De gids voor bedrijfsleiders voor het automatiseren van HR-processen

Voorbeelden variëren van het kantoor van de sheriff van Osceola County, dat zijn wervingsproces heeft gestroomlijnd van papiergestuurd naar volledig digitaal en gedeeltelijk geautomatiseerd, waardoor de tijd om iemand aan te nemen aanzienlijk is verkort, tot KPMG België, dat zijn salarisadministratie heeft geautomatiseerd en daarmee de nauwkeurigheid en efficiëntie heeft verbeterd.

Voor HR-professionals draait het om het verminderen van handmatig werk… Hoe meer automatisering en integratie van werkstromen je kunt realiseren, hoe beter.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Pinney-Ramos

HR-technologiestrateeg @ cClearHR Opens new window

Dit kan worden toegepast op een breed scala aan activiteiten, zoals het plannen van vakanties, het bijhouden van de prestaties van medewerkers, het beheren van talentpijplijnen of systemen voor salarisverwerking.

• Uitdiensttreding: Door het uitdiensttredingsproces te automatiseren of AI te gebruiken bij de uitdiensttreding, zorg je voor consistente communicatie, beheer je vertrekdocumentatie en trek je naadloos systeemtoegang in. Dit vermindert beveiligingsrisico’s en verbetert de ervaring van vertrekkende medewerkers.
• Onkostendeclaraties: Het automatiseren van onkostendeclaraties versnelt terugbetalingsprocessen, vermindert fouten bij goedkeuringen en zorgt voor naleving van bedrijfsbeleid.
• Belastingaangifte: Geautomatiseerde tools voor belastingaangifte berekenen en verwerken loonheffingen nauwkeurig, voldoen aan wettelijke deadlines en voorkomen kostbare boetes.
• Tijdbeheer: Tijdregistratietools automatiseren aanwezigheidsregistraties en integreren met de salarisadministratie. Zo bespaar je tijd en zorg je ervoor dat medewerkers correct worden betaald.

Door menselijke fouten te verminderen en HR-professionals tijd te geven om zich op strategische initiatieven te richten, verbetert automatisering de organisatorische efficiëntie en de werknemerservaring.

Zo biedt de integratie van een AI-wervingsplatform HR-teams de mogelijkheid om zaken als cv-selectie, het plannen van sollicitatiegesprekken en follow-up-e-mails te automatiseren, zodat zij zich kunnen richten op strategischere wervingsinitiatieven.

Professionals met de beste HRIS-certificeringen zijn het best in staat om initiatieven voor HR-automatisering te leiden.

Hoe kan HR-automatisering jouw organisatie ten goede komen?

HR-automatisering doet meer dan handmatig werk verminderen—het verbetert de werknemerservaring, ondersteunt bedrijfsgroei en maakt slimmere besluitvorming mogelijk. Strategisch ingezet stelt automatisering HR in staat zich te richten op wat belangrijk is: mensen.

Ontdek hoeveel tijd je met automatisering kunt besparen door te meten hoe je presteert ten opzichte van de gemiddelde HR-professional.

Handmatig werk schrappen, niet het menselijke contact

Automatisering elimineert repetitieve taken zoals tijdregistratie, onboardingchecklists en de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, waardoor fouten worden verminderd en uren worden bespaard. Maar HR draait om mensen, niet alleen om processen—geautomatiseerde systemen moeten interacties verbeteren en niet vervangen. In plaats van een standaarde-mail voor een 10-jarig werkjubileum kun je toch beter een uitnodiging voor een viering tijdens een personeelsbijeenkomst laten versturen?

Schaalbaarheid: groeien zonder administratieve overbelasting

HR-taken vermenigvuldigen zich naarmate bedrijven groeien, maar automatisering zorgt ervoor dat ze geen knelpunten worden. Bijvoorbeeld:

Administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden: Geautomatiseerde systemen voor secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen worden opgeschaald om nieuwe werknemers op te nemen, dekkingsopties aan te passen en te integreren met externe aanbieders naarmate het personeelsbestand groeit.

Werving: Een klein bedrijf begint misschien met een eenvoudig sollicitantenvolgsysteem, maar naarmate het bedrijf groeit, kan dezelfde tool worden opgeschaald om honderden sollicitanten te beheren en tegelijkertijd te integreren met aanvullende platforms, zoals software voor video-interviews of hulpmiddelen voor AI-screening.

Werknemersdossiers: HR-automatiseringstools kunnen zich aanpassen aan groeiende werknemersdatabases, waardoor een nauwkeurige administratie, naleving van regelgeving en prestatiebewaking mogelijk zijn zonder extra administratieve inspanningen.

Contractadministratie: Tools voor elektronische handtekeningen bieden talrijke voordelen, waaronder het automatiseren van goedkeuringsworkflows, het verminderen van vertragingen bij het verkrijgen van handtekeningen en het bieden van een veilig, controleerbaar overzicht van alle ondertekende documenten.

Zelfbedieningsfuncties: Geautomatiseerde systemen stellen werknemers in staat om gedurende de volledige levenscyclus van werknemers een groot deel van de administratieve overbelasting zelf te beheren.

Dien verlofaanvragen in en volg ze, doorloop de onboarding met geautomatiseerde IT-configuraties en krijg naar eigen inzicht toegang tot noodzakelijke applicaties en tools via geautomatiseerde app-toegang, zoals een zorgverzekering of pensioenregelingen.

Het benutten van automatisering helpt ook om de operationele functies van HRIS te verbeteren, handmatige fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Datagedreven HR: slimmere beslissingen, sneller genomen

Moderne wervingsplatforms voor HR bieden realtime-inzichten in beloningstrends, risico's op personeelsverloop en werknemersbetrokkenheid.

Moderne HR-analysetools zoals Deel, PerformYard en ADP Workforce Now tillen data-analyse naar een hoger niveau. Deze platforms verzamelen realtime gegevens en bieden bruikbare inzichten via intuïtieve dashboards en rapporten. Bijvoorbeeld:

ADP Workforce Now: Integreert salaris- en gegevens over secundaire arbeidsvoorwaarden om verbanden bloot te leggen tussen beloningsstrategieën en het behoud van werknemers.

Deel: Deel is geschikt voor een wereldwijd personeelsbestand en de functies ervan kunnen je helpen de wereldwijde loonkosten te begrijpen en salarisverhogingen in de loop der tijd te voorspellen.

PerformYard: Biedt een analyse-engine waarmee je prestatiegerelateerde gegevens kunt filteren om trends te ontdekken, afdelingen te vergelijken of toppresteerders te identificeren voor opvolgingsplanning. 

Afval verminderen & duurzaamheid verbeteren

Het automatiseren van HR-processen is niet alleen efficiënt—het is ook milieuvriendelijk. Digitale dossiers verminderen papierafval, terwijl cloudgebaseerde systemen de afhankelijkheid van printers en archiefkasten verminderen. Bedrijven kunnen tot 25 uur per week besparen door alleen al het terugvinden van zoekgeraakte documenten overbodig te maken.

Het integreren van RPO-diensten met HR-automatisering kan wervingsprocessen verder stroomlijnen, waardoor nog meer verspilling van tijd, inspanning en materialen wordt verminderd.

11 HR-processen om tijd te besparen door automatisering

Automatisering kan worden gebruikt om talrijke HR-processen te verbeteren. Bijvoorbeeld:

1. Werknemersdossiers en gegevensbeheer

Het beheren van werknemersdossiers en gegevens is berucht tijdrovend en foutgevoelig. Enkele manieren waarop automatisering kan helpen zijn:

• Minder handmatige invoer: Integraties tussen softwaresystemen verminderen fouten en de noodzaak om wijzigingen in persoonlijke gegevens, functietitels, beloning, arbeidsvoorwaarden en andere kritieke gegevens meer dan één keer bij te werken.
• Efficiënt documentbeheer: Geautomatiseerde systemen voor werknemersbeheer beschikken vaak over functies voor het veilig uploaden van documenten, versiebeheer en waarschuwingen voor het verlopen van documenten die periodiek moeten worden vernieuwd, zoals certificaten of licenties. Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen van systemen voor werknemersbeheer.
• Geautomatiseerde waarschuwingen en herinneringen: Tools zoals een HRMS kunnen automatisch waarschuwingen en herinneringen versturen voor belangrijke data met betrekking tot werknemersbeheer, zoals het einde van proeftijd, contractverlengingen of nalevingstermijnen.
• Gestroomlijnde rapportage en analyses: Software kan automatisch gedetailleerde rapporten en analyses genereren over verschillende HR-statistieken, zoals het aantal werknemers, personeelsverloop, demografische gegevens en nalevingsstatistieken. Door tools voor onkostendeclaraties te integreren, kan de financiële registratie verder worden gestroomlijnd en kan naleving van bedrijfsbeleid worden gewaarborgd.

2. Werving

Hoewel je moet oppassen dat je niet te veel automatisering gebruikt (werving draait uiteindelijk grotendeels om mensen), zijn enkele manieren waarop automatisering kan worden ingezet om het wervingsproces te verbeteren:

• Geautomatiseerde plaatsing en verspreiding van vacatures: Veel sollicitantvolgsystemen (ATSs) kunnen vacatures tegelijkertijd op meerdere platforms plaatsen, waaronder vacaturebanken, sociale media en carrièrepagina's van bedrijven.
• Screening en rangschikking van cv's: Geautomatiseerde tools voor cv-screening kunnen cv's scannen en beoordelen op basis van vooraf bepaalde criteria, zoals vaardigheden, ervaring en opleiding, en aanbevelingen doen.
• Werving van kandidaten: Sommige tools voor het vinden van kandidaten gebruiken AI om kandidaten te zoeken op verschillende online platforms en in databases.
• Planning van sollicitatiegesprekken: Sommige tools voor wervingsautomatisering kunnen agenda's op elkaar afstemmen en sollicitatiegesprekken plannen zonder dat heen-en-weercommunicatie nodig is. Kandidaten kunnen kiezen uit beschikbare tijdstippen, waarna de agenda's van alle betrokken partijen automatisch worden bijgewerkt en herinneringen worden verstuurd.
• Gegevens en statistieken: ATSs en tools voor wervingsanalyses kunnen het verzamelen van gegevens en rapportage automatiseren voor geavanceerde wervingsstatistieken en -analyses.

3. Inwerken

Het inwerken van nieuwe medewerkers is een ander proces dat zich uitstekend leent voor automatisering. Manieren waarop automatisering het inwerkproces kan verbeteren zijn onder andere:

• Administratieve taken: Automatisering kan helpen bij taken zoals het invoeren van de gegevens van nieuwe medewerkers in je HRIS en salarissoftware en het versturen van welkomstmails, documentatie en trainingsmateriaal.
• Consistente communicatie: Geautomatiseerde e-mails of berichten kunnen worden ingepland om nieuwe medewerkers te informeren over wat ze vervolgens kunnen verwachten, hen te herinneren aan taken die ze moeten uitvoeren of hen nuttige informatie te geven over de bedrijfscultuur of hun specifieke functies.
• Feedback verzamelen: Automatisering kan het verzamelen van feedback van nieuwe medewerkers gedurende het inwerkproces vergemakkelijken. Dit kan bestaan uit geautomatiseerde enquêtes of evaluatiemomenten in verschillende fasen van het proces.

4. Prestatiemanagement

Prestatiemanagement is berucht om zijn complexiteit. Automatisering kan het prestatiemanagementproces helpen verbeteren door:

• Prestatiebeoordelingen plannen: Cycli voor prestatiebeoordelingen kunnen zo worden gepland dat ze automatisch terugkeren volgens vooraf bepaalde termijnen (bijvoorbeeld per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks), met automatische herinneringen om feedback in te vullen.
• Erkenning en beloningen: Automatisering kan het erkennen en belonen van goede prestaties en gewenst gedrag vergemakkelijken. Zo kan een platform voor erkenning van werknemers worden ingesteld om prestaties of mijlpalen te erkennen en passende beloningen voor te stellen, zoals bonussen, promoties of publieke erkenning.

5. Salarisadministratie en werknemersvoordelen

In een proces dat zo administratief intensief en meedogenloos is als salarisadministratie, is automatisering voor velen een uitkomst. Geautomatiseerde salarissoftware kan helpen met:

• Foutreductie: Automatisering helpt fouten te verminderen door ervoor te zorgen dat berekeningen voor lonen, inhoudingen en belastingen nauwkeurig worden uitgevoerd op basis van de meest recente regelgeving en organisatiebeleid.
• Rapportage en analyses: Geautomatiseerde systemen bieden realtime rapportagemogelijkheden waarmee het management salarisuitgaven in meer detail kan begrijpen. Deze rapporten kunnen analyses van arbeidskosten, afdelingskosten en historische vergelijkingsgegevens bevatten.

6. Onkostenbeheer 

Onkostenbeheer is een van die omslachtige processen waar niemand bijzonder enthousiast over is. Automatisering kan het proces echter eenvoudiger maken door:

• Vastlegging van ontvangstbewijzen en onkostengegevens: Geautomatiseerde systemen vereenvoudigen het registreren van onkosten doordat werknemers ontvangstbewijzen met hun smartphone kunnen uploaden. Moderne systemen maken vaak gebruik van technologie voor optische tekenherkenning (OCR) om relevante gegevens automatisch uit ontvangstbewijzen te halen, waardoor handmatige gegevensinvoer en de kans op fouten worden verminderd.
• Handhaving van beleid: Automatisering helpt onkostenbeleid automatisch te handhaven door declaraties te valideren aan de hand van de vastgestelde regels en limieten van het bedrijf. Als een onkost bijvoorbeeld een vastgestelde drempel overschrijdt of niet binnen de beleidsrichtlijnen valt, kan het systeem deze markeren voor beoordeling of automatisch afwijzen. Dit zorgt voor naleving van het beleid en helpt frauduleuze declaraties te voorkomen.
• Goedkeuringsprocedures: Geautomatiseerde onkostenbeheersystemen kunnen onkostendeclaraties automatisch naar de juiste managers doorsturen voor goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde regels, zoals het bedrag van de onkost of de afdeling.

Nog steeds in de war? Begin met: Onkostenbeheersoftware uitgelegd

7. Leren en ontwikkeling

Continu leren en ontwikkelen is een belangrijke drijfveer voor organisatorisch succes. Automatisering kan hierbij helpen door middel van:

• Gepersonaliseerde leertrajecten: Automatisering helpt bij het creëren van aangepaste leertrajecten voor werknemers op basis van hun functie, vaardigheden, loopbaanambities en prestatiegegevens. Door AI aangestuurde platforms kunnen cursussen, workshops, trainingsprogramma's, projecten en functies aanbevelen die het meest relevant zijn voor de ontwikkelingsbehoeften van een individu.
• Inhoudsbeheer: Door AI aangestuurde systemen kunnen updates aanbevelen of gebieden identificeren waar inhoud mogelijk verouderd is, zodat het trainingsmateriaal relevant en effectief blijft.
• Gegevensanalyse en rapportage: Het kan lastig zijn om de effectiviteit van L&D-programma's te meten. Automatisering kan helpen door inzichten te bieden in onder andere betrokkenheidsniveaus, voltooiingspercentages en prestatieverbeteringen na de training.
• Adaptieve beoordelingen: Hoewel dit nog in de beginfase verkeert, worden er AI-hulpmiddelen ontwikkeld die gepersonaliseerde beoordelingen kunnen maken die zich in realtime aanpassen aan de antwoorden van werknemers. Lees er meer over in ons artikel over methoden voor werknemersbeoordeling.

8. Nalevingsbeheer

Het kan lastig zijn om op de hoogte te blijven van nalevingsvereisten; automatisering kan helpen door het bieden van:

• Geautomatiseerde updates en waarschuwingen: Regelgeving en wettelijke vereisten kunnen regelmatig veranderen. Geautomatiseerde nalevingssoftware is uitgerust om updates over nieuwe wetten en voorschriften te ontvangen, die vervolgens in bestaande werkstromen kunnen worden geïntegreerd. Deze systemen kunnen HR-teams ook waarschuwen voor nalevingsdeadlines of wijzigingen die aandacht vereisen, zodat het bedrijf te allen tijde aan de regelgeving blijft voldoen.
• Auditsporen: Geautomatiseerde systemen houden gedetailleerde logboeken bij van alle HR-activiteiten en bieden zo een auditspoor die van onschatbare waarde kan zijn tijdens interne of externe audits. Deze verslaglegging is essentieel om naleving van arbeidswetten en regelgeving aan te tonen.

9. Toegang tot apps en hulpmiddelen

Werknemers tijdig toegang geven tot de hulpmiddelen en apps die ze nodig hebben, verhoogt de productiviteit, vooral bij nieuwe medewerkers en teamleden die van functie veranderen. Automatisering zorgt ervoor dat deze processen efficiënt, veilig en foutloos verlopen:

• Op rollen gebaseerde machtigingen: Geautomatiseerde systemen wijzen toegang tot apps en hulpmiddelen toe op basis van de functie van een medewerker. Zo kan een lid van het marketingteam automatisch toegang krijgen tot hulpmiddelen zoals Google Analytics, Slack en het contentmanagementsysteem, terwijl een IT-teamlid toegang krijgt tot technische software en infrastructuur. Dit vermindert vertragingen bij de indiensttreding en zorgt voor consistentie binnen de organisatie.
• Geautomatiseerde app-aanvragen: Medewerkers kunnen aanvullende toegang aanvragen via een selfserviceportaal, waar automatisering de aanvraag doorstuurt naar de juiste manager ter goedkeuring. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, verleent het systeem automatisch toegang, waardoor de betrokkenheid van het IT-team tot een minimum wordt beperkt en wachttijden worden verkort.
• Audittrail voor beveiliging: Geautomatiseerde hulpmiddelen houden gedetailleerde gegevens bij over wie toegang heeft tot welke systemen, waardoor het eenvoudiger wordt om machtigingen te volgen en te beheren. Dit is met name belangrijk voor nalevings- en beveiligingsaudits.

10. Tijdmanagement

Efficiënt tijdmanagement is een belangrijke factor voor een correcte salarisverwerking, het bijhouden van productiviteit en naleving. Automatisering vereenvoudigt deze processen, zorgt voor nauwkeurigheid en vermindert administratieve lasten:

• Geautomatiseerde aanwezigheidsregistratie: Tijdregistratietools registreren automatisch het in- en uitklokken, waardoor fouten door handmatige invoer worden voorkomen. Medewerkers kunnen mobiele apps, biometrische systemen of kaartlezers gebruiken om hun uren te registreren. Deze gegevens worden rechtstreeks geïntegreerd in salarissystemen voor een naadloze berekening.
• Automatisering van urenstaten: Urenstaten worden automatisch ingevuld op basis van aanwezigheidsgegevens, projecttoewijzingen of hulpmiddelen voor het bijhouden van taken. Medewerkers en managers kunnen ze met enkele klikken controleren en goedkeuren, wat zorgt voor nauwkeurigheid en tijdige indiening.
• Beheer van pauzes en overuren: Geautomatiseerde systemen houden de duur van pauzes en overuren bij, zodat aan arbeidswetgeving wordt voldaan en geschillen tot een minimum worden beperkt. Meldingen waarschuwen managers wanneer drempelwaarden worden overschreden of goedkeuring vereist is.

11. Uitdiensttreding

Wanneer de uitdiensttreding niet goed wordt uitgevoerd, kan dit proces beveiligingsrisico's met zich meebrengen of een negatieve invloed hebben op de ervaring van de vertrekkende medewerker. Automatisering zorgt voor een gestructureerd, veilig en soepel proces voor uitdiensttreding:

• Checklists voor vertrek: Geautomatiseerde systemen genereren gepersonaliseerde checklists voor elke vertrekkende medewerker, met taken zoals de laatste papierwerkzaamheden, vertrekenquêtes en het overzetten van arbeidsvoorwaarden. Deze checklists zorgen ervoor dat geen enkele stap wordt overgeslagen en houden alle betrokkenen op de hoogte.
• Toegang intrekken: Automatisering trekt de toegang tot bedrijfshulpmiddelen, e-mailaccounts en gevoelige systemen onmiddellijk in zodra het vertrek van een medewerker is bevestigd. Dit beperkt beveiligingsrisico's en waarborgt de integriteit van gegevens.
• Nalevingstaken: Door nalevingstaken zoals het uitbetalen van het laatste salaris, het documenteren van beëindigingen en het archiveren van personeelsgegevens te automatiseren, wordt ervoor gezorgd dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan en wordt de organisatie beschermd tegen mogelijke geschillen.

Functies om op te letten in HR-automatiseringssoftware

Elk onderdeel van software voor personeelsbeheer biedt iets anders op het gebied van automatisering. Laten we kijken naar de verschillende functies die je kunt verwachten van geautomatiseerde oplossingen en naar hun voordelen.

Om best practices voor werving en het volgen van kandidaten toe te passen, kun je inzichten van multinationale HR-dienstverleners gebruiken, zodat je wereldwijd aan de regelgeving voldoet en efficiënt werkt.

Uitdagingen van HR-automatisering: efficiëntie in balans brengen met een menselijke benadering

HR-automatisering stroomlijnt processen en vermindert handmatig werk, maar het is belangrijk om te weten wanneer je op technologie moet vertrouwen en wanneer je menselijke interactie voorrang moet geven. Hoewel automatisering de efficiëntie verhoogt, kan deze de persoonlijke verbindingen die een werkplek laten floreren niet vervangen. De beste HR-strategieën combineren automatisering met empathie, zodat medewerkers zich gewaardeerd voelen en niet slechts worden verwerkt.

Automatisering is niet altijd het beste antwoord

Het feit dat een taak kan worden geautomatiseerd, betekent niet dat dit ook moet. Stel je voor dat een medewerker tien jaar in dienst is bij je bedrijf: zouden ze dan de voorkeur geven aan een generieke geautomatiseerde e-mail of aan een oprechte blijk van waardering tijdens een bedrijfsbrede bijeenkomst? HR-automatisering moet betekenisvolle interacties versterken, niet vervangen.

Training en invoering zijn belangrijk

Automatisering is geen oplossing van het type 'instellen en vergeten'. Nieuwe hulpmiddelen vereisen training, probleemoplossing en voortdurende aanpassingen. Als medewerkers moeite hebben met een geautomatiseerd systeem, verdwijnen de efficiëntiewinsten snel. Een goed geplande implementatie zorgt ervoor dat automatisering vóór je team werkt en niet tegen je team.

Schaalbaarheid: maak je HR-technologie toekomstbestendig

Niet alle automatiseringstools groeien mee met je bedrijf. Zoek naar oplossingen die naadloos integreren met je HR-technologiepakket en modulaire functies bieden die kunnen worden uitgebreid naarmate je personeelsbestand verandert. Het juiste hulpmiddel moet zich aanpassen aan jou—niet andersom.

AI vervangt HR niet—het versterkt HR

Automatisering elimineert vervelend administratief werk, waardoor HR-professionals zich kunnen richten op wat echt belangrijk is: medewerkersbetrokkenheid, cultuur en strategie. In plaats van banen te vervangen, stelt AI in HR HR-teams in staat om te investeren in de menselijke kant van werk, zodat medewerkers zich gehoord, ondersteund en gewaardeerd voelen.

Uiteindelijk draait het om mensen, en de juiste balans tussen technologie en menselijk contact zorgt ervoor dat automatisering jouw team ondersteunt—niet andersom.

Misschien vertrouw je nog steeds op handmatige processen, maar als je systemen waarschijnlijk niet langer toereikend zullen zijn of je wilt dat je HR-team profiteert van kostenefficiëntere processen, dan is automatisering als onderdeel van je digitale HR-transformatie het overwegen waard, vooral als deze naadloos kan integreren met de systemen die je nu gebruikt.

Als je al hebt besloten om nieuwe AI-gestuurde HR-technologie te gebruiken, moet je overwegen hoe je een businesscase voor HR-software opstelt en het HR-selectieproces in zijn geheel.

Blijf op de hoogte

Als je dit artikel nuttig vond, raad ik je aan je aan te melden voor onze People Managing People-nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste trends in de sector op het gebied van opinieleiderschap en organisatieontwikkeling.