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Rekrutierung

Internationale Mitarbeitende einstellen: Umfassender Leitfaden 2026

Finn Bartram
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Finn Bartram
Finn Bartram Editor

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Immer mehr Unternehmen suchen im Ausland nach neuen Talenten und Märkten. Aber Mitarbeitende im Ausland einzustellen ist leichter gesagt als getan. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die richtigen Entscheidungen zu treffen und ein erfolgreiches Vorhaben zu gewährleisten.

TABLE OF CONTENTS Internationale Mitarbeitende einstellen: Die Möglichkeiten 4-Schritte-Prozess Vorteile Risiken Herausforderungen Trends
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Die Einstellung internationaler Mitarbeitender ist heute eine zunehmend verbreitete Strategie im wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt.

Auch wenn es noch nie so einfach war, länderübergreifend Talente einzustellen und internationale Fachkräfte zu gewinnen, ist der Prozess dennoch nicht ganz unkompliziert.

Von der Einhaltung neuer gesetzlicher Regelungen bis hin zur Bewältigung kultureller Besonderheiten gibt es zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen.

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Im Folgenden erläutere ich, welche Optionen Sie haben, wenn Sie in neuen Regionen einstellen möchten, und worauf Sie achten sollten.

Internationale Mitarbeitende einstellen: Die Optionen

Ein US-Unternehmen, das Möglichkeiten zur Personalgewinnung im Ausland prüft, muss die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze sicherstellen, damit der Prozess reibungslos abläuft. Abhängig von Ihren Anforderungen stehen Ihnen verschiedene Optionen für die Einstellung internationaler Mitarbeitender mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad zur Verfügung.

In diesem Abschnitt werden die beliebtesten Optionen im Detail vorgestellt – einschließlich deren Vor- und Nachteile.

Die Gründung einer ausländischen Einheit zur Einstellung internationaler Mitarbeitender ermöglicht es Ihrem Unternehmen, direkt vor Ort Talente einzustellen.

Dieser Prozess umfasst die Schaffung einer juristischen Präsenz im Ausland und kann insbesondere dann vorteilhaft sein, wenn Sie eine langfristige Präsenz in diesem Markt anstreben.

Wichtige Schritte zur Gründung einer ausländischen Einheit

  1. Recherche und Planung: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Anforderungen des Landes, in dem Sie die Einheit gründen möchten. Dazu gehören Unternehmensregistrierung, Steuerpflichten und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze.
  2. Gründung der juristischen Einheit: Wählen Sie die Rechtsform, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht (z.B. Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, Repräsentanz). Dazu gehören die Registrierung bei den lokalen Behörden, das Einholen erforderlicher Genehmigungen und das Erfüllen etwaiger Anfangskapitalanforderungen.
  3. Bank- und Finanzwesen: Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto, um Gehaltszahlungen und andere finanzielle Transaktionen abzuwickeln. Stellen Sie die Einhaltung lokaler Finanzvorschriften und Meldepflichten sicher.
  4. Einstellung lokaler Mitarbeitender: Rekrutieren Sie direkt lokale Mitarbeitende und achten Sie dabei auf die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, einschließlich Verträgen, Sozialleistungen und Arbeitsbedingungen. Eventuell müssen Sie lokales HR-Personal oder Berater einstellen, um diesen Prozess effizient zu steuern.
  5. Compliance und Administration: Übernehmen Sie die Lohnabrechnung, Steuer- und Sozialleistungsverwaltung intern oder über lokale Dienstleister. Achten Sie kontinuierlich auf die Einhaltung lokaler Vorschriften, um rechtliche Probleme und Strafen zu vermeiden.

Vorteile:

  • Sie haben direkte Kontrolle und Aufsicht über den Einstellungsprozess, das Personalmanagement und die Unternehmensführung.
  • Die Gründung einer lokalen Einheit stärkt Ihre Markenpräsenz und Glaubwürdigkeit im neuen Markt.
  • Potentiell niedrigere langfristige Kosten im Vergleich zur Beauftragung von Vermittlungsdiensten wie EORs (dazu gleich mehr), insbesondere bei weiterem Wachstum.
  • Sie können Beschäftigungsbedingungen und Sozialleistungen gezielt an lokale Erwartungen und die Unternehmenskultur anpassen.

Nachteile:

  • Die Gründung und Verwaltung einer ausländischen Einheit ist komplex, zeitaufwändig und setzt umfassende Kenntnisse der lokalen Gesetze und Vorschriften voraus.
  • Höhere Anfangskosten für die Gründung, Rechtsberatung und den administrativen Aufbau.
  • Laufende Überwachung und Einhaltung lokaler Gesetze ist erforderlich – diese können sich von Land zu Land stark unterscheiden.
  • Es sind dedizierte Ressourcen für das Management der Einheit notwendig, einschließlich HR-, Rechts- und Finanzkompetenz.

Wenn Sie glauben, dass die Gründung einer ausländischen Einheit für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist, empfehle ich, rechtliche und finanzielle Expert:innen zu konsultieren, um das Vorgehen möglichst effizient zu gestalten.

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Nutzung eines Employer of Record (EOR)

EORs ermöglichen es Ihnen, schnell zu expandieren und auf globale Talente zuzugreifen. Sie können auch eine interne Versetzung von Ihrer eigenen juristischen Einheit hin zu ihrer ermöglichen, falls Sie einen aktuellen Mitarbeitenden haben, der ins Ausland umziehen möchte.

EORs treten als gesetzlicher Arbeitgeber in Ihrem Namen auf und übernehmen administrative Aufgaben wie Onboarding neuer Mitarbeiter, Bezahlung internationaler Angestellter und die Verwaltung von Benefits. Dabei sorgen sie auch für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Vorschriften.

Beachten Sie, dass es zwei Arten von EORs gibt: eigene Niederlassung und Partner-gestützt.

  • Eigene Niederlassungs-EORs: Gründen und betreiben eigene lokale Gesellschaften in verschiedenen Ländern im Ausland. 
  • Partner-gestützte EORs: Bieten diese Dienstleistungen nicht direkt an und labeln stattdessen die Services verschiedener Anbieter in unterschiedlichen Regionen um.

Um die Risiken bei der Nutzung eines EOR zu minimieren, empfehle ich Ihnen die Zusammenarbeit mit EORs mit eigenen Niederlassungen.

Vorteile:

  • Auslagerung wichtiger HR-Funktionen in anderen Ländern
  • Ermöglicht ein einfacheres Skalieren Ihres Unternehmens in Zusammenarbeit mit ihnen
  • Unterstützung eines Remote- oder verstreuten Teams
  • Zugang zu Experten für Arbeitsrecht und Compliance-Beratung
  • Weniger Papierkram und kürzere Einstellungszeiten
  • Verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Mitarbeiterklassifizierung.

Nachteile:

  • Möglicher Kontrollverlust über den Einstellungsprozess
  • Einschränkungen im Zusammenhang mit lokalen Arbeitsgesetzen, Benefits usw.
  • Erhöhte Einstellungskosten, da PEOs/EORs einen Aufpreis für ihre Dienste verlangen.

Wenn Sie nur ein wenig Unterstützung beim Recruiting suchen, lohnt sich ein Vergleich zwischen EOR-Diensten und Personalagenturen, da letztere ggf. besser passen könnten.

Country-Specific EOR Services

Wenn Sie denken, dass ein EOR für Ihre Anforderungen geeignet sein könnte, sehen Sie sich unsere Auswahlliste der besten EOR-Dienstleister an. Wenn Sie hingegen Talente in einem bestimmten Land einstellen wollen, werfen Sie stattdessen einen Blick auf diese landesspezifischen EOR-Anbieter:

Einstellung als internationale Auftragnehmer

Seit dem Boom der Remote-Arbeit wächst auch der Bereich Freelancing und macht inzwischen bis zu 12% des globalen Arbeitsmarktes aus. 

Besonders Startups skalieren Teams, indem sie Remote-Freelancer/Auftragnehmer mit Fachkenntnissen in Bereichen wie Webdesign, Grafikdesign, Text, Softwareentwicklung usw. einstellen.

Es gibt jedoch einige rechtliche Aspekte zu beachten, wie lokale Compliance, IP, Zahlungsmethoden und Falschklassifizierung. Sie müssen sich mit den lokalen Gesetzen auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass die Person als Auftragnehmer eingestuft wird, und Verträge mit strengen Regelungen zum Schutz geistigen Eigentums abschließen.

Laut Nikita Agarwal, Direktorin bei Milestone Localization: „Wir haben Niederlassungen in Indien und Großbritannien mit lokalen Teams für den Betrieb. Für den Vertrieb stellen wir weltweit Mitarbeitende ein. Wir haben uns dafür entschieden, mit einer internationalen Fachkraft auf Vertragsbasis zu arbeiten, weil es günstiger ist. 

Es gibt keine Managementgebühren, Steuern oder Compliance, und es ist einfach, einen Vertrag aufzusetzen. Wir haben drei internationale Sales-Teammitglieder, daher ist es einfach, deren Verträge und Zahlungen zu verwalten. 

Das Hauptproblem bei Vertragspartnern ist, dass man ihnen nicht verbieten kann, andere Aufträge anzunehmen oder feste Arbeitszeiten und Vergütung vollständig vorzugeben.

In manchen Ländern wird dies als reguläre Festanstellung gewertet, und die Mitarbeitenden haben Anspruch auf Sozialleistungen. Wir beschäftigen Sales-Mitarbeitende mit flexiblen Zeiten und variabler Bezahlung. Wir haben eine Wettbewerbsklausel eingefügt, die besagt, dass sie nicht für Unternehmen aus derselben Branche arbeiten dürfen.

Das größte Risiko einer internationalen Einstellung ist, dass Sie fast keine rechtlichen Mittel gegen die Person haben. Die Kosten für internationale Schiedsverfahren bzw. Rechtsdurchsetzung sind sehr hoch und rechnen sich in den meisten Fällen nicht.“

Vorteile:

  • Ermöglicht es Ihnen, spezialisierte Experten einzustellen
  • Bietet Flexibilität, den Arbeitsaufwand zu erhöhen oder zu verringern
  • Erschließt einen viel größeren Talentpool
  • Leicht über Online-Freelance-Plattformen und Tools zu beauftragen
  • Sie müssen sich nicht um Steuern, Sozialleistungen usw. kümmern
  • Erfordert minimale Schulung und Einarbeitung.

Nachteile:

  • Rechtliche Compliance kann problematisch sein
  • Potenziell hohes Risiko, abhängig vom Land und der Anzahl der beauftragten Auftragnehmer.

Kurzfristige Sponsorships (Arbeitsvisa)

Kurzfristige Sponsorship-Visa ermöglichen es Ihnen, internationale Arbeitnehmer vorübergehend in Vollzeit einzustellen. Dies sind die wichtigsten Visa-Kategorien für kurzfristige Sponsorships:

  • H-1B-Visum: Erforderlich für die Anstellung von Personen in spezialisierten Bereichen mit mindestens einem Bachelor-Abschluss im relevanten Bereich. Damit können Sie jemanden maximal 6 Jahre beschäftigen.
  • H2A: Für temporäre und saisonale Arbeiten in der Landwirtschaft. Es ist nur für Personen bestimmter Nationalitäten gültig.
  • H2B: Entspricht dem H2A-Visum, ist jedoch ausschließlich für nicht-landwirtschaftliche Arbeiten bestimmt
  • I-Visum: Diese Visa sind für Journalisten und Teams, die ein ausländisches Medienunternehmen in den USA zu Arbeitszwecken vertreten.
  • L-Visum: Diese Visa sind für firmeninterne Versetzungen auf Leitungs- oder Managementebene oder mit besonderer Sachkunde gedacht.
  • P-Visum: Sie gelten für internationale Sportler, Entertainer, Künstler sowie deren Teams, die zu Veranstaltungen oder Wettbewerben in die USA kommen.
  • R-1: Vorübergehende Beschäftigung in religiösen Institutionen in den USA für Ausländer.
  • TN NAFTA: Ermöglicht es Personen aus Kanada und Mexiko, vorübergehend für geschäftliche Zwecke in den USA zu arbeiten.
  • O1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Unternehmertum, Wirtschaft, Bildung, Sport usw., einschließlich internationaler Anerkennung.

So stellen Sie jemanden mit kurzfristigem Sponsorship ein

Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibung das Anforderungsprofil einer Spezialposition widerspiegelt. Das ist der Fall, wenn für die Stelle normalerweise ein Bachelor-Abschluss oder höher verlangt wird.

Schritt 2. Zahlen Sie H1-B-Arbeitnehmern das höhere der beiden: den geltenden Tariflohn oder den vom Unternehmen gezahlten Lohn für ähnliche Mitarbeiter.

Schritt 3. Reichen Sie die LCA (Labor Condition Application) beim Arbeitsministerium ein und informieren Sie US-Arbeitnehmer über die Anzahl befristet beschäftigter, nicht-immigrierter Arbeitnehmer, das angebotene Gehalt, die Beschäftigungsdauer, Berufsbezeichnung, Einsatzorte sowie folgende Erklärung:

"Beschwerden, die eine Falschdarstellung wesentlicher Fakten in der Arbeitsbescheinigung und/oder die Nichteinhaltung der Bedingungen der Arbeitsbescheinigung betreffen, können bei jeder Dienststelle der Wage and Hour Division des Arbeitsministeriums der Vereinigten Staaten eingereicht werden."

Schritt 4. Melden Sie sich bei der USCIS an und warten Sie auf die Auslosung

Schritt 5. Reichen Sie für den ausgewählten Kandidaten (Arbeitnehmer) das Formular I-129 ein, zusammen mit der DOL-Bescheinigung und der Benachrichtigung über die Auswahl aus der Lotterie. Dieser Schritt kostet mindestens $460 und kann abhängig von der Firmensituation mehrere Tausend Dollar betragen.

Es ist ein langwieriges Verfahren, weshalb eine Beratung mit Fachanwälten für Arbeitsrecht während jedes Schritts empfohlen wird, um die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.

Vorteile:

  • Sie erhalten oft spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse, die in den USA nicht gelehrt werden
  • Großer Talentpool
  • Ein wesentlicher Bestandteil von DEI
  • Verbessert die kulturelle Vielfalt und bringt neue Perspektiven in Ihr Unternehmen.

Nachteile:

  • Es handelt sich um ein teures Verfahren, das Tausende Dollar kostet, einschließlich Anwaltsgebühren
  • Erfordert viel Papierarbeit, Arbeitszertifizierungen und verursacht Aufwand
  • Zeitaufwändiger Prozess.

Langfristige Sponsorships

Kurzfristige Sponsorships bestehen aus Nicht-Einwanderungsvisa. Langfristige Sponsorships hingegen bestehen aus EB-Visa, die Ihrem Mitarbeiter eine Daueraufenthaltsgenehmigung gewähren. 

Hier sind die fünf Arten von Visa, die in diese Kategorie fallen:

  • EB-1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Sport, Wirtschaft, Bildung, Forschung, Unternehmensführung usw.
  • EB-2: Für Personen mit Hochschulabschluss oder weiterführenden Abschlüssen und ausländische Staatsangehörige mit außergewöhnlicher Fähigkeit in ihrem Fachgebiet.
  • EB-3: Für qualifizierte, professionelle und ungelernte ausländische Arbeitskräfte (am beliebtesten).
  • EB-4: Für besondere Einwanderer wie religiöse Arbeiter, Angehörige der Streitkräfte usw.
  • EB-5: Für ausländische Investoren, die in den USA investieren.

Als US-Arbeitgeber können Sie nur zwei Arten von Visa sponsern: EB-2 und EB-3. Das Verfahren ist dasselbe wie bei einer kurzfristigen Sponsoring-Option. Sie müssen eine LCA vom DOL einholen und anschließend ein Immigrationsantragsformular I-140 anstelle des I-129 einreichen.

Sobald der Immigrationsantrag genehmigt wurde, muss der Arbeitnehmer das Formular I-485 oder DS-260 einreichen, um seinen Status in einen permanenten Aufenthaltsstatus umzuwandeln. Dieses Verfahren ist etwas teurer als die kurzfristige Sponsoring-Option.

Weitere Anforderungen könnten beinhalten:

  • Eine ärztliche Untersuchung von einer autorisierten medizinischen Fachkraft
  • Abgabe eines Drogentests
  • Einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis
  • Finanzielle Überprüfung
  • Abgabe von Fingerabdrücken
  • Sprachtest bestehen
  • Charakterreferenzen bereitstellen

Empfehlung: Es wird dringend empfohlen, während jedes Schritts des Prozesses einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuzuziehen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Vorteile:

  • Die meisten ausländischen Arbeitskräfte sind sehr fleißig und loyal gegenüber ihren Sponsoren
  • Dies kann die Bindung von Talenten fördern und die Fluktuation verringern
  • Ausländische Mitarbeitende können Wissen und Fähigkeiten an Ihre lokalen Teams weitergeben
  • Ihr Unternehmen beweist Engagement für seine Beschäftigten und verbessert damit sein Image
  • Kosteneffizient auf lange Sicht dank höherer Mitarbeiterbindung.

Nachteile:

  • Erfordert eine Menge zeitaufwendiger Formalitäten
  • Beschäftigte könnten dennoch ausscheiden, was Ihre Aufwendungen verpuffen lässt.

Internationale Mitarbeitende einstellen: 4-Schritte-Prozess

Hier finden Sie einen 4-Schritte-Prozess, um internationale Mitarbeitende einzustellen:

1. Unternehmensbedarf und zu besetzende Rollen identifizieren

Legen Sie die spezifischen Positionen fest, die Sie besetzen möchten, und prüfen Sie, ob internationale Einstellungen sinnvoll sind. Berücksichtigen Sie Qualifikationslücken, Marktverfügbarkeit, Zeitzonen, kulturelle Passung und Kosten.

Recherchieren Sie, in welchen Ländern es das benötigte Talent gibt, und bewerten Sie mögliche Herausforderungen, wie Sprachbarrieren, rechtliche Rahmenbedingungen oder Erfordernisse für Arbeitserlaubnisse.

2. Vorgehensweise festlegen

Abhängig von den gewählten Standorten entscheiden Sie über Ihren Ansatz für die Einstellung vor Ort, z. B. Gründung einer eigenen Gesellschaft oder Einsatz eines Employer of Record (Employer of Record).

Im Rahmen dessen sollten Sie auch Ihre Vergütungsstrategie für diese internationalen Positionen festlegen.

3. Kandidaten rekrutieren

Nutzen Sie internationale Jobbörsen, lokale Personalvermittlungen, den EOR, Remote-Recruiting-Plattformen oder Recruiting-Dienstleister, um Kandidaten zu finden und sie durch Ihren Remote-Einstellungsprozess zu führen.

4. Onboarding und Integration

Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an Zeitzonen, Remote-Tools und kulturelle Unterschiede an. Geben Sie klare Richtlinien für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens vor, bieten Sie Integrationsunterstützung und sorgen Sie für einen reibungslosen Austausch zwischen internationalen und lokalen Teams.

Vorteile internationaler Einstellungen

Es gibt gute Gründe dafür, dass Organisationen den Mehraufwand in Kauf nehmen, um international einzustellen:

Talente-Pool erweitern

Internationale Einstellungen ermöglichen es Ihnen, den Pool an verfügbaren Fachkräften zu erweitern, da der Standort der Bewerbenden kein Hindernis mehr darstellt.

Im Juli 2023 kamen in den USA auf jede arbeitslose Person 1,4 offene Stellen. 

Da der anhaltende Fachkräftemangel viele Arbeitgeber dazu zwingt, die Löhne zu erhöhen, wenden sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen in den USA an internationale Mitarbeitende, um dringend benötigte Unterstützung zu gewinnen. 

86% berichteten, dass sie international einstellen, um Kosten zu managen. Weitere 58% gaben an, auf globales Talent zurückzugreifen, weil sie mit einem Mangel an verfügbaren US-Arbeitskräften konfrontiert sind. Die internationale Rekrutierung ermöglicht es Ihnen außerdem, eine robustere Kandidaten-Datenbank aufzubauen.

Internationales Recruiting hat es uns ermöglicht, unser Unternehmen zu skalieren, wenn wir das Team um neue Rollen ergänzen mussten, Schlüsselkräfte aus verschiedenen Ländern einzustellen, die uns dabei helfen, in diesen Märkten zu expandieren, und flexibel zu bleiben, damit sich unser Team beruflich weiterentwickeln kann, auch wenn sie ihr Leben verändern und international umziehen. – Karen Weeks, Global Chief People Officer, bei Obviously.

Diversität erhöhen

DEI (Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion) sind wichtig für mehr Engagement am Arbeitsplatz und bessere Leistung.

Internationale Mitarbeiter einzustellen, kann Ihr DEI stärken, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt, wie diese Statistiken zeigen:

Kurz gesagt: Internationale Mitarbeitende bringen oft neue Perspektiven und einzigartige Fähigkeiten mit, die Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu innovieren, Systeme zu verbessern und mehr Umsatz zu erzielen. Das ist ein Grund, warum sich Organisationen für eine internationale Strategie entscheiden.

Wenn Sie Menschen einstellen, die in das Land eingewandert sind, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, ist es essenziell für den Erfolg Ihrer Initiativen zu Diversität und Inklusion, sich mit den Arbeitserfahrungen von Zugewanderten auseinanderzusetzen.

Expansion in neue Märkte erleichtern

Die globale Expansion ist mit internationalen Mitarbeitern deutlich einfacher. Tatsächlich sind vielfältige Unternehmen 70% wahrscheinlicher in der Lage, neue Märkte zu erschließen. 

Dies kann auch dabei helfen, Partnerschaften mit Unternehmen aus anderen Ländern aufzubauen, da Sie durch eine Präsenz vor Ort im gleichen Land wie ein wichtiger Partner oder Kunde vertreten sind.

Internationale Mitarbeitende helfen Ihnen, die jeweilige Marktkultur besser zu verstehen und liefern Ihnen lokale Kenntnisse über Feinheiten, die eine große Rolle spielen können. Sprachbarrieren sind dabei ein wesentlicher Faktor für Ihre Fähigkeit, in neue Regionen zu expandieren.

Beispielsweise ist die Art, Produkte zu verkaufen und zu verhandeln, in den USA völlig anders als in Indien. 

In den USA kann man viel direkter über Budgets, Erwartungen und Ergebnisse sprechen – was in Indien so nicht üblich ist. Ein diverses Team kann helfen, diese Unterschiede zu überwinden.

Risiken der internationalen Einstellung

Wie bei den meisten Dingen im Geschäftsleben birgt die internationale Einstellung einige Risiken, vor allem im Hinblick darauf, unbeabsichtigt arbeitsrechtliche Vorschriften zu verletzen.

Falsche Klassifizierung von Arbeitsverhältnissen

Falsche Klassifizierung bedeutet die fehlerhafte Zuordnung eines Arbeitnehmers und kann schwerwiegende Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. 

Es gibt zwei Kategorien von Arbeitskräften: Arbeitnehmer und unabhängige Auftragnehmer. Sie unterscheiden sich je nachdem, wie viel Kontrolle ein Unternehmen auf sie ausübt.

Ein Arbeitnehmer muss sich an den Zeitplan, die Verhaltensregeln, die Arbeitsanweisungen und den Arbeitsort des Unternehmens halten und mehr. Ein Auftragnehmer ist hiervon nicht betroffen – er kann arbeiten, wann, wie und wo er möchte. 

Wenn Sie zu viel Kontrolle ausüben, können die Behörden sie stattdessen als Arbeitnehmer einstufen. In diesem Fall drohen Bußgelder wegen Steuerverstößen, Verstöße gegen Bundesgesetze und sogar Gefängnisstrafen.

Wenn Sie die lokalen Bestimmungen zur Arbeitsklassifizierung nicht kennen, kann das zu Problemen bei der Einstellung internationaler Mitarbeitender führen.

Zum Beispiel werden in einigen Ländern Auftragnehmer nach einer bestimmten Zeit automatisch zu Vollzeitbeschäftigten, was zu Fehlklassifizierungen führen kann, wenn Sie die Gesetzeslage nicht kennen.

Außerdem erlauben manche Länder es EORs nicht, Personen lokal zu beschäftigen, selbst wenn sie dort tätig sind. 

So können Sie das Risiko mindern: Überprüfen Sie immer mit einem unabhängigen Arbeitsrechtsexperten die lokalen Gesetze für jedes Land, in dem Sie tätig werden möchten.

Betriebsstätte

Die Betriebsstätte ist ein Begriff aus dem internationalen Steuerrecht und legt fest, ob Ihr Unternehmen in einem Land „hinreichend präsent“ ist, sodass Sie dort der lokalen Körperschaftssteuer unterliegen. 

Wenn Sie in einem Auslandsgeschäft tätig sind und dort Umsätze erzielen, können Sie in dieser Jurisdiktion steuerpflichtig werden.

Im Zusammenhang mit internationaler Beschäftigung können Betriebsstättenprobleme unter folgenden Umständen auftreten:

  • Wenn jemand Entscheidungen für Ihr Unternehmen aus dem Ausland trifft, könnten Sie dort steuerpflichtig werden. Das können Führungskräfte, Partner, Vorstandsmitglieder oder Manager sein, die vor Ort Verträge abschließen. 
  • Wenn Ihre Mitarbeitenden im Ausland direkt an umsatzgenerierenden Tätigkeiten beteiligt sind, kann dies als Betriebsstätte angesehen werden – etwa ein internationales Vertriebsteam, das regelmäßig Termine für Ihr Unternehmen akquiriert und abschließt.
  • Wenn dem Mitarbeitenden von Ihnen ein eigener Arbeitsplatz im Ausland zur Verfügung gestellt wird, z. B. ein Büro oder Ähnliches, kann dadurch eine „feste Geschäftseinrichtung“ entstehen, was zu Problemen mit Betriebsstätten führen kann.

So können Sie das Risiko mindern: Die Zusammenarbeit mit Fachleuten wie einem EOR kann dieses Risiko weitgehend ausschließen und sie können zudem beratend tätig werden. 

Geistiges Eigentum (IP)

Geistiges Eigentum bezeichnet alle Werke, die durch geistige Arbeit entstehen. Eine neue Software, Dokumentationen über die Funktionsweise eines neuen Fertigungssystems, neuartige Kunstwerke usw. sind Beispiele für geistiges Eigentum. Sie müssen sicherstellen, dass dieses Ihrem Unternehmen gehört und nicht dem Mitarbeitenden.

Andernfalls kann dies zu langwierigen Gerichtsverfahren, negativer Presse, zum Nutzungsverbot der Erfindung/des geistigen Eigentums, zu nicht bestandenen Audits und vielem mehr führen. Zudem müssen Sie sich dann mit internationalen Gerichten auseinandersetzen – was noch teurer und aufwendiger ist.

In einigen Ländern erhält automatisch der Schöpfer (Mitarbeitende) das Eigentum an seinem geistigen Eigentum und nicht das Unternehmen. Darauf müssen Sie achten.

So können Sie das Risiko mindern: Die Erstellung wasserdichter Verträge ist unerlässlich, um eine maximale Übertragung des geistigen Eigentums sicherzustellen. Das gilt sowohl für die Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern als auch für fest angestellte Mitarbeitende im Ausland.

Sie können hierfür auch einen EOR mit Eigenstruktur nutzen, der diese Fragestellungen abdeckt.

Herausforderungen bei der internationalen Expansion

Vor diesem Hintergrund sind hier einige zentrale Herausforderungen bei der Einstellung internationaler Mitarbeitender.

Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze

Arbeitsrechtsexperte Richard Reice, Partner bei Messner Reeves LLP, sagt:

„Compliance ist der wichtigste Aspekt bei der internationalen Einstellung. Dabei gibt es zwei Kategorien: die Einstellung von Nicht-Staatsangehörigen, die im Ausland leben, und die Einstellung von US-Bürgern, die im Ausland leben. 

Wenn Sie beispielsweise als Ölgesellschaft amerikanische Staatsbürger einstellen, die in Norwegen leben und in Ölfeldern arbeiten, müssen Sie sowohl das US-amerikanische Arbeitsrecht als auch die lokalen norwegischen Gesetze einhalten. 

Im anderen Fall müssen Sie die lokalen Arbeitsgesetze der jeweiligen Gerichtsbarkeit beachten, in der die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter arbeitet.“

Laut einer aktuellen Umfrage von Gusto gaben fast 3 von 4 Unternehmen (71 %) an, dass das Verständnis und die Einhaltung von ausländischen Arbeits- und Steuergesetzen eines der wichtigsten Themen ist, wenn sie internationale Mitarbeitende einstellen oder beschäftigen. 

Lohnabrechnung

Für die internationale Lohnabrechnung gibt es viele Herausforderungen, weil die jeweiligen Gesetze über Sozialleistungen, Lohnsteuern, Meldepflichten, Inflation und Währungsschwankungen unterschiedlich sind.

Neben den Schwierigkeiten bei der Einhaltung droht auch ein Speicherungsrisiko, da Sie alle Datenschutzgesetze der jeweiligen Länder berücksichtigen müssen.

Für deren Umsetzung bieten sich mehrere Optionen an, wie zum Beispiel:

  • Eigene globale Lohnabrechnung
  • Auslagerung an lokale Lohnabrechnungsanbieter
  • Verwendung einer zentralen Plattform.

Eigene oder ausgelagerte Lohnabrechnung geben Ihnen zwar Kontrolle, sind aber nicht skalierbar.

Es ist außerdem schwierig, Daten von mehreren Anbietern zu kombinieren, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Tatsächlich haben mehr als die Hälfte (56 %) der Unternehmen keinen vollständigen Überblick über alle Gehaltsabrechnungen in allen Ländern, und 65 % fehlt es an wichtigen Funktionen wie einem globalen Dashboard für Einblicke.

Zentralisierte, integrierte Gehaltsabrechnungsplattformen sind die Zukunft. Sie sind jedoch ziemlich teuer und eignen sich eher für die Einstellung vieler internationaler Mitarbeitender über einen längeren Zeitraum, was bei kleinen Unternehmen/Start-ups oft nicht der Fall ist.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten internationalen Gehaltsabrechnungsdienstleister.

Globale Vergütung

45 % der Mitarbeitenden betrachten die Bezahlung als wichtigsten Faktor bei einem Job, daher ist es unerlässlich, einen fairen globalen Vergütungsplan für Ihre weltweite Belegschaft zu erstellen.

Eine transparente globale Vergütungsrichtlinie motiviert Mitarbeitende und hilft Ihrem Unternehmen dabei, die Lohn- und Leistungsregelungen mehrerer Länder einzuhalten.

Zum Beispiel umfassen verpflichtende oder gesetzliche Leistungen für französische Mitarbeitende Krankenversicherung, Rente, Lebens- und Invaliditätsversicherung, Todesfallversicherung, Arbeitslosenleistungen, großzügige Urlaubs- und Abwesenheitspolitiken sowie eine Unfallversicherung – diese unterscheiden sich erheblich von den gesetzlichen Leistungen in den USA.

Bei der Entwicklung Ihrer globalen Vergütungsstrategie müssen Sie zunächst das Grundgehalt festlegen, das sich auf den Standort der Mitarbeitenden, ihre Erfahrung, ihre Rolle, die Verfügbarkeit von Talenten und weitere Faktoren stützen kann. 

Hier sind Ihre Optionen für die Gestaltung der globalen Vergütung:

  • Einzelfalllösung: Die Vergütung wird individuell für jede Person auf Grundlage ihres Standorts und ihrer Rolle gestaltet. Diese Methode bietet Flexibilität, wird jedoch mit zunehmender Unternehmensgröße immer schwieriger zu verwalten, da es herausfordernd ist, Fairness und Konsistenz im Team zu gewährleisten.
  • Gleiches Gehalt für alle: Bei diesem Ansatz erhalten alle das gleiche Gehalt, unabhängig vom Standort – üblicherweise basierend auf dem Firmensitz. Dies garantiert gleiche Bezahlung für gleiche Aufgaben, berücksichtigt jedoch nicht die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern, was die Anwerbung von Talenten aus teureren Regionen erschweren kann.
  • Anpassungen an die Lebenshaltungskosten: Die Vergütung wird auf Basis der jeweiligen Lebenshaltungskosten in jeder Region angepasst, sodass Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten einen ähnlichen Lebensstandard beibehalten können. Diese Strategie ist gerechter zwischen den Regionen, kann jedoch Unzufriedenheit auslösen, wenn Mitarbeitende zwischen Standorten wechseln oder anderweitig besser bezahlte Stellen finden.

Internationale Einstellungen sind heute häufiger denn je. Im Jahr 2023 beispielsweise stellten ausländische Unternehmen 63 % mehr US-Mitarbeitende ein als im Vorjahr. Dies sind drei Trends, die diese Entwicklung antreiben:

  1. Remote-Arbeit und verteilte Teams: Der Wandel hin zu Remote- und hybriden Arbeitsmodellen hat sich seit der COVID-19-Pandemie beschleunigt und sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmen weltweit verteilte Teams aufbauen.
  2. Globaler Fachkräftemangel: Viele Branchen sehen sich mit Engpässen in Schlüsselbereichen wie Technologie und Ingenieurwesen konfrontiert. Um diese Lücken zu füllen, setzen Personalberatungen zunehmend auf internationale Bewerbermärkte, um auf ein Überangebot an Fachkräften zuzugreifen, insbesondere bei Führungskräften (meist zu geringeren Kosten).
  3. Compliance und Employer of Record (EOR) Lösungen: Unternehmen nutzen vermehrt EOR-Dienste, um die Einhaltung gesetzlicher Regelungen bei internationalen Einstellungen sicherzustellen. Dieser Trend vereinfacht den Einstellungsprozess über Ländergrenzen hinweg und hilft, Risiken zu minimieren.

Internationale Einstellungen waren noch nie so einfach

Internationale Einstellungen wirken zunächst einschüchternd, doch mit den richtigen Werkzeugen und den passenden Menschen kann dies Ihr Unternehmen transformieren. 

Indem Sie die Perspektiven und das Wissen internationaler Mitarbeitender nutzen, können Sie Ihren Markt erweitern, Innovationen fördern und die Unternehmenskultur nachhaltig stärken.

In diesem Leitfaden wurden verschiedene Möglichkeiten für internationale Einstellungen, die Vorteile, Risiken und Herausforderungen besprochen, die Ihnen begegnen können. Dennoch empfehlen wir stets, bei Unsicherheiten eine*n Expert*in für Arbeitsrecht zu konsultieren.

Als nächsten Schritt lesen Sie diesen Artikel darüber, wie Sie Remote-Mitarbeitende einstellen und anschließend, wie Sie Remote-Teams managen, sobald diese an Bord sind.

FAQs

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