Die 10 häufigsten Lohnabrechnungsfehler und wie Sie sie vermeiden können
Lohn- und Gehaltsabrechnung ist kompliziert und Fehler dürfen hier kaum passieren. Ohne gutes Lohnmanagement können leicht teure Fehler entstehen, die zu unzufriedenen Mitarbeitenden, Bußgeldern und Strafen sowie Reputationsschäden führen.
Beispielsweise hat eine Studie von EY ergeben, dass durchschnittlich jeder Lohnabrechnungsfehler Organisationen $291 kostet – sowohl direkt als auch indirekt.
Um einen möglichst fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten, finden Sie hier die 10 häufigsten Lohnabrechnungsfehler und Best Practices, um diese zu vermeiden.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
10 häufigste Lohnabrechnungsfehler
Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:
1. Falsche Mitarbeiterinformationen
Es klingt simpel, doch Fehler bei Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder Bankverbindungen der Mitarbeitenden können zu Problemen bei Direktüberweisungen, Steuererklärungen und der Genauigkeit der Gehaltsabrechnung führen.
Darauf sollten Sie besonders achten, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen und noch andere Aufgaben haben.
2. Fehler bei der Mitarbeitereinstufung
Wenn Arbeitgeber Mitarbeitende falsch einstufen, bestimmen sie nicht korrekt, ob jemand Angestellter oder selbstständiger Auftragnehmer ist.
Diese Unterscheidung ist entscheidend, da sie beeinflusst, wie Steuern einbehalten und abgeführt werden, ob Anspruch auf Überstunden und Zusatzleistungen besteht und ob arbeitsrechtliche Vorschriften eingehalten werden.
Häufige Einstufungsfehler, auf die Sie achten sollten:
- Ausgenommene Mitarbeitende (exempt) als nicht-ausgenommen (non-exempt) eingestuft: Ausgenommene Mitarbeitende sind in der Regel festangestellt und haben keinen Anspruch auf Überstundenbezahlung. Werden sie als nicht-ausgenommen klassifiziert, kann dies zu unnötigen Überstundenvergütungen führen.
- Nicht-ausgenommene Mitarbeitende als exempt eingestuft: Dies ist problematischer, da dadurch Überstunden nicht bezahlt werden – ein Verstoß gegen das Fair Labor Standards Act (FLSA) – und Klagen sowie Strafen drohen.
- Selbstständige Auftragnehmer als Mitarbeitende eingestuft: Unternehmen behandeln manchmal fälschlicherweise Auftragnehmer als Angestellte, was zu unnötigen Steuerabzügen und Leistungen führen kann.
- Mitarbeitende als selbstständige Auftragnehmer eingestuft: Häufiger werden Angestellte als Auftragnehmer eingestuft, um Leistungen, Steuern und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu umgehen. Wie FedEx herausfand, kann dies erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.
3. Fehler bei der Lohnberechnung
Fehler bei der Berechnung von Lohn, Überstunden oder Abzügen können zu Unter- oder Überzahlungen führen—keines von beiden ist ideal.
Berechnungsfehler können in verschiedenen Phasen der Lohnabrechnung und aus unterschiedlichen Gründen entstehen. Hier ein detaillierter Überblick über häufige Fehler:
- Fehler beim Stundensatz
- Falsche Berechnung der gearbeiteten Stunden/Tage
- Versäumnis, Überstunden korrekt zu berechnen (beachten Sie: z. B. zählt das Durcharbeiten von Pausen mit)
- Falscher Überstundensatz oder -zeitraum
- Falscher Steuerabzug
- Nicht berücksichtigte Lohnsatzänderungen (sehr häufig)
- Fehlerhafte Berechnung und Abzüge von Zusatzleistungen
- Schichtzuschläge nicht korrekt angewendet
- Fehler bei Währungsumrechnungen.
4. Nicht alle steuerpflichtigen Vergütungsarten für Mitarbeitende melden
Es ist leicht zu vergessen, dass die Vergütung mehr als Gehälter, Löhne, Prämien und Provisionen umfasst. Weitere Formen der Vergütung, die an den IRS gemeldet werden müssen, sind zum Beispiel:
- Sachleistungen: Nicht-monetäre Zusatzleistungen wie Firmenwagen, Fitnessstudiomitgliedschaften oder Wohnzuschüsse müssen als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden, sofern sie nicht bestimmten Ausnahmen unterliegen.
- Aktienoptionen: Der Wert von den Mitarbeitenden gewährten Aktienoptionen muss beim Ausüben der Optionen als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden.
- Erstattete Ausgaben: Erstattungen für persönliche Ausgaben, die nicht korrekt als betriebliche Ausgaben dokumentiert sind, müssen als steuerpflichtiges Einkommen angegeben werden.
- Gutscheine und Preise: Nicht-monetäre Auszeichnungen wie Gutscheine, Gewinne oder Auszeichnungen an Mitarbeitende sind steuerpflichtig und müssen gemeldet werden.
- Abfindungen: Zahlungen an Mitarbeitende im Falle einer Kündigung, einschließlich Abfindungen und Auszahlungen erworbener Urlaubstage, sind als steuerpflichtiges Einkommen zu behandeln.
- Trinkgelder: Für Mitarbeitende, die Trinkgelder erhalten, beispielsweise in der Gastronomie, müssen diese ordnungsgemäß gemeldet und versteuert werden.
- Zuschüsse: Jegliche Zuschüsse wie Essens- oder Reisekostenzuschüsse an Mitarbeitende sind steuerpflichtig, sofern sie nicht unter spezielle Steuerbefreiungen fallen.
5. Nichtbeachtung von bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften
Einige Bundesstaaten und Gemeinden haben spezifische Lohn- und Gehaltsregelungen, die sich von den bundesweiten Vorgaben unterscheiden.
Hier sind einige typische Bereiche, in denen die Nichteinhaltung lokaler und bundesstaatlicher Gesetze zu Problemen führen kann:
- Mindestlohngesetze: Viele Bundesstaaten und Gemeinden setzen höhere Mindestlöhne fest als die bundesweite Vorgabe. Arbeitgebende müssen immer den jeweils höchsten gültigen Satz bezahlen. Ein Versäumnis kann Lohnklagen und Strafen nach sich ziehen.
- Überstundenregelungen: Landesgesetze können andere Kriterien für Überstundenvergütung und deren Höhe vorschreiben. Manche Staaten verlangen Überstunden bereits bei mehr als acht Arbeitsstunden pro Tag statt nur ab 40 Stunden pro Woche. Werden diese Vorschriften ignoriert, drohen Unterbezahlung und rechtliche Konsequenzen.
- Bezahlter Krankenstand: Manche Bundesstaaten und Kommunen verpflichten Arbeitgebende zur bezahlten Arbeitsunfähigkeit. Diese Vorschriften differieren hinsichtlich Ansparrate, Nutzungsmöglichkeiten und Übertragungsregelungen. Wird bezahlter Krankenstand nicht gewährt, kann dies Bußgelder und Beschwerden zur Folge haben.
- Bezahlte Familien- und Krankenzeiten: Einige Bundesstaaten bieten eigene Programme für bezahlte Familien- oder Krankenzeiten an, die weitergehende Ansprüche als der Bundes Family and Medical Leave Act (FMLA) gewähren. Arbeitgebende müssen diese Programme erfüllen, um Strafen zu vermeiden.
- Pausenregelungen: Bundesstaatliche Regelungen können bestimmte Pausen- und Ruhezeiten für Mitarbeitende vorschreiben. Kalifornien verlangt zum Beispiel eine 30-minütige Essenspause bei jeweils fünf Stunden Arbeit und eine 10-minütige Ruhepause je vier Stunden Arbeit. Missachtung kann Lohnansprüche und Bußgelder nach sich ziehen.
- Abrechnung der letzten Gehaltszahlung: Je nach Bundesstaat gelten verschiedene Vorgaben, wann die letzte Gehaltszahlung nach Kündigung oder freiwilligem Ausscheiden erfolgen muss. Verspätungen oder Unterlassungen bei der Auszahlung können Bußgelder und Strafen verursachen.
6. Doppelte Zahlungen
Doppelte Zahlungen entstehen, wenn Mitarbeitende für dieselbe Abrechnungsperiode mehrfach bezahlt werden – häufig durch manuelle Eingabefehler, nicht synchronisierte Systeme oder wiederholte Überweisungen im Lohnabrechnungsprogramm.
Überzahlungen können zu Liquiditätsproblemen führen, die Buchhaltung verzerren und Compliance-Risiken verursachen, wenn sie nicht zeitnah korrigiert werden.
Die Rückforderung der zu viel gezahlten Beträge ist außerdem oft unangenehm oder schwierig – vor allem, wenn Mitarbeitende das Geld schon ausgegeben haben!
7. Verspätete oder ausgelassene Lohnabrechnung
Dies passiert, wenn Mitarbeitende am erwarteten Zahltag nicht bezahlt werden – aufgrund verpasster Fristen, Bearbeitungsfehlern, Bankfeiertagen oder technischen Problemen mit Lohnsystemen oder Banküberweisungen.
Verspätete Lohnzahlungen untergraben das Vertrauen der Mitarbeitenden, verstoßen in vielen Rechtssystemen gegen Arbeitsgesetze und können Sanktionen durch Aufsichtsbehörden nach sich ziehen. Für viele, die von Gehalt zu Gehalt leben, kann selbst eine kurze Verzögerung zu finanziellen Schwierigkeiten führen.
8. Fehlerhafte Bearbeitung der letzten Lohnzahlung
Letzte Gehaltsabrechnungen können kompliziert werden – besonders, wenn Sie sich beim Verarbeiten einer Kündigung beeilen oder während des Offboardings ein Detail übersehen haben.
Das Vergessen der Auszahlung nicht genutzter Urlaubstage, die Anwendung falscher Abzüge oder das Versäumen von gesetzlich vorgeschriebenen Fristen kann zu rechtlichen Problemen oder zu einem frustrierten ehemaligen Mitarbeiter führen.
Viele Bundesländer haben strenge Zeitvorgaben für die Ausstellung der letzten Gehaltsabrechnung – einige verlangen sogar die Zahlung am selben Tag der Kündigung.
9. Unzureichende oder falsche Dokumentation
Schlechte oder ungenaue Aufzeichnungen können bei Prüfungen durch Steuerbehörden oder Arbeitsämter (ebenso wie bei internen Lohnbuchhaltungsprüfungen) zu Unstimmigkeiten und Problemen bei der Steuererklärung führen.
Einer der größten Vorteile der Auslagerung der Lohnabrechnung besteht darin, dass die Dokumentation dann jemand anderem obliegt!
10. Verpasste Meldefristen
Das Versäumen von Meldefristen für die Lohnbuchhaltung ist ein häufiger, aber schwerwiegender Fehler, der zu Strafen und Compliance-Problemen führen kann.
Arbeitgeber sind für die Einreichung verschiedener Bundes-, Landes- und lokaler Formulare verantwortlich – wie das vierteljährliche Formular 941 für Lohnsteuern, das jährliche Formular 940 für FUTA und Jahresendformulare wie W-2, W-3 und 1099 – jeweils mit festen Abgabeterminen.
Viele dieser Fristen liegen im Januar oder am Ende eines Quartals, und das Versäumen kann Strafen seitens der IRS oder Landesbehörden nach sich ziehen.
Um gesetzeskonform zu bleiben, ist es unerlässlich, einen Lohnabrechnungskalender mit allen Abgabeterminen zu führen und sicherzustellen, dass Ihr Lohnsystem oder Anbieter fristgerechte Einreichungen unterstützt.
So vermeiden Sie Fehler in der Lohnabrechnung: 18 Best Practices
Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten, um die Lohnabrechnung erfolgreich zu verwalten. Nutzen Sie diese Best Practices für die Lohnabrechnung, um Fehler zu minimieren und einen robusten Prozess aufzubauen.
1. Lohnabrechnungsprozesse dokumentieren
Wie Andrew Lokenauth, Fractional CFO und Finanzberater, hervorhebt: „Dokumentation ist alles. Mein Team pflegt für jeden Kunden detaillierte Prozessdokumente zu den individuellen Anforderungen der Lohnabrechnung – etwa Pfändungsbeschlüsse, Sonderabzüge und Tarifverträge.“
Eine klar dokumentierte Lohnabrechnungsprozedur sowie eine Checkliste für die Lohnabrechnung machen den gesamten Ablauf reibungsloser, konsistenter und einfacher skalierbar.
Das stellt sicher, dass jeder, der sich um die Lohnabrechnung kümmert – egal ob Ihr regulärer Mitarbeiter oder eine Vertretung – genau weiß, welche Schritte zu befolgen sind, von der Zeiterfassung bis zur Abgabe der Steuererklärung.
Kommt es zu Fehlern oder tauchen Fragen auf, bietet ein gut dokumentierter Prozess eine solide Grundlage zur Überprüfung und Verbesserung.
Es ist wichtig, diese Dokumente regelmäßig zu aktualisieren, während Ihr Unternehmen wächst. Die Lohnabrechnung für einen einzelnen Mitarbeiter unterscheidet sich stark von der Abrechnung für 10, 50, 100 oder 1000 Mitarbeitende pro Monat.
2. Klare Richtlinien zur Lohnabrechnung aufstellen
Klare, gut dokumentierte Richtlinien zur Lohnabrechnung sorgen dafür, dass die Gehaltsabrechnung konsistent, fair und im Einklang mit gesetzlichen sowie unternehmensinternen Vorgaben erfolgt.
Wenn Mitarbeitende und Führungskräfte verstehen, wie Dinge wie Überstunden, Boni, Zeiterfassung und Abwesenheiten ihr Gehalt beeinflussen, reduzieren sich Verwirrung, Streitigkeiten um die Lohnabrechnung und die Belastung Ihres HR- oder Payroll-Teams. Einer der Haupt-Vorteile von Zeiterfassungssoftware ist die Transparenz für Führungskräfte.
Diese Richtlinien dienen zudem als Referenz für Sonderfälle oder Ausnahmesituationen und erleichtern neuen Payroll-Mitarbeitern die Einarbeitung durch klar umrissene Standards.
Tipp: Halten Sie Ihre Richtlinien zur Lohnabrechnung leicht zugänglich (z. B. im Mitarbeiterhandbuch oder HR-Portal) und überprüfen Sie sie mindestens einmal im Jahr, um sicherzugehen, dass sie aktuelle Gesetze und Praktiken abbilden.
3. Präzise Mitarbeiterdaten pflegen
Auch wenn es selbstverständlich scheint, entstehen viele Fehler in der Lohnabrechnung direkt durch veraltete oder unvollständige Mitarbeiterdaten.
Das unterstreicht die Notwendigkeit regelmäßiger Überprüfungen, Versionskontrolle und einer guten Abstimmung zwischen HR und Payroll.
Der Vorteil des Einsatzes von Technologien wie Lohnsoftware besteht darin, dass viele Anbieter Mitarbeitenden ein Self-Service-Portal bieten, in dem sie z. B. ihre Bankdaten selbst aktualisieren können.
Gute Lohnabrechnungssysteme integrieren sich mit anderen Anwendungen wie HRIS und Zeiterfassungssoftware, um manuelle Dateneingaben zu verringern und genaue Aufzeichnungen sicherzustellen.
4. Automatisieren Sie so viel wie möglich
Wie Katrina Magdol, Gründerin von Amalou Consulting, empfiehlt: „Mein Ratschlag ist, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren. Beginnen Sie bereits beim Onboarding, indem Sie das Ausfüllen und die sichere Ablage der Lohnabrechnungsformulare Ihrer Mitarbeitenden automatisieren. Gehen Sie bei Mitarbeiteränderungen genauso vor.
Haben Sie beispielsweise einen Mitarbeiter mit einem neuen Gehaltssatz? Um sicherzustellen, dass die Bezahlung korrekt verarbeitet wird, finden Sie eine Möglichkeit, unmittelbar nach Genehmigung der Gehaltsänderung eine Erinnerung oder Markierung im System zu setzen.
Sie können und sollten auch andere Technologien nutzen. Nutzen Sie zum Beispiel Ihren Kalender, um im Voraus feste Zeiten für die Lohnabrechnung einzuplanen und wiederkehrende Besprechungseinladungen festzulegen, die Ihrem Lohnabrechnungszyklus entsprechen – und laden Sie alle ein, die für die Eingabe, Überprüfung, Freigabe und Übermittlung der Gehaltsabrechnung verantwortlich sind.“
Die Investition in Lohnabrechnungssoftware spart Zeit und erhöht die Genauigkeit, indem sie Berechnungen automatisiert und mit den neuesten Steuersätzen und gesetzlichen Änderungen Schritt hält. Zur Unterstützung finden Sie hier einige wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware.
5. Bleiben Sie über Vorschriften auf dem Laufenden
Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Wissen über lokale, bundesstaatliche und bundesweite Steuergesetze sowie arbeitsrechtliche Vorschriften.
Dazu gehört das Verständnis für Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohnvorgaben, Überstundenregelungen und den gesetzlichen Rahmen zu Zusatzleistungen.
Es gibt ein paar Möglichkeiten, dies zu tun:
Abonnieren Sie offizielle Regierungs-Updates
- Melden Sie sich z. B. für Newsletter wie IRS Tax Tips oder Payroll Industry e-News an.
- Folgen Sie Aktualisierungen von dol.gov bezüglich Änderungen der Lohn- und Arbeitszeitgesetze (wie Aktualisierungen des FLSA).
- Die meisten Bundesstaaten bieten eigene Newsletter/eMail-Benachrichtigungen oder RSS-Feeds von Arbeitsbehörden oder Steuerämtern an.
Tipp: Setzen Sie ein Lesezeichen für die Websites Ihrer regionalen Finanzbehörde und Ihres Arbeitsministeriums und überprüfen Sie diese vierteljährlich.
Folgen Sie vertrauenswürdigen News-Quellen für Lohnabrechnung
- Websites wie SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark und APA (American Payroll Association) bieten aktuelle Informationen, Webinare und Compliance-Leitfäden.
- Lohnabrechnungssoftware-Anbieter betreiben oft Blogs oder Wissensdatenbanken mit Hinweisen zu Gesetzesänderungen und System-Updates.
Tipp: Erstellen Sie Google Alerts für Begriffe wie „Lohnsteueränderung [Ihr Bundesland]“ oder „Mindestlohn 2026“.
Treten Sie Berufsverbänden bei
- Verbände wie die American Payroll Association (APA) bieten Newsletter, Zertifizierungen, Workshops und bundesstaatsspezifische Updates.
- Lokale Lohnabrechnungs- oder HR-Verbände veranstalten eventuell ebenfalls Events oder senden zeitnahe Benachrichtigungen über für Ihre Region relevante Änderungen.
Bauen Sie eine Beziehung zu einem Lohnabrechnungsdienstleister oder Berater auf
- Lohnabrechnungsdienstleister wie Gusto, ADP oder Paychex bieten Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Benachrichtigungen und rechtlichen Updates, die in ihre Plattformen integriert sind.
- Wenn Sie einen externen Buchhalter oder HR-Berater nutzen, bitten Sie ihn, Sie auf relevante regulatorische Änderungen hinzuweisen.
Tipp: Verwenden Sie Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Steuer-Updates und Compliance-Überwachung, um den manuellen Aufwand für die Überwachung zu reduzieren.
6. Erstellen Sie einen eigenen Ordner für jedes Zahltagsdatum
Wie Eric Mochnacz, Betriebsleiter bei Red Clover HR, rät: „Angesichts der heutigen asynchronen Kommunikation ist es leicht, dass Lohnabrechnungs-Updates und Änderungen übersehen werden.
Eine Möglichkeit, das zu verhindern, besteht darin, für jedes Zahltagsdatum einen Ordner anzulegen. Sobald Sie Informationen über Änderungen bei Stundensätzen, Abzügen, Zusatzvergütungen oder andere Aspekte erhalten, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie diese in diesem Ordner.
So können Sie bei der Lohnabrechnung überprüfen, ob alle Elemente korrekt aktualisiert wurden, bevor Sie die Abrechnung durchführen.“
Ein spezieller Ordner für jeden Lohnlauf hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und erleichtert Prüfungen sowie die Lösung von Problemen erheblich.
7. Einen Lohnabrechnungs-Notfallplan haben
Es kann immer etwas passieren – Mitarbeiter werden krank, Systeme fallen aus, Banken haben Störungen. Deshalb ist es sinnvoll, einen Backup-Plan für die Lohnabrechnung bereitzuhalten.
Das kann bedeuten, dass ein zweiter Mitarbeiter für die Lohnabrechnung geschult ist, dass feststeht, wer einspringen und Zahlungen freigeben kann, der Zugriff auf Notfallfonds geregelt ist und eine Checkliste für die Lohnabrechnung griffbereit ist, damit unter Druck nichts übersehen wird.
Mit Vorbereitung wird Ihr Team selbst bei unvorhergesehenen Vorfällen pünktlich bezahlt.
8. Schriftliche Bestätigung für jede Änderung der Lohnsätze verlangen
Die schriftliche Bestätigung jeder Änderung der Lohnsätze stellt sicher, dass eine klare, dokumentierte Vereinbarung zwischen dem Mitarbeitenden und dem Unternehmen vorliegt.
Wie Anderson hervorhebt: „Dies können Formulare sein, die Ihnen zugeschickt werden, oder Sie nutzen die automatisierten Änderungsformulare Ihres Lohnabrechnungssystems, die bei Genehmigung(en) das System aktualisieren.“
9. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Sie müssen nach jedem Lohnlauf kein vollständiges Audit durchführen, aber es ist sinnvoll, eine kurze Überprüfung oder ein „Mini-Audit“ bzw. eine Lohnabrechnungs-Abstimmung als festen Bestandteil Ihres Lohnprozesses einzuplanen.
Diese schnelle Überprüfung kann Folgendes umfassen:
- Überprüfung, ob die Gesamtsummen den erwarteten Lohnkosten entsprechen
- Überprüfung einiger Lohnaufzeichnungen auf Richtigkeit (insbesondere bei Neueinstellungen oder außerplanmäßigen Anpassungen)
- Sicherstellen, dass Steuern und Abzüge korrekt erscheinen
- Bestätigung, dass alle Änderungen (Gehaltserhöhungen, PTO-Auszahlungen, Boni) korrekt verarbeitet wurden.
Sodann sollten Sie tiefgreifendere Lohnprüfungen vierteljährlich oder jährlich einplanen, bei denen die Einhaltung von Vorschriften, Klassifizierungen und Dokumentation eingehender geprüft werden.
Mindestens empfiehlt Anderson monatliche Stichproben zu Abzügen, Steuerabführungen und gearbeiteten Stunden und dann quartalsweise die Überprüfung von Lohnsatzänderungen, PTO-Anhäufungen und Lohn-/Hauptbuch-Genauigkeit.
Idealerweise sollten Lohnprüfungen auch eine Überprüfung aller besonderen Umstände, wie Lohnpfändungs-Berechnungen, umfassen, um sicherzustellen, dass alle Abzüge den gerichtlichen Anordnungen oder gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Tipp: Automatisieren Sie, was möglich ist (wie das Markieren von Auffälligkeiten oder Schwellenbenachrichtigungen), kombinieren Sie dies aber immer mit einer abschließenden manuellen Überprüfung, bevor die Abrechnung endgültig abgeschlossen wird.
10. Doppelt prüfen
Wie Magdol vorschlägt: „Gestalten Sie den Prozess so, dass (mindestens) zwei verschiedene Personen die Vorschau (oder die Vorab-Abrechnungsliste) vollständig prüfen müssen, bevor sie eingereicht wird. Wenn zwei Personen alle Details kontrollieren, ist das eine der effektivsten Methoden, um Fehler zu vermeiden und Betrug vorzubeugen.“
11. Kalender synchronisieren
Kimberly DeCarrera, Interims-CFO, Springboard Legal, empfiehlt, die Lohnabrechnungs- und persönlichen Kalender zu synchronisieren:
„Es ist sinnvoll, den Kalender aus Ihrer Lohnabrechnungssoftware herunterzuladen und in den eigenen Kalender zu integrieren—von den einzelnen Lohnabrechnungsterminen und Abgabefristen bis hin zu Zahlungsterminen und Fälligkeitsdaten für Lohnsteuer und Berichte.
Wenn sich der Lohnabrechnungskalender in Ihrem Hauptarbeitskalender (Microsoft Outlook, Google Workspace usw.) befindet, hilft das der Lohn- oder Buchhaltungsleitung, alle Fristen und Erinnerungen stets im Blick zu behalten.“
12. Vergessen Sie nicht das unscheinbare Lohnregister
Wie Mochnacz uns erinnert: „Ich glaube, viele vergessen, welch wertvolles Werkzeug das Lohnregister ist.
Wenn Sie das Register vor dem Abschicken führen und überprüfen, ist es Ihre letzte Kontrollinstanz, um sicherzugehen, dass alle korrekt bezahlt werden und keine wichtigen Abzüge fehlen. So können Sie auch prüfen, dass Änderungen aus den Dokumenten im Lohnordner korrekt übernommen wurden.“
Tipp: Bewahren Sie jedes Lohnregister sicher (physisch oder digital) mindestens 3–4 Jahre auf, um rechtliche Vorgaben und spätere Prüfungen zu unterstützen.
13. Klare Kommunikation mit Mitarbeitenden
Halten Sie die Kommunikation zu Lohnabrechnungsrichtlinien und -änderungen offen, stellen Sie eindeutige und detaillierte Lohnabrechnungen bereit und stehen Sie für Fragen der Mitarbeitenden zu deren Gehalt zur Verfügung.
Fehler passieren. Wenn das geschieht, erklären Sie, was passiert ist, und arbeiten Sie gemeinsam an einer Lösung.
14. Vorbereitung auf den Jahresabschluss rechtzeitig beginnen
Wie Lokenauth warnt: „Den Jahresabschluss sollte man niemals überstürzen. Ich blocke dafür dreimal so viel Zeit, wie ich glaube zu benötigen. Der Dezember ist immer turbulent mit W-2-Vorbereitungen, Bonusberechnungen und Änderungen bei den Leistungen. Außerdem kommt oft kurzfristig noch etwas mit Mitarbeitenden auf, die ihre Steuerabzüge ändern wollen.“
Beginnen Sie also rechtzeitig mit dem Jahresabschluss der Lohnabrechnung. Dazu zählen die Überprüfung der Mitarbeiterdaten, das Aktualisieren der Lohnunterlagen und die Vorbereitung auf die Ausgabe von Steuerbescheinigungen.
15. Schulungen anbieten
Regelmäßige Schulungen helfen Ihrem Team, bei rechtlichen Änderungen und dem Einsatz von Lohnabrechnungstools immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Gehen Sie dabei zuerst mit grundlegenden Schulungen zu Kernkonzepten wie Abrechnungszyklen, Abzügen und Zeiterfassung vor.
Anschließend bieten Sie praxisorientierte Trainings für Ihre Lohnabrechnungssoftware an und halten das Team durch Webinare, Newsletter oder interne Updates über regulatorische Veränderungen auf dem Laufenden.
Wie Lokenauth empfiehlt: „Schulung ist entscheidend, aber bitte nicht langweilig. Für die Payroll-Teams meiner Kunden gestalte ich Workshops mit realen Szenarien. Wir bearbeiten gemeinsam Praxisbeispiele wie Mehrstaatenbesteuerung oder Änderungen der Leistungen während des Jahres. Das praktische Training bringt enorm viel."
16. Professionellen Rat einholen
Im Zweifel ziehen Sie Lohnabrechnungsexperten oder Rechtsberater/-innen hinzu, vor allem bei komplexen Themen oder größeren Änderungen von Lohn- und Steuergesetzen.
Wenn es zu viel wird, gibt es viele Lohnabrechnungsanbieter, die diesen Prozess für Sie übernehmen können.
17. Lassen Sie sich Zeit
Gehen Sie die Abläufe in Ihrem eigenen Tempo durch, damit Sie Ihre Fehler selbst entdecken können. Wie jemand einst sagte: „Sie können entweder der Hase mit zehn Fehlern oder die Schildkröte ohne Fehler sein.“
18. Holen Sie Mitarbeitenden-Feedback ein
Wie Malcolm Ferrante, Senior Accountant bei CBS Group, hervorhebt,
„Das Einholen von Rückmeldungen der Mitarbeitenden kann auch Schmerzpunkte sichtbar machen und Chancen zur Verbesserung aufzeigen.“
