Gehaltsabrechnungskosten: Wie viel kostet sie im Jahr 2026?

Mit diesen Kosten können Sie je nach Methode rechnen, die Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden:

Methode	Anfangskosten	Wiederkehrende Kosten
Interner Spezialist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung	Kosten für Einstellung, Einarbeitung und Schulung	Jahresgehalt und Zusatzleistungen (in der Regel $60k bis $80 pro Jahr)
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware	$0 bis $5,000+ für anfängliche Implementierung, Einrichtung, Integrationen und Anpassungen	$20 bis $200 pro Monat für kleine Unternehmen; $500 bis $10,000+ pro Monat für große Unternehmen (einige Anbieter berechnen möglicherweise pro Mitarbeiter oder pro Abrechnungslauf)
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst	$0 bis $1,000+ für anfängliche Kosten und Einarbeitung	$150 bis $500 pro Monat für kleine Unternehmen; $2,000 bis $20,000+ pro Monat für große Unternehmen (einige Dienstleister berechnen möglicherweise pro Mitarbeiter oder pro Abrechnungslauf)

Wie viel kosten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware und -dienste?

Verwenden Sie den folgenden Rechner, um Softwarekosten zu vergleichen und einen Eindruck von der Preisgestaltung für Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste speziell für Ihre Organisation zu erhalten:

Kosten nach Unternehmensgröße

Verwenden Sie diese Tabelle, um zu prüfen, mit welchen Kosten Sie für Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware und -dienste abhängig von der Größe Ihres Unternehmens rechnen können:

Unternehmensgröße	Typische Preisspanne	Üblicherweise enthalten	Häufige Anwendungsfälle & Anbieter
Kleines Unternehmen	Software: ~$20 bis $200/Monat Dienst: ~$150 bis $500/Monat	Grundlegende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Direktüberweisung, Steuerberechnungen und -anmeldungen, Selbstbedienung für Mitarbeiter, Erfassung bezahlter Freistellungen, Berichte, grundlegende Integrationen	Unternehmen mit einfachen Anforderungen. Gusto, QuickBooks Payroll, Patriot
Mittelgroßes Unternehmen	Software: ~$200 bis $500+/Monat Dienst: ~$500 bis $2,000+/Monat	Lohn- und Gehaltsabrechnung, erweiterte Berichte, Integrationen, Compliance-Tools, mehrere Zahlungspläne, Integrationen von Zusatzleistungen, Zeiterfassung, dedizierte Unterstützung	Organisationen mit eigenen HR- und Lohnabrechnungsteams oder komplexen Anforderungen. ADP Workforce Now, Paychex Flex, Paylocity
Großes Unternehmen	Software: ~$5,000 bis $10,000+/Monat Dienst: ~$2,000 bis $20,000+/Monat	Erweiterte Lohn- und Gehaltsabrechnung, konfigurierbare Arbeitsabläufe, HRIS-Integrationen, Analysen, Compliance-Unterstützung, mehrere Unternehmen oder Rechtsgebiete, dedizierte Kontoverwaltung	Unternehmen mit komplexen Lohnabrechnungsprozessen, mehreren Standorten oder umfangreichen Integrationsanforderungen. UKG, Dayforce, Workday
Konzern	Die Preisgestaltung erfolgt in der Regel individuell	Lohn- und Gehaltsabrechnung für Konzerne, komplexe Integrationen, erweiterte Berichte und Analysen, Unterstützung mehrerer Unternehmen, globale Lohn- und Gehaltsabrechnung, Compliance-Management, SLAs, dedizierte Implementierungs- und Unterstützungsteams	Große, multinationale oder äußerst komplexe Organisationen. Dayforce, SAP SuccessFactors, Deel

So könnte dies in der Praxis aussehen:

Beispielsweise berechnen Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen für kleinere Unternehmen möglicherweise eine Grundgebühr von $60 zuzüglich $10 pro Mitarbeiter, was insgesamt $310 pro Monat ergibt. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern zahlt möglicherweise eine Grundgebühr von $250 zuzüglich $10 pro Mitarbeiter, was insgesamt $2,250 pro Monat ergibt. Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind, müssen häufig zusätzliche Gebühren für Steueranmeldungen, Compliance oder die Integration mit Drittanbietersystemen entrichten.

PEOs und EORs

Wenn Sie nach einer umfassenden Lösung für Personalwesen und Lohnabrechnung suchen, kann die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) oder einem Employer of Record (EOR) effizient und skalierbar sein.

 

Beide Modelle bieten ausgelagerte Unterstützung im Personalwesen, einschließlich Lohnabrechnung, Steuerkonformität, Verwaltung von Zusatzleistungen und Onboarding. Eine PEO geht ein Co-Employment-Verhältnis ein, bei dem das Unternehmen die Kontrolle über das Tagesgeschäft behält, während die PEO Personalwesen und Compliance übernimmt.

 

Im Gegensatz dazu wird ein EOR zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Beschäftigten. Dadurch eignet er sich ideal für Einstellungen in neuen Bundesstaaten oder Ländern, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen. Dies ist für die internationale Expansion, verteilte Belegschaften oder eine schnelle Einstellung in neuen Rechtsordnungen nützlich.

 

Zu den Nachteilen gehören höhere Kosten, weniger Flexibilität bei der Auswahl von Anbietern für Zusatzleistungen und – im Fall von PEOs – eine geteilte Haftung für bestimmte rechtliche Angelegenheiten.

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Faktoren, die sich auf die Lohnabrechnungskosten auswirken

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Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Faktoren, die die Kosten der Lohnabrechnung beeinflussen:

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• Gesamtvergütung der Beschäftigten: Dazu gehören Gehälter, Löhne und andere Formen der Vergütung, die an Beschäftigte gezahlt werden. Auch die Branche kann eine Rolle spielen: Die Lohnabrechnung für Zahnarztpraxen kann beispielsweise leistungsabhängige Vergütung, Überstunden und Boni umfassen.
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• Anzahl der Beschäftigten: Die meisten Anbieter von Lohnabrechnungen berechnen Gebühren pro Beschäftigtem. Daher erhöht die Einstellung weiterer Mitarbeitender Ihre monatliche Rechnung. 
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• Technologie und Lohnabrechnungssysteme: Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder -dienste können sich auf die Gesamtkosten auswirken. Investitionen in effiziente Lohnabrechnungssysteme verursachen zunächst Kosten, können langfristig jedoch Geld sparen. Einige Anbieter bieten gestaffelte Preise oder Mengenrabatte für größere Teams an.
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• Häufigkeit der Lohnabrechnung: Wöchentliche, zweiwöchentliche oder halbmonatliche Lohnabrechnungen können mehr kosten als monatliche. Einige Plattformen berechnen Gebühren pro Abrechnungslauf, während andere unbegrenzte Läufe anbieten.
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• Funktionen und Leistungsumfang: Grundlegende Dienste wie die Berechnung von Löhnen und die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen sind günstiger. Zusatzfunktionen wie Steueranmeldungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen, Zeiterfassung und Onboarding-Tools erhöhen den Preis. Anbieter von Komplettlösungen für die Lohnabrechnung kosten mehr, reduzieren jedoch den manuellen Aufwand.
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• Steueranmeldungen und Compliance: Die Bearbeitung bundesweiter, staatlicher und lokaler Steueranmeldungen verursacht zusätzliche Kosten. Eine Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten oder Länder erhöht die Komplexität und den Preis.
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• Art und Verfügbarkeit des Supports: Dienste mit Live-Support, festen Ansprechpartnern oder Unterstützung rund um die Uhr kosten in der Regel mehr als Lösungen zur Selbstbedienung oder Support, der ausschließlich per E-Mail erfolgt.
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• Klassifizierung der Beschäftigten: Die Verwaltung von Beschäftigten und Auftragnehmern kann sich auf die Kosten auswirken, insbesondere wenn unterschiedliche Steuerformulare wie W-2 und 1099 erforderlich sind.
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• Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten oder Länder: Eine internationale Lohnabrechnung oder die Einstellung von Mitarbeitenden in mehreren Bundesstaaten oder Ländern erfordert eine lokalisierte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und erhöht sowohl die Grundkosten als auch die Kosten pro Beschäftigtem.
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• Nutzung einer PEO oder eines EOR: Wenn Sie die Lohnabrechnung über eine PEO oder einen EOR auslagern, sollten Sie aufgrund der rechtlichen und administrativen Verantwortung, die diese übernehmen, mit höheren Kosten pro Beschäftigtem rechnen.
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• Anpassung und Berichte: Erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Berichte, Analyse-Dashboards oder Prüfpfade sind häufig Bestandteil kostenpflichtiger Premium-Tarife.
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Preisvergleich für Lohnabrechnungssoftware

Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testzeiträume und Demodetails führender Anbieter von Lohnabrechnungssoftware zusammen.

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	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Paycom	Am besten für mitarbeitergesteuerte Fehlervermeidung	Kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Preise auf Anfrage Get Custom Pricing	Website
2	Deel Payroll	Am besten geeignet für konforme Gehaltsabrechnung in über 150 Ländern	Kostenlose Demo verfügbar	Feste Preisgestaltung auf Anfrage	Website
3	RemoFirst	Am besten geeignet für globale Teams in über 170 Ländern	Kostenlose Demo + kostenloser Plan verfügbar	Ab $199/Mitarbeiter/Monat	Website
4	Rippling	Am besten für globale Lohnabrechnung mit zahlreichen Integrationen	Kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $8.00/Nutzer/Monat Get Custom Pricing	Website
5	Paycor	Am besten geeignet zur Automatisierung von Lohnabrechnungsaufgaben	Kostenlose Testversion	Ab $99 + $5/Mitarbeiter pro Monat	Website
6	RemotePeople	Am besten geeignet für globale Lohn- und Gehaltsabrechnung	Kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $199/Nutzer/Monat Get Custom Pricing	Website
7	Workforce.com	Am besten für automatisierte, komplexe Gehaltsberechnungen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	Employment Hero	Am besten für kanadische KMU geeignet	Kostenlose Demo Book Demo	Ab $5/Nutzer/Monat für das zentrale HR-Modul Get Custom Pricing	Website
9	Justworks	Am besten geeignet für gemischte Belegschaftsabrechnung	Kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $599/Monat/Mitarbeiter Get Custom Pricing	Website
10	BambooHR®	Am besten für Mitarbeiterselbstbedienung	7 Tage kostenlos testen	Ab $6.19/Benutzer/Monat	Website

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Arten von Lohnabrechnungskosten

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Lohnabrechnungskosten werden in direkte und indirekte Kosten unterteilt und unterscheiden sich bei Vollzeitbeschäftigten, Auftragnehmern und Lohnempfängern.

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Direkte Lohnabrechnungskosten

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Direkte Lohnabrechnungskosten beziehen sich auf die finanzielle Vergütung und zusätzlichen Leistungen, die Sie Ihren Beschäftigten direkt gewähren. Sie machen den größten Teil Ihrer Lohnabrechnungskosten aus und umfassen:

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• Gehälter: Laufende, feste Beträge, die Sie Ihren Mitarbeitenden unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zahlen. Gehälter werden in regelmäßigen Zahlungszeiträumen ausgezahlt (z. B. zweiwöchentlich).
• Stundenlöhne: Variable Beträge, die Mitarbeitenden auf Grundlage der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden gezahlt werden. Der Stundenlohn selbst ist in der Regel ein fester Satz und wird in regelmäßigen Zahlungszeiträumen ausgezahlt.
• Zahlungen an Auftragnehmende: Beträge, die Nichtangestellten (z. B. Freiberuflerinnen und Freiberuflern oder Agenturen) für die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihrem Unternehmen gezahlt werden. Zum Beispiel die Bezahlung ausgelagerter Unterstützung bei der Buchhaltung durch eine freiberufliche Buchhalterin oder einen freiberuflichen Buchhalter.
• Zusatzleistungen: Die nicht monetären Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten, wie Krankenversicherung, bezahlte Freistellung und Wellnessprogramme. Einige Arten von Mitarbeitenden-Zusatzleistungen müssen verpflichtend angeboten werden; andere werden optional eingesetzt, um Talente zu gewinnen und zu halten.
• Boni: Eine zusätzliche finanzielle Vergütung, die Mitarbeitenden über das vertraglich geschuldete und erwartete Maß hinaus gewährt wird. Die Zahlung von Boni liegt vollständig im Ermessen des Arbeitgebers. Dies ist in der Regel eine Form der leistungsabhängigen Vergütung.

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Indirekte Lohnkosten

Indirekte Lohnkosten beziehen sich auf die zusätzlichen Lohnaufwendungen, die Ihnen durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen; sie werden nicht direkt an die Mitarbeitenden gezahlt. Dazu gehören:

• Lohnnebensteuern: Der prozentuale Anteil der Löhne Ihrer Mitarbeitenden, den Sie der Regierung schulden und der auf nationaler und bundesstaatlicher Ebene festgelegt wird. In den USA umfasst dies die Steuern FICA, FUTA und SUTA.
• Verwaltungskosten: Verschiedene Kosten, die beim Betrieb der Lohnabrechnung, bei der Abwicklung von Zahlungen, bei der Sicherstellung der Entgeltgleichheit und bei der Bereitstellung von Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeitenden anfallen. Dazu gehören die Kosten für die Verwaltung der Lohnabrechnung, die Steuererklärung, das Versenden von Direktüberweisungen oder von Schecks in Papierform.

So berechnen Sie die Lohnkosten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu berechnen, wie viel Ihre Lohnabrechnung kosten wird:

1. Beginnen Sie mit den Bruttolöhnen

Addieren Sie die Gesamtvergütung aller Mitarbeitenden:

• Gehälter
• Stundenlohn × geleistete Arbeitsstunden
• Überstunden
• Boni, Provisionen, Trinkgelder

Beispiel: 10 Mitarbeitende × $4,000/Monat = $40,000 Bruttolohnsumme

2. Addieren Sie die Lohnnebensteuern des Arbeitgebers

Berechnen Sie Ihren Anteil an den verpflichtenden Steuern:

• Sozialversicherung: 6.2% der Löhne (bis zur Beitragsbemessungsgrenze)
• Krankenversicherung: 1.45% aller Löhne
• Bundesweite Arbeitslosenversicherung (FUTA): 0.6%–6% auf die ersten $7,000
• Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA): Je nach Bundesstaat unterschiedlich

Typischer Gesamtwert: 8%–10% der Bruttolöhne

Beispiel: $40,000 × 9% = $3,600 Arbeitgebersteuern

3. Berücksichtigen Sie die Kosten für Zusatzleistungen und Versicherungen

Berücksichtigen Sie die Kosten für:

• Kranken-, Zahn- und Augenversicherung
• Beiträge zu Altersvorsorgeplänen (z. B. Arbeitgeberzuschuss zu 401(k))
• Lebensversicherung oder Invaliditätsversicherung
• Wellnessleistungen für Mitarbeitende

Beispiel: $400/Mitarbeitende:r/Monat × 10 Mitarbeitende = $4,000/Monat

4. Berücksichtigen Sie die Kosten für Lohnabrechnungssoftware oder -dienste

Addieren Sie die monatlichen Kosten Ihres Lohnabrechnungsanbieters: Grundgebühr + Gebühr pro Mitarbeitendem

Beispiel: $40 Grundgebühr + ($6 × 10 Mitarbeitende) = $100/Monat

5. Addieren Sie weitere Arbeitgeberkosten

Optionale, aber häufige Posten:

• Kosten für die Ansammlung von PTO (bezahlter Freistellung)
• Arbeitsunfallversicherung
• Schulungen, Einarbeitung und Unterstützung bei der Einhaltung der HR-Vorschriften
• Steuern auf Nebenleistungen (z. B. Firmenwagen, Boni)

Endgültige Formel

Gesamte Lohnabrechnungskosten =  Bruttolöhne + Arbeitgebersteuern + Leistungen + Gebühren des Lohnabrechnungsanbieters + Sonstige Arbeitgeberkosten

Beispielgesamtbetrag:

• Bruttolöhne: $40,000
• Arbeitgebersteuern (9 %): $3,600
• Leistungen: $4,000
• Softwaregebühren: $100

Gesamte Lohnabrechnungskosten = $47,700/Monat

Versteckte Zusatzkosten, auf die Sie achten sollten

Übersehen Sie diese zusätzlichen Kosten nicht, die häufig auf Rechnungen für Lohnabrechnungssoftware und in Verträgen für Lohnabrechnungsdienste auftauchen:

• Steuerformulare zum Jahresende: Einige Anbieter wie Paychex und QuickBooks Payroll berechnen zusätzliche Gebühren für die Verarbeitung von W-2-, 1099- oder ACA-Formularen.
• Einrichtungs- oder Implementierungsgebühren: Anbieter wie ADP und Paylocity können eine Vorausgebühr für den Datenimport oder die professionelle Unterstützung bei der Einarbeitung erheben.
• Außerplanmäßige oder Bonusabrechnungen: Gusto und RUN by ADP können Gebühren für die Verarbeitung von Lohnabrechnungen außerhalb Ihres regulären Zahlungsplans erheben.
• Integrationen: Die Anbindung an Buchhaltungs- oder Zeiterfassungswerkzeuge (wie QuickBooks Online oder Deputy) kann zusätzliche monatliche Kosten auslösen.
• HR- oder Leistungsverwaltungsmodule: Funktionen wie die Verwaltung von HR-Dokumenten oder die Verwaltung von Krankenversicherungen in Zenefits oder Paychex erfordern möglicherweise einen höheren Tarif oder Einzelgebühren.
• Gebühren für Direktüberweisungen und Zahlungskarten: Einige Anbieter, darunter SurePayroll, begrenzen kostenlose Direktüberweisungen oder berechnen Gebühren für beschleunigte Zahlungen.
• Registrierung für staatliche Steuern: Die Registrierung für Lohnsteuern in neuen Bundesstaaten oder Gemeinden kann bei ADP und ähnlichen Anbietern zusätzliche Kosten verursachen.
• Erweiterte Unterstützungsleistungen: Premium-Telefonunterstützung oder ein persönlicher Kundenbetreuer, wie sie von Paycor oder SAP SuccessFactors angeboten werden, können Ihre laufenden Ausgaben erhöhen.

So sparen Sie Geld bei der Lohnabrechnung

Hier sind wirksame Strategien, um bei der Lohnabrechnung Geld zu sparen, ohne Genauigkeit oder Compliance zu beeinträchtigen:

1. Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrer Größe und Ihren Anforderungen passt

Vermeiden Sie Überzahlungen für Funktionen, die Sie nicht benötigen, indem Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware oder eines entsprechenden Dienstes sorgfältig vorgehen. Für kleinere Teams kann der Vergleich von Lohnabrechnungsdienstleistungen für kleine Unternehmen Ihnen helfen, einen Anbieter zu finden, der zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passt.

Author's Tip

Die endgültigen Preise können je nach Bundesstaat, ausgewählten Funktionen und Häufigkeit der Lohnabrechnungsläufe variieren. Prüfen Sie daher stets auf versteckte Gebühren wie Kosten für Formulare zum Jahresende oder zusätzliche Unterstützungsleistungen. Nutzen Sie diese Tabelle, um zu prüfen, welche Kosten Sie für Lohnabrechnungssoftware abhängig von der Größe Ihres Unternehmens erwarten können:

2. Bündeln Sie Dienstleistungen

Viele Anbieter bieten vergünstigte Pakete an, die Lohnabrechnung, Leistungen, HR-Werkzeuge und Steuererklärungen umfassen. Die Bündelung bei einem einzigen Anbieter kann die Gesamtkosten senken und den Bedarf an separaten Systemen beseitigen.

3. Begrenzen Sie die Lohnabrechnungsläufe

Wenn Ihr Anbieter pro Lohnabrechnungslauf Gebühren berechnet, führen Sie einen monatlichen Zahlungsplan ein, um Häufigkeit und Kosten der Verarbeitung zu reduzieren.

4. Nutzen Sie Selbstbedienungsfunktionen

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Selbstbedienungsportale zu nutzen, um Gehaltsabrechnungen abzurufen, persönliche Daten zu aktualisieren und Direktüberweisungen zu verwalten. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und kann bei einigen Anbietern zu günstigeren Preisen berechtigen.

5. Reichen Sie Ihre Steuererklärungen selbst ein

Einige kostengünstige Anbieter von Lohnabrechnungen bieten einen Basistarif an, bei dem Sie die Lohnabrechnung erstellen, die Steuern jedoch manuell einreichen. Dies kann Geld sparen, wenn Sie sich sicher im Umgang mit Compliance-Anforderungen fühlen.

6. Vermeiden Sie unnötige Zusatzleistungen

Prüfen Sie Ihren aktuellen Lohnabrechnungsdienst, um ungenutzte Funktionen zu identifizieren (z. B. erweiterte Berichte, zusätzliche Integrationen, Recruiting-Tools). Wechseln Sie zu einem Tarif, der Ihrer tatsächlichen Nutzung entspricht.

7. Verhandeln Sie mit Anbietern

Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie weitere Mitarbeitende auf die Plattform bringen, fragen Sie Ihren Anbieter von Lohnabrechnungssoftware oder -dienstleistungen nach Mengenrabatten oder mehrjährigen Vertragsangeboten. Einige Anbieter sind flexibel, insbesondere bei einer Vertragsverlängerung.

8. Nutzen Sie kostenlose Testphasen oder Angebote für Start-ups

Nutzen Sie kostenlose Testphasen, erlassene Einrichtungsgebühren oder Anreize für neue Unternehmen, wenn Sie den Anbieter wechseln. So haben Sie Zeit, die Tools zu testen, bevor Sie sich finanziell festlegen.

9. Bewerten Sie jährlich neu

Wenn Ihr Unternehmen wächst oder schrumpft, ändern sich auch Ihre Anforderungen an die Lohnabrechnung. Überprüfen Sie Ihren Tarif jedes Jahr, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, und wechseln Sie den Anbieter, wenn sich eine bessere Lösung bietet.

Nächste Schritte für die Lohnabrechnungsverwaltung

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