Czym jest oprogramowanie HR i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie?

Typowe zastosowania obejmują lepsze zarządzanie danymi i ich bezpieczeństwo, automatyzację kluczowych procesów, takich jak naliczanie wynagrodzeń, oraz uzyskiwanie bardziej szczegółowych informacji o pracownikach na potrzeby podejmowania decyzji w oparciu o dane.

Korzyści z oprogramowania HR

Oprogramowanie HR może przynosić liczne korzyści osobom i zespołom w całej firmie.

Jak oprogramowanie HR przynosi korzyści działom HR

Oto jak oprogramowanie HR przynosi korzyści działom HR:

• Automatyzacja zadań administracyjnych: Oprogramowanie HR automatyzuje rutynowe zadania, takie jak zarządzanie danymi pracowników, ewidencjonowanie obecności i naliczanie wynagrodzeń. Zmniejsza to nakład pracy ręcznej, minimalizuje liczbę błędów i pozwala pracownikom HR skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
• Usprawnienie procesu rekrutacji: Platformy takie jak systemy śledzenia kandydatów i systemy CRM do rekrutacji pomagają zarządzać ofertami pracy, przeglądać aplikacje i komunikować się z kandydatami. Może to przyspieszyć proces rekrutacji, zapewnić kandydatom lepsze doświadczenia i poprawić jakość zatrudnianych osób.
• Usprawnienie wdrażania pracowników: Specjalistyczne oprogramowanie do wdrażania pracowników lub jego moduły mogą usprawnić proces wdrażania poprzez automatyzację takich elementów jak przesyłanie dokumentów, harmonogramy szkoleń i wstępne oceny.
• Nauka i rozwój: Narzędzia takie jak systemy zarządzania nauczaniem pomagają projektować programy szkoleniowe, zapewniają łatwy dostęp do materiałów szkoleniowych i mierzą skuteczność programów L&D.
• Portale samoobsługi pracowników: Wiele systemów HR oferuje portale samoobsługowe, które pozwalają pracownikom zarządzać własnymi danymi osobowymi, świadczeniami i innymi zadaniami związanymi z HR. Zwiększa to sprawczość pracowników i zmniejsza obciążenie administracyjne działu HR.
• Zarządzanie danymi i analityka: Narzędzia takie jak oprogramowanie do analityki HR pomagają działom HR uzyskiwać informacje o trendach dotyczących pracowników, wskaźnikach wydajności i kwestiach związanych ze zgodnością z przepisami. Dane te mogą mieć kluczowe znaczenie dla planowania strategicznego i podejmowania decyzji.
• Zgodność z przepisami prawa: Nadążanie za prawem pracy i regulacjami może być trudne. Oprogramowanie lub moduły zapewniające zgodność HR pomagają zapewnić zgodność poprzez aktualizowanie systemów zgodnie z nowymi przepisami oraz prowadzenie właściwej dokumentacji na potrzeby ścieżek audytowych.
• Usprawniona komunikacja: Systemy te często zawierają narzędzia ułatwiające komunikację między pracownikami a personelem HR, takie jak repozytoria informacji, platformy do przesyłania wiadomości i narzędzia do zbierania opinii. Może to zapewnić szybsze rozwiązywanie problemów HR i zwiększyć zaangażowanie.
• Zarządzanie wynikami pracy: Narzędzia do zarządzania wynikami pracy pomagają monitorować wyniki pracowników, wyznaczać cele i przeprowadzać oceny pracownicze. Pomaga to skuteczniej zarządzać rozwojem pracowników i dostosowywać indywidualne cele do celów biznesowych.

Jak oprogramowanie HR przynosi korzyści pracownikom

Ponieważ znaczna część pracy działu HR koncentruje się na wspieraniu pracowników, logiczne jest, że oprogramowanie HR powinno przynosić korzyści również pracownikom. 

Oto, jak oprogramowanie HR poprawia ogólne doświadczenia w miejscu pracy:

• Ulepszone produkty i usługi HR: Zespoły HR i People Ops mają więcej czasu i mogą wykorzystywać oprogramowanie do gromadzenia danych i opinii oraz korzystać z nich w celu tworzenia lepszych produktów i usług, które poprawiają doświadczenia związane z pracą.
• Łatwy dostęp do informacji: Oprogramowanie HR zazwyczaj obejmuje portale samoobsługi pracowników, które umożliwiają im łatwy dostęp do swoich danych osobowych i zarządzanie nimi, pomagając tworzyć lepsze doświadczenia pracowników.
• Sprawne wdrażanie nowych pracowników: W przypadku nowo zatrudnionych osób oprogramowanie HR usprawnia proces wdrażania, czyniąc go szybszym i bardziej uporządkowanym. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do niezbędnych dokumentów, materiałów szkoleniowych i harmonogramów za pośrednictwem systemu, co pomaga im wygodniej i sprawniej odnaleźć się na nowych stanowiskach.
• Usprawniona komunikacja: Wiele systemów HR ułatwia lepszą komunikację w organizacji dzięki zintegrowanym systemom przesyłania wiadomości, ogłoszeniom i aktualizacjom. Pomaga to informować pracowników o wydarzeniach w firmie i angażować ich w życie organizacji.
• Lepsze zarządzanie wynikami pracy: Narzędzia takie jak oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy pomagają pracownikom wyznaczać cele, monitorować wyniki i regularnie otrzymywać informacje zwrotne od przełożonych. Może to wspierać rozwój osobisty i zawodowy, ułatwiając pracownikom realizację celów zawodowych.
• Zarządzanie czasem: Dzięki funkcjom takim jak ewidencja czasu pracy i zarządzanie urlopami pracownicy mogą łatwo składać wnioski urlopowe, monitorować liczbę przepracowanych godzin i zarządzać swoimi harmonogramami.
• Lepsze szkolenia i rozwój: Członkowie zespołu mogą korzystać ze wspomnianych systemów zarządzania nauczaniem, aby tworzyć mapy kariery i dostosowywać swoje ścieżki nauki i rozwoju.

Jak oprogramowanie HR przynosi korzyści całej firmie

Ostatecznie każde nowe narzędzie powinno w jakiś sposób przynosić korzyści firmie. Oto, jak oprogramowanie HR może pomóc zapewnić przewagę konkurencyjną:

• Oszczędność czasu i automatyzacja: Automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak naliczanie wynagrodzeń, administracja świadczeniami i monitorowanie zgodności, ograniczając nakład pracy ręcznej.
• Większa dokładność: Ogranicza liczbę błędów ludzkich w procesach takich jak naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie dokumentacji i dokumentowanie zgodności.
• Scentralizowane zarządzanie danymi: Przechowuje wszystkie informacje o pracownikach w jednym miejscu, ułatwiając ich dostęp i aktualizowanie.
• Lepsza zgodność z przepisami: Pomaga organizacjom przestrzegać przepisów prawa pracy, regulacji podatkowych i zasad ochrony danych.
• Lepsze zarządzanie talentami: Usprawnia rekrutację, wdrażanie nowych pracowników i monitorowanie wyników pracy, poprawiając proces zatrudniania i utrzymywania pracowników.
• Lepsze doświadczenia pracowników: Portale samoobsługi umożliwiają pracownikom dostęp do pasków wynagrodzeń, składanie wniosków urlopowych i zarządzanie świadczeniami.
• Podejmowanie decyzji na podstawie danych: Zapewnia analizy i raporty wspierające lepsze planowanie zatrudnienia, analizę rotacji pracowników i ocenę wyników pracy.
• Skalowalność: Wspiera rozwijające się firmy, dostosowując się do zmieniających się potrzeb HR.
• Oszczędność kosztów: Ogranicza koszty administracyjne związane z ręczną obsługą procesów HR.
• Większe bezpieczeństwo: Oprogramowanie HR może pomóc chronić poufne dane pracowników dzięki szyfrowaniu i kontroli dostępu.

Kto korzysta z oprogramowania HR?

Obecnie dostępnych jest mnóstwo różnych narzędzi HR obejmujących cały zakres zarządzania talentami.

Wszyscy członkowie zespołu będą w pewnym stopniu korzystać z oprogramowania HR, niezależnie od tego, czy będą uzyskiwać dostęp do zestawień wynagrodzeń za pośrednictwem modułu samoobsługi pracowników, składać wniosek urlopowy, czy uczestniczyć w ocenie wyników pracy.

Ponadto dostępne jest korporacyjne oprogramowanie HR przeznaczone dla dużych międzynarodowych firm, a także narzędzia HR dla małych firm, które szybko się rozwijają.

Jak omówimy dalej, czynnik związany z wieloma użytkownikami jest ważny i należy o nim pamiętać podczas wyboru odpowiedniego narzędzia dla organizacji.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Rodzaje oprogramowania HR

Wspomnieliśmy już wyżej o kilku z nich, ale oto niektóre z najpopularniejszych rodzajów oprogramowania HR i ich zastosowania:

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) 

HRIS (czyli system informacji o zasobach ludzkich) to rodzaj podstawowego oprogramowania HR, które przede wszystkim pomaga przechowywać dane pracowników i zarządzać nimi, ale zazwyczaj oferuje również szereg podstawowych funkcji HR.

Najważniejsze funkcje obejmują scentralizowane zarządzanie danymi pracowników, obsługę płac, administrację świadczeniami, monitorowanie obecności, śledzenie kandydatów, ocenę wyników pracy oraz portale samoobsługowe.

Sprawdź nasz wybór najlepszych systemów informacji kadrowej, które pomogą Ci uprościć procesy HR i efektywnie zarządzać danymi pracowników.

System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS)

Podobnie jak systemy informacji kadrowej, systemy HRMS to zaawansowane rozwiązania programowe obejmujące wiele podstawowych, strategicznych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi. Możliwości systemu zarządzania zasobami ludzkimi określają, jak skutecznie oprogramowanie HR może wspierać cele Twojego zespołu.

System HRMS obejmuje zarządzanie danymi pracowników, obsługę płac i świadczeń, rekrutację i wdrażanie nowych pracowników, ocenę wyników pracy, monitorowanie czasu pracy i obecności, zarządzanie nauką i szkoleniami oraz analitykę HR.

Więcej informacji znajdziesz w naszym zestawieniu najlepszych systemów zarządzania zasobami ludzkimi. Jeśli Twój zespół jest niewielki lub masz ograniczony budżet, lepszym rozwiązaniem może być ta lista oprogramowania HRMS dla małych firm.

Author's Tip

Niezależnie od tego, co mówią przedstawiciele handlowi, jest mało prawdopodobne, aby jedno narzędzie dobrze radziło sobie ze wszystkim, dlatego warto zwrócić uwagę na łatwą integrację z resztą \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/strategy-operations/hr-systems/hr-tech-stack/\u0022\u003estosu technologicznego HR\u003c/a\u003e.

System śledzenia kandydatów

Systemy ATS mają na celu usprawnienie procesu rekrutacji, zwiększając jego efektywność dla wszystkich zaangażowanych osób.

Typowe funkcje oprogramowania rekrutacyjnego obejmują publikowanie ofert pracy na wielu platformach, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, narzędzia do selekcji CV oraz analitykę rekrutacyjną.

Więcej informacji znajdziesz w naszym zestawieniu najlepszych systemów śledzenia kandydatów lub na naszej liście najlepszego oprogramowania rekrutacyjnego dla małych firm.

Oprogramowanie płacowe 

Oprogramowanie płacowe jest kluczowym narzędziem używanym przez zespoły HR i finansowe (toczy się debata, kto powinien się tym zajmować) do śledzenia godzin pracy pracowników, stawek wynagrodzenia, naliczania urlopu, płatnego czasu wolnego, podatków od wynagrodzeń, potrąceń z wynagrodzenia (takich jak podatki federalne i lokalne) oraz innych danych.

Narzędzia te automatyzują większość procesów płacowych, zapewniając dokładną i terminową wypłatę wynagrodzeń, pobór podatków oraz zgodność z prawem pracy.

Sprawdź nasz wybór najlepszego oprogramowania płacowego, aby dowiedzieć się więcej.

Oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy

Skuteczne zarządzanie wynikami pracy jest wyjątkowo trudne. Oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy może pomóc poprzez cyfryzację procesu ocen pracowniczych, a także umożliwienie wyznaczania i śledzenia celów, analizowania produktywności oraz rejestrowania osiągnięć.

Obejmuje ono również nowoczesne elementy, takie jak zbieranie informacji zwrotnych 360 stopni od członków zespołu, stałe pętle informacji zwrotnej oraz narzędzia do indywidualnych spotkań kontrolnych. 

Dodatkowo może wspierać planowanie sukcesji poprzez identyfikowanie luk kompetencyjnych, które należy uzupełnić w ramach długoterminowego planowania strategicznego.

Sprawdź nasz wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania wynikami pracy, aby dowiedzieć się więcej.

System zarządzania nauką (LMS)

Nauka i rozwój, podobnie jak zarządzanie wynikami pracy, to kolejna kluczowa funkcja, którą trudno skutecznie realizować.

Systemy LMS mogą pomóc, zapewniając scentralizowane miejsce do tworzenia, udostępniania i śledzenia treści edukacyjnych oraz kursów.

Obejmują narzędzia dla edukatorów do zarządzania materiałami szkoleniowymi oraz dla osób uczących się do uzyskiwania dostępu do tych zasobów i korzystania z nich. Ich celem jest uproszczenie procesu edukacyjnego, zwiększenie jego dostępności i skuteczności oraz wsparcie różnorodnych potrzeb edukacyjnych.

Zapoznaj się z naszym wyborem najlepszych systemów zarządzania nauką, aby uzyskać więcej informacji.

Oprogramowanie do zarządzania świadczeniami

Podobnie jak w przypadku zarządzania płacami, osoby odpowiedzialne za zarządzanie świadczeniami w organizacji będą dość mocno przywiązane do swojego oprogramowania do zarządzania świadczeniami (chyba że jest oczywiście beznadziejne).

Dzieje się tak dlatego, że pomaga ono administratorom świadczeń zarządzać bieżącymi zadaniami, takimi jak uzgadnianie miesięcznych kosztów z listą płac, pomaganie pracownikom w zmianach planu lub osób zależnych oraz generowanie raportów w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa.

Zazwyczaj obejmuje ono portale samoobsługi pracowniczej, które upraszczają proces rejestracji nowych pracowników, przeprowadzając ich przez wszystkie dostępne opcje. 

Zapoznaj się z naszym wyborem najlepszego oprogramowania do zarządzania świadczeniami, aby dowiedzieć się więcej.

Oprogramowanie do angażowania pracowników

Zaangażowanie pracowników, satysfakcja pracowników, doświadczenia pracowników — tak naprawdę wszystko to oznacza to samo.

W każdym razie oprogramowanie do angażowania pracowników koncentruje się na poprawie satysfakcji i zaangażowania pracowników dzięki funkcjom takim jak narzędzia do zbierania opinii i platformy wyróżniania pracowników.

Zapoznaj się z naszym wyborem najlepszego oprogramowania do angażowania pracowników lub narzędzi AI do angażowania pracowników, aby poznać temat bardziej szczegółowo.

Chmurowe oprogramowanie HR

Coraz więcej organizacji decyduje się na platformy chmurowe do zarządzania funkcjami związanymi z zasobami ludzkimi, zastępując tradycyjne systemy instalowane lokalnie.

Szczególnie popularne wśród małych i średnich przedsiębiorstw oraz startupów, zalety chmurowych rozwiązań HR obejmują większą dostępność i skalowalność oraz mniejsze wymagania konserwacyjne, ale potencjalnym kosztem jest obniżone bezpieczeństwo danych i mniejsze możliwości dostosowywania.

Więcej informacji znajdziesz w naszym wyborze najlepszego chmurowego oprogramowania HR.

Jak wybrać oprogramowanie HR: proces w 8 krokach

Jeśli uważasz, że modernizacja oprogramowania HR lub inwestycja w nowe rozwiązanie HR może przynieść korzyści Twojej organizacji, następnym krokiem jest znalezienie odpowiedniego rozwiązania.

Oto proces krok po kroku, który pomoże Ci wybrać odpowiednie oprogramowanie HR:

1. Potrzeby i wizja biznesowa

Pierwszym krokiem jest spisanie wizji działu HR i upewnienie się, że jest ona zgodna ze strategią, kierunkiem rozwoju oraz wizją firmy.

Zaletą tego rozwiązania jest to, że ostatecznie pomoże ono uzyskać poparcie kluczowych interesariuszy i osób podejmujących decyzje w zespole kierowniczym.

2. Zidentyfikuj problemy i zbierz wymagania

Problemy w tym kontekście to konkretne trudności i nieefektywności, których firma doświadcza w obecnych procesach zarządzania zasobami ludzkimi, a które oprogramowanie HR ma pomóc rozwiązać i złagodzić.

Do typowych problemów, na które należy zwrócić uwagę, należą czas poświęcany na procesy manualne oraz rozbieżności w danych. 

Najważniejsza wskazówka: Zbierz opinie wszystkich kluczowych interesariuszy, w tym osób odpowiedzialnych za różne obszary funkcjonowania HR, ponieważ każda z nich będzie miała inne potrzeby.

Połączenie potrzeb strategicznych z problemami pomoże Ci określić wymagania dotyczące oprogramowania HR.

3. Obecne etapy procesu

Obecne etapy procesu to sposoby, w jakie obecnie realizujesz zadania w swoim dziale HR. 

Powinno to obejmować wszystkie podstawowe zadania HR, takie jak sposób prowadzenia dokumentacji pracowników, obsługi wniosków urlopowych, rekrutacji i wdrażania nowych pracowników.

Zacznij od sporządzenia listy głównych procesów, etapów każdego procesu, osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy oraz czasu potrzebnego na realizację każdego procesu.

4. Określ miary sukcesu

Powinieneś już dobrze wiedzieć, czego potrzebujesz od swojego nowego narzędzia.

Może to być bardziej efektywna administracja, szybsze obsadzanie stanowisk lub lepsza realizacja szkoleń.

Jeśli dzięki wdrożeniu oprogramowania HR możesz zaoszczędzić czas i zasoby, czy możliwe jest wykazanie zwrotu z inwestycji? Doskonały artykuł Dana George’a na temat wiedzy finansowej w HR jest tutaj przydatnym źródłem.

5. Uzyskaj wstępne poparcie i zgodę

Przedstaw ustalenia z powyższych kroków, aby dowiedzieć się, czy liderzy HR popierają kontynuowanie działań, czy też należy je przerwać. Jeśli uzyskasz ustną zgodę, działaj dalej!

6. Skontaktuj się z dostawcami

Porównaj dostępne opcje, poproś o kilka prezentacji i przekaż z wyprzedzeniem swoje wymagania każdemu dostawcy oprogramowania, z którym się spotkasz. Pomoże im to zaprezentować, w jaki sposób ich oprogramowanie może usprawnić funkcjonowanie HR zgodnie z Twoimi potrzebami.

Jeśli interesująca Cię platforma nie ma wszystkich potrzebnych funkcji, jak łatwa byłaby integracja z innymi systemami HR? Jakie są całkowite koszty oprogramowania HR w porównaniu z korzyściami?

Oto kilka dodatkowych pytań, które warto zadać dostawcy:

• Kim są najlepsi dostawcy w przypadku Twojego zastosowania?
• Którzy z nich mają najlepsze oceny w swojej kategorii?
• Jaka funkcja każdego narzędzia jest najwyżej oceniana?
• Co mówią recenzje i opinie klientów? Jakie korzyści i wady są najczęściej zgłaszane?
• Jaki rodzaj wdrożenia, szkoleń, wsparcia i innych zasobów oferuje dostawca?
• Czy dostępna jest obszerna dokumentacja?
• Interfejs użytkownika: czy jest atrakcyjny wizualnie?
• Doświadczenie użytkownika: czy poruszanie się po systemie jest intuicyjne i czy łatwo się z niego korzysta?
• Czy to narzędzie jest wystarczająco proste lub złożone, aby spełnić potrzeby związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi? 
• Czy oferuje potrzebną elastyczność lub możliwość dostosowania?
• Czy oferuje solidne standardy bezpieczeństwa oraz jest zgodne z przepisami i dobrymi praktykami dotyczącymi ochrony danych? Czy dostępna jest opcja instalacji lokalnej?
• Czy cena mieści się w Twoim budżecie? Czy cennik jest przejrzysty? Czy cena jest uzasadniona możliwościami oprogramowania? Czy niektóre kluczowe funkcje są dostępne wyłącznie w droższych planach cenowych? 
• Czy oferowana jest prezentacja lub bezpłatny okres próbny?

7. Przygotuj uzasadnienie biznesowe i uzyskaj zgodę

Na podstawie powyższych danych nadszedł czas na przygotowanie uzasadnienia biznesowego. 

Nie musi to być 10-stronicowy dokument — może mieć formę prostego, jednostronicowego memorandum.

Nie musi to być 10-stronicowy dokument — może mieć formę prostego, jednostronicowego memorandum.  Osoby podejmujące decyzje szukają odpowiedzi na następujące pytania:

• Ile to kosztuje?
• Jakie problemy rozwiąże oprogramowanie?
• Co się stanie, jeśli nie zainwestujemy w oprogramowanie?
• Ile potrwa wdrożenie?
• Dlaczego musimy zainwestować właśnie teraz?
• Jaki jest zwrot z inwestycji w to oprogramowanie?

Aby zgłębić ten temat, zapoznaj się z naszym artykułem jak przygotować uzasadnienie biznesowe dla oprogramowania HR.

8. Podejmij decyzję

Gratulacje! Otrzymałeś zgodę na współpracę z wybranym dostawcą. Następne kroki to wdrożenie oprogramowania HR, wdrożenie użytkowników i szkolenia. Czeka Cię ciekawy czas!

Jak przejść przez kolejne etapy

Oprogramowanie HR nie jest magicznym rozwiązaniem, ale z pewnością może usprawnić procesy zarządzania danymi i zwiększyć efektywność operacji związanych z zasobami ludzkimi.

Zachęcamy do dalszego odkrywania świata oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi.

Na szczęście People Managing People od lat analizuje różne podzbiory oprogramowania HR, więc wiele pracy wykonaliśmy już za Ciebie.