10 Beste Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe im Jahr 2026

Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe unterstützt Sie bei der Verwaltung von Dienstplänen, Anwesenheit, Lohnabrechnung und Kommunikation in viel frequentierten Hotels, Restaurants und Veranstaltungsbetrieben. Wenn Sie nach Tools suchen, die mit den sich ständig ändernden Schichten, Anforderungen und Compliance-Vorgaben Ihres Teams mithalten können, sind Sie hier richtig. 

Die Wahl des richtigen Workforce-Management-Systems kann weniger Planungsprobleme, zufriedenere Teams und mehr Zeit für das Gästeerlebnis bedeuten. In diesem Leitfaden finden Sie gezielte Empfehlungen, damit Sie eine Workforce-Management-Lösung wählen können, die wirklich zu den Anforderungen von Gastroteams im 2026 passt.

Beste Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe: Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner Top Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe zusammen und hilft Ihnen, die passende Option für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Deputy	Am besten geeignet für flexiblen Schichttausch	Kostenlose Testphase verfügbar	Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
2	Planday	Am besten für stundenbasierte Kommunikationstools	30 Tage kostenlos testen	Ab $2.99/Nutzer/Monat	Website
3	Legion	Am besten für KI-gestützte Dienstplanautomatisierung	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
4	UKG Pro	Am besten geeignet für Unternehmensanalysen im Bereich Arbeitskräfte	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
5	Sling	Am besten für die Koordination über mehrere Standorte	15-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar	Ab $1.70/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Quinyx	Am besten zur Optimierung von Personalkosten geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
7	Actabl	Am besten für operative Dateninsights	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
8	Unifocus	Am besten geeignet für Echtzeit-Personalprognosen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	Fourth (HotSchedules)	Am besten geeignet für schnelle Personaleinsatzplanung in Restaurants	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
10	Harri	Am besten für die Verwaltung des Talentlebenszyklus	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Checkr

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   4.5

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2. 

   Paycor

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   4.3

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3. 

   Deel HR

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   4.8

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Beste Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe: Testberichte

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Workforce-Management-Software-Lösungen für das Gastgewerbe aus meiner Shortlist. Meine Bewertungen bieten Ihnen einen detaillierten Überblick über die Funktionen, optimalen Einsatzbereiche und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die für Sie passende Lösung finden.

1

Deputy

Am besten geeignet für flexiblen Schichttausch

• Kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.6/5

Deputy ist eine Plattform für das Workforce-Management von Hospitality-Teams, die Sie bei der Mitarbeiterplanung, Anwesenheits- und Zeiterfassung, Pausenverwaltung sowie Arbeitsrechtskonformität unterstützt.

Für wen ist Deputy am besten geeignet?

Gastronomiebetriebe mit stundenbasiertem Personal, die eine mobile Einsatzplanung und Anwesenheitsverwaltung über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg benötigen.

Warum ich Deputy ausgewählt habe

Ich habe Deputy als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mich auf den offenen Schicht-Marktplatz für sofortigen Schichttausch, integrierte Warnungen bei Terminüberschneidungen und mobiles Self-Service verlassen kann, sodass Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten eigenständig verwalten können, ohne dass ein Manager eingreifen muss.

Deputy Hauptfunktionen

• Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Erfassen Sie Ein- und Ausstempelzeiten per Geolokalisierung oder Gesichtserkennung.
• Pausenplanung: Planen und dokumentieren Sie Pausen der Mitarbeiter zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
• Lohnabrechnungsexport: Exportieren Sie Stundenzettel direkt aus der Einsatzplanungssoftware in gängige Lohnabrechnungssysteme.

Deputy Integrationen

Deputy bietet native Integrationen mit ADP, Gusto, QuickBooks Online, Xero, Square, BambooHR, Paychex, Netsuite, CloudPayroll, MYOB und Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile App ermöglicht sofortigen Schichttausch
• Compliance-Tools weisen auf Überstunden und Pausen hin
• Automatisierte Dienstplanung basierend auf prognostizierter Nachfrage

Cons:

• Erweiterte Berichte erfordern höhere Tarife
• Gelegentliche Synchronisationsverzögerungen beim Export der Lohnabrechnung

LEARN MORE ABOUT DEPUTY:

• Check out Deputy on their website

2

Planday

Am besten für stundenbasierte Kommunikationstools

• 30 Tage kostenlos testen
• Ab $2.99/Nutzer/Monat

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Rating: 4.4/5

Planday ist eine Plattform für das Personalmanagement im Gastgewerbe mit Mitarbeitereinsatzplanung, Sofortnachrichten, Schichttausch, Stundenverfolgung und Verwaltung der aktuellen Mitarbeitendenverfügbarkeit in Echtzeit.

Für wen ist Planday am besten geeignet?

Schichtbasierte Teams in der Gastronomie, die auf schnelle Mitarbeitendenkommunikation und flexible Einsatzplanung in Hotels, Bars oder Restaurants angewiesen sind.

Warum ich Planday ausgewählt habe

Ich habe Planday zu den besten gezählt, weil ich auf die Nachrichten- und Benachrichtigungsfunktion in der App angewiesen bin, um meine stundenbasierten Mitarbeitenden im Gastgewerbe rasch über Schichtänderungen und Ankündigungen zu informieren. Die Gruppenchat- und Direktnachrichtenfunktionen nutze ich täglich, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Planday Hauptfunktionen

• Mitarbeitereinsatzplanung: Schichtpläne in einer Drag-and-drop-Oberfläche erstellen, veröffentlichen und verwalten.
• Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich über die mobile App ein- und ausstempeln.
• Abwesenheitsmanagement: Urlaubsanträge und Abwesenheitsgenehmigungen für alle Standorte verfolgen.

Planday Integrationen

Planday bietet native Integrationen mit Payroll- und HR-Tools wie Xero, QuickBooks Payroll, Lightspeed, Tenzo, Flow und Sage sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Mitarbeitende können Schichten tauschen und übernehmen
• Echtzeit-Updates für Mitarbeitende an mehreren Standorten
• Automatisierte Einhaltung von Pausen- und Arbeitszeitregeln

Cons:

• Berichtsanpassungen sind für große Teams eingeschränkt
• Die Einrichtung der Lohnabrechnungsintegration ist komplex

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• Check out Planday on their website

3

Legion

Am besten für KI-gestützte Dienstplanautomatisierung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.4/5

Legion ist eine Plattform für das Workforce Management in der Gastronomie und Hotellerie. Sie bietet KI-gestützte automatisierte Dienstplanerstellung, Arbeitsoptimierung, Self-Service-Tools für Mitarbeitende, Bedarfsprognosen und Zeiterfassung.

Für wen ist Legion am besten geeignet?

Betreiber und Personalmanager von Gastronomiebetrieben oder Hotels mit mehreren Standorten, die Dienstpläne automatisieren und Arbeitskosten optimieren möchten.

Warum ich Legion ausgewählt habe

Ich habe Legion ausgewählt, weil ich auf die KI-gestützte Planungsautomatisierung vertraue, die arbeitsoptimierte Schichten erstellt, die sich an die aktuelle Nachfrage anpassen. Ich nutze die Bedarfsprognosen, um das Personalaufkommen an den erwarteten Gästeverkehr abzustimmen, sowie die Self-Service-App, um Schichtwechsel zu organisieren.

Wichtige Funktionen von Legion

• Automatisierte Compliance-Überwachung: Überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Pausenregelungen für jede Schicht.
• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich per Mobilgerät an- und abmelden, was den Bedarf an physischer Hardware reduziert.
• Schichtbewerbung: Das Personal kann über die App Interesse an offenen Schichten bekunden.

Legion-Integrationen

Legion bietet native Integrationen mit ADP, SAP SuccessFactors und Workday sowie eine API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• KI-gestützte automatische Dienstplanung spart manuellen Aufwand
• Echtzeit-Compliance-Benachrichtigungen für arbeitsrechtliche Vorgaben im Gastgewerbe
• Mitarbeiter-App für die Dienstplanverwaltung

Cons:

• Die Einführungsphase ist etwas unorganisiert
• Berichtsfunktionen könnten effizienter sein

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• Check out Legion on their website

4

UKG Pro

Am besten geeignet für Unternehmensanalysen im Bereich Arbeitskräfte

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.3/5

UKG Pro ist eine Unternehmensplattform für das Workforce Management im Gastgewerbe, die Einsatzplanung, Anwesenheit, Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Zeiterfassung und Analysen in einem System zentralisiert.

Für wen ist UKG Pro am besten geeignet?

Große Unternehmen im Gastgewerbe mit komplexen Arbeitsstrukturen und dem Bedarf an fortschrittlichen Analysen der Belegschaft über mehrere Standorte hinweg.

Warum ich UKG Pro gewählt habe

Ich habe UKG Pro als eines der besten ausgewählt, weil ich detaillierte Analysen der Belegschaft durchführen und Echtzeit-Kennzahlen (KPIs) für meine Hotelimmobilien visualisieren kann. Für unternehmensweite operative Entscheidungen verlasse ich mich auf Prognosefunktionen, Compliance-Dashboards sowie mobile Einblicke.

UKG Pro Hauptfunktionen

• Automatisierte Einsatzplanung: Erstellen und Anpassen von Schichtplänen mit Vorlagen, die auf die Hotelbranche zugeschnitten sind.
• Zeiterfassungslösungen: Erfassung von Mitarbeiterbuchungen über biometrische und mobile Geräte.
• Unterstützung mehrerer Standorte: Verwaltung von Belegschaft, Compliance und Daten über zahlreiche Hotelstandorte hinweg.

UKG Pro Integrationen

UKG Pro bietet mehr als 80 native Integrationen, darunter das Microsoft-Ökosystem, 15Five, Decusoft, Intuit Turbo Tax, Workstream, Accurate Background und mehr. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Arbeitskraftprognosen passen sich an Spitzenzeiten im Gastgewerbe an
• Fortschrittliche Compliance-Überwachung für Lohn- und Arbeitszeitgesetze
• Unterstützt Management und Planung von Tarifverträgen

Cons:

• Das Erstellen von individuellen Berichten hat eine steile Lernkurve
• Mitunter verzögerte Reaktion des Kundensupports

LEARN MORE ABOUT UKG PRO:

• Check out UKG Pro on their website
• Read my in-depth review of UKG Pro

5

Sling

Am besten für die Koordination über mehrere Standorte

• 15-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar
• Ab $1.70/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Sling ist eine Plattform für das Personalmanagement von Teams im Gastgewerbe, die Schichtplanung, Team-Messaging, Zeiterfassung, Aufgabenverteilung und Kontrolle der Personalkosten in einem einheitlichen System vereint.

Für wen ist Sling am besten geeignet?

Manager im Gastgewerbe, die Personal und Schichtpläne über mehrere Standorte oder Restaurants hinweg koordinieren müssen.

Warum habe ich Sling ausgewählt?

Ich habe Sling als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mich auf das Multi-Standort-Dashboard verlasse, um die Schichtplanung, Kommunikation und Personaleinsatzverwaltung für all meine gastgewerblichen Standorte gleichzeitig zu managen. Mit den Standortfiltern und der Massenverteilung von Schichten kann ich Teams schnell dort einteilen, wo sie am dringendsten gebraucht werden.

Wichtige Funktionen von Sling

• Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitszeiten der Mitarbeitenden mit mobilen oder Kiosk-basierten Stempeluhren.
• Personalkostenschätzung: Überwachen Sie die geschätzten Personalkosten direkt neben Ihrem Dienstplan.
• Schichttausch: Mitarbeitende können genehmigte Schichten innerhalb der App tauschen.

Sling-Integrationen

Sling bietet native Integrationen mit Gusto, Square, Harbortouch, Toast und POSitouch und stellt eine API für individuelle Anpassungen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Versendet Ankündigungen an alle Standorte im Gastgewerbe
• Ermöglicht dem Personal offene Schichten zu tauschen und zu übernehmen
• Erfüllt die Einhaltung von Pausenregelungen nach Landesrecht

Cons:

• Mobile App weist Synchronisationsverzögerungen auf
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bei Berichten für größere Betriebe

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6

Quinyx

Am besten zur Optimierung von Personalkosten geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Quinyx ist eine Plattform für das Personalmanagement in der Gastronomie, die Einsatzplanung, Zeiterfassung, Bedarfsprognosen, mobiles Schichtmanagement und Kontrolle von Personalkosten bietet.

Für wen ist Quinyx am besten geeignet?

Quinyx passt besonders gut zu Gastronomieunternehmen, die große, verteilte Teams verwalten, Personalkosten kontrollieren und die Personalplanung optimieren müssen.

Warum ich Quinyx gewählt habe

Ich habe Quinyx gewählt, weil ich seine Prognose-Engine und Funktionen zur Personaloptimierung nutze, um auf schwankende Gästezahlen zu reagieren. Die Budgetkontrollen und die Echtzeit-Kostenverfolgung helfen mir, den Personaleinsatz an unsere finanziellen Ziele anzupassen.

Quinyx Hauptfunktionen

• Mobile App für Mitarbeitende: Ermöglicht es dem Gastronomiepersonal, Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen und Urlaub direkt über das Handy zu beantragen.
• Automatisierte Einsatzplanungsregeln: Berücksichtigt unternehmens- oder regionsspezifische Arbeitsvorschriften bei der Schichtzuteilung.
• Echtzeit-Anwesenheitserfassung: Erfasst Check-ins und Abwesenheiten von Mitarbeitenden in Echtzeit für die Führungskräfte.

Quinyx-Integrationen

Quinyx bietet native Integrationen mit SAP SuccessFactors, Deloitte, ADP, Sage, EY, Paylocity und Paychex und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• KI-basierte Prognosen passen sich sofort der Nachfrage an
• Echtzeit-Compliance-Warnungen bei Gastronomiearbeitsrecht
• Mobile App ermöglicht unterwegs Änderungen am Dienstplan

Cons:

• Urlaubsverwaltung verhält sich inkonsistent
• Berichtsoptionen bieten wenig Anpassungsflexibilität

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• Check out Quinyx on their website

7

Actabl

Am besten für operative Dateninsights

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Actabl ist eine Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe, die Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatenverarbeitung und operatives Reporting mit umfassender Geschäftsanalytik kombiniert.

Für wen eignet sich Actabl am besten?

Actabl ist eine ausgezeichnete Wahl für Betreiber von Gastgewerbebetrieben, die Personaldaten umfassend analysieren und den Personaleinsatz in mehreren Hotels oder Resorts optimieren möchten.

Warum ich Actabl gewählt habe

Ich habe mich für Actabl entschieden, weil ich mit den Personal-Dashboards und dem individuellen KPI-Reporting die Mitarbeiter- und Leistungsdaten auf Objektebene in konkrete Aktionspläne umsetzen kann. Durch die Echtzeitmetriken und die umfangreichen Analysetools ist es mein bevorzugtes Tool, um operative Dateninsights zu gewinnen.

Hauptfunktionen von Actabl

• Modul zur Aufgabenverwaltung: Tägliche Aufgaben können Mitarbeitenden mit nachverfolgbaren Checklisten zugewiesen werden.
• Automatisierte Einsatzplanung: Dienstpläne werden anhand von Arbeitsrichtlinien und tatsächlichen Belegungsdaten erstellt.
• Mobiles Manager-Dashboard: Urlaubsanträge genehmigen, Anwesenheit überprüfen und von überall kommunizieren.

Actabl-Integrationen

Actabl bietet native Integrationen mit ADP, Oracle, Ceridian, HotelKey, Infor, UKG, Paychex, Salesforce, SAP, Sage und weiteren Systemen. Außerdem stellt Actabl eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Personalprognosen passen sich an spezielle Veranstaltungsprofile an
• Individuell anpassbare KPI-Dashboards speziell für das Gastgewerbe
• Mobile Einsatzplanung und Freigaben für Manager

Cons:

• Die Benutzeroberfläche der mobilen App ist etwas träge
• Das Onboarding kann zeitaufwändig sein

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• Check out Actabl on their website

8

Unifocus

Am besten geeignet für Echtzeit-Personalprognosen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Unifocus ist eine Workforce-Management-Lösung für das Gastgewerbe, die Einsatzplanung, Personalmanagement, Zeiterfassung, Budgetierung und Analysen auf einer zentralen Plattform vereint.

Für wen ist Unifocus am besten geeignet?

Hotelbetreiber und Manager im Gastgewerbe, die ein dynamisches Arbeitsmanagement und Schichtplanung über mehrere Standorte oder Objekte hinweg benötigen.

Warum ich Unifocus gewählt habe

Ich habe Unifocus gewählt, weil ich Dienstpläne schnell anpassen und aktualisierte Personalprognosen in Echtzeit sehen kann, wenn sich die Gästebezahlen ändern. Ich verlasse mich bei der Besetzung von Veranstaltungen oder schwankender Auslastung auf die automatisierte, nach Bedarf gesteuerte Dienstplanung und die mobile Manager-App.

Unifocus Hauptfunktionen

• KI-basierter Ersteller von Personalstandards: Erstellt automatisch Personalbenchmarks basierend auf dem Hoteltyp und den Geschäftsregeln.
• Mobiles Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Erlaubt dem Frontline-Personal, Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen und Urlaub zu beantragen.
• Geofencing-Zeitstempeluhr: Stellt sicher, dass sich Mitarbeitende nur an festgelegten Arbeitsorten ein- und ausstempeln.

Unifocus Integrationen

Unifocus bietet native Integrationen mit ADP, Workday, Paylocity, HotelKey, Infor, Oracle, Ceridian, Iris, Houdini und weiteren und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Personalprognosen passen sich Spitzenzeiten in der Hotellerie an
• Automatisierte Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitvorschriften
• Verwaltet Tarifverträge und Regeln der kollektiven Verhandlungen

Cons:

• Gelegentliche Verzögerungen beim Kundenservice
• Benutzeroberfläche wirkt recht veraltet

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9

Fourth (HotSchedules)

Am besten geeignet für schnelle Personaleinsatzplanung in Restaurants

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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HotSchedules (Fourth) ist eine Workforce-Management-Lösung für das Gastgewerbe, die sich auf Mitarbeitereinsatzplanung, Schichtmanagement, mobilen Zugriff und automatisierte Arbeitszeiteinhaltung konzentriert und speziell auf Restaurants und Gastronomiebetriebe zugeschnitten ist.

Für wen ist HotSchedules (Fourth) am besten geeignet?

Restaurant- und Hospitality-Manager, die große schichtbasierte Teams über mehrere Standorte hinweg koordinieren müssen.

Warum habe ich HotSchedules (Fourth) ausgewählt?

Ich habe HotSchedules (Fourth) als eines der besten gewählt, weil ich damit schnell und flexibel Dienstpläne für Restaurants erstellen und anpassen kann, kurzfristige Schichten besetzen sowie die Kommunikation mit Mitarbeitern automatisieren kann – alles wichtige Funktionen für schnelle Personaleinsatzplanung im Gastronomieumfeld.

HotSchedules (Fourth) Hauptfunktionen

• Personalbedarfsvorhersage: Prognose des Arbeitskräftebedarfs mithilfe von Echtzeit- und historischen Verkaufsdaten.
• Automatisierte Einhaltungskontrolle: Automatische Überwachung und Kennzeichnung möglicher Verstöße gegen Arbeitsgesetze.
• Berichts-Dashboards: Zugriff auf Analysen und Kennzahlen zu Personal, Zeit & Anwesenheit sowie Dienstplanung.

HotSchedules (Fourth) Integrationen

HotSchedules (Fourth) bietet native Integrationen mit Aloha, Micros, Toast, Squirrel, Revel, Indeed, Monster und mehr. Außerdem steht eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Schneller Schichttausch und Genehmigungen per Mobilgerät
• Echtzeitdaten zu Personalkosten und Prognosen
• Zentrale Verwaltung von Verfügbarkeiten und Urlaubsanträgen

Cons:

• Benachrichtigungseinstellungen können komplex sein
• Gelegentliche Synchronisierungsprobleme mit POS-Systemen

LEARN MORE ABOUT FOURTH (HOTSCHEDULES):

• Check out Fourth (HotSchedules) on their website

10

Harri

Am besten für die Verwaltung des Talentlebenszyklus

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Harri ist eine Software für Personalmanagement, die speziell für die Gastronomie entwickelt wurde. Sie vereint Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Mitarbeiterkommunikation auf einer einzigen, vernetzten Plattform.

Für wen ist Harri am besten geeignet?

Personal- und Betriebsleiter:innen von gastgewerblichen Unternehmen mit mehreren Standorten, die einheitliche Tools für das Management des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus benötigen.

Warum ich Harri gewählt habe

Ich habe Harri zu den besten Lösungen gewählt, weil ich auf die Workflow-Automatisierungen zur Einarbeitung, Leistungsbeurteilung und Einsatzplanung in belebten Gastronomie-Umgebungen vertraue. Die Analyse-Dashboards nutze ich, um die Teamleistung über alle Phasen des Talentlebenszyklus hinweg zu verfolgen.

Harri Hauptfunktionen

• Schichtbörse: Ermöglicht es Mitarbeitern, offene Schichten zu übernehmen oder zu tauschen.
• Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Erfasst automatisch Vorgaben zu Lohn, Arbeitszeit und Pausen und stellt auf Abruf Berichte zur Arbeitszeit zur Verfügung.
• Dokumentenmanagement: Zentralisiert die Ablage von Zertifikaten und Beschäftigungsnachweisen.

Harri Integrationen

Harri bietet native Integrationen mit ADP Workforce Now, Oracle HCM, PeopleSoft, UKG, Fourth, Revel, Infor und mehr. Eine offene API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Schichtbörse ermöglicht teamgesteuerten Schichttausch
• Echtzeit-Benachrichtigungen bei Compliance- und Anwesenheitsproblemen
• Zentrale Ablage für Zertifikate und Dokumente

Cons:

• Funktionen hinken in der mobilen App manchmal hinterher
• Drittsystem-Integrationen zur Lohnabrechnung sind eingeschränkt

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• Check out Harri on their website

Auswahlkriterien für Workforce-Management-Software im Gastgewerbe

Bei der Auswahl der besten Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe für diese Liste habe ich die häufigsten Anforderungen und Herausforderungen von Käufern berücksichtigt, z.B. das Management von unvorhersehbarer Schichtabdeckung und die Nachverfolgung der Personalkosten im Verhältnis zur Auslastung. Außerdem habe ich das folgende Rahmenwerk genutzt, um meine Bewertung strukturiert und objektiv zu halten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung) Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese Anwendungsfälle abdecken:

• Schichtplanung für Mitarbeitende im Gastgewerbe
• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle über mehrere Standorte hinweg
• Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten
• Überwachung der Personalkosten im Vergleich zum Budget
• Rollenbasierte Berechtigungen für den Zugriff

Herausragende Zusatzfunktionen (25% der Gesamtbewertung) Um das Feld weiter einzugrenzen, habe ich auch auf besondere Features geachtet, wie beispielsweise:

• Automatische Prognosen basierend auf Belegungszahlen
• Spezielle Tools für Veranstaltungsplanung oder saisonale Dienstplanung
• Anpassbare Benachrichtigungen bei Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften
• Mobile Benachrichtigungen für Mitarbeitende und Führungskräfte
• Individuell anpassbare KPIs speziell für den Gastronomiebetrieb

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung) Um die Usability der Systeme einschätzen zu können, habe ich folgende Aspekte geprüft:

• Einfache, benutzerfreundliche und intuitive Navigation für beschäftigte Manager
• Schnelles Erstellen von Dienstplänen per Drag-and-drop
• Übersichtliche Oberfläche für Mitarbeitende auf mobilen Geräten
• Responsives Design für Desktop und mobile Endgeräte
• Leicht zugängliche Analyse- und Auswertungsdashboards

Onboarding (10 % der Gesamtbewertung) Um die Onboarding-Erfahrung für jede Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung
• Zugang zu Schulungsvideos und Webinaren
• Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
• Unterstützung beim Datenimport und bei der Migration
• Chat- oder Live-Support beim Onboarding

Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung) Um die Supportleistungen jedes Softwareanbieters zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• 24/7 Live-Chat- oder Telefon-Support
• Schnelle Reaktionszeiten bei Support-Tickets
• Ausführliche Online-Wissensdatenbank oder Help Center
• Zugang zu persönlichen Account-Managern
• Verfügbarkeit von Kundenforen oder Communities

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung) Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente und vorhersehbare Preisgestaltung
• Flexible Tarife für verschiedene Objektgrößen
• Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion oder Demo
• Keine versteckten Gebühren für Kernmodule
• Gesamtkosten im Vergleich zu ähnlichen Tools

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung) Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich auf folgende Punkte bei Kundenrezensionen geachtet:

• Hohe Bewertungen für Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit
• Positives Feedback zur mobilen Nutzung
• Praxisbeispiele von ähnlichen Unternehmen
• Hervorgehobene Nutzerfreundlichkeit bei Support und Onboarding
• Regelmäßige Software-Updates und Verbesserungen

Wie wählt man Workforce Management Software für die Hotellerie und Gastronomie aus?

Lange Funktionslisten und komplexe Preisstrukturen können schnell unübersichtlich werden. Damit Sie sich bei der Auswahl Ihrer individuellen Software fokussieren, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:

Was ist Workforce Management Software für die Hotellerie und Gastronomie?

Workforce Management Software für die Hotellerie und Gastronomie bezeichnet digitale Werkzeuge, die Hotels, Restaurants und ähnlichen Unternehmen dabei helfen, Personal zu planen, Arbeitszeiten und Anwesenheit zu erfassen sowie tägliche Arbeitseinsätze zu organisieren. 

Diese Plattformen sind speziell darauf ausgelegt, auf die besonderen Schichtmuster, Compliance-Anforderungen und saisonalen Schwankungen der Branche zu reagieren.

Funktionen

Bei der Auswahl einer Workforce Management Software für Hotellerie und Gastronomie sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:

• Schichtplanung: Erstellen, Zuweisen und Anpassen von Arbeitsschichten für Mitarbeitende je nach den Anforderungen der Immobilie, saisonaler Nachfrage oder kurzfristigen Änderungen, um eine optimale Abdeckung sicherzustellen.
• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Überwachung von Ein- und Ausstempeln, Überstunden, Pausen und Fehlzeiten in Echtzeit, um genaue Aufzeichnungen und die Einhaltung der Lohnabrechnung sicherzustellen.
• Mobiler Zugriff: Ermöglicht es Managern und Mitarbeitenden, Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen oder direkt per Smartphone Freistellungen zu beantragen und fördert damit eine flexible, mobile Belegschaft.
• Lohnkostenbudgetierung: Setzen, Überwachen und Benachrichtigen von Zielen für Personalkosten nach Abteilung, Standort oder Tag, sodass Sie Kosten im Einklang mit der Belegung oder prognostizierten Umsätzen steuern.
• Einhaltungsmanagement: Automatisieren von vorgeschriebenen Ruhezeiten, Überstundenregelungen sowie lokalen Arbeitsgesetzanforderungen zur Reduzierung von Verstößen und Vereinfachung von Audits.
• Mitarbeiter-Selfservice: Mitarbeitende können ihre Verfügbarkeit selbst aktualisieren, Freistellungen beantragen und ihre kommenden Schichten einsehen, was das Engagement fördert und Verwaltungsaufwand reduziert.
• Echtzeit-Berichtswesen: Zugriff auf Dashboards und exportierbare Berichte mit Kennzahlen zu Personalkosten, Effizienz der Einsatzplanung und Einhaltung der Schichtpläne für unmittelbare Einblicke und Entscheidungen.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Verschiedene Zugriffsrechte für Manager, Vorgesetzte und Mitarbeitende, sodass sensible Informationen nur autorisierten Nutzern zugänglich sind.
• Benachrichtigungen und Alarme: Automatisierte Mitteilungen zu neuen Dienstplänen, bevorstehenden Schichten, Überstundenwarnungen oder Schichtänderungen halten alle auf dem Laufenden.
• Unterstützung mehrerer Standorte: Verwaltung von Dienstplänen, Anwesenheit und Richtlinien standort- und abteilungsübergreifend über ein zentrales System.

Vorteile

Die Implementierung von Workforce-Management-Software für die Hotellerie bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Verbesserte Planungssicherheit: Intelligente Dienstplanungs- und Prognosetools helfen Ihnen, die Mitarbeitendenzahl optimal auf den Gästebedarf abzustimmen und so Unter- und Überbesetzungen zu minimieren.
• Kontrolle der Personalkosten: Echtzeit-Budgetierung und Berichte ermöglichen eine vorausschauende Kontrolle von Überstunden und Personalausgaben im Rahmen Ihres Budgets.
• Vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Automatisierte Überwachung von Arbeitsgesetzen, Überstunden und Ruhezeiten reduziert das Risiko von Verstößen bei Audits.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Self-Service-Funktionen zum Schichttausch, für Freistellungsanträge und Dienstplanansicht bieten Mitarbeitenden mehr Kontrolle und Flexibilität im Arbeitsalltag.
• Schnellere Dienstplanverwaltung: Manager können Dienstpläne schnell per Drag-and-Drop erstellen, teilen und anpassen – auch standortübergreifend – und sofortige Benachrichtigungen verschicken.
• Zentrale Übersicht über die Belegschaft: Dashboards und Analysen führen alle Daten zu Einsatz und Arbeitsstunden zusammen, was Trends leichter erkennbar macht und die Planung vereinfacht.
• Verbesserte Kommunikation: Automatisierte Benachrichtigungen und mobiler Zugriff halten Manager und Mitarbeitende bei Schichtänderungen und wichtigen Neuigkeiten auf dem Laufenden.

Kosten und Preise

Die Auswahl von Workforce-Management-Software für die Hotellerie erfordert ein Verständnis für die verschiedenen Preisstrukturen und -modelle. Die Kosten variieren je nach Ausstattung, Teamgröße, Zusatzfunktionen und mehr. In der untenstehenden Tabelle werden gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise sowie die typischerweise enthaltenen Funktionen von Workforce-Management-Lösungen für die Hotellerie zusammengefasst:

Tarifvergleichstabelle für Workforce-Management-Software für die Hotellerie