10 häufigste Fehler bei der Lohnabrechnung und wie Sie sie vermeiden
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist kompliziert und lässt kaum Spielraum für Fehler. Ohne ein gutes Lohnabrechnungsmanagement können leicht kostspielige Fehler passieren, die zu unzufriedenen Mitarbeitenden, Geldbußen und Strafen sowie zu einem Reputationsschaden führen können.
Eine Untersuchung von EY ergab beispielsweise, dass jeder Fehler in der Lohnabrechnung Organisationen im Durchschnitt 291 $ an direkten und indirekten Behebungskosten verursacht.
Damit der Prozess möglichst fehlerfrei abläuft, finden Sie hier 10 häufige Fehler bei der Lohnabrechnung sowie einige bewährte Vorgehensweisen, um sie zu vermeiden.
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Die 10 häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung
Auf folgende häufige Fehler bei der Lohnabrechnung sollten Sie achten:
1. Falsche Mitarbeiterinformationen
Das klingt zwar banal, aber Fehler bei den Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder Bankverbindungen der Mitarbeitenden können zu Problemen bei Direktüberweisungen, der Steuerberichterstattung und der Genauigkeit der gesamten Lohnabrechnung führen.
Darauf sollten Sie besonders achten, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen und gleichzeitig andere Aufgaben erledigen.
2. Fehler bei der Einstufung von Mitarbeitenden
Wenn Arbeitgeber Mitarbeitende falsch einstufen, bestimmen sie nicht korrekt, ob es sich bei einer Arbeitskraft um einen Arbeitnehmer oder einen unabhängigen Auftragnehmer handelt.
Diese Unterscheidung ist entscheidend, da sie beeinflusst, wie Steuern einbehalten und abgeführt werden, ob Anspruch auf Überstundenvergütung und Zusatzleistungen besteht und ob die arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.
Auf folgende häufige Fehleinstufungen sollten Sie achten:
- Von der Steuer befreite Mitarbeitende als nicht befreit eingestuft: Von der Steuer befreite Mitarbeitende erhalten in der Regel ein Gehalt und haben keinen Anspruch auf Überstundenvergütung. Werden sie als nicht befreit eingestuft, kann dies zu unnötigen Überstundenzahlungen führen.
- Nicht von der Steuer befreite Mitarbeitende als befreit eingestuft: Das ist problematischer, da dadurch keine Überstunden bezahlt werden, was gegen das Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) verstößt und zu möglichen Klagen und Strafen führen kann.
- Unabhängige Auftragnehmer als Mitarbeitende eingestuft: Unternehmen behandeln Auftragnehmer manchmal fälschlicherweise als Mitarbeitende, was zu unnötigen Steuereinbehalten und Zusatzleistungen führt.
- Mitarbeitende als unabhängige Auftragnehmer eingestuft: Häufiger werden Mitarbeitende als Auftragnehmer eingestuft, um die Zahlung von Zusatzleistungen und Steuern sowie die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu vermeiden. Wie FedEx feststellen musste, kann dies erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben.
3. Fehler bei der Lohnberechnung
Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Überstunden oder Abzügen können zu einer Unter- oder Überzahlung von Mitarbeitenden führen – beides ist nicht ideal.
Berechnungsfehler in der Lohnabrechnung können in verschiedenen Phasen und aus unterschiedlichen Gründen auftreten. Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über häufige Berechnungsfehler:
- Fehler beim Stundenlohn
- Fehler bei den geleisteten Arbeitsstunden oder -tagen
- Überstunden nicht korrekt berechnet (denken Sie daran, dass beispielsweise auch das Arbeiten während Pausen zählt)
- Falscher Überstundensatz oder falscher Zeitraum
- Falsche Steuerabzüge
- Änderungen des Lohnsatzes nicht angewendet (kommt häufig vor)
- Fehler bei der Berechnung und beim Abzug von Zusatzleistungen
- Schichtzulagen nicht korrekt angewendet
- Fehler bei der Währungsumrechnung.
4. Nicht alle Formen steuerpflichtiger Mitarbeitervergütung melden
Es wird leicht vergessen, dass die Vergütung mehr umfasst als Gehälter, Löhne, Boni und Provisionen. Zu den weiteren Vergütungsformen, die dem IRS gemeldet werden müssen, gehören:
- Zusatzleistungen: Sachleistungen wie Firmenwagen, Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder Wohnkostenzuschüsse sollten als steuerpflichtiges Einkommen berücksichtigt werden, wenn sie nicht unter bestimmte Ausnahmen fallen.
- Aktienoptionen: Der Wert von Aktienoptionen, die Mitarbeitern gewährt werden, muss bei ihrer Ausübung als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden.
- Erstattete Ausgaben: Erstattungen für persönliche Ausgaben sollten als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß als Geschäftsausgaben dokumentiert sind.
- Geschenkkarten und Preise: Sachleistungen wie Geschenkkarten, Preise oder Auszeichnungen, die Mitarbeitern gewährt werden, sind steuerpflichtig und müssen gemeldet werden.
- Abfindungen: Zahlungen an Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Abfindungen und Auszahlungen für aufgelaufenen Urlaub, sollten im steuerpflichtigen Einkommen enthalten sein.
- Trinkgelder und Zuwendungen: Für Mitarbeiter, die Trinkgelder erhalten, etwa im Gastgewerbe, müssen diese ordnungsgemäß gemeldet und versteuert werden.
- Zulagen: Alle Mitarbeitern gewährten Zulagen, etwa für Mahlzeiten oder Reisen, sollten im steuerpflichtigen Einkommen enthalten sein, sofern sie nicht bestimmte Kriterien für Steuerfreiheit erfüllen.
5. Nichteinhaltung bundesstaatlicher und lokaler Gesetze
In einigen Bundesstaaten und Gemeinden gelten spezifische Vorschriften zur Lohnabrechnung, die sich von den bundesweit geltenden Vorschriften unterscheiden.
Hier sind einige häufige Bereiche, in denen die Nichteinhaltung bundesstaatlicher und lokaler Gesetze zu Problemen führen kann:
- Mindestlohngesetze: In vielen Bundesstaaten und Gemeinden gelten Mindestlohnsätze, die über dem bundesweiten Mindestlohn liegen. Arbeitgeber müssen den jeweils höchsten geltenden Satz zahlen. Eine Nichtbeachtung kann zu Lohnforderungen und Strafen führen.
- Überstundenregelungen: Die Gesetze der Bundesstaaten können unterschiedliche Kriterien für die Berechtigung zu Überstunden und deren Vergütung vorsehen. In einigen Bundesstaaten müssen Überstunden für mehr als acht an einem Tag geleistete Arbeitsstunden bezahlt werden, nicht erst ab 40 Stunden pro Woche. Die Missachtung dieser Vorschriften kann zu Unterbezahlung und rechtlichen Schritten führen.
- Bezahlter Krankenurlaub: Mehrere Bundesstaaten und Gemeinden schreiben bezahlten Krankenurlaub für Mitarbeiter vor. Diese Gesetze unterscheiden sich hinsichtlich Ansparraten, Nutzung und Übertragungsbestimmungen. Wird der vorgeschriebene Krankenurlaub nicht gewährt, kann dies zu Geldstrafen und Beschwerden von Mitarbeitern führen.
- Bezahlter Familien- und medizinischer Urlaub: Einige Bundesstaaten haben eigene Programme für Familien- und medizinischen Urlaub, die über die Leistungen des bundesweiten Gesetzes über Familien- und Krankheitsurlaub (FMLA) hinausgehen können. Arbeitgeber müssen diese Programme einhalten, um Strafen zu vermeiden.
- Pausen und Essenspausen: Die Gesetze der Bundesstaaten können bestimmte Ruhe- und Essenspausen für Mitarbeiter vorschreiben. In Kalifornien ist beispielsweise alle fünf geleisteten Arbeitsstunden eine 30-minütige Essenspause und alle vier geleisteten Arbeitsstunden eine 10-minütige Ruhepause vorgeschrieben. Eine Nichteinhaltung kann zu Lohnforderungen und Strafen führen.
- Letzte Gehaltszahlungen: Die Bundesstaaten haben unterschiedliche Vorschriften dazu, wann die letzte Gehaltszahlung nach der Kündigung oder dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ausgezahlt werden muss. Verzögerungen oder das Ausbleiben der letzten Gehaltszahlung können zu Geldstrafen und anderen Sanktionen führen.
6. Doppelzahlungen
Zu Doppelzahlungen kommt es, wenn ein Mitarbeiter für denselben Abrechnungszeitraum mehr als einmal bezahlt wird, häufig aufgrund manueller Eingabefehler, nicht synchronisierter Systeme oder mehrfacher Zahlungsübermittlungen in der Lohnabrechnungssoftware.
Überzahlungen können den Cashflow beeinträchtigen, Finanzaufzeichnungen verfälschen und zu Compliance-Risiken führen, wenn sie nicht umgehend korrigiert werden.
Die Rückforderung der überschüssigen Beträge kann ebenfalls unangenehm oder schwierig sein – insbesondere, wenn der Mitarbeiter das Geld bereits ausgegeben hat!
7. Verspätete oder ausgefallene Lohnabrechnung
Dies geschieht, wenn Mitarbeiter am erwarteten Zahltag aufgrund verpasster Fristen, Bearbeitungsfehlern, Bankfeiertagen oder technischer Probleme mit Lohnabrechnungssystemen oder Banküberweisungen nicht bezahlt werden.
Eine verspätete Lohnzahlung schädigt das Vertrauen der Mitarbeiter, verstößt gegen Arbeitsgesetze (in vielen Rechtsordnungen) und kann Strafen durch Aufsichtsbehörden auslösen. Für Mitarbeiter, die von Gehalt zu Gehalt leben, kann bereits eine kurze Verzögerung zu finanziellen Schwierigkeiten führen.
8. Unsachgemäße Bearbeitung der letzten Gehaltszahlung
Die letzten Gehaltsabrechnungen können knifflig werden – insbesondere, wenn Sie eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses schnell bearbeiten müssen oder beim Offboarding ein Detail übersehen haben.
Wenn nicht genommener Urlaub nicht ausgezahlt wird, falsche Abzüge angewendet werden oder staatlich vorgeschriebene Fristen versäumt werden, kann dies zu rechtlichen Problemen oder zu einem frustrierten ehemaligen Mitarbeiter führen.
Viele Bundesstaaten haben strenge Fristen für die Auszahlung des letzten Gehalts – in einigen muss die Zahlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch am selben Tag erfolgen.
9. Ungenaue Aufzeichnungen
Unvollständige oder ungenaue Aufzeichnungen können bei Prüfungen durch Steuerbehörden oder Arbeitsministerien (ebenso wie bei internen Prüfungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung) zu Unstimmigkeiten sowie zu Problemen bei Steuererklärungen führen.
Einer der größten Vorteile der Auslagerung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung insgesamt besteht darin, dass die Aufzeichnungen dann zum Problem jemand anderen werden!
10. Meldefristen versäumen
Das Versäumen von Meldefristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein häufiger, aber schwerwiegender Fehler, der zu Strafen und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen kann.
Arbeitgeber sind für die Einreichung einer Reihe von Bundes-, Landes- und Kommunalformularen verantwortlich – darunter das vierteljährliche Formular 941 für Lohnsteuern, das jährliche Formular 940 für FUTA sowie Jahresendformulare wie W-2, W-3 und 1099 –, für die jeweils strenge Fristen gelten.
Viele dieser Fristen liegen im Januar oder am Ende jedes Quartals. Werden sie versäumt, kann dies Geldstrafen durch den IRS oder staatliche Behörden auslösen
Um die Vorschriften einzuhalten, ist es unerlässlich, einen Kalender für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit allen Einreichungsfristen zu führen und sicherzustellen, dass Ihr Lohnabrechnungssystem oder -anbieter fristgerechte Einreichungen unterstützt.
So vermeiden Sie Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung: 18 bewährte Verfahren
Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgreich zu verwalten. Nutzen Sie diese bewährten Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um Fehler zu minimieren und einen widerstandsfähigen Prozess für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufzubauen.
1. Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentieren
Wie Andrew Lokenauth, CFO auf Teilzeitbasis und Finanzberater, hervorhebt: „Dokumentation ist alles. Mein Team pflegt detaillierte Prozessdokumentationen für die individuellen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung jedes Kunden – dazu gehören beispielsweise Pfändungsanordnungen, besondere Abzüge und Gewerkschaftsvereinbarungen.“
Wenn Ihre Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammen mit einer Checkliste für die Lohn- und Gehaltsabrechnung klar dokumentiert sind, wird der gesamte Prozess reibungsloser, konsistenter und leichter skalierbar.
So wird sichergestellt, dass jeder, der die Lohn- und Gehaltsabrechnung bearbeitet – unabhängig davon, ob es sich um Ihren regulären Sachbearbeiter oder eine Vertretung handelt –, genau weiß, welche Schritte zu befolgen sind, von der Erfassung der Stundenzettel bis zur Einreichung von Steuererklärungen.
Außerdem bietet ein gut dokumentierter Prozess bei Fehlern oder aufkommenden Fragen eine konkrete Grundlage für Überprüfung und Verbesserungen.
Es ist wichtig, diese Dokumente zu aktualisieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen Mitarbeiter sieht ganz anders aus als die monatliche Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für 10, 50, 100 oder 1000 Mitarbeiter.
2. Klare Richtlinien für die Lohn- und Gehaltsabrechnung festlegen
Klare, gut dokumentierte Richtlinien für die Lohn- und Gehaltsabrechnung tragen dazu bei, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung konsistent, fair und im Einklang mit Gesetzen und internen Erwartungen durchgeführt wird.
Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte verstehen, wie sich Dinge wie Überstunden, Boni, Zeiterfassung und Urlaub auf ihr Gehalt auswirken, reduziert dies Unklarheiten, Streitigkeiten über die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Belastung Ihres HR- oder Lohnabrechnungsteams. Einer der wichtigsten Vorteile von Zeiterfassungssoftware besteht darin, dass sie Führungskräften diese Transparenz bietet.
Diese Richtlinien dienen außerdem als Referenz für den Umgang mit Ausnahmen oder Sonderfällen und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, indem sie Standardverfahren klar darlegen.
Tipp: Bewahren Sie Ihre Richtlinien für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einem leicht zugänglichen Ort auf (z. B. in Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder HR-Portal) und überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Gesetzen und Unternehmenspraktiken entsprechen.
3. Genaue Mitarbeiterdaten pflegen
Auch wenn dies grundlegend erscheinen mag, entstehen viele Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt durch veraltete oder unvollständige Mitarbeiterdaten.
Dies unterstreicht die Notwendigkeit regelmäßiger Überprüfungen, einer Versionskontrolle und der Zusammenarbeit zwischen HR und Lohnbuchhaltung.
Der Vorteil des Einsatzes von Technologie wie Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, dass viele Anbieter ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter haben, über das diese ihre Daten, etwa ihre Bankverbindung, aktualisieren können.
Gute Lohnabrechnungssysteme lassen sich integrieren mit anderen Anwendungen wie HRIS und Zeiterfassungssoftware, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und genaue Aufzeichnungen sicherzustellen.
4. So viel wie möglich automatisieren
Wie Katrina Magdol, Gründerin von Amalou Consulting, vorschlägt: „Mein Rat ist, so viel wie möglich vom Prozess zu automatisieren. Beginnen Sie beim Onboarding, indem Sie das Ausfüllen und die sichere Speicherung der Lohnabrechnungsformulare Ihrer Mitarbeiter automatisieren. Bei Änderungen von Mitarbeiterdaten sollten Sie genauso vorgehen.
Haben Sie beispielsweise einen Mitarbeiter mit einem neuen Vergütungssatz? Damit die Vergütung korrekt verarbeitet wird, sollten Sie eine Möglichkeit finden, unmittelbar nach der Genehmigung der Änderung des Vergütungssatzes eine Erinnerung oder Markierung in Ihrem System zu hinterlegen.
Sie können und sollten auch andere Technologien nutzen. Verwenden Sie beispielsweise Ihren Kalender, um proaktiv Zeit für die Lohnabrechnung einzuplanen, und richten Sie wiederkehrende Besprechungseinladungen ein, die Ihrem Lohnabrechnungsplan entsprechen. Laden Sie alle Personen ein, die für die Eingabe, Prüfung, Genehmigung und Übermittlung der Lohnabrechnung verantwortlich sind.“
Investitionen in Lohnabrechnungssoftware können Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen, da Berechnungen automatisiert werden und die Software mit den neuesten Steuersätzen und gesetzlichen Änderungen auf dem aktuellen Stand bleibt. Hier finden Sie einige wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware.
5. Über Vorschriften auf dem Laufenden bleiben
Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kenntnisse über lokale, bundesstaatliche und föderale Steuergesetze sowie Beschäftigungsvorschriften.
Dazu gehört, Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohngesetzen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Zusatzleistungen zu verstehen.
Dafür gibt es einige Möglichkeiten:
Offizielle staatliche Aktualisierungen abonnieren
- Abonnieren Sie Newsletter wie IRS-Steuertipps oder die E-News der Lohnabrechnungsbranche.
- Verfolgen Sie Aktualisierungen von dol.gov zu Änderungen im Lohn- und Arbeitszeitrecht, etwa zu Aktualisierungen des FLSA.
- Die meisten Bundesstaaten haben eine eigene Arbeitsbehörde oder Steuerbehörde mit E-Mail-Benachrichtigungen oder RSS-Feeds.
Tipp: Setzen Sie die Websites Ihres Bundesstaatsministeriums für Einnahmen und Arbeitsministeriums als Lesezeichen und überprüfen Sie sie vierteljährlich.
Vertrauenswürdige Nachrichtenquellen zur Lohnabrechnung verfolgen
- Websites wie SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark und APA (American Payroll Association) bieten zeitnahe Aktualisierungen, Webinare und Leitfäden zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Anbieter von Lohnabrechnungssoftware unterhalten häufig Blogs oder Wissenszentren mit Nachrichten zu gesetzlichen Änderungen und Systemaktualisierungen.
Tipp: Richten Sie Google Alerts für Begriffe wie „Änderungen bei Lohnsteuern [Ihr Bundesstaat]“ oder „Mindestlohn 2026“ ein.
Berufsverbänden beitreten
- Organisationen wie die American Payroll Association (APA) bieten Newsletter, Zertifizierungen, Workshops und bundesstaatsspezifische Aktualisierungen.
- Lokale Verbände für Lohnabrechnung oder Personalwesen veranstalten möglicherweise ebenfalls Veranstaltungen oder versenden zeitnahe Benachrichtigungen über Änderungen, die Ihre Region betreffen.
Eine Beziehung zu einem Lohnabrechnungsanbieter oder Berater aufbauen
- Lohnabrechnungsanbieter wie Gusto, ADP oder Paychex bieten in ihre Plattformen integrierte Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Warnmeldungen und rechtliche Aktualisierungen.
- Wenn Sie einen externen Buchhalter oder HR-Berater beauftragen, bitten Sie ihn, Sie auf relevante Änderungen von Vorschriften hinzuweisen.
Tipp: Verwenden Sie Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Steueraktualisierungen und Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, um den manuellen Überwachungsaufwand zu reduzieren.
6. Einen eigenen Ordner für jeden Auszahlungstermin anlegen
Wie Eric Mochnacz, Betriebsleiter bei Red Clover HR, rät: „So, wie Menschen heutzutage asynchron kommunizieren, können Aktualisierungen und Änderungen bei der Lohnabrechnung leicht untergehen.
Eine Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für jeden Auszahlungstermin eigene Ordner zu führen. Wenn Sie Informationen über Änderungen bei Vergütungssätzen, Abzügen, zusätzlichen Vergütungen oder andere Dinge erhalten, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie diese in dem entsprechenden Ordner.
Auf diese Weise können Sie während der Verarbeitung der Lohnabrechnung überprüfen, ob jeder Punkt ordnungsgemäß aktualisiert wurde, bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen.“
Ein eigener Ordner für jeden Lohnabrechnungslauf hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, und macht Prüfungen oder die Behebung von Problemen deutlich einfacher.
7. Einen Notfallplan für die Lohnabrechnung erstellen
Dinge passieren – Menschen werden krank, Systeme fallen aus und Banken haben Betriebsstörungen. Deshalb ist es sinnvoll, einen Ersatzplan für die Lohnabrechnung zu haben.
Das kann bedeuten, eine zweite Person für die Lohnabrechnung auszubilden und bereitzuhalten, festzulegen, wer zur Genehmigung von Zahlungen einspringen kann, den Zugriff auf Notfallmittel zu sichern und eine Checkliste für die Lohnabrechnung griffbereit zu halten, damit unter Druck nichts übersehen wird.
Vorausschauende Planung bedeutet, dass Ihr Team pünktlich bezahlt wird, selbst wenn etwas Unerwartetes passiert.
8. Schriftliche Bestätigung für alle Änderungen der Vergütungssätze verlangen
Die Forderung nach einer schriftlichen Bestätigung für alle Änderungen der Vergütungssätze trägt dazu bei, eine klare, dokumentierte Vereinbarung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen sicherzustellen.
Wie Anderson hervorhebt: „Dabei kann es sich um Formulare handeln, die Ihnen zugesandt werden, oder um die automatisierten Änderungsformulare Ihres Lohnabrechnungssystems, die Ihr System nach der Genehmigung aktualisieren.“
9. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Sie müssen zwar nicht nach jedem Lohnabrechnungslauf eine vollständige Prüfung durchführen, aber es ist sinnvoll, eine kurze Überprüfung, eine sogenannte „Mini-Prüfung“, oder eine Abstimmung der Lohnabrechnung als Bestandteil Ihres regulären Lohnabrechnungsprozesses einzuplanen.
Diese kurze Überprüfung kann Folgendes umfassen:
- Überprüfen, ob die Summen den erwarteten Lohnabrechnungskosten entsprechen
- Überprüfen einiger Mitarbeiterabrechnungen auf Richtigkeit, insbesondere bei neuen Mitarbeitern oder Anpassungen außerhalb des regulären Abrechnungszyklus
- Sicherstellen, dass Steuern und Abzüge korrekt aussehen
- Bestätigen, dass alle Änderungen wie Gehaltserhöhungen, PTO-Auszahlungen und Boni korrekt verarbeitet wurden.
Planen Sie anschließend vierteljährlich oder jährlich umfassendere Prüfungen der Lohnabrechnung ein, bei denen Sie die Einhaltung von Vorschriften, Klassifizierungen und Aufzeichnungen eingehender überprüfen.
Als Mindestmaß empfiehlt Anderson, monatlich stichprobenartig Abzüge, Steuerabzüge und geleistete Arbeitsstunden zu überprüfen und anschließend vierteljährlich Änderungen der Vergütungssätze, PTO-Anwartschaften sowie die Genauigkeit des Lohnabrechnungsjournals/Hauptbuchs zu prüfen.
Idealerweise sollten Prüfungen der Lohnabrechnung auch eine Überprüfung aller besonderen Umstände umfassen, etwa der Berechnungen von Lohnpfändungen, um sicherzustellen, dass alle Abzüge gerichtlichen Anordnungen oder gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Tipp: Automatisieren Sie, was möglich ist, etwa das Kennzeichnen von Anomalien oder Schwellenwertwarnungen, kombinieren Sie dies jedoch immer mit einer abschließenden Prüfung durch einen Menschen, bevor die jeweilige Lohnabrechnung endgültig abgeschlossen wird.
10. Das Vier-Augen-Prinzip anwenden
Wie Magdol vorschlägt: „Gestalten Sie den Prozess so, dass mindestens zwei verschiedene Personen die Vorschau oder das Vorverarbeitungsregister vollständig prüfen müssen, bevor es übermittelt wird. Die vollständige Prüfung durch zwei Personen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Fehler zu vermeiden und Betrug zu verhindern.“
11. Kalender synchronisieren
Kimberly DeCarrera, Teilzeit-CFO, Springboard Legal empfiehlt, die Lohnabrechnung mit dem persönlichen Kalender zu synchronisieren:
„Es ist eine gute Idee, den Kalender aus Ihrer Lohnabrechnungssoftware herunterzuladen und in Ihren eigenen Kalender zu übertragen – von den einzelnen Lohnabrechnungsterminen und dem Zeitpunkt, an dem Sie die Abrechnung einreichen müssen, bis hin zu den Fälligkeitsterminen für Lohnsteuerzahlungen und Berichte.
Wenn der Lohnabrechnungskalender in Ihrem Hauptarbeitskalender (Microsoft Outlook, Google Workspace usw.) enthalten ist, kann ein Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungsleiter alle verschiedenen Fristen und Erinnerungen im Blick behalten.“
12. Vernachlässigen Sie das unscheinbare Lohnabrechnungsregister nicht
Wie Mochnacz uns erinnert: „Ich glaube, die Leute vergessen, was für ein wertvolles Hilfsmittel das Lohnabrechnungsregister ist.
Wenn es vor dem Absenden erstellt und überprüft wird, ist es Ihre letzte Kontrollinstanz, um sicherzustellen, dass alle korrekt bezahlt werden und Sie keine wichtigen Abzüge übersehen haben. Außerdem können Sie so prüfen, ob die Änderungen, die Sie anhand der Dokumente im Lohnabrechnungsordner vorgenommen haben, ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.“
Tipp: Bewahren Sie jedes Lohnabrechnungsregister mindestens 3–4 Jahre lang sicher auf (physisch oder digital), um die Einhaltung von Vorschriften und historische Prüfungen zu unterstützen.
13. Klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden
Halten Sie die Kommunikationswege bezüglich Lohnabrechnungsrichtlinien und Änderungen offen, stellen Sie klare und detaillierte Gehaltsabrechnungen bereit und stehen Sie für Fragen der Mitarbeitenden zu ihrer Vergütung zur Verfügung.
Fehler passieren. Wenn dies geschieht, erklären Sie, was passiert ist, und überlegen Sie gemeinsam mit den Betroffenen, wie Sie das Problem lösen können.
14. Bereiten Sie die Verarbeitung zum Jahresende frühzeitig vor
Wie Lokenauth warnt: „Arbeiten Sie die Verarbeitung zum Jahresende niemals in Eile ab. Ich plane dreimal mehr Zeit ein, als ich zu benötigen glaube. Der Dezember ist wegen der Vorbereitung der W-2-Formulare, der Bonusberechnungen und der Änderungen bei den Zusatzleistungen immer hektisch. Außerdem gibt es immer irgendein Drama in letzter Minute, weil Mitarbeitende ihre Lohnsteuerabzüge anpassen möchten.“
Beginnen Sie daher rechtzeitig mit dem Lohnabrechnungsprozess zum Jahresende. Dazu gehören die Überprüfung der Mitarbeiterinformationen, die Aktualisierung der Lohnabrechnungsunterlagen und die Vorbereitung der Verteilung von Steuerdokumenten.
15. Bieten Sie Schulungen an
Regelmäßige Schulungen helfen Ihrem Team, über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und Lohnabrechnungstools optimal zu nutzen.
Beginnen Sie dafür mit einer grundlegenden Schulung zu wichtigen Konzepten wie Lohnabrechnungszyklen, Abzügen und Arbeitszeiterfassung.
Bieten Sie anschließend praktische Schulungen für Ihre Lohnabrechnungssoftware an und informieren Sie das Team über Webinare, Newsletter oder interne Besprechungen über regulatorische Änderungen.
Wie Lokenauth empfiehlt: „Schulungen sind entscheidend, aber nicht die langweilige Art. Ich erstelle szenariobasierte Workshops für die Lohnabrechnungsteams meiner Kunden. Wir arbeiten anhand von realen Beispielen, etwa Problemen bei der Besteuerung in mehreren Bundesstaaten und Änderungen bei Zusatzleistungen unterjährig. Das praktische Üben macht einen gewaltigen Unterschied.“
16. Holen Sie professionellen Rat ein
Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Experten für Lohnabrechnung oder Rechtsberater, insbesondere bei komplexen Fragen oder größeren Änderungen der Lohnabrechnungsgesetze und -praktiken.
Wenn Ihnen das alles etwas zu viel ist, gibt es viele Lohnabrechnungsunternehmen, die den Prozess für Sie verwalten können.
17. Lassen Sie sich Zeit
Arbeiten Sie Ihren Prozess in einem gleichmäßigen Tempo ab, damit Sie Ihre eigenen Fehler erkennen. Wie eine weise Person einmal sagte: „Sie können der Hase mit zehn Fehlern oder die Schildkröte mit null Fehlern sein.“
18. Holen Sie die Meinung der Mitarbeitenden ein
Wie Malcolm Ferrante, leitender Buchhalter bei der CBS Group, hervorhebt:
„Die Meinung der Mitarbeitenden einzuholen, kann ebenfalls Schwachstellen aufzeigen und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar machen.“
FAQs zu Fehlern bei der Lohnabrechnung
Wie groß ist die Fehlerquote bei der Lohnabrechnung?
Mit den richtigen Prüfungen und Schutzmaßnahmen liegt eine akzeptable Fehlerquote bei etwa 2 %. Bei höheren Werten sollten Sie nach Mustern und Schulungsmöglichkeiten suchen.
Muss ein Arbeitgeber Fehler bei der Lohnabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraums korrigieren?
Ja, Arbeitgeber sind verpflichtet, Fehler bei der Lohnabrechnung zu korrigieren. Der zeitliche Rahmen hängt von den Bundes- und Landesgesetzen ab. Nach dem Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) müssen Unterzahlungen unverzüglich korrigiert werden – in der Regel bis zum nächsten regulären Zahltag.
Einige Bundesstaaten wie Kalifornien und New York haben strengere Vorschriften, die eine sofortige Korrektur oder die Zahlung mit der nächsten geplanten Lohnabrechnung verlangen.
Überzahlungen können ebenfalls zurückgefordert werden, erfordern jedoch häufig die Zustimmung des Mitarbeiters und müssen bestimmten Vorschriften entsprechen.
Welche Fehler bei der Lohnabrechnung bergen für Organisationen das größte rechtliche Risiko?
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- Falsche Einstufung von Mitarbeitern: Die Behandlung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer kann zu Nachzahlungen von Steuern, Strafen und Klagen führen.
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- Falsche oder nicht bezahlte Überstunden: Wenn berechtigten Mitarbeitern nicht der korrekte Überstundensatz gezahlt wird, verstößt dies gegen Lohngesetze und führt häufig zu rechtlichen Schritten.
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- Verspätete oder fehlende Einreichungen von Lohnsteuerunterlagen: Das Versäumen von Steuerfristen kann hohe Strafen durch den IRS und eine persönliche Haftung für Geschäftsinhaber auslösen.
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- Fehlerhafte Bearbeitung der letzten Gehaltszahlung: Wenn das letzte Gehalt oder nicht genommenes PTO nicht rechtzeitig ausgezahlt wird, kann dies gegen die Gesetze des jeweiligen Bundesstaates verstoßen und zu Geldstrafen oder Lohnforderungen führen.
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- Mangelhafte Aufbewahrung von Lohnabrechnungsunterlagen: Unvollständige oder fehlende Unterlagen erschweren die Verteidigung gegen Prüfungen oder Streitigkeiten mit Mitarbeitern und können gegen arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen.
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