Die betriebswirtschaftliche Begründung für HR-Software: Ein 10-Schritte-Leitfaden
Das Management von HR mit Tabellenkalkulationen in einem wachsenden Unternehmen führt zu Ineffizienzen und Herausforderungen bei der Dokumentation, was Aufgaben wie die Urlaubsverfolgung und schnelles Einstellen von Mitarbeitenden erschwert.
Der Einsatz von smarter HR-Software kann eine einfachere Lösung sein, als Sie denken – besonders für kleine HR-Teams mit begrenztem Budget. Dieser Artikel erklärt die notwendigen Schritte, um eine überzeugende Argumentation für die Einführung neuer HR-Software zu entwickeln.
So erstellen Sie einen Business Case für HR-Software:
- Geschäftsbedürfnisse und Vision
- Schmerzpunkte identifizieren
- Aktuelle Prozessschritte
- Erfolgskriterien definieren (ROI – Return On Investment)
- Erste Zustimmung und Freigabe einholen
- Anforderungen sammeln
- Anbieter kontaktieren
- Vorbereitung auf Einwände
- Business Case erstellen und Freigabe erhalten
- Die beste Software auswählen
Schritt 1 – Geschäftsbedürfnisse und Vision
Die Geschäftsbedürfnisse sind die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, denen Ihr Unternehmen gegenübersteht, um das Personalmanagement effizient zu gestalten. Die Vision hingegen ist das langfristige Ziel und die Richtung, in die sich das Unternehmen mit der erfolgreichen Einführung einer neuen HR-Software entwickeln möchte.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Der erste Schritt besteht darin, die Vision für das Personalmanagement schriftlich festzuhalten und sicherzustellen, dass sie mit der Unternehmensstrategie, -richtung und Vision im Einklang steht.
Der Nutzen dabei ist, bei den wichtigsten Stakeholdern und Entscheidungstragenden im Führungsteam Akzeptanz zu schaffen. Listen Sie Ihre wichtigsten Bedürfnisse und die Begründungen dafür auf, um alle darauf auszurichten, welche Anforderungen an die HR-Software Ihre Organisation hat.
Bevor Sie in neue HR-Technologie investieren, definieren Sie Ihre Geschäftsbedürfnisse – egal ob Talentgewinnung, Onboarding oder Führungskräfteentwicklung. Wer Ihre Ziele kennt, stellt sicher, dass die Technologie zu Ihrer Strategie passt.
Richten Sie Ihre Richtung und Vision aus
Hier ein Beispiel, wie Sie Ihre Geschäftsbedürfnisse mit dem Grund für die Investition in ein neues HR-System in Einklang bringen können.
| Geschäftsbedarf | Warum? |
|---|---|
| Wir benötigen bessere Tools zur Nachverfolgung unseres Personalbestands. | Unser aktueller Prozess zur Personalbestandskontrolle ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da wichtige Kennzahlen manuell berechnet werden. |
| Wir müssen unseren Recruiting-Prozess optimieren, da wir in diesem Jahr mit einer Steigerung um X Neueinstellungen planen. | Das Feedback der Bewerber war, dass unser Prozess langsam und verwirrend ist. Durch die Investition in ein neues Bewerbermanagementsystem (ATS) können wir den Lebenslauf-Prüfungsprozess, die Interviewterminierung und die Bewerberauswahl um x% beschleunigen. |
| Nachverfolgung von Arbeitsverträgen erfolgt manuell | Mit den Wachstumszielen beim Personalbestand benötigen wir eine automatisierte und integrierte Möglichkeit, Unterschriften auf Verträgen zu verfolgen. |
| Mitarbeiterengagement steigern | Unser Engagement ist besorgniserregend und aktuell nutzen wir einen manuellen Prozess für Leistungsbeurteilungen und Umfragen, bei dem die Daten nicht leicht zugänglich oder nutzbar sind. |
Verfallen Sie nicht dem "Shiny-Object-Syndrom" und plädieren Sie nicht für neue Software nur, weil sie mit ausgefallenen neuen Funktionen wirbt ... wie etwa KI-gestützte Tools! Konzentrieren Sie sich lieber auf Software, die Ihre spezifischen Bedürfnisse löst und Ihre Vision zur Erreichung Ihrer Ziele unterstützt.
Verfolgen Sie nicht blind Trends, ohne Ihre individuellen Geschäftsbedürfnisse zu verstehen. Ob es ein neues Tool, eine Richtlinie oder ein Benefit ist – stimmen Sie jede Initiative auf Ihre Unternehmensziele und Mitarbeiterprioritäten ab.
Schritt 2 – Schwachstellen identifizieren
Strategisches Talentmanagement unterstützt das Business-Case-Argument für HR-Software, indem technologische Lösungen mit Schwachstellen in der Personalentwicklung abgeglichen werden.
Schwachstellen in diesem Zusammenhang sind die spezifischen Schwierigkeiten und Ineffizienzen, die ein Unternehmen in seinen aktuellen HR-Management-Prozessen erlebt und die HR-Software lösen und beseitigen soll. Listen Sie alle Ihre Schwachstellen auf und halten Sie sich nicht zurück.
Checkliste zur Identifikation von Schwachstellen – Beispiel
- Wie viele Tabellen müssen Sie aktualisieren, wenn Sie einen Mitarbeiter hinzufügen oder ändern?
- Können Mitarbeiter ihre eigenen Informationen aktualisieren?
- Wie häufig stoßen Sie auf Eingabefehler bei den Daten?
- Welche Aufgaben nehmen den Großteil Ihres Arbeitstags ein?
Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für Ihr Business-Case-Argument zum Erwerb neuer HR-Software.
Schritt 3 – Aktuelle Prozessschritte
Aktuelle Prozessschritte beschreiben, wie Sie Dinge derzeit in Ihrer HR-Abteilung erledigen. Dies sollte alle wichtigen HR-Aufgaben abdecken, zum Beispiel wie Sie Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträge, Einstellungen und Onboarding handhaben. (Ich schätze, Sie verwenden hauptsächlich Tabellen und E-Mails.)
Beginnen Sie damit, die Hauptprozesse, die einzelnen Schritte pro Prozess, die jeweils Verantwortlichen und den Zeitaufwand für jeden Prozess aufzulisten.
Beispiel für einen vereinfachten Prozessablauf
| Hauptprozess | Teilprozess | Prozessschritte | Wer | Zeit |
|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiterakten | Neuen Mitarbeiter hinzufügen | Eine Tabelle öffnen und eine neue Zeile mit den Mitarbeiterinformationen hinzufügen. Darauf achten, dass die Mitarbeiternummer aktualisiert wird. Mitarbeiter zu den Sozialleistungen hinzufügen und die Nachverfolgungstabelle für Sozialleistungen aktualisieren. Lohnabrechnungstracker aktualisieren. Lohnbuchhaltung per E-Mail über Mitarbeiterinformationen informieren. Mitarbeiter im Lohnabrechnungsportal anmelden usw. | HR | 30–45 Min. |
| Mitarbeiterakten | Adresse von Mitarbeitern aktualisieren | Tabelle #1 öffnen und aktualisieren. Lohnabrechnungstracker öffnen und aktualisieren. Lohnbuchhaltung über neue Adresse per E-Mail informieren. | HR | 15 Min. |
| Mitarbeiterakten | Urlaubsstand der Mitarbeiter | Manager per E-Mail für deren Abgleich kontaktieren. Deren Notizen mit den HR-Notizen abgleichen. Zeitmanagementanwendung öffnen und überprüfen. Urlaubsstand inkl. etwaiger anteiliger Berechnung kalkulieren (falls erforderlich). | HR und Manager | 15–45 Min. |
Profitipp: Sie können die Prozessabbildung noch weiterentwickeln und bei allen Prozessschritten ergänzen, ob der Schritt für das Unternehmen einen Mehrwert bringt (VA – Value Add) oder keinen Mehrwert bietet (NVA – Non-Value Add).
Schritt 4 – Erfolgsmessung definieren (ROI – Return on Investment)
Dies könnte eine höhere Mitarbeiterbindung, bessere Bindungsraten, schnellere Besetzung offener Stellen oder mehr Zeit im HR-Team sein, zum Beispiel für Beziehungspflege, Schulungen und wertschöpfende Tätigkeiten.
Wenn Sie durch Investition in HR-Software Zeit einsparen könnten, wie würden Sie diese Zeit nutzen?
Entscheidungsträger möchten gerne die ROI-Zahlen sehen. Beim Einsatz von HR-Software wird dies typischerweise durch Zeiteinsparungen gemessen – so lässt sich schnell ein geldwerter Vorteil berechnen.
Beispiel (es werden viele Annahmen getroffen; machen Sie diese für Ihre Situation ebenso transparent):
Zur Orientierung: 52 Wochen pro Jahr * 8 Stunden pro Tag = 2.080 Stunden
2.080 Stunden * 60 Minuten pro Stunde = 124.800 Minuten pro Jahr
Gehalt = $80.000
Zeit pro Aufgabe = 15 Min.
Aufgaben pro Monat = 50
Gesamte Zeit pro Monat = 750 Min.
Gesamtkosten pro Monat = (124.800/$80.000 = $1,56 Gehalt pro Minute). $1,56 * 750 Min. pro Monat = $1.170 monatliche Personalkosten.
Die obige Formel zeigt anschaulich, wie positiv sich die Einführung einer neuen HR-Lösung mit Automatisierung auswirkt, wenn damit ein häufig wiederkehrender 15-minütiger Prozess entfällt – zum Beispiel 50-mal pro Monat.
Indem Sie diese Aufgabe automatisieren, spart Ihr Unternehmen $1.170 monatlich an Personalkosten ein. Das ist eine deutliche Einsparung für Ihr Unternehmen!
Schritt 5 – Erste Zustimmung und Freigabe einholen
Nutzen Sie diese Phase, um die Ergebnisse der bisherigen Schritte zu präsentieren, und stellen Sie sicher, dass Sie das Commitment Ihrer HR-Leitung haben, um weiterzumachen – oder falls nötig das Vorhaben zu stoppen. Haben Sie eine mündliche Zustimmung, machen Sie weiter!
Beispiele, wie Sie eine erste Zustimmung erhalten
- Fallstudien: Stellen Sie Fallstudien ähnlicher Organisationen vor, die HR-Software erfolgreich eingeführt haben und von den Vorteilen profitierten.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Präsentieren Sie eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse, die die HR-Softwarekosten den Einsparungen und Effizienzsteigerungen durch die neue Technologie gegenüberstellt.
- Vorführungen: Organisieren Sie eine Demo der HR-Software, um die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Unterschiede zum aktuellen System zu zeigen.
- Produktivitätsstatistiken: Präsentieren Sie Statistiken zu gesteigerter Produktivität und Zeitersparnis von Unternehmen, die ähnliche HR-Software bereits einsetzen.
Schritt 6 – Anforderungen sammeln
Ich weiß, das ist nicht der spannendste Schritt, aber einer der wichtigsten. Bevor Sie mit Softwareanbietern Kontakt aufnehmen, klären Sie Ihre Anforderungen und holen Sie das Feedback aller wichtigen Stakeholder ein.
| Schlüsselanforderung | Wer | Warum |
|---|---|---|
| Eine einzige Quelle wahrer Mitarbeiterdaten | CEO, COO, HR, Manager, Mitarbeiter | Fehler vermeiden, Geschwindigkeit erhöhen und Benutzerfreundlichkeit verbessern |
| Ziele werden verfolgt und sind für das Führungsteam sichtbar | Geschäftsleitung, Manager, HR, Mitarbeiter | Alle Ziele müssen in einer Übersicht für das Führungsteam und für den Teamleiter dargestellt werden. |
| Lebensläufe werden vom einstellenden Manager eingesehen | HR, einstellender Manager | Aktuell kopiert HR Lebensläufe und fügt sie in einen Ordner auf dem gemeinsamen Laufwerk ein. Manager müssen automatisch benachrichtigt werden, wenn ein Lebenslauf eingeht, damit sie schnell filtern können, ob er weiter beachtet wird oder nicht. |
| Kompatibilität mit bereits verwendeter Software | CTO, IT-Manager | Um das Maximum aus Ihrer neuen HR-Technologie herauszuholen, sollten Sie sicherstellen, dass sie mit anderer, bereits in Ihrem Unternehmen genutzter Software kompatibel ist. |
Schritt 7 – Anbieter kontaktieren
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter, fordern Sie einige Demos an und teilen Sie Ihre Anforderungen mit einer Auswahl an HR-Software-Anbietern, die auf den ersten Blick gut passen könnten. So können sie Ihnen zeigen, wie ihre Software Ihnen das Leben erleichtert!
Falls die Plattform, die Sie interessiert, nicht alle gewünschten Funktionen bietet, fragen Sie, wie einfach sie sich mit anderen Anwendungen in Ihrem HR-Technologie-Stack integrieren lässt.
Nachdem Sie mit Anbietern in Kontakt getreten sind, sollten Sie die Fähigkeiten deren Produkte konsequent mit Ihren individuellen Anforderungen abgleichen.
| Schlüsselanforderung | Kritisch (Ja/Nein) |
|---|---|
| Integrierte Verträge und Unterschriftserfassung | Nein |
| Mitarbeiter können ihre eigenen Daten aktualisieren | Ja |
| Urlaub wird über ein System erfasst und vom Manager genehmigt. HR hat Einblick. | Ja |
Schritt 8 – Bereiten Sie sich auf Einwände vor
Bevor Sie Ihre endgültige Empfehlung abgeben, nehmen Sie sich Zeit, um sich auf mögliche Einwände vorzubereiten – insbesondere in Bezug auf die Kosten. Finanzielle Bedenken sind oft das größte Hindernis beim Vorschlagen neuer HR-Software. Deshalb ist es wichtig, mit klaren und überzeugenden Antworten vorbereitet zu sein.
Häufiger Einwand: „Das ist zu teuer.“
Erkennen Sie das Anliegen an und lenken Sie dann das Gespräch auf den Nutzen. Heben Sie die langfristigen Einsparungen hervor, die durch die Reduzierung manueller Prozesse, weniger Fehler und geringeres Compliance-Risiko möglich werden. Zeigen Sie, wenn möglich, wie die Kosten im Vergleich zu versteckten Ausgaben des aktuellen Systems stehen – beispielsweise Zeitaufwand zur Fehlerbehebung oder umständliche Notlösungen.
Häufiger Einwand: „Können wir nicht einfach weitermachen wie bisher?“
Erklären Sie die Risiken des Nichtstuns. Altsysteme führen oft zu Ineffizienzen, geringer Datenübersicht und höherer administrativer Belastung. Betonen Sie, wie die neue Software Wachstum unterstützt, Prozesse vereinfacht und das Unternehmen schnellere sowie bessere Entscheidungen treffen lässt.
Häufiger Einwand: „Was ist der ROI?“
Kommen Sie vorbereitet mit Daten. Nutzen Sie Benchmarks, Fallstudien oder vom Anbieter bereitgestellte ROI-Rechner, um Kosteneinsparungen, Zeitersparnisse oder Produktivitätszuwächse zu belegen. Formulieren Sie alles möglichst in Begriffen, die Ihre Interessengruppen bewegen – eingesparte Gelder, verringerte Risiken oder geschützte Umsätze.
Indem Sie Einwände direkt ansprechen, stärken Sie Ihr Argument und zeigen, dass Sie die Entscheidung von allen Seiten durchdacht haben.
Schritt 9 – Erstellen Sie ein Business Case und holen Sie die Freigabe ein
Mit sämtlichen gesammelten Daten ist es nun an der Zeit, Ihren Business Case zusammenzustellen. Das muss kein zehnseitiges Dokument sein – schon ein einseitiges Memo reicht aus (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen?).
Entscheidungsträger suchen nach Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Schmerzpunkte wird die Software lösen?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum sollten wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI bei der Einführung dieser Software?
Vielleicht kennen Sie die Antworten auf die Kostenfragen noch nicht; dennoch werden Sie durch die Einholung der Zustimmung in dieser Phase den Grundstein für Ihren Erfolg legen.
Eine gut strukturierte Ausschreibung für HR-Software hilft Ihnen, diese Informationen in einem Format darzustellen, das Anbieter leicht verstehen und beantworten können.
Viele Unternehmen testen kostenlose HR-Systeme, um die Vorteile der HR-Automatisierung aufzuzeigen, bevor sie sich für kostenpflichtige Lösungen entscheiden.
Hier ist eine Vorlage für einen Business Case, die Sie für HR-Software verwenden können:
- Zusammenfassung: Kurze Übersicht über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile und Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problemstellung: Beschreibung des aktuellen Zustands sowie spezifischer Herausforderungen oder Probleme, die adressiert werden sollen.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse (verwenden Sie die Berechnung aus Schritt 4, um sie mit den potenziellen Softwarekosten zu vergleichen und Einsparungen aufzulisten).
- Implementierungsplan und Risikoanalyse: Schritt-für-Schritt-Strategie zur Umsetzung, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Gegenmaßnahmen.
- Fazit und Empfehlungen: Eine kurze Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Empfehlungen für die Entscheidungsträger.
Ein überzeugender Business Case für HR-Software lässt sich einfacher erstellen, wenn Sie auf erstklassige HRIS-Zertifizierungen zurückgreifen können, um Ihre Expertise zu untermauern.
Schritt 10 - Wählen Sie die passende Software aus
Glückwunsch! Sie sind bis hierhin gekommen und haben die Genehmigung, mit Ihrem favorisierten Anbieter fortzufahren.
Denken Sie jedoch daran, dass die Bewilligung durch den Business-Case-Prozess noch längst nicht alles ist. Als nächstes steht die Auswahl der HR-Software an, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen und Ihren Möglichkeiten bei Implementierung, Onboarding und Schulung passt.
Wenn Sie HR in einem kleinen Unternehmen verantworten, stellen Sie andere Anforderungen an die Software als ein Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern. Ihre Prioritäten sollten zu Ihren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen passen, die Ihr Wachstum unterstützen.
HR-Software macht die Personalarbeit effizienter
Die Automatisierung Ihrer HR-Prozesse verbessert die Erfahrung für Mitarbeitende, Führungskräfte und Bewerber. Der Aufwand für die Erstellung eines detaillierten Business Case zahlt sich durch folgende Vorteile aus:
- Schlüsselprozesse benennen, die verändert oder verbessert werden müssen
- Rückmeldungen und Anforderungen von den richtigen Personen erfassen
- Ermitteln, welche Zeit eingespart und für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden kann
- Aufzeigen, wo Investitionen in Software Vorrang haben sollten. Vielleicht denken Sie, Sie brauchen eine Plattform für Leistungsmanagement, tatsächlich benötigen Sie aber zuerst ein Personalmanagementsystem.
Unabhängig davon, wie tiefgehend oder detailliert Sie vorgehen: Ein fundierter Business Case für HR-Software wird Ihr Unternehmen verbessern.
Aus meiner Erfahrung haben wir, als wir ein HRIS, ein Bewerbermanagementsystem, Zielverfolgungs- und Leistungsmanagement-Software (alle gleichzeitig) eingeführt haben, einen messbaren Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit, eine Verringerung des Verwaltungsaufwands und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten festgestellt.
Dies wiederum sorgt für ein besseres Mitarbeitererlebnis – sowohl für Ihre Mitarbeitenden als auch für Führungskräfte und HR-Profis.
Viel Erfolg bei Ihrer HR-Digitalisierung!
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade dabei sind zu recherchieren, wie Sie einen Business Case für HR-Software erstellen können, verbinden Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater, um kostenlose Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen geklärt werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software, die Sie prüfen können. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich Preisverhandlungen.