Die 10 häufigsten Fehler bei der Gehaltsabrechnung und wie Sie sie vermeiden
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist knifflig, und es gibt kaum Spielraum für Fehler. Ohne ein gutes Lohn- und Gehaltsmanagement kann es leicht zu kostspieligen Fehlern kommen, die unzufriedene Mitarbeitende, Bußgelder und Strafen sowie einen Reputationsschaden zur Folge haben können.
Eine Untersuchung von EY ergab beispielsweise, dass jeder Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Organisationen im Durchschnitt 291 $ kostet, wenn direkte und indirekte Kosten berücksichtigt werden.
Um einen möglichst fehlerfreien Prozess zu gewährleisten, finden Sie hier 10 häufige Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie einige bewährte Verfahren, um diese zu vermeiden.
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Die 10 häufigsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Auf diese häufigen Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Sie achten:
1. Falsche Angaben zu Mitarbeitenden
Es klingt zwar banal, aber Fehler bei den Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder Bankkontodaten von Mitarbeitenden können zu Problemen bei Direktüberweisungen, der Steuerberichterstattung und der Genauigkeit der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung führen.
Darauf sollten Sie besonders achten, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst durchführen und gleichzeitig andere Aufgaben erledigen.
2. Fehler bei der Einstufung von Mitarbeitenden
Wenn Arbeitgeber Mitarbeitende falsch einstufen, bestimmen sie nicht korrekt, ob es sich bei einer Arbeitskraft um eine angestellte Person oder eine unabhängige Auftragnehmerin bzw. einen unabhängigen Auftragnehmer handelt.
Diese Unterscheidung ist entscheidend, da sie beeinflusst, wie Steuern einbehalten und abgeführt werden, ob Anspruch auf Überstundenvergütung und Leistungen besteht und ob die arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.
Auf folgende häufige Fehleinstufungen sollten Sie achten:
- Steuerbefreite Mitarbeitende werden als nicht steuerbefreit eingestuft: Steuerbefreite Mitarbeitende beziehen in der Regel ein Gehalt und haben keinen Anspruch auf Überstundenvergütung. Werden sie als nicht steuerbefreit eingestuft, kann dies zu unnötigen Überstundenvergütungen führen.
- Nicht steuerbefreite Mitarbeitende werden als steuerbefreit eingestuft: Dies ist problematischer, da dadurch keine Überstunden vergütet werden, was gegen das Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA) verstößt und möglicherweise Klagen und Strafen nach sich zieht.
- Unabhängige Auftragnehmer werden als Mitarbeitende eingestuft: Unternehmen behandeln Auftragnehmer manchmal fälschlicherweise als Mitarbeitende, was zu unnötigen Steuereinbehalten und Leistungen führt.
- Mitarbeitende werden als unabhängige Auftragnehmer eingestuft: Häufiger werden Mitarbeitende als Auftragnehmer eingestuft, um die Zahlung von Leistungen und Steuern sowie die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu vermeiden. Wie FedEx feststellen musste, kann dies erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben.
3. Fehler bei der Lohnberechnung
Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Überstunden oder Abzügen können dazu führen, dass Mitarbeitende zu wenig oder zu viel bezahlt werden – beides ist nicht ideal.
Dies kann insbesondere in Branchen mit mehreren Vergütungsstrukturen kompliziert werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zahnarztpraxen kann beispielsweise innerhalb derselben Praxis Stundenlöhne, Gehälter, produktionsabhängige Vergütung und Boni umfassen, wodurch Überstunden- und Lohnberechnungen fehleranfälliger werden.
Berechnungsfehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung können in verschiedenen Phasen und aus mehreren Gründen auftreten. Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über häufige Berechnungsfehler:
- Fehler bei den Stundenlohnsätzen
- Fehler bei den geleisteten Arbeitsstunden/-tagen
- Fehler bei der genauen Berechnung von Überstunden (denken Sie daran, dass auch das Arbeiten während Pausen berücksichtigt werden muss)
- Falscher Überstundensatz oder -zeitraum
- Fehlerhafte Steuerabzüge
- Nicht angewandte Änderungen der Vergütungssätze (häufig)
- Fehlerhafte Berechnungen und Abzüge bei den Zusatzleistungen
- Fehler bei der korrekten Anwendung von Schichtzulagen
- Fehler bei der Währungsumrechnung.
4. Nichtmeldung aller Formen steuerpflichtiger Arbeitnehmervergütung
Es wird leicht vergessen, dass die Vergütung mehr umfasst als Gehälter, Löhne, Gehälter, Boni und Provisionen. Zu den weiteren Vergütungsformen, die dem IRS gemeldet werden müssen, gehören:
- Zusatzleistungen: Sachleistungen wie Firmenwagen, Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder Wohnkostenzuschüsse sollten als steuerpflichtiges Einkommen berücksichtigt werden, wenn sie nicht unter bestimmte Ausnahmen fallen.
- Aktienoptionen: Der Wert von Aktienoptionen, die Arbeitnehmern gewährt werden, muss bei ihrer Ausübung als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden.
- Erstattete Ausgaben: Erstattungen für persönliche Ausgaben sollten als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß als Geschäftsausgaben dokumentiert sind.
- Geschenkkarten und Preise: Sachleistungen wie Geschenkkarten, Preise oder Auszeichnungen, die Arbeitnehmern gewährt werden, sind steuerpflichtig und müssen gemeldet werden.
- Abfindungen: Zahlungen an Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Abfindungen und Auszahlungen angesammelter Urlaubstage, sollten in das steuerpflichtige Einkommen einbezogen werden.
- Trinkgelder und Zuwendungen: Bei Arbeitnehmern, die Trinkgelder erhalten, beispielsweise im Gastgewerbe, müssen diese ordnungsgemäß gemeldet und versteuert werden.
- Zulagen: Alle Arbeitnehmern gewährten Zulagen, beispielsweise für Mahlzeiten oder Reisen, sollten in das steuerpflichtige Einkommen einbezogen werden, sofern sie nicht bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllen.
5. Nichteinhaltung bundesstaatlicher und lokaler Gesetze
Einige Bundesstaaten und Kommunen haben spezifische Vorschriften zur Lohnabrechnung, die von den bundesrechtlichen Vorschriften abweichen.
Hier sind einige häufige Bereiche, in denen die Nichteinhaltung bundesstaatlicher und lokaler Gesetze zu Problemen führen kann:
- Mindestlohngesetze: Viele Bundesstaaten und Kommunen haben Mindestlohnsätze, die über dem bundesweiten Mindestlohn liegen. Arbeitgeber müssen den höchsten geltenden Satz zahlen. Eine Nichtbeachtung kann zu Lohnforderungen und Strafen führen.
- Überstundenregelungen: Bundesstaatliche Gesetze können andere Kriterien für die Berechtigung zu Überstunden und deren Vergütung vorsehen. In einigen Bundesstaaten müssen Überstunden für mehr als acht an einem Tag geleistete Arbeitsstunden bezahlt werden, nicht nur für mehr als 40 Stunden pro Woche. Die Missachtung dieser Regeln kann zu Unterbezahlung und rechtlichen Schritten führen.
- Bezahlter Krankenurlaub: Mehrere Bundesstaaten und Kommunen schreiben bezahlten Krankenurlaub für Arbeitnehmer vor. Diese Gesetze unterscheiden sich hinsichtlich der Ansammlung, Nutzung und Übertragung von Urlaubstagen. Die Nichtgewährung des vorgeschriebenen Krankenurlaubs kann zu Geldstrafen und Beschwerden von Arbeitnehmern führen.
- Bezahlter Familien- und Krankheitsurlaub: Einige Bundesstaaten haben eigene Programme für Familien- und Krankheitsurlaub, die möglicherweise über die Leistungen des bundesweiten Family and Medical Leave Act (FMLA) hinausgehen. Arbeitgeber müssen diese Programme einhalten, um Strafen zu vermeiden.
- Ruhe- und Mahlzeitenpausen: Bundesstaatliche Gesetze können bestimmte Ruhe- und Mahlzeitenpausen für Arbeitnehmer vorschreiben. Kalifornien verlangt beispielsweise nach jeweils fünf geleisteten Arbeitsstunden eine 30-minütige Mahlzeitenpause und nach jeweils vier geleisteten Arbeitsstunden eine 10-minütige Ruhepause. Die Nichteinhaltung kann zu Lohnforderungen und Strafen führen.
- Letzte Gehaltszahlungen: Die Bundesstaaten haben unterschiedliche Anforderungen daran, wann die letzte Gehaltszahlung nach einer Kündigung oder dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers ausgestellt werden muss. Verzögerungen oder das Ausbleiben der letzten Gehaltszahlung können zu Geldstrafen und Sanktionen führen.
6. Doppelte Zahlungen
Doppelte Zahlungen entstehen, wenn ein Arbeitnehmer für denselben Zahlungszeitraum mehr als einmal bezahlt wird, häufig aufgrund manueller Eingabefehler, nicht synchronisierter Systeme oder wiederholter Zahlungsübermittlungen in einer Lohnabrechnungssoftware.
Überzahlungen können zu Problemen beim Cashflow führen, Finanzaufzeichnungen verfälschen und Compliance-Risiken verursachen, wenn sie nicht umgehend korrigiert werden.
Die Rückforderung der überschüssigen Beträge kann ebenfalls unangenehm oder schwierig sein – insbesondere, wenn der Mitarbeiter das Geld bereits ausgegeben hat!
7. Verspätete oder ausgefallene Gehaltsabrechnung
Dies geschieht, wenn Mitarbeiter am erwarteten Zahltag aufgrund verpasster Fristen, Verarbeitungsfehlern, Bankfeiertagen oder technischen Problemen mit Gehaltsabrechnungssystemen oder Banküberweisungen nicht bezahlt werden.
Eine verspätete Gehaltszahlung schädigt das Vertrauen der Mitarbeiter, verstößt gegen Arbeitsgesetze (in vielen Rechtsordnungen) und kann Strafen durch Aufsichtsbehörden nach sich ziehen. Für Mitarbeiter, die von Gehalt zu Gehalt leben, kann selbst eine kurze Verzögerung zu finanziellen Schwierigkeiten führen.
8. Fehlerhafte Verarbeitung der letzten Gehaltszahlung
Die letzte Gehaltszahlung kann kompliziert werden – insbesondere, wenn Sie eine Kündigung unter Zeitdruck bearbeiten oder während des Offboardings ein Detail übersehen haben.
Das Vergessen der Auszahlung nicht genommener Urlaubstage, die Anwendung falscher Abzüge oder das Versäumen staatlich vorgeschriebener Fristen kann zu rechtlichen Problemen oder einem frustrierten ehemaligen Mitarbeiter führen.
Viele Bundesstaaten haben strenge Fristen für die Ausstellung der letzten Gehaltszahlung – in einigen Fällen ist die Zahlung am selben Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgeschrieben.
9. Ungenaue Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Eine mangelhafte oder ungenaue Aufbewahrung von Aufzeichnungen kann zu Abweichungen bei Prüfungen durch Steuerbehörden oder Arbeitsministerien (ebenso wie bei internen Prüfungen der Gehaltsabrechnung) sowie zu Problemen bei Steuererklärungen führen.
Einer der größten Vorteile der Auslagerung Ihrer Gehaltsabrechnung besteht darin, dass die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zum Problem einer anderen Person wird!
10. Versäumen von Meldefristen
Das Versäumen von Meldefristen für die Gehaltsabrechnung ist ein häufiger, aber schwerwiegender Fehler, der zu Strafen und Compliance-Problemen führen kann.
Arbeitgeber sind für die Einreichung einer Reihe von Bundes-, Landes- und Kommunalformularen verantwortlich – beispielsweise des vierteljährlichen Formulars 941 für Lohnsteuern, des jährlichen Formulars 940 für FUTA sowie der Jahresendformulare wie W-2, W-3 und 1099 –, für die jeweils strenge Fristen gelten.
Viele dieser Fristen liegen im Januar oder am Ende jedes Quartals. Werden sie versäumt, kann dies Geldstrafen durch den IRS oder staatliche Behörden auslösen.
Um die Compliance sicherzustellen, ist es unerlässlich, einen Kalender für die Gehaltsabrechnung mit allen Einreichungsfristen zu führen und sicherzustellen, dass Ihr Gehaltsabrechnungssystem oder -anbieter fristgerechte Einreichungen unterstützt.
So vermeiden Sie Fehler bei der Gehaltsabrechnung: 18 bewährte Vorgehensweisen
Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten, um die Gehaltsabrechnung erfolgreich zu verwalten. Nutzen Sie diese bewährten Vorgehensweisen für die Gehaltsabrechnung, um Fehler zu minimieren und einen widerstandsfähigen Abrechnungsprozess aufzubauen.
1. Verfahren für die Gehaltsabrechnung dokumentieren
Wie Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzberater, hervorhebt: „Dokumentation ist alles. Mein Team führt für die individuellen Anforderungen jedes Kunden an die Gehaltsabrechnung detaillierte Prozessdokumentationen – beispielsweise für Pfändungsanordnungen, Sonderabzüge und Gewerkschaftsvereinbarungen.“
Wenn Ihre Verfahren für die Gehaltsabrechnung zusammen mit einer Checkliste für die Gehaltsabrechnung klar dokumentiert sind, wird der gesamte Prozess reibungsloser, konsistenter und leichter skalierbar.
Dies trägt dazu bei, dass jeder, der die Gehaltsabrechnung bearbeitet – unabhängig davon, ob es sich um Ihren regulären Administrator oder eine Vertretung handelt –, genau weiß, welche Schritte auszuführen sind: von der Erfassung der Arbeitszeitnachweise bis zur Einreichung der Steuererklärungen.
Außerdem bietet ein gut dokumentierter Prozess bei auftretenden Fehlern oder Fragen eine konkrete Grundlage für Überprüfung und Verbesserungen.
Es ist wichtig, diese Dokumente zu aktualisieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Gehaltsabrechnung für einen Mitarbeiter unterscheidet sich deutlich von der monatlichen Abrechnung für 10, 50, 100 oder 1000 Mitarbeiter.
2. Klare Richtlinien für die Gehaltsabrechnung festlegen
Klare und gut dokumentierte Richtlinien für die Gehaltsabrechnung tragen dazu bei, dass die Gehaltsabrechnung konsistent, fair und im Einklang mit Gesetzen und internen Erwartungen durchgeführt wird.
Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte verstehen, wie sich beispielsweise Überstunden, Boni, Zeiterfassung und Urlaub auf ihre Bezahlung auswirken, reduziert dies Verwirrung, Streitigkeiten über die Gehaltsabrechnung und die Belastung für Ihr Personal- oder Abrechnungsteam. Einer der wichtigsten Vorteile von Zeiterfassungssoftware besteht darin, dass sie Führungskräften diese Transparenz bietet.
Diese Richtlinien dienen außerdem als Referenz für den Umgang mit Ausnahmen oder Sonderfällen und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Lohnabrechnung, da sie Standardverfahren klar darlegen.
Tipp: Bewahren Sie Ihre Richtlinien zur Lohnabrechnung leicht zugänglich auf (z. B. in Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder HR-Portal) und überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass sie die aktuellen Gesetze und Unternehmenspraktiken widerspiegeln.
3. Führen Sie genaue Mitarbeiterdaten
Auch wenn dies grundlegend erscheint, entstehen viele Fehler bei der Lohnabrechnung direkt durch veraltete oder unvollständige Mitarbeiterdaten.
Dies unterstreicht die Notwendigkeit regelmäßiger Überprüfungen, einer Versionskontrolle und der teamübergreifenden Koordination zwischen HR und Lohnbuchhaltung.
Der Vorteil des Einsatzes von Technologien wie Software für die Lohnabrechnung besteht darin, dass viele Anbieter ein Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter anbieten, in dem diese ihre Informationen, beispielsweise ihre Bankverbindung, aktualisieren können.
Gute Systeme für die Lohnabrechnung lassen sich in andere Anwendungen wie HRIS und Software zur Zeiterfassung integrieren, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und genaue Daten zu gewährleisten.
4. Automatisieren Sie so viel wie möglich
Wie Katrina Magdol, Gründerin von Amalou Consulting, vorschlägt: „Mein Rat ist, so viel wie möglich von diesem Prozess zu automatisieren. Beginnen Sie bei der Einarbeitung, indem Sie das Ausfüllen und die sichere Speicherung der Lohnabrechnungsformulare Ihrer Mitarbeiter automatisieren. Gehen Sie bei Änderungen an den Mitarbeiterdaten genauso vor.
Haben Sie beispielsweise einen Mitarbeiter mit einem neuen Vergütungssatz? Um sicherzustellen, dass seine Vergütung korrekt verarbeitet wird, sollten Sie in Ihrem System eine Erinnerung oder Markierung einrichten, sobald die Änderung des Vergütungssatzes genehmigt wurde.
Sie können und sollten auch andere Technologien nutzen. Verwenden Sie beispielsweise Ihren Kalender, um proaktiv Zeit für die Verarbeitung der Lohnabrechnung zu reservieren, und richten Sie wiederkehrende Besprechungseinladungen ein, die Ihrem Zeitplan für die Lohnabrechnung entsprechen. Laden Sie alle Personen ein, die für die Eingabe, Überprüfung, Genehmigung und Übermittlung der Lohnabrechnung verantwortlich sind.“
Investitionen in Software für die Lohnabrechnung können Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen, indem Berechnungen automatisiert werden und die Software mit den neuesten Steuersätzen und regulatorischen Änderungen aktuell bleibt. Zur Unterstützung finden Sie hier einige wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware.
5. Halten Sie sich über Vorschriften auf dem Laufenden
Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kenntnisse über lokale, regionale und bundesweite Steuergesetze sowie arbeitsrechtliche Vorschriften.
Dazu gehört, Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohngesetzen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Leistungen zu verstehen.
Dafür gibt es einige Möglichkeiten:
Abonnieren Sie offizielle behördliche Aktualisierungen
- Abonnieren Sie Newsletter wie IRS Tax Tips oder die E-News für die Lohnbuchhaltungsbranche.
- Folgen Sie den Aktualisierungen auf dol.gov zu Änderungen im Lohn- und Arbeitszeitrecht (wie etwa Aktualisierungen des FLSA).
- Die meisten Bundesstaaten haben eine eigene Arbeitsbehörde oder Steuerbehörde mit E-Mail-Benachrichtigungen oder RSS-Feeds.
Tipp: Setzen Sie die Websites des Finanzministeriums und des Arbeitsministeriums Ihres Bundesstaates als Lesezeichen und überprüfen Sie sie vierteljährlich.
Verfolgen Sie vertrauenswürdige Nachrichtenquellen zur Lohnbuchhaltung
- Websites wie SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark und APA (American Payroll Association) bieten zeitnahe Aktualisierungen, Webinare und Leitfäden zur Einhaltung von Vorschriften.
- Anbieter von Lohnabrechnungssoftware unterhalten häufig Blogs oder Wissenszentren mit regulatorischen Nachrichten und Systemaktualisierungen.
Tipp: Richten Sie Google Alerts für Begriffe wie „Änderungen der Lohnsteuer [Ihr Bundesstaat]“ oder „Mindestlohn 2026“ ein.
Treten Sie Berufsverbänden bei
- Gruppen wie die American Payroll Association (APA) bieten Newsletter, Zertifizierungen, Workshops und bundesstaatsspezifische Aktualisierungen.
- Örtliche Verbände für Lohnbuchhaltung oder Personalwesen veranstalten möglicherweise ebenfalls Events oder versenden zeitnahe Benachrichtigungen zu Änderungen, die Ihre Region betreffen.
Bauen Sie eine Beziehung zu einem Lohnabrechnungsanbieter oder einer Beratung auf
- Lohnabrechnungsanbieter wie Gusto, ADP oder Paychex bieten Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Benachrichtigungen und rechtliche Aktualisierungen, die in ihre Plattformen integriert sind.
- Wenn Sie einen externen Buchhalter oder Personalberater beauftragen, bitten Sie ihn, Sie auf relevante regulatorische Änderungen hinzuweisen.
Tipp: Verwenden Sie Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Steueraktualisierungen und einer Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, um den manuellen Überwachungsaufwand zu reduzieren.
6. Erstellen Sie für jeden Auszahlungstermin einen eigenen Ordner
Wie Eric Mochnacz, Betriebsleiter bei Red Clover HR, rät: „Aufgrund der heutzutage asynchronen Kommunikation kann es leicht passieren, dass Aktualisierungen und Änderungen bei der Lohnabrechnung übersehen werden.
Eine Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für jedes Auszahlungsdatum eigene Ordner zu führen. Wenn Sie Informationen zu Änderungen der Vergütungssätze, Änderungen von Abzügen, zusätzlicher Vergütung oder anderen Dingen erhalten, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie sie in diesem Ordner.
Auf diese Weise können Sie während der Verarbeitung der Lohnabrechnung überprüfen, ob jedes Element ordnungsgemäß aktualisiert wurde, bevor Sie die Lohnabrechnung ausführen.“
Ein eigener Ordner für jeden Lohnabrechnungslauf hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, und macht Prüfungen oder die Behebung von Problemen deutlich einfacher.
7. Erstellen Sie einen Notfallplan für die Lohnabrechnung
Dinge passieren – Menschen werden krank, Systeme fallen aus und Banken haben Störungen. Deshalb ist es sinnvoll, einen Ersatzplan für die Lohnabrechnung bereitzuhalten.
Das kann bedeuten, dass Sie eine zweite, geschulte und einsatzbereite Person für die Lohnabrechnung haben, festlegen, wer zur Genehmigung von Zahlungen einspringen kann, den Zugriff auf Notfallmittel sichern und eine Lohnabrechnungs-Checkliste griffbereit halten, damit unter Druck nichts übersehen wird.
Durch vorausschauende Planung wird Ihr Team pünktlich bezahlt, selbst wenn unerwartet etwas dazwischenkommt.
8. Verlangen Sie eine schriftliche Bestätigung für alle Änderungen der Vergütungssätze
Eine schriftliche Bestätigung für alle Änderungen der Vergütungssätze trägt dazu bei, eine klare, dokumentierte Vereinbarung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen sicherzustellen.
Wie Anderson hervorhebt: „Dabei kann es sich um Formulare handeln, die Ihnen zugesandt werden, oder um die Nutzung der automatisierten Änderungsformulare Ihres Lohnabrechnungssystems, die Ihr System nach der Genehmigung aktualisieren.“
9. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Auch wenn Sie nicht nach jedem Lohnabrechnungslauf eine vollständige Prüfung durchführen müssen, ist es sinnvoll, eine kurze Überprüfung oder „Mini-Prüfung“ beziehungsweise einen Abgleich der Lohnabrechnung als Bestandteil Ihres regulären Lohnabrechnungsprozesses einzuplanen.
Diese kurze Überprüfung kann Folgendes umfassen:
- Überprüfen, ob die Summen den erwarteten Lohnabrechnungskosten entsprechen
- Überprüfen einiger Lohnabrechnungsdatensätze von Mitarbeitenden auf ihre Richtigkeit (insbesondere bei neuen Mitarbeitenden oder Anpassungen außerhalb des regulären Abrechnungszyklus)
- Sicherstellen, dass Steuern und Abzüge korrekt aussehen
- Bestätigen, dass alle Änderungen (Gehaltserhöhungen, PTO-Auszahlungen, Boni) korrekt verarbeitet wurden.
Planen Sie anschließend vierteljährlich oder jährlich umfassendere Prüfungen der Lohnabrechnung ein, bei denen Sie die Einhaltung von Vorschriften, Klassifizierungen und die Aufbewahrung von Unterlagen detaillierter überprüfen.
Als Mindestmaß empfiehlt Anderson, monatlich stichprobenartig Abzüge, Steuerabzüge und geleistete Arbeitsstunden zu überprüfen und anschließend vierteljährlich Änderungen der Vergütungssätze, PTO-Anwartschaften sowie die Richtigkeit des Lohnabrechnungsjournals/Hauptbuchs zu prüfen.
Idealerweise sollten Prüfungen der Lohnabrechnung auch eine Überprüfung aller besonderen Umstände umfassen, etwa der Berechnungen von Lohnpfändungen, um sicherzustellen, dass alle Abzüge den gerichtlichen Anordnungen oder gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Tipp: Automatisieren Sie, was möglich ist (etwa das Kennzeichnen von Anomalien oder Schwellenwertwarnungen), verbinden Sie dies jedoch immer mit einer abschließenden manuellen Prüfung, bevor die jeweilige Lohnabrechnung finalisiert wird.
10. Vier-Augen-Prinzip
Wie Magdol vorschlägt: „Gestalten Sie den Prozess so, dass mindestens zwei verschiedene Personen die Vorschau (oder das Vorverarbeitungsregister) vollständig prüfen müssen, bevor sie eingereicht wird. Die vollständige Prüfung durch zwei Personen ist eine der wirksamsten Methoden, um Fehler zu vermeiden und Betrug zu verhindern.“
11. Kalender synchronisieren
Kimberly DeCarrera, externe CFO bei Springboard Legal, empfiehlt, Lohnabrechnungs- und persönliche Kalender zu synchronisieren:
„Es ist eine gute Idee, den Kalender Ihrer Lohnabrechnungssoftware in Ihren eigenen Kalender zu übernehmen – von den einzelnen Lohnabrechnungsterminen und dem Zeitpunkt, zu dem die Abrechnung eingereicht werden muss, bis hin zu den Fälligkeitsterminen für Lohnsteuerzahlungen und Meldungen.
Wenn der Lohnabrechnungskalender in Ihrem zentralen Arbeitskalender (Microsoft Outlook, Google Workspace usw.) enthalten ist, kann eine für Lohnabrechnung oder Buchhaltung zuständige Person alle verschiedenen Fristen und Erinnerungen besser im Blick behalten.“
12. Vernachlässigen Sie das unscheinbare Lohnabrechnungsregister nicht
Wie Mochnacz uns in Erinnerung ruft: „Ich glaube, die Menschen vergessen, wie wertvoll das Lohnabrechnungsregister ist.
Wenn es vor dem Absenden erstellt und geprüft wird, ist es Ihr letzter Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass alle korrekt bezahlt werden, keine wichtigen Abzüge fehlen und die Änderungen, die Sie anhand der Dokumente im Lohnabrechnungsordner vorgenommen haben, ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.“
Tipp: Bewahren Sie jedes Lohnabrechnungsregister mindestens 3–4 Jahre lang sicher auf (physisch oder digital), um die Einhaltung von Vorschriften und historische Prüfungen zu unterstützen.
13. Klare Kommunikation mit Mitarbeitenden
Sorgen Sie für offene Kommunikationswege in Bezug auf Richtlinien und Änderungen der Lohnabrechnung, stellen Sie klare und detaillierte Gehaltsabrechnungen bereit und stehen Sie für Fragen der Mitarbeitenden zu ihrer Vergütung zur Verfügung.
Fehler passieren. Wenn dies geschieht, erklären Sie, was passiert ist, und arbeiten Sie gemeinsam mit den Betroffenen an einer Lösung.
14. Bereiten Sie die Verarbeitung zum Jahresende frühzeitig vor
Wie Lokenauth warnt: „Beeilen Sie sich niemals bei der Verarbeitung zum Jahresende. Ich plane dreimal mehr Zeit ein, als ich meiner Einschätzung nach benötige. Der Dezember ist wegen der Vorbereitung der W-2-Formulare, der Bonusberechnungen und der Änderungen bei den Leistungen immer hektisch. Außerdem gibt es immer irgendein kurzfristiges Drama mit Mitarbeitenden, die ihre Steuerabzüge anpassen möchten.“
Beginnen Sie den Lohnabrechnungsprozess zum Jahresende daher rechtzeitig im Voraus. Dazu gehören die Überprüfung der Mitarbeiterinformationen, die Aktualisierung der Lohnabrechnungsunterlagen und die Vorbereitung der Verteilung von Steuerunterlagen.
15. Schulungen anbieten
Regelmäßige Schulungen helfen Ihrem Team, über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und Lohnabrechnungstools optimal zu nutzen.
Beginnen Sie dafür mit einer grundlegenden Schulung zu wichtigen Konzepten wie Abrechnungszyklen, Abzügen und Zeiterfassung.
Bieten Sie anschließend praxisnahe Schulungen zu Ihrer Lohnabrechnungssoftware an und halten Sie das Team über Webinare, Newsletter oder interne Briefings zu Änderungen der Vorschriften auf dem Laufenden.
Wie Lokenauth vorschlägt: „Schulungen sind entscheidend, aber nicht die langweilige Art. Ich erstelle szenariobasierte Workshops für die Lohnabrechnungsteams meiner Kunden. Wir arbeiten reale Beispiele durch, etwa Probleme bei der Besteuerung in mehreren Bundesstaaten und Änderungen bei Leistungen zur Jahresmitte. Die praktische Übung macht einen großen Unterschied.“
16. Professionellen Rat einholen
Im Zweifelsfall sollten Sie sich an Experten für die Lohnabrechnung oder Rechtsberater wenden, insbesondere bei komplexen Problemen oder größeren Änderungen der Gesetze und Verfahren zur Lohnabrechnung.
Wenn das alles ein wenig zu viel ist, gibt es viele Lohnabrechnungsunternehmen, die den Prozess für Sie übernehmen können.
17. Lassen Sie sich Zeit
Gehen Sie bei Ihrem Prozess in einem gleichmäßigen Tempo vor, damit Sie Ihre eigenen Fehler bemerken. Wie ein weiser Mensch einmal sagte: „Sie können der Hase mit zehn Fehlern oder die Schildkröte mit null Fehlern sein.“
18. Rückmeldungen der Mitarbeitenden einholen
Wie Malcolm Ferrante, leitender Buchhalter bei der CBS Group, betont,
„Das Einholen von Rückmeldungen der Mitarbeitenden kann auch Schwachstellen aufdecken und Möglichkeiten für Verbesserungen hervorheben.“
Häufig gestellte Fragen zu Fehlern bei der Lohnabrechnung
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