Wat is HR-software en hoe kan het je bedrijf helpen?
HR-software ontstond voor het eerst in de jaren 70, toen bedrijven werknemersgegevens op grote mainframecomputers moesten opslaan om aan wettelijke normen te kunnen voldoen. Dit waren de eerste informatiesystemen voor personeelsbeheer (HRIS), die dankzij de aanzienlijke vooruitgang op het gebied van computers tegenwoordig veel krachtiger zijn.
De omvang van de markt voor HR-software is nu enorm en zal naar verwachting aanzienlijk groeien, waarbij er voortdurend nieuwe oplossingen bijkomen. Gebruik deze gids om te begrijpen wat HR-software is en hoe het je bedrijf kan helpen.
Wat is HR-software?
HR-software verwijst naar elke softwaretoepassing die belangrijke HR-functies binnen een organisatie ondersteunt. Organisaties schaffen HR-software aan om HR-processen efficiënter te maken en de werkomgeving te verbeteren voor zowel HR-medewerkers als medewerkers buiten HR.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Typische toepassingen zijn onder meer beter gegevensbeheer en een betere beveiliging, de automatisering van belangrijke processen zoals salarisadministratie en uitgebreidere inzichten in het personeelsbestand voor datagestuurde besluitvorming.
Voordelen van HR-software
HR-software kan individuen en teams binnen je bedrijf op talloze manieren helpen.
Hoe HR-software HR-afdelingen helpt
Dit is hoe HR-software HR-afdelingen helpt:
- Automatisering van administratieve taken: HR-software automatiseert routinetaken zoals het beheer van werknemersgegevens, het bijhouden van aanwezigheid en de verwerking van de salarisadministratie. Dit vermindert de handmatige werklast, beperkt fouten en geeft HR-medewerkers tijd om zich op strategischere taken te richten.
- Verbeterd wervingsproces: Platforms zoals sollicitantvolgsystemen en CRM-systemen voor werving helpen bij het beheren van vacatures, het screenen van sollicitaties en de communicatie met kandidaten. Dit kan het wervingsproces versnellen, zorgen voor een betere kandidaatervaring en de kwaliteit van de aanwervingen verbeteren.
- Verbeterde onboarding van medewerkers: Gespecialiseerde onboardingsoftware of modules kunnen het onboardingproces stroomlijnen door onderdelen zoals het indienen van documenten, trainingsschema’s en eerste beoordelingen te automatiseren.
- Leren en ontwikkelen: Tools zoals leerbeheersystemen helpen bij het ontwerpen van trainingsprogramma’s, bieden gemakkelijke toegang tot trainingsmateriaal en meten de effectiviteit van L&D-programma’s.
- Selfserviceportalen voor medewerkers: Veel HR-systemen bieden selfserviceportalen waarmee medewerkers hun eigen persoonlijke gegevens, arbeidsvoorwaarden en andere HR-gerelateerde taken kunnen beheren. Dit geeft medewerkers meer zeggenschap en vermindert de administratieve last voor de HR-afdeling.
- Gegevensbeheer en analyses: Tools zoals HR-analysesoftware helpen HR-afdelingen inzicht te krijgen in trends binnen het personeelsbestand, prestatie-indicatoren en nalevingskwesties. Deze gegevens kunnen van cruciaal belang zijn voor strategische planning en besluitvorming.
- Naleving van wet- en regelgeving: Het bijhouden van arbeidswetten en -voorschriften kan een uitdaging zijn. Software voor HR-naleving of modules helpen de naleving te waarborgen door systemen bij te werken in overeenstemming met nieuwe wetten en door de juiste gegevens bij te houden voor audittrajecten.
- Verbeterde communicatie: Deze systemen bevatten vaak tools die de communicatie tussen medewerkers en HR-medewerkers vergemakkelijken, zoals informatieopslagplaatsen, berichtenplatforms en feedbacktools. Dit kan ervoor zorgen dat HR-kwesties sneller worden opgelost en de betrokkenheid wordt vergroot.
- Prestatiebeheer: Tools voor prestatiebeheer helpen de prestaties van medewerkers bij te houden, doelen vast te stellen en prestatiebeoordelingen uit te voeren. Dit helpt om de ontwikkeling van medewerkers effectiever te beheren en individuele doelen af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen.
Hoe HR-software medewerkers helpt
Aangezien een groot deel van het werk van HR gericht is op het ondersteunen van medewerkers, is het logisch dat HR-software ook medewerkers ten goede komt.
Zo verbetert HR-software de algehele ervaring op de werkplek:
- Verbeterde HR-producten en -diensten: HR- en personeelsbeheersteams hebben meer tijd en kunnen software benutten om gegevens en feedback te verzamelen en deze te gebruiken om betere producten en diensten te creëren die de werkervaring verbeteren.
- Gemakkelijke toegang tot informatie: HR-software bevat doorgaans selfserviceportalen voor werknemers waarmee medewerkers eenvoudig toegang hebben tot hun persoonlijke gegevens en deze kunnen beheren, wat bijdraagt aan een betere werknemerservaring.
- Efficiënte onboarding: Voor nieuwe medewerkers stroomlijnt HR-software het onboardingproces, waardoor dit sneller en gestructureerder verloopt. Werknemers kunnen via het systeem de benodigde documenten, trainingsmaterialen en roosters raadplegen, waardoor ze zich comfortabeler en efficiënter in hun nieuwe functie kunnen inwerken.
- Verbeterde communicatie: Veel HR-systemen bevorderen betere communicatie binnen de organisatie via geïntegreerde berichtensystemen, aankondigingen en updates. Dit helpt om werknemers op de hoogte en betrokken te houden bij wat er binnen het bedrijf gebeurt.
- Beter prestatiebeheer: Tools zoals software voor prestatiebeheer helpen werknemers doelen te stellen, hun prestaties bij te houden en regelmatig feedback van hun managers te ontvangen. Dit kan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling bevorderen, waardoor werknemers hun professionele doelstellingen gemakkelijker kunnen behalen.
- Timemanagement: Met functies zoals urenregistratie en verlofbeheer kunnen werknemers eenvoudig verlof aanvragen, hun gewerkte uren bijhouden en hun agenda's beheren.
- Betere training en ontwikkeling: Teamleden kunnen de eerder genoemde leerbeheersystemen gebruiken om loopbaanpaden te creëren en hun leer- en ontwikkelingstrajecten af te stemmen.
Hoe HR-software het bedrijf als geheel ten goede komt
Uiteindelijk moet elk nieuw hulpmiddel het bedrijf op een bepaalde manier ten goede komen. Dit is hoe HR-software kan helpen een concurrentievoordeel te bieden:
- Tijdsbesparing en automatisering: Automatiseert repetitieve taken zoals salarisadministratie, beheer van arbeidsvoorwaarden en controle op naleving, waardoor handmatig werk wordt verminderd.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Beperkt menselijke fouten in processen zoals salarisadministratie, administratie en documentatie over naleving.
- Gecentraliseerd gegevensbeheer: Slaat alle werknemersinformatie op één plek op, waardoor deze eenvoudig toegankelijk en bij te werken is.
- Verbeterde naleving: Helpt organisaties te voldoen aan arbeidswetgeving, belastingregels en beleidsregels voor gegevensbescherming.
- Beter talentbeheer: Stroomlijnt werving, onboarding en prestatiebewaking, waardoor het aannemen en behouden van werknemers wordt verbeterd.
- Verbeterde werknemerservaring: Met selfserviceportalen kunnen werknemers hun loonstroken raadplegen, verlof aanvragen en arbeidsvoorwaarden beheren.
- Datagedreven besluitvorming: Biedt analyses en rapportages voor een betere personeelsplanning, analyse van personeelsverloop en prestatiebeoordeling.
- Schaalbaarheid: Ondersteunt groeiende bedrijven door zich aan te passen aan veranderende HR-behoeften.
- Kostenbesparingen: Vermindert administratieve kosten die verband houden met handmatige HR-processen.
- Verbeterde beveiliging: HR-software kan helpen gevoelige werknemersgegevens te beschermen via versleuteling en toegangscontroles.
Wie gebruikt HR-software?
Er zijn tegenwoordig ontzettend veel verschillende HR-softwaretools beschikbaar, verspreid over het volledige spectrum van talentbeheer.
Alle teamleden zullen in zekere mate met je HR-software werken, of het nu gaat om het raadplegen van hun loonoverzichten via de selfservicemodule voor werknemers, het indienen van een verlofaanvraag of het deelnemen aan een prestatiebeoordeling.
Daarnaast zie je HR-software voor ondernemingen die is ontworpen voor grote internationale bedrijven, evenals HR-tools voor kleine bedrijven die snel groeien.
Zoals we zullen bespreken, is het belangrijk om bij het kiezen van de juiste tool voor je organisatie rekening te houden met het feit dat meerdere gebruikers ermee werken.
Soorten HR-software
We hebben hierboven al een paar soorten genoemd, maar hieronder vind je enkele van de meest voorkomende soorten HR-software en hun functies:
Informatiesysteem voor personeelsbeheer (HRIS)
Een HRIS (of informatiesysteem voor personeelsbeheer) is een type centrale HR-software die voornamelijk helpt bij het opslaan en beheren van werknemersgegevens, maar doorgaans ook een aantal centrale HR-functies bevat.
Belangrijke functies zijn onder meer gecentraliseerd beheer van werknemersgegevens, salarisverwerking, beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, aanwezigheidsregistratie, sollicitantenbeheer, prestatiebeoordeling en zelfbedieningsportalen.
Bekijk onze selectie van de beste informatiesystemen voor personeelsbeheer om je HR-activiteiten te vereenvoudigen en je werknemersgegevens efficiënt te beheren.
Systeem voor personeelsbeheer (HRMS)
Net als HRIS'en zijn HRMS'en geavanceerde softwareoplossingen die veel van de belangrijkste, strategische functies van personeelsbeheer omvatten. De mogelijkheden van een HR-beheersysteem bepalen hoe effectief HR-software de doelstellingen van je team kan ondersteunen.
Een HRMS omvat het beheer van werknemersgegevens, salaris- en arbeidsvoorwaardenbeheer, werving en inwerken, prestatiebeoordeling, tijd- en aanwezigheidsregistratie, leerbeheer en HR-analyses.
Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste systemen voor personeelsbeheer. Als je team klein is of je budget beperkt, vind je mogelijk een betere oplossing in deze lijst met HRMS-software voor kleine bedrijven.
Systeem voor sollicitantenbeheer
ATS'en zijn ontworpen om het wervingsproces te verbeteren door het efficiënter te maken voor iedereen die erbij betrokken is.
Typische functies van wervingssoftware zijn onder meer het plaatsen van vacatures op meerdere platforms, het plannen van sollicitatiegesprekken, hulpmiddelen voor het screenen van cv's en wervingsanalyses.
Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste systemen voor sollicitantenbeheer of onze lijst met de beste wervingssoftware voor kleine bedrijven.
Salarissoftware
Salarissoftware is een cruciale tool die wordt gebruikt door HR- en financiële teams (er bestaat discussie over wie) om de gewerkte uren van werknemers, salaristarieven, de opbouw van vakantiedagen, betaald verlof, loonheffingen, inhoudingen op het salaris (zoals federale en lokale belastingen) en meer bij te houden.
Deze hulpmiddelen automatiseren het merendeel van de salarisverwerking en zorgen voor een nauwkeurige en tijdige betaling van lonen, inhouding van belastingen en naleving van arbeidswetgeving.
Bekijk onze selectie van de beste salarissoftware voor meer informatie.
Software voor prestatiebeheer
Prestatiebeheer is berucht moeilijk goed uit te voeren. Software voor prestatiebeheer kan helpen door het beoordelingsproces te digitaliseren en te helpen bij het opstellen en volgen van doelen, het analyseren van productiviteit en het vastleggen van prestaties.
Deze software bevat ook moderne elementen, zoals het verzamelen van feedback vanuit 360 graden van teamleden, doorlopende feedbackcycli en hulpmiddelen voor één-op-één gesprekken.
Daarnaast kan deze software helpen bij opvolgingsplanning door vaardigheidstekorten te identificeren die moeten worden aangepakt voor strategische planning op lange termijn.
Bekijk onze selectie van de beste software voor prestatiebeheer voor meer informatie.
Leermanagementsysteem (LMS)
Leren en ontwikkeling is, net als prestatiebeheer, een van die cruciale functies die moeilijk goed uit te voeren zijn.
LMS'en kunnen helpen door een gecentraliseerde omgeving te bieden voor het creëren, aanbieden en volgen van educatieve inhoud en cursussen.
Ze bevatten hulpmiddelen voor docenten om cursusmateriaal te beheren en voor cursisten om toegang te krijgen tot deze bronnen en ermee te werken. Het doel is om het onderwijsproces te vereenvoudigen, het toegankelijker en effectiever te maken en uiteenlopende leerbehoeften te ondersteunen.
Bekijk onze selectie van de beste leerbeheersystemen voor meer informatie.
Software voor het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden
Net als bij de salarisadministratie zal iedereen die binnen een organisatie verantwoordelijk is voor het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden behoorlijk gehecht zijn aan de software voor de salarisadministratie (tenzij die natuurlijk waardeloos is).
Dat komt doordat deze software beheerders van secundaire arbeidsvoorwaarden helpt bij het uitvoeren van doorlopende taken, zoals het afstemmen van maandelijkse kosten met de salarisadministratie, het helpen van medewerkers bij wijzigingen in hun regeling of afhankelijken en het genereren van rapporten om te zorgen voor naleving van de wet.
Ze bevatten doorgaans selfserviceportalen voor medewerkers die het inschrijvingsproces voor nieuwe medewerkers vereenvoudigen en hen door alle beschikbare opties leiden.
Bekijk onze selectie van de beste software voor het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden voor meer informatie.
Software voor medewerkersbetrokkenheid
Medewerkersbetrokkenheid, medewerkerstevredenheid, medewerkerservaring—het is eigenlijk allemaal hetzelfde.
Hoe dan ook, software voor medewerkersbetrokkenheid richt zich op het verbeteren van medewerkerstevredenheid en betrokkenheid met functies zoals feedbacktools en platforms voor medewerkererkenning.
Bekijk onze selectie van de beste software voor medewerkersbetrokkenheid of AI-tools voor medewerkersbetrokkenheid voor een diepgaandere analyse.
Cloudsoftware voor HR
Steeds meer organisaties kiezen voor cloudgebaseerde platforms om hun HR-functies te beheren, ter vervanging van traditionele systemen die lokaal worden beheerd.
De voordelen van cloudgebaseerde HR-oplossingen, die vooral populair zijn bij mkb-bedrijven en startups, zijn onder andere een betere toegankelijkheid en schaalbaarheid en minder onderhoud, maar mogelijk ten koste van een verminderde gegevensbeveiliging en aanpasbaarheid.
Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste cloudgebaseerde HR-software.
HR-software kiezen: een proces in 8 stappen
Als je denkt dat een upgrade van je HR-software of een investering in een nieuwe HR-softwareoplossing je organisatie ten goede kan komen, is de volgende stap het vinden van de juiste oplossing.
Hier is een stapsgewijs proces voor het kiezen van de juiste HR-software voor jou:
1. Bedrijfsbehoeften en visie
De eerste stap is het uitschrijven van de visie voor HR en ervoor zorgen dat deze aansluit bij de bedrijfsstrategie, de koers en de visie.
Het voordeel hiervan is dat dit uiteindelijk helpt om draagvlak te creëren bij belangrijke belanghebbenden en besluitvormers binnen je leidinggevende team.
2. Identificeer knelpunten en verzamel vereisten
Knelpunten zijn in deze context de specifieke moeilijkheden en inefficiënties die een bedrijf ervaart in de huidige HR-beheerprocessen en die HR-software moet aanpakken en verlichten.
Veelvoorkomende knelpunten om op te letten zijn de tijd die aan handmatige processen wordt besteed en verschillen in gegevens.
Belangrijkste tip: Vraag input aan al je belangrijke belanghebbenden, waaronder mensen die verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen van je HR-functies, omdat zij allemaal andere behoeften hebben.
Door strategische behoeften te combineren met knelpunten kun je je vereisten voor HR-software in kaart brengen.
3. Huidige processtappen
De huidige processtappen zijn de manieren waarop je momenteel dingen doet op je HR-afdeling.
Dit moet al je belangrijkste HR-taken omvatten, zoals de manier waarop je personeelsgegevens, verlofaanvragen, werving en onboarding afhandelt.
Begin met het opsommen van de belangrijkste processen, de stappen voor elk proces, wie verantwoordelijk is voor elke stap en hoeveel tijd elk proces je kost.
4. Bepaal succescriteria
Je zou nu een goed idee moeten hebben van wat je nodig hebt van je nieuwe tool.
Dit kan efficiënter administratief werk zijn, een snellere invulling van vacatures of een betere uitvoering van trainingen.
Als je tijd en middelen kunt besparen door HR-software te implementeren, is het dan mogelijk om het rendement op de investering aan te tonen? Dan George’s uitstekende artikel over financiële geletterdheid voor HR is hiervoor een nuttige bron.
5. Zorg voor aanvankelijke steun en goedkeuring
Presenteer je bevindingen uit de bovenstaande stappen om te achterhalen of je de steun van je HR-leiders hebt om door te gaan, of dat je het proces moet stopzetten. Als je mondelinge goedkeuring hebt, ga dan door!
6. Neem contact op met leveranciers
Vergelijk verschillende opties, vraag enkele demo’s aan en deel je vereisten vooraf met elke softwareleverancier met wie je een gesprek voert. Zo kunnen zij laten zien hoe hun software je HR-functie kan verbeteren volgens jouw behoeften.
Als het platform waarin je geïnteresseerd bent niet alle functies heeft die je nodig hebt, hoe eenvoudig zou het dan zijn om het te integreren met andere HR-systemen? Wat zijn de totale kosten van de HR-software ten opzichte van de voordelen?
Enkele meer leveranciersspecifieke vragen die je kunt stellen:
- Wie zijn de belangrijkste leveranciers voor jouw gebruikssituatie?
- Welke leveranciers worden het best beoordeeld in hun categorie?
- Wat is de best beoordeelde functie van elke tool?
- Wat zeggen klantbeoordelingen en getuigenissen? Wat zijn de meest genoemde voordelen en nadelen?
- Welke onboarding, training, ondersteuning en andere hulpmiddelen biedt de leverancier?
- Is er uitgebreide documentatie beschikbaar?
- Gebruikersinterface: ziet deze er aantrekkelijk uit?
- Gebruikerservaring: is het intuïtief om door de tool te navigeren en is deze eenvoudig te gebruiken?
- Is deze tool eenvoudig of complex genoeg voor jouw behoeften op het gebied van personeelsbeheer?
- Biedt de tool de flexibiliteit of aanpasbaarheid die je nodig hebt?
- Biedt de tool robuuste beveiligingsstandaarden en voldoet deze aan privacywetgeving en goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming? Is er een optie voor installatie op locatie beschikbaar?
- Past de prijs binnen je budget? Is de prijsstelling duidelijk? Is de prijs gerechtvaardigd op basis van de mogelijkheden van de software? Zijn bepaalde belangrijke functies alleen beschikbaar in duurdere prijsniveaus?
- Biedt de leverancier een demo of gratis proefperiode aan?
7. Stel de businesscase op en verkrijg goedkeuring
Op basis van de bovenstaande gegevens is het tijd om je businesscase te schrijven.
Dit hoeft geen document van 10 pagina’s te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina.
Dit hoeft geen document van 10 pagina’s te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina. Besluitvormers zoeken antwoorden op de volgende vragen:
- Hoeveel kost het?
- Welke knelpunten lost de software op?
- Wat gebeurt er als we niet in de software investeren?
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Waarom moeten we nu investeren?
- Wat is de ROI van het implementeren van deze software?
Lees voor meer diepgang ons artikel over het opstellen van een businesscase voor HR-software.
8. Neem een beslissing
Gefeliciteerd! Je hebt goedkeuring om verder te gaan met de leverancier van je keuze. De volgende stap is de implementatie van je HR-software, het inwerken en de training. Veel plezier!
De volgende stappen zetten
HR-software is geen wondermiddel, maar kan je processen voor gegevensbeheer zeker verbeteren en je HR-activiteiten efficiënter maken.
We moedigen je aan om de wereld van HR-software verder te verkennen.
Gelukkig voor jou beoordeelt People Managing People al jaren verschillende deelgebieden van HR-software, dus we hebben het meeste voorbereidende werk al voor je gedaan.
