Forretningslederens guide til automatisering af HR-processer

Eksemplerne spænder fra Osceola County Sheriff's Office, som effektiviserede sin rekrutteringsproces fra papirbaseret til fuldt digital og delvist automatiseret, hvilket reducerede tiden til ansættelse betydeligt, til KPMG Belgium, som automatiserede sin lønfunktion og dermed forbedrede nøjagtigheden og effektiviteten.

For HR-medarbejdere handler det om at reducere manuelt arbejde… Jo mere automatisering og arbejdsgangsintegration du kan få, desto bedre.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Pinney-Ramos

HR-teknologistrateg hos cClearHR Opens new window

Det kan anvendes på en lang række aktiviteter såsom ferieplanlægning, opfølgning på medarbejderes resultater, administration af talentpipeline eller lønadministrationssystemer.

• Offboarding: Automatisering eller brug af AI i offboardingprocessen sikrer ensartet kommunikation, håndterer udtrædelsesdokumentation og tilbagekalder systemadgang problemfrit, hvilket reducerer sikkerhedsrisici og forbedrer oplevelsen for medarbejdere, der forlader virksomheden.
• Udgiftsrefusion: Automatisering af udgiftsrefusion fremskynder refusionsprocesser, reducerer fejl i godkendelser og sikrer overholdelse af virksomhedens politikker.
• Skatteindberetning: Automatiserede værktøjer til skatteindberetning beregner og behandler lønskatter nøjagtigt, overholder frister for regeloverholdelse og undgår dyre sanktioner.
• Tidsstyring: Tidsregistreringsværktøjer automatiserer fremmøderegistrering og integreres med lønsystemet, hvilket sparer tid og sikrer, at medarbejderne aflønnes korrekt.

Ved at reducere menneskelige fejl og frigøre HR-medarbejdere, så de kan fokusere på strategiske initiativer, forbedrer automatisering den organisatoriske effektivitet og medarbejderoplevelsen.

Hvis man for eksempel integrerer en AI-rekrutteringsplatform, får HR-teams mulighed for at automatisere ting som screening af CV'er, planlægning af interviews og opfølgende e-mails, så de kan fokusere på mere strategiske rekrutteringsinitiativer.

Fagfolk med de bedste HRIS-certificeringer er bedst rustet til at lede HR-automatiseringsinitiativer.

Hvordan kan HR-automatisering gavne din organisation?

HR-automatisering gør mere end at reducere manuelt arbejde – det forbedrer medarbejderoplevelsen, understøtter virksomhedens vækst og muliggør bedre beslutningstagning. Når automatisering anvendes strategisk, giver det HR mulighed for at fokusere på det, der betyder noget: mennesker.

Find ud af, hvor meget tid du kan spare gennem automatisering, ved at vurdere, hvordan du klarer dig sammenlignet med den gennemsnitlige HR-medarbejder.

Fjern manuelt arbejde – ikke den menneskelige kontakt

Automatisering eliminerer gentagne opgaver som tidsregistrering, onboardingtjeklister og administration af personalegoder, hvilket reducerer fejl og sparer timer. Men HR handler om mennesker, ikke kun processer—automatiserede systemer bør forbedre interaktioner, ikke erstatte dem. I stedet for en standardskabelon til en 10-års jubilæums-e-mail, hvorfor så ikke udløse en invitation til en fejring på et fællesmøde?

Skalerbarhed: Vækst uden administrativ overbelastning

HR-opgaverne bliver flere, når virksomheder vokser, men automatisering sikrer, at de ikke bliver flaskehalse. For eksempel:

Administration af personalegoder: Automatiserede systemer til personalegoder kan skaleres til at omfatte nye medarbejdere, justere dækningsmuligheder og integrere med tredjepartsudbydere, efterhånden som arbejdsstyrken vokser.

Ansættelse: En mindre virksomhed begynder måske med et grundlæggende ansøgersporingssystem, men efterhånden som virksomheden vokser, kan det samme værktøj skaleres til at håndtere hundredvis af ansøgere, samtidig med at det integreres med yderligere platforme som software til videointerviews eller værktøjer til AI-screening.

Medarbejderregistre: HR-automatiseringsværktøjer kan tilpasses til at håndtere voksende medarbejderdatabaser og sikre nøjagtig registrering, overholdelse af regler og resultatsporing uden behov for ekstra administrativ indsats.

Kontraktadministration: Værktøjer til elektroniske underskrifter har mange fordele, herunder automatisering af godkendelsesarbejdsgange, reduktion af forsinkelser med at indhente underskrifter og levering af en sikker, revisionsklar registrering af alle underskrevne dokumenter.

Selvbetjeningsfunktioner: Automatiserede systemer gør det muligt for medarbejdere at håndtere en stor del af den administrative belastning gennem hele medarbejderlivscyklussen.

Indsend og følg anmodninger om orlov, gennemfør onboarding med automatiserede IT-opsætninger, og få adgang til nødvendige applikationer og værktøjer gennem automatiseret app-adgang, såsom sundhedsforsikring eller pensionsordninger, når det passer dem.

Ved at udnytte automatisering kan man også forbedre de operationelle funktioner i HRIS, reducere manuelle fejl og øge effektiviteten.

Datadrevet HR: Smartere beslutninger, hurtigere

Moderne HR-rekrutteringsplatforme giver indsigt i realtid i løntendenser, risiko for medarbejderafgang og medarbejderengagement.

Moderne HR-analyseværktøjer som Deel, PerformYard og ADP Workforce Now tager dataanalyse til næste niveau. Disse platforme samler data i realtid og giver handlingsorienteret indsigt gennem intuitive dashboards og rapporter. For eksempel:

ADP Workforce Now: Integrerer løn- og personalegodedata for at afdække sammenhænge mellem lønstrategier og fastholdelse af medarbejdere.

Deel: Deel er velegnet til en global arbejdsstyrke, og funktionerne kan hjælpe dig med at forstå globale lønomkostninger og forudse lønstigninger over tid.

PerformYard: Leverer en analysemotor, der hjælper dig med at filtrere præstationsrelaterede data for at afdække tendenser, sammenligne afdelinger eller identificere de bedst præsterende medarbejdere med henblik på planlægning af efterfølgere. 

Reduktion af spild & øget bæredygtighed

Automatisering af HR-processer er ikke kun effektivt—det er også miljøvenligt. Digitale registre reducerer papirspild, mens cloudbaserede systemer mindsker afhængigheden af printere og arkivskabe. Virksomheder kan spare op til 25 timer om ugen blot ved at eliminere gendannelse af bortkomne dokumenter.

Ved at integrere RPO-tjenester med HR-automatisering kan man yderligere strømline ansættelsesprocesserne og dermed reducere yderligere spild af tid, indsats og materialer.

11 HR-processer, der sparer tid gennem automatisering

Automatisering kan bruges til at forbedre adskillige HR-processer. For eksempel:

1. Medarbejderregistre og datastyring

Medarbejderregistre og datastyring er notorisk tidskrævende og fejlbehæftet. Nogle måder, automatisering kan hjælpe på, omfatter:

• Reduktion af manuel indtastning: Integrationer mellem softwaresystemer reducerer fejl og behovet for at opdatere ændringer i personoplysninger, jobtitler, løn, personalegoder og andre kritiske data mere end én gang.
• Effektiv dokumenthåndtering: Automatiserede systemer til medarbejderadministration har ofte funktioner til sikker upload af dokumenter, versionsstyring og udløbsadvarsler for dokumenter, der skal fornys med jævne mellemrum, såsom certifikater eller licenser. Dette er kun nogle få af de mange fordele ved systemer til medarbejderadministration.
• Automatiserede advarsler og påmindelser: Værktøjer såsom et HRMS kan automatisk sende advarsler og påmindelser om vigtige datoer relateret til medarbejderadministration, såsom afslutning af prøvetidsperioder, kontraktfornyelser eller frister for overholdelse af regler.
• Strømlinet rapportering og analyse: Software kan automatisk generere detaljerede rapporter og analyser af forskellige HR-målepunkter, såsom antal medarbejdere, personaleomsætningsrater, demografiske data og målepunkter for overholdelse af regler. Integration af værktøjer til udgiftsrapportering kan yderligere strømline økonomisk opfølgning og sikre overholdelse af virksomhedens politikker.

2. Rekruttering

Selvom du bør være opmærksom på at bruge for meget automatisering (rekruttering er trods alt i høj grad en menneskelig funktion), omfatter nogle af de måder, automatisering kan bruges til at forbedre rekrutteringsprocessen, følgende:

• Automatiseret jobopslag og distribution: Mange systemer til ansøgersporing (ATSs) har en funktion til samtidig at slå ledige stillinger op på flere platforme, herunder jobportaler, sociale mediekanaler og virksomheders karrieresider.
• Screening og rangering af CV'er: Automatiserede værktøjer til CV-screening kan scanne og evaluere CV'er ud fra foruddefinerede kriterier såsom kompetencer, erfaring og uddannelse samt komme med anbefalinger.
• Søgning efter kandidater: Nogle værktøjer til kandidatsøgning bruger AI til at søge efter kandidater på forskellige onlineplatforme og i databaser.
• Planlægning af jobsamtaler: Nogle værktøjer til automatisering af rekruttering kan koordinere kalendere og planlægge jobsamtaler uden behov for frem-og-tilbage-kommunikation. Kandidater kan vælge mellem tilgængelige tidsrum, hvorefter kalenderne for alle involverede parter automatisk opdateres, og der sendes påmindelser.
• Data og målepunkter: ATSs og værktøjer til rekrutteringsanalyse kan automatisere dataindsamling og rapportering til avancerede rekrutteringsmålepunkter og -analyser.

3. Introduktion af nye medarbejdere

Introduktionen af nye medarbejdere er endnu en proces, der egner sig godt til automatisering. Måder, hvorpå automatisering kan forbedre introduktionsprocessen, omfatter:

• Administrative opgaver: Automatisering kan hjælpe med opgaver såsom at indtaste oplysninger om nyansatte i dit HRIS og din lønsoftware samt udsende velkomstmails, dokumenter og undervisningsmaterialer.
• Ensartet kommunikation: Automatiserede e-mails eller beskeder kan planlægges, så de opdaterer nyansatte om, hvad de kan forvente som det næste, minder dem om opgaver, der skal udføres, eller giver dem nyttige oplysninger om virksomhedskulturen eller deres specifikke roller.
• Indsamling af feedback: Automatisering kan gøre det lettere at indsamle feedback fra nyansatte gennem hele introduktionsprocessen. Dette kan omfatte automatiserede spørgeskemaundersøgelser eller opfølgninger på forskellige stadier af processen.

4. Resultatstyring

Resultatstyring er notorisk vanskelig at få rigtigt. Automatisering kan hjælpe med at forbedre resultatstyringsprocessen ved at:

• Planlægge resultatevalueringer: Cyklusser for resultatevaluering kan planlægges til automatisk at gentage sig efter forudbestemte tidsintervaller (f.eks. kvartalsvist, halvårligt eller årligt) med automatiske påmindelser om at indsende feedback.
• Anerkendelse og belønninger: Automatisering kan gøre det lettere at anerkende og belønne gode resultater og ønskværdig adfærd. For eksempel kan en platform til medarbejderanerkendelse konfigureres til at anerkende præstationer eller milepæle og foreslå passende belønninger såsom bonusser, forfremmelser eller offentlig anerkendelse.

5. Løn og personalegoder

I en proces, der er så administrationskrævende og uforsonlig som lønadministration, er automatisering en gave fra oven for mange. Automatiseret lønsoftware kan hjælpe med:

• Reduktion af fejl: Automatisering hjælper med at reducere fejl ved at sikre, at beregninger af løn, fradrag og skatter udføres korrekt baseret på de seneste regler og organisatoriske politikker.
• Rapportering og analyse: Automatiserede systemer giver mulighed for rapportering i realtid, som kan hjælpe ledelsen med at forstå lønudgifter mere detaljeret. Disse rapporter kan omfatte analyser af personaleomkostninger, afdelingsudgifter og historiske sammenligningsdata.

6. Udgiftsstyring 

Udgiftsstyring er en af de besværlige processer, som ingen er særligt begejstrede for. Automatisering kan dog gøre processen lettere ved at:

• Registrering af kvitterings- og udgiftsdata: Automatiserede systemer forenkler processen med at registrere udgifter ved at give medarbejderne mulighed for at uploade kvitteringer med deres smartphones. Moderne systemer bruger ofte teknologi til optisk tegngenkendelse (OCR) til automatisk at udtrække relevante data fra kvitteringer, hvilket reducerer manuel dataindtastning og risikoen for fejl.
• Håndhævelse af politikker: Automatisering hjælper med automatisk at håndhæve udgiftspolitikker ved at validere krav i forhold til virksomhedens fastsatte regler og grænser. Hvis en udgift for eksempel overskrider en fastsat grænse eller ikke er i overensstemmelse med politikkerne, kan systemet markere den til gennemgang eller automatisk afvise den. Det sikrer, at politikkerne overholdes, og hjælper med at forhindre svigagtige krav.
• Godkendelsesprocesser: Automatiserede udgiftsstyringssystemer kan automatisk sende udgiftsrapporter til de relevante ledere til godkendelse baseret på foruddefinerede regler, såsom udgiftens størrelse eller afdelingen.

Stadig forvirret? Start med: Udgiftsstyringssoftware forklaret

7. Læring og udvikling

Kontinuerlig læring og udvikling er en vigtig drivkraft for organisatorisk succes. Automatisering kan hjælpe med processen gennem:

• Personlige læringsforløb: Automatisering hjælper med at skabe skræddersyede læringsforløb for medarbejdere baseret på rolle, kompetencer, karriereambitioner og præstationsdata. AI-drevne platforme kan anbefale kurser, workshops, uddannelsesprogrammer, projekter og roller, der er mest relevante for den enkelte medarbejders udviklingsbehov.
• Indholdsstyring: AI-drevne systemer kan anbefale opdateringer eller identificere områder, hvor indholdet kan være forældet, så undervisningsmaterialerne forbliver relevante og effektive.
• Dataanalyse og rapportering: Det kan være vanskeligt at måle effektiviteten af L&D-programmer. Automatisering kan hjælpe ved at give indsigt i blandt andet engagementsniveauer, gennemførelsesprocenter og forbedringer i præstationer efter træning.
• Adaptive vurderinger: Selvom teknologien stadig er på et tidligt stadie, udvikles der AI-værktøjer, som kan skabe personlige vurderinger, der tilpasser sig i realtid afhængigt af medarbejdernes svar. Læs om dem i vores artikel om metoder til medarbejdervurdering.

8. Overholdelsesstyring

Det kan være svært at holde styr på overholdelse af regler, men automatisering kan hjælpe ved at tilbyde:

• Automatiske opdateringer og advarsler: Regler og juridiske krav kan ændre sig ofte. Automatiseret software til overholdelse af regler er udstyret til at modtage opdateringer om nye love og regler, som derefter kan integreres i eksisterende arbejdsgange. Disse systemer kan også advare HR-teams om frister for overholdelse eller ændringer, der kræver opmærksomhed, så virksomheden til enhver tid overholder reglerne.
• Revisionsspor: Automatiserede systemer opretholder detaljerede logfiler over alle HR-aktiviteter og skaber et revisionsspor, der kan være uvurderligt under interne eller eksterne revisioner. Denne registrering er afgørende for at dokumentere overholdelse af ansættelseslove og regler.

9. Adgang til apps og værktøjer

At give medarbejderne rettidig adgang til de værktøjer og apps, de har brug for, øger produktiviteten, især for nyansatte og medarbejdere, der skifter team. Automatisering sikrer, at disse processer er effektive, sikre og fejlfri:

• Rollebaserede tilladelser: Automatiserede systemer tildeler adgang til apps og værktøjer baseret på en medarbejders jobrolle. Et medlem af marketingteamet får f.eks. automatisk adgang til værktøjer som Google Analytics, Slack og indholdsstyringssystemet, mens et medlem af IT-teamet får adgang til teknisk software og infrastruktur. Dette reducerer forsinkelser i forbindelse med onboarding og sikrer ensartethed på tværs af organisationen.
• Automatiserede app-anmodninger: Medarbejdere kan anmode om yderligere adgang via en selvbetjeningsportal, hvor automatiseringen sender anmodningen videre til den relevante leder til godkendelse. Når anmodningen er godkendt, tildeler systemet automatisk adgangen, hvilket minimerer IT-teamets involvering og reducerer ventetiden.
• Revisionsspor til sikkerhed: Automatiserede værktøjer fører detaljerede optegnelser over, hvem der har adgang til hvad, hvilket gør det lettere at spore og administrere tilladelser. Dette er særligt vigtigt i forbindelse med overholdelse af regler og sikkerhedsrevisioner.

10. Tidsstyring

Effektiv tidsstyring er en vigtig faktor for præcis lønbehandling, produktivitetssporing og overholdelse af regler. Automatisering forenkler disse processer, sikrer præcision og reducerer den administrative byrde:

• Automatisk registrering af fremmøde: Værktøjer til tidsregistrering registrerer automatisk ind- og udstemplinger, hvilket eliminerer fejl ved manuel indtastning. Medarbejdere kan bruge mobilapps, biometriske systemer eller kortlæsere til at registrere deres arbejdstid, som integreres direkte i lønsystemerne for at sikre problemfri beregninger.
• Automatisering af timesedler: Timesedler udfyldes automatisk baseret på fremmøde, projektfordeling eller værktøjer til opgavesporing. Medarbejdere og ledere kan gennemgå og godkende dem med få klik, hvilket sikrer nøjagtighed og rettidig indsendelse.
• Håndtering af pauser og overarbejde: Automatiserede systemer registrerer pausers varighed og overarbejde, hvilket sikrer overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen og samtidig minimerer tvister. Advarsler giver ledere besked, hvis grænser overskrides eller kræver godkendelse.

11. Fratrædelse

Hvis fratrædelsen håndteres forkert, kan processen udgøre sikkerhedsrisici eller påvirke den fratrædende medarbejders oplevelse negativt. Automatisering sikrer en struktureret, sikker og problemfri fratrædelsesproces:

• Tjeklister ved fratrædelse: Automatiserede systemer genererer personlige tjeklister for hver fratrædende medarbejder, der omfatter opgaver som afsluttende papirarbejde, fratrædelsesundersøgelser og overførsel af ydelser. Disse tjeklister sikrer, at ingen trin overses, og holder alle interessenter informeret.
• Fjernelse af adgang: Automatisering tilbagekalder straks adgangen til virksomhedens værktøjer, e-mailkonti og følsomme systemer, når en medarbejders fratrædelse er bekræftet. Dette minimerer sikkerhedsrisici og bevarer dataintegriteten.
• Opgaver til overholdelse af regler: Automatisering af opgaver som udbetaling af den sidste løn, dokumentation af fratrædelser og arkivering af medarbejderoptegnelser sikrer, at lovkravene overholdes, og beskytter organisationen mod potentielle tvister.

Funktioner, du bør se efter i HR-automatiseringssoftware

Hvert område inden for HR-software tilbyder noget forskelligt, når det gælder automatisering. Lad os se på de forskellige funktioner, du kan forvente, når du undersøger automatiserede løsninger, og på fordelene ved dem.

For at anvende bedste praksis inden for rekruttering og ansøgersporing kan du overveje indsigt fra multinationale HR udbydere for at sikre overholdelse af regler og effektivitet i hele verden.

Udfordringer ved HR-automatisering: Afvejning af effektivitet og menneskelig kontakt

HR-automatisering strømliner processer og reducerer manuelt arbejde, men det er afgørende at vide, hvornår man skal stole på teknologi, og hvornår man skal prioritere menneskelig interaktion. Selvom automatisering øger effektiviteten, kan den ikke erstatte de personlige forbindelser, der får en arbejdsplads til at trives. De bedste HR-strategier kombinerer automatisering med empati, så medarbejderne føler sig værdsatte og ikke blot behandlet som processer.

Automatisering er ikke altid det bedste svar

At en opgave kan automatiseres, betyder ikke, at den bør automatiseres. Forestil dig en medarbejder, der fejrer 10 år i din virksomhed – ville vedkommende foretrække en generisk automatiseret e-mail eller en oprigtig anerkendelse ved et fællesmøde for hele virksomheden? HR-automatisering bør forbedre, ikke erstatte, meningsfulde interaktioner.

Oplæring & implementering er vigtigt

Automatisering er ikke en løsning, man bare kan “indstille og glemme”. Nye værktøjer kræver oplæring, fejlfinding og løbende justeringer. Hvis medarbejderne har svært ved at bruge et automatiseret system, forsvinder effektivitetsgevinsterne hurtigt. En velplanlagt implementering sikrer, at automatiseringen arbejder for og ikke imod dit team.

Skalerbarhed: Fremtidssikr din HR-teknologi

Ikke alle automatiseringsværktøjer vokser sammen med din virksomhed. Se efter løsninger, der integreres problemfrit med din HR-teknologistak og tilbyder modulære funktioner, som kan udvides i takt med, at din arbejdsstyrke udvikler sig. Det rigtige værktøj bør tilpasse sig dig – ikke omvendt.

AI erstatter ikke HR – det styrker HR

Automatisering eliminerer besværligt administrativt arbejde, så HR-fagfolk kan fokusere på det, der virkelig betyder noget – medarbejderengagement, kultur og strategi. I stedet for at erstatte jobfunktioner giver AI i HR HR-teams mulighed for at investere i den menneskelige side af arbejdet og sikre, at medarbejderne føler sig hørt, støttet og værdsatte.

Det handler i sidste ende om mennesker, og den rette balance mellem teknologi og menneskelig kontakt sikrer, at automatisering tjener dit team – ikke omvendt.

Du er måske stadig afhængig af manuelle processer, men hvis du sandsynligvis vil vokse fra dine systemer eller ønsker, at dit HR-team skal drage fordel af mere omkostningseffektive processer, er automatisering som en del af din digitale transformation af HR værd at overveje, især hvis den problemfrit kan integreres på tværs af de systemer, du bruger nu.

Hvis du allerede har besluttet dig for at indføre en ny AI-drevet HR-teknologi, skal du overveje hvordan du udarbejder en businesscase for HR-software og den overordnede udvælgelsesproces for HR-software.

Hold kontakten

Hvis du fandt denne artikel nyttig, anbefaler jeg, at du tilmelder dig vores People Managing People-nyhedsbrev for at holde dig opdateret om de seneste branchetendenser inden for faglig ekspertise og organisationsudvikling.