Die 8 besten Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitern
Organisationen, die ein effektives Mitarbeiter-Onboarding praktizieren, wissen, dass die Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen und seine Unternehmenskultur mehr erfordert als nur ein nettes Willkommensschreiben, einen großartigen ersten Arbeitstag oder ein Einführungsprogramm in der ersten Woche. Onboarding-Software ist Ihr Freund, wenn es darum geht, diesen Prozess reibungslos zu gestalten.
Wenn Sie neue Mitarbeitende in Ihr Unternehmen integrieren, führt ein großartiger erster Eindruck nicht immer zu einem großartigen bleibenden Eindruck. Laut Sapling HR, einem bekannten Anbieter von HR-Software (HRIS) Plattformen, gilt: „Die besten Mitarbeiter-Onboarding-Programme erstrecken sich über die ersten 90 Tage eines Beschäftigten ... um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende während der Einarbeitung voll unterstützt werden und somit ihre Produktivität schnell erreichen.“
Dieser Artikel konzentriert sich auf einige Best Practices, die Ihnen dabei helfen, ein eigenes Onboarding-Programm zu erstellen—einzigartig auf Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder zugeschnitten.
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Warum ist Mitarbeiter-Onboarding wichtig?
Studien zeigen, dass die Implementierung eines effektiven Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende (der oft ein strukturiertes Einführungsprogramm beinhaltet) einen enorm positiven Einfluss auf den Unternehmenserfolg sowie auf das langfristige Engagement, die Bindung und Produktivität der Mitarbeitenden haben kann.
Zu den Vorteilen des Mitarbeiter-Onboardings zählen:
- Steigerung von Bindung und Loyalität: Laut Click Boarding, einem Anbieter von Onboarding-Software, bleiben 69 Prozent der Mitarbeitenden länger als drei Jahre im Unternehmen, wenn sie ein tolles Onboarding erlebt haben.
- Stärkung der Unternehmenskultur: Ein effektiver Onboarding-Prozess hilft neuen Teammitgliedern, die Vision, Mission und Werte des Unternehmens zu verstehen und die erwarteten Verhaltensweisen und Einstellungen zu verstärken, die gemeinsam die Unternehmenskultur bilden.
- Förderung von Zugehörigkeit und Inklusion: 93 Prozent der Teilnehmenden an Deloittes Global Human Capital Trends Studie von 2020 gaben an, dass ein Zugehörigkeitsgefühl die Leistungsfähigkeit der Organisation steigert. Ein gelungenes Onboarding kann Ängste drastisch reduzieren und das Zugehörigkeitsgefühl neuer Mitarbeitenden zum Team stärken.
- Maximierung der Produktivität: Laut einer Studie von Glassdoor kann ein strukturierter Onboarding-Prozess die Produktivität um mehr als 70% steigern, indem klare Aufgaben und organisatorische Erwartungen kommuniziert, Fehler reduziert und Zeit sowie Frustration eingespart werden.
- Minimierung geschäftlicher Risiken: Es gibt Arbeitsverträge zu unterzeichnen, Lohn- und Gehaltsformulare auszufüllen sowie Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu prüfen. Die meisten dieser Maßnahmen schützen sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden.
- Reduzierung der Fluktuationskosten: Laut dem Human Capital Benchmarking Report der SHRM lagen die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in den Vereinigten Staaten bei $4.129 und es dauerte im Schnitt 42 Tage, eine Position zu besetzen. Ein gelungenes Onboarding fördert ein langfristiges Engagement der Mitarbeitenden.
- Anziehung von Top-Talenten: Die Welt ist klein, und auf Plattformen wie Glassdoor und LinkedIn können Mitarbeitende ihre Erfahrungen teilen. Wenn Sie eine hervorragende Onboarding-Erfahrung schaffen, die neue Teammitglieder unterstützt, spricht sich das herum.
Was sind zentrale Erfolgsfaktoren für einen effektiven Mitarbeiter-Onboarding-Prozess?
Die in diesem Artikel beschriebenen Best Practices werden nur gelingen, wenn Sie dabei einige Schlüssel-Überlegungen beachten:
- Haben Sie ein klares Ziel: Formulieren Sie klar, warum das Onboarding wichtig ist, welches Erlebnis neue Mitarbeitende haben sollen und was Sie sich wünschen, dass sie über soziale Medien oder auf öffentlichen Plattformen wie Glassdoor berichten.
- Überraschungen minimieren: Es ist für jeden schwierig, sich in einer neuen Situation oder Umgebung zurechtzufinden. Reduzieren Sie Überraschungen für neue Mitarbeitende—von der Kleiderordnung bis hin zu einem klaren Ablauf für den ersten Tag oder die erste Woche.
- Gut vorbereitet sein: Ihr neues Teammitglied wird am ersten Tag bereit sein loszulegen, und Sie sollten es auch sein. Beginnen Sie mit einer Checkliste für neue Mitarbeitende. Planen Sie Besprechungen und Schulungen im Voraus, bereiten Sie Computer und Arbeitsplatz vor und informieren Sie andere Teammitglieder, wie sie helfen können. Dafür habe ich sogar eine Vorlage für eine Checkliste für neue Mitarbeitende erstellt.
- Üben Sie Geduld: Ihr neues Teammitglied wird mit ziemlicher Sicherheit Fehler machen, Teile seines Einarbeitungsprogramms vergessen und beim Zurechtfinden vielleicht den ein oder anderen Schritt auslassen. „Geduld ist eine Tugend“, besonders wenn es darum geht, neue Mitarbeitende einzuarbeiten.
- Setzen Sie ein angemessenes Tempo: Niemand möchte von Informationen überflutet werden – verhindern Sie es daher, Ihr neues Teammitglied mit zu vielen Informationen zu überfordern, was dazu führen kann, dass wichtige Dinge übersehen oder vergessen werden. Erinnern Sie sich daran, wie lange Sie selbst gebraucht haben, alles zu lernen!
- Stellen Sie Ressourcen bereit: Stellen Sie die wichtigsten Ansprechpersonen vor und zeigen Sie, wo Handbücher und Richtlinien zu finden sind.
- Bauen Sie Flexibilität ein: Nach COVID-19 haben viele Unternehmen auf Remote-Arbeit und andere virtuelle Praktiken umgestellt. Achten Sie darauf, dass Ihre Onboarding-Prozesse flexibel gestaltet sind, damit sie sowohl vor Ort als auch für Remote-Mitarbeitende passen.
- Lernen und Entwicklung: Die Integration von L&D in den Onboarding-Prozess bedeutet, individuell zugeschnittene Entwicklungspläne zu erstellen, die sowohl zu den Zielen des Unternehmens als auch zu den persönlichen Zielen der Mitarbeitenden passen. Dieser Ansatz stattet neue Mitarbeitende nicht nur mit essentiellen Kompetenzen aus, sondern zeigt ihnen auch, dass das Unternehmen ihren beruflichen Werdegang engagiert begleitet und ihnen einen strukturierten Weg zur Kompetenzentwicklung ermöglicht.
- Informationsüberflutung managen: Gestalten Sie die Vermittlung von Inhalten strategisch. Maßgeschneiderte Lernpfade ermöglichen Mitarbeitenden, Informationen in ihrem eigenen Tempo aufzunehmen, was die Behaltensquote und das Engagement fördert. Der Einsatz von Microlearning-Methoden – zum Beispiel kurze, fokussierte Module – macht Schulungen leichter verdaulich und weniger abschreckend.
8 bewährte Methoden für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding
Es kann Monate dauern, einen neuen Mitarbeitenden mit dem Wissen, den Fähigkeiten und dem Verhalten auszustatten, die notwendig sind, um einen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu leisten.
Da sich der Onboarding-Prozess oft über das gesamte erste Beschäftigungsjahr erstreckt, ist es fast unmöglich, eine detaillierte Agenda, einen festen Zeitplan oder eine einheitliche Vorlage zu erstellen.
Nutzen Sie stattdessen einige der folgenden Best Practices, wenn Sie langfristige Ziele und Kennzahlen zur Messung des Onboarding-Erfolgs festlegen.
Best Practice #1: Starten Sie das Onboarding noch vor dem ersten Arbeitstag
Nach einem hoffentlich reibungslosen und effizienten Einstellungsprozess warten viele Unternehmen fälschlicherweise bis zum ersten Arbeitstag, bevor sie mit der Orientierung und Einarbeitung beginnen.
In vielen Fällen liegen jedoch zwischen dem Zugang des Arbeitsvertragsangebots und dem tatsächlichen Beginn des neuen Jobs Tage, Wochen oder sogar Monate.
Diese Wartezeit ist eine großartige Möglichkeit, um bereits vor dem ersten Tag Vorfreude zu wecken, dem neuen Mitarbeiter ein Willkommensgefühl zu vermitteln und die ersten wichtigen Informationen weiterzugeben, damit er oder sie schneller ins Team findet.
Die Phase zwischen der Annahme eines Angebots und dem Arbeitsbeginn wird als Preboarding bezeichnet. Hier ein paar weiterführende Links: So klappt Preboarding von neuen Mitarbeitenden
Best Practice #2: Entwickeln Sie großartige Einstiegs- und Willkommenspraktiken
Ein herausragendes Onboarding-Erlebnis sorgt für einen ebenso nachhaltigen wie positiven ersten Eindruck. Dieses Erlebnis besteht jedoch aus weit mehr als dem Versenden einer Tasse oder einer Liste mit Unternehmensrichtlinien.
Damit sich Ihr neues Teammitglied nicht nur am ersten Tag, sondern auch im ersten Monat erfolgreich einlebt, empfiehlt es sich, eine Checkliste mit folgenden Maßnahmen für neue Mitarbeitende zu nutzen:
- Begrüßen Sie den oder die Neue(n) mit einem Anruf und einer Willkommens-E-Mail
- Versenden Sie ein Willkommenspaket (kann z. B. Firmen-Merchandise enthalten)
- Bereiten Sie die Arbeitsmittel und Ressourcen für den neuen Kollegen bzw. die neue Kollegin vor
- Planen Sie ein Orientierungsprogramm und eine entsprechende Agenda
- Ermöglichen Sie Gelegenheiten zum Kennenlernen der neuen Kolleginnen und Kollegen
Tracy McDonald von Thinkific, zeigt auf LinkedIn das Willkommenspaket, das sie dort erhalten hat.
Best Practice #3: Binden Sie Führungskräfte ein, um die Unternehmenskultur zu vermitteln
Onboarding ist nicht nur Aufgabe Ihres Personalteams. Während HR-Fachleute häufig an der Erstellung eines Onboarding-Programms für neue Mitarbeitende beteiligt sind, liegt die Umsetzung der Onboarding-Aktivitäten in der Verantwortung der gesamten Organisation – Teammitglieder, Führungskräfte und Geschäftsleitung.
Die Einbindung einer Führungskraft wie zum Beispiel einer Gründerin oder eines Gründers bietet dieser Person die Gelegenheit, neuen Mitarbeitenden die Unternehmenskultur näherzubringen, sie über die Unternehmensgeschichte zu informieren sowie Werte und gewünschtes Verhalten zu erklären.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Führungskräfte einbinden können, zum Beispiel:
- Halten Sie eine Unternehmenspräsentation;
- Geben Sie eine Führung durch das Gebäude oder die Einrichtung;
- Präsentieren Sie ein spezielles Schulungsthema; und / oder
- Nehmen Sie das neue Teammitglied auf einen Kaffee oder zum Mittagessen mit.
Best Practice #4: Nutzen Sie Onboarding-Software
Ein effektiver Onboarding-Prozess besteht aus vielen verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten – von der Erledigung der Personalunterlagen für neue Mitarbeitende bis zu Einführungsveranstaltungen und Schulungsprogrammen.
Viele Personalinformationssysteme verfügen über integrierte Onboarding-Automatisierungslösungen, die unnötige doppelte Dateneingaben vermeiden, den Papierverbrauch reduzieren und den gesamten Ablauf effizienter machen.
So wird durch Erinnerungen und visuelle Workflows sichergestellt, dass keine wichtigen Aufgaben in den ersten Tagen vergessen werden.
Sie können auch HR-Workflow-Software nutzen, um wiederkehrende Onboarding-Aufgaben wie Freigaben, Benachrichtigungen und Dokumentenfreigaben zu automatisieren.
Best Practice #5: Erstellen Sie eine Vertrauensvereinbarung mit dem Mitarbeitenden
Eine Vertrauensvereinbarung bildet die Grundlage für ein positives Arbeitsverhältnis, ganz gleich ob zwischen Mitgliedern einer Gruppe oder zwischen Führungskraft und den Teammitgliedern. Sie sollte gemeinsam erstellt, schriftlich festgehalten und regelmäßig als „lebendes“ Dokument überprüft sowie angepasst werden.
Nach Aussage von Lorie Corcuera, Leiterin HR bei DNEG: „Der Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess sind entscheidende Momente, um Zugehörigkeit zu schaffen. Ergänzend zum bestehenden Onboarding-Programm sollte gemeinsam mit dem Mitarbeitenden eine Vertrauensvereinbarung erarbeitet werden. Bitten Sie den oder die Neue(n) darum, zu definieren und mitzuteilen, was sie benötigen, um sich zugehörig zu fühlen. Geben Sie auch Ihre eigenen Vorstellungen dazu preis. Das zeigt, dass Inklusion und Zugehörigkeit für Sie wichtig sind.“
Best Practice #6: Führen Sie regelmäßig Einzelgespräche
Das Hauptziel regelmäßiger Einzelgespräche (1:1) (auch „Check-ins“ genannt) mit Ihren Teammitgliedern besteht darin, positive und produktive Beziehungen zwischen der Führungskraft (also Ihnen) und den einzelnen Mitgliedern Ihres Teams zu fördern.
Es ist wichtig, diese 1:1-Gespräche frühzeitig in den normalen Arbeitsalltag der neuen Mitarbeitenden zu integrieren und zu einer festen Routine zu machen. Im Rahmen ihres Onboardings und der Einführung sollten Sie das erste 1:1-Gespräch direkt am ersten Arbeitstag führen. So legen Sie den Grundstein für die zukünftigen Gespräche.
Best Practice #7: Bieten Sie Möglichkeiten zur Verbindung mit Kolleg:innen
Es kann schwierig sein, der „Neue“ zu sein. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre neuen Mitarbeitenden dabei unterstützen können, sich mit den neuen Kolleg:innen zu vernetzen und das Gefühl der Zugehörigkeit und Integration zu stärken, zum Beispiel:
- Vereinbaren Sie kurze Einführungstreffen mit Kolleginnen und Kollegen.
- Bitten Sie ein bestehendes Teammitglied, als Mentor oder Ansprechperson für Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihren neuen Mitarbeiter zu fungieren.
- Veranstalten Sie ein Teamessen oder Teambuilding-Event, um eine entspannte, informelle Umgebung zum Kennenlernen zu schaffen.
- Teilen Sie vor dem ersten Arbeitstag ein Willkommensvideo mit der neuen Person, in dem die Mitglieder ihres neuen Teams vorgestellt werden.
- Für das globale Onboarding oder das Onboarding von Remote-Mitarbeitenden empfehle ich, sofern möglich, sie für die ersten ein bis zwei Wochen ins Büro einzufliegen.
Best Practice #8: Feedback einholen
Onboarding besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, von denen sich viele darauf konzentrieren, ein großartiges Mitarbeitererlebnis zu schaffen. Eine Möglichkeit, dies weiter zu verbessern, ist das Einholen von Feedback durch Mechanismen wie Interviews, Onboarding-Umfragen und die bereits erwähnten Check-ins.
Das Feedback aus diesen Untersuchungen hilft Ihnen dabei, den Onboarding-Prozess zu optimieren.
Onboarding ist mehr als die erste Woche
Ein effektiver Onboarding-Prozess sollte sicherstellen, dass sich die Mitarbeitenden in ihrer neuen Rolle vorbereitet und motiviert fühlen und dass sie die richtige Entscheidung bei ihrem Wechsel getroffen haben.
Die Zeit, die Sie in einen guten Onboarding-Prozess investieren, zahlt sich in Bezug auf Produktivität und Mitarbeiterbindung aus und stärkt Ihren Onboarding-ROI.
Wichtig ist auch, dass Sie damit die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften im Zusammenhang mit Onboarding-Compliance sicherstellen.
Selbst wenn Sie etwas in Onboarding-Schulungen für Ihre Führungskräfte und HR-Teams investieren müssen, wird sich diese Investition auszahlen.
Wie bereits erwähnt, ist Onboarding mehr als nur die erste Woche, und es kann bis zu einem Jahr dauern, bis jemand in seiner neuen Rolle vollständig eingearbeitet ist.
Allgemeine Meinung ist, dass Sie einen Onboarding-Plan für ungefähr die ersten 90 Tage haben sollten.
Hilfe bei der Erstellung finden Sie im Beitrag Wie Sie einen 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan für Ihr Unternehmen erstellen + Vorlage
