Die 10 besten Workforce-Management-Softwares für das Gastgewerbe im Jahr 2026
Beste Workforce Management Software für das Gastgewerbe: Shortlist
Workforce Management Software für das Gastgewerbe unterstützt Sie bei der Verwaltung von Mitarbeitereinsatzplänen, Anwesenheit, Gehaltsabrechnung und Kommunikation in belebten Hotels, Restaurants und Veranstaltungsbetrieben. Wenn Sie nach Tools suchen, die mit den wechselnden Schichten, Anforderungen und Compliance-Vorgaben Ihres Teams Schritt halten, sind Sie hier genau richtig.
Die richtige Workforce Management Lösung sorgt für weniger Planungsstress, zufriedenere Teams und mehr Zeit, sich auf das Gasterlebnis zu konzentrieren. In diesem Leitfaden finden Sie gezielte Empfehlungen, damit Sie eine Workforce Management Software auswählen können, die genau auf die Bedürfnisse von Hospitality-Teams im 2026 zugeschnitten ist.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Beste Workforce Management Software für das Gastgewerbe: Zusammenfassung
Diese Vergleichstabelle fasst Preisinformationen meiner besten Workforce Management Software für das Gastgewerbe zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für die Personalgewinnung in Branchen mit hoher Fluktuation geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $8/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für die Open-Source-Kontrolle der Personalkosten | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $50/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für flexiblen Schichttausch | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Kommunikationstools für Stundenkräfte | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $2.99/Benutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für Analysen von Arbeitskosten in Unternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für die KI-gestützte Dienstplanautomatisierung geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für die Koordination mehrerer Standorte | Kostenlose Testversion und kostenloser Tarif verfügbar | Ab 1,70 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten zur Optimierung der Personalkosten geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für operative Dateneinblicke | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für Arbeitsprognosen in Echtzeit | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Beste Workforce Management Software für das Gastgewerbe: Bewertungen
Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Workforce Management Software für das Gastgewerbe aus meiner Shortlist. Meine Bewertungen bieten einen genauen Einblick in die Funktionen, besten Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Am besten für die Personalgewinnung in Branchen mit hoher Fluktuation geeignet
Factorial ist eine ganzheitliche Plattform für Personal- und Belegschaftsmanagement, die Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Personalgewinnung und Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeitende in Teams des Gastgewerbes abdeckt.
Für wen ist Factorial am besten geeignet?
Factorial eignet sich besonders für europäische KMU im Gastgewerbe – unabhängige Hotels, Restaurantgruppen und Betreiber mehrerer Standorte –, die eine einzige Plattform benötigen, um Einstellungen, Schichtplanung und Personalverwaltung zu organisieren, ohne mehrere Tools koordinieren zu müssen.
Warum ich Factorial ausgewählt habe
Ich habe Factorial als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil das integrierte ATS und das digitale Onboarding den unerbittlichen Fluktuationszyklus im Gastgewerbe direkt adressieren. Wenn ein Mitarbeiter am Empfang oder ein Koch die Stelle verlässt, löst die Automatisierung zur Nachbesetzung von Factorial automatisch eine neue Personalgewinnungsaktion aus, und die KI-gestützte Lebenslaufanalyse bringt Ersatzkräfte schnell durch den Bewerbungsprozess. Außerdem gefällt mir, dass die KI-Funktion zur Vervielfältigung von Schichten Managern ermöglicht, den vollständigen Dienstplan einer Woche innerhalb weniger Minuten statt Stunden aus der Vorwoche neu zu erstellen.
Die wichtigsten Funktionen von Factorial
- Geolokalisierte Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln mobil über ihren GPS-Standort ein, sodass Manager die Anwesenheit an mehreren Standorten im Gastgewerbe ohne manuelle Kontrollen überprüfen können.
- Anfragen zum Schichttausch: Mitarbeitende können Schichttausch direkt über die mobile App anfragen. Die Änderungen werden zur Genehmigung an einen Manager weitergeleitet, bevor der Dienstplan aktualisiert wird.
- Integration biometrischer Terminals: Factorial verbindet sich mit Hardware-Terminals von ZKTeco und Suprema für das physische Einstempeln an festen Standorten im Gastgewerbe, etwa in Hotellobbys oder an Restauranteingängen.
- Analysen der Personalkosten: Der Finanzarbeitsbereich zeigt, wie sich Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen im Zeitverlauf auf die Personalkosten auswirken, und gibt Managern einen klaren Überblick über die Budgetauswirkungen.
Integrationen von Factorial
Zu den Integrationen gehören Sage, DATEV, Silae und a3innuva Nómina sowie direkte Verbindungen mit ZKTeco, Suprema und LinkedIn.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Vervielfältigung von Schichten spart Managern erheblich Zeit
- Geolokalisierte Zeiterfassung eignet sich für Teams im Gastgewerbe mit mehreren Standorten
- Integriertes ATS automatisiert Zyklen der Personalgewinnung bei hoher Fluktuation
Cons:
- Keine integrierte Trinkgeldverwaltung für Restaurants
- Keine Integrationen mit Hotel-PMS oder Restaurant-POS
TimeTrex
Am besten geeignet für die Open-Source-Kontrolle der Personalkosten
TimeTrex ist eine Open-Source-Plattform für Personalmanagement, die Schichtplanung, biometrische und GPS-Zeiterfassung, Lohnabrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in mehreren Rechtsgebieten für Gastronomieabteilungen und -standorte abdeckt.
Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?
TimeTrex eignet sich besonders für kostenbewusste Betreiber von Gastronomiebetrieben, die eine Open-Source- oder selbst gehostete Lösung für das Personalmanagement mit integrierter Lohnabrechnung und biometrischer Zeiterfassung suchen.
Warum ich TimeTrex ausgewählt habe
Ich habe TimeTrex in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die einzige Open-Source-Option auf dieser Liste ist, die Gastronomiebetrieben die vollständige Kontrolle über Personalkosten ermöglicht, ohne sie an ein SaaS-Modell mit undurchsichtiger Funktionsweise zu binden. Besonders gut gefallen mir die biometrischen Zeiterfassungsterminals mit Gesichtserkennung und die GPS-Geofencing-Funktion, die den Zeitbetrug an mehreren Standorten verringern. Die mobile Offline-Zeiterfassung ist ein echter Vorteil für Mitarbeiter im Backoffice-Bereich und in Küchen mit geringer Netzabdeckung.
Wichtige Funktionen von TimeTrex
- Mehrsprachiges Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter: Mitarbeiter können über ein Portal, das auf Spanisch, Französisch, Deutsch und mehreren weiteren Sprachen verfügbar ist, Dienstpläne einsehen, Urlaub beantragen und Schichten tauschen.
- Bewerbermanagementsystem und digitales Onboarding: Die Enterprise-Edition umfasst ein Bewerbermanagementsystem mit Lebenslaufsuche und automatisierter Planung von Vorstellungsgesprächen, das auf die Einstellungszyklen in der Gastronomie mit hoher Fluktuation ausgelegt ist.
- Auftragskostenrechnung nach Abteilung: Manager können Personalkosten bestimmten Abteilungen oder Kostenstellen zuweisen und erhalten so Einblick in die Ausgaben pro Abteilung im Hotel- oder F&B-Betrieb.
- Automatisierte Durchsetzung von Überstunden- und Pausenregelungen: Die Plattform wendet konfigurierbare Überstundenschwellen und Pausenregelungen automatisch an und stellt so sicher, dass die Abdeckung der Schichten den örtlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen entspricht.
TimeTrex-Integrationen
TimeTrex bietet native Integrationen mit Schwerpunkt auf Lohnabrechnungs- und Steueranbietern, darunter ADP, Intuit QuickBooks, Paychex, Ceridian, Sage und weitere. Für individuelle Integrationen steht eine RESTful API zur Verfügung, und die Open-Source-On-Premise-Edition bietet vollständigen Zugriff auf den Quellcode für weitergehende Anbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile Offline-Zeiterfassung für Standorte mit geringer Netzabdeckung
- Biometrische Zeiterfassung hilft, das Einloggen für andere Mitarbeiter zu verhindern
- Mehrsprachige Unterstützung für vielfältige Gastronomieteams
Cons:
- Keine nativen Tools zur Aufteilung oder Verteilung von Trinkgeldern
- Veraltete mobile App und Benutzeroberfläche
New Product Updates from TimeTrex
TimeTrex Adds Quick Punch App With Offline and QR Support
TimeTrex adds a new Quick Punch app, offline punching, QR code scanning, punch images, configurable messages, and punch warnings or lockouts to improve employee clock-ins across browsers and local computers. For more information, visit TimeTrex’s official site.
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Deputy
Am besten für flexiblen Schichttausch
Deputy ist eine Personalverwaltungsplattform für Gastronomieteams, die Sie bei der Mitarbeiterplanung, Anwesenheitserfassung und Zeiterfassung, Pausenverwaltung sowie bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften unterstützt.
Für wen ist Deputy am besten geeignet?
Gastronomiebetriebe mit Stundenkräften, die eine mobilbasierte Personalplanung und Anwesenheitsverwaltung über mehrere Standorte oder Abteilungen hinweg benötigen.
Warum ich Deputy ausgewählt habe
Ich habe Deputy als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich auf den Marktplatz für offene Schichten für sofortigen Schichttausch, integrierte Warnungen bei Planungskonflikten und die mobile Selbstverwaltung setze, damit Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit ohne Eingreifen der Führungskraft verwalten können.
Wichtigste Funktionen von Deputy
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Erfassen Sie Ein- und Ausstempelzeiten mit Geolokalisierung oder Gesichtserkennung.
- Pausenplanung: Planen und dokumentieren Sie Mitarbeiterpausen zur Unterstützung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Export für die Lohnabrechnung: Exportieren Sie Arbeitszeitdaten direkt aus der Personalplanungssoftware in gängige Lohnabrechnungssysteme.
- Automatische Aufgabenzuweisung: Weisen Sie Mitarbeiter automatisch offenen Schichten zu, basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Regeln zur Ermüdung.
Deputy-Integrationen
Deputy bietet direkte Integrationen mit ADP, Gusto, QuickBooks Online, Xero, Square, BambooHR, Paychex, Netsuite, CloudPayroll, MYOB und Zapier. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Die mobile App unterstützt den sofortigen Schichttausch
- Tools zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften weisen auf Überstunden und Pausen hin
- Automatische Personalplanung auf Grundlage der prognostizierten Nachfrage
Cons:
- Für erweiterte Berichte sind höhere Tarife erforderlich
- Gelegentliche Verzögerungen bei der Synchronisierung von Exporten für die Lohnabrechnung
Planday
Am besten für Kommunikationstools für Stundenkräfte
Planday ist eine Plattform zur Personalverwaltung im Gastgewerbe mit Mitarbeiterplanung, Sofortnachrichten, Schichttausch, Arbeitszeiterfassung und Verwaltung der Echtzeitverfügbarkeit des Personals.
Für wen ist Planday am besten geeignet?
Schichtbasierte Teams im Gastgewerbe, die auf schnelle Mitarbeiterkommunikation und flexible Planung in Hotels, Bars oder Restaurants angewiesen sind.
Warum ich Planday ausgewählt habe
Ich habe Planday als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich auf die Nachrichten- und Benachrichtigungsfunktionen der App angewiesen bin, um Schichtänderungen und Ankündigungen schnell an meine stundenweise beschäftigten Mitarbeiter im Gastgewerbe zu kommunizieren. Ich nutze die Gruppenchat- und Direktnachrichtenfunktionen täglich, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Wichtige Funktionen von Planday
- Mitarbeiterplanung: Schichtpläne in einer Oberfläche per Ziehen und Ablegen erstellen, veröffentlichen und verwalten.
- Zeiterfassung: Mitarbeiter können sich über die mobile App ein- und ausstempeln.
- Abwesenheitsverwaltung: Urlaubsanträge und Genehmigungen für alle Standorte verfolgen.
- Teamkommunikation: Direkte Nachrichten oder Gruppennachrichten in der App senden, über Planänderungen informieren und Mitarbeitern ermöglichen, Schichten zu tauschen.
Planday-Integrationen
Planday bietet integrierte Verbindungen mit Lohnabrechnungs- und Personalverwaltungstools wie Xero, QuickBooks Payroll, Lightspeed, Tenzo, Flow und Sage und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Mitarbeiter können Schichten tauschen und übernehmen
- Echtzeitaktualisierungen für Mitarbeiter an verschiedenen Standorten
- Automatisierte Einhaltung von Pausen- und Arbeitszeitvorschriften
Cons:
- Die Anpassung von Berichten ist für große Teams eingeschränkt
- Die Einrichtung der Lohnabrechnungsintegration ist komplex
UKG Pro
Am besten für Analysen von Arbeitskosten in Unternehmen
UKG Pro ist eine Personalmanagement-Plattform für Unternehmen im Gastgewerbe, die Einsatzplanung, Anwesenheit, Lohnabrechnung, Personalwesen, Zeiterfassung und Analysen in einem System zentralisiert.
Für wen ist UKG Pro am besten geeignet?
Große Unternehmen im Gastgewerbe mit komplexen Arbeitsstrukturen und Bedarf an fortschrittlichen Personalanalysen über mehrere Standorte hinweg.
Warum ich UKG Pro ausgewählt habe
Ich habe UKG Pro als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich detaillierte Arbeitsanalysen durchführen und Echtzeit-KPIs der Belegschaft für meine Betriebe im Gastgewerbe visualisieren kann. Für operative Entscheidungen auf Unternehmensebene verlasse ich mich auf die Prognosen, Compliance-Dashboards und mobilen Einblicke.
Wichtige Funktionen von UKG Pro
- Automatisierte Einsatzplanung: Schichtpläne mit Vorlagen erstellen und anpassen, die auf die Anforderungen des Gastgewerbes zugeschnitten sind.
- Zeiterfassungslösungen: Arbeitszeitbuchungen von Mitarbeitenden über biometrische Geräte und mobile Geräte erfassen.
- Unterstützung mehrerer Standorte: Arbeitskräfte, Compliance und Daten über zahlreiche Standorte im Gastgewerbe hinweg verwalten.
- Fortschrittliche Personalanalysen: Echtzeit-KPIs verfolgen, Arbeitskosten überwachen und Compliance-Berichte für den gesamten Unternehmensbetrieb erstellen.
Integrationen von UKG Pro
UKG Pro bietet mehr als 80 integrierte Schnittstellen, darunter das Microsoft-Ökosystem, 15Five, Decusoft, Intuit Turbo Tax, Workstream, Accurate Background und weitere. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Arbeitsprognosen passen sich an die Hochsaison im Gastgewerbe an
- Fortschrittliche Compliance-Verfolgung für Lohn- und Arbeitszeitvorschriften
- Unterstützt die Verwaltung von Gewerkschaftsverträgen und die Einsatzplanung
Cons:
- Das Erstellen benutzerdefinierter Berichte erfordert eine steile Lernkurve
- Gelegentliche Verzögerungen bei Antworten des Kundendienstes
Legion
Am besten für die KI-gestützte Dienstplanautomatisierung geeignet
Legion ist eine Plattform für die Personalverwaltung in Gastronomie- und Hotelbetrieben und bietet KI-gestützte Dienstplanautomatisierung, Personaloptimierung, Self-Service-Tools für Mitarbeitende, Bedarfsprognosen und Zeiterfassung.
Für wen ist Legion am besten geeignet?
Betreiber im Gastgewerbe und Personalverantwortliche in Restaurants oder Hotels mit mehreren Standorten, die die Erstellung von Dienstplänen automatisieren und Personalkosten optimieren möchten.
Warum ich Legion ausgewählt habe
Ich habe Legion ausgewählt, weil ich mich auf die KI-gestützte Dienstplanautomatisierung verlasse, um personaloptimierte Schichten zu erstellen, die sich an die Nachfrage in Echtzeit anpassen. Ich nutze die Bedarfsprognosen, um die Personaleinsatzplanung an den erwarteten Gästebetrieb anzupassen, sowie die Self-Service-App für Mitarbeitende, um Schichttauschvorgänge zu verwalten.
Hauptfunktionen von Legion
- Automatische Überwachung der Einhaltung von Vorschriften: Überwacht automatisch die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Pausenregelungen für jede Schicht.
- Mobile Zeiterfassung: Ermöglicht Mitarbeitenden, sich über mobile Geräte ein- und auszustempeln, wodurch der Bedarf an physischer Hardware reduziert wird.
- Bewerbung auf Schichten: Ermöglicht Mitarbeitenden, direkt in der App ihr Interesse an offenen Schichten zu bekunden.
- Bedarfsprognosen: Nutzt maschinelles Lernen, um den Personalbedarf auf Grundlage historischer Verkaufszahlen, des Gästebetriebs und von Wetterdaten vorherzusagen.
Integrationen von Legion
Legion bietet integrierte Schnittstellen zu ADP, SAP SuccessFactors und Workday sowie eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte automatische Dienstplanung spart manuellen Aufwand
- Echtzeitwarnungen zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen im Gastgewerbe
- Mobile App für Mitarbeitende zur Dienstplanverwaltung
Cons:
- Die Implementierungsphase ist etwas unstrukturiert
- Die Berichtsfunktionen könnten effizienter sein
Sling ist eine Plattform zur Personalverwaltung für Teams im Gastgewerbe, die Schichtplanung, Teamnachrichten, Zeiterfassung, Aufgabenverteilung und Kontrolle der Personalkosten in einem einheitlichen System vereint.
Für wen ist Sling am besten geeignet?
Manager im Gastgewerbe, die Personal und Schichtplanung über mehrere Veranstaltungsorte oder Restaurantstandorte hinweg koordinieren müssen.
Warum ich Sling ausgewählt habe
Ich habe Sling als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mich auf das Dashboard für mehrere Standorte verlasse, um die Personalplanung, Kommunikation und Besetzung in all meinen Veranstaltungsorten im Gastgewerbe gleichzeitig zu verwalten. Mithilfe der Standortfilter und der Möglichkeit, Schichten gesammelt zuzuweisen, verteile ich Teams schnell dorthin, wo sie am dringendsten benötigt werden.
Wichtige Funktionen von Sling
- Zeiterfassung: Erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter über mobile Zeiterfassung oder Zeiterfassungsterminals.
- Schätzung der Personalkosten: Überwacht die geschätzten Personalkosten direkt neben dem Dienstplan.
- Schichttausch: Ermöglicht Mitarbeitern, genehmigte Schichten innerhalb der App zu tauschen.
- Aufgabenverwaltung: Weist Mitarbeitern oder Schichten bestimmte Aufgaben zu und überwacht den Erledigungsstatus in Echtzeit.
Sling-Integrationen
Sling bietet native Integrationen mit Gusto, Square, Harbortouch, Toast und POSitouch sowie eine API für benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Sendet Ankündigungen an alle Standorte im Gastgewerbe
- Ermöglicht Mitarbeitern, Schichten zu tauschen und offene Schichten zu übernehmen
- Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Pausenregelungen der Bundesstaaten
Cons:
- Die mobile App leidet unter Synchronisierungsverzögerungen
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bei Berichten für größere Betriebe
Quinyx ist eine Plattform für das Personalmanagement in der Gastronomie, die Dienstplanung, Zeiterfassung, Bedarfsprognosen, mobile Schichtverwaltung und Kontrolle der Personalkosten bietet.
Für wen ist Quinyx am besten geeignet?
Quinyx eignet sich besonders für Gastronomieunternehmen mit großen, dezentral organisierten Teams, die ihre Personalkosten kontrollieren und ihre Personalplanung optimieren müssen.
Warum ich Quinyx ausgewählt habe
Ich habe Quinyx ausgewählt, weil ich die Bedarfsprognose und die Funktionen zur Personaloptimierung nutze, um schwankende Gästezahlen zu verwalten. Die Budgetkontrollen und die Kostenverfolgung in Echtzeit helfen mir dabei, die Personaleinsatzplanung an unseren finanziellen Zielen auszurichten.
Wichtige Funktionen von Quinyx
- Mobile App für Mitarbeitende: Ermöglicht es dem Gastronomiepersonal, Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen und über das Smartphone Urlaub oder freie Tage zu beantragen.
- Automatisierte Regeln für die Dienstplanung: Wendet unternehmens- oder regionalspezifische arbeitsrechtliche Vorschriften auf die Schichtzuweisungen an.
- Zeiterfassung in Echtzeit: Verfolgt für Manager live die An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden.
- Bedarfsprognosen: Nutzt KI, um den Personalbedarf anhand historischer Verkaufsdaten, Verkaufsprognosen und externer Variablen vorherzusagen.
Integrationen von Quinyx
Quinyx bietet native Integrationen mit SAP SuccessFactors, Deloitte, ADP, Sage, EY, Paylocity und Paychex sowie eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Prognosen reagieren sofort auf Nachfrageänderungen
- Echtzeit-Compliance-Warnungen zu arbeitsrechtlichen Vorschriften in der Gastronomie
- Die mobile App ermöglicht Änderungen am Dienstplan von unterwegs
Cons:
- Das Abwesenheitsverwaltungssystem arbeitet inkonsistent
- Die Berichtsfunktionen bieten nur begrenzte Möglichkeiten zur individuellen Anpassung
Actabl ist eine Software für das Personalmanagement im Gastgewerbe, die Personaleinsatzplanung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungsdaten und operative Berichterstattung mit umfassenden Geschäftsanalysen kombiniert.
Für wen ist Actabl am besten geeignet?
Actabl ist eine gute Wahl für Betreiber im Gastgewerbe, die Personaltrends umfassend analysieren und den Personaleinsatz an mehreren Hotel- oder Resortstandorten optimieren möchten.
Warum ich Actabl ausgewählt habe
Ich habe Actabl ausgewählt, weil ich die Arbeitszeit-Dashboards und benutzerdefinierten KPI-Berichte nutze, um Personal- und Leistungsdaten auf Objektebene in konkrete Aktionspläne umzuwandeln. Die Live-Metriken und umfassenden Analysetools machen Actabl zu meiner bevorzugten Lösung, um operative Dateneinblicke zu gewinnen.
Wichtigste Funktionen von Actabl
- Aufgabenverwaltungsmodul: Weisen Sie Mitarbeitenden tägliche Verantwortlichkeiten mit nachverfolgbaren Checklisten zu.
- Automatisierte Personaleinsatzplanung: Erstellen Sie Dienstpläne anhand von Personalstandards und tatsächlichen Belegungsdaten.
- Mobiles Manager-Dashboard: Genehmigen Sie Abwesenheiten, sehen Sie Anwesenheiten ein und kommunizieren Sie von überall aus.
- Personalkostenanalysen: Verfolgen Sie die tatsächlichen Personalausgaben in Echtzeit im Vergleich zu Leistungskennzahlen des Hotels und Budgets der einzelnen Objekte.
Actabl-Integrationen
Actabl bietet native Integrationen mit ADP, Oracle, Ceridian, HotelKey, Infor, UKG, Paychex, Salesforce, SAP, Sage und weiteren Systemen. Actabl stellt außerdem eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Die Personalprognose berücksichtigt Muster besonderer Veranstaltungen
- Individuelle KPI-Dashboards für das Gastgewerbe
- Mobile Personaleinsatzplanung und Genehmigungen für Manager
Cons:
- Die Benutzeroberfläche der mobilen App ist nicht schnell genug
- Der Einführungsprozess kann langwierig sein
Unifocus ist eine Lösung für das Personalmanagement im Gastgewerbe, die Planung, Arbeitsmanagement, Anwesenheitsverfolgung, Budgetierung und Analysen auf einer zentralisierten Plattform zusammenführt.
Für wen ist Unifocus am besten geeignet?
Hotelbetreiber und Manager im Gastgewerbe, die ein dynamisches Arbeitsmanagement und eine dynamische Einsatzplanung über mehrere Standorte oder Objekte hinweg benötigen.
Warum ich Unifocus ausgewählt habe
Ich habe Unifocus ausgewählt, weil ich Zeitpläne schnell anpassen und aktualisierte Arbeitsprognosen sehen kann, sobald sich die Gästezahlen in Echtzeit ändern. Bei der Personalplanung für Veranstaltungen oder schwankende Auslastungen verlasse ich mich auf die automatisierte, bedarfsbasierte Einsatzplanung und die mobile Manager-App.
Die wichtigsten Funktionen von Unifocus
- KI-gestützter Ersteller von Arbeitsstandards: Erstellt automatisch Personalrichtwerte auf Grundlage des Hoteltyps und der Geschäftsregeln.
- Mobiles Self-Service-Portal für Mitarbeiter: Ermöglicht Mitarbeitern im direkten Kundenkontakt, Zeitpläne einzusehen, Schichten zu tauschen und Urlaub zu beantragen.
- Zeiterfassung mit Geofencing: Stellt sicher, dass Mitarbeiter nur an festgelegten Arbeitsorten ein- und ausstempeln.
- Echtzeit-Arbeitsmanagement und -prognosen: Passt Zeitplanprognosen dynamisch auf Grundlage der aktuellen Hotelauslastung und Änderungen der Gästezahlen an.
Unifocus-Integrationen
Unifocus bietet native Integrationen mit ADP, Workday, Paylocity, HotelKey, Infor, Oracle, Ceridian, Iris, Houdini und weiteren Systemen sowie eine API für benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Arbeitsprognosen passen sich an die Spitzenanforderungen im Gastgewerbe an
- Automatisierte Einhaltung von Vorschriften zu Löhnen und Arbeitszeiten
- Verwaltet Gewerkschaftsverträge und Regeln zur Tarifverhandlung
Cons:
- Gelegentliche Verzögerungen bei Antworten des Kundenservice
- Die Benutzeroberfläche wirkt ziemlich veraltet
Weitere Workforce Management Software für das Gastgewerbe
Hier sind einige weitere Workforce Management Software-Lösungen für das Gastgewerbe, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Fourth (HotSchedules)
Am besten geeignet für die schnelle Personalplanung in Restaurants
- Harri
Am besten für die Verwaltung des Talentlebenszyklus geeignet
- When I Work
Am besten für mobile Schichtplanung
- Connecteam
Am besten für Aufgabenmanagement ohne festen Arbeitsplatz
- M3
Am besten für Hotel-Finanzberichterstattung
Wie ich Workforce Management Software für die Hotellerie bewerte
Ich teile meine Bewertung in wesentliche Anforderungen für die Hotellerie—wie belegungsbasierte Personalprognosen und Verfolgung des Trinkgeldlohns—und in Differenzierungsmerkmale, die starke Anbieter von anderen abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in Prozent. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Schichtplanung: Ich suche nach rollen- und abteilungsbasierter Planung, die branchenspezifische Gegebenheiten wie geteilte Schichten, rotierende Stationen und abteilungsübergreifende Einsätze zwischen Rezeption und Gastronomie berücksichtigt.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Jedes Tool sollte das Ein- und Ausstempeln für Stundenkräfte mit Unterstützung für Trinkgeldlohn, Überstundenberechnung sowie geofenced oder biometrische Optionen ermöglichen.
- Personalbedarfsprognose: Ich prüfe, ob die Plattform Personalbedarfsvorhersagen mit Belegungsraten, Reservierungsvolumen oder Covern statt nur mit statischen Budgetzahlen verknüpfen kann.
- Tools zur Einhaltung von Arbeitsvorschriften: Das Tool sollte Pausenregeln, Überstundengrenzen und Dienstplanvorgaben sichern, damit Manager in stark frequentierten Betrieben Ruhezeiten nicht manuell nachverfolgen müssen.
- Mitarbeiter-Self-Service-App: Ich achte auf eine mobile App, über die Mitarbeitende ihren Schichtplan einsehen, Schichten tauschen, Verfügbarkeiten angeben und Urlaub beantragen können—ohne während des laufenden Betriebs den Manager anrufen zu müssen.
- Lohnabrechnungs- und POS-Integration: Leistungsstarke Tools sind mit Hospitality-POS-Systemen wie Toast oder Micros und gängigen Lohnabrechnungsanbietern verbunden, sodass Lohndaten ohne manuelle Nachbearbeitung einfließen.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, was jede Plattform besonders macht.
Differenzierungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche und kontrastiere ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Trinkgeldmanagement ist ein zentrales Unterscheidungsmerkmal—ich suche nach Tools, die Trinkgeld-Pooling und -Verteilung automatisieren, damit F&B-Manager nicht nach jedem Dienstende Tabellen abstimmen müssen. Die Verwaltung mehrerer Standorte ist essenziell für Hotelgruppen und Restaurantketten, die Personal zwischen Filialen teilen müssen. Ich werte zudem Analysen zu Personalkosten aus, insbesondere ob eine Plattform den Personaleinsatz gegen Umsatz-pro-Arbeitsstunde oder RevPAR in Echtzeit benchmarken kann. Für Betriebe mit hoher Fluktuation können integrierte Bewerberverwaltung und Onboarding die Personaler im Saisongeschäft stark entlasten.
Mehr als nur Funktionen
Branchenspezifische Integrationen prüfe ich als Erstes—ein Tool, das eine native Anbindung an PMS- und POS-Systeme bietet, erspart manuelles Importieren von Personaldaten nach jeder Schicht. Ich bewerte außerdem das mobile Nutzungserlebnis, da Reinigungskräfte und Service selten am Schreibtisch sitzen. Offline-Verfügbarkeit und Mehrsprachigkeit sind entscheidend, wenn das Personal vielfältig und auf Bereiche mit schlechter Verbindung wie Küchen oder Kellerräumen verteilt ist. Skalierbarkeit ist ein weiterer Schlüsselfaktor—besonders, ob die Plattform saisonale Auslastungsspitzen bewältigt, ohne dass ein Upgrade notwendig ist oder das System in Buchungshochphasen ausgebremst wird.
Wie Sie Workforce Management Software für das Gastgewerbe auswählen
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplizierten Preismodellen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess den Überblick behalten, habe ich eine Checkliste mit wichtigen Faktoren zusammengestellt:
| Faktor | Worauf sollte man achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software beim Wachstum mithalten, wenn Sie weitere Standorte oder Mitarbeiter hinzufügen? Fragen Sie nach Nutzerlimits und Mehrstandortfähigkeit. |
| Integrationen | Lässt sich das Tool mit Ihrer Lohnbuchhaltung, HRIS und Ihrem PMS verbinden? Achten Sie auf einen reibungslosen Datenaustausch mit Ihren wichtigsten bestehenden Systemen. |
| Anpassbarkeit | Lassen sich Schichtregeln, Rollen und Workflows an Ihre Markenstandards oder Immobilientypen anpassen? Vermeiden Sie starre, universelle Systeme. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Oberfläche für Manager und Mitarbeitende intuitiv bedienbar? Testen Sie das System mit einer gemischten Gruppe, um versteckte Hürden oder Unklarheiten zu erkennen. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert die Einführung? Erkundigen Sie sich, welche Supportleistungen, Datenmigration und Schulungsressourcen in der Anfangsphase angeboten werden. |
| Kosten | Wie hoch sind die Gesamtkosten inklusive Nutzerlizenzen, Support und Zusatzmodule? Fordern Sie ein vollständiges Angebot an und kalkulieren Sie Ihre monatlichen Gebühren. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Erfüllt das System die Anforderungen Ihres Unternehmens an Datenschutz und Zugriffsrechte? Fragen Sie nach SOC2, DSGVO oder branchenspezifischen Standards. |
| Support-Verfügbarkeit | Gibt es Live-Support auch nachts und an Wochenenden, wenn Hospitality-Teams in der Regel arbeiten? Stellen Sie sicher, dass Sie im Ernstfall Unterstützung erhalten. |
Was ist Workforce Management Software für das Gastgewerbe?
Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe bezeichnet digitale Werkzeuge, die Hotels, Restaurants und ähnlichen Betrieben dabei helfen, Personal zu planen, Arbeitszeiten sowie Anwesenheiten zu erfassen und tägliche Arbeitsaufgaben zu verwalten.
Diese Plattformen sind so gestaltet, dass sie den besonderen Schichtmustern, Compliance-Anforderungen und saisonalen Schwankungen der Gastronomiebranche gerecht werden.
Funktionen
Bei der Auswahl von Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe sollten Sie auf die folgenden Schlüsselfunktionen achten:
- Schichtplanung: Erstellen, zuweisen und anpassen von Arbeitsschichten für Mitarbeitende entsprechend den Anforderungen des Betriebs, saisonalem Bedarf oder kurzfristigen Änderungen, um eine optimale Besetzung sicherzustellen.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Überwachen von Kommen, Gehen, Überstunden, Pausen und Fehlzeiten in Echtzeit, um genaue Aufzeichnungen und Einhaltung der Lohnabrechnung zu gewährleisten.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht es Führungskräften und Mitarbeitenden, Dienstpläne einzusehen, Schichten zu tauschen oder Urlaub direkt über das Smartphone zu beantragen und unterstützt so ein flexibles Arbeiten unterwegs.
- Arbeitskosten-Budgetierung: Setzen, verfolgen und benachrichtigen über Zielwerte der Personalkosten nach Abteilung, Standort oder Tag, damit Sie Ausgaben im Einklang mit der Belegung oder den prognostizierten Umsätzen verwalten.
- Compliance-Management: Automatisierte Einhaltung benötigter Ruhepausen, Überstundenregelungen und lokaler Arbeitsgesetze, um Verstöße zu vermeiden und Prüfungen zu vereinfachen.
- Mitarbeiter-Self-Service: Mitarbeitende können ihre Verfügbarkeiten aktualisieren, Urlaub beantragen und zukünftige Schichten einsehen, was die Zufriedenheit erhöht und den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Echtzeit-Berichterstattung: Zugriff auf Dashboards und exportierbare Berichte mit Kennzahlen zu Personalkosten, Effizienz und Einhaltung der Dienstpläne, um fundierte Entscheidungen in Echtzeit zu unterstützen.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Weisen Sie Führungskräften, Vorgesetzten und Mitarbeitenden unterschiedliche Zugriffsebenen zu, damit sensible Informationen nur berechtigten Nutzern zugänglich sind.
- Benachrichtigungen und Warnungen: Richten Sie automatische Nachrichten für neue Dienstpläne, anstehende Schichten, Überstundenwarnungen oder Veränderungen im Schichtplan ein, um alle stets informiert zu halten.
- Unterstützung für mehrere Standorte: Verwalten Sie Dienstpläne, Anwesenheiten und Richtlinien für verschiedene Betriebe oder Abteilungen in einem zentralisierten System.
Vorteile
Die Einführung einer Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe bietet Ihrem Team und Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige davon, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Personaleinsatzgenauigkeit: Intelligente Planungs- und Prognosetools helfen, Personalkapazitäten an die Gästefrequenz anzupassen und so Unter- und Überbesetzung zu vermeiden.
- Kontrolle der Arbeitskosten: Echtzeit-Budgetierung und -Berichte ermöglichen eine aktive Überwachung von Überstunden und Personalausgaben im Rahmen Ihres Budgets.
- Vereinfachte Compliance: Automatisierte Überwachung von Arbeitszeitgesetzen, Überstunden und Pausenanforderungen reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen bei Prüfungen.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Self-Service-Funktionen für Schichttausch, Urlaubsanträge und Dienstplanansicht geben Mitarbeitenden mehr Flexibilität und Kontrolle über ihr Berufsleben.
- Schnellere Dienstplanverwaltung: Führungskräfte können Dienstpläne mithilfe von Drag-and-Drop-Tools und Sofortbenachrichtigungen schnell erstellen, teilen und anpassen – auch über verschiedene Standorte hinweg.
- Zentrale Personaleinsatzübersicht: Dashboards und Analysen konsolidieren alle Daten zu Personal und Arbeitszeiten, um Trends schneller zu erkennen und vorausschauend planen zu können.
- Optimierte Kommunikation: Automatische Benachrichtigungen und mobiler App-Zugang sorgen dafür, dass Führungskräfte und Teammitglieder bei Änderungen im Dienstplan oder wichtigen Neuigkeiten stets auf dem Laufenden bleiben.
Kosten und Preise
Bei der Auswahl von Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe sollten Sie die verschiedenen Preismodelle und verfügbaren Pläne verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzleistungen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, Durchschnittspreise und typische Funktionen zusammen, die in Lösungen für Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe enthalten sind:
Vergleichstabelle der Pläne für Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Schichtplanung, eingeschränkte Zeiterfassung, einfache Self-Service-Tools für Mitarbeitende und E-Mail-Support. |
| Persönlicher Tarif | $5-$10/Benutzer/Monat | Erweiterte Schichtplanung, Zugriff auf die mobile App, Verwaltung der Mitarbeiterverfügbarkeit, grundlegende Berichte sowie Chat- oder Ticket-Support. |
| Geschäftstarif | $10-$25/Benutzer/Monat | Verwaltung mehrerer Standorte, Budgetierung der Personalkosten, Berichte in Echtzeit, Compliance-Tools, Integrationen mit Lohnabrechnung sowie anpassbare Benachrichtigungen. |
| Enterprise-Tarif | $25-$50/Benutzer/Monat | Individuelle Workflows, persönliche Kundenbetreuung, erweiterte Sicherheitskontrollen, API-Zugriff, maßgeschneiderte Einführung und bevorzugter Support. |
FAQs zur Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe:
Wie hilft Workforce-Management-Software bei der Verwaltung von saisonalen Personalschwankungen?
Workforce-Management-Software ermöglicht es, flexible Dienstpläne zu erstellen und den Personaleinsatz schnell an saisonale Schwankungen anzupassen. So können Sie geschäftige Zeiten besser meistern, die Kosten im Griff behalten und sicherstellen, dass genügend Personal verfügbar ist, wenn der Gästeverkehr zu- oder abnimmt.
Kann Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe die Einhaltung von Arbeitsgesetzen durch Mitarbeiter überwachen?
Ja, die meisten Plattformen können Überstunden, Ruhezeiten und altersbezogene Vorgaben automatisch überwachen. Das ist im Gastgewerbe besonders wichtig, da es vielfältige Schichtmuster und strenge Lohnvorschriften gibt. Dadurch wird die Einhaltung für HR- und Betriebs-Teams deutlich erleichtert.
Ist Workforce-Management-Software für Hotels mit mehreren Standorten geeignet?
Ja, solche Tools bieten oft Funktionen für mehrere Standorte. Sie können Dienstpläne, Anwesenheiten und Personalbedarf für verschiedene Häuser zentral über ein Dashboard verwalten – das erleichtert Management für Hotelgruppen und Franchiseunternehmen.
Welche Integrationen sollte ich bei Workforce-Management-Software für das Gastgewerbe beachten?
Achten Sie auf Integrationen mit Lohnabrechnungssystemen, HRIS, Property-Management-Systemen (PMS), Zeiterfassungsgeräten und Kommunikationstools. Gute Integrationen verringern manuelle Dateneingaben und sorgen insgesamt für mehr Effizienz.
Wie greifen Mitarbeitende in diesen Plattformen auf ihre Dienstpläne zu?
Die meisten Lösungen bieten eine mobile Mitarbeiter-App oder ein Webportal. Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Urlaubsanträge stellen und Schichten tauschen – alles über ihre eigenen Geräte. Das reduziert Verwaltungsaufwand und verbessert die Kommunikation.