Das Geschäftsszenario für HR-Software: Ein 10-Schritte-Leitfaden
Das Verwalten von HR-Angelegenheiten mit Tabellenkalkulationen in einem wachsenden Unternehmen führt zu Ineffizienzen und Herausforderungen bei der Dokumentation, wodurch Aufgaben wie die Urlaubsverwaltung und schnelles Einstellen von neuen Mitarbeitenden erschwert werden.
Die Nutzung von intelligenter HR-Software kann eine einfachere Lösung sein, als Sie denken – gerade für kleine HR-Teams mit engem Budget. Dieser Artikel erklärt Ihnen, welche Schritte notwendig sind, um eine überzeugende Argumentation für die Anschaffung einer neuen HR-Software aufzubauen.
So erstellen Sie einen Business Case für HR-Software:
- Geschäftsanforderungen und Vision
- Schmerzpunkte identifizieren
- Aktuelle Prozessschritte
- Definition von Erfolgskriterien (ROI - Return on Investment)
- Erste Zustimmung und Freigabe einholen
- Anforderungen sammeln
- Anbieter kontaktieren
- Vorbereitung auf Einwände
- Business Case erstellen und Freigabe einholen
- Die passende Software auswählen
Schritt 1 - Geschäftsanforderungen und Vision
Die Geschäftsanforderungen sind die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen bei der effizienten Verwaltung der Personalressourcen konfrontiert ist. Die Vision beschreibt eher die langfristigen Ziele und die Richtung, in die sich das Unternehmen mit der erfolgreichen Einführung einer neuen HR-Software entwickeln möchte.
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Der erste Schritt ist es, die Vision für HR aufzuschreiben und sicherzustellen, dass sie mit der Unternehmensstrategie, der Ausrichtung und der Vision übereinstimmt.
Der Vorteil dabei ist, dass Sie dadurch die wichtigsten Stakeholder und Entscheidungsträger in Ihrem Führungsteam ins Boot holen. Listen Sie Ihre wesentlichen Anforderungen und die Begründung dafür auf, damit alle in Bezug auf die HR-Software-Anforderungen Ihrer Organisation auf dem gleichen Stand sind.
Bevor Sie in neue HR-Technologie investieren, definieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen – egal ob Talentgewinnung, Onboarding oder Führungskräfteentwicklung. Wenn Sie Ihre Ziele kennen, stellen Sie sicher, dass die Technologie zu Ihrer Strategie passt.
Richtung und Vision abstimmen
Hier ist ein Beispiel, wie Sie Ihre Geschäftsanforderungen mit dem Grund, warum Sie in ein neues HR-System investieren sollten, in Einklang bringen können.
| Geschäftsbedarf | Warum? |
|---|---|
| Wir benötigen bessere Tools, um unsere Personalstärke zu verfolgen. | Unser aktueller Prozess zur Personalzählung ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da wichtige Kennzahlen manuell berechnet werden. |
| Wir müssen unseren Rekrutierungsprozess optimieren, da wir dieses Jahr eine Steigerung von X Neueinstellungen planen. | Das Feedback der Bewerber war, dass unser Prozess langsam und unübersichtlich ist. Mit der Investition in ein neues Bewerbermanagementsystem (ATS) können wir die Überprüfung von Lebensläufen, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen und die Auswahl von Kandidaten um x % beschleunigen. |
| Die Nachverfolgung von Arbeitsverträgen erfolgt manuell | Mit den Zielen zum Personalwachstum benötigen wir eine automatisierte und integrierte Möglichkeit, die Unterschriften auf Verträgen zu verfolgen. |
| Mitarbeiterengagement steigern | Unser Engagement gibt Anlass zur Sorge und wir haben derzeit einen manuellen Prozess für Leistungsbeurteilungen und Umfragen, bei dem die Daten nicht leicht zugänglich und nutzbar sind. |
Werden Sie auch nicht Opfer von „Shiny-Object“-Syndromen oder treiben Sie neue Software nicht nur voran, weil sie mit spektakulären neuen Funktionen wirbt… zum Beispiel mit KI-gestützten Tools! Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Software, die Ihre spezifischen Anforderungen löst und Ihre Vision unterstützt, Ihre Ziele zu erreichen.
Jagen Sie keinen Trends hinterher, ohne die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen. Ob neues Tool, Richtlinie oder Vorteil: Richten Sie jede Initiative an Ihren Unternehmenszielen und den Prioritäten der Mitarbeitenden aus.
Schritt 2 – Schwachstellen identifizieren
Strategisches Talentmanagement unterstützt die Argumentation für den Business Case von HR-Software, indem technische Lösungen mit Entwicklungsproblemen der Belegschaft abgeglichen werden.
Schmerzpunkte (Pain Points) beziehen sich in diesem Zusammenhang auf spezifische Schwierigkeiten und Ineffizienzen, die ein Unternehmen in seinen aktuellen HR-Management-Prozessen erlebt – und die durch HR-Software angegangen und gelöst werden sollen. Listen Sie alle Ihre Schwachstellen auf und halten Sie sich dabei nicht zurück.
Beispiel einer Checkliste zur Identifikation von Schwachstellen
- Wie viele Tabellen müssen Sie aktualisieren, wenn Sie einen Mitarbeitenden hinzufügen oder ändern?
- Können Mitarbeitende ihre eigenen Informationen aktualisieren?
- Wie häufig stoßen Sie auf Eingabefehler in den Daten?
- Mit welchen Aufgaben verbringen Sie die meiste Zeit am Tag?
Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für Ihren Business Case zur Einführung neuer HR-Software.
Schritt 3 – Aktuelle Prozessschritte
Aktuelle Prozessschritte sind die Art und Weise, wie Sie die Dinge derzeit in Ihrer HR-Abteilung erledigen. Dazu gehören alle Ihre Kernaufgaben im Personalwesen, wie etwa das Verwalten von Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträgen, Recruiting und Onboarding. (Ich vermute, Sie nutzen dabei hauptsächlich Tabellenkalkulationen und E-Mails.)
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Prozesse, die einzelnen Schritte für jeden Prozess, die verantwortlichen Personen sowie die Zeit, die jeder Prozessschritt in Anspruch nimmt, aufzulisten.
Beispiel für eine vereinfachte Prozesskarte
| Hauptprozess | Teilprozess | Prozessschritte | Wer | Zeit |
|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiterakten | Neuen Mitarbeiter hinzufügen | Eine Tabelle öffnen und eine neue Zeile mit den Mitarbeiterinformationen hinzufügen. Sicherstellen, dass die Mitarbeiternummer aktualisiert wird. Mitarbeiter zu den Sozialleistungen hinzufügen und die Nachverfolgungstabelle für Sozialleistungen aktualisieren. Gehaltsabrechnungs-Tracker aktualisieren. Personalabteilung Gehaltsinformationen per E-Mail senden. Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnungsplattform registrieren usw. | HR | 30-45 Min. |
| Mitarbeiterakten | Adresse des Mitarbeiters aktualisieren | Tabelle #1 öffnen und aktualisieren. Gehaltsabrechnungs-Tracker öffnen und aktualisieren. Personalabteilung neue Adresse per E-Mail mitteilen. | HR | 15 Min. |
| Mitarbeiterakten | Urlaubssaldo des Mitarbeiters | Manager per E-Mail für deren Abgleich kontaktieren. Deren Notizen mit den HR-Notizen vergleichen. Zeiterfassungsanwendung öffnen und überprüfen. Saldo berechnen, ggf. anteilig. | HR und Manager | 15-45 Min. |
Profi-Tipp: Sie können die Prozessabbildung noch einen Schritt weiterführen und neben alle Prozessschritte ergänzen, ob der Schritt einen Wert für das Unternehmen bringt (VA - Wertschöpfend) oder keinen Wert bringt (NVA - Nicht wertschöpfend).
Schritt 4 – Erfolgskriterien festlegen (ROI – Return on Investment)
Das könnten eine höhere Mitarbeiterbindung, bessere Bindungsraten, eine schnellere Besetzung offener Stellen oder mehr Kapazitäten im HR-Team für Themen wie Mitarbeiterbindung, Schulungen und wertschöpfende Aktivitäten sein.
Wenn Sie durch Investitionen in HR-Software Zeit sparen könnten, wie würden Sie diese Zeit nutzen?
Entscheidungsträger sehen gerne die ROI-Zahlen. Bei HR-Software werden diese in der Regel durch Zeitersparnis gemessen, wodurch Sie den Einsparungen einen Geldwert zuordnen können.
Beispiel (mit vielen Annahmen; wir empfehlen, diese zu nennen):
Zur Orientierung: 52 Wochen pro Jahr * 8 Stunden pro Tag = 2.080 Stunden
2.080 Stunden * 60 Minuten pro Stunde = 124.800 Minuten pro Jahr
Gehalt = $80,000
Zeit pro Aufgabe = 15 Min.
Aufgaben pro Monat = 50
Gesamte Zeit pro Monat = 750 Min.
Gesamtkosten pro Monat = (124.800/$80.000 = $1,56 Gehalt pro Minute). $1,56 * 750 Min. pro Monat = $1.170 Arbeitskosten pro Monat.
Die obige Formel veranschaulicht die positiven Auswirkungen einer neuen HR-Lösung, die mit Automatisierung eine 15-minütige Aufgabe eliminiert, die Ihre HR-Fachkräfte häufig – bis zu 50 Mal pro Monat – erledigen.
Indem Sie diese Aufgabe automatisieren, würde Ihr Unternehmen $1.170 pro Monat an Arbeitskosten sparen. Das ist eine erhebliche Kosteneinsparung für Ihr Betriebsergebnis!
Schritt 5 – Erste Zustimmung und Freigabe einholen
Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Ergebnisse aus den obigen Schritten zu präsentieren und stellen Sie sicher, dass Sie das Einverständnis Ihrer HR-Leitung haben, um fortzufahren oder falls erforderlich den Prozess zu stoppen. Wenn Sie eine mündliche Zustimmung erhalten, machen Sie weiter!
Beispiele, wie Sie die erste Zustimmung erhalten
- Fallstudien: Präsentieren Sie Fallstudien von ähnlichen Organisationen, die erfolgreich HR-Software eingeführt haben, um greifbare Vorteile darzustellen.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Zeigen Sie eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse auf, bei der die Kosten für HR-Software den erwarteten Einsparungen und Effizienzsteigerungen durch die neue HR-Technologie gegenübergestellt werden.
- Demonstrationen: Organisieren Sie eine Demo der HR-Software, um deren Leistungsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit sowie den Vergleich mit Ihrem aktuellen System zu zeigen.
- Produktivitätsdaten: Zeigen Sie Statistiken über gesteigerte Produktivität und Zeitersparnis von Unternehmen, die eine ähnliche HR-Software nutzen.
Schritt 6 – Anforderungen sammeln
Ich weiß, dass dies nicht der spannendste Schritt ist, aber einer der wichtigsten. Bevor Sie Softwareanbieter kontaktieren, sollten Sie Ihre Anforderungen klar formulieren und das Feedback aller wichtigen Stakeholder einholen.
| Zentrale Anforderung | Wer | Warum |
|---|---|---|
| Eine einzige, verlässliche Quelle für Mitarbeiterdaten | CEO, COO, HR, Führungskraft, Mitarbeitende | Fehler vermeiden, Geschwindigkeit erhöhen und einfache Handhabung |
| Ziele werden verfolgt und sind für das Führungsteam einsehbar | Geschäftsleitung, Führungskraft, HR, Mitarbeitende | Alle Ziele sollten in einer Ansicht für das Führungsteam und die jeweiligen Teamleitungen zusammenlaufen. |
| Lebensläufe werden vom einstellenden Manager geprüft | HR, einstellende Führungskraft | Momentan kopiert HR Lebensläufe und fügt sie in einen gemeinsamen Ordner ein. Führungskräfte sollen automatisch benachrichtigt werden, sobald ein Lebenslauf eingeht, damit sie diesen schnell filtern und bewerten können. |
| Kompatibilität mit bereits genutzter Software | CTO, IT-Manager | Um die neue HR-Technologie optimal zu nutzen, muss sichergestellt sein, dass sie mit bestehender Software im Unternehmen kompatibel ist. |
Schritt 7 – Anbieter kontaktieren
Vergleichen Sie Angebote, fordern Sie einige Demos an und teilen Sie Ihre Anforderungen einer Auswahl von HR-Softwareanbietern mit, die zunächst einen guten Eindruck machen. So können die Anbieter gezielt zeigen, wie ihre Software Ihren Arbeitsalltag verbessert!
Falls die Plattform, für die Sie sich interessieren, nicht alle benötigten Funktionen bietet, fragen Sie nach, wie einfach sie sich mit anderen Anwendungen in Ihrem HR-Technologie-Stack integrieren lässt.
Sobald Sie mit den Anbietern in Kontakt stehen, sollten Sie genau verfolgen, wie deren Produktfunktionen mit Ihren individuellen Anforderungen übereinstimmen.
| Zentrale Anforderung | Kritisch (Ja/Nein) |
|---|---|
| Integrierte Verträge und Empfangsbestätigungen | Nein |
| Mitarbeitende können ihre eigenen Daten aktualisieren | Ja |
| Urlaub wird systemgestützt erfasst und von der Führungskraft genehmigt. HR behält den Überblick. | Ja |
Schritt 8 – Bereiten Sie sich auf Einwände vor
Bevor Sie Ihre finale Empfehlung abgeben, nehmen Sie sich Zeit, mögliche Einwände vorzubereiten – insbesondere in Bezug auf die Kosten. Finanzielle Bedenken sind oft das größte Hindernis beim Vorschlag neuer HR-Software, daher ist es wichtig, darauf mit klaren und überzeugenden Argumenten reagieren zu können.
Häufiger Einwand: „Das ist zu teuer.“
Erkennen Sie das Anliegen an und lenken Sie dann das Gespräch auf den Nutzen. Stellen Sie langfristige Einsparungen durch weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und geringeres Compliance-Risiko heraus. Vergleichen Sie – falls möglich – auch die Kosten mit versteckten Ausgaben des jetzigen Systems, etwa durch die Zeit, die benötigt wird, um Fehler zu beheben oder ineffiziente Zwischenlösungen zu managen.
Häufiger Einwand: „Können wir nicht einfach mit dem bestehenden System weitermachen?“
Erklären Sie die Risiken des Nichtstuns. Altsysteme führen häufig zu Ineffizienzen, schlechter Datenübersicht und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Heben Sie hervor, wie die neue Software Wachstum unterstützt, Prozesse verbessert und schnellere, bessere Geschäftsentscheidungen ermöglicht.
Häufiger Einwand: „Wie sieht die Rendite (ROI) aus?“
Kommen Sie vorbereitet mit Daten. Verwenden Sie Benchmarks, Fallstudien oder von Anbietern bereitgestellte ROI-Rechner, um Kosteneinsparungen, Zeitgewinne oder Produktivitätssteigerungen zu belegen. Argumentieren Sie so, wie es den Stakeholdern wichtig ist – in gesparten Kosten, verminderten Risiken oder gesicherter Ertragskraft.
Indem Sie Einwände direkt ansprechen, stärken Sie Ihre Argumentation und zeigen, dass Sie die Entscheidung umfassend durchdacht haben.
Schritt 9 – Erstellen Sie einen Business Case und holen Sie die Zustimmung ein
Mit all den oben gesammelten Informationen ist es nun an der Zeit, Ihren Business Case zu erstellen. Das muss kein zehnseitiges Dokument sein, oft reicht schon eine kurze Zusammenfassung (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen).
Entscheider suchen nach Antworten auf folgende Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Schmerzpunkte wird die Software lösen?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum sollten wir jetzt investieren?
- Wie sieht der ROI der Einführung dieser Software aus?
Vielleicht kennen Sie die Antworten auf die Kostenfragen noch nicht; jedoch werden Sie mit einer Genehmigung in diesem Stadium auf Erfolgskurs gebracht.
Eine klar strukturierte HR-Software-Ausschreibung (RFP) hilft Ihnen dabei, diese Informationen so zu präsentieren, dass Anbieter sie leicht verstehen und beantworten können.
Viele Unternehmen testen kostenlose HR-Systeme, um die Vorteile der HR-Automatisierung aufzuzeigen, bevor sie sich für kostenpflichtige Lösungen entscheiden.
Hier ist eine Vorlage für einen Business Case, die Sie für HR-Software nutzen können:
- Management-Zusammenfassung: Kurzer Überblick über den Vorschlag, zentrale Vorteile und Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problemstellung: Beschreibung des Ist-Zustandes und der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die angegangen werden.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich Kosten-Nutzen-Analyse (Nutzen Sie die Berechnung aus Schritt 4, um die potenziellen Softwarekosten mit den möglichen Einsparungen zu vergleichen).
- Implementierungsplan und Risikoabschätzung: Schritt-für-Schritt-Strategie zur Umsetzung, Zeitrahmen sowie eine Zusammenfassung möglicher Risiken mit entsprechenden Maßnahmen.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.
Ein überzeugender Business Case für HR-Software lässt sich leichter mit führenden HRIS-Zertifizierungen unterstreichen, um Ihre Fachkompetenz abzusichern.
Schritt 10 – Wählen Sie die beste Software aus
Herzlichen Glückwunsch! Sie sind so weit gekommen und haben die Genehmigung, mit Ihrem bevorzugten Anbieter fortzufahren.
Beachten Sie jedoch, die Zustimmung durch das Business-Case-Verfahren ist erst der Anfang. Als Nächstes geht es darum, die HR-Software auszuwählen, die am besten zu den Geschäftsanforderungen und Ihren Ressourcen bei Implementierung, Onboarding und Schulung passt.
Wenn Sie HR in einem kleinen Unternehmen verantworten, sind Ihre Ansprüche an die Software anders als die eines Unternehmens mit 2.000 Mitarbeitenden. Ihre Priorisierung sollte sowohl den aktuellen Bedarf als auch das zukünftige Wachstum widerspiegeln.
HR-Software macht HR effizienter
Die Automatisierung Ihrer HR-Prozesse sorgt für ein besseres Erlebnis bei Mitarbeitenden, Führungskräften und Bewerbenden. Die aufgewendete Zeit für die Erstellung eines detaillierten Business Case bringt folgende Vorteile mit sich:
- Definieren Sie wichtige Abläufe, die geändert oder verbessert werden müssen
- Erfassen Sie Feedback und Anforderungen von den relevanten Beteiligten
- Stellen Sie fest, welche Zeiten eingespart und für wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden können
- Zeigen Sie auf, wo eine Investition in Software Vorrang haben sollte. Vielleicht denken Sie, Sie benötigen eine Performance-Management-Plattform, aber in Wirklichkeit müssen Sie mit einem Personalmanagementsystem beginnen.
Unabhängig davon, wie detailliert oder umfangreich Sie vorgehen – das Erstellen eines soliden Business Case für HR-Software verbessert Ihr Unternehmen.
Meiner Erfahrung nach haben wir, als wir ein HRIS, ATS, Zielverfolgungs-Tools und Leistungsmanagement-Software (alle gleichzeitig) eingeführt haben, einen messbaren Anstieg der Mitarbeitendenzufriedenheit, eine Reduzierung des administrativen Aufwands und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten festgestellt.
Dies wiederum sorgt für ein besseres Mitarbeitererlebnis – sowohl für Ihre Angestellten als auch für Führungskräfte und HR-Profis.
Viel Erfolg auf Ihrer digitalen HR-Transformationsreise!
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