Hoteling vs. Hot Desking: Zentrale Unterschiede, Vorteile und Nachteile
Seit der Rückkehr ins Büro nach Covid ist hybrides Arbeiten zur Norm geworden. Dennoch kann ein effektives Flächenmanagement im Büro in einer hybriden Umgebung eine Herausforderung sein.
Office-Management-Systeme können Unternehmen dabei unterstützen, Hoteling- und Hot-Desking-Lösungen für flexiblere Arbeitsplätze einzuführen. Sowohl Hot Desking als auch Hoteling sind Optionen, um flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen – aber welche ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet?
Werfen wir einen genaueren Blick auf die zentralen Unterschiede zwischen Hot Desking und Hoteling sowie auf die Vor- und Nachteile jeder Option!
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Hot Desking vs. Hoteling: Zentrale Unterschiede
Der Hauptunterschied zwischen Hoteling und Hot Desking liegt darin, wie Mitarbeitende Zugang zu Schreibtischen im Büro erhalten.
Hot Desking ermöglicht Mitarbeitenden den Zugang zu Schreibtischen nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst", während beim Hoteling eine vorherige Reservierung eines Arbeitsplatzes erforderlich ist.
Hot Desking und Hoteling haben auch einige Gemeinsamkeiten. Zum Beispiel sind bei beiden Modellen keine festen Sitzplätze wie in traditionellen Arbeitsumgebungen vorgesehen, und beide sind von der Verfügbarkeit der Arbeitsplätze abhängig, sodass ein Sitzplatz nicht garantiert ist.
Ich habe die wichtigsten Unterschiede in dieser praktischen Tabelle zusammengefasst:
| Hot Desking | Hoteling | |
| Definition | Mitarbeitende nutzen jeden verfügbaren Schreibtisch nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. | Mitarbeitende reservieren im Voraus einen bestimmten Arbeitsplatz oder Büroraum. |
| Raumzuteilung | Keine zugewiesenen Plätze; Schreibtische sind nicht fest vergeben und werden temporär genutzt. | Plätze werden je nach Buchungssystem reserviert und zugeteilt. |
| Flexibilität | Hohe Flexibilität, da Mitarbeitende jeden verfügbaren Schreibtisch wählen können. | Mäßige Flexibilität, da Mitarbeitende im Voraus planen und reservieren müssen. |
| Technologie-Anforderungen | Grundlegende Bürotechnik; keine besonderen Anforderungen außer gemeinsamem Netzwerkzugang. | Benötigt ein Buchungssystem oder eine Software zur Verwaltung der Reservierungen. |
| Mitarbeitererlebnis | Mitarbeitende können es schwer haben, während Stoßzeiten einen Platz zu finden. | Vorausschaubarer, da die Plätze im Voraus reserviert werden. |
| Eignung | Am besten für Unternehmen mit stark mobilen Mitarbeitenden oder einem hohen Anteil an Remote-Mitarbeitenden geeignet. | Ideal für Unternehmen, die Wert auf eine planbare Arbeitsplatzvergabe legen und eine strukturierte Büronutzung bevorzugen. |
| Verwaltungskomplexität | Einfacher umzusetzen, erfordert aber möglicherweise zusätzliche Überwachung, um freie Plätze zu gewährleisten. | Komplexer in der Verwaltung, da ein Buchungssystem erforderlich ist, bietet aber mehr Kontrolle über die Flächennutzung. |
| Kosteneffizienz | Potenzielle höhere Kosteneffizienz durch maximale Ausnutzung des verfügbaren Platzes. | Kann ebenfalls kosteneffizient sein, erfordert jedoch möglicherweise Investitionen in Buchungssoftware. |
| Soziale Interaktion | Fördert spontane Begegnungen und Zusammenarbeit im Team. | Könnte spontane Begegnungen einschränken, da Plätze vorab gebucht und eventuell isolierter sind. |
| Personalisierung | Gering; Arbeitsplätze werden geteilt und können nicht personalisiert werden. | Höher; Mitarbeitende können ihren reservierten Platz für die Nutzungsdauer teilweise individuell gestalten. |
Im Folgenden gehe ich auf beide Varianten noch etwas genauer ein.
Was ist Hot Desking?
Hot Desking ist ein intelligentes Arbeitsplatzkonzept, bei dem keine festen Schreibtische zugewiesen werden. Stattdessen werden verfügbare Schreibtische und Besprechungsräume nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ genutzt.
Hot Desking trägt dazu bei, Büroräume effizienter zu nutzen und kann dabei helfen, Immobilienkosten zu senken, besonders in hybriden Arbeitsmodellen.
Schauen wir uns die Vorteile und Nachteile von Hot Desking etwas genauer an.
Vorteile von Hot Desking
Dieses Modell kann bei korrekter Umsetzung hervorragend funktionieren.
Ein Beispiel ist Telenor (ein norwegisches Telekommunikationsunternehmen), das bereits 2003 ein Hot-Desking-Modell eingeführt hat. Nach Aussage des CEOs, Jon Fredrik Baksaas, war die Einführung von Hot-Desking ein wichtiger Beitrag zum Wachstum des Unternehmens.
Hier sind einige konkrete Vorteile von Hot Desking:
1. Kosteneffizienz
Hot Desking senkt die Kosten pro Arbeitsplatz, da ein Arbeitsplatz von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden kann (in der Regel von mehreren Angestellten pro Tag). Es ist außerdem leicht umzusetzen und bietet viel Flexibilität.
2. Kurzfristig verfügbar
Hot Desking eignet sich hervorragend für Mitarbeitende, die normalerweise im Homeoffice arbeiten, aber gelegentlich einen Tapetenwechsel brauchen. Oder wenn Teammitglieder persönlich zusammenarbeiten möchten. Sie können einfach ins Büro kommen und loslegen.
3. Bietet Mitarbeitenden Autonomie
Mitarbeitende schätzen die Freiheit, remote zu arbeiten. Hot Desking verschafft ihnen die Möglichkeit, unter ihren eigenen Bedingungen zu arbeiten, was zeigt, dass Sie ihnen zutrauen, Projekte erfolgreich auch ohne umfangreiche Aufsicht abzuschließen.
4. Fördert Innovation und Kreativität
Jeden Tag an einem anderen Ort zu arbeiten, kann die Kreativität anregen. Immer am selben Platz zu arbeiten, wirkt auf Dauer eher monoton – Hot Desking kann eine perfekte Abwechslung bieten.
Außerdem kann die Möglichkeit, direkt mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten, die Teamarbeit fördern und für mehr Innovation sorgen – besonders wichtig in einer hybriden Arbeitsplatzkultur.
Nachteile von Hot Desking
Naturgemäß gibt es auch Nachteile, wenn nicht jede:r Mitarbeitende einen festen Schreibtisch hat. Hier sind einige zu bedenken:
1. Schreibtischverfügbarkeit ist nicht garantiert
Hot Desking bringt eine grundsätzliche Einschränkung mit sich. An manchen Tagen könnte es sein, dass kein einziger Schreibtisch frei ist. Sie müssen dann entweder einen anderen Arbeitsplatz suchen oder warten, bis jemand einen Platz freigibt. Das kann zu Zeitverlust und Frustration führen.
2. Fehlende Auswahlmöglichkeiten
Selbst wenn Sie einen Schreibtisch finden, kann es sein, dass alle guten Plätze schon vergeben sind und nur noch lärmige Bereiche übrig bleiben, in denen konzentriertes Arbeiten schwerfällt. Werden Sie ständig von vorbeigehenden Personen abgelenkt, können Sie nicht Ihr produktivstes Selbst sein.
3. Gesundheitsprobleme
Da am selben Schreibtisch oft verschiedene Personen am Tag arbeiten, ist das Risiko höher, dass Erkrankungen oder Keime übertragen werden. Sie müssen zusätzlich in die Aufklärung der Mitarbeitenden über Gesundheitsrisiken und Sicherheitsmaßnahmen investieren, Desinfektionsmittel bereitstellen und mehr Personal zum Reinigen der Arbeitsplätze anstellen, wenn Sie Hot Desking einführen.
Was ist Hoteling?
Hoteling ist eine weitere Form des Flächenmanagements für hybride Büros, bei der Mitarbeitende im Voraus Arbeitsplätze auswählen und sich beim Eintreffen einchecken.
Das erfolgt in der Regel über ein Reservierungssystem oder eine Büroflächenmanagement-Software, mit der Mitarbeitende gezielt einen bestimmten Schreibtisch oder Arbeitsplatz buchen können – vergleichbar mit der Reservierung eines Hotelzimmers.
Ähnlich wie Hot Desking ist auch Desk Hoteling eine effiziente Flächennutzung und kann zu geringeren Immobilienkosten führen.
Vorteile von Hoteling
Das Element der Vorausplanung verschafft dem Hoteling gegenüber Hot Desking einige spezifische Vorteile. Hier einige Beispiele:
1. Effiziente Nutzung der Arbeitsfläche
Da beim Hoteling Schreibtische im Voraus zugewiesen werden, kann die Fläche wirksamer genutzt werden. Der Arbeitsplatz weist eine höhere Auslastung auf, weil Unsicherheit über eine mögliche Nichtverfügbarkeit der Plätze entfällt.
2. Mehr Kontrolle und Komfort für Mitarbeitende
Die Möglichkeit, je nach Vorliebe Schreibtische zu reservieren, gibt Mitarbeitenden mehr Kontrolle. Gibt es zum Beispiel im Büro mehrere Schreibtischgruppen mit bestimmten Zwecken, können Mitarbeitende durch Hoteling Plätze näher bei einer bestimmten Abteilung wählen, um besser zusammenzuarbeiten.
Hoteling bietet auch mehr Kontrolle über den Arbeitsbereich, ohne dass ein Manager zugewiesen werden muss. Die meisten Unternehmen nutzen Desk Booking Software, um das Arbeitsplatzmanagement zu automatisieren. Es bedarf kaum noch eines Managers, um die Arbeitsplatzvergabe zu beaufsichtigen, wenn ein Office-Hoteling-System im Einsatz ist.
3. Unterstützt Remote-Mitarbeitende
Mitarbeitende im Homeoffice sind möglicherweise nicht begeistert von dem Gedanken, keinen festen Arbeitsplatz für ihren Laptop im Büro zu haben. Hoteling gibt ihnen die Sicherheit, dass sie einen Schreibtisch bekommen, und ermutigt sie so, öfter ins Büro zu kommen.
4. Steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
Ein hybrides Arbeitsmodell bietet eine Balance zwischen dem Arbeiten im eigenen Raum und dem Knüpfen von Kontakten im Büro, was wiederum die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessert.
Im Büro Kontakte zu knüpfen ist beim Hot Desking oft weniger komfortabel, da es etwas chaotisch zugehen kann. Man weiß nie, wer am Nachbarschreibtisch Platz nehmen wird. Hoteling ermöglicht es den Mitarbeitenden, Schreibtische in der Nähe von Personen zu wählen, mit denen sie engere Beziehungen aufbauen möchten.
Nachteile von Hoteling
So viele Vorteile Hoteling auch bietet, es gibt immer bestimmte Nachteile zu berücksichtigen. Folgende Nachteile sollten abgewogen werden:
1. Mehr Aufwand bei der Einrichtung
Hoteling erfordert etwas mehr Planung des Büroraums. Sie müssen einen virtuellen Grundriss Ihres Arbeitsplatzes erstellen und diesen in Ihre Hoteling-Software einpflegen. Das ist das absolute Minimum, um Hoteling umzusetzen. Es ist nicht viel, aber dennoch mehr Aufwand als beim Hot Desking.
2. Sicherheitsbedenken
Wenn Sie vertrauliche Informationen verarbeiten, kann das Teilen von Schreibtischen riskant sein. Andere könnten Ihren Bildschirm einsehen oder sogar auf Dokumente zugreifen, wenn Sie diese unbeaufsichtigt lassen.
Sie können vertrauliche Informationen schützen, indem Sie von allen Mitarbeitenden – insbesondere von denen, die mit vertraulichen Daten arbeiten – verlangen, ihren Schreibtisch vor dem Verlassen aufzuräumen und keine Dokumente unbeaufsichtigt zu lassen.
Die Umsetzung dieser Lösung erfordert jedoch Ressourcen und kann in manchen Fällen unpraktisch sein.
3. Nicht notfallfreundlich
Wenn Schreibtische für längere Zeiträume gebucht werden, kann es schwierig sein, kurzfristig einen Arbeitsplatz für ein Notfallmeeting bereitzustellen. Wenn Sie zum Beispiel einen Arbeitsplatz für eine Geschäftspartnerin oder einen Geschäftspartner benötigen, die/der unerwartet in der Stadt ist, könnte mangelnde Sitzplatzverfügbarkeit zu einem komplizierten Problem werden.
Hoteling und Hot Desking: Was ist das Fazit?
Am Ende hängt die Wahl zwischen Hoteling und Hot Desking vom jeweiligen Unternehmenskontext ab. Viele Organisationen entscheiden sich oft auch für eine Mischform.
Beispielsweise können Sie für Schreibtische in offenen Bereichen ein Hot-Desking-System nutzen, während Sie Hoteling für Besprechungsräume, Einzelbüros oder Coworking-Spaces einsetzen.
Es gibt viele verschiedene Arten von hybriden Arbeitsbereichen und zahlreiche Ansätze zum Management von Büroräumen.
Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden davon profitieren würden, Arbeitsplätze im Voraus mit einem Hot Desk Buchungssystem auswählen zu können.
Denken Sie darüber nach, welche Struktur die Büropräsenz erhöhen würde, falls Ihnen das wichtig ist, oder wie Sie generell das beste hybride Arbeitserlebnis bieten können. Denken Sie daran, dass eine Best Practice für hybride Arbeit das Einholen von Feedback bei den Mitarbeitenden ist – nutzen Sie das!
Abhängig von Ihrer Branche kann es schlussendlich noch mehr Vorteile bringen, ein agiles Arbeitsumfeld mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen für verschiedene Anforderungen zu schaffen.
