Risiken von Employer of Record: Leitfaden für Entscheidungsträger

Dieser Leitfaden soll die Risiken beim Outsourcing der HR-Aufgaben an einen Employer of Record beleuchten und Sie in die Lage versetzen, fundierte Entscheidungen bei der Zusammenarbeit mit EORs zu treffen.

Was ist ein Employer of Record?

Die Definition eines EOR und eine ausführliche Betrachtung dessen, was sie tun, füllt einen eigenen Artikel. Hier geben wir daher nur eine grobe Übersicht. 

Im einfachsten Sinne ist ein Employer of Record ein spezialisierter Dienstleister, der die rechtlichen und administrativen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung einer Belegschaft im Auftrag einer Kundenfirma übernimmt.

In dieser Konstellation übernimmt der EOR die Rolle des gesetzlichen Arbeitgebers und ist verantwortlich für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen, Compliance und weitere mit HR verbundene Aufgaben für die Mitarbeitenden der Kundenfirma.

Dieses Modell ist eine Alternative dazu, einfach einen "Dienstleistungsvertrag" abzuschließen. Das kann zwar mehr Flexibilität bieten, ist jedoch je nach Rechtsgebiet und Präferenz der Personen häufig weniger attraktiv.

Profi-Tipp: „Sie sollten den Kandidaten Bescheid geben, wenn Sie sie auf diesem Weg beschäftigen möchten, denn nicht jeder weiß, wie man als Selbstständiger arbeitet. In manchen Ländern dauert die Registrierung auch etwas. – Mariya Hristova, Autorin von „Wie man Remote-Mitarbeitende einstellt und weltweite Talente erschließt“.

EORs werden manchmal fälschlicherweise als Professional Employer Organizations (PEO) bezeichnet. Allerdings unterscheiden sich die Kosten von PEOs deutlich, da sie auf eine etwas andere Weise arbeiten. Lesen Sie diesen Artikel, der die Unterschiede zwischen PEO und EOR erklärt.

Obwohl EORs technisch gesehen für das Management von Arbeitnehmern konzipiert sind, bieten viele EOR-Anbieter auch Agent of Record (AOR) oder Contractor of Record (COR) Dienste an, um Unternehmen beim Management globaler Auftragnehmer zu unterstützen (die Unterschiede finden Sie in unserem Leitfaden AOR vs EOR).

Klingt das nach dem, was Sie suchen? Dann schauen Sie sich als Nächstes unsere Liste der besten AOR- und COR-Dienste für gute Optionen an.

Häufige Einsatzszenarien für EORs

Globale Expansion: Viele Unternehmen greifen auf EOR-Dienste zurück, wenn sie ihre Rekrutierungsaktivitäten auf neue Länder oder Regionen ausweiten. So können sie rasch Präsenz zeigen, ohne rechtliche Einheiten gründen, lokale Arbeitsgesetze durchdringen und Verwaltungsaufgaben stemmen zu müssen.

Temporäre oder projektbasierte Belegschaften: Unternehmen mit schwankenden Personalbedarfen, saisonalen Projekten oder kurzfristigen Initiativen finden EOR-Lösungen als unschätzbar wertvoll. EORs ermöglichen es, flexibel auf- oder abzubauen – ohne die Bindung an Festanstellungen.

Compliance-Management für verteilte Teams: EORs werden oft aufgrund ihrer Expertise angefragt, mit komplexen weltweiten Personalthemen wie Gesetzen und Regulierungen umzugehen. Sie helfen Kunden, lokal, national und international rechtlich konform zu bleiben und das Risiko juristischer Probleme zu minimieren.

Fokus auf Kernkompetenzen: Durch das Auslagern der HR und administrativer Funktionen an einen EOR können Unternehmen Ressourcen und Energie auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten lenken – für mehr Effizienz und Produktivität.

Rechtliche Verpflichtungen

Employer of Record übernehmen zahlreiche wichtige rechtliche Verpflichtungen, darunter:

Arbeitsverträge: Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, die mit den lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen, Festlegung der Arbeitsbedingungen sowie Verwaltung von Vertragsverlängerungen oder Kündigungen.

Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen: Verwaltung der Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuerabzügen, Beiträgen und Verwaltung der Zusatzleistungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihre Vergütung korrekt und pünktlich erhalten.

Einhaltung von Vorschriften: Auf dem neuesten Stand bleiben bei sich ständig ändernden Arbeitsgesetzen und -vorschriften, Einhaltung von Einwanderungs-, Arbeits- und Steuergesetzen sowie Durchführung notwendiger Audits und Berichterstattungen.

Besteuerung: Erfüllung von steuerlichen Verpflichtungen, einschließlich Einbehalt und Abführung von Einkommens- und Sozialversicherungsbeiträgen sowie Sicherstellung der Einhaltung lokaler Steuervorschriften.

Unfallversicherung: Bereitstellung von Unfallversicherungsschutz für Arbeitnehmende und Bearbeitung der Ansprüche im Falle von Arbeitsunfällen.

Dokumentation: Führung genauer Aufzeichnungen über Mitarbeiterdaten, Verträge, geleistete Arbeitsstunden und andere HR-bezogene Informationen.

Finanzielle Risiken

Obwohl Employer of Record (EOR)-Modelle erhebliche Vorteile bieten, sind sie auch mit finanziellen Risiken verbunden, die sorgfältig bedacht werden müssen. 

Versteckte Kosten

Diese Ausgaben sind möglicherweise nicht auf den ersten Blick erkennbar, können aber erheblichen Einfluss auf Ihre Gewinnspanne haben. 

Servicegebühren: EOR-Anbieter berechnen in der Regel Servicegebühren, deren Höhe je nach Umfang der gewünschten Dienstleistungen variiert. Es ist wichtig, die Gebührenstruktur genau zu kennen und zu prüfen, ob sie in das Budget passt.

Pflichtleistungen: In einigen Ländern gibt es verpflichtende Sozialleistungen, die vom Arbeitgeber erbracht werden müssen und für die ein EOR zusätzlich zum Gehalt und seinem Service-Prozentsatz Gebühren erhebt. 

Abfindung und Austritt: EORs berechnen ein Abfindungsentgelt für Beschäftigte zuzüglich eines prozentualen Aufschlags darauf (in manchen Ländern kann das beträchtlich sein) sowie separate Gebühren für das Management des Ausscheidens einer Person.

Zusätzliche Gebühren: Einige EORs erheben weitere Gebühren für bestimmte Leistungen, wie beispielsweise Dokumentenbearbeitung, Onboarding neuer Mitarbeiter oder HR-Beratung. Diese Kosten können sich summieren, daher sollte man sie unbedingt in die Gesamtkalkulation der EOR-Kosten miteinbeziehen.

Währungsschwankungen: Schwankungen beim Wechselkurs zwischen verschiedenen Währungen stellen bei der Zusammenarbeit mit EOR-Anbietern in internationalen Märkten ein erhebliches finanzielles Risiko dar. Wechselkursschwankungen können sich auf die Kosten für Gehaltszahlungen und andere finanzielle Transaktionen auswirken.

Compliance-Risiken

Grenzüberschreitendes Arbeiten bringt rechtliche Implikationen mit sich, die verwirrend sein können, wenn man mit dem jeweiligen Markt keine Erfahrung hat. Arbeitsgesetze, Standards und Vorschriften können sich weltweit sehr stark unterscheiden. Hier sind einige Aspekte, die Sie stets beachten sollten. 

Arbeitsgesetze

Nicht-Einhaltung lokaler und internationaler Arbeitsgesetze kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen. Regelungen zu Mindestlohn, Arbeitszeiten, Überstundenvergütung, bezahltem Urlaub und Arbeitsverträgen fallen alle in diesen Bereich.

Ein Beispiel hierfür ist der Fair Labor Standards Act (FLSA) in den USA. Neben den genannten Vorschriften legt er auch Regelungen für die Beschäftigung von Minderjährigen fest.

Die Nichteinhaltung der FLSA-Regelungen kann zu Strafen, Nachzahlungsverpflichtungen und Gerichtsverfahren gegen den Arbeitgeber führen.

Regulatorische Änderungen

Das regulatorische Umfeld verändert sich ständig und auf dem Laufenden zu bleiben kann genauso anstrengend sein wie das Verfolgen von geopolitischen Entwicklungen. 

Wer sich nicht rechtzeitig an regulatorische Neuerungen anpasst, riskiert Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und Probleme mit dem Ruf des Unternehmens.

Beispielhaft ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union. Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen strenge Datenschutzbestimmungen einhalten. 

Nicht-Einhaltung der DSGVO kann zu Strafen von bis zu €20 Millionen oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes führen, je nachdem, was höher ist.

Verständnis der Strafen bei Nichteinhaltung

Die Strafen für Nichteinhaltung können je nach Schwere des Verstoßes, der Gerichtsbarkeit und den jeweils verletzten Gesetzen oder Vorschriften stark variieren. Ich veranschauliche das mit einem hypothetischen Beispiel.

Ein Unternehmen, das einen EOR in Frankreich nutzte, versäumte es, dessen Konformität mit lokalen Arbeitsgesetzen ausreichend zu prüfen.

Besonders problematisch war die Einhaltung der französischen Arbeitszeitregelung, die eine wöchentliche Arbeitszeit von in der Regel 35 Stunden vorsieht und nach Gesetz im Durchschnitt nicht mehr als 44 Stunden pro Woche zugelassen sind. Der einzelne Arbeitstag darf dabei 10 Stunden nicht überschreiten. 

In der Folge verstießen sie unbeabsichtigt gegen arbeitsrechtliche Vorschriften bezüglich Überstundenvergütung und Arbeitszeiten der Beschäftigten, indem sie den Mitarbeitenden so viele Aufgaben aufbürdeten, dass diese die 48-Stunden-Grenze überschreiten mussten, und versäumten zudem, die Vorschriften über die erhöhte Vergütung vollständig einzuhalten, welche besagen, dass der/die Beschäftigte für jede der ersten 8 Überstunden einen Aufschlag von 25 % und für jede weitere Überstunde danach einen Aufschlag von 50 % erhalten muss. 

In manchen Fällen hätte das Verständnis für Tarifverträge mit Gewerkschaften dem Unternehmen Ärger ersparen können, indem Vereinbarungen über die Überschreitung der regulären Arbeitszeit ausgehandelt worden wären. 

Dies führte zu Bußgeldern pro Mitarbeitendem, Beschwerden von Beschäftigten und einem Imageschaden für das Unternehmen auf dem französischen Markt.

Um die mit EORs verbundenen Compliance-Risiken abzumildern, sollten Sie Folgendes beachten:

• Umfassende Due-Diligence-Prüfung: Sprechen Sie mit dem EOR über die Länder, in die Sie konkret expandieren möchten, und fragen Sie nach deren Fachkenntnissen in diesen Regionen. Verfügen sie über lokale HR-Expert:innen, Arbeitsrechtler:innen und Finanz-/Steuerberater:innen, die entweder bei ihnen angestellt sind oder mit ihnen zusammenarbeiten?
• Regelmäßige Audits: Prüfen Sie regelmäßig die Compliance-Praktiken Ihres EORs, um sicherzustellen, dass sie weiterhin mit den sich wandelnden Gesetzen und Vorschriften im Einklang stehen.
• Rechtsberatung einholen: Konsultieren Sie Expert:innen mit umfassender Kenntnis der lokalen Arbeitsgesetze, um Ihre Beziehung zum EOR rechtssicher zu gestalten.

Operative Risiken

Auch aus betrieblicher Sicht können EORs Herausforderungen darstellen, wenn sie nicht mit Ihren Werten oder Ihrer Arbeitsweise übereinstimmen. Achten Sie insbesondere auf Folgendes: 

Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs (Business Continuity)

Betriebliche Unterbrechungen können für Ihr Unternehmen teuer und schädlich sein. Die Sicherstellung des Geschäftsbetriebs ist bei der Zusammenarbeit mit einem EOR entscheidend, da jede Unterbrechung der Dienstleistungen den Gewinn und die Betriebsfähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann.

Strategien zur Risikominderung:

• Notfallwiederherstellungsplan: Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem EOR einen umfassenden Notfallwiederherstellungsplan, der Verfahren für die Bewältigung unerwarteter Störungen – ob bedingt durch Naturkatastrophen, politische Instabilität oder andere unvorhergesehene Ereignisse – vorsieht.
• Diversifizierung der EOR-Partner: Ziehen Sie in Betracht, mit mehreren EOR-Anbietern in unterschiedlichen Regionen zusammenzuarbeiten, um das Risiko einer Geschäftsunterbrechung durch einen Single Point of Failure zu minimieren.

Datensicherheit

Datensicherheit ist in der heutigen digitalen Welt von höchster Bedeutung. Wenn Sie einem EOR sensible Mitarbeiterinformationen anvertrauen, möchten Sie das Risiko von Datenpannen und Cyber-Bedrohungen anhand folgender Kriterien bewerten:

• Zertifizierungen – Überprüfen Sie die Einhaltung international anerkannter Datensicherheitsstandards wie ISO 27001, die ein Engagement für Best Practices im Datenschutz belegen.
• Regelungen zur Datenaufbewahrung – Prüfen Sie, wie lange die Daten der Mitarbeitenden gespeichert werden und wie sie sicher gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
• Pläne zur Reaktion auf Vorfälle – Bewerten Sie, wie Ihr EOR im Falle eines Datenverstoßes oder Sicherheitsvorfalls vorgeht: Welche Sofortmaßnahmen und Meldewege existieren und wie wird mit betroffenen Parteien kommuniziert?
• Penetrationstests: Erkundigen Sie sich, ob regelmäßig Penetrationstests durchgeführt werden, um potenzielle Schwachstellen proaktiv zu identifizieren und zu beheben.

Strategien zur Risikominderung

• Daten­schutz­protokolle: Stellen Sie sicher, dass Ihr EOR über robuste Datenschutzprotokolle verfügt, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffs­kontrollen und regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen.
• Rechtliche Vereinbarungen: Legen Sie klare Datenschutzklauseln in Ihrem Vertrag mit dem EOR fest, die dessen Verantwortung für den Schutz sensibler Informationen regeln.

Im Zusammenhang mit Datensicherheit ist das bereits erwähnte Beispiel der DSGVO besonders relevant. Sie schreibt strenge Datenschutzmaßnahmen für Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, vor und sieht bei Datenschutzverstößen erhebliche Bußgelder vor.

Strategische Risiken

Employer of Record (EOR)-Modelle bieten verschiedene strategische Vorteile, bringen aber auch strategische Risiken mit sich, die sich auf die langfristigen Unternehmensziele auswirken können.

Verlust an Kontrolle

Bei einer Zusammenarbeit mit einem EOR geben Organisationen einen Teil der Kontrolle über HR- und Personal­management­prozesse ab. Dieser Kontrollverlust kann die strategische Entscheidungsfindung beeinträchtigen und die Fähigkeit einschränken, flexibel auf sich ändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren.

Strategien zur Risikominderung:

• Strategische Aufsicht: Behalten Sie eine strategische Aufsichtsfunktion bei, auch wenn Sie HR-Aufgaben an einen EOR auslagern. Setzen Sie weiterhin klare Ziele, Vorgaben und Leistungserwartungen.
• Effektive Kommunikation: Etablieren Sie eine offene Kommunikationslinie mit dem EOR, um sicherzustellen, dass strategische Entscheidungen mit den langfristigen Zielen Ihrer Organisation übereinstimmen.

Markenreputation

Die Handlungen und Praktiken Ihres gewählten EOR können sich direkt auf die Markenreputation Ihrer Organisation auswirken. Negative Vorfälle im Zusammenhang mit Arbeitspraktiken, Compliance-Problemen oder Unzufriedenheit der Mitarbeitenden können Ihr Markenimage beschädigen.

Strategien zur Risikominderung

• Auswahl des Partners: Wählen Sie einen EOR mit einer starken Erfolgsbilanz in ethischer Beschäftigung und Einhaltung von Vorschriften, um Reputationsrisiken zu minimieren.
• Transparenz: Seien Sie gegenüber Ihren Mitarbeitenden transparent in Bezug auf die Beziehung zum EOR und betonen Sie Ihr Engagement für deren Wohlbefinden.

Langfristige Tragfähigkeit

Die langfristige Tragfähigkeit Ihres EOR und seine Fähigkeit, sich an globale Beschäftigungstrends und neue Vorschriften anzupassen, können die Nachhaltigkeit Ihrer Organisation beeinflussen. Ein instabiler EOR kann strategische Risiken mit sich bringen.

Strategien zur Risikominderung

• Finanzanalyse: Bewerten Sie regelmäßig die finanzielle Stabilität Ihres EOR-Partners. Stellen Sie sicher, dass dieser über Ressourcen verfügt, um wirtschaftliche Herausforderungen zu bewältigen und die Dienstleistung aufrechtzuerhalten.
• Notfallplanung: Entwickeln Sie Notfallpläne für den Fall, dass der EOR finanzielle oder betriebliche Schwierigkeiten hat, um eine minimale Störung Ihrer Belegschaft zu gewährleisten.

Die COVID-19-Pandemie hat die Bedeutung der Einschätzung der langfristigen Tragfähigkeit von Dienstleistern aufgezeigt. Einige EORs hatten während der Krise finanzielle Schwierigkeiten, was sich auf die Organisationen auswirkte, die auf deren Dienstleistungen angewiesen waren.

Rechtliche und vertragliche Absicherungen

Um strategische Risiken zu minimieren, ist es eine bewährte Praxis, rechtliche und vertragliche Absicherungen in Ihre Vereinbarung mit dem EOR aufzunehmen. Diese Absicherungen können Folgendes umfassen:

• Kündigungsklauseln: Definieren Sie klar die Bedingungen, unter denen jede Partei die Partnerschaft beenden kann, und bieten Sie somit eine Exit-Strategie für unvorhergesehene Probleme.
• Leistungskennzahlen: Legen Sie messbare Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indicators) fest, die mit Ihren langfristigen Zielen übereinstimmen, und überprüfen Sie diese regelmäßig gemeinsam mit dem EOR.
• Wettbewerbs- und Verschwiegenheitsvereinbarungen: Schließen Sie Wettbewerbsverbote und Verschwiegenheitsklauseln ein, um Ihr geistiges Eigentum zu schützen und den EOR daran zu hindern, mit Ihrer Organisation in Konkurrenz zu treten.

Wichtigste Erkenntnisse

Obwohl EOR-Dienstleistungen Ihrer Organisation einen großen Mehrwert bieten können und Ihnen ermöglichen, auf einen globalen Talentpool zuzugreifen, sind sie mit Risiken verbunden, die vor einer Partnerschaft genau geprüft werden sollten.

Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst.

Globale Expansion und Marktwachstum

Employer of Record (EOR)-Dienstleistungen werden für Unternehmen, die international expandieren möchten, immer beliebter. Bis 2028 soll der EOR-Markt einen Wert von 9,8 Milliarden US-Dollar erreichen, wobei Nordamerika einen erheblichen Anteil an diesem Wachstum haben wird.

Dieser Trend verdeutlicht die wachsende Abhängigkeit von EORs, um Zugang zu internationalen Talenten zu erhalten und das Personalmanagement zu vereinfachen.

Vorteile und Anwendungsfälle von EORs

EORs bieten eine Vielzahl an Vorteilen, unter anderem die Einhaltung von Vorschriften, Flexibilität bei der Skalierung der Belegschaft sowie optimierte HR-Funktionen. Sie sind besonders nützlich für die globale Expansion, das Management temporärer oder projektbasierter Teams und die Einhaltung unterschiedlicher Arbeitsgesetze vor Ort.

Diese Vorteile ermöglichen es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig rechtliche und administrative Risiken zu reduzieren.

Risiken und Überlegungen

Während EORs erhebliche Vorteile bieten, sind sie auch mit finanziellen, regulatorischen, operativen und strategischen Risiken verbunden. Versteckte Kosten, Währungsschwankungen und Compliance-Probleme können das Ergebnis beeinflussen.

Vermeiden Sie Risiken im Zusammenhang mit Employer of Record, indem Sie das Haftungsschutz für Arbeitnehmerleistungen und dessen Rolle im Mitarbeitendenschutz verstehen.

Um Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durchführen, eine klare Kommunikation mit dem EOR aufrechterhalten und solide rechtliche sowie vertragliche Schutzmaßnahmen implementieren. Das Verständnis dieser Risiken ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen über die Nutzung von EOR-Dienstleistungen zu treffen.

Wenn Sie derzeit auf der Suche nach einem EOR-Anbieter sind, gibt es viel zu beachten. Werfen Sie einen Blick auf unsere Auswahl der besten Employer of Record Services (EOR) oder unsere Zusammenstellungen der besten EOR-Dienstleistungen in den folgenden Ländern:

• Australia's best EOR services
• Brazil's best EOR services
• Canada's best EOR services
• Chile's best EOR services
• China's best EOR services
• Colombia's best EOR services
• France's best EOR services
• Germany's best EOR services
• Hong Kong's best EOR services
• India's best EOR services
• Indonesia's best EOR services
• Italy's best EOR services
• Japan's best EOR services
• Netherland's best EOR services
• Philippines' best EOR services
• Portugal's best EOR services
• Singapore's best EOR services
• Spain's best EOR services
• Switzerland's best EOR services
• Turkey's best EOR services
• UAE's best EOR services
• United Kingdom's best EOR services

FAQs: Zusätzliche Ressourcen für fundierte Entscheidungsfindung