Was ist ein Lohnabrechnungsdienst? (Und 4 Gründe, warum Sie ihn brauchen)
Wenn Sie jemals mit Compliance-Problemen oder Fehlern in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung zu kämpfen hatten, haben Sie wahrscheinlich darüber nachgedacht, die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister auszulagern, der die Verantwortung dafür übernimmt.
In diesem Artikel beantworte ich die Frage „Was ist ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst?“ und zeige, wie Sie den besten Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsbedürfnisse Ihres Unternehmens finden.
Was ist ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst?
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste sind externe Anbieter, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrem Auftrag übernehmen. Die Zusammenarbeit mit einem solchen Dienstleister ermöglicht es Unternehmen, die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern.
Dies kann eine enorme Hilfe für kleine Unternehmen sein, die in ihrer Entwicklung eine schwierige Phase erreicht haben, in der sie zu viele Beschäftigte haben, als dass eine Person die Lohn- und Gehaltsabrechnung allein verwalten könnte, aber noch keine formelle interne Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung eingerichtet haben.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste können eine Reihe von Aufgaben übernehmen, darunter spezialisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen für kleine Unternehmen, und dabei Compliance und Effizienz sicherstellen.
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- Einreichung von Steuererklärungen beim IRS, der CRA oder der zuständigen lokalen Behörde
- Steuerzahlungen
- Arbeitsunfallversicherung
- Planung von Mitarbeiterleistungen
- Buchführung
- Steuerformulare für Beschäftigte
- Erstellung von Berichten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Berichterstattung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende
- Arbeitszeit und Anwesenheit der Beschäftigten
- Direkteinzahlungen (zweiwöchentliche Lohn- und Gehaltsabrechnung oder wie auch immer Ihr Unternehmen dies handhabt)
- Zusätzliche Aufgaben im Personalwesen
Arten von Anbietern für Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste
Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten, einschließlich PEO-Unternehmen, decken eine große Bandbreite an Anforderungen ab. Einige sind auf kleine Unternehmen spezialisiert, während andere sich auf Großunternehmen konzentrieren. Einige sind hauptsächlich Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen, während andere auch Buchhalter und Wirtschaftsprüfer beschäftigen.
Im Allgemeinen können wir Anbieter in zwei Hauptkategorien einteilen:
Anbieter für vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste
Wie der Name schon sagt, übernehmen Anbieter für vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste (PSPs) die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende. Sie stellen wesentliche Unternehmens- und Mitarbeiterdaten bereit, und der Anbieter kümmert sich um die Berechnung von Löhnen und Gehältern, Steuerabzüge, Compliance und Direkteinzahlungen. Viele Anbieter für vollständige Dienstleistungen bieten außerdem Unterstützung im Personalwesen, die Verwaltung von Leistungen und die Einreichung von Steuererklärungen an, um die Belastung durch die interne Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verringern.
Anbieter für selbst verwaltete Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Bei einem Anbieter für selbst verwaltete Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen Sie einige Verwaltungsaufgaben selbst übernehmen, während der Anbieter die von Ihnen ausgewählten zusätzlichen Aufgaben erledigt.
Bei einem Anbieter für selbst verwaltete Lohn- und Gehaltsabrechnungen behalten Sie mehr Kontrolle über bestimmte Aufgaben, während Sie nur die benötigten Leistungen auslagern.
Beispiel: Sie können die Arbeitszeiten und Anwesenheit Ihrer Beschäftigten intern erfassen, während der Anbieter die Auszahlung der Gehälter, die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuerabzüge sowie die Auszahlung der Gehälter übernimmt. Diese Option erfordert mehr Verwaltungsaufwand, kann aber für Unternehmen, die einige Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung gerne intern abwickeln, kostengünstiger sein.
Einer der wichtigsten Faktoren bei der Wahl zwischen Anbietern für vollständige und selbst verwaltete Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind die Kosten. Ein vollständiger Service ist teurer, reduziert jedoch den Verwaltungsaufwand und Compliance-Risiken. Ein Modell mit selbst verwalteter Lohn- und Gehaltsabrechnung ist hingegen häufig günstiger, erfordert aber internes Fachwissen, um Fehler zu vermeiden.
Wie funktionieren Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste?
Das Herzstück von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten ist die Automatisierung der Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu gehören die Berechnung der Löhne und Gehälter der Beschäftigten, der Einbehalt von Steuern und die Sicherstellung der Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze.
Wenn ein Unternehmen Lohnabrechnungsdienste nutzt, beginnt es damit, Mitarbeiterinformationen in das System einzugeben. Diese Daten umfassen Angaben wie die geleisteten Arbeitsstunden, die Vergütungssätze, die Präferenzen für den Steuerabzug aus einem W4-Formular sowie alle zusätzlichen Abzüge oder Leistungen, für die sich die Mitarbeiter entscheiden.
Sobald die Mitarbeiterdaten eingegeben wurden, berechnet der Lohnabrechnungsdienst automatisch das Bruttogehalt, Abzüge, die Sozialversicherung, Medicare und alle anderen relevanten Beiträge.
Eine wesentliche Funktion von Lohnabrechnungsdiensten besteht darin, sicherzustellen, dass von jedem Gehaltsscheck der korrekte Steuerbetrag einbehalten wird und diese Mittel bei den zuständigen Regierungsbehörden eingezahlt werden. Dazu gehören Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie alle erforderlichen Beiträge zur Arbeitslosenversicherung.
Lohnabrechnungsdienste erstellen außerdem wichtige Berichte und Aufzeichnungen für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Zu diesen Berichten gehören Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare wie W-2s oder 1099s sowie Zusammenfassungen aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung.
Wie viel kosten Lohnabrechnungsdienste?
Die Kosten von Lohnabrechnungslösungen können je nach Größe Ihres Unternehmens, Komplexität Ihres Lohnabrechnungsbedarfs und den von Ihnen benötigten spezifischen Funktionen stark variieren. Hier ist ein kurzer Überblick über die typischen Kosten im Zusammenhang mit Lohnabrechnungsdiensten:
Preismodelle
| Preismodell | Beschreibung | Durchschnittliche Kosten |
|---|---|---|
| Pro Mitarbeiter und Monat | Abrechnung auf Grundlage der Anzahl der monatlich verarbeiteten Mitarbeiter | $4 - $12 pro Mitarbeiter/Monat |
| Monatliche Pauschalgebühr | Fester Betrag unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter | $20 - $150 pro Monat |
| Pro Lohnabrechnung | Abrechnung jedes Mal, wenn die Lohnabrechnung verarbeitet wird | $25 - $200 pro Lohnabrechnung |
Zusätzliche Kosten
| Service | Beschreibung | Zusätzliche Kosten |
|---|---|---|
| Einrichtungsgebühren | Ersteinrichtung und Konfiguration | $50 - $200 einmalig |
| Steuerformulare zum Jahresende | Erstellung und Verteilung von W-2s und 1099s | $4 - $10 pro Formular |
| Gebühren für direkte Einzahlungen | Gebühren für die Aktivierung direkter Einzahlungen für Mitarbeiter | $1.50 - $5 pro Mitarbeiter/Monat |
| Steuererklärungsdienste | Bearbeitung von Steuererklärungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene | Inbegriffen oder $10 - $25 pro Einreichung |
| Integration in die Personalverwaltung | Integration mit Personalverwaltungssoftware für zusätzliche Funktionen | $50 - $150 pro Monat |
Beispiele für Kostenszenarien
| Unternehmensgröße | Monatliche Lohnabrechnungen | Mitarbeiter | Geschätzte monatliche Kosten |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmen | 2 | 10 | $60 - $140 |
| Mittleres Unternehmen | 2 | 50 | $300 - $600 |
| Großunternehmen | 4 | 200 | $1,000 - $2,500 |
Kostenbeeinflussende Faktoren
- Anzahl der Mitarbeiter: Mehr Mitarbeiter erhöhen im Allgemeinen die Kosten.
- Häufigkeit der Lohnabrechnungen: Eine häufigere Verarbeitung der Lohnabrechnung führt zu höheren Kosten.
- Zusätzliche Funktionen: Dienste wie direkte Einzahlungen, die Einreichung von Lohnsteuererklärungen und die Integration in die Personalverwaltung können die Gesamtkosten erhöhen.
- Anpassungsbedarf: Maßgeschneiderte Lösungen können zusätzliche Gebühren verursachen.
- Standort der Mitarbeiter: Räumlich verteilte Belegschaften können aufgrund einer höheren Anzahl von Vorschriften und Gesetzen, die den Aufwand für die Einhaltung von Bestimmungen erhöhen, zu höheren Kosten führen.
Wie kann ein Lohnabrechnungsdienst Ihrer Organisation nützen?
Wenn Sie bisher alle Aufgaben der Lohnabrechnung intern erledigt haben, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie einen Anbieter für Lohnabrechnungsdienste benötigen. Sehen wir uns einige der Vorteile der Auslagerung Ihrer Lohnabrechnung an.
1. Pünktliche Einzahlungen
Die Auslagerung der Lohnabrechnung minimiert Fehler und stellt sicher, dass Mitarbeiter jedes Mal pünktlich bezahlt werden.
Wenn Sie mit Mitarbeitern auf Stunden- und Gehaltsbasis, Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitern, der Lohnabrechnung für unabhängige Auftragnehmer sowie mehreren Zeitplänen, Vergütungssätzen und Zahlungszeiträumen zu tun haben, kann die Lohnabrechnung schnell kompliziert und unübersichtlich werden.
2. Regelkonformität
Gehaltsabrechnungsdienstleister berechnen und ziehen von jedem Gehaltsscheck die Lohnsteuer ab. Dadurch wird Ihnen nicht nur die zeitaufwändige Aufgabe der Steuerkonformität abgenommen, sondern auch sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter am Jahresende nicht mit unerwarteten Einkommensteuerforderungen konfrontiert werden.
Die Komplexität bei der Gehaltsabrechnung liegt nicht in der Berechnung, sondern in der Einhaltung der Vorschriften. Wenn Ihre Daten nicht sauber sind, spielt es keine Rolle, wie teuer das System ist.
Gehaltsabrechnungsdienste übernehmen häufig die Einhaltung der Steuervorschriften für Sie und kümmern sich um die Datensynchronisierung sowie um Sicherheitsmaßnahmen. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über diesen Aspekt wünschen, sollten Sie fortschrittliche Software für die Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen, die detaillierte Funktionen zur Steuererklärung bietet.
3. Zeitmanagement
In kleinen Unternehmen fällt die Funktion der Gehaltsabrechnung häufig dem Personalteam zu.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung an ein Online-Unternehmen für Gehaltsabrechnungsdienste auslagern, können Sie eine Vielzahl von Aufgaben abgeben, andere in einer zentralen Softwareanwendung zusammenfassen und den gesamten Prozess der Gehaltsabrechnung deutlich vereinfachen. So bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, die direkt zu Ihrer Stellenbeschreibung gehören.
Auch wenn Sie die Gehaltsabrechnung für einen Mitarbeiter problemlos selbst durchführen können, sollten Sie mit zunehmendem Unternehmenswachstum die Auslagerung als beste Methode für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen.
4. Arbeitspläne überwachen
Die meisten Unternehmen für Gehaltsabrechnungsdienste bieten Self-Service-Optionen an, über die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden direkt eingeben und Anträge auf bezahlte Freistellung (PTO) einreichen können.
Indem Sie die Verantwortung für die Meldung den Mitarbeitern übertragen, beseitigen Sie Engpässe und erhöhen die Genauigkeit der Zeitmanagementaufzeichnungen. Da sich die Daten zu den Arbeitsplänen nun an einem zentralen Ort befinden, können Sie die Arbeitsstunden leicht überwachen und die Anwesenheit nachverfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Gehaltsabrechnungsdienst und einer Software für die Gehaltsabrechnung?
Wenn Sie mit einem Anbieter von Gehaltsabrechnungsdiensten zusammenarbeiten, können Sie Ihre Gehaltsabrechnung an einen Drittanbieter auslagern und so Zeit gewinnen, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Software für die Gehaltsabrechnung ist in der Regel kostengünstiger als die Beauftragung eines Gehaltsabrechnungsdienstes, kann jedoch ohne buchhalterischen Hintergrund schwierig zu verwalten sein.
Die Verwendung von HR-Software für die Gehaltsabrechnung bedeutet, dass Sie die Funktionen der Gehaltsabrechnung weiterhin selbst ausführen müssen, jedoch mit Unterstützung eines Softwaretools. Möglicherweise müssen Sie Gehaltsabrechnungsdaten wie Versicherungsprämien, Abzüge für Altersvorsorgepläne, Sozialversicherungsbeiträge und andere Lohnpfändungen manuell eingeben.
Für Inhaber kleiner Unternehmen ist Software für die Gehaltsabrechnung dennoch hilfreich, da die Software Zahlungen berechnet und in Ihrem Namen Schecks erstellt. Die alleinige Arbeit mit Software spart jedoch nicht die Zeit und Energie ein, die ein Anbieter von Gehaltsabrechnungsdiensten einsparen kann.
Ein Gehaltsabrechnungsdienst nimmt Ihnen die Gehaltsabrechnung ab und schafft Zeit für andere geschäftliche Prioritäten. Software für die Gehaltsabrechnung gibt Ihnen hingegen die Kontrolle, erfordert manuelle Eingaben und Berechnungen, bietet dafür aber eine bessere Übersicht über den Prozess.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Software für die Gehaltsabrechnung im Vergleich zu Gehaltsabrechnungsdiensten.
So wählen Sie den besten Gehaltsabrechnungsdienst aus
Die Auswahl eines Anbieters von Gehaltsabrechnungsdiensten kann eine Herausforderung sein. Bei der Abwägung Ihrer Optionen müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen.
Die Erstellung einer umfassenden Ausschreibung für Gehaltsabrechnungsdienste kann dazu beitragen, Ihren Bewertungsprozess zu strukturieren. Die beste Wahl hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrem Budget und der Komplexität Ihrer Gehaltsabrechnung ab.
Benötigen Sie umfassende Unterstützung bei Personalwesen und Compliance? Ein PEO könnte die richtige Lösung sein. Möchten Sie das Personalwesen intern behalten und gleichzeitig die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung auslagern? Dann könnte ein PSP ideal sein.
Fragen, die Sie bei der Auswahl eines Gehaltsabrechnungsdienstes stellen sollten
- Was ist Ihr Budget?
- Wie viele Beschäftigte haben Sie?
- Welche zusätzlichen Leistungen (zusätzlich zur Lohnabrechnung) würden Sie sich wünschen?
- Berücksichtigen Sie Ihre bestehende Technologielandschaft. Welche Integrationen sind für Ihre Lohnabrechnung unverzichtbar?
- Wie viel Kundensupport benötigen Sie, beispielsweise durch einen festen Ansprechpartner für den Kundenerfolg?
Merkmale und Vorzüge
- Eine einfache Benutzeroberfläche, in der man sich leicht zurechtfindet
- Schulungsmaterialien zur Vereinfachung der Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Integrationen mit anderen relevanten Tools, die Ihr Team derzeit verwendet
- Kostengünstige Lösungen mit ausgezeichnetem Preis-Leistungs-Verhältnis
Wichtigste Funktionen
- Zahlungen per Direktüberweisung
- Planung der Lohnabrechnung
- Selbstbedienungsportal
- Steuerkonformität
- Einreichung von Steuerunterlagen
- Berichte zur Lohnabrechnung
Finden Sie noch heute den richtigen Partner
Die Zusammenarbeit mit einem Lohnabrechnungspartner oder PEO kann dazu beitragen, Ihr kleines Unternehmen zu vergrößern, indem sie Ihren Lohnabrechnungsprozess optimiert und wertvolle Zeit freisetzt.
Wenn Sie den richtigen Partner für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens suchen, sehen Sie sich diese äußerst praktischen Listen an:
- Die besten Lohnabrechnungsunternehmen zur Modernisierung Ihrer Lohnabrechnungsprozesse
- Wie globale HR-Dienstleistungen internationale Teams unterstützen können
Sie können auch unseren Leitfaden zur Auslagerung von HR-Aufgaben lesen, um herauszufinden, welche anderen HR-Funktionen von einer Auslagerung profitieren könnten.
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