Internationale Mitarbeiter einstellen: Umfassender Leitfaden 2026
Die Einstellung internationaler Mitarbeiter ist eine zunehmend gängige Strategie im heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt.
Obwohl es noch nie so einfach war, internationale Talente grenzüberschreitend einzustellen und davon zu profitieren, ist der Prozess dennoch mit einigen Herausforderungen verbunden.
Von der Einhaltung neuer rechtlicher Vorschriften bis hin zur Berücksichtigung kultureller Unterschiede gibt es vieles zu beachten.
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Hier erläutere ich Ihnen, welche Möglichkeiten Sie für die Einstellung in neuen Regionen haben und worauf Sie achten sollten.
Einstellung internationaler Mitarbeiter: Die Optionen
Ein US-amerikanisches Unternehmen, das Möglichkeiten für die Rekrutierung im Ausland prüft, muss die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze sicherstellen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Je nach Bedarf haben Sie verschiedene Möglichkeiten, internationale Mitarbeiter mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden einzustellen.
Im Folgenden gehe ich auf die beliebtesten Optionen im Detail ein und erkläre die jeweiligen Vor- und Nachteile.
Gründung einer Rechtseinheit
Die Gründung einer ausländischen Rechtseinheit zur Einstellung internationaler Mitarbeiter ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Fachkräfte direkt im Ausland einzustellen.
Dieser Prozess beinhaltet die Schaffung einer rechtlichen Präsenz in einem anderen Land, was vorteilhaft sein kann, wenn Sie dort eine langfristige Präsenz anstreben.
Wichtige Schritte zur Gründung einer ausländischen Rechtseinheit
- Recherche und Planung: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die rechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Anforderungen des Landes, in dem Sie die Einheit gründen möchten. Dazu gehören Firmenanmeldung, steuerliche Pflichten und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze.
- Gründung der Rechtseinheit: Wählen Sie diejenige Gesellschaftsform, die Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht (z. B. Tochtergesellschaft, Zweigstelle, Repräsentanz). Dies umfasst die Registrierung bei den örtlichen Behörden, den Erwerb notwendiger Genehmigungen und ggf. die Bereitstellung von Startkapital.
- Bank- und Finanzwesen: Eröffnen Sie ein lokales Bankkonto zur Abwicklung von Gehaltszahlungen und weiteren finanziellen Transaktionen. Beachten Sie dabei die lokalen Finanzvorschriften und Meldepflichten.
- Einstellung lokaler Mitarbeiter: Rekrutieren Sie Mitarbeiter vor Ort direkt und achten Sie auf die Einhaltung der lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften, einschließlich Arbeitsverträge, Sozialleistungen und Arbeitsbedingungen. Es kann notwendig sein, lokale HR-Fachkräfte oder Berater einzustellen, um den Prozess effizient zu gestalten.
- Compliance und Administration: Übernehmen Sie die Lohnabrechnung, Steuer- und Sozialleistungen intern oder beauftragen Sie lokale Dienstleister damit. Achten Sie dauerhaft auf die Einhaltung lokaler Vorgaben, um rechtliche Probleme und Bußgelder zu vermeiden.
Vorteile:
- Sie haben direkte Kontrolle und Aufsicht über den Einstellungsprozess, das Personalmanagement und Ihre Geschäftsabläufe.
- Durch die Gründung einer lokalen Einheit wird Ihre Markenpräsenz und Glaubwürdigkeit am neuen Standort gestärkt.
- Auf lange Sicht können Sie ggf. Kosten sparen im Vergleich zur Nutzung von Mittelsmännern wie EORs (dazu gleich mehr), insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst.
- Sie können Arbeitsverträge und Zusatzleistungen an lokale Erwartungen und Ihre Unternehmenskultur anpassen.
Nachteile:
- Die Gründung und Verwaltung einer Auslandsgesellschaft kann kompliziert und zeitaufwändig sein und erfordert umfassende Kenntnisse der örtlichen Vorschriften.
- Hohe Anfangskosten für die Gesellschaftsgründung, Anwaltsgebühren und administrative Einrichtung.
- Sie müssen regelmäßig die Einhaltung der lokalen Gesetze überwachen; diese können von Land zu Land stark variieren.
- Erfordert dedizierte Ressourcen für die Verwaltung der Einheit, inklusive HR-, juristischem und finanziellem Fachwissen.
Wenn Sie glauben, dass die Gründung einer ausländischen Rechtseinheit der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist, empfehle ich Ihnen, rechtliche und finanzielle Fachleute hinzuzuziehen, um den Prozess erfolgreich zu meistern.
Nutzen Sie einen Employer of Record (EOR)
EORs ermöglichen es Ihnen, schnell zu expandieren und Talente aus dem globalen Markt einzustellen. Sie können auch einen internen Wechsel von Ihrer eigenen Rechtseinheit zu ihrer ermöglichen, wenn Sie bereits einen Mitarbeiter haben, der in ein anderes Land umziehen möchte.
EORs agieren als rechtlicher Arbeitgeber in Ihrem Auftrag und übernehmen administrative Aufgaben wie Onboarding neuer Mitarbeiter, Bezahlung internationaler Mitarbeiter und Verwaltung von Zusatzleistungen. Im Rahmen dessen sorgen sie für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und -vorschriften.
Es ist wichtig zu wissen, dass es zwei Arten von EORs gibt: Eigeneinheiten und Partner-abhängige EORs.
- Eigeneinheiten-EORs: Gründen und betreiben eigene lokale Einheiten in verschiedenen Ländern im Ausland.
- Partner-abhängige EORs: Bieten diese Dienstleistungen nicht direkt an, sondern nutzen White-Label-Services verschiedener Anbieter in unterschiedlichen Regionen.
Um die Risiken bei der Nutzung eines EORs zu minimieren, empfehle ich, mit Eigeneinheiten-EORs zusammenzuarbeiten.
Vorteile:
- Wichtige HR-Funktionen ins Ausland auslagern
- Einfacheres Skalieren Ihres Unternehmens durch die Zusammenarbeit mit ihnen
- Unterstützung eines Remote- oder verteilten Teams
- Zugang zu Experten für Arbeitsrecht und Compliance-Beratung
- Weniger Papierkram und geringere Einstellungsdauer
- Verringerung des Risikos von Fehlern bei der Mitarbeiterklassifizierung.
Nachteile:
- Potentieller Mangel an Kontrolle über den Einstellungsprozess
- Einschränkungen durch lokale Arbeitsgesetze, Sozialleistungen usw.
- Höhere Einstellungskosten, da PEOs/EORs für ihre Dienstleistungen einen Aufpreis berechnen.
Wenn Sie lediglich etwas Unterstützung bei der Personalrekrutierung suchen, könnte ein Vergleich der Leistungen eines Employer of Record mit Personalagenturen sinnvoll sein, da letztere möglicherweise besser zu Ihren Bedürfnissen passen.
Country-Specific EOR Services
Wenn Sie denken, dass ein EOR zu Ihren Anforderungen passt, werfen Sie einen Blick auf unsere Bestenliste der besten EOR-Dienstleistungen. Oder falls Sie in einem bestimmten Land Talente einstellen möchten, sehen Sie sich stattdessen diese länderspezifischen EOR-Anbieter an:
- Australia's best EOR services
- Brazil's best EOR services
- Canada's best EOR services
- Chile's best EOR services
- China's best EOR services
- Colombia's best EOR services
- France's best EOR services
- Germany's best EOR services
- Hong Kong's best EOR services
- India's best EOR services
- Indonesia's best EOR services
- Italy's best EOR services
- Japan's best EOR services
- Netherland's best EOR services
- Philippines' best EOR services
- Portugal's best EOR services
- Singapore's best EOR services
- Spain's best EOR services
- Switzerland's best EOR services
- Turkey's best EOR services
- UAE's best EOR services
- United Kingdom's best EOR services
Internationale Auftragnehmer einstellen
Mit dem Aufschwung der Remote-Arbeit ist auch das Freelancing stark gewachsen und macht bis zu 12 % des weltweiten Arbeitsmarktes aus.
Vor allem Startups setzen gerne auf die Skalierung durch die Einstellung von Remote-Freelancern oder Auftragnehmern mit speziellen Fähigkeiten in Webdesign, Grafikdesign, Text, Softwareentwicklung usw.
Sie müssen jedoch einige rechtliche Aspekte beachten, wie lokale Compliance, geistiges Eigentum, Zahlungsmethoden und die Abgrenzung zwischen Angestellten und Auftragnehmern. Es ist notwendig, die lokalen Gesetze zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Person tatsächlich als Auftragnehmer gilt, und Verträge mit klaren Regelungen zum Schutz des geistigen Eigentums zu schließen.
Laut Nikita Agarwal, Direktorin bei Milestone Localization, „Wir haben Büros in Indien und Großbritannien mit lokalen Teams für den operativen Bereich. Für den Vertrieb stellen wir Personen weltweit ein. Wir haben uns entschieden, mit einem internationalen Mitarbeiter auf Vertragsbasis zu arbeiten, weil es günstiger ist.
Es gibt keine Verwaltungsgebühren, Steuern oder Compliance, und es ist einfach, einen Vertrag aufzusetzen. Wir haben drei internationale Vertriebsmitarbeiter, daher ist es einfach, deren Verträge und Bezahlung zu verwalten.
Das Hauptproblem bei Vertragsarbeitern ist, dass man ihnen nicht verbieten kann, andere Tätigkeiten aufzunehmen oder völlig feste Arbeitszeiten und Vergütung festzulegen.
In einigen Ländern gilt dies als Beschäftigung in einem Vollzeitjob, und Arbeitnehmer haben Anspruch auf Leistungen. Wir haben Vertriebsmitarbeiter mit ad-hoc-Arbeitszeiten und variabler Bezahlung eingestellt. Wir haben eine Wettbewerbsverbotsklausel hinzugefügt, die besagt, dass sie nicht für Unternehmen in derselben Branche arbeiten dürfen.
Das größte Risiko bei einer internationalen Einstellung besteht darin, dass Sie nahezu keine rechtlichen Möglichkeiten gegen die Person haben. Die Kosten für internationale Schiedsverfahren/Rechtsdurchsetzung sind sehr hoch, und in den meisten Situationen lohnen sich die Kosten nicht.“
Vorteile:
- Ermöglicht die Einstellung von spezialisierten Experten
- Bietet Flexibilität, um Arbeit nach Bedarf zu erhöhen oder zu reduzieren
- Erschließt einen viel größeren Talentpool
- Leicht einstellbar über Online-Freiberufler-Plattformen und Tools
- Sie müssen nicht die Last von Steuern, Leistungen etc. tragen.
- Erfordert minimale Schulung und Einarbeitung.
Nachteile:
- Rechtliche Compliance kann nervenaufreibend sein
- Potentiell hohes Risiko, je nach Land und Anzahl der beauftragten Auftragnehmer.
Kurzfristige Sponsorenprogramme (Arbeitsvisa)
Kurzfristige Sponsoren-Visa ermöglichen es Ihnen, internationale Arbeitskräfte vorübergehend in Vollzeit einzustellen. Hier sind die wichtigsten Visa-Kategorien für kurzfristige Sponsorenprogramme:
- H-1B-Visum: Erforderlich für die Einstellung von Personen in spezialisierten Bereichen mit mindestens einem Bachelor-Abschluss im entsprechenden Fachgebiet. Damit können Sie jemanden maximal 6 Jahre beschäftigen.
- H2A: Für vorübergehende und saisonale landwirtschaftliche Arbeiten. Gilt nur für Angehörige bestimmter Nationalitäten.
- H2B: Entspricht dem H2A-Visum, ist jedoch nur für nicht-landwirtschaftliche Arbeiten gedacht.
- I-Visum: Diese Visa sind für Journalisten und Teams, die eine ausländische Medienorganisation in den USA zu Arbeitszwecken vertreten.
- L-Visum: Diese Visa sind für firmeninterne Versetzungen auf Führungs- oder Managementebene oder mit spezieller Fachkenntnis.
- P-Visum: Sie sind für internationale Sportler, Künstler, Entertainer und deren Teams, die für Veranstaltungen oder Wettbewerbe in den USA arbeiten.
- R-1: Vorübergehende Beschäftigung an religiösen Einrichtungen in den USA für Ausländer.
- TN NAFTA: Erlaubt Personen aus Kanada und Mexiko, vorübergehend zu Geschäftszwecken in den USA zu arbeiten.
- O1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Unternehmertum, Wirtschaft, Bildung, Sport usw., einschließlich internationaler Anerkennung.
So stellen Sie jemanden mit kurzfristigem Sponsoring ein
Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenbeschreibung widerspiegelt, dass es sich um eine Spezialposition handelt. Sie können dies tun, wenn für die Rolle üblicherweise ein Bachelor-Abschluss oder höher erforderlich ist.
Schritt 2. Zahlen Sie den H1-B-Arbeitnehmern ein Mindestgehalt, wobei der geltende Tariflohn oder der firmeninterne Lohn für vergleichbare Beschäftigte jeweils maßgeblich ist – je nachdem, was höher ist.
Schritt 3. Reichen Sie die LCA (Labor Condition Application) beim Arbeitsministerium ein und informieren Sie US-Mitarbeiter über die Anzahl der beabsichtigten nicht-immigrierenden temporären Beschäftigten, die angebotenen Löhne, den Beschäftigungszeitraum, Berufsklassifikationen, Einsatzorte sowie die folgende Erklärung:
"Beschwerden über die Falschdarstellung wesentlicher Tatsachen in der Labor Condition Application und/oder die Nichteinhaltung der Bedingungen der Labor Condition Application können bei jedem Büro der Wage and Hour Division des United States Department of Labor eingereicht werden."
Schritt 4. Registrieren Sie sich bei der USCIS und warten Sie auf die Lotterieauswahl
Schritt 5. Reichen Sie das Formular I-129 für den ausgewählten Begünstigten (Mitarbeiter) zusammen mit der zertifizierten DOL-Bescheinigung und der Auswahlbenachrichtigung aus der Lotterie ein. Dieser Schritt kostet mindestens $460; je nach Situation Ihres Unternehmens können sich die Kosten auf mehrere Tausend Dollar erhöhen.
Das Verfahren ist langwierig. Es wird empfohlen, in jedem Schritt Fachanwälte für Arbeitsrecht zu konsultieren, um die Vorschriften einzuhalten.
Vorteile:
- Sie erhalten häufig Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die in den USA nicht gelehrt werden
- Breiter Talentpool
- Ein wesentlicher Bestandteil von DEI
- Erhöht die kulturelle Vielfalt und bringt neue Perspektiven in Ihr Unternehmen.
Nachteile:
- Es ist ein kostspieliger Prozess, der Tausende von Dollar kostet, einschließlich Anwaltsgebühren
- Erfordert eine Menge Papierkram, Arbeitserlaubnisse und viel Aufwand
- Zeitaufwändiger Prozess.
Langfristiges Sponsoring
Kurzfristiges Sponsoring umfasst Nicht-Einwanderungsvisa. Langfristiges Sponsoring hingegen umfasst EB-Visa, die Ihren Mitarbeitenden eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung gewähren.
Hier sind die fünf Arten von Visa, die in diese Kategorie fallen:
- EB-1: Für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in Wissenschaft, Kunst, Sport, Wirtschaft, Bildung, Forschung, Management von Unternehmen usw.
- EB-2: Für Personen mit Hochschul- oder weiterführendem Abschluss und ausländische Staatsangehörige mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in ihrem Fachgebiet
- EB-3: Für qualifizierte, professionelle und ungelernte ausländische Arbeitskräfte (am beliebtesten)
- EB-4: Für besondere Einwanderer wie religiöse Mitarbeitende, Angehörige der Streitkräfte usw.
- EB-5: Für ausländische Investoren, die in den USA investieren.
Als US-Arbeitgeber können Sie nur zwei Arten von Visa sponsern: EB-2 und EB-3. Das Verfahren ist das gleiche wie beim kurzfristigen Sponsoring. Sie müssen eine LCA vom DOL einholen und dann ein Einwanderungsantragsformular I-140 anstelle des I-129 einreichen.
Sobald der Einwanderungsantrag genehmigt wurde, muss der Mitarbeitende das Formular I-485 oder DS-260 einreichen, um den Status in einen dauerhaften Aufenthalt zu ändern. Diese Methode kostet etwas mehr als das kurzfristige Sponsoring.
Weitere Anforderungen können beinhalten:
- Untersuchung durch einen zugelassenen Arzt
- Abgabe eines Drogentests
- Bestehen einer polizeilichen Überprüfung
- Finanzielle Überprüfung
- Abgabe von Fingerabdrücken
- Ablegen eines Sprachtests
- Vorlage von Charakterreferenzen
Empfehlung: Es wird dringend empfohlen, in jeder Phase des Prozesses Arbeitsrechtsexperten zu Rate zu ziehen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Vorteile:
- Die meisten ausländischen Mitarbeitenden sind sehr fleißig und loyal gegenüber ihren Sponsoren
- Kann die Bindung von Talenten verbessern und die Fluktuation reduzieren
- Ausländische Mitarbeitende können Know-how und Fähigkeiten an die lokale Belegschaft weitergeben
- Stellt Ihr Unternehmen in ein gutes Licht, da Sie sich für Ihre Mitarbeitenden engagieren
- Langfristig kosteneffizient durch höhere Mitarbeitendenbindung.
Nachteile:
- Erfordert viel zeitaufwändigen Papierkram
- Mitarbeitende könnten dennoch kündigen, womit Ihre Ressourcen verschwendet wären.
Internationale Mitarbeitende einstellen: 4-Schritte-Prozess
Hier ist ein 4-Schritte-Prozess für die Einstellung internationaler Mitarbeitender:
1. Geschäftsbedarfe und Positionen ermitteln
Definieren Sie die spezifischen Positionen, die Sie besetzen müssen, und prüfen Sie, ob eine internationale Einstellung sinnvoll ist. Berücksichtigen Sie Qualifikationslücken, Verfügbarkeit am Markt, Zeitzonen, kulturelle Passung und Kosten.
Recherchieren Sie, in welchen Ländern Sie die passenden Talente finden, und bewerten Sie mögliche Herausforderungen wie Sprachbarrieren, rechtliche Aspekte oder Erfordernisse für Arbeitserlaubnisse.
2. Bestimmen Sie Ihr Vorgehen
Je nach ausgewähltem Standort wählen Sie Ihren Ansatz für die Anstellung von Mitarbeitenden vor Ort – zum Beispiel durch Gründung einer eigenen juristischen Person oder durch Nutzung eines Employer of Record.
Im Zuge dessen sollten Sie auch Ihre Vergütungsstrategie für globale Positionen festlegen.
3. Kandidat:innen rekrutieren
Nutzen Sie internationale Jobbörsen, lokale Personalagenturen, den Employer of Record, Remote-Hiring-Plattformen oder Recruiting-Dienstleistungen, um Talente zu finden, und führen Sie diese durch Ihren Remote-Einstellungsprozess.
4. Onboarding und Integration
Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an, um Zeitunterschiede, Remote-Arbeitstools und kulturelle Unterschiede zu berücksichtigen. Geben Sie klare Richtlinien vor, wie Ihr Unternehmen arbeitet, bieten Sie Unterstützung bei der kulturellen Integration an und sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation zwischen internationalen Mitarbeitenden und Teams.
Vorteile der internationalen Mitarbeitereinstellung
Es gibt gute Gründe, warum Organisationen die zusätzliche Mühe auf sich nehmen, international einzustellen:
Erweitern Sie den Talentpool
Internationale Mitarbeitereinstellung ermöglicht es Ihnen, Ihren Talentpool zu vergrößern, da der Standort der Kandidat:innen kein Hindernis mehr darstellt.
Im Juli 2023 gab es in den USA 1,4 offene Stellen pro arbeitsloser Person.
Mit einem anhaltenden Fachkräftemangel, der viele Arbeitgeber dazu veranlasst, die Löhne anzuheben, wenden sich US-Unternehmen – insbesondere KMUs – an internationale Mitarbeitende, um die benötigte Unterstützung zu erhalten.
86 % gaben an, dass sie international einstellen, um Kosten zu managen. Weitere 58 % sagten, sie greifen auf globale Talente zurück, weil sie einem Mangel an verfügbaren US-Kräften gegenüberstehen. Zudem erlaubt es Ihnen die internationale Mitarbeitereinstellung, eine robustere Kandidatendatenbank aufzubauen.
Vielfalt erhöhen
DEI (Diversity, Equity und Inclusion) sind entscheidend für mehr Engagement und bessere Leistungen am Arbeitsplatz.
Die Einstellung internationaler Mitarbeitender kann Ihre DEI verstärken, was durch folgende Statistiken belegt wird:
- Vielfältige Teams sind 87 % besser in der Entscheidungsfindung
- Im Jahr 2022 wurde erwartet, dass 75 % der Unternehmen mit diversen Entscheidungsteams ihre finanziellen Ziele übertreffen würden
- Unternehmen mit vielfältiger Belegschaft weisen eine bis zu 20 % höhere Innovationsrate und 19 % mehr Innovationsumsatz auf.
Zusammengefasst bringen internationale Mitarbeitende oft neue Perspektiven und einzigartige Fähigkeiten mit, die Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu innovieren, Abläufe zu optimieren und mehr Umsatz zu erzielen. Das ist einer der Gründe, warum sich Organisationen für eine internationale Strategie entscheiden.
Wenn Sie Menschen einstellen, die in das Land eingewandert sind, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, ist es für den Erfolg Ihrer Initiativen rund um Vielfalt und Integration essenziell, sich mit den Arbeitserfahrungen von Immigrant:innen auseinanderzusetzen.
Expansion in neue Märkte unterstützen
Die globale Expansion wird mit internationalen Mitarbeitenden erheblich erleichtert. Tatsächlich sind vielfältige Unternehmen um 70 % wahrscheinlicher in der Lage, neue Märkte zu erschließen.
Sie können auch Partnerschaften mit Unternehmen in anderen Ländern erleichtern, wenn Sie beispielsweise eine „Vor-Ort-Präsenz“ am Standort eines wichtigen Partners oder Kunden haben.
Der Grund ist, dass sie Ihnen dabei helfen, die jeweilige Marktkultur besser zu verstehen und Ihnen lokales Wissen über Feinheiten vermitteln können, die entscheidend sein können. Auch Sprachbarrieren spielen eine große Rolle dabei, ob Ihnen die Expansion in neue Regionen gelingt.
Zum Beispiel unterscheidet sich der Stil, Produkte zu verkaufen oder zu verhandeln, in den USA und Indien stark.
In den USA können Sie viel direkter über Budgets, Erwartungen und Ergebnisse sprechen, was in Indien meist nicht möglich ist. Ein diverses Team kann helfen, diese Unterschiede zu überbrücken.
Risiken der internationalen Mitarbeitereinstellung
Wie bei den meisten geschäftlichen Angelegenheiten birgt auch das internationale Einstellen gewisse Risiken, insbesondere im Hinblick auf unabsichtliche Verstöße gegen Arbeitsgesetze.
Fehlklassifizierung von Arbeitskräften
Fehlklassifizierung bezeichnet die fehlerhafte Einordnung eines Arbeitnehmers und kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Es gibt zwei Kategorien von Arbeitskräften: Angestellte und unabhängige Auftragnehmer. Sie unterscheiden sich hinsichtlich des Ausmaßes an Kontrolle, die ein Unternehmen auf sie ausübt.
Ein Angestellter muss sich an den Firmenzeitplan, den Verhaltenskodex, Anweisungen zur Arbeitsausführung, den Geschäftssitz und weitere Vorgaben halten. Ein Auftragnehmer hingegen muss dies alles nicht. Er kann jederzeit, überall und auf jede Art und Weise arbeiten.
Übt man zu viel Kontrolle aus, kann dies dazu führen, dass die Behörden sie als Angestellte einstufen, was zu Bußgeldern wegen Steuerverstößen, Verstößen gegen Bundesgesetze und sogar zu Gefängnisstrafen führen kann.
Unkenntnis der lokalen Gesetze zur Arbeitnehmerklassifizierung kann bei der Einstellung internationaler Mitarbeitenden zu Problemen führen.
In manchen Ländern werden Auftragnehmer beispielsweise nach einer bestimmten Zeit automatisch zu Vollzeitangestellten. Wenn Sie das Gesetz nicht kennen, kann dies zu Fehlklassifizierungen führen.
Zusätzlich erlauben manche Länder EORs (Employer of Record) nicht, Menschen lokal zu beschäftigen, selbst wenn sie in diesem Land arbeiten.
So vermeiden Sie Probleme: Konsultieren Sie immer eine unabhängige arbeitsrechtliche Beratung über die lokalen Gesetze in jedem Land, in dem Sie arbeiten möchten.
Betriebsstätte
Betriebsstätte ist ein internationaler Steuerbegriff, der festlegt, ob Ihr Unternehmen in einem Land „hinreichend präsent“ ist, um lokalen Unternehmenssteuern zu unterliegen.
Wenn Sie in einem Auslandsgeschäft tätig sind und dort Einnahmen erzielen, könnten Sie auch in diesem Land steuerpflichtig werden.
Im Zusammenhang mit internationaler Einstellung können Probleme im Bereich Betriebsstätte unter folgenden Voraussetzungen entstehen:
- Wenn jemand Entscheidungen für Ihr Unternehmen aus dem Ausland trifft, könnten Sie den dortigen Steuern unterliegen. Dies betrifft Führungskräfte, Partner, Vorstandsmitglieder oder Manager, die Geschäfte abschließen.
- Wenn Ihre Mitarbeiter/innen im Ausland direkt an umsatzgenerierenden Aktivitäten beteiligt sind, kann dies zur Annahme einer Betriebsstätte führen – zum Beispiel bei einem internationalen Vertriebsteam, das regelmäßig Termine für Ihr Unternehmen abschließt.
- Wenn der Mitarbeiter einen von Ihnen bereitgestellten, festen Arbeitsplatz im Ausland, ein Büro oder Ähnliches nutzt, kann dies als „feste Geschäftseinrichtung“ gelten, was zu Betriebsstätten-Problemen führen kann, selbst wenn Sie einen Employer of Record verwenden.
So vermeiden Sie Probleme: Die Nutzung von Experten wie einem EOR kann dieses Risiko größtenteils ausräumen. Zudem können sie Sie beraten. Um den richtigen EOR-Anbieter zu wählen, sollten Sie eine Anfrage (RFP) für Employer of Record Services verfassen, in der Ihre spezifischen Compliance-Anforderungen adressiert werden.
Geistiges Eigentum (IP)
Geistiges Eigentum bezieht sich auf alle Ergebnisse geistiger Arbeit. Ein neues Softwareprogramm, Dokumentationen zu einem neuen Fertigungssystem, neuartige Kunstwerke usw. sind Beispiele für geistiges Eigentum, und Sie müssen sicherstellen, dass sie Ihrem Unternehmen und nicht den Mitarbeitenden gehören.
Wenn Sie dies nicht tun, kann es zu langwierigen Gerichtsverfahren, negativer Presse, der Unfähigkeit zur Nutzung der Erfindung/des geistigen Eigentums, nicht bestandenen Audits und vielem mehr kommen. Darüber hinaus müssen Sie sich dann mit internationalen Gerichten befassen, was noch teurer und umständlicher ist.
In manchen Ländern wird dem Schöpfer (Angestellten) automatisch das Eigentum an geistigem Eigentum zugesprochen, anstatt dem Unternehmen. Darauf sollten Sie besonders achten.
So vermeiden Sie Probleme: Eisenharte Verträge sind notwendig, damit möglichst alle Rechte an geistigem Eigentum auf Sie übertragen werden. Dies gilt sowohl für die Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern als auch von festangestellten Mitarbeitenden im Ausland.
Sie können auch einen Owned-Entity-EOR nutzen, der sich um solche Angelegenheiten kümmert.
Herausforderungen bei der internationalen Expansion
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige zentrale Herausforderungen bei der Einstellung internationaler Mitarbeitender.
Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze
Der Arbeitsrechtsexperte Richard Reice, Partner bei Messner Reeves LLP, sagt:
„Compliance ist der wichtigste Aspekt bei der internationalen Einstellung. Es gibt zwei Kategorien: Die Einstellung von Nicht-Staatsbürgern im Ausland und die Einstellung von US-Bürgern, die im Ausland leben.
Wenn Sie zum Beispiel ein Ölunternehmen sind und amerikanische Einwohner, die in Norwegen leben, für die Arbeit in Ölfeldern einstellen, müssen Sie sowohl US-Arbeitsrecht als auch das örtliche norwegische Recht einhalten.
Im letztgenannten Fall müssen Sie jedoch die lokalen Arbeitsgesetze und Beschäftigungsvorschriften des Landes einhalten, in dem der Mitarbeiter tätig ist.“
Laut einer aktuellen Umfrage von Gusto gaben beinahe drei von vier Unternehmen (71 %) an, dass das Verständnis und die Einhaltung von ausländischen Arbeits- und Steuergesetzen eine der wichtigsten Herausforderungen bei der Einstellung und Zusammenarbeit mit internationalen Mitarbeitenden ist.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist oft mit vielen Herausforderungen verbunden, da in jedem Land unterschiedliche Gesetze für Sozialleistungen, Lohn- und Gehaltssteuern, Berichtsanforderungen, Inflation und Wechselkursschwankungen gelten.
Neben der Schwierigkeit der Einhaltung drohen auch Risiken bei der Datenspeicherung, da die Datenschutzgesetze aller betroffenen Länder berücksichtigt werden müssen.
Zur Umsetzung gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel:
- Interne globale Gehaltsabrechnung
- Outsourcing an lokale Anbieter für Gehaltsabrechnung
- Verwendung einer zentralisierten Plattform.
Interne oder ausgelagerte Lohnabrechnung bietet Kontrolle, ist aber nicht skalierbar.
Außerdem ist es schwierig, Daten von mehreren Anbietern zu kombinieren, um aussagekräftige Einblicke zu gewinnen. Tatsächlich haben mehr als die Hälfte (56 %) der Unternehmen keine vollständige Übersicht über alle Lohnabrechnungen in allen Ländern, und 65 % fehlt es an wichtigsten Funktionen wie einem globalen Dashboard für Einblicke.
Zentralisierte, integrierte Lohn- und Gehaltsplattformen sind die Zukunft. Sie sind jedoch recht teuer und eignen sich eher für Unternehmen, die viele internationale Mitarbeitende über einen längeren Zeitraum einstellen möchten – was für kleine Unternehmen oder Start-ups oft nicht zutrifft.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Anbieter für globale Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Globale Vergütung
45 % der Mitarbeitenden betrachten die Bezahlung als wichtigsten Faktor in einem Job – daher ist ein faires globales Vergütungsmodell für Ihre internationale Belegschaft unerlässlich.
Eine transparente weltweite Vergütungsrichtlinie motiviert Mitarbeitende und unterstützt Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Bestimmungen zu Löhnen und Sozialleistungen in diversen Ländern.
Beispielsweise umfassen Pflicht- und gesetzliche Sozialleistungen für Mitarbeitende in Frankreich Krankenversicherung, Rentenversicherung, Lebens- und Erwerbsunfähigkeitsversicherung, Hinterbliebenenversorgung, Arbeitslosenunterstützung, großzügige Urlaubs- und Freizeitrichtlinien sowie Unfallversicherung. Diese unterscheiden sich deutlich von gesetzlichen Regelungen in den USA.
Bei der Entwicklung Ihrer globalen Vergütungsstrategie müssen Sie zuerst das Grundgehalt festlegen. Dieses kann abhängig von Standort, Erfahrung, Rolle, Talentverfügbarkeit und weiteren Faktoren berechnet werden.
Für die Auszahlung globaler Gehälter stehen Ihnen grundsätzlich folgende Modelle zur Verfügung:
- Individuelle Anpassung: Die Vergütung wird für jede:n Mitarbeitende:n individuell, abhängig von Standort und Position, festgelegt. Das bietet Flexibilität, wird jedoch mit wachsendem Unternehmen immer schwerer zu verwalten – Fairness und Konsistenz im Team können leiden.
- Einheitlicher Satz für alle: Alle werden unabhängig vom Standort nach dem gleichen Satz bzw. nach den Maßgaben des Hauptsitzes bezahlt. Das gewährleistet gleiche Bezahlung für gleiche Rollen, berücksichtigt jedoch nicht die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in einzelnen Ländern und erschwert es, Talente aus Hochkostenregionen zu gewinnen.
- Anpassung an Lebenshaltungskosten: Die Vergütung wird entsprechend der Lebenshaltungskosten in jeder Region angepasst, sodass Mitarbeitende überall einen vergleichbaren Lebensstandard halten können. Diese Strategie ist fairer, birgt aber Risiken für Unzufriedenheit, falls Mitarbeitende den Standort wechseln oder anderswo besser bezahlte Angebote finden.
Trends, die die internationale Personalgewinnung antreiben
Internationales Recruiting ist heute verbreiteter denn je. So stellten im Jahr 2023 Unternehmen im Ausland 63 % mehr US-Mitarbeitende ein als im Vorjahr. Drei Trends sind hierfür maßgeblich verantwortlich:
- Remote Arbeit und verteilte Teams: Der Wechsel zu Remote- und hybriden Arbeitsmodellen hat sich seit der COVID-19-Pandemie beschleunigt und veranlasst immer mehr Organisationen dazu, global verteilte Teams aufzubauen.
- Globaler Fachkräftemangel: Viele Branchen stehen vor Engpässen an qualifizierten Fachkräften, insbesondere in Bereichen wie Technologie und Ingenieurwesen. Um diese Lücken zu schließen, greifen Executive-Recruitment-Firmen zunehmend auf internationale Einstellungen zurück und nutzen Märkte mit einem Überschuss an qualifizierten Arbeitskräften, insbesondere Führungskräften (in der Regel zu geringeren Kosten).
- Compliance und Employer of Record (EOR) Lösungen: Unternehmen setzen EOR-Dienstleistungen ein, um die Einhaltung von Richtlinien bei internationalen Einstellungen zu steuern. Dieser Trend vereinfacht den Einstellungsprozess über Grenzen hinweg und hilft, Risiken zu minimieren.
Es war noch nie so einfach, international einzustellen
International einzustellen mag zunächst abschreckend wirken, doch mit den richtigen Werkzeugen und Menschen kann es Ihr Unternehmen grundlegend transformieren.
Indem Sie von den Perspektiven und dem Wissen internationaler Mitarbeitenden profitieren, können Sie Ihren Markt erweitern, innovative Entwicklungen fördern und Ihre Unternehmenskultur bereichern.
In diesem Leitfaden wurden verschiedene Optionen für internationale Einstellungen, die Vorteile, Risiken und Herausforderungen behandelt, die bei diesem Prozess auftreten können. Wir empfehlen jedoch immer, bei Unsicherheiten eine:n Expert:in für Arbeitsrecht zu konsultieren.
Als nächsten Schritt empfehlen wir Ihnen diesen Artikel dazu, wie Sie Remote-Mitarbeitende einstellen und anschließend, sobald diese an Bord sind, wie Sie Remote-Teams führen.
