Geschäftsausgaben: Was ist abzugsfähig & was nicht
Ganz gleich, ob Sie als Unternehmer ein kleines Unternehmen führen oder als W-2-Angestellter einen Steuerabzug für Ihre Nebentätigkeit geltend machen möchten – es ist wichtig, die Einzelheiten von Geschäftsausgaben wie Versicherungen, Miete und Materialien zu verstehen.
In diesem Artikel erläutere ich, welche Ausgaben abzugsfähig sind und welche nicht, und gebe Ihnen Beispiele an die Hand, damit Sie keine Sparmöglichkeiten verpassen oder potenzielle Probleme mit den Steuerbehörden bekommen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel für Unternehmen mit Sitz in den USA gilt und als Leitfaden gedacht ist. Wenden Sie sich an eine Steuerberatung und verwenden Sie eine Software zur Ausgabenverwaltung, um sicherzustellen, dass Ihre Finanz- und Ausgabenberichte den Vorschriften des IRS entsprechen.
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Was sind Geschäftsausgaben?
Geschäftsausgaben sind Kosten, die im Rahmen der Führung eines gewinnorientierten Unternehmens anfallen. Oft als Abzüge bezeichnet, können die Berechnung Ihrer Geschäftsausgaben und deren Abzug von den Einnahmen Ihres Unternehmens dazu beitragen, Ihre Steuerlast zu senken.
Allerdings sind nicht alle Geschäftsausgaben gleich. Damit sie als steuerlich abzugsfähig gelten, müssen Ihre Ausgaben als „gewöhnliche und notwendige“ Kosten im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Unternehmens betrachtet werden, wie im US-Steuergesetzbuch (IRC) dargelegt.
Eine effektive Ausgabenverwaltung besteht nicht nur darin, Kosten zu senken – es geht darum, strategische finanzielle Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmenswachstum, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die langfristige Nachhaltigkeit unterstützen.
Arten von Geschäftsausgaben verstehen
In diesem Abschnitt gehe ich auf zwei Arten von Geschäftsausgaben ein: abzugsfähige und nicht abzugsfähige. Für beide gebe ich eine Definition sowie einige Beispiele.
Abzugsfähige Geschäftsausgaben
Abzugsfähige Geschäftsausgaben sind solche, die von Ihren Unternehmenssteuern abgezogen werden können. Dazu gehören die Kosten für Dinge, die Ihr Unternehmen indirekt zur Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen verwendet hat. Denken Sie jedoch daran, dass die Ausgaben als „gewöhnlich und notwendig“ gelten müssen.
- Nach Angaben des IRS gilt eine gewöhnliche Ausgabe als „üblich und anerkannt“ (d. h. nicht ungewöhnlich) in Ihrer Branche oder Ihrem Beruf.
- Der IRS definiert eine notwendige Ausgabe als eine Ausgabe, die bei der Ausübung Ihrer geschäftlichen Tätigkeit in Ihrer Branche „hilfreich und angemessen“ ist.
Abzugsfähige Geschäftsausgaben können Ihre Steuerlast erheblich senken. Das Verständnis der Regeln zur Steuerkonformität kann dazu beitragen, kostspielige Prüfungen und Strafen zu vermeiden – eine genaue Dokumentation ist entscheidend. Um diese Ausgaben effektiv zu verwalten, sollten Sie eine zuverlässige Steuersoftware für Unternehmen zur präzisen Nachverfolgung und Einhaltung der Vorschriften verwenden.
Beispiele für abzugsfähige Geschäftsausgaben:
Verschiedene Branchen haben unterschiedliche abzugsfähige Ausgaben – von Abzügen für das häusliche Arbeitszimmer von Telearbeitenden bis hin zu Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung für Technologieunternehmen. Beispiele für abzugsfähige Geschäftsausgaben sind unter anderem:
- Lohnabrechnungssoftware und Ausgaben
- Mitarbeitervorsorgeprogramme
- Versorgungsleistungen, Betriebsbedarf und Materialien
- Mietverträge für Immobilien und Ausrüstung
- Betriebsversicherung
- Werbe- und Marketingkosten
- Wohltätige Zuwendungen
- Provisionen (zusätzliche Löhne)
- Geschäftsreisekosten
- Ausgaben für die Weiterbildung von Mitarbeitern
- Ausgaben für die Schulung von Mitarbeitern
- Mietkosten für Ausrüstung
- Zinsen für bestimmte Geschäftskredite, geschäftliche Kreditkarten und Hypotheken auf Immobilien, die vom Unternehmen (oder Einzelunternehmer) gekauft wurden.
- Mahlzeiten
Die US-Steuerbehörde (IRS) stellt in der Publikation 535 (2021), Betriebsausgaben ausführliche Richtlinien dazu bereit, welche Ausgaben geltend gemacht werden können, um Ihre Steuerschuld zu reduzieren. Weitere Informationen finden Sie in der vollständigen Liste der IRS-Publikationen.
Tipp für kleine Unternehmen: Die Reduzierung von Betriebsausgaben kann dazu beitragen, die Rentabilität zu steigern. Die Investition in die besten Lohnabrechnungsdienstleistungen für kleine Unternehmen kann helfen, die Lohnkosten zu senken.
Profi-Tipp: Erwägen Sie den Einsatz von Softwarelösungen zur Erfassung und Berichterstattung über Ausgaben. Hier erfahren Sie, wie Ausgabenverwaltungssoftware funktioniert.
Eine kurze Geschichte
Um dies für Sie anschaulich zu machen, erzähle ich Ihnen von einer Freundin von mir, Katherine, die von zu Hause aus eine HR-Beratung betreibt und dort die einzige Mitarbeiterin auf der Gehaltsliste ist.
Die effektive Verwaltung von Ausgaben ist für die Aufrechterhaltung der Rentabilität kleiner Unternehmen wie dem von Katherine seit Langem entscheidend. Da sie das Unternehmen von zu Hause aus betrieb, konzentrierte sie sich zunächst auf die Erfassung offensichtlicher Ausgaben wie Büromaterial und Internetkosten.
Sie erkannte jedoch bald, dass es weitere Möglichkeiten gab, Abzüge zu maximieren.
Nach ihrem ersten Treffen mit einem neuen Steuerberater stellte sie fest, dass sie einen Teil ihrer Wohnkosten, etwa Hypothekenzinsen, Versorgungsleistungen und Grundsteuern, als Betriebsausgaben geltend machen konnte.
Das war ein entscheidender Durchbruch. Sie berechnete sorgfältig die Quadratmeterzahl ihres Heimbüros im Verhältnis zur Gesamtfläche ihres Hauses, um den abzugsfähigen Prozentsatz zu bestimmen.
Katherine begann außerdem, die Kilometer für Geschäftsreisen zu erfassen, die sie zuvor übersehen hatte, und bezog geschäftsbezogene Mahlzeiten und Networking-Veranstaltungen ein. Anfangs war es etwas mühsam, all diese Belege im Blick zu behalten.
Nachdem ich ihr jedoch einige Lösungen zur Ausgabenverwaltung gezeigt hatte, fand sie schließlich eine, mit der sie ihre Ausgaben leichter und genau kategorisieren und dokumentieren konnte, ohne einen riesigen Ordner voller Papierbelege zu benötigen.
Dieser proaktive Ansatz bei der Verwaltung von Ausgaben verbesserte nicht nur Katherines Fähigkeit, ihre Finanzen zu verfolgen und Mittel in Echtzeit zu verwalten, sondern senkte auch ihr zu versteuerndes Einkommen erheblich, sodass sie mehr in das Wachstum des Unternehmens reinvestieren konnte.
Hinweise zu abzugsfähigen Betriebsausgaben
Bei der steuerlichen Absetzung von Ausgaben sollte man bedenken, dass einige Ausgaben vollständig abzugsfähig sind, andere nur teilweise und wieder andere nicht im selben Jahr abgesetzt werden können, in dem sie angefallen sind.
Bestimmte Aufwendungen (z. B. aktivierte Geschäftsvermögenswerte) müssen über mehrere Jahre hinweg mithilfe der Abschreibung (oder der Amortisation bei immateriellen Vermögenswerten) steuerlich geltend gemacht werden.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen von der Struktur des Unternehmens abhängt. Das bedeutet, dass die zulässigen Abzüge und Anforderungen an das Finanz- und HR-Berichtssystem zwischen Einzelunternehmen, Personengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) und Kapitalgesellschaften (S-Corporations und C-Corporations) variieren.
Das Verständnis der relativen Steuervorteile und des Verwaltungsaufwands – einschließlich der damit verbundenen Kosten – jeder dieser Unternehmensstrukturen kann entscheidend dafür sein, Ihr Unternehmen so zu gründen, dass es Steuereffizienz mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang bringt.
Nicht abzugsfähige Geschäftsausgaben
Nicht abzugsfähige Geschäftsausgaben sind solche, die nicht von Ihren Unternehmenssteuern abgezogen werden können. Alles, was mit persönlichen Aktivitäten oder persönlichen Ausgaben zu tun hat, ist eine nicht abzugsfähige Ausgabe. Im Folgenden habe ich Beispiele für diese Ausgaben aufgeführt.
Beispiele für nicht abzugsfähige Ausgaben
- Erwartete Verbindlichkeiten (oder Rückstellungen für erwartete Verbindlichkeiten)
- Bestimmte Rechtskosten (z. B. solche, die beim Erwerb eines Vermögenswerts entstehen)
- Vereinsbeiträge und Mitgliedsgebühren (mit bestimmten Ausnahmen)
- Abrisskosten oder Verluste
- Bildungskosten, die anfallen, um die gesetzlichen Mindestanforderungen für die Ausübung der Geschäftstätigkeit zu erfüllen
- Staatliche Bußgelder (z. B. Gebühren für verspätete Einreichungen)
- Illegale Aktivitäten (z. B. Bestechungsgelder und Schmiergelder)
- Lobbyingkosten
- Persönliche Ausgaben (es sei denn, die Ausgabe dient teilweise geschäftlichen Zwecken)
- Politische Spenden
Warum Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick behalten sollten
Es hat große Vorteile, die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens regelmäßig zu überprüfen (und nicht nur zur Steuerzeit):
- Es ist einfacher, sich an die genauen Einzelheiten und Umstände einer Transaktion zu erinnern
- Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie wichtige Belege wie Quittungen in Papierform verlieren
- Genaue Daten ermöglichen es Ihnen, zukünftige Ausgaben zu planen und Ihr Budget einzuhalten
- Es ist einfacher, die Rentabilität Ihres Unternehmens (oder deren Ausbleiben) zu prognostizieren und Anpassungen vorzunehmen
Zusätzlich zur Verringerung Ihres Verwaltungsaufwands während der Steuerzeit kann dies auch zu schnelleren Bearbeitungszeiten für die Erstattung von Mitarbeiterauslagen führen und so die Motivation steigern.
Die Verwendung von kostenloser HR-Software oder einer Software zur Verwaltung von Ausgaben für kleine Unternehmen kann Ihnen dabei helfen, die personalbezogenen Ausgaben genau im Blick zu behalten, ohne – nun ja – zusätzliche Ausgaben zu verursachen!
So erfassen Sie Geschäftsausgaben
Eine klare und transparente Richtlinie zur Erstattung von Ausgaben stellt sicher, dass Mitarbeitende für geschäftsbezogene Kosten fair entschädigt werden und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. So können Sie selbst vorgehen:
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung
Geschäftsausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens erfasst. Diese sollte alle Ihre Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Es handelt sich um eine finanzielle Gewinn- und Verlustrechnung (P&L), die zur Beurteilung der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens verwendet wird. Um diese zu erstellen, gehen Sie einfach wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Berichtszeitraum: in der Regel jährlich, vierteljährlich oder monatlich.
- Erstellen Sie eine standardmäßige Summen- und Saldenliste: Verwenden Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um den Endsaldo jedes Kontos im Hauptbuch für den Berichtszeitraum aufzulisten.
- Berechnen Sie Ihre Einnahmen: Berechnen Sie alle Einnahmen aus Ihren Dienstleistungen während des Berichtszeitraums, auch wenn Sie noch nicht alle Zahlungen erhalten haben.
Schritt 2: Gliedern Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung
Sobald Sie den Großteil Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erstellt haben, erfassen Sie Ihre Geschäftsausgaben nach Kategorien. Zu diesen Kategorien gehören:
- Direkte Kosten oder Herstellungskosten (COGS) wie Arbeitskosten, Materialkosten, Gemeinkosten für Geschäftsräume, Lagerung usw. Diese werden von den Gesamteinnahmen Ihres Unternehmens abgezogen, um Ihr Bruttoeinkommen oder Ihren Bruttogewinn zu ermitteln.
- Indirekte Kosten wie allgemeine Ausgaben, Marketingausgaben und Vergütungen der Geschäftsleitung werden vom Bruttogewinn abgezogen, um den Betriebsgewinn zu ermitteln.
- Abschreibungen und Amortisationen werden verwendet, um materielle bzw. immaterielle Betriebsvermögenswerte über mehrere Jahre als Aufwand zu verbuchen. Zu diesen Vermögenswerten gehören Immobilien, Möbel, Ausrüstung, Fahrzeuge usw. (materielle Vermögenswerte) sowie Patente, Marken, Lizenzen für geistiges Eigentum, Software zur Geschäftsverwaltung usw. (immaterielle Vermögenswerte).
4. Zinsen sind der letzte Aufwand, der vom Einkommen eines Unternehmens abgezogen wird.
Schritt 3: Wählen Sie eine Buchhaltungsmethode
Sie müssen außerdem entscheiden, welche Buchhaltungsmethode Sie bei der Meldung Ihrer Einnahmen und Ausgaben verwenden möchten. Die beiden grundlegenden Buchhaltungsmethoden sind die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die periodengerechte Buchführung:
- Buchführung nach dem Kassenprinzip: Sie melden Einnahmen in demselben Steuerjahr, in dem Sie sie erhalten haben, und ziehen Ausgaben in der Regel im selben Steuerjahr ab bzw. aktivieren sie.
- Periodengerechte Buchführung: Sie melden Einnahmen in der Regel in dem Steuerjahr, in dem Sie sie erwirtschaften, auch wenn Sie die tatsächliche Zahlung erst in einem späteren Jahr erhalten. Ebenso ziehen Sie Ausgaben im Allgemeinen in dem Steuerjahr ab bzw. aktivieren sie, in dem sie angefallen sind, unabhängig davon, ob Sie sie in diesem Jahr bezahlt haben oder nicht.
Detaillierte Informationen zu den verschiedenen vom IRS anerkannten Buchhaltungsmethoden (und -zeiträumen) finden Sie in diesem PDF der Publikation 583 (überarbeitet im Januar 2022). Um aktuelle Änderungen zu sehen, speichern Sie Informationen zur Publikation 583 als aktive Ressource in Ihren Lesezeichen.
So erfassen Sie Geschäftsausgaben
Auch wenn das steuerliche Absetzen Ihrer Geschäftsausgaben die beste Möglichkeit ist, Ihre Steuerlast zu senken, ist es entscheidend, dass Sie sorgfältige Aufzeichnungen über alle Ihre Transaktionen führen. Der IRS kann beschließen, Sie zu prüfen, um festzustellen, ob Ihre Angaben mit Ihren tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen.
Zusätzlich zur Verwendung einer Software für das Ausgabenmanagement finden Sie hier einige Tipps und bewährte Verfahren zur ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsausgaben:
- Trennen Sie Ihre Geschäftsfinanzen von Ihren persönlichen Ausgaben. Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Nachverfolgung Ihrer Geschäftsausgaben.
- Berechnen Sie die Nutzungsaufteilung und machen Sie den geschäftlich genutzten Anteil geltend, wenn eine Ausgabe teilweise geschäftlichen Zwecken und teilweise der privaten Nutzung dient (z. B. Ihr Homeoffice oder die Rechnung Ihres Mobilfunkanbieters).
- Bewahren Sie alle Ihre Belege auf und digitalisieren Sie sie. Um zu verhindern, dass Sie sie verlieren, fotografieren Sie sie und speichern Sie sie online. Mit der meisten modernen HR- und Buchhaltungssoftware können Sie ein Foto aufnehmen und direkt hochladen.
- Halten Sie Ihre Rechnungen und Belege organisiert. Idealerweise sortieren Sie sie zunächst nach Monat und anschließend nach Ausgabenkategorie in Ordner. So können Sie die Details und Nachweise jeder Transaktion später leicht finden.
- Führen Sie detaillierte Notizen. Auch wenn Sie glauben, sich an alle Details jeder Transaktion zu erinnern, sollten Sie sich Notizen machen, die das Datum, die Ausgabenkategorie und den Verwendungszweck der Ausgabe enthalten, z. B. die Bewirtung eines Kunden, Benzin für den Firmenwagen usw.
- Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen so häufig wie möglich. Auch wenn Sie Software verwenden, die einen Großteil des Prozesses automatisiert, ist es sinnvoll, Ihre Aufzeichnungen regelmäßig zu überprüfen, ihre Richtigkeit zu bestätigen und falsch gekennzeichnete Einträge neu zu kategorisieren.
- Erstellen Sie einen formellen Arbeitsablauf zur Erfassung von Ausgaben und zum Abgleich Ihrer Aufzeichnungen. Legen Sie fest, welche Aufgaben täglich bzw. sofort (z. B. das Hochladen von Belegen), wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich erledigt werden müssen.
- Erwägen Sie, in Software zur Spesenabrechnung zu investieren. Sie erfasst Ausgaben, speichert Belege, kategorisiert Transaktionen automatisch und ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzen in Dashboards und Diagrammen einzusehen. Außerdem erleichtert sie die Erstellung von Berichten.
Weitere Informationen zur Erfassung von Geschäftsausgaben finden Sie in der IRS-Publikation 583 (01/2021) zur Gründung eines Unternehmens und zur Führung von Aufzeichnungen.
Gehen Sie voran und ziehen Sie Ausgaben ab (oder auch nicht)
All dies bedeutet, dass die Berechnung Ihrer Geschäftsausgaben und deren Abzug von den Einnahmen Ihres Unternehmens dazu beitragen kann, Ihre Steuerlast etwas zu senken – dieses Geld kann wieder in Ihr Unternehmen investiert werden. Denken Sie an folgende Punkte:
- Es gibt zwei Arten von Geschäftsausgaben: abzugsfähige und nicht abzugsfähige
- Ihre Geschäftsausgaben werden über Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen
- Überprüfen Sie Ihre Ausgaben regelmäßig und halten Sie alles äußerst organisiert
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