Zurück ins Büro: Vorteile, Nachteile und Tipps für den Erfolg
PWC hat kürzlich angekündigt, dass ab Januar 2025 überwacht werden soll, von wo aus die Mitarbeitenden arbeiten. Der vermutete, aber nicht offiziell bestätigte Grund ist die Sicherstellung der Einhaltung der 3-Tage-im-Büro-pro-Woche-RTO-Richtlinie.
Unterm Strich zögern viele Beschäftigte weiterhin, ins Büro zurückzukehren. Es ist offensichtlich, dass Arbeitnehmer nicht begeistert davon sind, zur Rückkehr ins Büro gezwungen zu werden, doch viele Unternehmen – insbesondere große Konzerne – fordern es trotzdem ein.
Was ist also zu tun? Welche potenziellen Vorteile und Herausforderungen bringt die Rückkehr ins Büro und wie kann RTO erfolgreich umgesetzt werden?
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Wie sieht die Rückkehr ins Büro heute aus?
Es sind ein paar Jahre vergangen, seit die Pandemie das Arbeiten aus der Ferne erforderlich machte, und wir haben gesehen, wie einige Unternehmen ihre zuvor gemachten Zusagen zu diesem Modell zurückgenommen haben.
Laut einem Hybrid-Work-Bericht von Gallup, veröffentlicht im Mai 2024, arbeiten inzwischen 27 % der Unternehmen vollständig remote, 53 % hybrid und 21 % vollständig vor Ort.
Wie Sie im untenstehenden Diagramm sehen, verlangen mehr Unternehmen von ihren Mitarbeitenden, im Rahmen eines hybriden Modells zurück ins Büro zu kommen. Außerdem ergab eine aktuelle KPMG-Umfrage unter 1.500 CEOs, dass 64 % von ihnen bis 2026 mit einer vollständigen Rückkehr ins Büro rechnen.
Die Frage ist: Warum?
Potenzielle Vorteile der Rückkehr ins Büro
Unternehmen legen großen Wert darauf, Beschäftigte wieder ins Büro zu holen – als Hauptgründe werden gesteigerte Zusammenarbeit und eine stärkere Unternehmenskultur angeführt.
Aber sind diese Behauptungen tatsächlich belegt? Was sagt die Forschung über die möglichen Vorteile einer Rückkehr der Beschäftigten ins Büro?
Verbesserte bereichsübergreifende Zusammenarbeit
- MIT-Studie: Eine MIT-Studie hat ergeben, dass Forschende, die in räumlicher Nähe zueinander arbeiten, die bereichsübergreifende Forschung an Fachartikeln und Patenten gefördert haben.
- Studie der Stanford University: Forschungen der Stanford University zeigten, dass Remote-Arbeit zwar bei bestimmten Aufgaben die Produktivität steigern kann, jedoch Zusammenarbeit und Innovation im Vergleich zur Arbeit vor Ort einschränken kann – vor allem, weil spontane Gespräche im Büro leichter entstehen.
- University of Chicago: Forschende der UoC zeigten, dass Mitarbeitende ihren Kommunikationsradius eingeschränkt und mit weniger Personen und Geschäftsbereichen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, interagierten.
Bessere Meetings für große Gruppen
- CEPR: Forschungen des CEPR haben ergeben, dass Remote-Meetings für kleine Teams sehr effizient sind, während persönliche Treffen für größere Gruppen besser funktionieren.
- MRFR-Analyse: Der Markt für Buchungssoftware für Meetingräume soll von 1,1 (Milliarden USD) im Jahr 2023 auf 2,51 (Milliarden USD) im Jahr 2032 wachsen, was darauf hindeutet, dass in Zukunft mehr Menschen persönlich zusammenkommen werden.
Jüngere Arbeitnehmer schätzen persönliche Präsenzzeit
- Seramount: Eine aktuelle Studie von Seramount zeigte, dass 74 % der Gen-Z-Befragten eine Form von Hybridarbeit bevorzugen im Vergleich zu 52 % bei anderen Mitarbeitergruppen. Nur 11 % der Gen-Z-Befragten möchten vollständig remote arbeiten, während es bei den übrigen Beschäftigten 34 % sind.
Mehr Mentoringmöglichkeiten
- Working From Home (WFH) Research Project: Eine Studie des Working From Home (WFH) Research Project hat ergeben, dass Beschäftigte im Büro fast 40 % mehr Zeit mit der Betreuung von Teammitgliedern verbringen als diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten.
Stärkere Verbindungen
- Atlassian: Teams bei Atlassian treffen sich etwa dreimal im Jahr in einem der Büros, um sich auszutauschen und an wichtigen Projekten zu arbeiten. Ihre Untersuchungen zeigen, dass diese bewussten Teamzusammenkünfte zu einem 27%igen Anstieg des Zugehörigkeitsgefühls führen, insbesondere bei neuen Absolvent:innen und neuen Mitarbeitenden, und dass dieser Effekt etwa 4-5 Monate anhält.
Herausforderungen der Rückkehr ins Büro
Im Gegenzug stellt sich die Frage: Welche potenziellen Herausforderungen bringt die Einführung von RTO mit sich?
Unzufriedenheit der Mitarbeitenden
- Verlust an Flexibilität: Viele Menschen haben sich an die Flexibilität der Remote-Arbeit gewöhnt. Laut einer Untersuchung von FlexJobs wünschen sich 95% der Arbeitnehmenden irgendeine Form von Remote-Arbeit.
- Pendelzeit: Eine weitere Umfrage von FlexJobs hat ergeben, dass 79% der Befragten das Vermeiden des Arbeitsweges als Hauptgrund für die Präferenz zur Remote-Arbeit anführen.
Verringerte Produktivität bei einigen Mitarbeitenden
- Ablenkungen im Büro: Nicht alle Beschäftigten arbeiten im Büro produktiver. Manche empfinden die Ablenkungen im Büro (z. B. Lärm, häufige Unterbrechungen) als hinderlich. Untersuchungen des Pew Research Center haben ergeben, dass 56% der Mitarbeitenden angeben, dass das Arbeiten von zu Hause ihnen hilft, ihre Arbeit zu erledigen und Fristen einzuhalten.
Rechtliche Herausforderungen
- Klagen: Beschäftigte, die als vollständig remote eingestellt wurden, können möglicherweise klagen, wenn sie gekündigt werden, weil sie sich weigern, ins Büro zurückzukehren. Die Erfolgsaussichten einer Klage hängen davon ab, ob eine Kündigung nach Belieben oder aus wichtigem Grund erfolgen darf.
- Schutz für Remote-Arbeit: In einigen Ländern bestehen gesetzliche Regelungen, die das Recht auf Remote-Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen schützen. Zum Beispiel gibt es in Deutschland Vorschriften, die Beschäftigte davor schützen, gegen ihren Willen ins Büro zurückgeschickt zu werden, sofern der Arbeitgeber keinen triftigen betrieblichen Grund vorweisen kann.
- Americans with Disabilities Act (ADA): Nach dem US-amerikanischen ADA-Gesetz können Angestellte mit gesundheitlichen Einschränkungen, die einem höheren Risiko durch COVID-19 oder andere Krankheiten ausgesetzt sind, angemessene Vorkehrungen verlangen, um weiterhin remote zu arbeiten.
Anstieg von zwischenmenschlichen Problemen
- Zunehmende Konflikte: Bei seinen Recherchen zum Thema Zusammenarbeit vs. Konflikt bei RTO fand Gleb Tsipursky heraus, dass 57% der Befragten angaben, mehr zwischenmenschliche Probleme im Büro zu erleben. Im Gegensatz dazu berichteten nur 12%, dass solche Probleme im Homeoffice häufiger auftreten.
Verschiedene Rückkehr-ins-Büro-Strategien
Wenn Sie also eine Rückkehr ins Büro (RTO) erwägen, welche Optionen stehen zur Verfügung?
Optionale Büropräsenz
Optionale RTO ermöglicht es Mitarbeitenden, selbst zu entscheiden, ob sie im Büro oder remote arbeiten möchten, und bietet damit maximale Flexibilität. Manche wählen tägliche Anwesenheit, andere kommen ein- bis zweimal pro Woche oder nur selten.
Mögliche Vorteile sind Mitarbeiterbindung, bessere Rekrutierung und gesteigerte Produktivität.
Hybrides Modell
Mitarbeitende sind verpflichtet, an einer bestimmten Anzahl von Tagen pro Woche ins Büro zu kommen. Dabei kann dennoch Flexibilität gewährt werden, z. B. hinsichtlich der Anzahl und Auswahl der Wochentage oder wie lange täglich gearbeitet wird.
Mögliche Vorteile sind eine stärkere fachübergreifende Zusammenarbeit und ein besseres Teamgefühl.
Vollzeit-Büropräsenz
Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, wieder vollständig ins Büro zurückzukehren, mit nur wenigen Ausnahmen. Ehrlich gesagt, wenn man sich die Forschung ansieht und mit echten Menschen spricht, bin ich mir nicht sicher, welche potenziellen Vorteile dies gegenüber einem hybriden Modell bietet – außer vielleicht einer stärkeren Kontrolle darüber, wie die Menschen ihre Zeit im Büro verbringen. Nett ausgedrückt könnte man sagen, es gehe darum, volle Transparenz darüber zu haben, was die Leute jederzeit tun (kein Umfeld, in dem diese Redaktion gerne arbeiten würde).
6 Tipps für eine erfolgreiche Rückkehr-zum-Büro-Strategie
Befolgen Sie diese Best Practices für die Rückkehr ins Büro (RTO), um die gewünschte Wirkung zu erzielen:
1. Kommunizieren Sie klar und transparent
Es sollte wenig Unklarheit bezüglich des Rückkehr-ins-Büro-Plans geben. Das bedeutet, detaillierte Informationen wie Zeitpläne, Abläufe und Erwartungen bereitzustellen.
Ebenso ist es wichtig, Transparenz über die Gründe für die Entscheidung zu zeigen. Wie Matt Erhard, Managing Partner bei Summit Search Group, hervorhebt: „Das Erste, was Sie tun sollten, bevor Sie beginnen, Ihre Rückkehr-ins-Büro-Richtlinie zu formulieren, ist, genau klarzustellen, warum Sie die Mitarbeitenden ins Büro zurückholen möchten.
Der Grund dafür ist zweifach. Erstens werden die Mitarbeitenden die Rückkehrpflicht eher verstehen und akzeptieren, wenn sie mit klaren Gründen begründet wird – und, daran anknüpfend, wenn Sie diese Gründe sowie das 'Warum' hinter Ihrer Entscheidung transparent mit ihnen teilen.
Der zweite Grund ist, dass es entscheidend ist, die Mitarbeitenden während dieser Umstellung zu binden und Ihre Richtlinie so zu gestalten, dass diese erklärten Ziele nicht nur erreicht, sondern zum zentralen Fokus der Veränderungen werden.
Sagen Sie zum Beispiel, Sie bringen die Menschen zurück ins Büro, damit sie besser zusammenarbeiten können, sollte Ihr Rückkehr-ins-Büro-Plan sicherstellen, dass Teammitglieder, die an denselben Projekten arbeiten, gleichzeitig im Büro sind.
Wenn Sie nicht zeigen können, wie die Anwesenheit im Büro zur Erreichung Ihrer Ziele beiträgt, wirkt Ihre Begründung auf die Mitarbeitenden wie eine leere, unehrliche Ausrede, und Sie laufen Gefahr, dadurch Teammitglieder zu verlieren.“
Ein weiterer Tipp ist, den Mitarbeitenden ausreichend Zeit zu geben, sich an die neuen Anforderungen anzupassen – zum Beispiel, wenn sie private Arrangements wie Kinderbetreuung oder Transport organisieren müssen. Amazon hat zum Beispiel den Beschäftigten mindestens volle 3 Monate gegeben, um sich auf die vollständige Rückkehr vorzubereiten.
2. Fördern Sie offenen Dialog und Feedback
Schaffen Sie Kanäle zum Zuhören der Mitarbeitenden wie Mitarbeitenden-Umfragesoftware, damit Beschäftigte ihre Anliegen oder Präferenzen in Bezug auf die Rückkehr ins Büro äußern können.
So hat zum Beispiel American Express stark auf Mitarbeitendenumfragen gesetzt, um das hybride Amex Flex-Programm zu gestalten und weiterzuentwickeln.
3. Unterstützen Sie Übergang und Anpassung
Wie Gleb Turpinsky feststellte, haben manche Menschen vergessen, wie es ist, im Büro zu arbeiten – und manche junge Mitarbeitende haben es vielleicht noch nie erlebt!
Daher ist es sinnvoll, Ressourcen oder Schulungen bereitzustellen, um den Beschäftigten die erneute Eingewöhnung ins Büroumfeld zu erleichtern, wie zum Beispiel Workshops zu Zeitmanagement oder zur Wiederherstellung persönlicher Kommunikationsfähigkeiten, zur Konfliktlösung und Mitarbeitendenbeziehungen.
Wenn Sie Mitarbeitende aus dem Homeoffice eingestellt haben, sollten Sie ein spezielles Onboarding-Programm mithilfe von Onboarding-Software anbieten, um ihnen den Einstieg in die Unternehmenskultur und das Büroumfeld zu erleichtern.
Viele Organisationen bieten außerdem Zusatzleistungen wie Parkplätze oder Übernahme öffentlicher Verkehrskosten an, um die Kosten für den Arbeitsweg auszugleichen.
Zudem ermöglichen Office-Management-Systeme Unternehmen, sichere Arbeitsumgebungen zu gewährleisten und gleichzeitig die Rückkehr der Belegschaft vor Ort zu unterstützen.
4. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Führungskräfte müssen auch in Sachen Rückkehr ins Büro mit gutem Beispiel vorangehen. Das bedeutet, dass die Führungsetage ebenfalls im Büro präsent sein sollte und damit ein Vorbild für die Organisation setzt.
Wichtig ist außerdem, dass alle Führungskräfte und Manager in ihrer Kommunikation zur Rückkehr einheitlich auftreten und damit eine gemeinsame Linie vermitteln.
5. Berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse und Situationen
Unter Berücksichtigung möglicher rechtlicher Konsequenzen sollten Sie erkennen, dass einige Mitarbeitende berechtigte Gründe haben könnten, weiterhin aus dem Homeoffice zu arbeiten oder dies sogar zu benötigen (z. B. gesundheitliche Einschränkungen oder Pflegeverantwortung).
Passen Sie Ihren Ansatz an die Aufgaben und Verantwortlichkeiten verschiedener Teams oder Einzelpersonen an. Beispielsweise profitieren Rollen, die sowohl konzentriertes Arbeiten als auch Zusammenarbeit erfordern, von anhaltender Flexibilität.
Wie Gevorg Nazaryan, CTO und Mitbegründer von Docus, betont: „Wir haben festgestellt, dass die Anwesenheit im Büro nur für kritische und kollaborative Aktivitäten wie Produktdesign-Sprints notwendig ist, für sonst nichts. Im Übrigen werden digitale Tools verwendet, um mit dem globalen Team in Kontakt zu bleiben.“
6. Modernisieren Sie das Büro
Um Büroräume bestmöglich zu nutzen und eventuell Immobilienkosten zu sparen, setzen einige Organisationen auf Hotdesking oder Hoteling, um dies zu fördern.
Hierfür werden Hotdesking-Buchungssoftware oder Software für das Management von Büroräumen genutzt, um den Mitarbeitenden Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes im Büro zu ermöglichen.
Wie effektive ROT-Richtlinien erfordert eine wirkungsvolle Planung von Büroräumen den Fokus auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Organisation.
Beispielsweise nutzte das Architekturbüro HUB Mitarbeitenden-Feedback und Daten zur Büronutzung, um neue hybride Büros zu entwerfen, deren Arbeitsplatz-Mix optimal auf die eigenen Arbeitsprozesse abgestimmt ist.
Anmerkung der Redaktion
Ich sehe einige Vorteile in einem hybriden Modell, allerdings in einer sehr flexiblen Variante. Als jemand, der zu 90 % remote arbeitet, finde ich die gelegentliche persönliche Begegnung hilfreich, um Gespräche mit Kolleg:innen aus verschiedenen Teams zu führen, an anspruchsvollen Projekten zu arbeiten und Beziehungen aufzubauen. Aus Gesprächen mit Kolleg:innen weiß ich, dass es ihnen genauso geht.
Zudem trägt die Anwesenheit im Büro dazu bei, soziale Isolation zu vermeiden, Pausen einzulegen und eine Grenze zwischen Privat- und Berufsleben zu schaffen. Aus diesen Gründen kommen einige meiner Kolleg:innen, die ins Büro gehen können, fast täglich dorthin.
Persönlich finde ich einen kurzen Arbeitsweg, vorzugsweise 20–30 Minuten zu Fuß oder mit dem Fahrrad, sehr angenehm und hilfreich, um Arbeit und Privatleben zu trennen.
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