Internationale Mitarbeitende einstellen: Umfassender Leitfaden 2026
Internationale Mitarbeitende einzustellen bedeutet, Ihr Team um Talente aus dem Ausland zu erweitern. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie Sie grenzüberschreitend einstellen, internationale Gesetze einhalten und häufige Stolperfallen vermeiden – damit Sie selbstbewusst auf globale Talente zugreifen können, ohne die üblichen Kopfschmerzen.
Internationale Mitarbeitende einstellen: Die Möglichkeiten
Ein US-Unternehmen, das Optionen für die Rekrutierung im Ausland prüft, muss die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze sicherstellen, um den Prozess reibungslos zu gestalten. Abhängig von Ihren Bedürfnissen haben Sie mehrere Möglichkeiten, internationale Mitarbeitende einzustellen, mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden.
In diesem Abschnitt besprechen wir die beliebtesten Optionen im Detail, inklusive der Vor- und Nachteile jeder Variante.
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Gründung einer eigenen Rechtseinheit
Die Gründung einer ausländischen Rechtseinheit zur Einstellung internationaler Mitarbeitender ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Talente direkt in einem anderen Land einzustellen.
Dieser Prozess beinhaltet die Schaffung einer rechtlichen Präsenz im Ausland, was von Vorteil sein kann, wenn Sie eine langfristige Präsenz auf diesem Markt planen.
Wesentliche Schritte zur Gründung einer ausländischen Rechtseinheit
- Recherche und Planung: Informieren Sie sich über die rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Anforderungen des Landes, in dem Sie die Rechtseinheit gründen möchten. Dazu gehören die Unternehmensregistrierung, steuerliche Pflichten und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze.
- Gründung der Rechtseinheit: Wählen Sie die Art der Rechtseinheit, die zu Ihrem Unternehmen passt (z. B. Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, Repräsentanz). Sie müssen Ihr Unternehmen bei den örtlichen Behörden registrieren, erforderliche Genehmigungen einholen und eventuell vorgeschriebenes Startkapital bereitstellen.
- Bank- und Finanzwesen: Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto, um Gehaltszahlungen und andere Finanztransaktionen abzuwickeln. Stellen Sie sicher, dass Sie die lokalen Finanzvorschriften und Meldepflichten einhalten.
- Einstellung lokaler Mitarbeitender: Stellen Sie direkt Mitarbeitende aus dem jeweiligen Land ein und achten Sie darauf, lokale Arbeitsgesetze, einschließlich Verträge, Sozialleistungen und Arbeitsbedingungen, einzuhalten. Es kann sinnvoll sein, vor Ort HR-Personal oder Berater zu engagieren, um diesen Prozess effektiv zu gestalten.
- Compliance und Verwaltung: Abwicklung von Lohnabrechnung, Steuern und Sozialleistungen intern oder über lokale Dienstleister. Sorgen Sie für die fortlaufende Einhaltung lokaler Vorschriften, um rechtliche Probleme und Bußgelder zu vermeiden.
Vorteile:
- Sie haben direkte Kontrolle und Überblick über den Einstellungsprozess, das Mitarbeitendenmanagement und den Geschäftsbetrieb.
- Eine lokale Rechtseinheit erhöht Ihre Markenpräsenz und Glaubwürdigkeit im neuen Markt.
- Langfristig möglicherweise geringere Kosten im Vergleich zu Vermittlern wie EORs (dazu gleich mehr), besonders bei steigendem Wachstum.
- Möglichkeit, Arbeitsverträge und Zusatzleistungen gezielt an lokale Erwartungen und Unternehmenskultur anzupassen.
Nachteile:
- Die Gründung und Verwaltung einer ausländischen Einheit kann komplex und zeitaufwändig sein und erfordert umfassende Kenntnisse der lokalen Gesetze und Regelungen.
- Hohe Anfangskosten für die Gründung, juristische Beratung und administrative Einrichtung.
- Ständige Überwachung und Einhaltung lokaler Gesetze notwendig, die sich von Land zu Land stark unterscheiden können.
- Erfordert spezialisierte Ressourcen für Management der Einheit, darunter HR-, Rechts- und Finanzexpertise.
Falls Sie glauben, dass die Gründung einer ausländischen Rechtseinheit für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist, empfehle ich, juristische und finanzielle Berater zur effektiven Steuerung des Prozesses hinzuzuziehen.
Nutzung eines Employer of Record (EOR)
EORs ermöglichen es Ihnen, schnell zu wachsen und Talente aus dem globalen Markt einzustellen. Sie können auch einen internen Wechsel von Ihrer eigenen Rechtseinheit zu der des EOR unterstützen, falls Sie derzeit eine:n Mitarbeitende:n haben, der oder die ins Ausland umziehen möchte.
EORs agieren als Ihr rechtlicher Arbeitgeber und übernehmen administrative Aufgaben wie die Einführung neuer Mitarbeiter, die Bezahlung internationaler Arbeitnehmer und die Verwaltung von Sozialleistungen. Dabei sorgen sie für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Vorschriften.
Beachten Sie, dass es zwei Arten von EORs gibt: Eigene Gesellschaften und partnerabhängige EORs.
- EORs mit eigenen Gesellschaften: Gründen und verwalten ihre eigenen lokalen Unternehmen in verschiedenen Ländern im Ausland.
- Partnerabhängige EORs: Bieten diese Dienstleistungen nicht direkt an, sondern nutzen die Dienste anderer Anbieter in unterschiedlichen Regionen unter eigenem Namen.
Um Risiken bei der Nutzung eines EORs zu minimieren, empfehle ich Ihnen, mit EORs mit eigenen Gesellschaften zu arbeiten.
Vorteile:
- Outsourcing wichtiger HR-Funktionen in anderen Ländern
- Einfacheres Skalieren Ihres Unternehmens bei Zusammenarbeit mit EORs
- Unterstützung eines remote oder verteilten Teams
- Zugang zu Fachwissen in Arbeitsrecht und Compliance
- Weniger Papierkram und schnellere Einstellung
- Reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Mitarbeiterklassifizierung.
Nachteile:
- Mögliches Fehlen von Kontrolle über den Einstellungsprozess
- Beschränkungen durch lokale Arbeitsgesetze, Sozialleistungen usw.
- Erhöhte Einstellungskosten, da PEOs/EORs einen Aufschlag für ihre Dienstleistungen verlangen.
Wenn Sie lediglich etwas Unterstützung bei der Rekrutierung suchen, ist ein Vergleich der Leistungen eines Employer of Record mit Personalvermittlungsagenturen womöglich sinnvoll, da diese eventuell besser zu Ihren Anforderungen passen.
Als internationale Auftragnehmer anstellen
Seit dem Boom der Remote-Arbeit ist auch die Freiberuflichkeit explodiert und macht inzwischen bis zu 12% des globalen Arbeitsmarktes aus.
Vor allem Start-ups bevorzugen es, ihr Team durch das Engagement von Remote-Freiberuflern/Auftragnehmern mit spezialisierten Fähigkeiten in Webdesign, Grafikdesign, Schreiben, Softwareentwicklung usw. zu skalieren.
Allerdings gibt es einige rechtliche Aspekte, die Sie beachten müssen, wie etwa die lokale Compliance, geistiges Eigentum (IP), Zahlungsmethoden und die korrekte Einstufung des Status. Sie müssen die lokalen Gesetze prüfen, um sicherzustellen, dass die Person tatsächlich als Auftragnehmer eingestuft wird, und Verträge mit strengen Regelungen zum geistigen Eigentum aufsetzen.
Laut Nikita Agarwal, Direktorin bei Milestone Localization: „Wir haben Niederlassungen in Indien und Großbritannien mit lokalen Teams für den operativen Betrieb. Im Vertrieb stellen wir weltweit ein. Für den Vertrieb haben wir uns für einen Vertrag mit einem internationalen Mitarbeiter entschieden, da dies kostengünstiger ist.
Es fallen keine Managementgebühren, Steuern oder Compliance-Kosten an und der Vertrag ist einfach zu erstellen. Wir haben drei internationale Vertriebsmitarbeiter, daher ist es einfach, ihre Verträge zu verwalten und sie zu bezahlen.
Das Hauptproblem bei Auftragnehmern ist, dass man ihnen nicht verbieten kann, weitere Aufträge anzunehmen oder ganz feste Arbeitszeiten und eine feste Vergütung vorzugeben.
In einigen Ländern gilt dies bereits als Vollzeitbeschäftigung und den Arbeitnehmenden stehen Vorteile zu. Wir haben Vertriebskräfte mit flexiblen Arbeitszeiten und variabler Vergütung angestellt. Wir haben eine Wettbewerbsklausel hinzugefügt, nach der sie nicht für Unternehmen in derselben Branche arbeiten dürfen.
Das größte Risiko bei einer internationalen Einstellung besteht darin, dass Sie nahezu keine rechtlichen Möglichkeiten gegen die Person haben. Die Kosten für internationale Schiedsverfahren/Rechtsdurchsetzung sind sehr hoch, und in den meisten Situationen machen die Kosten keinen Sinn.“
Vorteile:
- Ermöglicht die Einstellung von spezialisierten Experten
- Bietet Flexibilität, um Arbeit schnell an- oder auslaufen zu lassen
- Eröffnet einen deutlich größeren Talentpool
- Unkomplizierte Einstellung über Online-Freelancing-Plattformen und Tools
- Sie müssen keine Steuern, Sozialleistungen etc. tragen
- Benötigt nur minimale Schulung und Einarbeitung.
Nachteile:
- Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann mühsam sein
- Potentiell hohes Risiko — je nach Land und Anzahl der beauftragten Dienstleister
Kurzfristige Sponsoringoptionen (Arbeitsvisa)
Kurzfristige Sponsoring-Arbeitsvisa ermöglichen es Ihnen, internationale Arbeitskräfte vorübergehend in Vollzeit einzustellen. Hier sind die wichtigsten Visakategorien für kurzfristige Sponsoringoptionen:
- H-1B-Visum: Notwendig zur Anstellung von Personen in spezialisierten Bereichen mit mindestens einem Bachelor-Abschluss in einem entsprechenden Fach. Es erlaubt die Einstellung für maximal 6 Jahre.
- H2A: Für kurzfristige und saisonale landwirtschaftliche Arbeit. Nur für Personen bestimmter Nationalitäten gültig.
- H2B: Ähnlich dem H2A-Visum, jedoch ausschließlich für nicht-landwirtschaftliche Arbeit
- I-Visum: Diese Visa sind für Journalisten und Teams, die als Vertreter eines ausländischen Medienhauses in den USA tätig sind.
- L-Visum: Für interne Unternehmensübertragungen innerhalb eines Unternehmens auf Führungs- oder Spezialisierungsebene.
- P-Visum: Für internationale Sportler, Künstler, Entertainer sowie deren Begleitpersonen für Veranstaltungen oder Wettbewerbe in den USA.
- R-1: Vorübergehende Beschäftigung an religiösen Einrichtungen in den USA für Ausländer.
- TN NAFTA: Erlaubt Personen aus Kanada und Mexiko, vorübergehend aus geschäftlichen Gründen in den USA zu arbeiten.
- O1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Unternehmertum, Wirtschaft, Bildung, Sport usw., einschließlich internationaler Anerkennung.
So stellen Sie jemanden mit einem kurzfristigen Sponsoring ein
Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibung klar macht, dass es sich um eine Spezialistenstelle handelt. Dies ist der Fall, wenn für die Rolle üblicherweise mindestens ein Bachelor-Abschluss vorausgesetzt wird.
Schritt 2. Zahlen Sie H1-B-Arbeitnehmern das jeweils höhere Gehalt: den übliche Lohnniveau oder den unternehmensinternen Lohn vergleichbarer Mitarbeiter.
Schritt 3. Reichen Sie die LCA (Labour Condition Application) beim amerikanischen Arbeitsministerium ein und informieren Sie die US-Mitarbeiter über die Anzahl der befristet eingestellten ausländischen Arbeitnehmer, die angebotenen Löhne, den Beschäftigungszeitraum, die Berufsbezeichnungen, die Einsatzorte sowie folgende Erklärung:
„Beschwerden, die eine Falschdarstellung wesentlicher Tatsachen in der Labour Condition Application und/oder die Nichteinhaltung der Bedingungen der Labour Condition Application betreffen, können bei jeder Dienststelle der Wage and Hour Division des Arbeitsministeriums der Vereinigten Staaten eingereicht werden.“
Schritt 4. Registrieren Sie sich bei der USCIS und warten Sie auf die Auslosung
Schritt 5. Reichen Sie ein Formular I-129 für den ausgewählten Begünstigten (Mitarbeiter) ein, zusammen mit der DOL-Bescheinigung und der Benachrichtigung über die Auslosung. Dieser Schritt kostet mindestens $460, kann aber abhängig von Ihrer Unternehmenssituation mehrere tausend Dollar betragen.
Das Verfahren ist langwierig. Es wird empfohlen, während aller Schritte des Prozesses mit Arbeitsrechtsexperten zu sprechen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Vorteile:
- Sie erhalten häufig spezielles Knowhow und Kompetenzen, die in den USA nicht gelehrt werden
- Großer Talentpool
- Wichtiger Bestandteil für Vielfalt, Gleichbehandlung und Integration (DEI)
- Verbessert die kulturelle Vielfalt und bringt neue Perspektiven für Ihr Unternehmen.
Nachteile:
- Es handelt sich um einen teuren Prozess, der Tausende von Dollar kostet, einschließlich Anwaltsgebühren
- Erfordert eine Menge Papierkram, Arbeitsbescheinigungen und Aufwand
- Zeitaufwändiger Prozess.
Langfristige Sponsorenschaft
Kurzfristige Sponsorenschaft besteht aus Nichteinwanderungsvisa. Langfristige Sponsorenschaft hingegen besteht aus EB-Visa, die Ihrem Mitarbeiter eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung gewähren.
Hier sind die fünf Visa-Arten, die in diese Kategorie fallen:
- EB-1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Sport, Wirtschaft, Bildung, Forschung, Unternehmensführung usw.
- EB-2: Für Personen mit Hochschul- oder weiterführenden Abschlüssen und ausländische Fachkräfte mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in ihrem Spezialgebiet
- EB-3: Für qualifizierte, professionelle und ungelernte ausländische Arbeitskräfte (am beliebtesten)
- EB-4: Für besondere Einwanderer wie Religionsangehörige, Streitkräfte usw.
- EB-5: Für ausländische Investoren, die in den USA investieren.
Als US-Arbeitgeber können Sie nur zwei Arten von Visa sponsern: EB-2 und EB-3. Das Verfahren ist das gleiche wie bei einer kurzfristigen Sponsorenschaft. Sie müssen eine LCA vom DOL einholen und dann eine Einwanderungspetition mit dem Formular I-140 statt des I-129 einreichen.
Sobald die Einwanderungspetition genehmigt wurde, muss der Mitarbeiter das Formular I-485 oder DS-260 einreichen, um seinen Status in einen dauerhaften Aufenthaltsstatus umzuwandeln. Diese Methode ist etwas teurer als eine kurzfristige Sponsorenschaft.
Weitere Anforderungen könnten sein:
- Untersuchung durch einen zertifizierten Arzt
- Abgabe eines Drogentests
- Bestehen einer polizeilichen Hintergrundüberprüfung
- Abgabe einer finanziellen Bewertung
- Abnahme von Fingerabdrücken
- Absolvieren eines Sprachtests
- Vorlage von Charakterreferenzen
Empfehlung: Es wird dringend empfohlen, bei jedem Schritt des Prozesses Arbeitsrechtsexperten zu konsultieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Vorteile:
- Die meisten ausländischen Arbeitskräfte sind sehr fleißig und ihrem Sponsor gegenüber loyal
- Kann die Mitarbeiterbindung verbessern und die Fluktuation verringern
- Ausländische Mitarbeiter können Wissen und Fähigkeiten an Ihre lokale Belegschaft weitergeben
- Lässt Ihr Unternehmen in gutem Licht erscheinen, da es sich für seine Mitarbeiter engagiert
- Kosteneffizient auf lange Sicht durch erhöhte Bindung.
Nachteile:
- Erfordert viel zeitaufwändigen Papierkram
- Mitarbeiter könnten trotzdem kündigen, wodurch Ihre Ressourcen vergeudet werden.
Internationale Mitarbeiter einstellen: 4-Schritte-Prozess
Hier ist ein 4-Schritte-Prozess für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:
1. Unternehmensbedarf und Rollen identifizieren
Definieren Sie die spezifischen Rollen, die Sie besetzen müssen, und prüfen Sie, ob eine internationale Einstellung sinnvoll ist. Berücksichtigen Sie Qualifikationslücken, Verfügbarkeit am Markt, Zeitzonen, kulturelle Passung und Kosten.
Ermitteln Sie, in welchen Ländern die benötigten Talente verfügbar sind, und bewerten Sie mögliche Herausforderungen wie Sprachbarrieren, rechtliche Aspekte oder Arbeitserlaubnisanforderungen.
2. Vorgehensweise festlegen
Je nach ausgewähltem Standort legen Sie Ihre Vorgehensweise für die Beschäftigung von Mitarbeitern fest, z. B. Gründung einer juristischen Einheit oder die Nutzung eines Employer of Record.
Im Rahmen dessen sollten Sie auch Ihre Vergütungsstrategie für die globalen Positionen festlegen.
3. Kandidaten rekrutieren
Nutzen Sie internationale Stellenbörsen, lokale Personalagenturen, den EOR, Remote-Hiring-Plattformen oder Personalvermittlungsdienste, um Kandidaten zu finden und sie durch Ihren Remote-Einstellungsprozess zu führen.
4. Onboarding und Integration
Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an, um Zeitzonen, Remote-Arbeitsmittel und kulturelle Unterschiede zu berücksichtigen. Stellen Sie klare Richtlinien für die Betriebsweise Ihres Unternehmens bereit, bieten Sie Unterstützung bei der kulturellen Integration und sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation zwischen internationalen Mitarbeitenden und Teams.
Vorteile internationaler Einstellungen
Es gibt gute Gründe, warum Organisationen den zusätzlichen Aufwand betreiben, international einzustellen:
Erweitern Sie den Talentpool
Durch internationale Einstellungen erweitern Sie Ihren Talentpool, da der Standort der Bewerbenden kein Hindernis mehr darstellt.
Im Juli 2023 gab es in den USA 1,4 offene Stellen für jede arbeitslose Person.
Da der anhaltende Fachkräftemangel viele Arbeitgebende dazu veranlasst, die Löhne zu erhöhen, wenden sich US-Unternehmen – insbesondere KMUs – verstärkt an internationale Mitarbeitende, um die benötigte Unterstützung zu erhalten.
86 % berichteten, dass sie internationale Einstellungen vornehmen, um Kosten zu senken. Weitere 58 % gaben an, dass sie auf globale Talente zurückgreifen, weil sie einen Mangel an verfügbaren US-Mitarbeitenden erleben. Darüber hinaus können Sie durch internationale Einstellungen auch eine umfangreichere Bewerberdatenbank aufbauen.
Vielfalt erhöhen
DEI (Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion) sind wichtig für mehr Engagement und bessere Leistungen am Arbeitsplatz.
Durch die Einstellung internationaler Mitarbeitender kann Ihre DEI gestärkt werden, was zahlreiche Vorteile hat, wie diese Zahlen zeigen:
- Vielfältige Teams treffen 87 % bessere Entscheidungen
- Im Jahr 2022 wurde für 75 % der Unternehmen mit vielfältigen Entscheidungsteams prognostiziert, dass sie ihre finanziellen Ziele übertreffen.
- Unternehmen mit vielfältigen Mitarbeitenden haben eine bis zu 20 % höhere Innovationsrate und 19 % höhere Innovationserlöse.
Kurz gesagt bringen internationale Beschäftigte oft neue Perspektiven und einzigartige Fähigkeiten mit, die Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu innovieren, Systeme zu verbessern und mehr Umsatz zu erzielen. Das ist einer der Gründe, warum Organisationen eine internationale Strategie verfolgen.
Wenn Sie Menschen einstellen, die in das Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, eingewandert sind, ist es für den Erfolg Ihrer Initiativen zur Diversität und Inklusion entscheidend, sich mit den Arbeitserfahrungen von Immigrant:innen auseinanderzusetzen.
Unterstützung bei der Expansion in neue Märkte
Die weltweite Expansion gelingt mit internationalen Mitarbeitenden wesentlich leichter. Tatsächlich sind Unternehmen mit Vielfalt zu 70 % wahrscheinlicher in der Lage, neue Märkte zu erschließen.
Es kann auch helfen, Partnerschaften mit Unternehmen in anderen Ländern zu sichern, indem Sie in der gleichen Region wie ein wichtiger Partner oder Kunde eine lokale Ansprechperson haben.
Der Grund ist, dass diese Teammitglieder Ihnen helfen, die Kultur eines Marktes besser zu verstehen und Ihnen wertvolles lokales Wissen über Feinheiten liefern können, die von großer Bedeutung sind. Sprachbarrieren spielen auch eine große Rolle bei Ihrer Fähigkeit, in neue Regionen zu expandieren.
Beispielsweise unterscheidet sich der Stil des Produktvertriebs und der Verhandlungsführung in den USA erheblich von Indien.
In den USA können Sie viel direkter über Budgets, Erwartungen und Ergebnisse sprechen, was in Indien nicht unbedingt der Fall ist. Ein diverses Team kann helfen, diese Unterschiede zu überbrücken.
Risiken internationaler Einstellungen
Wie bei den meisten Dingen im Geschäftsleben birgt die internationale Einstellung von Mitarbeitern gewisse Risiken – vor allem in Bezug auf das versehentliche Brechen von Arbeitsgesetzen.
Falsche Einstufung von Arbeitskräften
Falsche Einstufung bezeichnet die fehlerhafte Kategorisierung eines Mitarbeiters und kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Es gibt zwei Kategorien von Beschäftigten: Angestellte und unabhängige Auftragnehmer. Sie unterscheiden sich darin, wie viel Kontrolle ein Unternehmen über sie ausübt.
Ein Angestellter muss sich an den Zeitplan des Unternehmens, die Verhaltensregeln, Arbeitsanweisungen, den Arbeitsplatz und weitere Vorgaben halten. Ein Auftragnehmer hingegen muss dies nicht tun. Sie sind frei darin, wann, wie und wo sie arbeiten.
Zu viel Kontrolle kann dazu führen, dass Behörden sie stattdessen als Angestellte einstufen. In diesem Fall drohen Ihnen Steuerstrafen, Bußgelder wegen Bundesgesetzverstößen und sogar Haftstrafen.
Unkenntnis der lokalen Vorschriften zur Arbeitseinstufung kann zu Problemen führen, wenn Sie internationale Mitarbeiter einstellen.
In manchen Ländern etwa werden Auftragnehmer nach einer gewissen Zeit automatisch zu Vollzeitangestellten, was zu Einstufungsfehlern führen kann, wenn Sie das Gesetz nicht kennen.
Außerdem erlauben manche Länder EORs nicht, Menschen lokal zu beschäftigen, selbst wenn sie dort tätig sind.
So mindern Sie das Risiko: Ziehen Sie für jedes Land, in dem Sie arbeiten möchten, immer einen unabhängigen Arbeitsrechtsexperten hinzu, um über die lokalen Gesetze informiert zu sein.
Betriebsstätte (Permanent Establishment)
Betriebsstätte ist ein internationaler Steuerbegriff, der bestimmt, ob Ihr Unternehmen in einem Land „hinreichend präsent“ ist, um dort lokalen Unternehmenssteuern zu unterliegen.
Wenn Sie in einem anderen Land tätig sind und dort Umsätze erzielen, können Sie auch dort steuerpflichtig werden.
Im Zusammenhang mit internationaler Personalbeschaffung können Probleme mit der Betriebsstätte unter diesen Bedingungen auftreten:
- Wenn jemand aus dem Ausland Entscheidungen für Ihr Unternehmen trifft, könnten Sie in diesem Land steuerpflichtig werden. Das betrifft zum Beispiel Führungskräfte, Partner, Vorstandsmitglieder oder Manager, die Geschäfte abschließen.
- Wenn Ihre Angestellten im Ausland direkt an umsatzgenerierenden Tätigkeiten beteiligt sind, könnte das zur Annahme einer Betriebsstätte führen – etwa wenn ein Team internationaler Vertriebsmitarbeiter regelmäßig Termine vereinbart und Abschlüsse für Ihr Unternehmen tätigt.
- Wenn der Mitarbeiter im Ausland einen von Ihnen gestellten, festen Arbeitsplatz nutzt – etwa ein Büro oder ähnliches – kann dadurch eine „feste Geschäftseinrichtung“ entstehen, die Betriebsstättenprobleme verursachen kann, selbst wenn Sie einen Employer of Record einsetzen.
So mindern Sie das Risiko: Die Beauftragung von Profis wie einem EOR kann dieses Risiko erheblich verringern – zudem können sie wertvolle Hinweise geben. Um den richtigen EOR-Anbieter auszuwählen, sollten Sie ein RFP (Ausschreibung) für Employer of Record Services verfassen, das Ihre spezifischen Compliance-Anforderungen adressiert.
Geistiges Eigentum (Intellectual Property, IP)
Geistiges Eigentum umfasst alle Werke, die aus geistiger Arbeit entstehen. Eine neue Software, Unterlagen zur Funktionsweise eines neuen Fertigungssystems, originelle Kunst usw. – all das sind Beispiele für geistiges Eigentum, und Sie müssen sicherstellen, dass dieses Ihrem Unternehmen und nicht dem Mitarbeiter gehört.
Andernfalls können langwierige Gerichtsverfahren, negative Medienberichte, die Unfähigkeit, die Erfindung/das geistige Eigentum zu nutzen, gescheiterte Prüfungen und vieles mehr die Folge sein. Außerdem müssen Sie dies vor internationalen Gerichten austragen, was noch kostspieliger und aufwendiger ist.
In einigen Ländern erhält der Schöpfer (der Arbeitnehmer) automatisch das Eigentum an seinen Werken, anstatt das Unternehmen – hier ist Vorsicht geboten.
So mindern Sie das Risiko: Der Abschluss wasserdichter Verträge ist notwendig, um zu gewährleisten, dass so viel geistiges Eigentum wie möglich auf Sie übertragen wird. Dies gilt sowohl bei der Anstellung unabhängiger Auftragnehmer als auch von Vollzeitangestellten im Ausland.
Sie können auch einen EOR mit eigener Rechtseinheit beauftragen, der diese Risiken abdeckt.
Herausforderungen bei der internationalen Expansion
Vor diesem Hintergrund sind hier einige zentrale Herausforderungen bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter.
Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze
Arbeitsrechtsexperte Richard Reice, Partner bei Messner Reeves LLP, sagt:
„Compliance ist der wichtigste Aspekt bei der internationalen Einstellung. Dabei gibt es zwei Kategorien: Die Einstellung von Nicht-Staatsbürgern im Ausland und die Einstellung von US-Staatsbürgern, die im Ausland leben.
Wenn Sie zum Beispiel ein Ölunternehmen sind und amerikanische Staatsbürger, die in Norwegen leben, in den Ölfeldern beschäftigen, müssen Sie sowohl die US-Arbeitsgesetze als auch die lokalen norwegischen Vorschriften einhalten.
Im letztgenannten Fall müssen Sie jedoch die lokalen Arbeits- und Beschäftigungsgesetze der Gerichtsbarkeit einhalten, in der der Mitarbeiter arbeitet.“
Laut Gustos aktueller Umfrage gaben nahezu drei von vier Unternehmen (71 %) an, dass das Verständnis und die Einhaltung von ausländischen Arbeits- und Steuergesetzen eine der wichtigsten Herausforderungen ist, mit denen sie bei der Einstellung und Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitern konfrontiert sind.
Lohnabrechnung
Internationale Lohnabrechnung bringt häufig zahlreiche Herausforderungen mit sich, da die Gesetze zu Sozialleistungen, Lohnsteuern, Meldepflichten, Inflation und Währungsschwankungen unterschiedlich sind.
Abgesehen von den Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften besteht außerdem ein Risiko bei der Datenspeicherung, da Sie die Datenschutzgesetze aller betreffenden Länder berücksichtigen müssen.
Um dies zu handhaben, haben Sie verschiedene Möglichkeiten wie:
- Interne globale Lohnabrechnung
- Auslagerung an lokale Lohnabrechnungsanbieter
- Verwendung einer zentralisierten Plattform.
Interne und ausgelagerte Lohnabrechnung bieten zwar Kontrolle, sind jedoch nicht skalierbar.
Es ist außerdem schwierig, Daten von mehreren Anbietern zusammenzuführen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Tatsächlich haben über die Hälfte (56 %) der Unternehmen keinen vollständigen Überblick über alle Lohnabrechnungen in allen Ländern und 65 % fehlt es an wichtigen Fähigkeiten wie ein globales Insights-Dashboard.
Zentralisierte und integrierte Lohnabrechnungsplattformen sind die Zukunft. Sie sind jedoch recht teuer und besser geeignet, wenn viele internationale Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum eingestellt werden – was bei kleinen Unternehmen oder Start-ups nicht immer der Fall ist.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten globalen Lohnabrechnungsdienstleister.
Globale Vergütung
45 % der Arbeitnehmer betrachten die Bezahlung als wichtigsten Faktor bei der Arbeitsplatzwahl. Daher ist es essenziell, einen fairen globalen Vergütungsplan für Ihre internationale Belegschaft zu erstellen.
Eine transparente globale Vergütungsrichtlinie motiviert Mitarbeitende und hilft Ihrem Unternehmen, die Lohn- und Sozialleistungsregelungen mehrerer Länder einzuhalten.
Beispielsweise gehören zu den gesetzlichen oder verpflichtenden Leistungen für französische Arbeitnehmer:innen Krankenversicherung, Altersvorsorge, Lebens- und Invaliditätsversicherung, Todesfallschutz, Arbeitslosenleistungen, großzügige Urlaubs- und Freistellungsregelungen sowie die Unfallversicherung – und diese unterscheiden sich erheblich von den gesetzlichen Leistungen in den USA.
Bei der Entwicklung Ihrer globalen Vergütungsstrategie müssen Sie zunächst das Grundgehalt festlegen, das sich beispielsweise nach dem Standort, der Erfahrung, der Position, dem Talentangebot und weiteren Faktoren richten kann.
Folgende Ansätze zur globalen Vergütung stehen Ihnen zur Auswahl:
- Einzelfallregelung: Die Vergütung wird individuell an jeden Mitarbeitenden basierend auf Standort und Position angepasst. Dieser Ansatz bietet Flexibilität, wird jedoch mit wachsender Unternehmensgröße zunehmend schwer zu steuern und erschwert Fairness und Konsistenz im Team.
- Einheitlicher Satz für alle: Bei dieser Methode werden alle Mitarbeitenden unabhängig vom Standort gleich bezahlt, meist basierend auf dem Sitz des Unternehmens. Das sorgt für gleiche Bezahlung bei gleichen Positionen, berücksichtigt jedoch nicht die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten weltweit und kann es erschweren, Talente aus Hochkostenregionen zu gewinnen.
- Anpassungen an Lebenshaltungskosten: Die Vergütung wird den Lebenshaltungskosten in der jeweiligen Region angepasst, sodass Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten einen ähnlichen Lebensstandard halten können. Dieser Ansatz ist über Länder hinweg gerechter, kann jedoch zu Unzufriedenheit führen, wenn Mitarbeiter:innen zwischen Regionen wechseln oder anderswo besser bezahlte Angebote finden.
Trends, die internationales Recruiting vorantreiben
Internationale Einstellungen sind heute üblicher denn je. So haben beispielsweise im Jahr 2023 ausländische Unternehmen 63 % mehr US-Mitarbeitende eingestellt als im Vorjahr. Diese drei Trends sind dafür maßgeblich:
- Remote Arbeit und verteilte Teams: Der Wechsel zu Remote- und hybriden Arbeitsmodellen hat sich seit der COVID-19-Pandemie beschleunigt und führt dazu, dass immer mehr Organisationen weltweit verteilte Teams aufbauen.
- Weltweiter Fachkräftemangel: Viele Branchen leiden unter Fachkräftemangel in Schlüsselbereichen wie Technologie und Ingenieurwesen. Um diese Lücken zu schließen, beauftragen Executive-Recruiting-Firmen zunehmend internationale Mitarbeitende und erschließen Märkte mit einem Überschuss an qualifizierten Arbeitskräften, insbesondere Führungskräften (in der Regel zu geringeren Kosten).
- Compliance und Employer-of-Record (EOR) Lösungen: Unternehmen nutzen EOR-Dienstleistungen, um bei internationaler Anstellung die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Dieser Trend vereinfacht den Einstellungsprozess über Ländergrenzen hinweg und hilft, Risiken zu minimieren.
Internationales Recruiting war noch nie so einfach
Internationale Anstellungen mögen zunächst einschüchternd wirken, aber mit den richtigen Tools und Menschen kann dieser Schritt Ihr Unternehmen transformieren.
Durch die Nutzung der Perspektiven und des Wissens internationaler Mitarbeitender können Sie Ihren Markt erweitern, Innovationen fördern und Ihre Unternehmenskultur bereichern.
Dieser Leitfaden hat verschiedene Möglichkeiten für das Recruiting im Ausland, die Vorteile, Risiken und Herausforderungen beleuchtet, denen Sie im Verlauf begegnen können. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich jedoch immer die Beratung durch einen Experten für Arbeitsrecht.
Schauen Sie sich als nächsten Schritt diesen Artikel darüber an, wie Sie Remote-Mitarbeiter einstellen und anschließend, wie Sie Remote-Teams managen.
