Der Recruiting-Funnel: Ein Umfassender Leitfaden
Aus der Menge, einer. Bei der Personalbeschaffung geht es darum, das Netz so weit wie möglich auszuwerfen, um einen möglichst großen und vielfältigen Pool an Kandidat:innen zu finden.
Der Recruiting-Funnel ist ein hilfreiches Modell, um darüber nachzudenken, wie dieses Netz ausgeworfen wird und wie dann, während die Kandidat:innen sich durch den Funnel bewegen, diejenigen ausgewählt werden, die am besten passen – und wie man sie begeistert, beizutreten.
Was ist der Recruiting-Funnel?
Der Recruiting-Funnel ist ein Modell, das von Recruiter:innen und HR-Fachkräften genutzt wird, um die Phasen zu beschreiben, die Kandidat:innen von der ersten Bekanntheit bis zur Einstellung durchlaufen. Er hilft, den Einstellungsprozess zu visualisieren und effizienter zu steuern.
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Wenn man Rekrutierung wie Verkauf betrachtet, wobei das Produkt eine Position in Ihrem Unternehmen ist, dann ähnelt der Prozess stark dem Marketing-Trichter, wie ihn Marketing-Teams verwenden.
Warum ist der Recruiting-Funnel wichtig?
Der Recruiting-Funnel ist ein nützliches Werkzeug, um den Fluss der Kandidat:innen von der ersten Aufmerksamkeit bis hin zur Annahme einer Stelle im Unternehmen zu steuern.
Recruiting ist berüchtigt chaotisch, doch der Funnel hilft den Recruiting-Teams, sich um die verschiedenen Aufgaben zu organisieren und mithilfe von Daten Verbesserungen an den jeweiligen Funnel-Phasen zu identifizieren.
Zum Beispiel ist die Geschwindigkeit des Recruiting-Funnels eine gängige Recruiting-Kennzahl, mit der die Dauer des Einstellungsprozesses und die Verweildauer der Kandidat:innen in den einzelnen Phasen überwacht wird.
Wenn Kandidat:innen zu lange in der Interviewphase verweilen, woran liegt das? Sind sie nicht bereit, einen von Ihnen geforderten Test zu absolvieren? Oder absolvieren sie ihn, warten danach aber zu lange auf Rückmeldung?
Phasen des Recruiting-Funnels
Bekanntheit
Jede Organisation besitzt zwei Marken: die Gesamtmarke (Produkt, Kundenservice, Tonalität) und die Arbeitgeber-marke (wie man als Arbeitgeber wahrgenommen wird).
Ihre Arbeitgebermarke hat erheblichen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, Talente zu gewinnen (und zu halten). Falls Sie also noch nicht über Ihre Arbeitgebermarke nachgedacht haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dazu.
Das Herzstück Ihrer Arbeitgebermarke ist Ihr Employer Value Proposition (EVP), also das, was Sie jemandem im Gegenzug für seine Arbeitskraft bieten. Dazu gehören Sinn, Mission und Vision, Werte, Gesamtvergütung, Entwicklungsmöglichkeiten, Unternehmenskultur, der Umgang mit Mitarbeitenden usw.
Wenn Sie ein starkes EVP definiert haben, können Sie dies mit allen nach außen gerichteten Elementen wie Logos und visuellen Auftritten, die eine Marke ausmachen, kombinieren.
Eine starke Arbeitgebermarke hilft, Bewusstsein für Ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu schaffen und macht es wesentlich einfacher, Talente zu gewinnen und zu halten.
Sie können Ihre Marke bekannt machen, indem Sie z. B. Werbung schalten, soziale Medien und Ihre digitalen Kanäle wie die Karriereseite auf Ihrer Webseite nutzen.
Anziehung
Mit einer klaren und starken Marke können Sie aktiver werden, Ihr Unternehmen sichtbarer machen und gezielt für konkrete Positionen werben.
Dieser Prozess, genannt Recruitment Marketing, umfasst beispielsweise folgende Aktivitäten:
- Klar formulierte, ansprechende Stellenanzeigen verfassen und veröffentlichen
- Eine attraktive Karriereseite gestalten
- Zielgerichtete Ansprache potenzieller Kandidat:innen, z. B. Candidate Sourcing
- Start eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms, um Empfehlungen zu fördern und zu belohnen.
- Profile auf Recruiting-Plattformen erstellen
- Aktiv sein in sozialen Netzwerken, z. B. Social Recruiting.
An diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, kreativ zu werden und zu zeigen, was Sie einzigartig macht. Manchmal entscheiden Sie sich allerdings auch dafür, mit Recruiting-Agenturen zusammenzuarbeiten, um mehr oder besser geeignete Kandidat:innen zu finden und schwer zu besetzende Stellen zu füllen.
Technologien wie Recruitment-Marketing-Software und Applicant Tracking Systems (ATS) können dabei unterstützen, Karriereseiten zu erstellen und Stellenanzeigen zu veröffentlichen.
Bewerbung
In dieser Phase entscheidet sich eine Person, sich zu bewerben, und reicht dann offiziell ihre Bewerbung ein.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Bewerbungsprozess reibungslos verläuft, keine Doppelungen enthält, schnell abgeschlossen werden kann und nur relevante Fragen stellt (diese sind möglicherweise nicht bei jeder Position gleich). Fehler an dieser Stelle können Bewerbende auslaugen und dazu führen, dass das Unternehmen Talente verliert.
Wie der Recruiting-Experte Liam Reese sagt:
„Die einzigen Informationen, die Sie an diesem Punkt wirklich benötigen, sind das absolute Minimum an Angaben, um entscheiden zu können, ob Sie die Person zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten oder nicht, sowie Kontaktinformationen, um mit der Person kommunizieren zu können — Sie brauchen nichts Weiteres, also fragen Sie auch nichts Weiteres ab.“
ATS können dabei helfen, bestimmte Aspekte des Bewerbungsprozesses zu standardisieren und sicherzustellen, dass die Informationen aller Bewerbenden erfasst werden, sodass diese nachverfolgt und beantwortet werden können.
Ein weiteres praktisches Merkmal von ATS ist die Möglichkeit, sie so zu programmieren, dass Kandidaten, die bestimmte Kriterien wie Standort oder Visastatus nicht erfüllen, automatisch abgelehnt werden und diejenigen, die die Kriterien erfüllen, automatisch Informationen zu den nächsten Schritten erhalten.
Screening
Das Screening von Bewerbenden ist der Prozess, bei dem Bewerbungen bewertet und entschieden wird, wer zum Gespräch mit der oder dem einstellenden Manager:in eingeladen wird.
Der Screening-Prozess von Bewerbenden beinhaltet die Prüfung der vorliegenden Informationen (Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Profil usw.) und die Entscheidung, ob die Person potenziell geeignet ist.
Unternehmen, die auf Tools für Lebenslauf-Screening setzen, verzeichnen oft schnellere Einstellungsprozesse und eine höhere Kandidatenqualität.
Wenn eine Bewerbung vielversprechend wirkt, erfolgt in der Regel ein erstes Gespräch zwischen Bewerber:in und jemandem aus der Personalabteilung, das sogenannte „Screening-Call“, um Details genauer zu besprechen und die Position vorzustellen.
An diesem Punkt ist oft nur eine Person in den Prozess eingebunden, das wird sich aber wahrscheinlich ändern.
Sobald weitere Personen eingebunden sind, ist es sinnvoll, ein Flussdiagramm des Rekrutierungsprozesses zu erstellen, nach dem sich alle richten können, sowie einen festen Ansprechpartner für die Bewerbenden zu benennen – meist die Person, die das erste Screening vornimmt. Man spricht hierbei von Full-Cycle-Recruiting.
Interviews und Assessments
Jetzt geht es ans Eingemachte: In diesem Schritt des Recruiting-Funnels sind meist die meisten Beteiligten involviert.
Wir führen Interviews mit Bewerbenden und geben ihnen Aufgaben, um ihre Qualifikationen, Kommunikationsfähigkeiten und Motivation zu prüfen sowie Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu bestätigen.
Umgekehrt können Bewerbende so ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen, die Position besser kennenlernen und erste Kontakte mit dem potenziellen Arbeitgeber knüpfen.
Beide Seiten können Erwartungen klären, Vertragsbedingungen aushandeln und fundierte Entscheidungen für die weitere Zusammenarbeit treffen.
Im Ergebnis möchten wir durch Interviews und Assessments die erforderlichen Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Motivationen auf Herz und Nieren prüfen und gleichzeitig eine positive Candidate Experience schaffen – unabhängig vom Ausgang des Prozesses.
Eine klare Struktur für Interviews ist dabei entscheidend. In ihrem hervorragenden Artikel darüber, wie man ein Interview führt, empfiehlt Mariya Hristova, Gespräche wie einen Trichter zu strukturieren: Am Anfang mit den wichtigsten Muss-Kriterien beginnen und in späteren Runden auf die optionalen Fähigkeiten eingehen.
Beispiel:
- Stufe eins: Ausführliche Fragen zu den Erfahrungen, wobei zuerst auf die unabdingbaren Kenntnisse eingegangen wird und dann auf optionale.
- Stufe zwei: „Technisches“ Interview, ggf. mit einer Aufgabe, um die Schlüsselfähigkeiten zu bewerten und (basierend auf dem Auftreten im Erstgespräch) auch die Nice-to-have-Kompetenzen besser einschätzen zu können.
- Stufe drei: Fokus auf Cultural Add und den Abgleich mit dem gewünschten Verhalten.
Der Artikel ist eine klare Leseempfehlung, wenn Sie ins Detail gehen möchten!
Angebot
Auch wenn das Angebot das Ende des Einstellungsprozesses markiert, beginnt das "Closing" der Kandidat:innen (d. h. sicherzustellen, dass sie das Angebot annehmen) bereits ab dem ersten Gespräch, sobald die Daten in das Bewerbermanagementsystem eingegeben werden.
Die Maßnahmen in jeder Phase des Funnels helfen Ihnen, Kandidat:innen in einen „abschlussbereiten“ Zustand zu versetzen – also dahin, dass sie sagen: „Ja, ich will bei dem Unternehmen arbeiten!“ (oder alternativ dazu führen, dass sie sich selbst gegen das Unternehmen entscheiden).
Der Aufbau einer guten Beziehung zu den Kandidat:innen ist ausschlaggebend, um die Angebotsannahmequote (OAR) hoch zu halten (eine gute OAR liegt in der Regel bei etwa 90%).
Im Verlauf des Prozesses lernen Sie die Bewerbenden besser kennen und können diese Informationen später im Verhandlungsschritt gezielt einsetzen.
Zum Beispiel, wenn ein Entwickler mehr Erfahrung mit einer bestimmten Technologie sammeln möchte und Sie dies tatsächlich anbieten können, dann sollten Sie genau das hervorheben.
Weitere Informationen finden Sie in Mariyas ausgezeichnetem Artikel über wie man ein Stellenangebot macht.
So erstellen Sie einen Recruiting-Funnel
Hier ist ein schneller Prozess, der Ihnen hilft, einen Recruiting-Funnel zu erstellen:
- Entwickeln Sie Ihr EVP und Ihre Arbeitgebermarke
- Definieren Sie Ihre Rekrutierungsziele
- Definieren Sie Ihren idealen Kandidaten
- Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für jede Phase des Recruiting-Funnels, um die Kommunikation mit Kandidaten zu optimieren.
- Schreiben und veröffentlichen Sie einige Stellenanzeigen
- Suchen und filtern Sie Kandidaten
- Entwickeln Sie einen Interviewprozess
- Machen Sie ihnen ein Angebot, das sie nicht ablehnen können
- Entwickeln Sie einige nützliche Rekrutierungskennzahlen, um Ihren Funnel zu optimieren.
Profi-Tipp: Kostenlose Recruiting-Tools helfen dabei, Ihren Recruiting-Funnel zu visualisieren und zu optimieren – für bessere Einstellungsergebnisse.
Recruiting-Funnel-Kennzahlen
Es gibt ein altes Sprichwort: „Was gemessen wird, wird auch gemanagt“, was bedeutet, dass die Überwachung der Wirksamkeit mit klaren Kennzahlen entscheidend für Verbesserungen ist.
Um die Effektivität des Recruiting-Funnels zu messen, gibt es einige Optionen:
Recruiting-Funnel-Kennzahlen sind entscheidend, um die Effektivität Ihres Einstellungsprozesses zu bewerten und zu optimieren.
Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Time to Fill: Misst die Anzahl der Tage, die benötigt werden, um eine Stelle vom Ausschreiben bis zur Annahme des Angebots zu besetzen.
- Time to Hire: Misst die Anzahl der Tage vom Eintritt eines Kandidaten in den Bewerbungsprozess (z. B. Bewerbung oder Sourcing) bis zur Annahme des Jobangebots.
- Source of Hire: Verfolgt, woher die Kandidaten kommen (z. B. Jobbörsen, Social Media, Mitarbeiterempfehlungen, Personalvermittlungen).
- Bewerbungsabschlussquote: Misst den Prozentsatz an Kandidaten, die den Bewerbungsprozess nach dem Start tatsächlich abschließen.
- Screen-to-Interview-Verhältnis: Misst die Anzahl der gescreenten Kandidaten im Verhältnis zu den tatsächlich interviewten Kandidaten.
- Interview-to-Offer-Verhältnis: Misst die Zahl der Interviewten im Vergleich zu den abgegebenen Jobangeboten.
- Annahmequote von Jobangeboten: Misst den Prozentsatz der angenommenen Stellenangebote durch Kandidaten.
Glücklicherweise können Sie sich bei der Verfolgung dieser Kennzahlen auf Ihr Recruiting-System verlassen, da viele bereits integrierte oder individuell anpassbare Berichte für diese Kennzahlen bieten.
Recruiting-Funnel Best Practices
Befolgen Sie diese Best Practices, um Ihren Recruiting-Funnel zu erstellen und zu optimieren:
- Setze immer auf Markenbildung: Deine Marke ist wertvoll, führe mit deinen Werten und schütze sie um jeden Preis!
- Entwickle Kandidaten-Personas: Erstelle detaillierte Profile deiner Wunschkandidaten, einschließlich Fähigkeiten, Erfahrung und kultureller Passung, um deine Such- und Auswahlprozesse zu steuern.
- Bestehende Mitarbeitende einbinden: Setze bestehende Mitarbeitende ein, um Kandidaten zu empfehlen und an deinen Recruiting-Marketingmaßnahmen teilzunehmen.
- Setze ein ATS ein: Wenn deine Personalbeschaffung an Fahrt aufnimmt, nutze ein ATS, um den Bewerbungsprozess zu verwalten und zu optimieren, Kandidaten zu verfolgen und organisierte Unterlagen zu pflegen. Hier ist unsere Auswahl der besten Bewerbermanagementsysteme.
- Regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit: Recruiting sollte eine Zusammenarbeit zwischen Recruitern und Führungskräften sein.
- Vielfältiger Talentpool und Interviewteam: Wichtig, um neue Ideen und Perspektiven auf beiden Seiten des Interviewtisches einzubringen.
- Screening- und Interviewprozesse standardisieren: Entwickle konsistente Auswahlkriterien und Interviewfragen, um Fairness und Objektivität zu gewährleisten, und stelle sicher, dass Interviewende in bewährten Methoden für effektive und unvoreingenommene Interviews geschult sind.
- Transparent und ehrlich sein: Offenheit und Ehrlichkeit öffnen die Tür für verschiedenste Fragen, die dir ermöglichen, einzuschätzen, ob die Person für die Rolle geeignet ist.
Du kannst deinen Recruiting-Funnel optimieren, indem du Recruiting-Systeme für kleine Unternehmen nutzt, die diese Kernprozesse automatisieren.
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