¿Cuánto cuesta un empleado por hora?
Contratar a un empleado no se trata solo de su salario por hora o su salario anual. Existe todo un espectro de costes que los empleadores deben tener en cuenta, desde los salarios directos hasta los impuestos, las prestaciones e incluso los gastos generales, para comprender el coste real de un empleado.
Comprender el coste real por hora de un empleado ayuda a las empresas a elaborar presupuestos precisos y a tomar decisiones de contratación fundamentadas. Esto es válido tanto para contratar al primer empleado como al número 100.
Entonces, ¿cuánto cuesta realmente un empleado por hora?
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Vamos a desglosarlo.
Comprender los componentes básicos de los costes de los empleados
Los costes de los empleados varían según si el empleado trabaja a tiempo completo o parcial, si está contratado mediante el uso de un empleador registrado y si es un empleado interno o un contratista independiente.
Estos son otros factores clave que deben tenerse en cuenta al analizar el coste de un empleado.
Salarios y sueldos directos
En el núcleo de los costes de los empleados se encuentra el salario o sueldo directo. Esta es la cantidad que se paga directamente al empleado por su trabajo.
Para los empleados por hora, es sencillo: multiplica la tarifa por hora por el número de horas trabajadas. Para los empleados asalariados, divide el salario base del empleado entre el número total de horas de trabajo en un año (normalmente unas 2,080 horas para los empleados a tiempo completo).
Ejemplo:
- Salario por hora: $20/hora
- Salario anual: $50,000/año ≈ $24/hora ($50,000 ÷ 2,080)
Impuestos y contribuciones del empleador
Los empleadores son responsables de varias prestaciones y contribuciones obligatorias de nómina, que se suman al coste del empleado:
- Seguridad Social y Medicare (FICA): Normalmente, los empleadores igualan la contribución del empleado, que es del 6.2% para la Seguridad Social y del 1.45% para Medicare. La Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA) establece estas contribuciones.
- Seguro de desempleo: Varía según el estado, pero generalmente representa alrededor del 1-2% del salario del empleado. Conforme a la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA), los empleadores suelen estar obligados a pagar el 6% de impuestos sobre los primeros $7,000 que gane cualquier empleado.
- Impuestos específicos de cada estado: Algunos estados tienen impuestos adicionales, como el seguro de discapacidad o los impuestos de formación.
Por supuesto, estos costes variarán según el lugar donde se encuentre el empleado. Si está en otro país, los mejores servicios de empleador registrado pueden ayudarte a gestionar el cumplimiento de las normativas locales y la política fiscal, además de aliviar parte de la carga de tu equipo de RR. HH.
Ejemplo
Para un empleado que gana $50,000/año:
- Seguridad Social: $3,100/año
- Medicare: $725/año
- Seguro de desempleo: $500/año
- Total: $4,325/año ≈ $2.08/hora ($4,325 ÷ 2,080)
Prestaciones para empleados
Las prestaciones representan una parte importante del coste total y pueden incluir:
- Seguro médico: La parte correspondiente al empleador puede rondar los $6,000/año.
- Planes de jubilación: Las contribuciones pueden variar, pero una aportación equivalente habitual podría ser del 3% del salario, es decir, $1,500/año para un salario de $50,000.
- Tiempo libre remunerado (PTO): Si un empleado disfruta de 2 semanas de vacaciones pagadas, el coste es aproximadamente de $1,923 para un salario de $50,000.
- Otras ventajas: Membresías de gimnasio, reembolsos de matrículas, etc., que pueden acumularse.
Ejemplo
- Seguro médico: $6,000/año
- Plan de jubilación: $1,500/año
- PTO: $1,923/año
- Total: $9,423/año ≈ $4.53/hora ($9,423 ÷ 2,080)
Gastos generales
Los gastos generales incluyen los costos asociados con la provisión de espacios de trabajo, equipos y otros recursos necesarios para que los empleados realicen su trabajo. Esto puede incluir:
- Espacio de oficina: Alquiler, servicios públicos y mantenimiento.
- Equipos: Computadoras, software y otras herramientas.
- Costos administrativos: Recursos humanos, soporte informático, etc.
- Seguro de compensación para trabajadores: Proporciona prestaciones médicas y reemplazo salarial a los empleados que se enferman o lesionan en el trabajo.
Ejemplo
Supongamos, para simplificar, que estamos hablando de una empresa con un empleado en la nómina.
- Espacio de oficina y servicios públicos: $3,000/año
- Equipos: $1,000/año
- Costos administrativos: $2,000/año
- Total: $6,000/año ≈ $2.88/hora ($6,000 ÷ 2,080)
Cálculo del costo de un empleado
Aspectos básicos del cálculo del costo laboral
Para calcular el costo laboral total, suma todos los costos directos e indirectos asociados con un empleado. La fórmula es:
Costos directos frente a costos indirectos
- Costos directos: Salarios, impuestos y prestaciones.
- Costos indirectos: Capacitación, equipos, espacio de trabajo y otros gastos generales.
Como parte de esto, también querrás mantener registros detallados de las opciones que eligen los empleados, como el costo de los paquetes de prestaciones para empleados, que puede variar, o las distintas tasas de contribución equivalente del empleador a los planes 401k.
Ejemplo de cálculo paso a paso
Cálculo de ejemplo:
- Salarios directos: $24/hora
- Impuestos y contribuciones: $2.08/hora
- Prestaciones: $4.53/hora
- Gastos generales: $2.88/hora
Costo total por hora: $24 + $2.08 + $4.53 + $2.88 = $33.49/hora
Factores que influyen en los costos de los empleados
Variaciones según la industria y el puesto
El costo por hora puede variar significativamente según la industria y los puestos de trabajo específicos. Por ejemplo, las industrias de alta tecnología pueden tener gastos generales más elevados debido a los equipos costosos, mientras que las industrias de servicios podrían tener costos de capacitación más altos.
Ubicación geográfica
Los costos de los empleados también varían según la región. Por lo general, los empleados de la ciudad de Nueva York o San Francisco reciben salarios y prestaciones más altos que los de las zonas rurales, debido al mayor costo de vida y a las tasas impositivas locales.
Tamaño y estructura de la empresa
Las empresas más grandes pueden beneficiarse de economías de escala, lo que reduce el costo por empleado. Las empresas pequeñas pueden enfrentar costos más altos por empleado debido a que cuentan con menos recursos y tienen menor poder de negociación con los proveedores de prestaciones.
Procesos de contratación
La contratación en sí es costosa, desde los anuncios de empleo hasta los procesos de entrevistas y la incorporación. Los costes internos de contratación incluyen los gastos asociados al pago del personal de contratación y de los responsables de contratación por el tiempo dedicado a las tareas de contratación.
Las prácticas de contratación eficientes pueden influir significativamente en el coste total por empleado. Los costes externos de contratación incluyen gastos como los anuncios de empleo, las tarifas de las agencias de contratación y otros costes asociados a la atracción de candidatos externos a la organización.
Estrategias para optimizar los costes de los empleados
Prácticas de contratación eficientes
- Utilizar agencias de empleo temporal: Cubrir puestos temporalmente sin compromisos a largo plazo.
- Contratar trabajadores independientes: Pagar por proyectos específicos sin los gastos generales de los empleados a tiempo completo (las plataformas de contratación de trabajadores independientes son un buen recurso en este caso).
- Trabajo remoto: Ahorrar en espacio de oficina y gastos relacionados. Además, los empleadores deben pagar impuestos y seguros de desempleo por sus empleados, incluidos la seguridad social, Medicare y los impuestos estatales y federales.
Maximizar la productividad de los empleados
- Formación y desarrollo: Invertir en formación para mejorar la eficiencia.
- Objetivos e incentivos claros: Alinear los objetivos de los empleados con los objetivos de la empresa y ofrecer incentivos por un alto rendimiento.
Aprovechar la tecnología y la automatización
- Software de RR. HH.: Automatizar la gestión de nóminas y beneficios al hacer la nómina por cuenta propia.
- Herramientas de productividad: Utilizar herramientas de gestión de proyectos y comunicación para agilizar los flujos de trabajo.
¿Pueden los servicios de EOR reducir el coste de los empleados?
Un empleador registrado es un servicio útil para controlar los costes de los empleados, especialmente si buscas contratar a nivel internacional. Según el tamaño y las necesidades de tu empresa, estas son algunas formas en las que un EOR puede ayudarla a reducir costes.
Economías de escala
Capacidad de compra al por mayor: Los EOR suelen gestionar un gran número de empleados para varios clientes. Esta capacidad de compra al por mayor puede reducir los costes de los beneficios y las primas de seguros, lo que puede repercutir en el empleador.
Procesos simplificados: Los EOR cuentan con sistemas y procesos establecidos que pueden ser más eficientes que los de las empresas pequeñas, lo que podría reducir los costes administrativos.
Cumplimiento normativo y gestión de riesgos
Evitar sanciones: Los EOR se especializan en derecho laboral y cumplimiento tributario, lo que reduce el riesgo de costosas sanciones por incumplimiento.
Experiencia: Su experiencia puede evitar errores en las nóminas y en la gestión de beneficios, lo que permite ahorrar dinero a largo plazo.
Reducción de gastos generales
Costes administrativos: Al externalizar las funciones de RR. HH. a un EOR, las empresas pueden reducir su personal interno de RR. HH. y los costes generales asociados.
Ahorro en infraestructura: Las empresas pequeñas pueden ahorrar en costes relacionados con la infraestructura de RR. HH., como el software de RR. HH. y el espacio de oficina.
Cómo los empleadores registrados pueden aumentar los costes
Tarifas de servicio
Tarifas de gestión: Los EOR cobran por sus servicios, normalmente mediante un porcentaje de la nómina o una tarifa por empleado. Estas tarifas pueden aumentar el coste total por hora.
Cargos adicionales: Puede haber tarifas adicionales por servicios o soporte específicos, según la estructura de costos del EOR.
Falta de personalización
Soluciones genéricas: Algunos EOR ofrecen soluciones estandarizadas que podrían no adaptarse perfectamente a las necesidades de cada empresa, lo que podría generar ineficiencias o costos adicionales para personalizar las soluciones.
Limitaciones del servicio: Es posible que ciertas necesidades específicas o especializadas no estén cubiertas por el acuerdo estándar del EOR, lo que lleva a las empresas a incurrir en costos adicionales para satisfacerlas.
Análisis de costos y beneficios
Para determinar si un EOR reduce o aumenta el costo por hora de los empleados, las empresas deben realizar un análisis detallado de costos y beneficios. Hay tres componentes principales que se deben considerar para ello.
Cálculo del costo total: Compare los costos totales de gestionar los recursos humanos internamente, incluidos los salarios, beneficios, cumplimiento normativo y gastos generales, con el costo total de utilizar un EOR, incluidas todas las tarifas por servicios.
Ahorros indirectos: Considere posibles ahorros indirectos, como la reducción de riesgos legales, la mejora del cumplimiento normativo y las ganancias de eficiencia derivadas de la optimización de los procesos.
Calidad del servicio: Evalúe la calidad y el alcance de los servicios proporcionados por el EOR para asegurarse de que se ajusten a las necesidades de la empresa.
Mejores servicios de empleador registrado para controlar los costos de los empleados
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Comprender el costo real de un empleado va más allá de su salario por hora o salario anual: Los empleadores deben tener en cuenta los salarios directos, los impuestos, las prestaciones y los gastos generales para obtener una visión precisa del costo total por hora de un empleado.
Los costos de los empleados varían considerablemente según factores como la industria, la ubicación geográfica, el tamaño de la empresa y el proceso de contratación: Estas variables pueden influir en los costos directos e indirectos, por lo que es esencial que las empresas consideren sus circunstancias particulares al calcular los costos laborales.
Las empresas pueden optimizar los costos de los empleados mediante prácticas eficientes de contratación, maximizando la productividad de los empleados y aprovechando la tecnología y la automatización: Además, utilizar servicios como los empleadores registrados (EOR) puede ayudar a reducir costos al ofrecer economías de escala, procesos optimizados y gestión de riesgos, aunque también pueden introducir tarifas de servicio adicionales.
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