Was genau ist Ethik- und Compliance-Software?
Ethik und Branchenkonformität sind notwendig, um ein Unternehmen reibungslos zu betreiben. Unternehmen wie Facebook und Apple haben die Folgen von Nichteinhaltung aus erster Hand erfahren.
Es geht nicht nur um Geldstrafen, sondern auch um die Störung und den Imageschaden, die Sie treffen können.
Wenn Unternehmen Compliance zur Priorität machen, verbessert sich die Arbeitsmoral, das Fehlverhalten nimmt ab (ebenso die möglichen rechtlichen Konsequenzen) und der Ruf des Unternehmens steigt sowohl in der Branche als auch in der Gemeinschaft.
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Natürlich entsteht eine ethische und regelkonforme Unternehmenskultur nicht über Nacht. Unternehmen müssen in Compliance investieren, indem sie umfassende Schulungen anbieten und Einstellungsrichtlinien zur Compliance am Arbeitsplatz durchsetzen.
Darüber hinaus müssen Ihr Programm, Ihre Richtlinien und Ihre Maßnahmen tatsächlich wirksam bei der Förderung des richtigen Verhaltens im gesamten Unternehmen sein.
Das kann für große wie kleine Organisationen eine Herausforderung darstellen – weshalb viele Compliance-Software nutzen, um die Effizienz zu steigern und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
In diesem Artikel behandeln wir:
- Was ist Ethik- und Compliance-Software?
- Wie kann Ethik- und Compliance-Software Ihrem Unternehmen helfen?
Als Leiter eines Teams, das Compliance-Software anbietet und damit über 6 Millionen Mitarbeitende abdeckt, möchte ich Ihnen helfen zu verstehen, wie diese Technologie funktioniert und welchen Nutzen sie für Ihr Unternehmen bringen kann.
Was ist Compliance-Software?
Compliance ist das Einhalten von Regeln und Vorschriften.
Organisationen aller Branchen stehen auf nationaler und internationaler Ebene einer zunehmenden Compliance-Belastung gegenüber. Das erfordert für Unternehmen ein robustes Compliance-Programm, das alle Compliance-Anforderungen berücksichtigt – und genau hier ist Compliance-Software hilfreich.
Compliance-Software ist ein digitales System, das die Einhaltung rechtlicher und beruflicher Standards eines Unternehmens zentralisiert und rationalisiert. Dieses System besteht meist aus Mitarbeiterschulungs-Tools, Software zur Vorfallmeldung (inklusive einer anonymen Hinweisgeber-Hotline) sowie Datenerfassungen, mit denen Führungskräfte den Fortschritt und die Wirksamkeit ihrer Compliance-Richtlinien überwachen können.
Mit Compliance-Software kann das obere Management sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden sämtliche beruflichen Standards und Vorschriften befolgen. Durch Verfolgung von Mitarbeiterschulungen und schnelle Meldemöglichkeiten für Vorfälle kann eine Organisation die Wirksamkeit ihrer Compliance bewerten – und die Nutzung einer zentralen Software ist der einfachste Weg, um diesen wichtigen Datenüberblick zu behalten.
Zentrale Bestandteile von Compliance-Management-Software
Unternehmens-Compliance ist besonders wichtig, aber wie jeder Compliance-Beauftragte bestätigen wird, auch äußerst komplex.
Es gibt viele Punkte zu berücksichtigen – vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis zur Überwachung und Anpassung von Richtlinien an neue Branchenanforderungen. Ein Compliance-Management-System vereint alles, was eine Organisation benötigt, an einem benutzerfreundlichen Ort und erleichtert so die Einhaltung von Vorschriften.
Typische Funktionen von Compliance-Software sind:
- Schulungsmodule: Kurze Videos, Trainingsskripte und andere Werkzeuge zur Unterstützung der Mitarbeiterschulung.
- Aufgabenmanagement: Optimierte Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden bei ihren täglichen Aktivitäten die Branchenvorschriften einhalten.
- Berichts-Funktionen: Systeme, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Fälle von Fehlverhalten, Nichteinhaltung oder anderen Verstößen anonym zu melden.
- Vorfallmanagement: Ein Workflow, der sicherstellt, dass alle gemeldeten Vorfälle gründlich untersucht werden und Compliance-Manager angemessene Maßnahmen ergreifen, um jedes Problem zu lösen.
- Benachrichtigungen und Alarme: Software, die sowohl Mitarbeitende als auch das Management informiert, wenn das Unternehmen nicht vollständig im Einklang mit den Vorgaben ist (z.B. wenn ein Vorfall gemeldet wurde, wenn eine Mitarbeiterschulung nicht abgeschlossen ist usw.)
- Datenübersicht: Regelmäßige Datenberichte, die zeigen, wo das Unternehmen in Sachen Compliance erfolgreich ist und wo Verbesserungsbedarf besteht.
- Risikomanagement: Ermitteln Sie Ihr Risikoniveau und beheben Sie Schwachstellen in Ihrer Sicherheit mit Risikomanagement, um Compliance-Risiken zu minimieren.
- Audit-Management: Planen und überwachen Sie Audits, um sicherzustellen, dass Systemüberprüfungen immer gemäß den Vorschriften durchgeführt werden.
- Drittanbieter-Integration: Integrieren Sie das Compliance Management Tool mit Ihrem HRMS, CRM und anderen Tools oder Apps, sodass Sie manuelle Aufgaben minimieren und sich auf strategische Aspekte wie Richtlinienmanagement, Nachbesserungen oder Veränderungsmanagement konzentrieren können.
Es ist wichtig, verschiedene HR-Compliance-Software zu prüfen, um diejenige zu finden, die am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt.
Vorteile von Compliance-Software für das Personalwesen
Die Personalabteilung Ihres Unternehmens ist zweifellos eine vielbeschäftigte Gruppe, Compliance ist komplex und es ist leicht, regulatorische Veränderungen zu übersehen.
Durch Automatisierung übernimmt die Software die Einhaltung im Hintergrund und alarmiert HR nur dann, wenn es ein Problem zu berichten oder Daten zu prüfen gibt.
Das Bild oben zeigt beispielsweise die Daten von Vorfallmeldungen im gesamten Unternehmen. Es ist ersichtlich, wie schwerwiegend ein Vorfall war, wo dieser stattgefunden hat und ob die Meldung anonym erfolgte.
Das Personalwesen kann diese Daten nutzen, um zu bestimmen, bei welchen Compliance-Elementen das Personal Nachholbedarf hat, welche Regionen mit Fehlverhalten am meisten zu kämpfen haben und wie Ihre Organisation ethischer und regelkonformer werden kann.
Ihr Unternehmen kann so stets die Übersicht über Compliance-Richtlinien und -Prozesse behalten, ohne Ihre Mitarbeitenden zu überlasten!
Es unterstützt Sie bei der Durchführung von Compliance-Schulungen
Schulung ist die erste Verteidigungslinie gegen Nichteinhaltung. Wenn Ihr Personal gründlich und effektiv geschult ist, erinnert es sich eher an die geforderten Standards und Vorschriften der Branche. Allerdings ist es oft schwierig, das Gelernte auch tatsächlich zu behalten – und hier setzt Compliance-Software an.
Compliance-Management-Software enthält viele Tricks, um Ihr Personal aktiv einzubinden und so die Schulung angenehmer und einprägsamer zu gestalten. Unsere Software beispielsweise bietet kurze Videos, Spiele für das Training und weitere originelle Methoden, damit das Wissen wirklich hängen bleibt. Diese Bausteine sind außerdem anpassbar, um die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation zu erfüllen.
Darüber hinaus bieten die meisten Compliance-Softwarelösungen die Möglichkeit, den Fortschritt der Mitarbeitenden während des Trainings zu verfolgen. Das HR erhält Datenberichte über den individuellen Fortschritt und einen Abschlussbericht nach abgeschlossener Compliance-Schulung.
Mit dieser Software kann ein Vorgesetzter Mitarbeitende dazu anregen, das Training selbstständig zu absolvieren (z.B. durch Videos schauen oder Quizlösungen), wodurch Zeit beim Management gespart und den Mitarbeitenden ermöglicht wird, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.
Es hilft Ihnen bei der Überwachung von Fehlverhalten
Dies ist möglicherweise der wichtigste Aspekt von Compliance-Software. Ein Unternehmen kann keine ethische oder regelkonforme Unternehmenskultur haben, wenn kein System zur Meldung von Fehlverhalten existiert. Mitarbeitende brauchen eine sichere und einfache Möglichkeit, Verstöße zu melden – und Compliance-Software ist genau darauf ausgerichtet.
Wie Sie im obigen Bild sehen können, können Mitarbeitende Verstöße oder Bedenken anonym über Online-Formulare melden, die im Programm enthalten sind. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, auf Fehlverhalten hinzuweisen, ohne das Risiko ungerechter Konsequenzen durch Kolleg:innen oder Vorgesetzte einzugehen.
Zudem ermöglichen viele Compliance-Softwarelösungen der Personalabteilung, eine Meldekette einzurichten – wie im folgenden Bild gezeigt. Dieser Ablauf benachrichtigt bei einer Mitarbeitendenuntersuchung automatisch bestimmte Personen, um sicherzustellen, dass alle ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und das Unternehmen Fehlverhalten angemessen behandelt.
Vereinfachte Entscheidungsfindung
Eine Compliance-Software bündelt alle benötigten Compliance-Informationen auf einem Dashboard. Die Geschäftsleitung kann alle compliance-relevanten Anforderungen prüfen und Vorfälle überwachen, ohne umständlich nach Daten suchen zu müssen. Die Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit beschleunigt die Entscheidungsfindung und stellt regulatorische Konformität sicher.
Reduzierung von Compliance-Risiken
Einige Branchen sind stark reguliert. Zum Beispiel müssen Unternehmen im Gesundheitswesen HIPAA-Bestimmungen erfüllen und regulatorische Änderungen stets im Blick behalten, um Strafen zu vermeiden.
Ebenso gibt es weitere Vorschriften, branchenspezifische oder allgemeine, wie ISO, OSHA oder den Sarbanes-Oxley, mit denen Unternehmen konform gehen müssen.
Gerade für Unternehmen, die in stark regulierten Umfeldern tätig sind, ist die Einhaltung von Vorschriften eine große Herausforderung. Eine Compliance-Software sorgt dafür, dass Sie alle relevanten Standards und gesetzlichen Anforderungen erfüllen und so Ihr Compliance-Risiko reduzieren.
Entlastung von Ressourcen
Compliance ist ressourcenintensiv. Periodische Risikoanalysen und fortlaufende Überwachung der Einhaltung sind kostenintensiv, aber notwendig. Man kann sie nicht vernachlässigen – doch mit Software automatisieren. Die Automatisierung Ihrer Compliance-Prozesse mit der passenden Software spart Arbeitsstunden und verbessert die Ressourcennutzung.
Steigerung der Glaubwürdigkeit
Investitionen in Sicherheit und Compliance verleihen Ihnen Glaubwürdigkeit. Kund:innen bevorzugen Anbieter, denen sie vertrauen können. Höchste Datensicherheit macht Ihr Unternehmen vertrauenswürdig und erhöht die Chance, im Vergleich zu weniger fortschrittlichen Mitbewerbenden ausgewählt zu werden.
Einhaltung des FLSA
Das U.S. Department of Labour (DoL) veröffentlichte am 24. August 2020 ein Field Assistance Bulletin (FAB Nr. 2020-5), um Arbeitgeber zum Thema Einhaltung des Fair Labor Standards Act (FLSA) bei mobiler Arbeit zu beraten.
Nach dem FLSA müssen Arbeitgebende Mitarbeitende nicht nur für die geplanten Stunden, sondern auch für Überstunden entlohnen. Das FLSA ermöglicht es Arbeitgebern zudem sicherzustellen, dass während bezahlter Arbeitszeit keine unerwünschten Aufgaben wie private Erledigungen ausgeführt werden.
Die Nichteinhaltung des FLSA ist mit hohen Geldstrafen verbunden. Die Personalabteilung muss die spezifischen Vorgaben des FLSA beachten. Fehler können teuer werden – oft teurer als die Kosten einer Compliance-Lösung, die sicherstellt, dass Sie stets FLSA-konform bleiben.
Eine ethische und rechtstreue Unternehmenskultur kann auch ein Audit zur Lohngleichheit umfassen, also den Einsatz von Lohngleichheit-Lösungen zur Analyse von Vergütungsdaten, Aufdeckung von Ungleichheiten und Förderung fairer, transparenter Vergütungspraktiken.
I-9 Compliance
Unternehmen sind verpflichtet, neue Mitarbeitende das I-9-Formular ausfüllen zu lassen – am ersten Arbeitstag oder früher. Wer die Vorschrift nicht erfüllt und Besuch von Immigration and Customs Enforcement (ICE) bekommt, riskiert ernsthafte Probleme.
Bei Nichteinhaltung durch HR-Teams und Arbeitgebende droht dem Unternehmen ein zivilrechtliches Bußgeld, dessen Höhe unter anderem von Unternehmensgröße, Schweregrad und eventuellen Wiederholungen abhängt.
Ein Compliance-Tool kann Sie daran erinnern, I-9-Formulare rechtzeitig auszufüllen, aufzubewahren und Ihre I-9-Aktivitäten zu verfolgen, sodass Sie stets informiert sind. Eine SaaS-basierte Compliance-Lösung bietet gegebenenfalls Integrationen, mit denen Sie Papierformulare in digitale Dokumente umwandeln und archivieren können.
Ihre Lösung könnte zudem eine E-Verify-Integration bieten, um schnell zu prüfen, ob Ihre Mitarbeitenden zur Arbeit in den USA berechtigt sind.
Entscheiden Sie sich für Compliance-Software – sorgen Sie für einen sicheren Arbeitsplatz
Wie Sie sehen, kann eine Compliance-Software die monumentale und wichtige Aufgabe des Compliance-Managements erheblich erleichtern.
Mit nur einer Softwarelösung machen Sie Ihr Unternehmen zu einem ethischeren Arbeitsplatz – und alle Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen danken.
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