Was ist ein Lohnabrechnungsservice? (Und 4 Gründe, warum Sie ihn brauchen)
Wenn Sie schon einmal Kopfschmerzen wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder Fehler in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung hatten, haben Sie wahrscheinlich darüber nachgedacht, die Lohnabrechnung an einen Dienstleister auszulagern, der die Verantwortung für diese Aspekte übernimmt.
In diesem Artikel beantworte ich die Frage: „Was ist ein Payroll-Service?“ und erkläre, wie Sie den besten Partner finden, der zu den Lohnabrechnungs-Bedürfnissen Ihrer Organisation passt.
Was ist ein Payroll-Service?
Payroll-Services sind externe Dienstleistungsunternehmen, die im Auftrag Ihres Unternehmens die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen übernehmen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Payroll-Service-Anbieter können Unternehmen die Lohnabrechnung auslagern.
Gerade für kleine Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, in der ein einzelner Mitarbeiter das Lohnmanagement nicht mehr alleine bewältigen kann, sie aber noch keine eigene interne Lohnabteilung aufgebaut haben, ist dies eine große Erleichterung.
Payroll-Services können zahlreiche Aufgaben übernehmen, darunter spezialisierte Lohnlösungen für kleine Unternehmen und sorgen für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Effizienz.
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- Jahresabschlüsse der Lohnabrechnung
- Erfassung von Mitarbeiteranwesenheit und Arbeitszeit
- Direktüberweisungen (zweiwöchentliche Abrechnung oder wie Ihr Unternehmen es festlegt)
- Weitere Personalverwaltungsfunktionen
Arten von Payroll-Service-Anbietern
Payroll-Service-Anbieter, einschließlich PEO-Unternehmen, bedienen eine Vielzahl von Bedürfnissen. Manche spezialisieren sich auf kleine Betriebe, andere betreuen Konzerne. Einige sind reine Lohnabrechnungsunternehmen, andere beschäftigen zusätzlich Buchhalter und Steuerberater.
Im Allgemeinen lassen sich die Anbieter in zwei Hauptkategorien einteilen:
Full-Service Payroll-Anbieter
Wie der Name schon sagt, übernehmen Full-Service Payroll-Anbieter (PSPs) die komplette Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende. Sie stellen die erforderlichen Unternehmens- und Mitarbeiterdaten bereit, der Anbieter übernimmt die Berechnung der Löhne, Steuerabzüge, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Durchführung von Direktüberweisungen. Viele Full-Service-Anbieter bieten darüber hinaus HR-Unterstützung, Verwaltung von Sozialleistungen und Steuererklärungen an, um die interne Verwaltung zu entlasten.
DIY Payroll-Anbieter
Bei einem DIY-Anbieter (Do-It-Yourself) übernehmen Sie selbst einige administrative Aufgaben, während der Anbieter die von Ihnen gewählten zusätzlichen Leistungen erbringt.
Mit einem DIY-Payroll-Anbieter behalten Sie die Kontrolle über bestimmte Aufgaben der Lohnabrechnung und lagern nur die Services aus, die Sie wirklich benötigen.
Beispiel: Sie entscheiden sich beispielsweise, Arbeitszeiten und Anwesenheit intern aufzuzeichnen, während der Anbieter die Verteilung der Gehaltsabrechnungen, die Lohnberechnung und Steuerabzüge sowie die Auszahlung übernimmt. Diese Option erfordert mehr eigene Verwaltungsarbeit, ist dafür für Unternehmen mit internem Know-how aber oft kostengünstiger.
Einer der wichtigsten Faktoren bei der Wahl zwischen Full-Service- und DIY-Payroll-Anbietern sind die Kosten. Full-Service-Dienstleistungen sind teurer, reduzieren dafür aber die Verwaltungsbelastung und minimieren Compliance-Risiken. Das DIY-Modell ist häufig günstiger, erfordert jedoch internes Lohnabrechnungswissen, um Fehler zu vermeiden.
Wie funktionieren Payroll-Services?
Im Zentrum von Payroll-Services steht die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, zu der die Berechnung von Arbeitnehmerentgelten, das Einbehalten von Steuern und die Einhaltung verschiedenster Arbeitsgesetze gehören.
Wenn ein Unternehmen Payroll-Services nutzt, beginnt es damit, Mitarbeiterdaten in das System einzugeben. Zu diesen Daten gehören Arbeitsstunden, Gehaltsstufen, Steuerabzugswünsche laut W4-Formular und etwaige Zusatzabzüge oder gewählte Vorteile.
Sobald die Mitarbeiterdaten eingegeben sind, berechnet der Lohnabrechnungsdienst automatisch das Bruttogehalt, Abzüge, Sozialversicherung, Medicare und alle weiteren relevanten Beiträge.
Ein wesentliches Merkmal von Lohnabrechnungsdiensten ist ihre Fähigkeit, sicherzustellen, dass der korrekte Steuerbetrag von jedem Gehaltsscheck einbehalten und an die entsprechenden Regierungsbehörden überwiesen wird. Dies beinhaltet Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie alle erforderlichen Beiträge zur Arbeitslosenversicherung.
Lohnabrechnungsdienste erstellen zudem wichtige Berichte und Unterlagen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare wie W-2s oder 1099s sowie Zusammenfassungen aller Abrechnungsvorgänge.
Wie viel kosten Lohnabrechnungsdienste?
Die Kosten für Lohnlösungen können stark variieren und hängen von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität der Lohnabrechnung sowie den gewünschten Funktionen ab. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die typischen Kosten, die mit Lohnabrechnungsdiensten verbunden sind:
Preisstrukturen
| Preismodell | Beschreibung | Durchschnittliche Kosten |
|---|---|---|
| Pro Mitarbeiter pro Monat | Abrechnung basierend auf der Anzahl der monatlich abgerechneten Mitarbeiter | $4 - $12 pro Mitarbeiter/Monat |
| Pauschale monatliche Gebühr | Fester Betrag unabhängig von der Mitarbeiterzahl | $20 - $150 pro Monat |
| Pro Abrechnungslauf | Abrechnung für jede durchgeführte Lohnabrechnung | $25 - $200 pro Abrechnungslauf |
Zusätzliche Kosten
| Service | Beschreibung | Zusätzliche Kosten |
|---|---|---|
| Einrichtungsgebühr | Ersteinrichtung und Konfiguration | $50 - $200 einmalig |
| Jahresendabrechnungen | Vorbereitung und Ausgabe von W-2s und 1099s | $4 - $10 pro Formular |
| Gebühren für Direktüberweisung | Gebühren für die Ermöglichung von Direktüberweisungen an Mitarbeiter | $1.50 - $5 pro Mitarbeiter/Monat |
| Steuererklärungsdienste | Abwicklung von bundes-, landes- und kommunalen Steuererklärungen | Inklusive oder $10 - $25 pro Einreichung |
| HR-Integration | Integration mit HR-Software für zusätzliche Funktionen | $50 - $150 pro Monat |
Beispielhafte Kostenszenarien
| Betriebsgröße | Monatliche Abrechnungsläufe | Mitarbeiter | Geschätzte monatliche Kosten |
|---|---|---|---|
| Kleines Unternehmen | 2 | 10 | $60 - $140 |
| Mittelständisches Unternehmen | 2 | 50 | $300 - $600 |
| Großunternehmen | 4 | 200 | $1,000 - $2,500 |
Kostenfaktoren
- Anzahl der Mitarbeiter: Eine größere Mitarbeiterzahl führt in der Regel zu höheren Kosten.
- Häufigkeit der Abrechnungsläufe: Häufigere Lohnabrechnungen verursachen höhere Kosten.
- Zusätzliche Funktionen: Dienste wie Direktüberweisung, Lohnsteuererklärungen und HR-Integration können die Gesamtkosten erhöhen.
- Individuelle Anforderungen: Maßgeschneiderte Lösungen können zusätzliche Gebühren verursachen.
- Standort der Mitarbeiter: Verteilte Belegschaften können aufgrund einer größeren Anzahl an Vorschriften zu höheren Kosten und erhöhtem Compliance-Aufwand führen.
Wie kann ein Lohnabrechnungsdienst Ihrem Unternehmen nutzen?
Wenn Sie bisher alle Lohnaufgaben intern abgewickelt haben, fragen Sie sich möglicherweise, warum Sie einen externen Lohnabrechnungsanbieter benötigen. Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile des Outsourcings von Lohnabrechnungen.
1. Pünktliche Auszahlungen
Durch das Outsourcing der Lohnabrechnung werden Fehler minimiert und sichergestellt, dass die Mitarbeiter immer pünktlich bezahlt werden.
Wenn Sie sowohl Stunden- als auch Gehaltsempfänger, Voll- und Teilzeitkräfte, Lohnabrechnung für Selbstständige sowie verschiedene Arbeitszeiten, Vergütungssätze und Zahlungszeiträume abwickeln müssen, kann die Lohnabrechnung schnell komplex und unübersichtlich werden.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Lohnabrechnungsdienstleister berechnen und ziehen von jedem Gehaltsscheck die Lohnsteuer ab. Dies nimmt Ihnen nicht nur die zeitaufwändige Aufgabe der Steuereinhaltung ab, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Mitarbeiter am Jahresende nicht mit unerwarteten Steuernachzahlungen konfrontiert werden.
Die Komplexität bei der Lohnabrechnung liegt nicht in der Berechnung, sondern in der Einhaltung der Vorschriften. Wenn Ihre Daten nicht sauber sind, spielt es keine Rolle, wie teuer das System ist.
Lohnabrechnungsdienste übernehmen häufig die Steuerkonformität für Sie und sorgen dabei für Datensynchronisation und Sicherheitsmaßnahmen. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über diesen Bereich wünschen, sollten Sie eine fortschrittliche Lohnabrechnungssoftware in Betracht ziehen, die detaillierte Funktionen für die Steuererklärung bietet.
3. Zeitmanagement
Gerade in kleinen Unternehmen übernimmt oft das HR-Team die Lohnabrechnung.
Wenn Sie auf einen Online-Lohnabrechnungsdienst umstellen, können Sie eine Vielzahl von Aufgaben auslagern, andere in einer zentralen Software bündeln und den Gehaltsabrechnungsprozess insgesamt erheblich vereinfachen. So können Sie mehr Zeit für die Aufgaben aufwenden, die direkt zu Ihrer Stellenbeschreibung gehören.
Vielleicht können Sie die Lohnabrechnung für einen Mitarbeiter problemlos selbst erledigen, doch mit wachsendem Unternehmen kann sich das Outsourcing als beste Methode des Lohnmanagements herausstellen.
4. Arbeitszeiten überwachen
Die meisten Lohnabrechnungsdienste bieten Self-Service-Optionen an, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt eingeben und Anträge auf bezahlten Urlaub (PTO) selbst stellen können.
Indem Sie die Verantwortung für die Meldung in die Hände der Mitarbeitenden legen, beseitigen Sie Engpässe und verbessern die Genauigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen. Da sich die Planungsdaten nun an einem zentralen Ort befinden, können Sie Arbeitszeiten und Anwesenheiten leicht überwachen.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnungsdienst und Lohnabrechnungssoftware?
Wenn Sie mit einem Lohnabrechnungsdienst zusammenarbeiten, können Sie die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister auslagern und so Zeit für andere Aufgaben gewinnen.
Lohnabrechnungssoftware ist in der Regel günstiger als die Beauftragung eines Lohnabrechnungsdienstes, kann aber ohne buchhalterisches Hintergrundwissen schwierig zu bedienen sein.
Mit einer HR-Lohnabrechnungssoftware müssen Sie die Lohnabrechnungsaufgaben zwar selbst erledigen, erhalten dabei aber Unterstützung durch das Softwaretool. Gegebenenfalls müssen Sie Gehaltsdaten wie Versicherungsbeiträge, Beiträge zu Altersvorsorgeplänen, Sozialversicherungsbeiträge und weitere Lohnpfändungen manuell eingeben.
Gerade für kleine Unternehmen kann Lohnabrechnungssoftware hilfreich sein, denn die Software berechnet Zahlungen und erstellt Schecks automatisch. Allerdings spart Ihnen reine Software als Lösung nicht so viel Zeit und Energie wie ein Lohnabrechnungsdienst.
Ein Lohnabrechnungsdienst nimmt Ihnen die Lohnabrechnung ab und schafft Freiraum für andere unternehmerische Prioritäten. Lohnabrechnungssoftware hingegen gibt Ihnen die Kontrolle, erfordert jedoch manuelle Eingaben und Berechnungen, bietet dafür aber mehr Überblick über den Prozess.
Mehr dazu finden Sie im Artikel Lohnabrechnungssoftware vs. Lohnabrechnungsdienste.
Wie wählt man den besten Lohnabrechnungsdienst aus?
Die Auswahl eines geeigneten Lohnabrechnungsdienstleisters kann eine Herausforderung sein. Sie sollten verschiedene Faktoren berücksichtigen, während Sie Ihre Optionen abwägen.
Die Erstellung einer umfassenden RFP für Lohnabrechnungsdienste kann Ihnen helfen, den Evaluierungsprozess zu strukturieren. Die beste Wahl hängt von der Unternehmensgröße, dem Budget und der Komplexität der Lohnabrechnung ab.
Benötigen Sie vollständige HR- und Compliance-Unterstützung? Dann könnte ein PEO (Professional Employer Organization) passen. Möchten Sie das HR-Management intern behalten, aber die Lohnabrechnung outsourcen? Dann wäre ein PSP (Payroll Service Provider) ideal.
Fragen, die Sie bei der Auswahl eines Lohnabrechnungsdienstes stellen sollten
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Wie viele Mitarbeitende haben Sie?
- Welche Zusatzleistungen (neben der Lohnabrechnung) wünschen Sie sich?
- Wie sieht Ihr bestehender Technologiestack aus? Welche Integrationen sind für Ihre Lohnabrechnung entscheidend?
- Wie viel Kundensupport benötigen Sie, zum Beispiel durch einen dedizierten Customer Success Manager?
Eigenschaften und Vorteile
- Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die leicht zu navigieren ist
- Schulungsmaterialien, die das Onboarding neuer Mitarbeitender vereinfachen
- Integrationen mit anderen relevanten Tools, die Ihr Team aktuell verwendet
- Kosteneffiziente Lösungen mit exzellentem Preis-Leistungs-Verhältnis
Wichtige Funktionen
- Direkteinzahlungen für Gehaltszahlungen
- Lohnabrechnungsplanung
- Self-Service-Portal
- Steuerkonformität
- Steuererklärungen
- Lohnabrechnungsberichte
Finden Sie noch heute den richtigen Partner
Die Zusammenarbeit mit einem Payroll-Partner oder PEO kann dabei helfen, Ihr kleines Unternehmen zu skalieren, indem Ihre Lohnabrechnungsprozesse optimiert und wertvolle Zeit eingespart wird.
Wenn Sie auf der Suche nach dem passenden Partner für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sind, werfen Sie einen Blick auf diese äußerst hilfreichen Listen:
- Die besten Lohnabrechnungsunternehmen zur Modernisierung Ihrer Gehaltsprozesse
- Wie globale HR-Services internationale Teams unterstützen können
Außerdem finden Sie in unserem Ratgeber zum Outsourcing von HR-Aufgaben weitere Informationen darüber, welche anderen HR-Funktionen von einer Auslagerung profitieren können.
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