Internationale Mitarbeiter einstellen: Umfassender Leitfaden 2026
Internationale Mitarbeitende einzustellen bedeutet, dein Team durch die Gewinnung von Fachkräften aus dem Ausland zu erweitern. In diesem Artikel zeige ich dir genau, wie du grenzüberschreitend einstellst, internationale Gesetze einhältst und häufige Fehler vermeidest – damit du selbstbewusst auf globale Talente zugreifen kannst, ohne die üblichen Schwierigkeiten.
Internationale Mitarbeitende einstellen: Die Möglichkeiten
Ein US-amerikanisches Unternehmen, das Möglichkeiten zur Rekrutierung im Ausland prüft, muss die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze sicherstellen, damit der Prozess reibungslos abläuft. Je nach Bedarf stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Einstellung internationaler Mitarbeitender mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad zur Verfügung.
In diesem Abschnitt werden die beliebtesten Möglichkeiten ausführlich erläutert, einschließlich der Vor- und Nachteile jeder einzelnen.
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Eine juristische Person gründen
Die Gründung einer ausländischen Gesellschaft zur Einstellung internationaler Mitarbeitender ermöglicht es deiner Organisation, Fachkräfte in einem anderen Land direkt einzustellen.
Dieser Prozess umfasst die Schaffung einer rechtlichen Präsenz in einem anderen Land, was von Vorteil sein kann, wenn du planst, langfristig auf diesem Markt tätig zu sein.
Wichtige Schritte zur Gründung einer ausländischen Gesellschaft
- Recherche und Planung: Mache dich mit den rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Anforderungen des Landes vertraut, in dem du die Gesellschaft gründen möchtest. Dazu gehören die Unternehmensregistrierung, steuerliche Verpflichtungen und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze.
- Gründung der juristischen Person: Wähle die Art der juristischen Person, die zu deinen geschäftlichen Anforderungen passt (z. B. Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, Repräsentanz). Dazu gehört die Registrierung deiner Gesellschaft bei den lokalen Behörden, die Einholung der erforderlichen Genehmigungen und die Erfüllung etwaiger Anforderungen an das Anfangskapital.
- Banking und finanzielle Einrichtung: Eröffne ein lokales Bankkonto für die Abwicklung der Gehaltsabrechnung und anderer Finanztransaktionen. Stelle sicher, dass du die lokalen Finanzvorschriften und Berichtspflichten einhältst.
- Einstellung lokaler Mitarbeitender: Rekrutiere lokale Mitarbeitende direkt und halte dabei die lokalen Beschäftigungsgesetze ein, einschließlich der Vorschriften zu Verträgen, Leistungen und Arbeitsbedingungen. Möglicherweise musst du lokale Personalverantwortliche oder Berater einstellen, um diesen Prozess effektiv zu verwalten.
- Compliance und Verwaltung: Übernimm die Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Steuern und Leistungen intern oder über lokale Dienstleister. Stelle die fortlaufende Einhaltung der lokalen Vorschriften sicher, um rechtliche Probleme und Geldstrafen zu vermeiden.
Vorteile:
- Du hast direkte Aufsicht und Kontrolle über den Einstellungsprozess, die Verwaltung der Mitarbeitenden und die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
- Die Gründung einer lokalen Gesellschaft stärkt deine Markenpräsenz und Glaubwürdigkeit auf dem neuen Markt.
- Potenziell geringere langfristige Kosten im Vergleich zur Nutzung von Vermittlern wie EORs (dazu später mehr), insbesondere bei einer Expansion.
- Die Möglichkeit, Beschäftigungspakete und Leistungen so anzupassen, dass sie besser zu den lokalen Erwartungen und der Unternehmenskultur passen.
Nachteile:
- Die Gründung und Verwaltung einer ausländischen Gesellschaft kann komplex und zeitaufwendig sein und umfassende Kenntnisse der lokalen Gesetze und Vorschriften erfordern.
- Höhere anfängliche Kosten für die Gründung der Gesellschaft, Rechtsberatung und den administrativen Aufbau.
- Die lokalen Gesetze müssen kontinuierlich überwacht und eingehalten werden, da sie sich von Land zu Land erheblich unterscheiden können.
- Für die Verwaltung der Gesellschaft sind eigene Ressourcen erforderlich, darunter Fachwissen in den Bereichen Personalwesen, Recht und Finanzen.
Wenn du der Meinung bist, dass die Gründung einer ausländischen Gesellschaft der richtige Weg für dein Unternehmen ist, empfehle ich dir, dich von rechtlichen und finanziellen Beratern unterstützen zu lassen, um den Prozess effektiv zu bewältigen.
Einen formalen Arbeitgeber (EOR) nutzen
EORs ermöglichen es dir, schnell zu expandieren und Fachkräfte aus dem globalen Markt zu gewinnen. Sie können auch einen internen Wechsel von deiner juristischen Person zu ihrer unterstützen, wenn du derzeit eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter hast, die oder der in ein anderes Land umziehen möchte.
EORs fungieren in Ihrem Namen als rechtlicher Arbeitgeber und übernehmen administrative Aufgaben wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Bezahlung internationaler Mitarbeiter und die Verwaltung von Zusatzleistungen. Dabei stellen sie die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Vorschriften sicher.
Beachten Sie nun, dass es EORs in zwei Formen gibt: mit eigener Gesellschaft und partnerabhängig.
- EORs mit eigener Gesellschaft: Gründen und verwalten ihre eigenen lokalen Gesellschaften in verschiedenen Ländern.
- Partnerabhängige EORs: Erbringen diese Dienstleistungen nicht direkt, sondern bieten stattdessen die Dienstleistungen verschiedener Anbieter in unterschiedlichen Regionen unter eigenem Namen an.
Um die Risiken bei der Nutzung eines EORs zu minimieren, empfehle ich Ihnen, mit EORs zu arbeiten, die eigene Gesellschaften besitzen.
Vorteile:
- Wichtige HR-Funktionen auslagern in anderen Ländern
- Einfachere Skalierung Ihres Unternehmens während der Zusammenarbeit mit ihnen
- Unterstützung einer remote oder dezentral arbeitenden Belegschaft
- Zugang zu Experten für arbeitsrechtliche Beratung und Compliance-Beratung
- Weniger Papieraufwand und kürzere Zeit bis zur Einstellung
- Verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der falschen Einstufung von Mitarbeitern.
Nachteile:
- Möglicherweise fehlende Kontrolle über den Einstellungsprozess
- Einschränkungen durch lokale Arbeitsgesetze, Zusatzleistungen usw.
- Höhere Einstellungskosten, da PEOs/EORs für ihre Dienstleistungen einen Aufpreis verlangen.
Wenn Sie lediglich etwas Unterstützung bei der Personalgewinnung suchen, könnte es sinnvoll sein, einen Employer of Record mit Personalvermittlungsagenturen zu vergleichen, da Letztere möglicherweise besser geeignet sind.
Als internationale Auftragnehmer einstellen
Seit dem Boom der Remote-Arbeit hat die freiberufliche Tätigkeit stark zugenommen und macht bis zu 12 % des globalen Arbeitsmarktes aus.
Insbesondere Start-ups bevorzugen es, ihre Teams zu skalieren, indem sie Teams aus remote arbeitenden Freelancern/Auftragnehmern mit spezialisierten Fähigkeiten in den Bereichen Webdesign, Grafikdesign, Schreiben, Softwareentwicklung usw. einstellen.
Allerdings gibt es einige rechtliche Aspekte, um die Sie sich kümmern müssen, wie lokale Compliance, geistiges Eigentum, Zahlungsmethoden und falsche Einstufung. Sie müssen die lokalen Gesetze prüfen, um sicherzustellen, dass die Person als Auftragnehmer eingestuft wird, und Verträge mit umfassenden Schutzbestimmungen für geistiges Eigentum erstellen.
Laut Nikita Agarwal, Director bei Milestone Localization, „Wir haben Büros in Indien und im Vereinigten Königreich mit lokalen Teams für den operativen Betrieb. Für den Vertrieb stellen wir weltweit Mitarbeiter ein. Wir haben uns dafür entschieden, mit einem internationalen Mitarbeiter auf Vertragsbasis zu arbeiten, weil dies kostengünstiger ist.
Es fallen keine Verwaltungsgebühren und Steuern an, und es gibt keinen Compliance-Aufwand; außerdem lässt sich einfach ein Vertrag erstellen. Wir haben drei internationale Vertriebsmitglieder, daher ist es einfach, ihre Verträge und Zahlungen zu verwalten.
Das Hauptproblem bei Vertragsmitarbeitern besteht darin, dass man ihnen nicht untersagen kann, andere Tätigkeiten anzunehmen, und dass man keine vollständig festen Arbeitszeiten und Vergütungen vereinbaren kann.
In einigen Ländern gilt dies als Beschäftigung in einer Vollzeitstelle, und Arbeitnehmer haben Anspruch auf Zusatzleistungen. Wir haben Vertriebsmitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und variabler Vergütung eingestellt. Wir haben eine Wettbewerbsverbotsklausel hinzugefügt, die besagt, dass sie nicht mit Unternehmen derselben Branche arbeiten dürfen.
Das größte Risiko bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter besteht darin, dass Sie kaum rechtliche Möglichkeiten gegen diese Person haben. Die Kosten für internationale Schiedsverfahren bzw. die Strafverfolgung sind sehr hoch, und in den meisten Situationen stehen die Kosten in keinem angemessenen Verhältnis.”
Vorteile:
- Ermöglicht Ihnen, spezialisierte Experten einzustellen
- Ermöglicht Flexibilität beim Hoch- und Herunterfahren des Arbeitsumfangs
- Eröffnet einen deutlich größeren Talentpool
- Sie können diese Personen einfach über Online-Plattformen und Tools für die Vermittlung von Freiberuflern einstellen
- Sie müssen die Belastung durch Steuern, Zusatzleistungen usw. nicht tragen.
- Erfordert nur eine minimale Schulung und Einarbeitung.
Nachteile:
- Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann eine Herausforderung sein
- Potenziell hohes Risiko, abhängig vom Land und davon, wie viele Auftragnehmer Sie eingestellt haben.
Kurzfristige Beschäftigungssponsoring (Arbeitsvisa)
Visa für kurzfristiges Beschäftigungssponsoring ermöglichen es Ihnen, internationale Arbeitskräfte vorübergehend in Vollzeit einzustellen. Hier sind die wichtigsten Visakategorien für kurzfristiges Beschäftigungssponsoring:
- H-1B-Visum: Erforderlich für die Einstellung von Personen in spezialisierten Bereichen mit mindestens einem Bachelorabschluss in einem verwandten Fachgebiet. Es ermöglicht Ihnen, eine Person für maximal 6 Jahre einzustellen.
- H2A: Für vorübergehende und saisonale landwirtschaftliche Tätigkeiten. Es ist nur für Personen bestimmter Nationalitäten gültig.
- H2B: Es entspricht dem H2A-Visum, gilt jedoch ausschließlich für nichtlandwirtschaftliche Tätigkeiten
- I-Visa: Diese Visa gelten für Journalisten und Besatzungsmitglieder, die ein ausländisches Medienunternehmen in den USA beruflich vertreten.
- L-Visa: Diese Visa gelten für Personen, die im Rahmen eines unternehmensinternen Transfers auf Führungsebene oder aufgrund besonderer Fachkenntnisse eingesetzt werden.
- P-Visa: Sie gelten für internationale Sportler, Unterhaltungskünstler, Künstler und deren Teams, die sich für Veranstaltungen oder Wettbewerbe in den USA aufhalten.
- R-1: Vorübergehende Beschäftigung von Ausländern in religiösen Einrichtungen in den USA.
- TN NAFTA: Ermöglicht Personen aus Kanada und Mexiko, vorübergehend zu geschäftlichen Zwecken in den USA zu arbeiten.
- O1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Unternehmertum, Wirtschaft, Bildung, Sport usw., einschließlich internationaler Anerkennung.
So stellen Sie jemanden mit kurzfristigem Beschäftigungssponsoring ein
Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibung widerspiegelt, dass es sich um eine spezialisierte Position handelt. Dies ist der Fall, wenn für die Stelle normalerweise ein Bachelorabschluss oder ein höherer Abschluss erforderlich ist.
Schritt 2. Zahlen Sie den H1-B-Arbeitskräften mindestens das jeweils höhere Gehalt: den vorherrschenden Lohnsatz oder das unternehmensinterne Gehalt für vergleichbare Mitarbeiter.
Schritt 3. Reichen Sie die LCA (Antrag zu den Arbeitsbedingungen) beim Arbeitsministerium ein und informieren Sie US-Arbeitskräfte über die Anzahl der von Ihnen beschäftigten vorübergehenden Arbeitskräfte ohne Einwanderungsstatus, die angebotenen Löhne, den Beschäftigungszeitraum, die beruflichen Klassifikationen, die Einsatzorte sowie über die folgende Erklärung:
"Beschwerden wegen falscher Darstellung wesentlicher Tatsachen im Antrag zu den Arbeitsbedingungen und/oder wegen der Nichteinhaltung der Bedingungen des Antrags zu den Arbeitsbedingungen können bei jeder Dienststelle der Abteilung für Löhne und Arbeitszeiten des Arbeitsministeriums der Vereinigten Staaten eingereicht werden."
Schritt 4. Registrieren Sie sich bei der USCIS und warten Sie die Auswahl in der Lotterie ab
Schritt 5. Reichen Sie für den ausgewählten Begünstigten (Mitarbeiter) das Formular I-129 zusammen mit der vom DOL beglaubigten LCA und der Auswahlbenachrichtigung aus der Lotterie ein. Dieser Schritt kostet mindestens $460 und kann je nach Situation Ihres Unternehmens mehrere tausend Dollar betragen.
Es handelt sich um ein langwieriges Verfahren. Es wird empfohlen, während jedes einzelnen Schritts des Prozesses arbeitsrechtliche Anwälte zu konsultieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Vorteile:
- Sie erhalten häufig spezialisierte Fähigkeiten und Kenntnisse, die in den USA nicht vermittelt werden
- Breiter Talentpool
- Ein wesentlicher Bestandteil von DEI
- Verbessert die kulturelle Vielfalt und bringt neue Perspektiven in Ihr Unternehmen.
Nachteile:
- Es handelt sich um einen kostspieligen Prozess, der einschließlich Anwaltsgebühren Tausende von Dollar kostet
- Er erfordert viel Papierarbeit, Arbeitsbescheinigungen und Aufwand
- Zeitaufwendiger Prozess.
Langfristiges Sponsoring
Ein kurzfristiges Sponsoring umfasst Nichteinwanderungsvisa. Langfristiges Sponsoring hingegen umfasst EB-Visa, die Ihrem Mitarbeiter einen dauerhaften Aufenthaltsstatus gewähren.
Es gibt fünf Visumarten, die in diese Kategorie fallen:
- EB-1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in den Bereichen Wissenschaft, Kunst, Sport, Wirtschaft, Bildung, Forschung, Unternehmensführung usw.
- EB-2: Für Personen mit Hochschul- oder weiterführenden Abschlüssen sowie ausländische Staatsangehörige mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in ihrem Fachgebiet
- EB-3: Für ausländische Staatsangehörige mit Fachkenntnissen sowie Fachkräfte und ungelernte Arbeitskräfte (am weitesten verbreitet)
- EB-4: Für besondere Einwanderer, etwa religiöse Arbeitskräfte, Angehörige der Streitkräfte usw.
- EB-5: Für ausländische Investoren, die in die USA investieren.
Als Arbeitgeber in den USA können Sie nur zwei Visumarten sponsern: EB-2 und EB-3. Das Verfahren entspricht dem des kurzfristigen Sponsorings. Sie müssen beim DOL eine LCA einholen und anschließend anstelle des Formulars I-129 einen Einwanderungsantrag mit dem Formular I-140 einreichen.
Sobald der Einwanderungsantrag genehmigt wurde, muss der Mitarbeiter das Formular I-485 oder DS-260 einreichen, um seinen Status in den eines dauerhaft Aufenthaltsberechtigten umzuwandeln. Diese Methode kostet etwas mehr als ein kurzfristiges Sponsoring.
Weitere Anforderungen können sein:
- Eine ärztliche Untersuchung bei einer zugelassenen medizinischen Fachkraft
- Die Teilnahme an einem Drogentest
- Das Bestehen einer polizeilichen Hintergrundüberprüfung
- Die Teilnahme an einer finanziellen Prüfung
- Die Abgabe von Fingerabdrücken
- Die Teilnahme an einem Sprachtest
- Die Vorlage von Leumundszeugnissen
Empfehlung: Es wird dringend empfohlen, während jedes Schritts des Prozesses einen Anwalt für Arbeitsrecht zu konsultieren, um die Einhaltung aller Vorschriften sicherzustellen.
Vorteile:
- Die meisten ausländischen Arbeitskräfte sind sehr fleißig und ihren Sponsoren gegenüber loyal
- Es kann die Mitarbeiterbindung verbessern und die Fluktuation verringern
- Ausländische Mitarbeiter können Wissen und Fähigkeiten an Ihre lokalen Arbeitskräfte weitergeben
- Es rückt Ihr Unternehmen positiv ins Licht, da es sein Engagement für die Mitarbeiter zeigt
- Auf lange Sicht kostengünstig aufgrund der höheren Mitarbeiterbindung.
Nachteile:
- Erfordert viel zeitaufwendige Papierarbeit
- Mitarbeiter könnten trotzdem kündigen, wodurch Ihre Ressourcen verschwendet werden.
Internationale Mitarbeiter einstellen: Prozess in 4 Schritten
Hier ist ein Prozess in 4 Schritten für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:
1. Geschäftsanforderungen und Rollen bestimmen
Definieren Sie die konkreten Rollen, die Sie besetzen müssen, und prüfen Sie, ob eine internationale Einstellung sinnvoll ist. Berücksichtigen Sie Kompetenzlücken, die Verfügbarkeit auf dem Arbeitsmarkt, Zeitzonen, die kulturelle Übereinstimmung und die Kosten.
Recherchieren Sie, in welchen Ländern die benötigten Fachkräfte zu finden sind, und bewerten Sie mögliche Herausforderungen wie Sprachbarrieren, rechtliche Aspekte oder Anforderungen an Arbeitserlaubnisse.
2. Ihren Ansatz festlegen
Entscheiden Sie je nach gewähltem Standort bzw. gewählten Standorten, wie Sie dort Arbeitskräfte einstellen möchten, z. B. durch die Gründung einer juristischen Person oder die Beauftragung eines Arbeitgeberdienstleisters.
In diesem Zusammenhang sollten Sie auch Ihre Strategie für globale Lohnabrechnung und Vergütung für diese Rollen festlegen.
3. Kandidaten rekrutieren
Nutzen Sie globale Jobbörsen, lokale Personalvermittlungen, den EOR, Plattformen für die Einstellung von Remote-Mitarbeitern oder Personalbeschaffungsdienste, um Kandidaten zu finden und sie durch Ihren Prozess für die Einstellung von Remote-Mitarbeitern zu führen.
4. Mitarbeiter einarbeiten und integrieren
Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an Zeitzonen, Tools für die Remote-Arbeit und kulturelle Unterschiede an. Stellen Sie klare Richtlinien dazu bereit, wie Ihr Unternehmen arbeitet, bieten Sie Unterstützung bei der kulturellen Integration an und sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation zwischen internationalen Mitarbeitenden und Teams.
Vorteile der internationalen Einstellung
Es gibt gute Gründe, warum Unternehmen den zusätzlichen Aufwand betreiben, internationale Mitarbeitende einzustellen:
Den Talentpool erweitern
Internationale Einstellungen ermöglichen es Ihnen, Ihren Talentpool zu erweitern, da der Standort der Bewerberinnen und Bewerber nicht länger ein Hindernis darstellt.
Im Juli 2023 gab es in den USA 1,4 offene Stellen für jede arbeitslose Person.
Da der anhaltende Fachkräftemangel viele Arbeitgeber dazu bringt, die Löhne zu erhöhen, wenden sich US-amerikanische Unternehmen – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen – an internationale Mitarbeitende, um die benötigte Unterstützung zu erhalten.
86 % gaben an, internationale Mitarbeitende einzustellen, um Kosten zu verwalten. Weitere 58 % sagten, dass sie sich globalen Talenten zuwenden, weil ihnen nicht genügend Arbeitskräfte in den USA zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ermöglicht die internationale Einstellung den Aufbau einer umfangreicheren Bewerberdatenbank.
Die Vielfalt erhöhen
DEI (Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion) sind wichtig für ein höheres Engagement und eine bessere Leistung am Arbeitsplatz.
Die Einstellung internationaler Mitarbeitender kann Ihre DEI-Bemühungen stärken, was – wie die folgenden Zahlen zeigen – zahlreiche Vorteile mit sich bringt:
- Vielfältige Teams treffen 87 % bessere Entscheidungen
- Im gesamten Jahr 2022 wurde prognostiziert, dass 75 % der Unternehmen mit vielfältig besetzten Entscheidungsteams ihre finanziellen Ziele übertreffen würden
- Unternehmen mit vielfältigen Mitarbeitenden weisen eine bis zu 20 % höhere Innovationsrate und 19 % höhere Innovationserlöse auf.
Kurz gesagt bringen internationale Mitarbeitende häufig eine neue Perspektive und einzigartige Fähigkeiten mit, die Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu innovieren, Systeme zu verbessern und mehr Umsatz zu erzielen. Das ist ein Grund, warum sich Unternehmen für die Einführung einer internationalen Strategie entscheiden.
Wenn Sie Menschen einstellen, die in das Land eingewandert sind, in dem Sie tätig sind, ist es für den Erfolg Ihrer Initiativen zu Vielfalt und Inklusion entscheidend, über die Erfahrungen von Einwanderinnen und Einwanderern am Arbeitsplatz nachzudenken.
Die Expansion in neue Märkte unterstützen
Die globale Expansion ist mit internationalen Mitarbeitenden wesentlich einfacher. Tatsächlich ist es bei vielfältig aufgestellten Unternehmen 70 % wahrscheinlicher, dass sie neue Märkte erschließen können.
Darüber hinaus kann eine Präsenz „vor Ort“ am gleichen Standort wie ein wichtiger Partner oder Kunde dazu beitragen, Partnerschaften mit Unternehmen in verschiedenen Ländern zu sichern.
Der Grund dafür ist, dass diese Mitarbeitenden Ihnen helfen, die Kultur des Marktes besser zu verstehen, und Ihnen lokales Wissen über Besonderheiten vermitteln können, das einen großen Unterschied machen kann. Sprachbarrieren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei Ihrer Fähigkeit, in neue Gebiete zu expandieren.
Beispielsweise unterscheidet sich die Art und Weise, Produkte zu verkaufen und zu verhandeln, in den USA erheblich von der in Indien.
In den USA können Sie Budgets, Erwartungen und zu liefernde Ergebnisse deutlich direkter ansprechen, was in Indien nicht der Fall ist. Ein vielfältiges Team kann dabei helfen, diese Unterschiede zu überwinden.
Risiken der internationalen Einstellung
Wie bei den meisten Dingen im Geschäftsleben birgt auch die internationale Einstellung von Mitarbeitern gewisse Risiken, die hauptsächlich damit zusammenhängen, dass unbeabsichtigt gegen arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen wird.
Falsche Einstufung von Mitarbeitern
Eine falsche Einstufung bezeichnet die fehlerhafte Klassifizierung eines Mitarbeiters und kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Es gibt zwei Kategorien von Arbeitskräften: Arbeitnehmer und unabhängige Auftragnehmer. Sie unterscheiden sich danach, wie viel Kontrolle ein Unternehmen über sie ausübt.
Ein Arbeitnehmer muss den Zeitplan, den Verhaltenskodex, die Vorgaben des Unternehmens zur Ausführung der Arbeit, den Arbeitsort und weitere Vorgaben des Unternehmens befolgen. Ein Auftragnehmer hingegen muss nichts davon tun. Er kann frei entscheiden, wann, wie und wo er arbeitet.
Eine zu starke Kontrolle kann dazu führen, dass die Behörden die betreffende Person stattdessen als Arbeitnehmer einstufen. In diesem Fall drohen Ihnen Geldstrafen wegen Steuerverstößen, Geldstrafen wegen Verstößen gegen Bundesgesetze und sogar eine Gefängnisstrafe.
Die Unkenntnis der lokalen Gesetze zur Einstufung von Arbeitskräften kann bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter zu Problemen führen.
In einigen Ländern werden Auftragnehmer beispielsweise nach einer bestimmten Zeit automatisch zu Vollzeitbeschäftigten. Wenn Sie die gesetzlichen Bestimmungen nicht kennen, kann dies zu Fehlern bei der Einstufung führen.
Darüber hinaus gestatten einige Länder EORs nicht, Personen vor Ort zu beschäftigen, selbst wenn sie in diesem Land tätig sind.
So lässt sich das Risiko verringern: Lassen Sie sich stets von einem unabhängigen Arbeitsrechtsberater zu den lokalen Gesetzen jedes Landes beraten, in dem Sie tätig werden möchten.
Betriebsstätte
Die Betriebsstätte ist ein Bereich des internationalen Steuerrechts, der bestimmt, ob Ihr Unternehmen in einem Land „ausreichend präsent“ ist, sodass Sie dort der lokalen Körperschaftsteuer unterliegen.
Wenn Sie in einem anderen Land tätig sind und dort Einnahmen erzielen, können Sie auch den Steuern dieses Landes unterliegen.
Bei der internationalen Einstellung von Mitarbeitern können sich aufgrund der folgenden Bedingungen Probleme im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte ergeben:
- Wenn jemand aus einem anderen Land Entscheidungen für Ihr Unternehmen trifft, können Sie den Steuern dieses Landes unterliegen. Dabei kann es sich um Führungskräfte, Partner, Vorstandsmitglieder oder Manager handeln, die Geschäfte abschließen.
- Wenn Ihre Mitarbeiter im Ausland unmittelbar an umsatzgenerierenden Tätigkeiten beteiligt sind, kann eine Betriebsstätte angenommen werden – beispielsweise bei einem internationalen Vertriebsteam, das regelmäßig Termine für Ihr Unternehmen vereinbart und abschließt.
- Wenn der Mitarbeiter einen von Ihnen bereitgestellten festen Arbeitsplatz im Ausland, ein Büro oder etwas Ähnliches nutzt, kann dadurch ein „fester Geschäftssitz“ entstehen. Dies kann zu Problemen im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte führen, selbst wenn Sie einen EOR einsetzen.
So lässt sich das Risiko verringern: Der Einsatz von Fachleuten wie einem EOR kann dieses Risiko erheblich reduzieren und außerdem eine gewisse Orientierung bieten. Um den richtigen EOR-Anbieter auszuwählen, sollten Sie in Betracht ziehen, eine RFP für EOR-Dienstleistungen zu erstellen, die Ihre spezifischen Compliance-Anforderungen berücksichtigt.
Geistiges Eigentum (IP)
IP bezeichnet alle Schöpfungen, die aus geistiger Arbeit hervorgehen. Eine neue Software, Dokumente zur Funktionsweise eines neuen Fertigungssystems, neuartige Kunstwerke usw. sind Beispiele für geistiges Eigentum. Sie müssen sicherstellen, dass dieses Ihrem Unternehmen und nicht dem Mitarbeiter gehört.
Andernfalls kann dies zu langwierigen Gerichtsverfahren, negativer Berichterstattung, der Unmöglichkeit, die Erfindung bzw. das IP zu nutzen, fehlgeschlagenen Prüfungen und vielem mehr führen. Außerdem müssen Sie diese Angelegenheit vor internationalen Gerichten klären, was noch teurer und aufwendiger ist.
In einigen Ländern wird dem Urheber (dem Mitarbeiter) automatisch das Eigentum am IP für seine Schöpfungen zugesprochen und nicht dem Unternehmen. Darauf müssen Sie achten.
So lässt sich das Risiko verringern: Die Erstellung rechtssicherer Verträge ist notwendig, um möglichst umfassende IP-Rechte auf Sie zu übertragen. Dies gilt sowohl bei der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer als auch von Vollzeitbeschäftigten im Ausland.
Sie können auch einen EOR mit eigener Gesellschaft nutzen, der sich um diese Angelegenheiten kümmert.
Herausforderungen bei der internationalen Expansion
Vor diesem Hintergrund sind hier einige zentrale Herausforderungen bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter aufgeführt.
Einhaltung der lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften
Der Arbeitsrechtsexperte Richard Reice, Partner bei Messner Reeves LLP, sagt:
„Compliance ist der wichtigste Aspekt bei der internationalen Einstellung von Mitarbeitern. Dabei gibt es zwei Kategorien: die Einstellung von Nichtstaatsangehörigen, die im Ausland leben, und die Einstellung von US-Staatsangehörigen, die im Ausland leben.
Wenn Sie beispielsweise ein Ölunternehmen sind und in Norwegen lebende US-Amerikaner für die Arbeit auf Ölfeldern einstellen, müssen Sie sowohl die US-amerikanischen Arbeitsgesetze als auch die lokalen norwegischen Gesetze einhalten.
Für Letzteres müssen Sie jedoch die lokalen Arbeits- und Beschäftigungsgesetze des Rechtsgebiets einhalten, in dem der Mitarbeiter arbeitet.”
Laut Gustos aktueller Umfrage gaben fast 3 von 4 Unternehmen (71 %) an, dass das Verständnis und die Einhaltung ausländischer Arbeits- und Steuergesetze zu den wichtigsten Herausforderungen gehören, mit denen sie bei der Einstellung und Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitern konfrontiert sind.
Lohnabrechnung
Die internationale Lohnabrechnung bringt aufgrund der unterschiedlichen Gesetze zu Leistungen, Lohnsteuern, Berichterstattung, Inflation und Währungsschwankungen häufig zahlreiche Herausforderungen mit sich.
Neben den Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Vorschriften birgt sie auch ein Risiko für die Datenspeicherung, da Sie die Datenschutzgesetze aller Länder berücksichtigen müssen.
Für die Umsetzung stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Interne globale Lohnabrechnung
- Auslagerung an lokale Anbieter für die Lohnabrechnung
- Nutzung einer zentralisierten Plattform.
Die interne Lohnabrechnung und ihre Auslagerung bieten Ihnen möglicherweise Kontrolle, sind jedoch nicht skalierbar.
Außerdem ist es schwierig, Daten von mehreren Anbietern zusammenzuführen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Tatsächlich haben mehr als die Hälfte (56 %) der Unternehmen keinen vollständigen Überblick über alle Lohnabrechnungen in sämtlichen Ländern, und 65 % verfügen nicht über wichtige Funktionen wie ein globales Dashboard für Erkenntnisse.
Zentralisierte, integrierte Plattformen für die Lohnabrechnung gehören der Zukunft. Sie sind jedoch recht teuer und eher für die Einstellung vieler internationaler Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum geeignet, was bei kleinen Unternehmen und Start-ups möglicherweise nicht der Fall ist.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Anbieter globaler Lohnabrechnungsdienste.
Globale Vergütung
45 % der Mitarbeiter halten die Bezahlung für den wichtigsten Faktor bei einer Stelle. Daher ist die Erstellung eines fairen globalen Vergütungsplans für Ihre weltweit tätigen Mitarbeiter unerlässlich.
Eine transparente globale Vergütungsrichtlinie motiviert Mitarbeiter und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, die Lohn- und Leistungsvorschriften mehrerer Länder einzuhalten.
Zu den obligatorischen oder gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen für französische Mitarbeiter gehören beispielsweise eine Krankenversicherung, eine Rentenversicherung, eine Lebens- und Invaliditätsversicherung, eine Todesfallversicherung, Arbeitslosenunterstützung, großzügige Regelungen für Urlaub und freie Tage sowie eine gesetzliche Unfallversicherung. Diese unterscheiden sich erheblich von den gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen in den USA.
Bei der Entwicklung Ihrer globalen Vergütungsstrategie müssen Sie zunächst die Grundvergütung festlegen. Diese kann vom Standort, der Erfahrung, der Rolle, der Verfügbarkeit von Fachkräften und weiteren Faktoren abhängen.
Für die Gestaltung der globalen Vergütung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Einzelfallbezogen: Die Vergütung wird für jeden Mitarbeiter auf Grundlage seines Standorts und seiner Rolle individuell festgelegt. Dies ermöglicht Flexibilität, wird jedoch mit dem Wachstum des Unternehmens schwieriger zu verwalten und erschwert die Gewährleistung von Fairness und Konsistenz im gesamten Team.
- Gleicher Satz für alle: Bei diesem Ansatz erhalten alle unabhängig vom Standort denselben Vergütungssatz, der sich typischerweise am Hauptsitz des Unternehmens orientiert. Dies gewährleistet gleichen Lohn für gleiche Rollen, berücksichtigt jedoch nicht die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern, was es erschweren kann, Fachkräfte aus Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten zu gewinnen
- Anpassungen an die Lebenshaltungskosten: Die Vergütung wird anhand der Lebenshaltungskosten in der jeweiligen Region angepasst, sodass Mitarbeiter an verschiedenen Standorten einen ähnlichen Lebensstandard beibehalten. Diese Strategie ist zwischen den Regionen fairer, kann jedoch zu Unzufriedenheit führen, wenn Mitarbeiter den Standort wechseln oder anderswo besser bezahlte Möglichkeiten finden.
Trends, die internationale Einstellungen vorantreiben
Internationale Einstellungen sind heute üblicher denn je. Im Jahr 2023 stellten Unternehmen aus dem Ausland beispielsweise 63 % mehr US-Mitarbeiter ein als im Vorjahr. Hier sind drei Trends, die diese Entwicklung vorantreiben:
- Remote-Arbeit und verteilte Teams: Der Wechsel zu Remote- und hybrider Arbeit hat sich seit der COVID-19-Pandemie beschleunigt und führt dazu, dass immer mehr Organisationen global verteilte Teams aufbauen.
- Globaler Fachkräftemangel: Viele Branchen sind in wichtigen Bereichen wie Technologie und Ingenieurwesen mit Fachkräftemangel konfrontiert. Um diese Lücken zu schließen, suchen Personalberatungen für Führungskräfte zunehmend international nach Mitarbeitenden und greifen dabei auf Märkte mit einem Überschuss an qualifizierten Arbeitskräften zurück, insbesondere auf Führungskräfte (normalerweise zu geringeren Kosten).
- Lösungen für Compliance und rechtliche Arbeitgeber (EOR): Unternehmen nutzen EOR-Dienstleistungen, um bei internationalen Einstellungen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verwalten. Dieser Trend vereinfacht den Einstellungsprozess über Ländergrenzen hinweg und trägt dazu bei, Risiken zu mindern.
Noch nie war es so einfach, international Mitarbeitende einzustellen
International einzustellen mag einschüchternd wirken, aber mit den richtigen Tools und Menschen kann es für Ihr Unternehmen eine transformative Wirkung haben.
Indem Sie die Perspektiven und das Wissen internationaler Mitarbeitender nutzen, können Sie Ihren Markt erweitern, bahnbrechende Innovationen fördern und Ihre Unternehmenskultur verbessern.
Dieser Leitfaden hat verschiedene Möglichkeiten für internationale Einstellungen, die Vorteile, die Risiken und die Herausforderungen untersucht, denen Sie während dieses Prozesses begegnen könnten. Wir empfehlen jedoch immer, eine Fachkraft für Arbeitsrecht zu konsultieren, wenn Sie sich bei etwas unsicher sind.
Sehen Sie sich als nächsten Schritt diesen Artikel darüber an, wie Sie Mitarbeitende für Remote-Arbeit einstellen und anschließend, sobald sie an Bord sind, Remote-Teams verwalten.
