch Schulungsmaterialien, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu erleichtern
- Integrationen mit anderen relevanten Tools, die Ihr Team aktuell nutzt
- Kosteneffiziente Lösungen mit exzellentem Preis-Leistungs-Verhältnis
Wichtige Funktionen
- Direkte Lohnüberweisung
- Gehaltsabrechnungsplanung
- Self-Service-Portal
- Steuerkonformität
- Steuererklärung
- Gehaltsabrechnungsberichte
Finden Sie noch heute den richtigen Partner
Die Zusammenarbeit mit einem Lohn- und Gehaltspartner oder PEO kann Ihrem kleinen Unternehmen beim Wachstum helfen, indem sie Ihren Lohnabrechnungsprozess optimiert und wertvolle Zeit freisetzt.
Wenn Sie nach dem richtigen Partner suchen, der zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt, schauen Sie sich diese super hilfreichen Listen an:
- Die besten Lohnabrechnungsunternehmen zur Modernisierung Ihrer Gehaltsprozesse
- Wie globale HR-Dienstleistungen internationale Teams unterstützen können
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