¿Qué es el software de RR. HH. y cómo puede beneficiar a tu empresa?
El software de RRHH surgió por primera vez en la década de 1970, cuando las empresas necesitaban almacenar los datos de sus empleados en grandes ordenadores centrales para cumplir con las normativas. Estos fueron los primeros sistemas de información de recursos humanos (HRIS) que, gracias a los importantes avances en computación, son hoy mucho más potentes.
El tamaño del mercado del software de RRHH es actualmente enorme y se espera que crezca considerablemente, con nuevas soluciones apareciendo de forma continua. Utiliza esta guía para comprender qué es el software de RRHH y cómo puede beneficiar a tu empresa.
¿Qué es el software de RRHH?
El software de RRHH se refiere a cualquier aplicación informática que respalde las funciones clave de recursos humanos dentro de una organización. Las organizaciones adquieren software de RRHH para hacer los procesos de RRHH más eficientes y eficaces y mejorar el entorno de trabajo tanto para el personal de RRHH como para el resto de los empleados.
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Algunos de los usos más habituales incluyen una mejor gestión y seguridad de los datos, la automatización de procesos clave como la nómina, y proporcionar conocimientos más profundos sobre la plantilla para una toma de decisiones basada en datos.
Beneficios del software de RRHH
El software de RRHH puede beneficiar a individuos y equipos en tu empresa de múltiples maneras.
Cómo beneficia el software de RRHH a los departamentos de RRHH
Aquí puedes ver cómo beneficia el software de RRHH a los departamentos de recursos humanos:
- Automatización de tareas administrativas: El software de RRHH automatiza tareas rutinarias como la gestión de datos de empleados, el control de asistencia y el procesamiento de nóminas. Esto reduce el trabajo manual, minimiza los errores y otorga al personal de RRHH tiempo para centrarse en tareas más estratégicas.
- Proceso de selección mejorado: Plataformas como los sistemas de seguimiento de candidatos y los CRM de reclutamiento ayudan a gestionar las ofertas de empleo, filtrar candidaturas y comunicarse con los candidatos. Esto puede acelerar el proceso de selección, ofrecer una mejor experiencia a los candidatos y mejorar la calidad de las contrataciones.
- Mejora de la incorporación de empleados: El software especializado para onboarding o sus módulos pueden agilizar el proceso de integración automatizando aspectos como el envío de documentos, los cronogramas de formación y las evaluaciones iniciales.
- Aprendizaje y desarrollo: Herramientas como los sistemas de gestión del aprendizaje ayudan a diseñar programas formativos, ofrecer fácil acceso a materiales de capacitación y medir la efectividad de los programas de desarrollo y formación.
- Portales de autoservicio para empleados: Muchos sistemas de RRHH ofrecen portales de autoservicio que permiten a los empleados gestionar su propia información personal, beneficios y otras tareas relacionadas con RRHH. Esto empodera a los empleados y reduce la carga administrativa del departamento de RRHH.
- Gestión y análisis de datos: Herramientas como el software de análisis de RRHH ayudan a los departamentos de RRHH a obtener información sobre tendencias de la plantilla, métricas de desempeño y cuestiones de cumplimiento. Estos datos pueden ser cruciales para la planificación estratégica y la toma de decisiones.
- Cumplimiento legal: Mantenerse al día con las leyes laborales y normativas puede ser un reto. Los software o módulos de cumplimiento de RRHH ayudan a garantizar el cumplimiento actualizando los sistemas de acuerdo con las nuevas leyes y conservando los registros adecuados para auditorías.
- Mejora en la comunicación: Estos sistemas suelen incluir herramientas que facilitan la comunicación entre empleados y el personal de RRHH, como repositorios de información, plataformas de mensajería y herramientas de retroalimentación. Esto puede asegurar que los problemas de RRHH se resuelvan con mayor rapidez y aumentar la implicación de los empleados.
- Gestión del desempeño: Las herramientas de gestión del desempeño ayudan a seguir el rendimiento de los empleados, establecer objetivos y realizar evaluaciones del desempeño. Esto permite gestionar el desarrollo de los empleados de forma más eficaz y alinear los objetivos individuales con los de la empresa.
Cómo beneficia el software de RRHH a los empleados
Dado que gran parte del trabajo de RRHH se centra en apoyar a los empleados, tiene sentido que el software de RRHH también los beneficie.
Así es como el software de RRHH mejora la experiencia general en el lugar de trabajo:
- Productos y servicios de RRHH mejorados: Los equipos de RRHH y Operaciones de Personas disponen de más tiempo y pueden aprovechar el software para recopilar datos y comentarios y utilizarlos para crear mejores productos y servicios que mejoren la experiencia en el lugar de trabajo.
- Acceso fácil a la información: El software de RRHH suele incluir portales de autoservicio para empleados que permiten a las personas acceder y gestionar fácilmente su información personal, contribuyendo a una mejor experiencia del empleado.
- Incorporación eficiente: Para los nuevos empleados, el software de RRHH agiliza el proceso de incorporación, haciéndolo más rápido y estructurado. Los empleados pueden acceder a los documentos necesarios, materiales de formación y horarios a través del sistema, ayudándoles a integrarse en sus nuevos roles de manera más cómoda y eficiente.
- Comunicación mejorada: Muchos sistemas de RRHH facilitan una mejor comunicación dentro de la organización mediante sistemas de mensajería integrados, anuncios y actualizaciones. Esto ayuda a mantener a los empleados informados y comprometidos con lo que sucede en la empresa.
- Mejor gestión del desempeño: Herramientas como el software de gestión del desempeño ayudan a los empleados a establecer objetivos, hacer seguimiento de su rendimiento y recibir retroalimentación regular de sus gestores. Esto puede potenciar el crecimiento personal y el desarrollo profesional, facilitando que los empleados alcancen sus metas laborales.
- Gestión del tiempo: Con funciones como el control de tiempo y la gestión de ausencias, los empleados pueden solicitar tiempo libre fácilmente, registrar sus horas de trabajo y gestionar sus horarios.
- Mejor formación y desarrollo: Los miembros del equipo pueden utilizar los mencionados sistemas de gestión del aprendizaje para crear mapas de carrera y personalizar sus trayectorias de aprendizaje y desarrollo.
Cómo el software de RRHH beneficia al negocio en general
En última instancia, cualquier nueva herramienta debería beneficiar al negocio de alguna manera. Aquí te mostramos cómo el software de RRHH puede ayudar a proporcionar una ventaja competitiva:
- Ahorro de tiempo y automatización: Automatiza tareas repetitivas como la nómina, la administración de beneficios y el seguimiento del cumplimiento, reduciendo el esfuerzo manual.
- Mayor precisión: Minimiza los errores humanos en procesos como la nómina, el mantenimiento de registros y la documentación de cumplimiento.
- Gestión centralizada de datos: Almacena toda la información de los empleados en un solo lugar, facilitando el acceso y la actualización.
- Mejor cumplimiento normativo: Ayuda a las organizaciones a mantenerse al día con las leyes laborales, regulaciones fiscales y políticas de protección de datos.
- Mejor gestión del talento: Agiliza la contratación, la incorporación y el seguimiento del desempeño, mejorando la selección y retención del personal.
- Mejor experiencia del empleado: Los portales de autoservicio permiten a los empleados acceder a sus recibos de sueldo, solicitar tiempo libre y gestionar beneficios.
- Toma de decisiones basada en datos: Proporciona análisis e informes para una mejor planificación de la fuerza laboral, análisis de rotación y evaluación del desempeño.
- Escalabilidad: Apoya a empresas en crecimiento adaptándose a las necesidades cambiantes de RRHH.
- Ahorro de costes: Reduce los costes administrativos asociados a procesos de RRHH manuales.
- Mayor seguridad: El software de RRHH puede ayudar a proteger los datos sensibles de los empleados mediante cifrado y controles de acceso.
¿Quién utiliza el software de RRHH?
Hoy en día existen muchísimas herramientas de software de RRHH que cubren todo el espectro de la gestión del talento.
Todos los miembros del equipo interactuarán con el software de RRHH de alguna manera, ya sea accediendo a sus recibos de nómina a través del módulo de autoservicio de empleados, presentando una solicitud de tiempo libre o participando en una evaluación de desempeño.
Además, verás software de RRHH empresarial diseñado para grandes empresas internacionales, así como herramientas de RRHH para pequeñas empresas que están creciendo rápidamente.
Como veremos, el factor de múltiples usuarios es importante a tener en cuenta al elegir la herramienta adecuada para tu organización.
Tipos de software de RRHH
Ya hemos mencionado algunos anteriormente, pero aquí tienes algunos de los tipos más comunes de software de RRHH y lo que hacen:
Sistema de información de recursos humanos (HRIS)
Un HRIS (o sistema de información de recursos humanos) es un tipo de software central de RRHH que principalmente ayuda a almacenar y gestionar los datos de los empleados, pero que suele venir acompañado de una serie de funciones básicas de RRHH.
Las características clave incluyen la gestión centralizada de los datos de los empleados, procesamiento de nóminas, administración de beneficios, seguimiento de asistencia, seguimiento de candidatos, evaluación del rendimiento y portales de autoservicio.
Consulta nuestra selección de los mejores sistemas de información de recursos humanos para ayudarte a simplificar tus operaciones de RRHH y gestionar eficientemente los datos de tus empleados.
Sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)
De forma similar a los HRIS, los HRMS son soluciones de software avanzadas que abarcan muchas de las funciones estratégicas y esenciales de la gestión de recursos humanos. Las capacidades de un sistema de gestión de RRHH definen cuán eficazmente el software puede apoyar los objetivos de tu equipo.
Un HRMS abarca la gestión de datos de empleados, administración de nóminas y beneficios, reclutamiento e integración, evaluación del rendimiento, seguimiento de tiempo y asistencia, gestión del aprendizaje y analítica de RRHH.
Consulta nuestra selección de los mejores sistemas de gestión de recursos humanos para más información. Si tu equipo es pequeño o tu presupuesto es limitado, quizá encaje mejor alguna opción de esta lista de HRMS para pequeñas empresas.
Sistema de seguimiento de candidatos
Los ATS están diseñados para ayudar a mejorar el proceso de reclutamiento haciéndolo más eficiente para todas las personas involucradas.
Las características típicas del software de reclutamiento incluyen la publicación de ofertas de empleo en varias plataformas, programación de entrevistas, herramientas para filtrar CV y analítica de reclutamiento.
Para más información, revisa nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos o nuestra lista de los mejores softwares de reclutamiento para pequeñas empresas.
Software de nómina
El software de nómina es una herramienta clave utilizada por los equipos de RRHH y finanzas (hay debate sobre quién lo gestiona) para el seguimiento de horas trabajadas, tasas salariales, acumulación de vacaciones, permisos pagados, impuestos de nómina, deducciones de nómina (como impuestos federales y locales), y más.
Estas herramientas automatizan la mayor parte del procesamiento de nómina, asegurando el pago preciso y oportuno de los salarios, la retención de impuestos y el cumplimiento de las leyes laborales.
Consulta nuestra selección del mejor software de nómina para obtener información más detallada.
Software de gestión del rendimiento
La gestión del rendimiento es notoriamente difícil de implementar correctamente. El software de gestión del rendimiento puede ayudar digitalizando el proceso de evaluación del desempeño y facilitando el establecimiento y seguimiento de objetivos, el análisis de la productividad y el registro de logros.
También incorporan elementos modernos, como la recopilación de retroalimentación 360 grados de los miembros del equipo, ciclos de retroalimentación continua y herramientas para reuniones uno a uno.
Adicionalmente, también pueden asistir en la planificación de la sucesión identificando las brechas de habilidades que deben abordarse para la planificación estratégica a largo plazo.
Consulta nuestra selección del mejor software de gestión del rendimiento para más información.
Sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
El aprendizaje y desarrollo, al igual que la gestión del rendimiento, es otra de esas funciones esenciales que resulta difícil hacer bien.
Los LMS pueden ayudar proporcionando un espacio centralizado para crear, entregar y hacer un seguimiento de contenidos y cursos educativos.
Incluyen herramientas para que los formadores gestionen materiales didácticos y para que los alumnos accedan y se involucren con estos recursos. El objetivo es simplificar el proceso educativo, hacerlo más accesible y efectivo, y apoyar a una amplia variedad de necesidades de aprendizaje.
Consulta nuestra selección de los mejores sistemas de gestión de aprendizaje para más información.
Software de administración de beneficios
Al igual que en la administración de nómina, cualquier persona responsable de la gestión de beneficios en una organización estará bastante vinculada a su software de administración de nómina (a menos que sea un desastre, claro).
Esto se debe a que ayuda a los administradores de beneficios a gestionar tareas continuas, como conciliar los costos mensuales con la nómina, asistir al personal con cambios en sus planes o dependientes, y generar informes para garantizar el cumplimiento legal.
Normalmente incluyen portales de autoservicio para empleados que simplifican el proceso de inscripción para las nuevas contrataciones, guiándolas a través de todas las opciones disponibles.
Consulta nuestra selección del mejor software de administración de beneficios para más detalles.
Software para la implicación de empleados
Implicación del empleado, satisfacción del empleado, experiencia del empleado—en realidad es todo lo mismo.
De todas formas, el software para la implicación de empleados se centra en mejorar la satisfacción y el compromiso del personal a través de funciones como herramientas de retroalimentación y plataformas de reconocimiento para empleados.
Consulta nuestra selección del mejor software para la implicación de empleados o las herramientas de compromiso basadas en IA para una visión más profunda.
Software de RR. HH. en la nube
Cada vez hay más tendencia entre las organizaciones a adoptar plataformas basadas en la nube para gestionar sus funciones de recursos humanos, sustituyendo los sistemas tradicionales instalados en local.
Particularmente populares entre pymes y startups, las ventajas de las soluciones de RR. HH. en la nube incluyen mayor accesibilidad y escalabilidad y menor mantenimiento, aunque potencialmente a costa de una menor seguridad de los datos y personalización.
Para más información, consulta nuestra selección del mejor software de RR. HH. en la nube.
Cómo elegir software de RR. HH.: Proceso en 8 pasos
Si crees que actualizar el software de RR. HH. o invertir en una nueva solución de este tipo podría beneficiar a tu organización, el siguiente paso es encontrar la opción adecuada.
Aquí tienes un proceso paso a paso para elegir el software de RR. HH. adecuado para ti:
1. Necesidades del negocio y visión
El primer paso es escribir la visión del área de recursos humanos y asegurarse de que esté alineada con la estrategia, el rumbo y la visión del negocio.
El beneficio de esto es que, en última instancia, ayudará a lograr el apoyo de los actores clave y los responsables de la toma de decisiones dentro de tu equipo directivo.
2. Identifica los puntos de dolor y reúne los requisitos
En este contexto, los puntos de dolor son las dificultades específicas e ineficiencias que una empresa experimenta en sus procesos actuales de gestión de RR. HH., que el software de RR. HH. busca abordar y resolver.
Algunos puntos de dolor comunes a los que debes prestar atención incluyen el tiempo dedicado a procesos manuales y las discrepancias en los datos.
Consejo principal: Recoge la opinión de todos los actores clave, incluyendo a las personas responsables de las distintas áreas de RR. HH., ya que todos tendrán necesidades diferentes.
Combinar las necesidades estratégicas con los puntos de dolor te ayudará a definir tus requisitos de software de RR. HH.
3. Pasos actuales del proceso
Los pasos actuales del proceso son la manera en que estás haciendo las cosas actualmente en tu departamento de RR. HH.
Esto debe abarcar todas las tareas principales de RR. HH., como la gestión de expedientes de empleados, solicitudes de permisos, contrataciones y procesos de incorporación.
Empieza por enumerar los procesos principales, los pasos de cada proceso, quién es responsable de cada paso y el tiempo que lleva cada uno.
4. Definir medidas del éxito
Ahora deberías tener una buena idea de lo que necesitas de tu nueva herramienta.
Puede ser una administración más eficiente, una respuesta más rápida en la cobertura de vacantes o una mejor entrega de formación.
Si puedes ahorrar tiempo y recursos implementando un software de RRHH, ¿es posible demostrar el retorno de la inversión? El excelente artículo de Dan George sobre literacidad financiera en RRHH es un recurso útil aquí.
5. Obtén la aprobación y apoyo inicial
Presenta tus hallazgos de los pasos anteriores para saber si cuentas con el apoyo del liderazgo de RRHH para continuar o si necesitas detener el proceso. ¡Si tienes aprobación verbal, sigue adelante!
6. Contacta a los proveedores
Investiga, solicita algunas demostraciones y comparte tus requisitos de antemano con cada proveedor de software con el que te reúnas. Hacerlo les ayudará a mostrarte cómo su software puede mejorar tu función de RRHH según tus necesidades.
Si la plataforma que te interesa no tiene todas las funcionalidades que requieres, ¿qué tan fácil sería integrarla con otros sistemas de RRHH? ¿Cuáles son los costos totales del software de RRHH frente a los beneficios?
Algunas preguntas más específicas para los proveedores:
- ¿Cuáles son los principales proveedores para tu caso de uso?
- ¿Cuáles son los mejor valorados en su categoría?
- ¿Cuál es la característica mejor valorada de cada herramienta?
- ¿Qué dicen las reseñas y testimonios de los clientes? ¿Cuáles son los beneficios y desventajas reportados con mayor frecuencia?
- ¿Qué tipo de incorporación, formación, soporte y otros recursos ofrece el proveedor?
- ¿Existe documentación completa disponible?
- Interfaz de usuario: ¿es visualmente atractiva?
- Experiencia de usuario: ¿es intuitiva de navegar y fácil de usar?
- ¿Esta herramienta es lo suficientemente simple o compleja para tus necesidades de gestión de recursos humanos?
- ¿Ofrece la flexibilidad o personalización que necesitas?
- ¿Cumple con sólidos estándares de seguridad y con las regulaciones y mejores prácticas de privacidad de datos? ¿Existe una opción on-premise?
- ¿El precio se ajusta a tu presupuesto? ¿Es clara la estructura de precios? ¿El precio está justificado según las capacidades del software? ¿Ciertas funciones clave solo están disponibles en planes más caros?
- ¿Ofrece una demo o prueba gratuita?
7. Haz el caso de negocio y obtén la aprobación
Usando la información anterior, es momento de redactar tu caso de negocio.
No tiene por qué ser un documento de diez páginas, puede ser tan simple como un memo de una página.
No tiene por qué ser un documento de diez páginas; puede ser tan simple como un memo de una página. Los responsables de la toma de decisiones esperan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Qué problemas resolverá el software?
- Si no invertimos en el software, ¿qué ocurrirá?
- ¿Cuánto tiempo tomará implementarlo?
- ¿Por qué necesitamos invertir ahora?
- ¿Cuál es el retorno de la inversión de implementar este software?
Para un análisis más detallado, consulta nuestro artículo cómo preparar un caso de negocio para el software de RRHH.
8. Toma una decisión
¡Felicidades! Ya tienes la aprobación para seguir adelante con el proveedor que prefieras. Lo siguiente es la implementación de tu software de RRHH, la incorporación y la formación. ¡Momentos divertidos!
Navegando los siguientes pasos
El software de RRHH no es una solución mágica, pero ciertamente puede mejorar tus procesos de gestión de datos y hacer tus operaciones de recursos humanos más eficientes.
Te animamos a seguir explorando el mundo del software de recursos humanos.
Por suerte para ti, People Managing People lleva años analizando diferentes categorías de software de RRHH, así que ya hemos hecho gran parte del trabajo preliminar por ti.
